zorgportaal

Samenvatting Roundtable Zorg | 21 augustus, 2014 | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren middels het cliëntportaal

Op 21 augustus organiseerde Rapid Circle wederom een Roundtable Zorg. Dit keer stond het thema ‘innovatie van de zorg middels het cliëntportaal’ centraal. Ook dit keer was de Roundtable goed bezocht.

Bij het voorstelrondje bleek dat het onderwerp ‘cliëntportaal’ voor alle aanwezigen een hot topic is. Binnen elke organisatie speelt er wel iets op het gebied van cliëntportalen. Zo zijn sommigen momenteel bezig met oriëntatie op, de voorbereiding van of invoering van een portaal. Bij organisaties van andere deelnemers is een cliëntportaal al geïmplementeerd. Uiteraard was er ook een gemene deler: allen waren erg geïnteresseerd in de ervaringen die de andere aanwezigen hebben met het cliëntportaal.

Het cliëntportaal bij Arkin

De eerste spreker sloot naadloos op deze gedeelde behoefte aan. Lonneke Reuser, projectmanager informatiemanagement bij Arkin, presenteerde haar ervaringen met het ontwikkelen van een zorgportaal binnen Arkin. Arkin is een overkoepelende organisatie voor 8 GGZ instellingen in de regio Amsterdam. Lonneke heeft de opdracht aanvaard om voor deze 8 GGZ instellingen een toekomstbestendig platform voor cliënten, naastbetrokkenen, ketenpartners en medewerkers te ontwikkelen.

N32.1.jpg

Het platform van Arkin moet het mogelijk maken om op een veilige manier informatie te verstrekken aan 30.000 cliënten en hun naastbetrokkenen, tientallen ketenpartners en alle 3500 medewerkers verdeeld over zo’n 40 vestigingen en 12 klinieken. Door een zorgportaal worden medewerkers in staat gesteld meer zelfsturend te werken en wordt het mogelijk om bijvoorbeeld self-health programma’s aan cliënten aan te bieden.

Het uitvoeren van een dergelijk complex project is volgens Lonneke alleen mogelijk door groot te denken én steeds kleine stapjes te maken. De eerste versies van het portaal zullen dan zeker ook niet alle functionaliteiten bevatten die Arkin wel voor ogen heeft voor de eindversie. Door het nemen van kleine stapjes is Arkin er echter wel van verzekerd dat een toekomst vast platform wordt geïmplementeerd.

 

Alle informatie op één plek

Tijdens de Roundtable presenteerde Lonneke de visie van Arkin op cliëntportalen. Volgens Arkin moet een dergelijk portaal namelijk veel meer faciliteren dan alleen de -vaak puur medische- informatie uit een Elektronisch Cliënten dossier (ECD). In tegenstelling tot het ECD wordt in een cliëntportaal alle informatie die een cliënt betreft beschikbaar gesteld. Dan gaat het ook over informatie die binnen een zorginstelling over meerdere applicaties en services verdeeld is. Arkin is nu bezig met de inrichting van een technisch platform waarmee het mogelijk wordt om de informatie uit de verschillende applicaties beter te ontsluiten. Bij de besluitvorming rondom de keuze voor een technisch platform heeft met name deze behoefte naar integratie geleidt tot de keuze voor Office 365 en SharePoint.

Tijdens de discussie die ontstond met betrekking tot het integratievraagstuk werd geopperd dat het ECD eigenlijk eigendom is van de cliënt en dat een zorgorganisatie toegang tot zou moeten krijgen tot het ECD wanneer dit onderdeel uitmaakt van een portaal. De algemene opinie was echter dat het zeker nog enige jaren zal duren voor dit een reële optie is. Gemeentes zouden hier mogelijk een grotere rol in kunnen gaan spelen met bijvoorbeeld het Persoonlijk Gezondheid Dossier (PGD).

