medewerkersportaal

Op weg naar een nieuwe digitale werkplek bij zorgorganisatie Sherpa

Sherpa levert alle vormen van zorg- en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking in de regio’s Gooi en Vechtstreek, Eemland en Utrecht-West. Met ongeveer 1500 medewerkers en 500 vrijwilligers biedt Sherpa de begeleiding en ondersteuning die cliënten nodig hebben om deel te kunnen nemen aan de samenleving.

Sherpa wilde een gebruiksvriendelijke digitale omgeving om haar medewerkers effectiever te informeren en te laten (samen)werken en communiceren. Rapid Circle heeft Sherpa op weg geholpen. Op weg naar meer zelforganiserende teams.

Wat is er veranderd?

Alle zorgmedewerkers werken nu met Exchange online, wat naast veel opslag ook de mogelijkheid biedt om overal en op elk apparaat aan mail te kunnen werken. Daarnaast is onlangs het nieuwe medewerkersportaal (MijnSherpa) live gegaan. Op dit medewerkersportaal staat persoonlijk nieuws vanuit medewerkers zelf, gecombineerd met organisatienieuws vanuit P&O, OR, RvB, Communicatie en ondersteunende diensten. Vanuit de homepage kunnen belangrijke zorgapplicaties gestart worden. Op het Serviceplein worden alle belangrijke documenten aangeboden die medewerkers ondersteunen in hun werk. Het Serviceplein wordt bijgehouden en onderhouden door de verschillende ondersteunende diensten. De zorgmedewerker heeft daardoor altijd zekerheid op de laatste versie van een document, en weet zeker dat het de juiste informatie en de juiste formulieren worden gebruikt. Als laatste geeft de Wie is wie de mogelijkheid om snel een collega te vinden. Dit kan door te zoeken op naam, maar ook op functie, afdeling, locatie, expertises en interesses. In de Wie is wie worden ook de e-mailadressen, telefoonnummers en andere belangrijke informatie van een medewerker getoond. De medewerker kan grotendeels zelf deze gegevens aanpassen op de Selfservice pagina.

En nu…?

Binnenkort begint Sherpa met een pilot ‘Efficiënt Online Samenwerken’, waarin Office 365 wordt ingezet als productiviteitsplatform. Rapid Circle helpt met inrichting, ondersteuning en governance en adoptie. Daarnaast wordt er bekeken wat Skype voor bedrijven kan betekenen voor de verschillende (zorg)teams van Sherpa.

Samenvatting Roundtable Zorg | 21 augustus, 2014 | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren middels het cliëntportaal

Op 21 augustus organiseerde Rapid Circle wederom een Roundtable Zorg. Dit keer stond het thema ‘innovatie van de zorg middels het cliëntportaal’ centraal. Ook dit keer was de Roundtable goed bezocht.

Bij het voorstelrondje bleek dat het onderwerp ‘cliëntportaal’ voor alle aanwezigen een hot topic is. Binnen elke organisatie speelt er wel iets op het gebied van cliëntportalen. Zo zijn sommigen momenteel bezig met oriëntatie op, de voorbereiding van of invoering van een portaal. Bij organisaties van andere deelnemers is een cliëntportaal al geïmplementeerd. Uiteraard was er ook een gemene deler: allen waren erg geïnteresseerd in de ervaringen die de andere aanwezigen hebben met het cliëntportaal.

Het cliëntportaal bij Arkin

De eerste spreker sloot naadloos op deze gedeelde behoefte aan. Lonneke Reuser, projectmanager informatiemanagement bij Arkin, presenteerde haar ervaringen met het ontwikkelen van een zorgportaal binnen Arkin. Arkin is een overkoepelende organisatie voor 8 GGZ instellingen in de regio Amsterdam. Lonneke heeft de opdracht aanvaard om voor deze 8 GGZ instellingen een toekomstbestendig platform voor cliënten, naastbetrokkenen, ketenpartners en medewerkers te ontwikkelen.

N32.1.jpg

Het platform van Arkin moet het mogelijk maken om op een veilige manier informatie te verstrekken aan 30.000 cliënten en hun naastbetrokkenen, tientallen ketenpartners en alle 3500 medewerkers verdeeld over zo’n 40 vestigingen en 12 klinieken. Door een zorgportaal worden medewerkers in staat gesteld meer zelfsturend te werken en wordt het mogelijk om bijvoorbeeld self-health programma’s aan cliënten aan te bieden.

Het uitvoeren van een dergelijk complex project is volgens Lonneke alleen mogelijk door groot te denken én steeds kleine stapjes te maken. De eerste versies van het portaal zullen dan zeker ook niet alle functionaliteiten bevatten die Arkin wel voor ogen heeft voor de eindversie. Door het nemen van kleine stapjes is Arkin er echter wel van verzekerd dat een toekomst vast platform wordt geïmplementeerd.

