Samenvatting Roundtable Zorg april 2014: Portalen in de zorg op basis van Office 365 – Amerpoort en Reinaerde

De 15e Rapid Circle Roundtable voor de Zorg, die op 10 april georganiseerd werd door Rapid Circle, mocht zich verheugen op een groot aantal deelnemers. Amerpoort deelde haar ervaringen op gebied van het portalenproject MijnAmerpoort en de tafel discussieerde over de toegevoegde waarde van cliëntportalen en medewerkersportalen, wie de regie over de cliënt op zich zou moeten nemen en wie de facilitator van het PGD (Patiënt Gezondheidsdossier) zou moeten zijn en wat de rol van een cliëntenportaal daarbinnen is. En natuurlijk ook over Office 365, SharePoint, Yammer en Lync en de aanpak van Amerpoort.

Snelle veranderingen dwingen tot innovatie

De eerste presentatie werd gegeven door Bert Natenstedt. De financiële maar ook de fysieke werkomgeving binnen de zorg maken een transitie door, waarbij met name in het ICT landschap veranderingen gaan plaatsvinden. Zowel medewerkers als cliënten zullen hiermee te maken krijgen.
Gevolgen van deze transitie zijn dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan een kantoor en meer samenwerken met (nieuwe) zorgketens en zorgpartners zoals gemeenten. Dit maakt het werk van de zorgmedewerker dynamischer maar ook complexer. Met het oprukken van goedkopere SAAS zorgoplossingen en “smart” telefoons, tablets en Tv’s  is het voor de ICT een uitdaging om alle systemen met elkaar te laten communiceren en om deze systemen aan te kunnen bieden op de verschillende apparatuur.

Portalen voor organisatie- en applicatieoverschrijdende processen

Portalen kunnen fungeren als een omgeving waar informatie uit meerdere applicaties op een eenvoudige wijze aangeboden wordt. Ook bieden portalen de mogelijkheid om op nieuwe manieren met elkaar en met ketenpartners samen te werken.

Door de sterke integratie- en beveiligingsmogelijkheden van Office 365 en het nieuwe initiatief van Microsoft -Cloud Windows Azure- is het mogelijk om aan zorgorganisaties een groeiplatform te verstrekken zonder dat hiervoor zeer zware investeringen voor nodig zijn.

Wat heeft de cliënt nodig voor selfservice en zelfhulp en wie moet de regie voeren in de keten

In de nabije toekomst wordt het portaal open gesteld richting cliënten. Het cliëntportaal was ook al een belangrijk onderdeel van de eerste presentatie. Hieruit ontstond een lange en nuttige discussie over wat de eigenschappen zouden moeten zijn van een goed cliëntenportaal. De grootste zorg van de deelnemers is de mogelijkheid om informatie in de verschillende specifieke applicaties via de portalen te ontsluiten. Hierbij is men namelijk sterk afhankelijk van de mogelijkheden die de leveranciers van de zorgapplicaties kunnen bieden. , en deze zijn momenteel nog redelijk beperkt. Echter, door de toenemende vraag naar zorgapplicaties mag worden verwacht dat in de aankomende jaren de mogelijkheden zullen toenemen. Het advies aan de deelnemers was dan ook om op een slimme wijze gebruik te maken van de al aanwezige mogelijkheden, zoals het opnemen van webapplicatie pagina’s of apps in een portaal zodat de gebruikers minder hoeven te schakelen tussen de verschillende applicaties.

Binnen de zorg zijn er geen echt bewezen ERP systemen die het gehele primaire proces binnen de zorg ondersteunen. Laat staan een systeem die het organisatieoverschrijdende proces binnen de keten ondersteunt, waarbij de cliënt van de ene zorginstelling naar de andere zorginstelling geholpen wordt. Daarom zijn portalen en ondersteunende apps, gebaseerd op dat portaal, cruciaal om innovatie te brengen in de zorg. Portalen integreren achterliggende applicaties en moeten op termijn de PGD’s voeden. Over wie de facilitator en financier moet worden van het PGD of in ieder geval de gedeelde standaard voor opslag van cliëntgegevens en zorggegevens, was aan tafel geen gedeelde mening. Wel is duidelijk dat het feit dat er geen duidelijke financier is, de tafel niet verwacht dat er snel doorbraken plaats vinden.

Amerpoort, Ageeth Veenemans: over Office 365 bij Amerpoort en Reinaerde

Amerpoort en Reinaerde zijn in 2013 begonnen met het opstellen met een businessplan om de administratieve lasten voor de medewerkers te verkleinen, (informatie over) de zorg transparanter te kunnen leveren en beter met elkaar te kunnen samenwerken. Het beoogde resultaat van dit plan is een digitale omgeving waar kennis kan worden gedeeld en waar meer procesmatig (samen)gewerkt kan worden binnen maar ook tussen afdelingen.

