Change management

Upgrade from Skype For Business to Microsoft Teams: When and How?

For those who haven't heard of Microsoft Teams (Teams) yet, I'll start a brief description first. Teams launched in 2016 and since then it's THE fastest growing platform in Microsoft's history. It's used for collaborating and driving digital transformation within organizations. Globally 329.000 companies are using Teams, 87 of which are Fortune 100 companies. Furthermore, Teams now supports over 44 languages and 54 customers have over 10.000 or more active users. Although Teams has Skype-like functionalities, it has much more features and capabilities. Are you impressed yet? If not, than you will be if you look at all the new functionalities since it has been launched and those that are planned for the future. Want to have a look for yourself? The roadmap can be found over here

Because of the similarity between Skype For Business (SfB) and Teams, organizations have been asking us over the last two years if and when they should upgrade from SfB to Teams. As a big fan of Teams I always answered with a very definitive 'YES, do it now!'. But in my potentially over-excited answer I always mentioned that not all SfB features were available in Teams. Well, this is not the case anymore…

Skype for Business vs. Microsoft Teams

During Microsoft Ignite 2018 Microsoft has announced that Teams is now up to par with SfB when you look at features. All features from SfB are now in Teams. But of course Teams brings you much more than SfB. For example, Teams gives you the possibility to share documents within a (collaboration) group, use channels to group your conversation based on specific topics, connect to other (third party) applications both for ingoing and outgoing data and much much more. To put it in perspective, SfB is an application for communicating and Teams is an application for collaborating. Looking at all the features Teams has to offer it's much more than just another application organizations can use for their communicating. Teams will be the 'Hub' for collaborating with people from inside and outside your organization and when it's combined with Flow, PowerApps and Power BI this application can also be used to digitally transform outdated, costly and time-consuming processes and workflows within the organization. All these applications are readily available within the Office 365 or Microsoft 365 stack, so no extra investments will have to be made. 

For example, there's one case at the biggest airline from the Netherlands where Teams helped employees be more effective and decisive in their day-to-day tasks. Using Teams, Flow and PowerApps a flight attendant was able to make a picture of a broken trolley wheel via the Teams mobile application. The picture was then used to assess the problem automatically and to present the flight attendant with a protocol for fixing the issue. Pretty nice right?

Over the last year Microsoft has been working on making Teams ready from a technical/functional perspective as well as creating materials for clients and partners for the upgrade process, which can be very helpful for planning and upgrading to Teams. It's divided into two categories: Basic and Pro. Furthermore, additional content and assistance can be provided via Microsoft’s FastTrack program.

You can contact Rapid Circle for this, since we are a Premium FastTrack Partner. 

 

Two great things about integrating Teams

Two very interesting things Microsoft did was to make the co-existence management very easy for IT admins in the newly created Teams Dashboard and improve in-client experiences for both Teams as SfB users. Regarding co-existence management for IT admins, they made it possible to easily upgrade all users to Teams or just a couple and provide in-client notifications to users. It's even possible to revert the upgrade in case the situation request this. So there's no harm in upgrading, if wanted the upgrade can be reversed. 

The other thing Microsoft did was making it clear for users which colleague already has been upgraded to Teams and which colleague hasn't. Both colleagues can still communicate with each other between the two applications, they just get an in-screen message that the other one is using a different platform. (Marked in on the left by the red square and on the right by the yellow bar)

Reducing Employee Effort

The upgrade to Teams will not only help your organization be more productive and future-proof it can also drive cultural change within the organization. Because all applications used for their day-to-day tasks are in one central place 'Hub', and this place is also where they communicate with other collaboration group members, it empowers employees to:

  • Be more effective and decisive in their combined responsibilities

  • Improve in knowledge sharing (inside and outside their own collaboration group)

  • Improve current and future processes

  • Collaborate more intensively across multiple locations

  • Work on mobile devices

In simple, it reduces the Employee Effort for working with digital tools. 

When your organization decides to upgrade to Teams it's crucial to not only do the technical upgrade but to also help your end-users with this transition. As I discussed earlier it can, and believe me it will, bring a cultural change as well. To make sure this change is successful and aligned with organizational goals it's imperative to involve end-users in the beginning of the process in order to gather requirements, specific use scenario's, align on technical limitations and/or prerequisites and to create overview of the knowledge need for end-users. 

So enough introduction and preparation talk, let's talk high level a bit about which steps need to be taken during this upgrade process. 

5 Steps for Upgrading

1. Project Stakeholders

First of all, start with getting all project stakeholders in one room. Yes, i know this isn't the easiest thing to do, especially in larger organizations. You can start by inviting representatives per stakeholder and take it from there. But it is crucial to align all potential parties on the upcoming change. 

2. Project Definition

Start defining the project scope together with the project stakeholders. The rule of thumb here is: Start SMALL and build up from the base iteratively. The primary goal needs to be a 'simple' upgrade. Get employees acquainted with the application and it's numerous possibilities. Once 80% of your employees have adopted Teams successfully you can start adding new functionalities and build custom workflows for outdated processes. 

