Wij vieren Internationale Vrouwendag! Jij ook?

Het is vandaag Internationale Vrouwendag!

Een goede reden om op onze manier een steentje bij te dragen en awareness te creëren voor deze belangrijke dag. Daarnaast zetten we graag de vrouwen bij Rapid Circle extra in het zonnetje. Want hoe is het eigenlijk om als vrouw in de ICT-branche, en dus voornamelijk een mannenwereld, te werken?

Het vrouwen team van Rapid Circle (v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Het vrouwen team van Rapid Circle
(v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Hanneke Pastoor, Adoptie Consultant bij Rapid Circle
Internationale Vrouwendag klinkt als iets wat een mooi feestje zou kunnen zijn. Een dag waarop we vieren dat een vrouw in staat is tot het combineren van en excelleren in veel rollen. We kunnen een carrièrevrouw zijn, maar tegelijkertijd ook een zorgzame moeder en partner. Iemand die een huishouden draaiende weet te houden, maar hiernaast ook een goede vriendin is. Iemand die anno 2018 in staat is haar eigen leven zelfstandig te regelen. En gelukkig is dit ook hoe ik het ervaar.
Ik zie International Women’s Day als een dag waarop we vieren dat het mogelijk is dat ik als 29-jarige single vrouw mijn eigen appartement kan huren in Amsterdam, dit helemaal zelf betaal, een baan heb waarin ik elke dag de kans krijg om te groeien, waarin ik een goed salaris krijg, elk jaar op vakantie kan, mag stemmen, dat ik mag en kan kopen wat ik wil, aan mag doen wat ik wil en mag zeggen wat ik wil… en dat ik hierin (bij mijn weten) niet verschil van mijn collega’s, vrienden of familieleden die per toeval een ‘M’ in hun paspoort hebben staan.
IMG_9414.JPG
Cocky de Bruijn, Project Manager bij Rapid Circle
Voor mij persoonlijk heeft Internationale Vrouwendag geen speciale betekenis. Ik heb mij eigenlijk nooit achtergesteld gevoeld bij mijn mannelijke collega's in deze sector. Sterker nog, ik zie het vaak ook als een voordeel dat ik een van de weinige vrouwen ben. Maar ik voel mij natuurlijk wel verwant met vrouwen die er wel last van hebben en daarom ben ik blij dat deze dag bestaat en steun ik het van harte!


Als Rapid Circle maken we geen onderscheid. Vrouwen zijn er bij ons te vinden in allerlei functies, van business consultant tot full stack developer. Dat is iets om trots op te zijn!
 

Laat je horen op Internationale Vrouwendag 2018!
Internationale Vrouwendag staat voor het gevoel van solidariteit en strijdbaarheid van vrouwen overal ter wereld. De viering ervan vindt elk jaar plaats rond een specifiek thema – dit jaar is dat gendergelijkheid

In de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens is vastgesteld dat mannen en vrouwen dezelfde rechten hebben. In de praktijk blijkt een dergelijke verklaring niet altijd voldoende te zijn. Vrouwen en meisjes zijn vaak nog achtergesteld ten opzichte van jongens en mannen.

Met de hashtags #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress laten we dit jaar onze stem horen. 

Dat is belangrijk, want ondanks dat wij het ontzettend getroffen hebben bij Rapid Circle, is dat helaas niet voor alle vrouwen wereldwijd het geval. Het komt namelijk nog te vaak voor, ook in Nederland, dat vrouwen minder betaald worden, minder serieus genomen worden, of in ‘oude rolpatronen’ worden geduwd. En om voor iedereen een situatie te realiseren waarin het niet uitmaakt welk geslacht er in je paspoort vermeld staat is #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress the only way to go.

Internationale Vrouwendag is nog niet de feestdag die het zou kunnen zijn, maar biedt aan de andere kant ook perspectief om stil te staan bij wat we allemaal al wél bereikt hebben. Hopelijk kunnen we door zoveel mogelijk (positieve en negatieve) verhalen te delen, elkaar inspireren te strijden voor vrouwenrechten. En hopelijk mogen we dan Internationale Vrouwendag ooit echt een internationaal feestje noemen!

IWD_2.JPG

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Een nieuwe werkplek: Kiest u voor private cloud of public cloud?

U wilt uw ICT meer een regierol geven? U wilt meer toegevoegde waarde voor ‘de business’, u wilt uw werkplek vernieuwen, snel, simpel, mobiel? U wilt stappen of stapjes maken naar digitale transformatie? Grote kans dat u wilt migreren naar de cloud, of al gemigreerd bent. Een groot aantal hebben de stap deels al gemaakt (bijvoorbeeld applicaties naar een SaaS model gebracht) of zijn actief plannen aan het maken om van hun verouderde (on-premise) ICT omgeving naar de Cloud te gaan. Naar de Cloud om ook afscheid te kunnen nemen van de verouderde legacy systemen die het businessproces vertragen. Maar welke route ernaartoe kiest u en voor welk type Cloud kiest u?


Gaat u voor een pure ‘lift-and-shift’ datacenter verhuizing, naar een nieuw datacenter van een ICT leverancier? Dit is voornamelijk het verplaatsen van verantwoordelijkheden, op basis van bestaande requirements. Dat kan een prima keuze zijn. Of slaat u deze tussenstap over en kiest u meteen voor optimalisatie met behulp van de public cloud? Een externe datacenter of een public cloud hebben beide voor- en nadelen. Afhankelijk van uw situatie en doelen, komt u tot een keuze. We delen graag 4 stappen die u hierbij kunnen helpen.

Meer dan 70% van de IT managers die we spreken is het er inmiddels wel over eens: de public cloud is de meest veilige, flexibele en kosteneffectieve oplossing. De volgende vier stappen helpen je snel op weg:

1. Learning. Wat zijn de verschillen, wat zijn de voor- en nadelen?

Om straks gefundeerde keuzes te kunnen maken heb je vooraf kennis nodig van de verschillende typen cloud. Wij onderscheiden hierin de Private Cloud, Hybrid Cloud en Public Cloud. In het kort zien wij private cloud als gewoon een ander datacenter en de Hybrid Cloud als een tussenstation in de route naar de uiteindelijke public cloud. We onderscheiden hier ook de mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en marktintroductietijd. Vooral de Public Cloud is voor de meeste van onze gesprekspartners nog onvoldoende bekend. Het is vooral bekend als ‘just another datacenter’, maar dan nog meer onzichtbaar. Maar met dezelfde VM’s en infrastructuur-elementen.

Het grote verschil zit hem echter in de toegevoegde waarde van alle bouwblokken, services en applicaties, klaar voor gebruik, waarmee u kunt optimaliseren, goedkoper kunt maken, innoveren en nieuwe dingen doen die nooit mogelijk waren. U kunt kortstondig heel veel laten uitrekenen zonder dat u vooraf hoeft in te kopen en bovenal, de veiligheid van Public Cloud is dermate hoog, daar wordt dermate veel in geïnvesteerd, dat veel grote multinationals inmiddels ervan overtuigd zijn dat zij of ICT leveranciers, niet zo goed voor security kunnen zorgen als bijvoorbeeld Microsoft.

Zorg ervoor dat u bekend bent met de technieken die u nu in huis heeft en waarom hiervoor gekozen is. Wat zijn de redenen dat bepaalde applicaties afhankelijk zijn  van ouderwetse technologie. Ook deze ‘legacy’-applicaties kunnen vanuit de Cloud aangeboden worden en op termijn worden gerationaliseerd.

