Adoptie

Ambassadeurs als motor voor verandering

De kogel is door de kerk, de organisatie gaat met nieuwe technologie aan de slag. Daar hoort ook een andere manier van werken bij en dat heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Hoe krijg je iedereen aan boord? Hoe zorg je ervoor dat jouw investering uiteindelijk bijdraagt aan de organisatiedoelen? Ons antwoord is langetermijnvisie. We vertellen je meer in deze blog! 

Wellicht komt dit je wel bekend voor: de IT-afdeling laat weten dat vanaf vandaag de vaste telefoon moet wijken voor een headset. Vervolgens wordt iedereen uitgenodigd voor een klassikale training. Na een halve dag luisteren heeft het systeem geen geheimen meer voor jou… Mooi in theorie, maar een gedragsverandering realiseer je zo niet. Zien medewerkers geen toegevoegde waarde, dan is de kans groot dat iedereen gewoon weer aan de slag gaat op de oude, vertrouwde manier. 

Ambassadeurs maken het verschil

Verandering stuit vaak op weerstand uit angst voor het onbekende. Wij buigen deze angst om in acceptatie. Een essentieel onderdeel hierin zijn onze ambassadeurs. Dit zijn jouw enthousiaste collega’s met net iets meer affiniteit voor technologie. Zij helpen met de nieuwe technologie én maken anderen warm voor een nieuwe manier van werken. Je mist bijvoorbeeld inzicht in die gigantische spreadsheet. De ambassadeur schiet te hulp met zijn kennis van Excel. Hij helpt je met een draaitabel en voilà: jouw data zijn een stuk inzichtelijker en jij kunt niet wachten om met de volgende spreadsheet aan de slag te gaan. Dit heeft toch veel meer impact op jouw gedrag dan een traditionele Excel-training? 

Meten is weten

Om precies te weten waar de mogelijkheden voor verandering zitten, zetten wij onze meetinstrumenten in om gedrag te registreren. We kunnen precies zien hoe mensen de tools gebruiken… of links laten liggen. Zo maak je de resultaten van je adoptie inzichtelijk. Op basis van de resultaten passen we vervolgens de adoptiestrategie aan, introduceren we trainingen of zetten we onze ambassadeurs in. Dit doen we binnen de hele organisatie, of we bestuderen heel gericht één afdeling. 

Einde aan de mailrompslomp!

Zo zien we bijvoorbeeld snel dat een bepaalde afdeling nog heel veel e-mailbijlages verstuurt, samenvoegt, redigeert, opstuurt, samenvoegt, redigeert… Eh, in welke versie zaten we ook alweer? De ambassadeur laat zien dat het ook anders kan. Samen direct in één document schrijven maakt een einde aan de bekende bijlage-rompslomp. Deze efficiency en betere output stimuleert geweldig om de verandering te omarmen.

Continue verandering…

De ontwikkeling van cloud-software staat nooit stil. Dankzij continue updates beschikken medewerkers opeens over volledig nieuwe tools. Wij geloven daarom niet in een snel implementatie- en adoptieproces, maar in een langetermijnvisie en gedragsverandering. Onze wereld verandert doorlopend, en daarmee veranderen ook de eisen die aan jouw werkzaamheden gesteld worden. Door onze ambassadeurs constant van informatie te voorzien, zijn zij in staat om mee te veranderen. 

…door gamification!
Hoe we dat doen? We ontworpen voor onze ambassadeurs een handige app. Net zoals bij een fitness-tracker houdt deze app bij of de ambassadeur de gestelde doelen bereikt, heeft men toegang tot relevante content en kan men vragen stellen aan een chatbot. Zo inspireren we op een speelse manier ambassadeurs. Zo blijven zij geïnspireerd om hun rol als innovator op te pakken en verandering in de organisatie blijvend uit te dragen. 

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 3

Succesvol werken aan verandering met Interventies

In deel 1 van deze serie over succes met Office 365 hebben we ons Succes Model toegelicht en aangegeven uit welke 3 steeds terugkerende stappen dit model bestaat, namelijk het bepalen van je doelen en definiëren van je KPI’s, gewenst gedrag bepalen aan de hand van persona’s en meten van de gap tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. En tot slot: het plegen van interventies zodat je dichter bij de beoogde doelen komt.