Privacy en veiligheid door hybride omgeving

Een ander belangrijk onderdeel van de discussie betrof de veiligheid en privacy van informatie. De deelnemers waren van mening dat dit een erg belangrijk aspect is, maar ook een aspect waar nog behoorlijk wat onduidelijkheid over is. Onder andere het IGZ is geraadpleegd en gevraagd naar het standpunt dat men daar inneemt. Ook het IGZ kon echter geen concreet advies geven. Vooralsnog komt het er dus op neer dat privacy en veiligheid de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf is. Om ervoor te zorgen de privacy van de informatie binnen Arkin wordt gewaarborgd, is Arkin specifiek op zoek gegaan naar een technische platform waarbij een hybride omgeving – het gebruik van zowel de Cloud als eigen services – mogelijk is.

Om een hybride omgeving mogelijk te maken is integratie tussen de verschillende platformen noodzakelijk. De deelnemers constateerden echter dat er voor het uitwisselen van informatie nog geen goede, breed gedeelde standaarden zijn. Hierdoor is het integreren van informatie erg lastig. Ook hier verwacht men op korte termijn geen fundamentele veranderingen. Zelf actief werken aan een integratiemodel lijkt daarom vooralsnog de beste en meest praktische weg.

Integratie van applicaties

Integratie van de applicaties waarvan GGZ instellingen nu veelal gebruik maken kan bemoeilijkt worden door de nodige toeters en bellen waarvan veel applicaties tegenwoordig voorzien zijn. Applicaties worden vaak gebruikt voor veel meer dan het eigenlijke primaire doel waarvoor ze ooit zijn aangeschaft. Ook ontstaat er vaak behoorlijk wat overlap. Het idee om ten behoeve van integratie weer terug te gaan naar de basis waar applicaties voor zijn ontwikkeld sprak iedereen dan ook zeker aan.

De discussie over alle verschillende applicaties eindigde uiteindelijk bij de droom om ooit te kunnen beschikken over de “heilige graal”, een platform waarbij er één applicatie voor alle zorg inhoudelijke informatie beschikbaar is. Helaas lijkt een dergelijke applicatie nog een utopie. Echter, wanneer de al aanwezige informatie en functionaliteiten via een “paraplu platform” goed worden hergebruikt kan snel een efficiënte en dynamische omgeving worden opgeleverd. Een van de deelnemers gaf aan dat bij een ‘paraplu-platform’ ook gemakkelijker verschillende voordeuren kunnen worden gemaakt. Voordeuren die afstemming op de beleving van de verschillende groepen bezoekers mogelijk maakt. Voorbeelden hiervan zijn portals met een eenvoudige interface voor kinderen, een portaal voor ouders of een portaal specifiek gericht op de behoefte van een verstandelijk gehandicapte.

Transformatie Jeugdzorginstelling Intermezzo

Ondanks dat de discussie nog lang door had kunnen gaan was het na een korte pauze (waarin de discussie toch voort werd gezet) tijd voor de tweede presentatie van de middag. Menno van Leeuwen gaf een Yammer-presentatie over de transformatie van de jeugdzorgorganisatie Intermezzo uit Utrecht die hij met zijn organisatie ADD Group begeleidde. Door de ingezette transitie rondom de jeugdzorg is Intermezzo namelijk genoodzaakt om haar organisatiestructuur fundamenteel aan te passen. Om gedurende de transformatie voor nieuwe energie en nieuw elan te zorgen bij medewerkers en ketenpartners zijn credo’s als ‘snel kunnen reageren op de markt’, ‘dicht bij de burger en gemeenten’, en ‘meer geld voor de te leveren zorg’ omarmd.

N32.2.jpg

Al vanaf de start van het traject was de Raad van Bestuur van Intermezzo zich ervan bewust dat op basis van ‘echte’ getallen en ratio met het management, de medewerkers en inspectie moest worden gecommuniceerd over de aankomende veranderingen. Om de huidige situatie en de benodigde veranderingen visueel te maken en zo makkelijk te communiceren heeft Intermezzo gebruik gemaakt van Business Intelligence functionaliteiten binnen hun platform. Hoe dit in zijn werk gaat werd door Menno verduidelijkt met een aantal filmpjes.