 

2. Stel requirements op op basis van uw lange termijn doelstellingen, in plaats van op basis van de eisen van nu

Een ICT architectuur uit het verleden biedt geen garanties voor de toekomst. Wanneer u vooruit wilt, wilt innoveren en uw medewerkers altijd met de laatste technologie wilt laten werken, komt u tot een andere afweging dan wanneer u naar uw situatie nú kijkt en wat u nú weet wat hoe het bestaande verbeterd moet worden. Hoogstwaarschijnlijk komen daar veel nieuwe eisen bij komende jaren.

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een heldere strategie naar de optimale Cloud werkplek. Uw wensen van de toekomst komen voort uit elementen die u nu nog niet weet, maar ook uit uw organisatiedoelen of trends in de markt. In de zorg bijvoorbeeld zal de patient meer zelf doen, gaat hij verwachten dat diensten digitaal afgestemd kunnen worden en wordt zorgdragen voor zorg vaker aangevuld door digitale middelen. In manufacturing zullen u en uw concurrent snel stappen gaan maken op gebied van uitnutten van de hoeveelheid data en de mogelijkheden van IoT. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Deze komen voort uit nieuwe technieken en mogelijkheden zoals Smart Manufacturing, Agile Manufacturing, Autopilot manufacturing, 3D innovation en Zero Emission Manufacturing. Maar vooral ook uit uw organisatiedoelen en -strategie.

Het begint bij een analyse van de business en haar gebruikers; Wie zijn het, wat heeft men op dit moment nodig en hoe ziet de toekomst eruit? Aan de hand van deze gegevens, de huidige stand van ICT (assessment) en het beschikbare budget stel je een strategie op. Voor korte termijn (het laaghangende fruit) en voor de lange termijn. Hiermee ontstaat een roadmap die een helder zicht geeft op de te nemen stappen. Op basis van uw huidige situatie en legacy, op basis van uw wensen en eisen nu en op basis van toekomstige eisen, die we nu nog niet concreet weten.

 

3. Assessment van de huidige situatie en de impact van uw keuzes

Dit is het moment om uw huidige situatie in detail te onderzoeken, uw alternatieven te beschrijven en de technische voors- en tegens en afhankelijkheden in kaart te brengen. Wat is de impact van een verplaatsing, vernieuwing en verandering? Wat zijn de risico’s? Welke elementen moeten eerst geregeld worden voor een bepaalde stap gemaakt kan worden?

Onderdeel hiervan is een Cloud-readiness assessment. In dit assessment wordt er een inventarisatie gemaakt van de bestaande ICT omgeving. Met deze inventarisatie worden het applicatielandschap en de kritische componenten uit uw ICT omgeving overzichtelijk in in kaart gebracht. Deze gegevens helpen bij het vormgeven van de strategie/roadmap en in deze fase zal je ook de voordelen van de public Cloud gaan herkennen. Het helpt daarnaast goed bij het identificeren van de scope en geeft aan waar de zwaartepunten liggen en waar quick-wins te behalen zijn.  

Uiteindelijk heeft u een overzicht van de mogelijke keuzes, minimaal 3 (in ieder geval 1 Private Cloud, 1 Hybrid Cloud en 1 Public Cloud) en alle aspecten van de migratie daarnaartoe. Van kosten op gebied van operaties, migratie en beheer, tot de risico’s.

 

4. De business case en het draagvlak, de input voor de uiteindelijke keuze en aanpak voor migratie

Op basis van de informatie die vergaard is in de eerste 3 stappen, wordt de business case opgesteld, met een TCO en met ‘zachte’ benefits. De business case geeft antwoord op of de mogelijke keuzes aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen, passen binnen de organisatiestrategie, toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en gebruikers en risico’s met zich meenemen. De business case is ook de basis voor draagvlak, aangezien het uitgaat van de benefits voor de gebruiker en de doelen van de organisatie. Het is geen ICT feestje. Hoe breder de nieuw oplossing gedragen wordt, hoe meer kans op succes je zult hebben.

 

Van keuze tot implementatie

Rapid Circle kan helpen met het nemen van deze stappen, het maken van de assessment en de business case. We kunnen dat op alle vormen van cloud doen, maar u kunt ons ook vragen een second opinion te doen, bijvoorbeeld alleen op de mogelijke keuze voor Public Cloud. We zien vaak dat vele aspecten niet meegenomen worden door traditionele adviesbureaus bijvoorbeeld, waardoor niet een compleet beeld ontstaat.

Maar het mag duidelijk zijn, wij zijn fan van de vooruitgang. In genoeg gevallen is een tussenstap (Private cloud) een goed idee, bijvoorbeeld wanneer u nog veel teveel en te zware verouderde legacy applicaties heeft. Maar als die te overzien zijn en u al stappen gemaakt heeft richting SaaS, is de kans groot dat u op een hybride cloud of Public Cloud uit zult komen. Zeker als u uitkijkt naar een toekomst vol opportunities, met het vizier op vooruitgang, in kleine stappen, met een ICT platform dat u maximaal ondersteunt om sneller te kunnen reageren dan uw concurrent.

Meer weten? Neem contact op met Erik-Jan Frieser

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.

In 5 stappen naar een slimme Cloud werkplek

De Cloud: zijn we er de afgelopen jaren met z'n allen gebruik van gaan maken. Je e-mail en je apps komen er vandaan, je slaat er zonder enige moeite je gemaakte foto's en filmpjes op, je muziek staat allang niet meer in de kast en een film of serie kijk je wanneer dat jou uitkomt. Snel en zonder gedoe gebruik je op jouw pc, mobiel of tablet precies datgene wat je nodig hebt. Niet meer en niet minder en het liefst met zo weinig mogelijk kosten.

 

Ook organisaties zijn zich steeds bewuster van deze ontwikkeling. De afgelopen decennia heeft IT zich binnen veel organisatie ontwikkeld van een handig hulpmiddel tot een kostbaar, ingewikkeld en log instrument. Inmiddels zijn we er wel achter dat we door middel van digitaal werken makkelijker, sneller, beter en efficiënter kunnen werken. Maar hoe gaan we nou terug naar de essentie van wat IT voor jouw organisatie betekent en hoe richt je hier vervolgens een slimme werkplek op in? En hoe zorg je ervoor dat je slimme werkplek ook slim blijft? In dit artikel behandelen we de vijf stappen naar een slimme werkplek.

 

Stap 1: terug naar de kern

De slimme werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie en moderne generaties medewerkers aan. Hij beweegt mee met waar de organisatie naartoe gaat en past zich aan de gebruiker aan. Het is een werkplek die de gebruikers precies datgene biedt wat ze nodig hebben: bedrijfsspecifieke applicaties en een prettige, efficiënte en effectieve manier om te communiceren en informatie te delen. En altijd up-to-date én veilig.

Om te bepalen hoe deze werkplek er functioneel per medewerker uitziet is het van belang eerst de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Het gaat in deze stap niet om wat je ze aan IT middelen gaat dwingen te gebruiken, maar veel meer om in kaart te brengen wat ze écht nodig hebben. Terug naar de kern van je bedrijfsproces en het helder hebben van de behoeftes en typen werknemers is de eerste stap.

 

Stap 2: zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een goed stappenplan naar de slimme werkplek. Het definiëren van duidelijke doelen is de voorwaarde om ook daadwerkelijk stappen te kunnen maken. Het is daarom belangrijk de huidige stand van ICT en de toekomst van de business én benodigde digitale transformatie in kaart te brengen. Met deze gegevens en de uitkomsten van stap 1 ontstaat de basis van een roadmap. Wees er scherp op dat er een concreet uitvoerbaar stappenplan komt, logisch en desnoods onderverdeeld in subgroepen. Op deze manier onderscheid je het 'laag hangende fruit' van de complexe onderdelen.