 

Alle informatie op één plek

Tijdens de Roundtable presenteerde Lonneke de visie van Arkin op cliëntportalen. Volgens Arkin moet een dergelijk portaal namelijk veel meer faciliteren dan alleen de -vaak puur medische- informatie uit een Elektronisch Cliënten dossier (ECD). In tegenstelling tot het ECD wordt in een cliëntportaal alle informatie die een cliënt betreft beschikbaar gesteld. Dan gaat het ook over informatie die binnen een zorginstelling over meerdere applicaties en services verdeeld is. Arkin is nu bezig met de inrichting van een technisch platform waarmee het mogelijk wordt om de informatie uit de verschillende applicaties beter te ontsluiten. Bij de besluitvorming rondom de keuze voor een technisch platform heeft met name deze behoefte naar integratie geleidt tot de keuze voor Office 365 en SharePoint.

Tijdens de discussie die ontstond met betrekking tot het integratievraagstuk werd geopperd dat het ECD eigenlijk eigendom is van de cliënt en dat een zorgorganisatie toegang tot zou moeten krijgen tot het ECD wanneer dit onderdeel uitmaakt van een portaal. De algemene opinie was echter dat het zeker nog enige jaren zal duren voor dit een reële optie is. Gemeentes zouden hier mogelijk een grotere rol in kunnen gaan spelen met bijvoorbeeld het Persoonlijk Gezondheid Dossier (PGD).

Privacy en veiligheid door hybride omgeving

Een ander belangrijk onderdeel van de discussie betrof de veiligheid en privacy van informatie. De deelnemers waren van mening dat dit een erg belangrijk aspect is, maar ook een aspect waar nog behoorlijk wat onduidelijkheid over is. Onder andere het IGZ is geraadpleegd en gevraagd naar het standpunt dat men daar inneemt. Ook het IGZ kon echter geen concreet advies geven. Vooralsnog komt het er dus op neer dat privacy en veiligheid de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf is. Om ervoor te zorgen de privacy van de informatie binnen Arkin wordt gewaarborgd, is Arkin specifiek op zoek gegaan naar een technische platform waarbij een hybride omgeving – het gebruik van zowel de Cloud als eigen services – mogelijk is.

Om een hybride omgeving mogelijk te maken is integratie tussen de verschillende platformen noodzakelijk. De deelnemers constateerden echter dat er voor het uitwisselen van informatie nog geen goede, breed gedeelde standaarden zijn. Hierdoor is het integreren van informatie erg lastig. Ook hier verwacht men op korte termijn geen fundamentele veranderingen. Zelf actief werken aan een integratiemodel lijkt daarom vooralsnog de beste en meest praktische weg.

Integratie van applicaties

Integratie van de applicaties waarvan GGZ instellingen nu veelal gebruik maken kan bemoeilijkt worden door de nodige toeters en bellen waarvan veel applicaties tegenwoordig voorzien zijn. Applicaties worden vaak gebruikt voor veel meer dan het eigenlijke primaire doel waarvoor ze ooit zijn aangeschaft. Ook ontstaat er vaak behoorlijk wat overlap. Het idee om ten behoeve van integratie weer terug te gaan naar de basis waar applicaties voor zijn ontwikkeld sprak iedereen dan ook zeker aan.

De discussie over alle verschillende applicaties eindigde uiteindelijk bij de droom om ooit te kunnen beschikken over de “heilige graal”, een platform waarbij er één applicatie voor alle zorg inhoudelijke informatie beschikbaar is. Helaas lijkt een dergelijke applicatie nog een utopie. Echter, wanneer de al aanwezige informatie en functionaliteiten via een “paraplu platform” goed worden hergebruikt kan snel een efficiënte en dynamische omgeving worden opgeleverd. Een van de deelnemers gaf aan dat bij een ‘paraplu-platform’ ook gemakkelijker verschillende voordeuren kunnen worden gemaakt. Voordeuren die afstemming op de beleving van de verschillende groepen bezoekers mogelijk maakt. Voorbeelden hiervan zijn portals met een eenvoudige interface voor kinderen, een portaal voor ouders of een portaal specifiek gericht op de behoefte van een verstandelijk gehandicapte.

