Samenvatting Roundtable Zorg | 21 augustus, 2014 | Hoe zorgmedewerkers en cliënten samen de zorg innoveren middels het cliëntportaal

Op 21 augustus organiseerde Rapid Circle wederom een Roundtable Zorg. Dit keer stond het thema ‘innovatie van de zorg middels het cliëntportaal’ centraal. Ook dit keer was de Roundtable goed bezocht.

Bij het voorstelrondje bleek dat het onderwerp ‘cliëntportaal’ voor alle aanwezigen een hot topic is. Binnen elke organisatie speelt er wel iets op het gebied van cliëntportalen. Zo zijn sommigen momenteel bezig met oriëntatie op, de voorbereiding van of invoering van een portaal. Bij organisaties van andere deelnemers is een cliëntportaal al geïmplementeerd. Uiteraard was er ook een gemene deler: allen waren erg geïnteresseerd in de ervaringen die de andere aanwezigen hebben met het cliëntportaal.

Het cliëntportaal bij Arkin

De eerste spreker sloot naadloos op deze gedeelde behoefte aan. Lonneke Reuser, projectmanager informatiemanagement bij Arkin, presenteerde haar ervaringen met het ontwikkelen van een zorgportaal binnen Arkin. Arkin is een overkoepelende organisatie voor 8 GGZ instellingen in de regio Amsterdam. Lonneke heeft de opdracht aanvaard om voor deze 8 GGZ instellingen een toekomstbestendig platform voor cliënten, naastbetrokkenen, ketenpartners en medewerkers te ontwikkelen.

N32.1.jpg

Het platform van Arkin moet het mogelijk maken om op een veilige manier informatie te verstrekken aan 30.000 cliënten en hun naastbetrokkenen, tientallen ketenpartners en alle 3500 medewerkers verdeeld over zo’n 40 vestigingen en 12 klinieken. Door een zorgportaal worden medewerkers in staat gesteld meer zelfsturend te werken en wordt het mogelijk om bijvoorbeeld self-health programma’s aan cliënten aan te bieden.

Het uitvoeren van een dergelijk complex project is volgens Lonneke alleen mogelijk door groot te denken én steeds kleine stapjes te maken. De eerste versies van het portaal zullen dan zeker ook niet alle functionaliteiten bevatten die Arkin wel voor ogen heeft voor de eindversie. Door het nemen van kleine stapjes is Arkin er echter wel van verzekerd dat een toekomst vast platform wordt geïmplementeerd.

 

Alle informatie op één plek

Tijdens de Roundtable presenteerde Lonneke de visie van Arkin op cliëntportalen. Volgens Arkin moet een dergelijk portaal namelijk veel meer faciliteren dan alleen de -vaak puur medische- informatie uit een Elektronisch Cliënten dossier (ECD). In tegenstelling tot het ECD wordt in een cliëntportaal alle informatie die een cliënt betreft beschikbaar gesteld. Dan gaat het ook over informatie die binnen een zorginstelling over meerdere applicaties en services verdeeld is. Arkin is nu bezig met de inrichting van een technisch platform waarmee het mogelijk wordt om de informatie uit de verschillende applicaties beter te ontsluiten. Bij de besluitvorming rondom de keuze voor een technisch platform heeft met name deze behoefte naar integratie geleidt tot de keuze voor Office 365 en SharePoint.

Tijdens de discussie die ontstond met betrekking tot het integratievraagstuk werd geopperd dat het ECD eigenlijk eigendom is van de cliënt en dat een zorgorganisatie toegang tot zou moeten krijgen tot het ECD wanneer dit onderdeel uitmaakt van een portaal. De algemene opinie was echter dat het zeker nog enige jaren zal duren voor dit een reële optie is. Gemeentes zouden hier mogelijk een grotere rol in kunnen gaan spelen met bijvoorbeeld het Persoonlijk Gezondheid Dossier (PGD).

Privacy en veiligheid door hybride omgeving

Een ander belangrijk onderdeel van de discussie betrof de veiligheid en privacy van informatie. De deelnemers waren van mening dat dit een erg belangrijk aspect is, maar ook een aspect waar nog behoorlijk wat onduidelijkheid over is. Onder andere het IGZ is geraadpleegd en gevraagd naar het standpunt dat men daar inneemt. Ook het IGZ kon echter geen concreet advies geven. Vooralsnog komt het er dus op neer dat privacy en veiligheid de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf is. Om ervoor te zorgen de privacy van de informatie binnen Arkin wordt gewaarborgd, is Arkin specifiek op zoek gegaan naar een technische platform waarbij een hybride omgeving – het gebruik van zowel de Cloud als eigen services – mogelijk is.