 

De nieuwe netwerkorganisatie door een flexibele ICT omgeving

Intermezzo maakt momenteel een transformatie door waarin de organisatie van een procedure-georiënteerde organisatie verandert in een netwerk- en serviceorganisatie. Hiermee wordt Intermezzo een organisatie die zich steeds meer richt op haar primaire processen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is een flexibele (ICT-)omgeving nodig. Intermezzo investeert om deze reden dan ook niet meer in zelf ontwikkelde applicaties, maar in standaard Cloud en Saas oplossingen. Op deze manier neemt de organisatie in plaats van hardware alleen nog diensten af bij leveranciers.

Ten behoeve van soepele en efficiënte (interne) communicatie wordt bij Intermezzo steeds meer gebruik gemaakt van sociale platformen. Een voorbeeld is het gebruik van Yammer. Menno gaf aan dat door het gebruik van Yammer medewerkers van Intermezzo elkaar sneller kunnen vinden voor overleg en dat de frequentie van vergaderen aanzienlijk is afgenomen sinds de introductie van Yammer.

Uiteindelijk had de (discussie rondom) de presentatie van Menno nog veel langer kunnen duren. De tijd was echter op en de borrel stond klaar. Wilt u echter nog meer weten of verder mee discussiëren, dan nodigen wij u daar graag voor uit.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wilco Turnhout (+31 (0)6 15 22 90 76)

Uitnodiging Roundtable Zorg, Augustus 2014

Roundtable | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren middels het cliëntportaal

Hoe stellen portalen en apps – op basis van Office 365 – medewerkers en cliënten in staat om samen tot effectievere zorg te komen? Op donderdag 21 augustus gaan wij en Arkin graag samen met u hierover in gesprek.

Arkin heeft ervoor gekozen om Office 365 te implementeren, een platform voor een zorg- en medewerkersportaal. Dit portaal verbetert de informatievoorziening naar de client en de medewerker en stelt de client in staat meer zelf te doen, meer zelf in te zien en meer verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de eigen zorgdoelen. 

Uitnodiging Roundtable Zorg | 21 augustus | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren | Rapid Circle from Wilco Turnhout

Het doel van het zorgportaal is om samen met lotgenoten, betrokkenen en de behandelaar naar een efficiëntere en vooral effectievere zorg toe te werken waarbij de cliënt centraal staat en de tevredenheid van de client toeneemt. Met Office 365 is Arkin voorbereid op de naderende veranderingen en stroomlijning in de zorgketen.

Bij de Roundtable van 21 augustus vertelt Lonneke Reuser waarom Arkin heeft geïnvesteerd in een portaal, en waarom ze hebben gekozen voor Office 365 in het bijzonder.

Office 365 bij Arkin

Lonneke zal toelichten wat de voordelen van een zorgportaal zijn voor de cliënt, de medewerker
en de organisatie. Tevens gaat ze in op de aanpak van het project, dat momenteel in volle gang is,
waarbij ze ook de rol van het ECD achter de portal toelicht. Ook deelt ze haar visie op de toekomst van informatievoorziening rondom de cliënt, middels bijvoorbeeld het PGD. Een belangrijk aspect van de aanpak en cruciaal voor het succes van het project, is de intensieve betrokkenheid van gebruikersgroepen. De cliënt zal namelijk na afronding van het project veel meer zelf kunnen doen, inzien en bepalen. Dit gaat voor veel verandering zorgen binnen de organisatie.
Net als alle andere organisaties in de zorg, krijgt Arkin met grote veranderingen te maken. Lonneke ziet het portaal als belangrijke ondersteuning bij het mogelijk maken van deze veranderingen.

Wij denken dat Lonneke een innovatieve en realistische visie heeft op dit onderwerp en nodigen u uit om met haar hierover van gedachten te wisselen. Zij wil graag van u leren.

