Over Sherpa

Als zorginstelling in de regio Gooi & Vechtstreek, Eemland en Utrecht-West ondersteunt Sherpa mensen met een beperking op het gebied van wonen, werken, leren en vrije tijd. Met ongeveer 1500 medewerkers en 500 vrijwilligers levert Sherpa diensten aan zo’n 1400 cliënten met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking. Een team van deskundigen biedt de begeleiding en ondersteuning die cliënten nodig hebben om volwaardig deel te kunnen nemen aan de samenleving. Zij stellen het unieke in ieder mens centraal en werken professioneel, betrokken en in samenspraak met de cliënt en diens omgeving. 


DE UITDAGING

Sherpa wil een gebruiksvriendelijke digitale omgeving om haar medewerkers effectiever te laten (samen)werken en communiceren, op weg naar meer zelforganiserende teams. Daarbij wil ze het wiel niet opnieuw uitvinden en tóch een stap extra zetten om het voor de gebruiker gemakkelijk en aantrekkelijk te maken. Sherpa ziet hiervoor Office 365 als haar platform voor nu en de toekomst. Het tegelijk uitrollen van alle standaard functionaliteit én portalen én intranet is echter teveel. Scoping van het project is daarom belangrijk: niet te breed voor snel resultaat, niet te smal zodat gebruikers wel direct iets waardevols krijgen.


ONZE OPLOSSING

Rapid Circle is gestart met het deelproject ‘Envisioning’. In workshops met de opdrachtgever, super users en ambassadeurs is de scope en roadmap vastgesteld. Organisatorische uitdagingen, de huidige (ICT-)situatie en haalbaarheid zijn daarbij leidend. Vragen die o.a. aan bod kwamen zijn: ‘Waar is de zorgmedewerker echt mee geholpen?’, ‘Wat draagt bij aan de organisatiedoelstellingen?’, ‘Welke functionaliteiten zijn gewenst?’, ‘Wat is de impact op budget en techniek?’. De meest urgente deelprojecten uit de roadmap zijn concreet in plan en budget uitgewerkt.


HET RESULTAAT

Na de scoping is er een initiële roadmap vastgesteld met mogelijke projecten en bijhorende budgetten. In het Envisioning project zijn vervolgens prioriteiten bepaald en is de definitieve roadmap voor de komende twee jaar opgeleverd. Met een fasering in deelprojecten. Flexibel genoeg om op basis van voortschrijdend inzicht onderweg aanpassingen te doen. Inmiddels zijn de projecten uit fase 1 opgeleverd: e-mail in de cloud, verbetering van de infrastructuur en een medewerkersportaal met de naam MijnSherpa. Samenwerking in teams en realtime communicatie door middel van Skype for business wordt in fase 2 opgepakt. Het overstappen naar de Office 365, en de cloud, blijkt een lange termijn visie te vereisen, waar Sherpa in kleine en overzichtelijke stappen naartoe werkt. Envisioning is  hiervoor een krachtige werkwijze gebleken.