Transformatie Jeugdzorginstelling Intermezzo

Ondanks dat de discussie nog lang door had kunnen gaan was het na een korte pauze (waarin de discussie toch voort werd gezet) tijd voor de tweede presentatie van de middag. Menno van Leeuwen gaf een Yammer-presentatie over de transformatie van de jeugdzorgorganisatie Intermezzo uit Utrecht die hij met zijn organisatie ADD Group begeleidde. Door de ingezette transitie rondom de jeugdzorg is Intermezzo namelijk genoodzaakt om haar organisatiestructuur fundamenteel aan te passen. Om gedurende de transformatie voor nieuwe energie en nieuw elan te zorgen bij medewerkers en ketenpartners zijn credo’s als ‘snel kunnen reageren op de markt’, ‘dicht bij de burger en gemeenten’, en ‘meer geld voor de te leveren zorg’ omarmd.

N32.2.jpg

Al vanaf de start van het traject was de Raad van Bestuur van Intermezzo zich ervan bewust dat op basis van ‘echte’ getallen en ratio met het management, de medewerkers en inspectie moest worden gecommuniceerd over de aankomende veranderingen. Om de huidige situatie en de benodigde veranderingen visueel te maken en zo makkelijk te communiceren heeft Intermezzo gebruik gemaakt van Business Intelligence functionaliteiten binnen hun platform. Hoe dit in zijn werk gaat werd door Menno verduidelijkt met een aantal filmpjes.

 

De nieuwe netwerkorganisatie door een flexibele ICT omgeving

Intermezzo maakt momenteel een transformatie door waarin de organisatie van een procedure-georiënteerde organisatie verandert in een netwerk- en serviceorganisatie. Hiermee wordt Intermezzo een organisatie die zich steeds meer richt op haar primaire processen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is een flexibele (ICT-)omgeving nodig. Intermezzo investeert om deze reden dan ook niet meer in zelf ontwikkelde applicaties, maar in standaard Cloud en Saas oplossingen. Op deze manier neemt de organisatie in plaats van hardware alleen nog diensten af bij leveranciers.

Ten behoeve van soepele en efficiënte (interne) communicatie wordt bij Intermezzo steeds meer gebruik gemaakt van sociale platformen. Een voorbeeld is het gebruik van Yammer. Menno gaf aan dat door het gebruik van Yammer medewerkers van Intermezzo elkaar sneller kunnen vinden voor overleg en dat de frequentie van vergaderen aanzienlijk is afgenomen sinds de introductie van Yammer.

Uiteindelijk had de (discussie rondom) de presentatie van Menno nog veel langer kunnen duren. De tijd was echter op en de borrel stond klaar. Wilt u echter nog meer weten of verder mee discussiëren, dan nodigen wij u daar graag voor uit.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wilco Turnhout (+31 (0)6 15 22 90 76)

Uitnodiging Roundtable Zorg, Augustus 2014

Roundtable | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren middels het cliëntportaal

Hoe stellen portalen en apps – op basis van Office 365 – medewerkers en cliënten in staat om samen tot effectievere zorg te komen? Op donderdag 21 augustus gaan wij en Arkin graag samen met u hierover in gesprek.

Arkin heeft ervoor gekozen om Office 365 te implementeren, een platform voor een zorg- en medewerkersportaal. Dit portaal verbetert de informatievoorziening naar de client en de medewerker en stelt de client in staat meer zelf te doen, meer zelf in te zien en meer verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de eigen zorgdoelen. 

Uitnodiging Roundtable Zorg | 21 augustus | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren | Rapid Circle from Wilco Turnhout

Het doel van het zorgportaal is om samen met lotgenoten, betrokkenen en de behandelaar naar een efficiëntere en vooral effectievere zorg toe te werken waarbij de cliënt centraal staat en de tevredenheid van de client toeneemt. Met Office 365 is Arkin voorbereid op de naderende veranderingen en stroomlijning in de zorgketen.

Bij de Roundtable van 21 augustus vertelt Lonneke Reuser waarom Arkin heeft geïnvesteerd in een portaal, en waarom ze hebben gekozen voor Office 365 in het bijzonder.

Office 365 bij Arkin

Lonneke zal toelichten wat de voordelen van een zorgportaal zijn voor de cliënt, de medewerker
en de organisatie. Tevens gaat ze in op de aanpak van het project, dat momenteel in volle gang is,
waarbij ze ook de rol van het ECD achter de portal toelicht. Ook deelt ze haar visie op de toekomst van informatievoorziening rondom de cliënt, middels bijvoorbeeld het PGD. Een belangrijk aspect van de aanpak en cruciaal voor het succes van het project, is de intensieve betrokkenheid van gebruikersgroepen. De cliënt zal namelijk na afronding van het project veel meer zelf kunnen doen, inzien en bepalen. Dit gaat voor veel verandering zorgen binnen de organisatie.
Net als alle andere organisaties in de zorg, krijgt Arkin met grote veranderingen te maken. Lonneke ziet het portaal als belangrijke ondersteuning bij het mogelijk maken van deze veranderingen.