Spreker

Lonneke Reuser is momenteel werkzaam als projectmanager informatiemanagement bij Arkin, een GGZ instelling in Amsterdam. Zij is verantwoordelijk voor de implementatie van een Arkin breed portaal. Lonneke heeft ruim 11 jaar ervaring in ICT binnen de zorg en heeft verschillende functies en rollen bekleed bij onder andere NICTIZ, VU Medisch Centrum, het AMC en de Nierstichting. Ook heeft Lonneke als consultant bij Inview gewerkt. Lonneke is zeer gedreven en inhoudelijk nieuwsgierig. Ze heeft de ambitie om de zorg te verbeteren door 1) de cliënt centraal te stellen, 2) middels gebruiksvriendelijke ICT de cliënt en de behandelaar dichter bij elkaar te brengen en 3) de cliënt meer de regie te laten voeren over zijn eigen zorg.

Screen Shot 2017-12-12 at 7.19.24 pm.png

Voor wie

Deze Roundtable is voor informatie- en communicatiemanagers, managers ICT, zorgprofessionals en directie, werkzaam in de zorg.

Is deze Roundtable iets voor jou/u of voor een collega? Dan kunt u zich aanmelden via Hanneke Pastoor

Persbericht: Rapid Circle wereldwijd finalist ‘Microsoft Partner of the Year Healthcare’

Persbericht in Word: Persbericht Public Sector Partner of the Year – 23.7.2014

24 juli, 2014, Amsterdam – Rapid Circle is verkozen als een van de vier finalisten voor de Award ‘Public Sector Partner of the Year’ van Microsoft in de categorie Healthcare. Rapid Circle behoort op het mondiale speelveld bij de top van Microsoft partners omdat Rapid Circle het afgelopen jaar heeft bijgedragen aan innovaties en vernieuwende oplossingen binnen de zorgsector wereldwijd.

Wilco Turnhout, commercieel directeur bij Rapid Circle: “We zijn erg trots op deze erkenning. Al vanaf de oprichting van Rapid Circle zijn we met z’n allen toegewijd aan de Cloud en is de zorgsector een speerpunt voor ons. We zijn gemotiveerd om waarde toe te voegen aan de kwaliteit van zorg, ervaringen van de cliënten te verbeteren en de invloed die cliënten hebben op hun eigen zorgtraject te vergroten. Office 365 is hét platform waarmee medewerkers in de zorg de mogelijkheid wordt geboden om met elk device op elk gewenst moment, bij te dragen een de innovatie van de zorg aan de cliënt”

Microsoft reikt elk jaar awards uit aan partners die in dat jaar een uitzonderlijke bijdrage hebben geleverd aan het ontwikkelen en implementeren van op Microsoft gebaseerde oplossingen. Dit jaar deden in verschillende categorieën meer dan 2800 organisaties mee, afkomstig uit 117 verschillende landen.

“Het succes van Microsoft is sterk afhankelijk van goede partners. Rapid Circle is voor ons z’n belangrijke partner, die middels innovaties het Microsoft partnernetwerk jaar na jaar in beweging houdt” zegt Phil Sorgen, corporate vice president, Worldwide Partner Group, Microsoft Corp. “We zijn vereerd dat Rapid Circle tot de finalisten in de categorie Publieke Sector – Healthcare behoort. We zijn erg blij dat Rapid Circle er continu naar streeft om goede resultaten te behalen bij gezamenlijke klanten middels innovatieve oplossingen.”

Voor meer informatie:

Wilco Turnhout
Commercieel directeur Rapid Circle
T: +31 (0)6 15 22 90 76
E: wilco.turnhout@rapidcircle.com

Rapid Circle
T: +31 (0)20 31 43 400
E: hanneke.pastoor@rapidcircle.com  

Over Rapid Circle

Rapid Circle is binnen de zorg specialist in beheer en implementatie van portalen, digitale werkplek, cliëntenportalen en sociaal intranet, op basis van Office 365 en mobiele apps. De combinatie van lokale specialisten en het competence center in India biedt kosteneffectieve implementaties. Rapid Circle biedt een palet aan tools en apps speciaal voor de zorg. Rapid Circle mag zich rekenen tot de 19 meest innovatieve Microsoft Partners in Europa binnen Healthcare.