Om een hybride omgeving mogelijk te maken is integratie tussen de verschillende platformen noodzakelijk. De deelnemers constateerden echter dat er voor het uitwisselen van informatie nog geen goede, breed gedeelde standaarden zijn. Hierdoor is het integreren van informatie erg lastig. Ook hier verwacht men op korte termijn geen fundamentele veranderingen. Zelf actief werken aan een integratiemodel lijkt daarom vooralsnog de beste en meest praktische weg.

Integratie van applicaties

Integratie van de applicaties waarvan GGZ instellingen nu veelal gebruik maken kan bemoeilijkt worden door de nodige toeters en bellen waarvan veel applicaties tegenwoordig voorzien zijn. Applicaties worden vaak gebruikt voor veel meer dan het eigenlijke primaire doel waarvoor ze ooit zijn aangeschaft. Ook ontstaat er vaak behoorlijk wat overlap. Het idee om ten behoeve van integratie weer terug te gaan naar de basis waar applicaties voor zijn ontwikkeld sprak iedereen dan ook zeker aan.

De discussie over alle verschillende applicaties eindigde uiteindelijk bij de droom om ooit te kunnen beschikken over de “heilige graal”, een platform waarbij er één applicatie voor alle zorg inhoudelijke informatie beschikbaar is. Helaas lijkt een dergelijke applicatie nog een utopie. Echter, wanneer de al aanwezige informatie en functionaliteiten via een “paraplu platform” goed worden hergebruikt kan snel een efficiënte en dynamische omgeving worden opgeleverd. Een van de deelnemers gaf aan dat bij een ‘paraplu-platform’ ook gemakkelijker verschillende voordeuren kunnen worden gemaakt. Voordeuren die afstemming op de beleving van de verschillende groepen bezoekers mogelijk maakt. Voorbeelden hiervan zijn portals met een eenvoudige interface voor kinderen, een portaal voor ouders of een portaal specifiek gericht op de behoefte van een verstandelijk gehandicapte.

Transformatie Jeugdzorginstelling Intermezzo

Ondanks dat de discussie nog lang door had kunnen gaan was het na een korte pauze (waarin de discussie toch voort werd gezet) tijd voor de tweede presentatie van de middag. Menno van Leeuwen gaf een Yammer-presentatie over de transformatie van de jeugdzorgorganisatie Intermezzo uit Utrecht die hij met zijn organisatie ADD Group begeleidde. Door de ingezette transitie rondom de jeugdzorg is Intermezzo namelijk genoodzaakt om haar organisatiestructuur fundamenteel aan te passen. Om gedurende de transformatie voor nieuwe energie en nieuw elan te zorgen bij medewerkers en ketenpartners zijn credo’s als ‘snel kunnen reageren op de markt’, ‘dicht bij de burger en gemeenten’, en ‘meer geld voor de te leveren zorg’ omarmd.

N32.2.jpg

Al vanaf de start van het traject was de Raad van Bestuur van Intermezzo zich ervan bewust dat op basis van ‘echte’ getallen en ratio met het management, de medewerkers en inspectie moest worden gecommuniceerd over de aankomende veranderingen. Om de huidige situatie en de benodigde veranderingen visueel te maken en zo makkelijk te communiceren heeft Intermezzo gebruik gemaakt van Business Intelligence functionaliteiten binnen hun platform. Hoe dit in zijn werk gaat werd door Menno verduidelijkt met een aantal filmpjes.

 

De nieuwe netwerkorganisatie door een flexibele ICT omgeving

Intermezzo maakt momenteel een transformatie door waarin de organisatie van een procedure-georiënteerde organisatie verandert in een netwerk- en serviceorganisatie. Hiermee wordt Intermezzo een organisatie die zich steeds meer richt op haar primaire processen. Om dit te kunnen bewerkstelligen is een flexibele (ICT-)omgeving nodig. Intermezzo investeert om deze reden dan ook niet meer in zelf ontwikkelde applicaties, maar in standaard Cloud en Saas oplossingen. Op deze manier neemt de organisatie in plaats van hardware alleen nog diensten af bij leveranciers.

Ten behoeve van soepele en efficiënte (interne) communicatie wordt bij Intermezzo steeds meer gebruik gemaakt van sociale platformen. Een voorbeeld is het gebruik van Yammer. Menno gaf aan dat door het gebruik van Yammer medewerkers van Intermezzo elkaar sneller kunnen vinden voor overleg en dat de frequentie van vergaderen aanzienlijk is afgenomen sinds de introductie van Yammer.

Uiteindelijk had de (discussie rondom) de presentatie van Menno nog veel langer kunnen duren. De tijd was echter op en de borrel stond klaar. Wilt u echter nog meer weten of verder mee discussiëren, dan nodigen wij u daar graag voor uit.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wilco Turnhout (+31 (0)6 15 22 90 76)

Uitnodiging Roundtable Zorg, Augustus 2014