Wij denken dat Lonneke een innovatieve en realistische visie heeft op dit onderwerp en nodigen u uit om met haar hierover van gedachten te wisselen. Zij wil graag van u leren.

Spreker

Lonneke Reuser is momenteel werkzaam als projectmanager informatiemanagement bij Arkin, een GGZ instelling in Amsterdam. Zij is verantwoordelijk voor de implementatie van een Arkin breed portaal. Lonneke heeft ruim 11 jaar ervaring in ICT binnen de zorg en heeft verschillende functies en rollen bekleed bij onder andere NICTIZ, VU Medisch Centrum, het AMC en de Nierstichting. Ook heeft Lonneke als consultant bij Inview gewerkt. Lonneke is zeer gedreven en inhoudelijk nieuwsgierig. Ze heeft de ambitie om de zorg te verbeteren door 1) de cliënt centraal te stellen, 2) middels gebruiksvriendelijke ICT de cliënt en de behandelaar dichter bij elkaar te brengen en 3) de cliënt meer de regie te laten voeren over zijn eigen zorg.

Screen Shot 2017-12-12 at 7.19.24 pm.png

Voor wie

Deze Roundtable is voor informatie- en communicatiemanagers, managers ICT, zorgprofessionals en directie, werkzaam in de zorg.

Is deze Roundtable iets voor jou/u of voor een collega? Dan kunt u zich aanmelden via Hanneke Pastoor

Samenvatting Roundtable Zorg april 2014: Portalen in de zorg op basis van Office 365 – Amerpoort en Reinaerde

De 15e Rapid Circle Roundtable voor de Zorg, die op 10 april georganiseerd werd door Rapid Circle, mocht zich verheugen op een groot aantal deelnemers. Amerpoort deelde haar ervaringen op gebied van het portalenproject MijnAmerpoort en de tafel discussieerde over de toegevoegde waarde van cliëntportalen en medewerkersportalen, wie de regie over de cliënt op zich zou moeten nemen en wie de facilitator van het PGD (Patiënt Gezondheidsdossier) zou moeten zijn en wat de rol van een cliëntenportaal daarbinnen is. En natuurlijk ook over Office 365, SharePoint, Yammer en Lync en de aanpak van Amerpoort.

Snelle veranderingen dwingen tot innovatie

De eerste presentatie werd gegeven door Bert Natenstedt. De financiële maar ook de fysieke werkomgeving binnen de zorg maken een transitie door, waarbij met name in het ICT landschap veranderingen gaan plaatsvinden. Zowel medewerkers als cliënten zullen hiermee te maken krijgen.
Gevolgen van deze transitie zijn dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan een kantoor en meer samenwerken met (nieuwe) zorgketens en zorgpartners zoals gemeenten. Dit maakt het werk van de zorgmedewerker dynamischer maar ook complexer. Met het oprukken van goedkopere SAAS zorgoplossingen en “smart” telefoons, tablets en Tv’s  is het voor de ICT een uitdaging om alle systemen met elkaar te laten communiceren en om deze systemen aan te kunnen bieden op de verschillende apparatuur.

Portalen voor organisatie- en applicatieoverschrijdende processen

Portalen kunnen fungeren als een omgeving waar informatie uit meerdere applicaties op een eenvoudige wijze aangeboden wordt. Ook bieden portalen de mogelijkheid om op nieuwe manieren met elkaar en met ketenpartners samen te werken.

Door de sterke integratie- en beveiligingsmogelijkheden van Office 365 en het nieuwe initiatief van Microsoft -Cloud Windows Azure- is het mogelijk om aan zorgorganisaties een groeiplatform te verstrekken zonder dat hiervoor zeer zware investeringen voor nodig zijn.

Wat heeft de cliënt nodig voor selfservice en zelfhulp en wie moet de regie voeren in de keten

In de nabije toekomst wordt het portaal open gesteld richting cliënten. Het cliëntportaal was ook al een belangrijk onderdeel van de eerste presentatie. Hieruit ontstond een lange en nuttige discussie over wat de eigenschappen zouden moeten zijn van een goed cliëntenportaal. De grootste zorg van de deelnemers is de mogelijkheid om informatie in de verschillende specifieke applicaties via de portalen te ontsluiten. Hierbij is men namelijk sterk afhankelijk van de mogelijkheden die de leveranciers van de zorgapplicaties kunnen bieden. , en deze zijn momenteel nog redelijk beperkt. Echter, door de toenemende vraag naar zorgapplicaties mag worden verwacht dat in de aankomende jaren de mogelijkheden zullen toenemen. Het advies aan de deelnemers was dan ook om op een slimme wijze gebruik te maken van de al aanwezige mogelijkheden, zoals het opnemen van webapplicatie pagina’s of apps in een portaal zodat de gebruikers minder hoeven te schakelen tussen de verschillende applicaties.