Tegelijk met de formulering van het businessplan is, samen met een groep (zorg) medewerkers, een brede marktverkenning uitgevoerd. Op basis van deze verkenning hebben twaalf leveranciers een presentatie gegeven over de oplossingen die zij konden bieden.

Tijdens een van de Roundtables van Rapid Circle, waar Miranda de Gouw  van Zorggroep Florence een presentatie hield over hun Office 365 portaal, kwam het platform van Microsoft en alle voordelen die dit platform kan bieden aan zorgorganisaties ter sprake. De keuze van Amerpoort voor Office 365 is voor een gedeelte gebaseerd op de adviezen van Miranda.

Office 365 (cloud) was meer dan 1 miljoen euro per jaar goedkoper dan SharePoint on-premise

Aangezien Office 365 een platform in de Cloud is, functioneert het platform buiten de omgevingen van de eigen ICT afdelingen. Hierdoor was enige uitleg en overleg nodig om de medewerkers van Amerpoort en Reinaerde te overtuigen van de toegevoegde waarde van het platform. Door een externe partij is tevens een kostenvergelijking opgesteld die aantoonde dat een Cloud oplossing efficiënter en goedkoper is dan een eigen inrichting op het data centrum (On-Premise). Het verschil tussen cloud en on-premise was per jaar meer dan 1 miljoen euro, zo was berekend. Een andere reden voor het opnemen van Cloud oplossingen in het businessplan van de zorgorganisaties was een rapport van Gartner, waarin de keuze voor portalen in een Cloud omgeving geadviseerd wordt.

De marktverkenning van Amerpoort en Reinaerde leverde op basis van een eerste lijst van 12 potentiele leveranciers drie potentiele opdrachtnemers op. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Rapid Circle, omdat Rapid Circle de ‘taal van de zorg’ spreekt en veel ervaring heeft in het implementeren van Office 365 bij zorginstellingen.

Samen met Rapid Circle hebben Amerpoort en Reinaerde de eerste designs en contouren uitgewerkt voor het medewerkers portaal. De opzet voor functionaliteit van het portaal is voor beide organisaties voor 80% gelijk, het design van beide organisaties is anders.

Amerpoort en Reinaerde hebben aangegeven dat er na de oplevering van het portaal en het sluiten van het project behoefte zal blijven aan het introduceren van aanpassingen en nieuwe mogelijkheden op het portaal. Dit proces stopt niet. Vanuit de informatie gedachte heeft men nu een governance plan opgezet. In dit plan is: 1) de cliënt centraal gesteld en 2) zijn op drie niveaus – operationeel, tactisch en strategisch – functies en afspraken vastgelegd voor het beheer van het platform.

Breed draagvlak creëren

Men werkt momenteel aan de inrichting van het adoptieprogramma van het portaal waarmee een soepele introductie mogelijk wordt gemaakt. Een belangrijk onderdeel van dit programma is het vinden van ambassadeurs binnen elke afdeling die enthousiast zijn over het portaal en als centraal punt kunnen fungeren voor vragen. Om het mogelijk te maken om de ruim 5000 medewerkers te trainen in het gebruik van de portalen worden korte introductiefilmpjes en handleidingen toegevoegd aan het portaal. De groep ambassadeurs die actief participeren bij de totstandkoming van de requirements, de bouw en de uitrol, is 60 man. Dit is een behoorlijk grote groep, maar de ambities zijn hoog. Amerpoort en Reinaerde willen echt anders gaan werken en dan is een breed draagvlak cruciaal.

Leo van Kempen, directeur Financiën en Informatievoorziening Amerpoort: “Het portaal biedt toegang tot informatie, die op de gebruiker is toegesneden, brengt bestaande applicaties samen met nieuwe functies en stimuleert samenwerking en kennisdeling via mobiel, tablet en PC; gemakkelijk en veilig. .”

In oktober zal Reinaerde presenteren hoe de organisatie het portaal heeft geadopteerd en welke stappen er komende half jaar gezet zijn. Daarbij zullen ze goed kijken naar hoe Rapid Circle ook voor andere klanten zoals Arkin en Zorggroep Florence geholpen heeft. In juni is de volgende Rapid Circle Roundtable voor de Zorg. Dit keer geheel in het teken van cliëntportalen, met bijdrage van klanten van Rapid Circle.

Uitnodiging van de Roundtable Zorg, april 2014