 

Succes model

Succes model

De mogelijke interventies waar we het hier over hebben zijn al beschreven in deel 1 van het blog over lange termijn succes. Waar we het in dit derde deel over gaan hebben is het uitrollen van nieuwe functionaliteit als interventie, we hebben 2 varianten waar we rekening mee moeten houden, namelijk;

 

  1.  De uitrol van functionaliteit waar de business expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld een specifieke BI oplossing, of een app die een bedrijfsproces ondersteund;
  2. De constante stroom van innovaties van Microsoft. 

 

Interventies ten aanzien van de eerste variant zijn helder, dit zijn de traditionele adoptie middelen, zoals communicatie rondom de toegevoegde waarde van de oplossing, of een training/instructiefilm om de juiste skillset bij de medewerkers te realiseren. Na het meten van het gedrag kan er besloten worden om hier nog nader op in te grijpen met additionele adoptiemiddelen; gedragsveranderingen gebeuren namelijk meestal  niet ‘overnight’.

 

De constante stroom van innovaties door Microsoft vragen om een wat andere aanpak. We hebben het hier namelijk over algemene features waarvan eerst de ‘Whats in in for me’ moet worden onderzocht.

 

Wij adviseren om een innovatie (of pilot)groep te initiëren die deze taak op zich kan nemen. Dit kan een speciaal voor dit doel samengestelde groep (bijvoorbeeld een aantal individuele key users uit willekeurige onderdelen van de organisatie) zijn, die binnen de bestaande context van de doorlopende werkzaamheden en beschikbare devices de nieuwe innovaties test. Het kan ook een samengestelde groep zijn die een stap verder gaat en de innovaties test met bijvoorbeeld nieuwe devices en die ook expliciet nieuwe scenario’s of nieuwe manieren van werken onderdeel maken van die pilot. Voordeel van deze aanpak is dat de conclusies innovaties en vooruitstrevend kunnen zijn, nadeel is dat de praktische toepasbaarheid op korte termijn in de organisatie wellicht wat achter blijft.

 

Een andere optie is om een bestaand organisatieonderdeel de rol van Pilot groep te geven, dit organisatieonderdeel (afdeling/unit/team) fungeert dan als ‘testlab’. Voordeel is dat ze wat beter op elkaar zijn ingespeeld, er gebruikers met verschillende skillsets en ‘ techsavyness’  in de pilotgroep zitten. Wanneer er uit deze pilotgroep nuttige toepassing uit de stroom van innovaties van Microsoft voortkomt, zal de praktische toepasbaarheid, en dus de ‘what’s in in for me’, dichter bij de rest van de medewerkers van de organisatie staan.

 

Welke variant van een innovatiegroep ook wordt gekozen, de essentie is het uitproberen van de constante stroom van nieuwe features die door Microsoft worden uitgerold op het Office 365 platform. Hebben ze toegevoegde waarde? Welke gebruikersscenario’s kunnen ermee ondersteund worden? En er wordt samen met de innovatiegroep bekeken welke adoptiemiddelen noodzakelijk zijn om en organisatiebrede uitrol een succes te kunnen laten zijn.

 

En natuurlijk worden voor de nieuwe features weer KPI’s bepaald die de organisatiedoelen ondersteunen, wordt het medewerkersgedrag gemeten en kunnen er nieuwe interventies worden bepaald om dichter bij het gewenste gedrag te komen.

 

Het is niet noodzakelijk om alle soorten nieuwe features eerst uit te proberen in een innovatiegroep; nieuwe features rondom security worden (als ze binnen de governance afspraken vallen) gewoon aangezet, en sommige features zijn niet eens uit te zetten of uit te stellen. Ook hier is wel het meten van eventueel veranderend gedrag belangrijk.

 

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 2.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom dit succesmodel, of een gratis adoptie consult ontvangen waar wij persoonlijk uw succesmodel analiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Succesvolle Office 365 implementatie: meten van succes – Deel 2

Als het gaat om de implementatie van een platform als Office 365 weten de meesten van ons al wel dat het meten van het gebruik een belangrijke succesfactor is; ‘meten is weten’ is een gevleugelde uitspraak, en Microsoft zelf is al flink aan de weg aan het timmeren met het bieden van allerhande interessante inzichten zoals d.m.v. My Analytics, de  Adoption Pack, en de kort geleden geïntroduceerde Workplace Analytics.