Binnen de zorg zijn er geen echt bewezen ERP systemen die het gehele primaire proces binnen de zorg ondersteunen. Laat staan een systeem die het organisatieoverschrijdende proces binnen de keten ondersteunt, waarbij de cliënt van de ene zorginstelling naar de andere zorginstelling geholpen wordt. Daarom zijn portalen en ondersteunende apps, gebaseerd op dat portaal, cruciaal om innovatie te brengen in de zorg. Portalen integreren achterliggende applicaties en moeten op termijn de PGD’s voeden. Over wie de facilitator en financier moet worden van het PGD of in ieder geval de gedeelde standaard voor opslag van cliëntgegevens en zorggegevens, was aan tafel geen gedeelde mening. Wel is duidelijk dat het feit dat er geen duidelijke financier is, de tafel niet verwacht dat er snel doorbraken plaats vinden.

Amerpoort, Ageeth Veenemans: over Office 365 bij Amerpoort en Reinaerde

Amerpoort en Reinaerde zijn in 2013 begonnen met het opstellen met een businessplan om de administratieve lasten voor de medewerkers te verkleinen, (informatie over) de zorg transparanter te kunnen leveren en beter met elkaar te kunnen samenwerken. Het beoogde resultaat van dit plan is een digitale omgeving waar kennis kan worden gedeeld en waar meer procesmatig (samen)gewerkt kan worden binnen maar ook tussen afdelingen.

Tegelijk met de formulering van het businessplan is, samen met een groep (zorg) medewerkers, een brede marktverkenning uitgevoerd. Op basis van deze verkenning hebben twaalf leveranciers een presentatie gegeven over de oplossingen die zij konden bieden.

Tijdens een van de Roundtables van Rapid Circle, waar Miranda de Gouw  van Zorggroep Florence een presentatie hield over hun Office 365 portaal, kwam het platform van Microsoft en alle voordelen die dit platform kan bieden aan zorgorganisaties ter sprake. De keuze van Amerpoort voor Office 365 is voor een gedeelte gebaseerd op de adviezen van Miranda.

Office 365 (cloud) was meer dan 1 miljoen euro per jaar goedkoper dan SharePoint on-premise

Aangezien Office 365 een platform in de Cloud is, functioneert het platform buiten de omgevingen van de eigen ICT afdelingen. Hierdoor was enige uitleg en overleg nodig om de medewerkers van Amerpoort en Reinaerde te overtuigen van de toegevoegde waarde van het platform. Door een externe partij is tevens een kostenvergelijking opgesteld die aantoonde dat een Cloud oplossing efficiënter en goedkoper is dan een eigen inrichting op het data centrum (On-Premise). Het verschil tussen cloud en on-premise was per jaar meer dan 1 miljoen euro, zo was berekend. Een andere reden voor het opnemen van Cloud oplossingen in het businessplan van de zorgorganisaties was een rapport van Gartner, waarin de keuze voor portalen in een Cloud omgeving geadviseerd wordt.

De marktverkenning van Amerpoort en Reinaerde leverde op basis van een eerste lijst van 12 potentiele leveranciers drie potentiele opdrachtnemers op. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Rapid Circle, omdat Rapid Circle de ‘taal van de zorg’ spreekt en veel ervaring heeft in het implementeren van Office 365 bij zorginstellingen.

Samen met Rapid Circle hebben Amerpoort en Reinaerde de eerste designs en contouren uitgewerkt voor het medewerkers portaal. De opzet voor functionaliteit van het portaal is voor beide organisaties voor 80% gelijk, het design van beide organisaties is anders.

Amerpoort en Reinaerde hebben aangegeven dat er na de oplevering van het portaal en het sluiten van het project behoefte zal blijven aan het introduceren van aanpassingen en nieuwe mogelijkheden op het portaal. Dit proces stopt niet. Vanuit de informatie gedachte heeft men nu een governance plan opgezet. In dit plan is: 1) de cliënt centraal gesteld en 2) zijn op drie niveaus – operationeel, tactisch en strategisch – functies en afspraken vastgelegd voor het beheer van het platform.