Rapid Circle finalist Wereldwijd Microsoft Health Partner of the Year

Voor het officiële persbericht klik hier

Rapid Circle is gekozen als één van de vier finalisten voor de award voor Worldwide Microsoft Partner of the Year in Healthcare. Microsoft: ‘Rapid Circle is named finalist for developing the market for Office 365 portals and apps in The Netherlands’. We zijn zeer trots dat we op wereldwijde schaal gezien worden als een belangrijke speler voor Microsoft binnen de Zorg.

Rapid Circle heeft inmiddels voor 9 grotere zorginstellingen portalen en digitale werkplekken geïmplementeerd op basis van Office 365. Dit zijn medewerkersportalen, mobiele digitale werkplekken voor de zorgmedewerker en behandelaren, zorgportalen en cliëntportalen op basis van SharePoint Online, Lync, Power BI, Exchange, Yammer en de specifieke Rapid Circle zorgapplicaties voor Office 365, zoals kwaliteitshandboek, teamsamenwerking, beeldbelapplicatie, producten- en dienstencatalogus en dagbestedingen.

N33.jpg

We hopen volgend jaar ons aantal Office 365 Healthcare cases verdubbeld te hebben en hopen daarmee misschien wel winnaar te worden. Who knows. Voorlopig focussen we ons op meerwaarde leveren in de zorg. Het motiveert ons om een bijdrage te leveren aan betere zorg die minder kost, aan meer tevreden cliënten en zorgmedewerkers.

Aankondiging: Roundtable Zorg | 19 juni | Zorgportaal Arkin als facilitator voor innovatie van de zorg

Op 19 juni organiseert Rapid Circle alweer de tweede Roundtable Zorg van 2014. De uitnodiging en definitieve agenda volgen binnenkort. Wel kunnen we u alvast mededelen dat de implementatie van het zorg- en medewerkersportaal op basis van Office 365 bij Arkin centraal zal staan. Alvast een tipje van de sluier.

  Tijdens de Roundtable Zorg van april 2014

 Tijdens de Roundtable Zorg van april 2014

Tijdens de Roundtable zal Lonneke Reuser namens Arkin de redenen voor de investering in een zorgportaal en de keuze voor Office 365 toelichten. Ook zal zij ingaan op de voordelen van een zorgportaal voor de cliënt, medewerker én organisatie. Uiteraard komt ook de aanpak van het project aan bod, dat momenteel nog in volle gang is. Daarbij gaat zij ook in op de rol van het ECD achter de portal en haar visie over de toekomst van informatievoorziening rondom de cliënt, middels bijvoorbeeld het PGD.

 

Een cruciaal onderdeel van de aanpak van het project bij Arkin is de intensiteit waarmee de gebruikersgroepen bij het project worden betrokken. Gebruikersgroepen intensief betrekken bij de implementatie is essentieel voor het succes van het project. De cliënt zal wanneer het zorgportaal is geïmplementeerd veel meer zelf kunnen doen, kunnen inzien en kunnen bepalen. Dit gaat grote veranderingen teweeg brengen binnen de gehele organisatie.

Net als alle andere organisaties in de zorg, staat Arkin grote veranderingen te wachten. Lonneke Reuser ziet het zorgportaal als belangrijke ondersteuning bij het mogelijk maken van deze veranderingen. Bij Rapid Circle zijn we van mening dat Lonneke een innovatieve doch realistische visie heeft op dit onderwerp en nodigen u uit om met haar hierover van gedachten te wisselen. Zij wil graag van u leren.

Praktische informatie

  • Voor wie: managers in zorginstellingen
  • Wanneer: 19 juni, 13:30 – 17:30
  • Waar: Kraanspoor 40, Amsterdam Noord
  • Status: Uitnodiging volgt

Rapid Circle genomineerd voor Microsoft Partner of the Year Netherlands

Rapid Circle is genomineerd voor Microsoft Partner of the Year The Netherlands (‘Country Partner of the Year’) vanwege onze focus op Office 365, apps, Yammer en Azure. Op 6 mei mochten we samen met de andere genomineerden ‘pitchen’ voor de Microsoft jury. Op 25 mei wordt de uitslag bekend gemaakt.