Om een beeld te krijgen van je eigen gedrag op het gebied van samenwerken en productiviteit gebruik je My Analytics, en om het gebruik van de diverse Office 365 onderdelen van de hele organisatie inzichtelijk te krijgen kan je de Adoption Pack gebruiken. De nieuw geïntroduceerde Workplace Analytics gaat al een stap verder en toont naast algemeen gebruik ook specifiek gedrag, Workplace Analytics aggregeert de data uit My Analytics naar organisatie niveau, en vergelijkt deze zelfs met de gemiddelden uit de branche.

Maar wat zeggen al die cijfers over hoe succesvol jouw organisatie het Office 365 al heeft omarmd?

Op zich niet zo heel veel, waarom dat zo is zal ik uitleggen;

In de Adoption Pack kan je onder meer het totaal aantal gebruikers van Skype for Business zien. Dus bijvoorbeeld ‘15% van de medewerker populatie gebruikt Skype for Business’, ‘wat weinig!’ zal de een roepen, ‘wat veel’ roept de ander!

Wat een stuk zinniger is, is om concrete doelen te stellen, bijvoorbeeld; ‘het Skype gebruik dient maandelijks met 3% te stijgen’! Op het moment dat dat doel niet gehaald wordt, kan je er ook concrete acties  aan verbinden (interventies) zoals;

  • Tips, bijvoorbeeld hoe een Skype uitnodiging aan een meeting request te koppelen
  • Het doen van een Pilot om de ‘what’s in it for me’ van Skype meetings te ontdekken om deze vervolgens te gebruiken in de organisatie brede communicatie
  • Technische en/of facilitaire barrières wegnemen, bijvoorbeeld door koptelefoons uit te delen
10.1.jpg

Op deze manier kom je steeds dichter bij het gewenste gedrag, en daarmee bij de door de organisatie gestelde (productiviteits-)doelen. Wat wij zien in de dagelijkse praktijk, is dat na de initiële lancering van een Office 365 platform, nog maar een beperkt deel van de beoogde  organisatiedoelen zijn bereikt. Dat heeft een aantal redenen;

  • Er is nog maar een beperkt deel van de functionele mogelijkheden uitgerold, hierdoor kunnen de gebruikers ook nog maar beperkt alle potentiele  voordelen van het platform uitnutten
  • De gebruikers zijn zich nog niet bewust van alle mogelijkheden, en willen vooralsnog het liefst op de manier blijven werken zoals ze gewend waren
  • De gebruikers hebben domweg de skills nog niet om de nieuwe functionaliteit optimaal te gebruiken

Door voortdurend het gedrag en gebruik te meten, analyseren hoe ver het huidige gedrag nog verwijderd is van het gewenste gedrag, en daar je interventies op te richten, bereik je die organisatie doelen uiteindelijk wel. In de praktijk kan daar gerust een lange tijd overheen gaan.

Pulse

Om dit gebruik en gedrag structureel in de gaten te houden en te monitoren op basis van je organisatiedoelen en KPI’s kan je naast de bovengenoemde (Microsoft) tools ook Pulse gebruiken; een door Rapid Circle ontwikkelde tool op basis van Azure en  PowerBI , die veel meer doet dan algemeen gebruik monitoren;  het kan namelijk het gedrag en gebruik op basis van uw organisatie specifieke organisatiedoelen en KPI’s inzichtelijk maken! Hiermee worden verandertrajecten daadwerkelijk meetbaar. Dus zorg dat u weet wat uw doelen zijn ten aanzien van werkstijlen en effectiviteit van werk, en wat u wilt bereiken met uw digitale werkplek. Alleen op die manier weet u wanneer u werkelijk succesvol bent met Office 365.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 3.

Neem voor meer informatie over het efficiënt gebruiken van de verschillende Microsoft metrics en Pulse contact op met onze business consultant Nicole Smits.

Instructie- en adoptie materiaal op één plek verzameld

Wil je altijd toegang tot het meest up to date instructiemateriaal? Materiaal dat altijd is aangepast op de Microsoft Roadmap? Materiaal over de gehele breedte van de Microsoft Office 365 suite? En materiaal dat je zelf zo aan kan passen zoals jij wilt? Dan is het adoptieportaal van Rapid Circle wellicht iets voor jou! Op dit portaal zetten we namelijk allerlei instructiemateriaal, in Rapid Circle huisstijl, waarvan je onbeperkt gebruik kunt maken. In deze blog vertellen we je meer.

Wat is het?