Breed draagvlak creëren

Men werkt momenteel aan de inrichting van het adoptieprogramma van het portaal waarmee een soepele introductie mogelijk wordt gemaakt. Een belangrijk onderdeel van dit programma is het vinden van ambassadeurs binnen elke afdeling die enthousiast zijn over het portaal en als centraal punt kunnen fungeren voor vragen. Om het mogelijk te maken om de ruim 5000 medewerkers te trainen in het gebruik van de portalen worden korte introductiefilmpjes en handleidingen toegevoegd aan het portaal. De groep ambassadeurs die actief participeren bij de totstandkoming van de requirements, de bouw en de uitrol, is 60 man. Dit is een behoorlijk grote groep, maar de ambities zijn hoog. Amerpoort en Reinaerde willen echt anders gaan werken en dan is een breed draagvlak cruciaal.

Leo van Kempen, directeur Financiën en Informatievoorziening Amerpoort: “Het portaal biedt toegang tot informatie, die op de gebruiker is toegesneden, brengt bestaande applicaties samen met nieuwe functies en stimuleert samenwerking en kennisdeling via mobiel, tablet en PC; gemakkelijk en veilig. .”

In oktober zal Reinaerde presenteren hoe de organisatie het portaal heeft geadopteerd en welke stappen er komende half jaar gezet zijn. Daarbij zullen ze goed kijken naar hoe Rapid Circle ook voor andere klanten zoals Arkin en Zorggroep Florence geholpen heeft. In juni is de volgende Rapid Circle Roundtable voor de Zorg. Dit keer geheel in het teken van cliëntportalen, met bijdrage van klanten van Rapid Circle.

Uitnodiging van de Roundtable Zorg, april 2014

Zorgorganisaties Amerpoort en Reinaerde kiezen voor medewerkersportaal van Rapid Circle

Optimale samenwerking, kwaliteitsborging en efficiëntere communicatie.

Amerpoort en Reinaerde innoveren de samenwerking, zelfsturing en communicatie. Zij doen dit met een medewerkersportaal dat gebaseerd is op Office 365 en Rapid Circle’s zorgapplicaties voor SharePoint Online. Samen hebben de zelfstandige organisaties 5000 medewerkers.

“Een goede stap in de toekomst van de zorg”

Na een pitch tegen andere gespecialiseerde Microsoft Partners werd Rapid Circle gekozen als implementatie- en beheerpartner.  Maria der Weduwe, regiomanager bij Reinaerde: “Met het portaal zetten wij een goede stap in de toekomst van de zorg, waar efficiëntere besteding van middelen, meer zelfsturing, zorg op afstand en kwaliteitsborging belangrijke thema’s zijn.” Leo van Kempen, directeur Financiën en Informatievoorziening Amerpoort: “Het portaal biedt toegang tot informatie, die op de gebruiker is toegesneden, brengt bestaande applicaties samen met nieuwe functies en stimuleert samenwerking en kennisdeling via mobiel, tablet en PC; gemakkelijk en veilig. .” De organisaties willen in de toekomst ook oplossingen via apps en portalen voor cliënten en andere stakeholders aanbieden.

Applicaties speciaal voor de zorg

Ageeth Veenemans, Informatiemanager bij Amerpoort over de keuze voor Rapid Circle: “Wij waren onder de indruk van de ervaring en de cases van Rapid Circle. Zij spraken onze taal het beste en hadden de meest innovatieve visie en applicaties speciaal voor de zorg.” Karin Kramer, manager projectbureau en  informatiemanager bij Reinaerde vult aan: “Rapid Circle heeft al vele implementaties van Office 365 in de zorg gedaan. Voor ons is het van groot belang dat de gekozen partner Office 365 van binnen en buiten kent en de toekomst een stapje voor is.”

 

Wilco Turnhout, medeoprichter van Rapid Circle: ‘We zijn erg blij om de ambities van Amerpoort en Reinaerde te mogen helpen realiseren. Het enthousiasme van het klankbordteam is aanstekelijk en een belangrijke bron voor succes in de adoptie straks.”

 

 

Over Amerpoort en Reinaerde

B39.1.jpg

Amerpoort ondersteunt 2200 mensen met een verstandelijke beperking in de provincies Utrecht, Flevoland en in ’t Gooi. Van jong tot oud, van licht tot ernstig en meervoudig beperkt. Met 2400 medewerkers en 650 vrijwilligers begeleiden we hen bij wonen, werken, dagbesteding, logeren en vrije tijd. Bij hen thuis of op één van de ruim 300 locaties. Elk met zijn eigen kleur, sfeer en met ruimte voor verschillende levensbeschouwingen.

B39.2.jpg

Reinaerde ondersteunt midden in de samenleving mensen met een beperking in de ontwikkeling van hun eigen kracht. Reinaerde biedt in de provincie Utrecht ondersteuning aan 2200 cliënten en hun familie en verwanten. Bij Reinaerde werken 2300 medewerkers en 580 vrijwilligers. Vanuit lokaal perspectief bieden wij dienstverlening die uitgaat van ieders eigen kracht, variërend van tijdelijke begeleiding tot langdurige zorg en behandeling. We sluiten met onze dienstverlening aan op elke levensfase: kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen.

