Betere samenwerking en wachtlijstbeheer in de zorg met Dynamics 365 bij Arkin

Over ARKIN

Arkin is op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg één van de grotere instellingen in Nederland. Arkin is een overkoepelende stichting die elf merken omvat met elk zijn eigen specialisme(n). Hierdoor kunnen mensen bij Arkin terecht voor al hun behandelingen op het gebied van geestelijke gezondheidszorg. Jaarlijks worden zo’n 30.000 cliënten behandeld, op tientallen locaties in Amsterdam en regio Haarlem / Amstelveen / Hoofdorp.


Welke vraag speelt er?

DE UITDAGING

Een grote uitdaging voor Arkin is het proces rondom een instromende (potentiele) cliënt gestructureerd en centraal vast te leggen en daarbij tegelijkertijd de samenwerking tussen alle partijen te verbeteren. In de oude situatie werd veel gewerkt met Excel-lijsten, gedeelde mailboxen en natuurlijk de alom aanwezige zelfklevende (en kleurrijke) notitie velletjes.

De tweede uitdaging is het beheer van wachtlijsten. Wie staat er op welke wachtlijst, hoe lang en waarom? Zijn de cliënten juist gescreend en zijn alle stappen op tijd doorlopen om kwaliteit en efficiëntie te garanderen? In de oude situatie met intensief gebruik van Excel en gedeelde mailboxen een welhaast onmogelijke opgave.

Tenslotte is het maken van rapportages een moeilijke en tijdrovende klus. Dit geldt niet alleen voor operationele overzichten, maar ook voor stuurrapportages benodigd voor het management.


Hoe hebben we geholpen?

ONZE OPLOSSING

Arkin kiest voor Microsoft Dynamics 365 (D365) om de samenwerking rond de instroom van cliënten en potentiële cliënten te verbeteren. Alle aanvragen worden in D365 gestructureerd vastgelegd, in individuele processtromen. Waar mogelijk worden aanvragen via een interface direct ingelezen (ZorgDomein en Webformulieren). Alle medewerkers werken met dezelfde informatie, toegankelijk gemaakt met diverse dashboards. Daardoor ontstaat een helder beeld en inzicht in de status van het proces. Communicatie met cliënten, potentiele cliënten, naast verwanten en specialisten wordt aan de aanvraag gekoppeld en is daardoor inzichtelijk voor alle betrokkenen.

Wachtlijsten worden vanuit de centraal geregistreerde processen automatisch gevuld en geven de gebruiker alle mogelijkheden tot analyse.

Rapportages ten behoeve van de dagelijkse operatie volgen direct uit de vastgelegde informatie in het systeem. Met eenvoudig toegankelijke dashboards, voorzien van lijsten en grafiek, hebben medewerkers snel toegang tot de benodigde informatie. Management rapportage wordt vanuit het systeem gemaakt. Zowel met Excel als met de meer geavanceerde tool PowerBI.


Hoe staat het er nu voor?

HET RESULTAAT

Door het gebruik van Dynamics 365 op de Centrale Administratie is de efficiëntie van het instroomproces drastisch omhoog gegaan. Medewerkers zijn minder tijd kwijt met zoeken, alle informatie ligt op één plek vast en is daarmee voor iedereen snel beschikbaar. De kwaliteit van de dienstverlening is omhooggegaan, zowel cliënten als specialisten merken dat de Arkin medewerkers goed geïnformeerd zijn.

Wachtlijsten zijn inzichtelijk en tonen veel (historische) informatie over het gevolgde proces. Rapportages zijn beschikbaar en leveren veel input aan het proces en management.