Wilco gaf een presentatie over uit wat het DNA van Rapid Circle is opgebouwd. In dit DNA speelt innovatie een belangrijke rol. Tevens is de toegevoegde waarde die we in de zorg leveren, en waar we ook trots op zijn, een belangrijk onderdeel.

Dat wij zorgmedewerkers mogen helpen hun werk leuker en efficiënter te maken, waardoor zij trots zijn op hun werk en meer tijd hebben voor zorgverlening, is voor ons een belangrijke motivatie in ons werk. Onze portalen zorgen ervoor dat cliënten/patiënten zelf ook meer inzicht hebben in eigen afspraken, dossiers en zorgdoelen, waardoor hij of zij meer verantwoordelijkheid kan nemen voor genezing en het welbevinden. Om dit te bewerkstelligen zijn portalen nodig die de applicatie-overschrijdende processen kunnen verbeteren. Hierdoor wordt 1) dubbel werk voorkomen, wordt 2) inzicht geboden vanuit één voorkant en kan 3) meer en gemakkelijker aansluiting worden gevonden met andere zorgonderdelen uit de keten. We maken daardoor serieuze impact op de gezondheidszorg denken wij.

B35.1.jpg

Tijdens onze pitch hebben we onderstaande video getoond. Deze werd erg goed ontvangen. Het geeft een leuke impressie van de kantoren en mensen van Rapid Circle

Projecten en apps van Rapid Circle

Een van de vele verhalen uit het portfolio van Rapid Circle die het goed doet op feestjes is het verhaal van Artsen Zonder Grenzen. Voor Artsen Zonder Grenzen hebben we ervoor gezorgd dat artsen in het veld, ondanks de smalle satellietlijntjes waar ze mee te maken hebben, toch bij cruciale informatie kunnen om hun zorgverlening goed te kunnen uitvoeren.

B35.2.jpg

Ook toonden we enkele van onze vele apps.

Attini Comms (voor meer info: http://attini.com)

B35.3.png

Leap Backup (voor meer info: http://leapbackup.com)

B35.4.png
Zorgapp

Zorgapp

Toegevoegde waarde samenwerking

We sloten onze pitch af door te benadrukken dat de samenwerking van Rapid Circle en Microsoft volgens ons veel mooie één-twee’tjes oplevert. Wij brengen specifieke business value voorbeelden en concrete klantvoorbeelden. Ook kunnen we aantonen dat deployment heel snel kan op basis van branchespecifieke applicaties voor Office 365. Bovendien kunnen wij het belang van succesvolle adoptie benadrukken. Vanzelfsprekend is het voor ons interessant dat we dit podium krijgen.

B35.6.jpg

Samenvatting Roundtable Zorg april 2014: Portalen in de zorg op basis van Office 365 – Amerpoort en Reinaerde

De 15e Rapid Circle Roundtable voor de Zorg, die op 10 april georganiseerd werd door Rapid Circle, mocht zich verheugen op een groot aantal deelnemers. Amerpoort deelde haar ervaringen op gebied van het portalenproject MijnAmerpoort en de tafel discussieerde over de toegevoegde waarde van cliëntportalen en medewerkersportalen, wie de regie over de cliënt op zich zou moeten nemen en wie de facilitator van het PGD (Patiënt Gezondheidsdossier) zou moeten zijn en wat de rol van een cliëntenportaal daarbinnen is. En natuurlijk ook over Office 365, SharePoint, Yammer en Lync en de aanpak van Amerpoort.