 

Stap 4: kies je Cloudtechnologie

Het mooie van de tijd waarin we leven is dat we voor het faciliteren van de slimme werkplek gebruik kunnen maken van Cloud-technologie. Dit levert een aantal voordelen op:

1.       De basis is eenvoudig geworden; ICT infrastructuur neem je als dienst af

2.       Je kunt slagvaardig inspelen op veranderingen; alle capaciteit is op afroep beschikbaar

3.       Kosten van ICT worden inzichtelijk; je betaalt naar gebruik

4.       Je IT organisatie kan zich volledig focussen op functionaliteit

 

Door de afgelopen jaren heen heeft de term Cloud verschillende betekenissen gekregen. Om hierin kort te zijn, voor ons  betekent Cloud de public Cloud. ICT omgevingen gehost vanuit een private datacenter (private Cloud) genieten lang niet alle voordelen die de public Cloud biedt. Nu overgaan van een on-premise situatie naar de private Cloud betekent vaak niet meer dan een geoptimaliseerde 'lift and shift'-actie en maakt dat je binnen drie tot vijf jaar weer kunt migreren naar een nieuw platform. Kies daarom met behulp van je roadmap uit stap 3 voor welke Cloudtechnologie gaat en waar je het voor gaat inzetten.

 

Stap 5: Leer en blijf vooruitgaan

Het succes van een slimme werkplek hangt grotendeels van twee factoren af, namelijk hoe slim je werkplek daadwerkelijk is en in hoeverre de medewerkers er dus gebruik van maken. Doe je de voorgaande vier stappen goed dan ben je al een flink eind op weg. Om alle gebruikers snel op weg te helpen is het van belang dat je ze doorlopend goed leert werken met de slimme werkplek en dat daarmee uiteindelijk de nieuwe manier van werken opgepakt wordt. We noemen dit ook wel adoptie. Adoptie vindt voornamelijk plaats op gebruikersniveau.

Omdat de wereld van IT continu in ontwikkeling is zal je ook doorlopend moeten blijven monitoren waar nieuwe technologische kansen liggen om je bedrijfsproces nog beter te maken. Zorg ervoor dat je het signaleren van nieuwe technologie goed inregelt, met Cloud kun je immers ontzettend snel schakelen op nieuwe ontwikkelingen waardoor je slimme werkplek ook slim blijft!

 

What's next

Cloud technologie levert voordelen, maar je pakt ze niet zomaar. Daar waar ICT voorheen vooral werd gedreven door de (on)mogelijkheden van hard- en software gaan we nu toe naar ICT gebaseerd op duidelijke behoeftes.

Functionaliteit gericht op het businessproces, de gebruiker en je klant. Het aanbieden van een werkplek met daarop een overschot aan applicaties en functionaliteit en vervolgens met minimale training hopen dat iedereen ermee gaat werken zoals het bedoelt was is niet meer. Het gaat niet meer om het maar kunnen aanbieden van die remote desktop aan iedere gebruiker, die technologie is kostbaar, levert bij veel gebruikers onvrede op (want veelal traag) en in veel gevallen niet eens nodig. Het gaat er veel meer om werknemers totaal onafhankelijk van hun locatie, apparaat of tijdstip productiever te laten worden en meer uit zichzelf te halen. Het gaat om slim en efficiënt samenwerken, over afdelingen en teams, wereldwijd en los van alles wat 'moet'.

 

Samengevat

Deze vijf stappen helpen je naar de volgende stap:

1.       Terug naar de kern

2.       Zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

3.       Werk naar een uniforme gestandaardiseerde werkplek

4.       Kies je Cloudtechnologie

5.       Leer en blijf ontwikkelen

 

Doe je dit zorgvuldig dan ben je goed op weg een slimme werkplek te creëren die waarde toevoegt aan je bedrijfsproces en medewerkers het beste en meer uit zichzelf laat halen.

 

Rapid Circle heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties naar de slimme Cloud werkplek gebaseerd op Microsoft technologie. Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op onze site: www.rapidcircle.com/nl/

 

Windows Update for Business configuratie via Group Policy

Windows as a Service is de nieuwe manier om Windows 10-apparaten bij te werken. In Windows 10 bevatten nieuwe functie-updates en kwaliteitsupdates de inhoud van alle voorgaande updates.

Dit houdt in dat, wanneer de nieuwste update geïnstalleerd is, het zeker is dat de Windows 10-apparaten volledig zijn bijgewerkt. In tegenstelling tot eerdere versies van Windows, wordt nu de volledige update geïnstalleerd in plaats van een onderdeel van een update.

 

Met Windows Update for Business wordt updatebeheer vereenvoudigd, zodat er geen afzonderlijke updates voor groepen apparaten goedgekeurd hoeft te worden. Hierbij kan er nog steeds risico's in de omgeving beheerd worden door een strategie voor update-implementatie te configureren.

 

Type updates

Windows Update for Business biedt drie soorten updates voor Windows 10-apparaten:

  • Feature-updates: Feature-updates bevatten niet alleen veiligheids- en kwaliteitsrevisies, maar ook belangrijke toevoegingen en wijzigingen van functies; ze worden halfjaarlijks vrijgegeven.
  • Kwaliteitsupdates: dit zijn de traditionele updates van het besturingssysteem, ze worden meestal op de tweede dinsdag van elke maand vrijgegeven.
    Deze updates bevatten drivers, beveiligingsupdates, kritieke updates.
    Windows Update for Business beschouwt ook niet-Windows-updates (zoals die voor Microsoft Office of Visual Studio) als kwaliteitsupdates. Deze niet-Windows-updates staan bekend als Microsoft-updates en apparaten kunnen optioneel worden geconfigureerd om dergelijke updates samen met hun Windows-updates te ontvangen.
  • Non-deferrable updates: Dit zijn de antimalware en antispyware definitie-updates van Windows Update, momenteel kunnen deze niet worden uitgesteld.

 

Servicing channels

Om zich aan te passen aan de nieuwe methode voor het leveren van feature updates en kwaliteitsupdates in Windows 10, introduceert Microsoft het concept van service channels (kanalen) om klanten in staat te stellen aan te geven hoe vaak individuele apparaten worden bijgewerkt.

Er kan gekozen worden uit 3 service channels:

  • Het Windows Insider-programma biedt organisaties de mogelijkheid om de nieuwste versies, die nog niet vrijgegeven zijn aan het algemene publiek, te testen en feedback te geven.
  • De Semi-Annual Channel biedt nieuwe functionaliteit twee keer per jaar aan; de zgn. feature updates. Organisaties kunnen kiezen wanneer updates uit het semi-annual channel worden geïmplementeerd. 
  • De Long Term Servicing Channel is ontworpen om alleen te worden gebruikt voor gespecialiseerde apparaten (die meestal geen Office uitvoeren), zoals medische apparatuur of PIN automaten. Apparaten in deze channel ontvangen ongeveer elke drie jaar nieuwe feature updates.

 

Update ringen

Een update ring bevat een aantal instellingen waarin is geconfigureerd wanneer en hoe Windows 10-updates worden geïnstalleerd.

Men kan het volgende configureren:

  • Windows 10 Servicing Channel: Welke groepen apparaten ontvangen updates van de Semi-annual channel (Targeted) of van de Semi-annual channel.
  • Instellingen voor uitstel: configureer instellingen voor het uitstellen van updates om de installatie van updates voor groepen apparaten uit te stellen. Dit kan per type update geconfigureerd worden.
  • Onderbreken: stel de installatie van updates uit als u op enig moment tijdens de implementatie van de updates problemen ontdekt.