Amerpoort en Reinaerde zijn aangesloten bij Carante Groep, een samenwerkingsverband van zelfstandige zorgorganisaties.

Over Rapid Circle

Rapid Circle is binnen de zorg specialist in beheer en implementatie van portalen, digitale werkplek, cliëntenportalen en sociaal intranet, op basis van Office 365 en mobiele apps. De combinatie van lokale specialisten en het competence center in India biedt kosteneffectieve implementaties. Rapid Circle biedt een palet aan tools en apps speciaal voor de zorg. Rapid Circle mag zich rekenen tot de 19 meest innovatieve Microsoft Partners in Europa binnen Healthcare.

 

Roundtable Het medewerkersportaal voor de zorgmedewerker op basis van Office 365.

Waarom investeren Amerpoort en Reinaerde in een medewerkersportaal? Het is dé digitale werkplek voor de zorgmedewerker voor betere toegang tot werkgerelateerde informatie, hogere verbondenheid en effectievere samenwerking binnen zelfstandige teams en daarbuiten.

B40.1.png

Zorginstellingen stellen zich steeds vaker de vraag hoe zij hun medewerkers beter kunnen ondersteunen met nieuwe technologie zodat werk efficiënter wordt, de kwaliteit wordt verhoogd, communicatie effectiever wordt en kennis beter gedeeld en uitgewisseld wordt. Niet alleen binnen teams, maar ook met collega’s verder weg, met cliënten, verwanten en ketenpartners. Voor meer en kwalitatief betere zorg met minder uren van de zorgmedewerker.

Die technologie kan zorgen voor snellere en veilige toegang tot protocollen en achterliggende applicaties en gegevens. Daardoor kunnen ook applicatie- en organisatieoverschrijdende processen efficiënter worden. Met geïntegreerde kwaliteitsmanagement. Zo kan een zorginstelling beter voldoen aan normeringen en steeds hoger gestelde overheidseisen.

Amerpoort en Reinaerde

Amerpoort en Reinaerde zullen dit najaar het medewerkersportaal bij hun 5000 medewerkers lanceren op basis van Office 365, in samenwerking met Rapid Circle. Ageeth Veenemans zal in deze roundtable delen wat de aanleiding was voor het investeren in een medewerkersportaal, waarom Office 365 werd gekozen en hoe zij dit traject aanpakken. Ook zal ze inzicht geven in de (positieve) business case.

Screen Shot 2017-12-12 at 8.42.17 pm.png

Spreker

Na haar studie Informatiemanagement (RUG) in de jaren 80 startte Ageeth haar carrière bij BSO (tegenwoordig Atos). Ze werkte achtereenvolgens bij de ING Bank, de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen en als zelfstandig ondernemer. Sinds 2012 werkt Ageeth als informatiemanager bij Amerpoort. In haar werk hebben innovatie en het vervullen van de brugfunctie tussen gebruiker en ICT altijd een belangrijke rol gespeeld.

Ageeth is samen met Karin Kramer (informatiemanager en manager projectenbureau bij Reinaerde) verantwoordelijk voor het project medewerkersportalen. Amerpoort en Reinaerde participeren beide in Carante Groep (19.000 medewerkers). Binnen Carante Groep is gekozen voor Microsoft als standaard voor haar basis ICT voorzieningen.

Aanmelden via  Esther Munsters

Aanmelden via Esther Munsters

Nieuwe klanten en nieuwe opdrachten voor Rapid Circle

Rapid Circle heeft nieuwe opdrachten van onder andere: Shell, Amerpoort en Reinaerde, ASML, Zorggroep Florence, PostNL, ROC Amsterdam, Océ en FrieslandCampina.

Voor Shell zijn we bezig met de realisatie van een Social Analytics Dashboard en een Newsletter Engine. Shell is al meer dan 5 jaar klant van Rapid Circle. Wij hebben in die jaren onder andere Shell News, Shell Tube en Shell Blogs gerealiseerd op SharePoint.

Voor Amerpoort en Reinaerde en hun 5000 medewerkers realiseren we een medewerkersportaal op basis van Office 365, waarmee werken efficiënter wordt en de zorgmedewerker meer kan focussen op het geven van zorg. In 2014 zal het portaal ook worden geopend voor cliënten en andere stakeholders uit de keten.

Voor FrieslandCampina heeft Rapid Circle een redesign voor SharePoint 2013 voorgesteld, zowel grafisch als functioneel. Voor ASML is nieuw werk gestart voor de realisatie van het sociale intranet en voor Océ wordt gestart met een document management project. Voor Zorggroep Florence werd het medewerkersportaal vernieuwd en op de nieuwe versie van SharePoint Online (Office 365) geland.