Snelle veranderingen dwingen tot innovatie

De eerste presentatie werd gegeven door Bert Natenstedt. De financiële maar ook de fysieke werkomgeving binnen de zorg maken een transitie door, waarbij met name in het ICT landschap veranderingen gaan plaatsvinden. Zowel medewerkers als cliënten zullen hiermee te maken krijgen.
Gevolgen van deze transitie zijn dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan een kantoor en meer samenwerken met (nieuwe) zorgketens en zorgpartners zoals gemeenten. Dit maakt het werk van de zorgmedewerker dynamischer maar ook complexer. Met het oprukken van goedkopere SAAS zorgoplossingen en “smart” telefoons, tablets en Tv’s  is het voor de ICT een uitdaging om alle systemen met elkaar te laten communiceren en om deze systemen aan te kunnen bieden op de verschillende apparatuur.

Portalen voor organisatie- en applicatieoverschrijdende processen

Portalen kunnen fungeren als een omgeving waar informatie uit meerdere applicaties op een eenvoudige wijze aangeboden wordt. Ook bieden portalen de mogelijkheid om op nieuwe manieren met elkaar en met ketenpartners samen te werken.

Door de sterke integratie- en beveiligingsmogelijkheden van Office 365 en het nieuwe initiatief van Microsoft -Cloud Windows Azure- is het mogelijk om aan zorgorganisaties een groeiplatform te verstrekken zonder dat hiervoor zeer zware investeringen voor nodig zijn.

Wat heeft de cliënt nodig voor selfservice en zelfhulp en wie moet de regie voeren in de keten

In de nabije toekomst wordt het portaal open gesteld richting cliënten. Het cliëntportaal was ook al een belangrijk onderdeel van de eerste presentatie. Hieruit ontstond een lange en nuttige discussie over wat de eigenschappen zouden moeten zijn van een goed cliëntenportaal. De grootste zorg van de deelnemers is de mogelijkheid om informatie in de verschillende specifieke applicaties via de portalen te ontsluiten. Hierbij is men namelijk sterk afhankelijk van de mogelijkheden die de leveranciers van de zorgapplicaties kunnen bieden. , en deze zijn momenteel nog redelijk beperkt. Echter, door de toenemende vraag naar zorgapplicaties mag worden verwacht dat in de aankomende jaren de mogelijkheden zullen toenemen. Het advies aan de deelnemers was dan ook om op een slimme wijze gebruik te maken van de al aanwezige mogelijkheden, zoals het opnemen van webapplicatie pagina’s of apps in een portaal zodat de gebruikers minder hoeven te schakelen tussen de verschillende applicaties.

Binnen de zorg zijn er geen echt bewezen ERP systemen die het gehele primaire proces binnen de zorg ondersteunen. Laat staan een systeem die het organisatieoverschrijdende proces binnen de keten ondersteunt, waarbij de cliënt van de ene zorginstelling naar de andere zorginstelling geholpen wordt. Daarom zijn portalen en ondersteunende apps, gebaseerd op dat portaal, cruciaal om innovatie te brengen in de zorg. Portalen integreren achterliggende applicaties en moeten op termijn de PGD’s voeden. Over wie de facilitator en financier moet worden van het PGD of in ieder geval de gedeelde standaard voor opslag van cliëntgegevens en zorggegevens, was aan tafel geen gedeelde mening. Wel is duidelijk dat het feit dat er geen duidelijke financier is, de tafel niet verwacht dat er snel doorbraken plaats vinden.

Amerpoort, Ageeth Veenemans: over Office 365 bij Amerpoort en Reinaerde

Amerpoort en Reinaerde zijn in 2013 begonnen met het opstellen met een businessplan om de administratieve lasten voor de medewerkers te verkleinen, (informatie over) de zorg transparanter te kunnen leveren en beter met elkaar te kunnen samenwerken. Het beoogde resultaat van dit plan is een digitale omgeving waar kennis kan worden gedeeld en waar meer procesmatig (samen)gewerkt kan worden binnen maar ook tussen afdelingen.

Tegelijk met de formulering van het businessplan is, samen met een groep (zorg) medewerkers, een brede marktverkenning uitgevoerd. Op basis van deze verkenning hebben twaalf leveranciers een presentatie gegeven over de oplossingen die zij konden bieden.