 

Voorbeeld configuratie

Globaal overzicht

In onderstaand figuur wordt een voorbeeld Windows Update for Business architectuur schematisch weergegeven.

image001 (1).jpg

 

De configuratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Windows Update; cloud service
  • Functionaliteiten geboden vanuit Active Directory
    • GPOs
  • Instellingen geconfigureerd via GPOs
  • De windows 10 clients

 

Configuratie details

De details van de Windows Update for Business ringen configuratie wordt schematisch in onderstaand figuur weergegeven.

image002 (1).jpg

 

Er zijn drie ringen geconfigureerd, waarin verschillende groepen computers worden geconfigureerd.

  1. In ring 1 zitten de computers die meteen nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  2. In ring 2 zitten de computers die na een week tot twee weken nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  3. In ring 3 zitten de computers van de rest van de organisatie, de kwaliteitsupdates worden 2 weken tot een maand nadat Microsoft deze heeft uitgegeven, geïnstalleerd. Feature updates worden geïnstalleerd na 4 maanden (ongeveer) wanneer Microsoft deze updates als Semi-annual channel heeft gekenmerkt.

 

In onderstaande tabel worden de drie ringen in detail beschreven.

Capture3.JPG

 

GPOs

Er zijn 3 verschillende GPOs aangemaakt die de 3 vershillende update rings voorstellen.
Deze GPOs zijn gekoppeld aan een OU. De GPOs worden toegepast op basis van AD security group lidmaatschap.

Capture4.JPG

 

 Onderstaand een aantal screenshots van de WUFB-RING1-EA GPO als voorbeeld.

image003 (1).png
image004 (1).jpg
image005 (1).jpg

Zorg op afstand met Skype for Business

Zorg verlenen aan chronisch zieken

Patiënten met een chronische ziekte zoals Diabetes, hartfalen of COPD moeten regelmatig naar het ziekenhuis voor controle. Tijdens deze periodieke bezoeken worden bloeddruk, hartslag, gewicht en glucose gemeten. Vaak blijkt alles in orde te zijn en was een bezoek overbodig geweest. Voor sommige patiënten is een bezoek zelfs zo intensief dat de arts de patiënt aan huis bezoekt. In een tijd van bezuinigingen in de zorg is dit zeer tijdrovend en kostbaar. Nu blijkt dat dit middels ondersteuning van de juiste ICT middelen veel efficiënter kan.

 

Zorg op afstand

Stel de patiënt kan de benodigde metingen thuis verrichten en deze middels een app of handmatige invoer doorgeven aan het ziekenhuis. Met deze gegevens krijgt de arts een goed beeld van de patiënt en kan pro-actief acteren als de metingen afwijken. Maar hoe een patiënt zich daadwerkelijk voelt dat kan niet worden gemeten. Daarvoor is wil de arts de patiënt zien. Dankzij beeldbellen kan dit nu op afstand zodat de zowel de arts als de patiënt op hun eigen locatie kunnen blijven. De arts stelt een aantal tijdslots ter beschikking aan de patiënt waaruit hij/zij een keuze kan maken. Vlak voor de afspraak meld de patiënt zich met zijn PC, tablet of telefoon aan en komt in een virtuele wachtkamer terecht. Zodra de arts klaar is voor de afspraak wordt de verbinding geactiveerd. Na afloop van het consult wordt de verbinding verbroken.

 

pmjr.png

 

Voordelen

Zorg op afstand heeft voor zowel de zorginstelling als voor de patiënt vele voordelen. Zorginstellingen kampen in de huidige situatie met forse bezuinigingen. Door zorg op afstand te verlenen krijgt de arts beter inzicht in de situatie van de patiënt en zijn aandoening. Daardoor is het minder frequent noodzakelijk om de patiënt voor een controle te zien. In plaats daarvan kan er een consult op afstand worden gepland. Dit levert de arts veel tijdwinst op. Voor de patiënt betekent dit minder reizen naar het ziekenhuis, en meer controle op de ziekte waardoor er accurater kan worden ingegrepen en complicaties kunnen worden voorkomen.

 

Beeldbellen met Skype for Business

Rapid Circle heeft een beeldapp ontwikkeld gebaseerd op Skype for Business van het Microsoft cloud platform. De app kent functionaliteiten zoals een virtuele wachtkamer, tonen van plaatjes en documenten gedurende het gesprek en geeft inzicht in spreekuren en beschikbaarheid van een arts of specialist. Er is veel aandacht besteed aan beveiliging en privacy. De verbinding wordt beveiligd opgezet en na het beëindigen van de verbinding kan de patiënt niet meer verbinding maken zonder een nieuwe afspraak te plannen. Grote voordeel is dat de patiënt middels de Skype for Business app in de appstore of via een webbrowser gebruik kan maken van de beeldbelapp. Licenties zijn hierdoor aan patiënt zijde niet nodig. De webapp werkt op alle ‘devices’ en platformen.

 

Bronnen:

https://www.gezondheidsnet.nl/specialisten/zorg-op-afstand

https://dutchitchannel.nl/576202/zorgorganisatie-pameijer-gebruikt-beeldbeloplossing-applicatie-van-skype-voor-bedrijven.html

D365 for Talent: Digitale Transfromatie in HR

Microsoft brengt digitale transformatie naar HR processen. En dat werd tijd ook, want HR processen zijn in de digitale werkplek die Office365 en Dynamics365 biedt lange tijd onderbelicht gebleven. Met de komst van D365 for Talent heeft Microsoft een prachtige toevoeging gedaan op het platform. Een prachtige D365 suite met HR apps boordevol functionaliteit en geïntegreerd met O365 en Linkedin.

Wij hebben als een van de eerste Dynamics Partners, de functionaliteit die D365 biedt niet alleen bekeken maar ook geïmplementeerd! Vanaf begin volgend jaar zal ons eigen HR proces volledig “Digitaal Getransformeerd” zijn. In deze blog nemen we de functionaliteit onder de loep en geven we en inkijk in de mogelijkheden van deze geheel nieuwe maner van werken in HR!

Aan de basis van D365 for Talent ligt de razendsnelle digitalisering van processen en het daarmee samenhangende veranderende gedrag van kandidaten en nieuwe medewerkers. Digitale transformatie heeft snel en zeer zeker invloed op HR processen. HR afdelingen kunnen niet meer volstaan met een lijstje kandidaten met een bepaalde skillset en ervaring. Als organisatie willen we, nee moeten we zelfs nieuwe medewerkers actief zien te vinden, de juiste selecteren, aan ons verbinden en ze snel thuis laten voelen binnen de organisatie. En dit alles met snelheid, gemak en een uitstraling die er voor zorgen dat kandidaten en medewerkers zich van meet af aan verbonden voelen! D365 biedt het allemaal

D365 for Talent kent voldoende functionaliteit om het gehele HR proces te ondersteunen, van instroom tot uitsroom, of in goed Engels: ‘from hire to retire’:

  • Twee aparte apps om het Attract (selectie) en OnBoard proces te ondersteunen;
  • Een (core) Human Resource module te ondersteuning van diverse medewerker processen;
  • Een medewerker zelf service portaal;
  • Een portaal voor individuele kanditaten

Het mooie van D365 is dat het slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die het Microsoft platform biedt: snelle en eenduidige communicatie door middel van portals, planningsverzoeken in de agenda’s  van kandidaten en interviewers om snel en zonder mistverstanden tot afspraken te komen. Door het gebruik van portals ligt informatie eenmalig vast en heeft iedereen inzicht in de juist informatie op het juiste moment. De kandidaat ziet op zijn eigen portal informatie,  voortgang en status van zijn proces, interviewers hebben altijd toegang tot de laatste informatie.