3. Technical Readiness and User Readiness

As you can see in the overview listed below the technical and user readiness is a parallel exercise. The goal for this phase is to make sure your entire organization is ready for the upgrade. For example, what steps need to be taken to update the current (legacy) Cloud Video Interop hardware in conference rooms? Which new skills and/or knowledge is needed to make use of Teams more effectively. And so on so on. 

4. Deployment and Implementation 

Always start with a Teams-pilot in a small(er) group before upgrading all your employees to Teams. During multiple Teams-pilots we've done at clients, the pilot gave project stakeholders valuable information. Without this information the roll-out to the rest of the organization could have never be as successful as they were. After the pilot is completed you can start by upgrading the rest of the employees in groups/batches/phases, however you want to do it. It's not best-practice to upgrade at once for larger organizations. 

5. Operational Excellence

This phase is the one where it gets really interesting. I previously made some comments about starting small with the upgrade to make sure Teams is adopted by your employees. Only when the adoption rate is at the desired level you can start adding more functionalities and digitalize current workflows or processes. If you start earlier it can have a negative impact on the rate of adoption and overall success of the project. So again, start with the basics.

So when reading all this has made you interested in upgrading to Teams or if you have any additional questions, don't hesitate to contact me at Rapid Circle. We can always set up a conference call via Teams to discuss the specifics.

Ambassadeurs als motor voor verandering

De kogel is door de kerk, de organisatie gaat met nieuwe technologie aan de slag. Daar hoort ook een andere manier van werken bij en dat heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Hoe krijg je iedereen aan boord? Hoe zorg je ervoor dat jouw investering uiteindelijk bijdraagt aan de organisatiedoelen? Ons antwoord is langetermijnvisie. We vertellen je meer in deze blog! 

Wellicht komt dit je wel bekend voor: de IT-afdeling laat weten dat vanaf vandaag de vaste telefoon moet wijken voor een headset. Vervolgens wordt iedereen uitgenodigd voor een klassikale training. Na een halve dag luisteren heeft het systeem geen geheimen meer voor jou… Mooi in theorie, maar een gedragsverandering realiseer je zo niet. Zien medewerkers geen toegevoegde waarde, dan is de kans groot dat iedereen gewoon weer aan de slag gaat op de oude, vertrouwde manier. 

Ambassadeurs maken het verschil

Verandering stuit vaak op weerstand uit angst voor het onbekende. Wij buigen deze angst om in acceptatie. Een essentieel onderdeel hierin zijn onze ambassadeurs. Dit zijn jouw enthousiaste collega’s met net iets meer affiniteit voor technologie. Zij helpen met de nieuwe technologie én maken anderen warm voor een nieuwe manier van werken. Je mist bijvoorbeeld inzicht in die gigantische spreadsheet. De ambassadeur schiet te hulp met zijn kennis van Excel. Hij helpt je met een draaitabel en voilà: jouw data zijn een stuk inzichtelijker en jij kunt niet wachten om met de volgende spreadsheet aan de slag te gaan. Dit heeft toch veel meer impact op jouw gedrag dan een traditionele Excel-training? 

Meten is weten

Om precies te weten waar de mogelijkheden voor verandering zitten, zetten wij onze meetinstrumenten in om gedrag te registreren. We kunnen precies zien hoe mensen de tools gebruiken… of links laten liggen. Zo maak je de resultaten van je adoptie inzichtelijk. Op basis van de resultaten passen we vervolgens de adoptiestrategie aan, introduceren we trainingen of zetten we onze ambassadeurs in. Dit doen we binnen de hele organisatie, of we bestuderen heel gericht één afdeling. 

Einde aan de mailrompslomp!

Zo zien we bijvoorbeeld snel dat een bepaalde afdeling nog heel veel e-mailbijlages verstuurt, samenvoegt, redigeert, opstuurt, samenvoegt, redigeert… Eh, in welke versie zaten we ook alweer? De ambassadeur laat zien dat het ook anders kan. Samen direct in één document schrijven maakt een einde aan de bekende bijlage-rompslomp. Deze efficiency en betere output stimuleert geweldig om de verandering te omarmen.

Continue verandering…

De ontwikkeling van cloud-software staat nooit stil. Dankzij continue updates beschikken medewerkers opeens over volledig nieuwe tools. Wij geloven daarom niet in een snel implementatie- en adoptieproces, maar in een langetermijnvisie en gedragsverandering. Onze wereld verandert doorlopend, en daarmee veranderen ook de eisen die aan jouw werkzaamheden gesteld worden. Door onze ambassadeurs constant van informatie te voorzien, zijn zij in staat om mee te veranderen. 

…door gamification!
Hoe we dat doen? We ontworpen voor onze ambassadeurs een handige app. Net zoals bij een fitness-tracker houdt deze app bij of de ambassadeur de gestelde doelen bereikt, heeft men toegang tot relevante content en kan men vragen stellen aan een chatbot. Zo inspireren we op een speelse manier ambassadeurs. Zo blijven zij geïnspireerd om hun rol als innovator op te pakken en verandering in de organisatie blijvend uit te dragen. 

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.