Tijdens een van de Roundtables van Rapid Circle, waar Miranda de Gouw  van Zorggroep Florence een presentatie hield over hun Office 365 portaal, kwam het platform van Microsoft en alle voordelen die dit platform kan bieden aan zorgorganisaties ter sprake. De keuze van Amerpoort voor Office 365 is voor een gedeelte gebaseerd op de adviezen van Miranda.

Office 365 (cloud) was meer dan 1 miljoen euro per jaar goedkoper dan SharePoint on-premise

Aangezien Office 365 een platform in de Cloud is, functioneert het platform buiten de omgevingen van de eigen ICT afdelingen. Hierdoor was enige uitleg en overleg nodig om de medewerkers van Amerpoort en Reinaerde te overtuigen van de toegevoegde waarde van het platform. Door een externe partij is tevens een kostenvergelijking opgesteld die aantoonde dat een Cloud oplossing efficiënter en goedkoper is dan een eigen inrichting op het data centrum (On-Premise). Het verschil tussen cloud en on-premise was per jaar meer dan 1 miljoen euro, zo was berekend. Een andere reden voor het opnemen van Cloud oplossingen in het businessplan van de zorgorganisaties was een rapport van Gartner, waarin de keuze voor portalen in een Cloud omgeving geadviseerd wordt.

De marktverkenning van Amerpoort en Reinaerde leverde op basis van een eerste lijst van 12 potentiele leveranciers drie potentiele opdrachtnemers op. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Rapid Circle, omdat Rapid Circle de ‘taal van de zorg’ spreekt en veel ervaring heeft in het implementeren van Office 365 bij zorginstellingen.

Samen met Rapid Circle hebben Amerpoort en Reinaerde de eerste designs en contouren uitgewerkt voor het medewerkers portaal. De opzet voor functionaliteit van het portaal is voor beide organisaties voor 80% gelijk, het design van beide organisaties is anders.

Amerpoort en Reinaerde hebben aangegeven dat er na de oplevering van het portaal en het sluiten van het project behoefte zal blijven aan het introduceren van aanpassingen en nieuwe mogelijkheden op het portaal. Dit proces stopt niet. Vanuit de informatie gedachte heeft men nu een governance plan opgezet. In dit plan is: 1) de cliënt centraal gesteld en 2) zijn op drie niveaus – operationeel, tactisch en strategisch – functies en afspraken vastgelegd voor het beheer van het platform.

Breed draagvlak creëren

Men werkt momenteel aan de inrichting van het adoptieprogramma van het portaal waarmee een soepele introductie mogelijk wordt gemaakt. Een belangrijk onderdeel van dit programma is het vinden van ambassadeurs binnen elke afdeling die enthousiast zijn over het portaal en als centraal punt kunnen fungeren voor vragen. Om het mogelijk te maken om de ruim 5000 medewerkers te trainen in het gebruik van de portalen worden korte introductiefilmpjes en handleidingen toegevoegd aan het portaal. De groep ambassadeurs die actief participeren bij de totstandkoming van de requirements, de bouw en de uitrol, is 60 man. Dit is een behoorlijk grote groep, maar de ambities zijn hoog. Amerpoort en Reinaerde willen echt anders gaan werken en dan is een breed draagvlak cruciaal.

Leo van Kempen, directeur Financiën en Informatievoorziening Amerpoort: “Het portaal biedt toegang tot informatie, die op de gebruiker is toegesneden, brengt bestaande applicaties samen met nieuwe functies en stimuleert samenwerking en kennisdeling via mobiel, tablet en PC; gemakkelijk en veilig. .”

In oktober zal Reinaerde presenteren hoe de organisatie het portaal heeft geadopteerd en welke stappen er komende half jaar gezet zijn. Daarbij zullen ze goed kijken naar hoe Rapid Circle ook voor andere klanten zoals Arkin en Zorggroep Florence geholpen heeft. In juni is de volgende Rapid Circle Roundtable voor de Zorg. Dit keer geheel in het teken van cliëntportalen, met bijdrage van klanten van Rapid Circle.

Uitnodiging van de Roundtable Zorg, april 2014