Zijn kandidaten goed genoeg bevonden, dan worden ze direct het onboarding proces ingeleid. Door middel van templates wordt , ook weer via een portaal, veel informatie gedeeld. Niet alleen een  welkomst document, maar ook concrete afspraken in de eerste weken, taken en connectie met toekomstige collega’s. Alles met als doel om de instroom en Onboarding soepel te laten verlopen.

Zijn kandidaten gewaardeerde collega’s geworden, dan biedt de core Human Resources functionaliteit voldoende mogelijkheden tot het ontwikkelen van zijn of haar specifieke talenten. Met functionaliet voor het vastleggen van persoonlijke KPI’s. Uiteraard is de core HR omgeving voorzien van vele oeverzichten en dashboards, waarbij de koppling met PowerBI duidlijke zichtbaar is.

Geïnteresseerd wat D365 for Talent voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Jeroen Beelen via Jeroen.Beelen@RapidCircle.com

Van informatie naar kennis: Zes dingen die je vooral niet moet bij het overdragen van kennis bij een IT verandering.

Bij IT veranderingen zien we steeds meer organisaties die hun medewerkers willen en ook gaan trainen. Adoptie d.m.v. trainingen, instructiemateriaal en ambassadeurs of key-users is inmiddels steeds vaker onderdeel van een project. Helemaal top vinden wij!

Echter, de plank net een beetje misslaan is hierbij best wel makkelijk. Je moet op best veel letten en sommige super goed bedoelde keuzes kunnen vaak net niet optimaal uitpakken. Om adoptie en kennisoverdracht zo succesvol mogelijk te maken, en een aantal simpele valkuilen te voorkomen, hebben we een aantal no-go’s opgesteld rondom het trainen van medewerkers bij bijvoorbeeld een Office 365 implementatie. Let wel, de zes punten zijn misschien wel wat zwart/wit gesteld, en in sommige situaties moet vanuit haalbaarheid of organisatorisch oogpunt toch gekozen worden voor een of meerdere ‘no-go’s’. Dat snappen we!

 

1. Instructiemateriaal beschikbaar stellen

Dit klinkt misschien raar, maar wat je niet wilt bij het trainen van je medewerkers is het ‘beschikbaar stellen’ van instructiemateriaal. Je wilt namelijk niet dat mensen zelf op zoek moeten of dat ze hun instructievideo’s of handleidingen zelf moeten ‘halen’. Want dan gebeurt het minder vaak dan je zou willen.

Wanneer medewerkers even tussen hun werk en de lunch door moeten leren werken met een nieuwe tool, dan zorgt de ‘waan van de dag’ er vaak voor dat het niet gebeurt. Ook als ze wel graag willen en overtuigd zijn van de toegevoegde waarde. Mensen zoeken vervolgens het instructiemateriaal niet op. Daarnaast, als de nieuwe tool wordt uitgeprobeerd zonder handleiding en een medewerker snapt iets niet, dan werken ze vaak gewoon op de oude manier verder als deze nog beschikbaar is. En dan is daarna nog een tweede poging wagen vaak erg onaantrekkelijk… Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan is dan het motto. De beste manier om dit probleem te tackelen is op een proactieve manier hulp en handleidingen aan te bieden. Dus niet ‘beschikbaar stellen’, maar ‘gaan brengen’. Deze kennis-bezorgdienst kan op een aantal manieren worden vormgegeven:

  • Materiaal geprint uitdelen. Dit gaat vaak tegen de filosofie van de digitale werkplek in, maar duwt de medewerkers uiteindelijk wel de goede richting op. Dit materiaal kan op verschillende manieren worden vormgeven, van posters bij het kopieerapparaat tot aan muismatten of geplastificeerde kaarten in de lunchruimte.
  • Zorgen voor een collega (in de vorm van een key-user) die actief gaat rondvragen of iedereen al werkt op de nieuwe manier en of ze hulp nodig hebben. Als er dan vragen zijn waarop medewerkers zelf het antwoord niet zoeken, maar wel stellen aan een van hun collega’s bereik je dus je doel. Een vraag stellen aan een collega met verstand van zaken zorgt ook meteen voor het juiste antwoord, waardoor men minder snel afhaakt.
  • Een mailing met elke keer een nieuwe video.
  • Blijven aanstippen bij overleggen.

 

2. Key-users verplichten key-user te zijn

Dit klinkt misschien als een open deur, maar wanneer iemand zichzelf kán aanmelden als key-user en zich ook echt aanmeld, dan is deze persoon vaak een betere/meer gecommitteerde key-user dan als hij/zij was aangewezen. Intrinsieke motivatie om een nieuwe tool zoals Office 365 in de organisatie te laten slagen zorgt toch wel echt voor ‘the extra mile’. Deze persoon maakt makkelijker tijd, voelt zich meer eigenaar van het ‘probleem’ en voelt zich verantwoordelijker voor het bereiken van de doelen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar dat maakt dit de regel.

3. Trainingen vrijblijvend maken

Waar key-users zichzelf moeten aanmelden, werkt training juist het beste als deze verplicht is. Wanneer training niet verplicht is, melden alleen die mensen zich aan die het óf sowieso al interessant vinden, óf er al mee werken, óf de ‘early adopters’. De medewerkers die vaak juist de training nodig hebben negeren dit vaak liever en gaan liever op de oude weg door. Degene die hun eigen niveau overschatten en de sceptici, die melden zich vaak niet aan voor een training over een tool die ze niet willen gebruiken. Erg jammer, want zo is er een gelegenheid minder om deze mensen te laten zien en vooral ervaren hoe handig de tool is en hoeveel ze eraan kunnen hebben.

4. Trainingen niet toespitsen op doelgroepen

Dit is niet per se een harde no-go, maar training werkt wel beter als collega’s van dezelfde afdeling of vanuit dezelfde rol in één training zitten. Zo hoef je de training maar praktisch te maken voor één doelgroep in plaats van vier of vijf.

Want wat training zo succesvol maakt, is wanneer medewerkers inzien hoe ze de tool in de praktijk kunnen gebruiken. Als je voor de hele groep in één keer kunt laten zien hoe zij OneNote nou het makkelijkste kunnen inzetten, of hoe Teams voor hun het beste ingericht kan worden, dan hoef je maar 1 situatie te schetsen en herkent iedereen zich hierin. Wanneer je én aan een groep directeuren én aan een groep administratief medewerkers tegelijk moet uitleggen hoe OneNote voor hen nou het beste werkt is de helft van de training niet relevant voor beide groepen.

5. Training niet toespitsen op niveau

Simpel feit: niet iedereen leert even snel, en niet iedereen heeft hetzelfde startpunt. Om de training zo nuttig en navolgbaar te houden voor iedereen is het een goed idee om te differentiëren op niveau.

Om medewerkers in te delen op die niveaus is mijn advies om een objectieve enquête aan die aan het einde van de test met een indeling komt. Mensen hebben er namelijk een handje van zichzelf te overschatten of te onderschatten. En de manager weet niet altijd dat Wim ’s avonds in z’n vrije tijd in het buurthuis computerles geeft, of dat Milan eigenlijk nog niet eerder heeft gehoord van Office 365..