Rapid Circle presenteert track op Microsoft Vision day: De Digitale Werkplek en Clientenportaal voor de Zorg op basis van Office 365

Elke maand organiseert Microsoft een Vision Day met een aantal tracks van een dagdeel over een specifiek onderwerp, waar Rapid Circle regelmatig inhoudelijk bijdraagt. Tijdens de Vision Day van 13 februari 2014 verzorgen Niels Mattijssen (Microsoft) en Wilco Turnhout (Rapid Circle) ‘De Digitale Werkplek en clientenportaal voor de zorg op basis van Office 365’.

Rapid Circle kan in de voorbeelden en best practices putten uit meer dan 10 implementaties van Office 365 binnen healthcare. Van medewerkersportalen, clientenportalen, sociaal intranet tot de mobiele digitale werkplek, Office 365 kan voor meer samenwerking, zorg op afstand, zelfsturende teams, voldoen aan kwaliteitsnormeringen en meer zelfhulp zorgen.

Zie onder voor de tekst zoals Microsoft deze hier heeft gepubliceerd. Via diezelfde link kun je ook inschrijven.

 —————————————————

Meer samenwerking, hogere verbondenheid, betere informatievoorziening voor client, medewerker, mantelzorg en binnen de keten.

Microsoft neemt u i.s.m. Rapid Circle mee hoe Office 365 uw eindgebruiker gedurende de dag kan helpen met zijn of haar kernactiviteiten. Van planning en afspraken inzien tot beeldbellen met een behandelaar, van delen binnen een community tot inschrijven voor een dagprogramma en van directe toegang tot het juiste protocol tot even snel iets vragen aan een teamgenoot. Dit zijn enkele van de functies die worden getoond.

Uw situatie

U ervaart veel verandering en druk om te veranderen. U moet meer leveren voor minder budget. U wilt meer zelforganisatie en zelfsturing en processen beter gestroomlijnen. U heeft veel medewerkers die geen vast bureau en PC hebben. Die wilt u meer binden en betrekken. En die wilt u de (mobiele) tools geven om sneller informatie te vinden en samen te werken. Binnen een team, met specialisten intern en met cliënt en mantelzorg en binnen de keten.

De belofte van Office 365 voor u in de zorg

Dat kan via een Digitale Werkplek voor ‘The Deskless Worker’, op basis van Office 365. Medewerkers kunnen hun werk doen door functies als:

·  Direct contact met collega’s, vragen stellen, snel informatie zoals protocollen vinden, planning checken, issues melden, e-mailen, route bekijken, bedrijfsnieuws lezen, instructies volgen, toegang krijgen tot backend applicaties zoals ECD en werkoverdracht doen. Door die toegang heeft u 1 voorkant voor de medewerker in client en kunnen afspraken, dossier en plannen laagdrempelig en op 1 plek inzichtelijk gemaakt worden

Cliënten zitten op datzelfde portaal met functies als:

·         Contact opnemen met zorgmedewerker, inzicht in afspraken en dossier, doen van zelfhulp en doorgeven van zelfmetingen, toegang tot dagbestedingen, inschrijven en contact met medecliënten  

Maar u hoeft natuurlijk niet alles tegelijk te doen. Start klein en denk groot. Zie via deze link een grafische weergave van dit concept.

Doordat Microsoft voor de bureauloze medewerker een zeer aantrekkelijk tarief hanteert, kan Office 365 ook veel besparingen opleveren. We zullen een concrete business case delen.

We nodigen u uit om concreet te zien hoe het werkt Aan het einde van de sessie hopen we dat u de meest belangrijke scenario’s voor uw organisatie heeft vastgesteld die Office 365 u kan brengen

Sprekers:
Niels Matthijssen, Microsoft: ‘Mobiel, Cloud, Apps en Consumerisation zijn de trends. Er is geen gebied waar dat meer samenkomt als bij de revolutie van de deskless worker.’
Wilco Turnhout , Rapid Circle: ‘Hoe de Digitale Mobiele Werkplek voor de zorg leidt tot hogere verbondenheid en -efficiency. Betere samenwerking en snellere toegang leidt tot meer zorg voor minder tijd.’
LET OP! Deze sessie is bedoeld voor grote organisaties met minimaal 250 werkplekken. Deze sessies zijn niet geschikt voor partners. Voor partner evenementen en trainingen kunt u terecht op www.microsoft.nl/partner Voor organisaties met minder dan 250 werkplekken kunt u terecht op www.microsoft.nl/evenementen