efficient

Op weg naar een nieuwe digitale werkplek bij zorgorganisatie Sherpa

Sherpa levert alle vormen van zorg- en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking in de regio’s Gooi en Vechtstreek, Eemland en Utrecht-West. Met ongeveer 1500 medewerkers en 500 vrijwilligers biedt Sherpa de begeleiding en ondersteuning die cliënten nodig hebben om deel te kunnen nemen aan de samenleving.

Sherpa wilde een gebruiksvriendelijke digitale omgeving om haar medewerkers effectiever te informeren en te laten (samen)werken en communiceren. Rapid Circle heeft Sherpa op weg geholpen. Op weg naar meer zelforganiserende teams.

Wat is er veranderd?

Alle zorgmedewerkers werken nu met Exchange online, wat naast veel opslag ook de mogelijkheid biedt om overal en op elk apparaat aan mail te kunnen werken. Daarnaast is onlangs het nieuwe medewerkersportaal (MijnSherpa) live gegaan. Op dit medewerkersportaal staat persoonlijk nieuws vanuit medewerkers zelf, gecombineerd met organisatienieuws vanuit P&O, OR, RvB, Communicatie en ondersteunende diensten. Vanuit de homepage kunnen belangrijke zorgapplicaties gestart worden. Op het Serviceplein worden alle belangrijke documenten aangeboden die medewerkers ondersteunen in hun werk. Het Serviceplein wordt bijgehouden en onderhouden door de verschillende ondersteunende diensten. De zorgmedewerker heeft daardoor altijd zekerheid op de laatste versie van een document, en weet zeker dat het de juiste informatie en de juiste formulieren worden gebruikt. Als laatste geeft de Wie is wie de mogelijkheid om snel een collega te vinden. Dit kan door te zoeken op naam, maar ook op functie, afdeling, locatie, expertises en interesses. In de Wie is wie worden ook de e-mailadressen, telefoonnummers en andere belangrijke informatie van een medewerker getoond. De medewerker kan grotendeels zelf deze gegevens aanpassen op de Selfservice pagina.

En nu…?

Binnenkort begint Sherpa met een pilot ‘Efficiënt Online Samenwerken’, waarin Office 365 wordt ingezet als productiviteitsplatform. Rapid Circle helpt met inrichting, ondersteuning en governance en adoptie. Daarnaast wordt er bekeken wat Skype voor bedrijven kan betekenen voor de verschillende (zorg)teams van Sherpa.

Zorgorganisatie Pameijer gestart met Office 365

Pameijer verleent met ruim 2.200 medewerkers zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of psychosociale problemen. Ze heeft Rapid Circle gevraagd haar te begeleiden bij de transitie naar Office 365. Zowel functioneel als technisch. Doelstellingen van het project zijn het verbeteren van samenwerking in teams, het werken vanaf meerdere locaties mogelijk maken en het bevorderen van zelfsturing; kortom efficiënter werken.

In een pilot (start oktober 2016) gaat een deel van de organisatie werken met diverse onderdelen van Office 365. Mocht de pilot slagen dan is een mogelijke stip op de horizon een persoonlijk en geïntegreerd portaal voor alle medewerkers. Omdat de pilot ondersteund wordt door een stevig adoptie-programma kan Pameijer op deze wijze gecontroleerd naar de cloud migreren.

De pilot geeft de organisatie tijd om te wennen aan ‘online’ en nieuwe vormen van samenwerken. De opgedane ervaringen verwerkt Pameijer samen met Rapid Circle tot een roadmap voor volgtijdelijke transitie naar de cloud.