6. Een one-off ‘training’ zien als training

Dit klinkt misschien gek, maar een training die je 1x geeft is eigenlijk geen training te noemen. Ja, je legt uit hoe dingen werken; en ja, je laat de deelnemers oefenen en proberen, maar.. “Mensen onthouden maar 10% van wat ze horen. Van wat ze lezen 20%, van wat ze doen 50% en van wat ze zelf ontdekken 100%”.

Met andere woorden, wanneer ik in een training uitleg hoe Office 365 werkt, onthouden de deelnemers maar 10%. Laat ik ze oefenen onthouden ze misschien de helft. Maar waar het pas echt interessant wordt is daarna… Daarna gaan ze ontdekken, proberen en ervaren hoe Office 365 in hun voordeel kan werken. Met andere woorden, als ik één keer een ‘training’ geef, is dat veel meer een inspiratiesessie. Ik hoop altijd dat mensen onthouden dát Office 365 heel handig kan zijn, dat ze het moeten gaan proberen en misschien ook een aantal praktische situaties in hun hoofd hebben waarin ze Office 365 kunnen gebruiken. Ik verwacht ab-so-luut niet dat ze elk knopje weten terug te vinden en dat ze meteen na de training op de nieuwe manier kunnen werken.

Om de kennis die men heeft opgedaan in de training te verankeren in de ‘waan van de dag’ erna heb je een aantal dingen nodig:

  • Meer training! Dan veranderd de inspiratiesessie namelijk in training. Bij herhaling, toepassing en proberen zal langzaam meer blijven hangen.
  • Instructiemateriaal verspreiden! Als deelnemers wel de context hebben onthouden, maar niet de knopjes, dan helpt instructiemateriaal waar ze deze knoppen eenvoudig op terug kunnen vinden.
  • Key-users! Informatie wordt pas kennis door bijvoorbeeld de inzet van vrijwillig aangemelde collega’s die hun collega’s er weer op wijzen waarom Office 365 handig is, en in welke praktische situatie, en dan ooook nog kan uitleggen hoe het werkt (eventueel ondersteund door instructiemateriaal).

 

Aandachtspunten

Naast deze zes no-go’s zijn er nog een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opzetten van training, namelijk:

  • Maak de training niet te lang. Beter een paar keer een korte sessie dan een keer lange sessie. Dan weet je namelijk zeker dat mensen hun aandacht en concentratie verliezen.
  • Niet te veel stof en onderwerpen in één sessie, zeker niet als dit nieuwe stof is.
  • Niet te veel tijd tussen de verschillende sessies. Als je een maand na de eerste sessie de tweede sessie hebt, dan is de kans aanzienlijk dat de trainer de hele eerste sessie moet herhalen, aangezien iedereen alles is vergeten.
  • Zorg er voor dat de technische randvoorwaarden op orde zijn! Lijkt een kleine moeite, maar dit is écht cruciaal. Werken alle computers/laptops? Kan iedereen inloggen? Heeft iedereen toegang tot alle programma’s? Heeft iedereen de juiste licentie?

Het is voor de kennisoverdracht dus best wel een beetje belangrijk dat de training goed is ingericht en voorbereid en dat de andere manieren om kennis over te dragen goed zijn georganiseerd. Maar hoe goed je de training ook inricht en hoe goed het instructiemateriaal ook is… daarna begint het pas. Informatie moet kennis worden, en kennis uiteindelijk bepaald gedrag. Die transitie moet gestimuleerd worden, want deze gaat niet vanzelf!

Binnen de adoptiestrategie van Rapid Circle wordt veel aandacht besteed aan de verandering van gedrag die samengaat met de implementatie van een nieuwe IT oplossing. Wil je hier een keer over sparren? Neem dan contact op met Nicole Smits of Hanneke Pastoor.

 

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

AVG – wet- & regelgeving: Wat te doen?

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

25 mei 2018 komt steeds dichterbij. Dat is de datum waarop organisaties door klanten en medewerkers juridisch kunnen worden aangesproken op de naleving van de AVG, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit is een Europese privacy verordening waarvoor organisaties 2 jaar de tijd hebben gekregen om zich voor te bereiden. De AVG is namelijk in mei 2016 in werking getreden.

De AVG is gericht op de privacybescherming van natuurlijke personen (jij en ik) en geldt voor alle organisaties, in het bedrijfsleven en alle overheidsinstanties.

Naast de AVG zijn geldt voor alle organisaties de meldplicht datalekken (sinds januari 2016). Voor zorgorganisaties geldt al jaren de NEN7510 norm. Deze norm wordt gezien als een vrij strenge norm voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Het wordt ook gebruikt door de Inspectie in de GezondheidsZorg (IGZ) om de informatiebeveiliging van zorgorganisaties te toetsen.

Waarom is er op dit moment zoveel te doen rondom de AVG? Met de komst van de AVG krijgt de “gewone” burger voor het eerst een juridisch instrument in handen om de bescherming van zijn of haar persoonlijke gegevens af te dwingen. Daarbij komt dat bij veel organisaties pas nu het besef van de impact van de AVG op de bedrijfsvoering goed doordringt. Zij voelen de druk groter worden om op een professionele wijze om te gaan met gegevens van klanten en medewerkers. Mede ook omdat het spannend wordt of consumenten en medewerkers ook daadwerkelijk organisaties juridisch zullen gaan aanspreken op naleving van de AVG.

Een andere bijzonderheid is dat de AVG naast privacybescherming nog een aantal aanvullende rechten verschaft aan natuurlijke personen, die echt nieuw zijn. Hieronder zijn deze rechten opgesomd, ten aanzien van de eigen persoonsgegevens:

  • Recht op toegang;
  • Recht op controle en verbetering;
  • Recht op een kopie;
  • Recht om vergeten te worden (wissen);
  • Recht op duidelijke instemming voor gebruik;
  • Recht op transparantie over het gebruik;
  • Recht op eenvoudige doorgifte naar andere partijen;
  • Recht op kennisgeving bij ongeoorloofd gebruik of lekken.

Wat te doen?

Door de Autoriteit Persoonsgegevens is een 10 stappenplan beschreven waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op de AVG. Dit stappenplan is opgenomen in dit blog. Daarnaast bestaat voor de NEN7510 norm een checklist, die als controlemiddel kan dienen, om vast te stellen of uw organisatie adequate technische maatregelen heeft genomen om persoonsgegevens van klanten en medewerkers te beveiligen. Deze checklist hebben we vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

 

10 Stappenplan

Stap 1: Bewustwording - Aanpassen huidige processen, diensten en goederen.

Stap 2: Rechten van betrokkenen - recht op inzage, recht op correctie en verwijdering, recht op dataportabiliteit.

Stap 3: Overzicht verwerkingen - Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Documentatieplicht.

Stap 4: Privacy Impact Assessment (PIA) - Verplicht PIA uit te voeren bij waarschijnlijk hoog privacyrisico.

Stap 5: Privacy by design & privacy by default - Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Privacy by default houdt in dat standaard, alléén persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn.

Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (Privacy Officer) aan te stellen.

Stap 7: Meldplicht datalekken - Je moet alle datalekken documenteren.

Stap 8: Bewerkersovereenkomsten - Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw leveranciers nog steeds toereikend zijn.

Stap 9: Leidende toezichthouder Heeft jouw organisatie vestigingen of vinden gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten plaats?  Dan hoef je onder de AVG maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen.

Stap 10: Toestemming Voor sommige vormen van gegevensverwerking heeft je organisatie toestemming nodig van de betrokkenen. Aangetoond dient te kunnen aantonen worden dat toestemming van betrokkene is verkregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Het volledige 10 stappenplan is gepubliceerd op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens en is hier te vinden.

 

NEN7510 Checklist

Om je concrete handvatten te bieden voor het bereiken van een adequate beveiliging van persoonsgegevens hebben we de NEN7510 checklist vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

  • Gebruik van een gescheiden omgeving voor ontwikkeling en testdoeleinden;
  • Gedegen bescherming tegen virussen en malware;
  • Bescherming van mobiele apparaten tegen onbevoegd gebruik;
  • Bescherming van elektronische berichtuitwisseling:
    • Encryptie en aanvullende (toegangs)beveiliging van e-mailberichten;
    • Aanvullende (toegangs)beveiliging van documentuitwisseling;
    • Encryptie van communicatie tussen informatiesystemen.
  • Audit-log van activiteiten van gebruikers, uitzonderingen en beveiligingsgebeurtenissen;
  • Procedure voor het registreren en afmelden van gebruikers (accountbeleid);
  • Wachtwoordbeleid (afdwingen sterke wachtwoorden en periodiek wijzigen van wachtwoorden);
  • Autorisatie tot alleen die informatie(systemen) waarvoor de medewerkers specifiek bevoegd zijn;
  • Gebruik van een unieke identificatiecode voor persoonlijk gebruik;
  • Multi Factor Authenticatie voor informatiesystemen, die cliëntgegevens verwerken;
  • Beveiligingsmaatregelen ter bescherming van draagbare computers en communicatie-apparatuur.

 

Hoe weet ik hoe mijn organisatie ervoor staat?

Om antwoord te gegeven op deze vraag biedt Rapid Circle in samenwerking met Microsoft het AVG Assessment gratis aan. Op basis van een uitgebreide checklist helpen wij je de gereedheid van de medewerkers, processen en technologie met betrekking tot de AVG te evalueren. Vervolgens doen we op basis van de uitkomsten aanbevelingen naar geschikte oplossingen om jouw organisatie klaar te stomen voor de AVG.

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Beveiligen en beperken van toegang tot Office 365 met aangepaste AD FS claimrules

3.1.png

Samen met onze klanten zijn we hard aan het werk geweest om toegang tot Office 365 workloads te beveiligen, zoals Exchange Online. In dit specifieke artikel willen we graag onze kennis delen over hoe toegang beperkt kan worden tot Exchange Online, specifieke netwerken en specifieke protocollen.

Eén van onze klanten gebruikte MobileIron voor het beveiligen van mobiele devices en wilde graag deze MDM oplossing integreren met Office 365.

Het lastige aan het beveiligen van toegang tot Exchange Online met MobileIron is dat MobileIron Sentry servers specifieke IP adressen vereisen naar Exchange. Zoals je je wel kunt voorstellen, de altijd veranderende Office 365 Cloud (met al zijn IP adressen) maakt het erg moeilijk om aan deze eis te voldoen. We moesten dus een andere technologie gebruiken, los van MobileIron, voor het beperken van de toegang tot Office 365.

We hebben er voor gekozen om aangepaste claimrules in AD FS te implementeren. De omgeving waar we deze oplossing voor hebben gebouwd was een AD FS 2016 farm. In deze nieuwe versie in AD FS zijn er verschillende veranderingen in hoe aangepaste claimrules worden gemaakt. AD FS 2016 gebruikte standaard Acces Control Policies en met deze policies was het niet mogelijk om zulke aangepaste claimrules te maken. Dus, voordat we gaan beginnen, gaan we eerst uitleggen hoe we in de oude situatie claimrules maakten.

  1. Log in op één van de AD FS servers
  2. Start PowerShell en voer deze commando’s uit
    1. $ADFSRpt = Get-AdfsRelyingPartyTrust -Name “Microsoft Office 365 Identity Platform”
    2. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -AccessControlPolicyName $null
    3. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules $null
    4. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules ‘@RuleName = “TEMP RULE” exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D) => issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”,Value = “true”);’
  3. Open de AD FS Management Console
  4. Navigeer naar “Relying Party Trusts” en selecteert de Office 365 relying party trust.
  5. Klik op “Edit Access Control Policy” in het rechter menu, om het oude menu te vinden om “Issuance Authorization Rules” te configureren
  6. Verwijder NIET de “TEMP RULE’ en sluit het venster niet.
3.2.png

Vanaf hier komt het coole gedeelte, wat eigenlijk gaat om het beperken van specifiek verkeer en protocollen in toegang tot specifieke netwerken, bijvoorbeeld SMTP of EWS verkeer.

Beperken van ActiveSync Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we ActiveSync verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.ActiveSync”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van IMAP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we IMAP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Imap”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van SMTP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we SMTP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van POP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we POP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Pop”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van EWS Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat de publieke IP adres range van het on-premises netwerk vanuit waar we EWS verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd. Voor deze claimrule vereisen we ook dat de hybrid Exchange servers EWS verkeer naar Office 365 sturen voor het afleveren van naast elkaar bestaande functionaliteit naar alle gebruikers. Dit voorbeeld staat verkeer toe van de range 82.125.45.1 – 82.125.45.14.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.([1-9]|1[0-4])\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Nu zou de huidige rule configuratie er als volgt uit moeten zien:

3.3.png

De laatste regel die toegevoegd moet worden is een standaard regel “Sta toegang toe voor alle gebruikers”. Wees er zeker van dat deze regel zich onderaan de lijst bevindt van de lijst met de “Toestaan” actie.

Nu zijn alle gewenste Exchange protocollen tot overal beperkt, behalve de MobileIron Sentry server of de on-premises netwerk range voor wat EWS verkeer om free/busy en ander hybride verkeer naar Exchange on-premises te ondersteunen. Echter, de nieuwe Outlook voor iOS en Android app gebruikt deze traditionele Exchange protocollen niet. Deze nieuwe handige app gebruikt de Graph API voor het ophalen van e-mail en andere resources.

Om toegang te beperken voor onbekende clients naar Exchange Online, met het gebruik van de Outlook voor iOS of Android app, kiezen we er voor om gebruik te maken van Conditional Access voor Azure Active Directory. En het beperken van toegang naar andere netwerken, dan het publieke IP adres van de Sentry server. Om gebruik te maken van deze feature is een Azure Active Directory Premium P1 licentie wel vereist!

Een laatste leuk feitje om deze blogpost mee te eindigen is het feit dat de documentatie geboden door Microsoft op TechNet niet klopt. De technet documentatie voor het beperken van toegang tot Office 365 services, gebaseerd op de locatie van de client noemt een verkeerde HTTP Header voor Imap verkeer. Na veel zoeken en fouten opsporen met Microsoft viel ons oog op een klein detail in de ADFS trace logs die ervoor zorgen dat de oorspronkelijke claimrule voor Imap faalt. We kwamen er achter dat HTTP Headers voor Imap verkeer de waarde Microsoft.Exchange.Imap gebruikt en niet Microsoft.Exchange.PopImap, zoals beschreven in het artikel. Hieronder kan de event worden gevonden, geregistreerd in de AD FS Trace Logs van een Imap client:

Volgende verzoek voor context headers presenteren:

X-MS-Client-Application: Microsoft.Exchange.Imap
X-MS-Client-User-Agent: –
client-request-id: 6338b8c2-c283-4c93-2c00-0080000000c6
X-MS-Endpoint-Absolute-Path: /adfs/services/trust/2005/usernamemixed
X-MS-Forwarded-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx, xxx.xxx.xxx.xxx
X-MS-Proxy: WAP
X-MS-ADFS-Proxy-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx

Groot applaus voor mijn goede vriend en teamlid Kevin Raap voor het samenwerken aan de claimrules en het vinden van de fout in de Microsoft Technet documentatie.

Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op blog www.thomasverwer.com. Klik hier om op de hoogte te blijven van zijn recente blogposts.

Rapid Circle wint wéér op wereldwijde Microsoft awarduitreiking

Voor het vierde jaar op rij is Rapid Circle weer in de prijzen gevallen tijdens de Microsoft ‘Global Partner of the Year’ awards. Ditmaal in de categorie ‘Content and Collaboration’.


De Microsoft Awards zijn in het leven geroepen om Microsoft-partners te erkennen die het verschil maken bij de klant op basis van Microsoft-technologie. Rapid Circle is gekozen uit maar liefst 2800 nominaties uit 115 verschillende landen. Rapid Circle werd erkend voor de unieke aanpak voor adoptie van Office 365 en digitale werkplek op basis van onze tool Pulse, dat gewenst gedrag en de effectiviteit van adoptie en training meetbaar maakt. Rapid Circle is als ‘Finalist’ weer een van de 4 partners wereldwijd voor Content & Collaboration.

De essentie van onze adoptie-aanpak is dat we ons niet richten op het gebruik van een tool an-sich, maar op het aantonen dat specifiek gedrag, ondersteund door het Microsoft platform, doelen van de organisatie ondersteunt. We meten dus gewenst gedrag. Bijvoorbeeld wanneer we de mensen trainen dat ze tijdens vergaderingen OneNote kunnen gebruiken om aantekeningen te maken, dan meten we hoeveel mensen tijdens een meeting (staat in Outlook) OneNote gebruiken. Er zijn zeer veel meetpunten, van vergadergedrag tot verslaafdheid aan de inbox tot mate van afdelingoverstijgende samenwerking. Klik hier voor meer informatie over de tool die dit mogelijk maakt: ‘Organisational Pulse’.

Rapid Circle in expertpanel tijdens IT/Dev Connections in San Francisco

In een goed gevulde conferentiezaal zaten op dinsdag 25 oktober een aantal experts en MVP, die hun sporen verdiend hebben in Enterprise Collaboration, achter de tafel om vragen te beantwoorden tijdens de IT/Dev Connections conferentie in San Francisco, CA.

Onder die experts was ook Thomas Verwer, Cloud Infrastructure Lead van Rapid Circle. Daarnaast gaven ook experts als Jaap Wesselius, Andy Malone en Theresa Miller acte de présence.

Tijdens de sessie werden de experts gevraagd naar de uitdagingen op het gebied van Enterprise Collaboration voor het komende jaar.

Compliancy, security, (cloud)identity en adoptie van de nieuwe services als Teams en Groups stonden hoog op de lijst.
De experts benadrukten dat veel van de koudwatervrees en angst om de stap naar de Cloud te maken ongegrond zijn. Voor ieder risico bestaat een mitigatie maatregel en voor extreme scenario’s waarin er extra functionaliteiten nodig zijn bestaan er zeer volwassen third party tools die de totaaloplossing heel volwassen maken. De Microsoft Cloud biedt een enorm sterke propositie voor bedrijven die samenwerking naar een hoger niveau willen tillen.

Zo hebben bedrijven die de stap naar Office 365 reeds gemaakt hebben een voorsprong in de voorbereiding op de GDPR die in 2018 geïntroduceerd wordt, om een van de uitdagingen te noemen.

Thomas Verwer aan het woord tijdens de Ask de experts sessie

Thomas Verwer aan het woord tijdens de Ask de experts sessie

Andy Malone onderstreept de enorme kracht die uitgaat van de continue doorontwikkeling van alle samenwerkingstools binnen het platform. Daarnaast ook het belang van doordachte Governance die gepaard gaan met de introductie van die technieken. Zo is het belangrijk om goed na te denken over wie er Groups mag aanmaken binnen een organisatie.

Klik hier voor meer informatie over IT/Dev conferentie en de sprekers.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Het belang van een digitale cultuur

In de nabije toekomst zal elk succesvol bedrijf een digitale onderneming worden. Maar niet elk bedrijf dat de poging doet zal succesvol zijn.

Volgens de Harvard Business Review is een ruime meerderheid van de CEO’s van vandaag van mening dat digitale disruptie hen op korte termijn zal treffen en bijna de helft verwacht dat hun bedrijfsmodel in 2020 niet langer relevant zal zijn. Toch hebben de meeste bedrijven geen concreet plan voor digitale transformatie. Zij hebben hun huidige digitale volwassenheid niet in kaart gebracht en hebben niet een scherp beeld van hoe hun digitale toekomst eruit ziet — laat staan die van hun industrie of hun concurrenten.

In de loop der jaren heb ik gezien dat veel bedrijven niet zo snel stappen kunnen maken in hun digitale transformatie als ze hadden gewild of verwacht. Hoewel er veel redenen zijn, vallen een aantal op:

Ten eerste hebben ze een focus op het moderniseren van hun bedrijfsapplicaties, datacenters of netwerkinfrastructuur en dan stoppen ze. Dit is natuurlijk een belangrijk aandachtspunt. Maar dat is niet alles. Organisaties zullen ook moeten heroverwegen hoe ze werken en nadenken over een digitale cultuur en bijbehorende digitale vaardigheden.

Ten tweede hebben ze alle gegevens van de hele organisatie niet geaggregeerd in een enkele, samenhangende datastrategie met duidelijke doelstellingen. Dit laat hen beslissingen nemen op basis van gefragmenteerde gegevens en suboptimale bedrijfsprocessen.

Het derde missende element is het blijven hangen in traditionele manieren van project implementaties met veel plannen en lange doorlooptijden in plaats van de adoptie van een agile methode, met veel digitale experimenten en zo snel ervaring op te doen met nieuwe mogelijkheden.

Om deze valkuilen te voorkomen, zijn er een aantal belangrijke dingen die je in het vizier moet hebben als je een echte digitale transformatie wilt starten.

1. Investeer in een digitale cultuur en vaardigheden

Een digitale cultuur gedijt niet in een ouderwetse IT landschap dat is ingedeeld in silos. Met technologie als een enabler implementeren succesvolle organisaties een moderne werkplek die security combineert met het gemak van het werken in een netwerk. Beschikbaarheid over- en het delen van gegevens staan centraal. Ook over bedrijfsprocessen een grenzen heen.

2. Definieer een holistische strategie voor uw gegevens

In een digitale wereld is alles met alles verbonden en gegevens worden in veel bronnen gehouden. De uitdaging is om al die gegevens samen te brengen, te analyseren en te gebruiken voor het maken van betere beslissingen en betere resultaten. Dit betekent in veel gevallen dat u uw data moet verbinden en verrijken. Met externe bronnen, maar ook met inzichten uit kunstmatige intelligentie en deep learning.

3. Tot slot: investeer in continue innovatie

De realiteit van vandaag is dat de wereld om ons heen zo snel verandert dat we continue met disrupties en onzekerheid te maken hebben. Dit geeft kansen maar houdt ook in dat continue kansen en bedreigingen moeten worden afgewogen; op het vlak van employee empowerment, customer engagement, optimalisatie van operaties en product transformatie. Vaak weten we niet op voorhand wat werkt. Met een gewenste business outcome in gedachten stimuleren we organisaties om veel en continue te experimenteren in innovatieve projecten. Snel leren wat werkt (en zo nodig snel falen) draagt zorg voor een digitaal momentum.

Organisaties moeten nu beginnnen met experimenteren. leder experiment is een stap in de richting van een voordurende digitale transformatie.