Op het adoptieportaal van Rapid Circle vind je allerlei instructiemateriaal om de implementatie van je oplossing op basis van Office 365 te ondersteunen. Het materiaal is ingedeeld en doorzoekbaar op verschillende manieren: per scenario, per subscenario, er ‘workload’ en per type materiaal.

12.1.png

Naast het door Rapid Circle ontwikkelde instructiemateriaal vind je hier ook toepasbaar, relevant en herbruikbaar materiaal van Microsoft waar we naar linken. Ook hebben we een FAQ en posten we nieuws.

Het adoptieportaal is een plek waar je op terug kan vallen voor je instructiemateriaal. Je vind hier materiaal over de verschillende workloads binnen Office 365. Het materiaal houden we tevens up to date aan de hand van de Microsoft Roadmap.

12.2.png

Wat is er te vinden op het portaal?

Op het portaal vind je instructiemateriaal over Office 365 en de verschillende workloads binnen Office 365. We bieden onder andere de volgende soorten materiaal aan:

  • Instructiekaarten/Quick Reference Cards
  • Instructievideo’s
  • Handleidingen
  • Infographics
  • Instructie PowerPoints
  • FAQ’s
  • Communicatiemiddelen

De materialen op het portaal staan in standaard Rapid Circle layout. Het is mogelijk om de materialen in je eigen huisstijl te zetten, indien het bestandsformaat aanpasbaar is. Wil je PDF bestand ook aangepast, bijvoorbeeld door het veranderen van het logo? Neem dan contact met ons op!

Let wel op: wij adviseren om dit materiaal altijd in te zetten in een breder adoptietraject, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de toegevoegde waarde van de oplossing voor de werknemer (‘What’s in it for me’) en voor de organisatie. Ook raden we begeleidende training op maat aan.

 

Wat heb ik er aan?

Wanneer je toegang hebt tot het adoptieportaal is het heel eenvoudig om aan nieuw materiaal te komen. Wanneer Microsoft met een nieuwe functionaliteit komt, of een bestaande functionaliteit update, zorgen wij ervoor dat het materiaal op het portaal hierop aansluit.

Ook kun je makkelijk materiaal op verschillende manieren aan je medewerkers aanbieden. Niet iedereen leert namelijk op dezelfde manier en niet iedereen wil op dezelfde manier geïnstrueerd worden over nieuwe ICT tools. Sommigen lezen graag, terwijl anderen liever een filmpje kijken. Op het adoptieportaal worden verschillende middelen aangeboden rondom dezelfde workloads.

Doordat het materiaal aan te passen is, kun je het materiaal perfect laten aansluiten op je eigen organisatie, en kun je dit materiaal ook testen. Je kunt dan na een pilot eenvoudig zelf het materiaal aanpassen.

Hoe krijg ik toegang?

Indien je cloud support afneemt van Rapid Circle, is toegang tot het adoptieportaal gratis. Ben je (nog) geen support klant, dan is ook tegen een vergoeding gebruik te maken van het portaal.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en tarieven? Neem dan contact op met Nicole Smits.

Sneak preview

Om je een beeld te geven van wat je aan kunt treffen op ons adoptieportaal stellen we hieronder twee voorbeeld items als download beschikbaar:

Kies welke van de twee je wilt downloaden, laat je email adres achter, en ontvang de PDF in je mailbox!

Quick Reference Card: Snel aan de slag met Onedrive

Uw Naam *
Uw Naam

Instructie Powerpoint: Snel aan de slag met Office 365

Uw Naam
Uw Naam

Zo verleid in je 5 stappen je medewerkers om mee te doen met je IT verandering

De implementatie van een nieuwe technologie in je organisatie zien als alleen een technische verandering is niet meer van deze tijd. Een technologische verandering gaat namelijk ook gepaard met een organisatorische verandering en vraagt óók om een verandering van gedrag van de medewerkers. Een verandering op minimaal drie fronten dus! In deze blog gaan we in op die laatste. Hoe zorg je er voor dat medewerkers hun jarenlange ingesleten gedrag nou gaan aanpassen?

Bij de implementatie van iets nieuws, of dat nou technologie is of een nieuwe procedure of nieuwe kantoorindeling, het zorgt er altijd voor dat bestaande routines vervangen moeten worden door nieuwe. Routines aanpassen betekent dus je gedrag aanpassen. En als er een type verandering moeilijk is, is het wel het veranderen van je gedrag!

Een verandering van gedrag is niet een verandering die over een nacht ijs gaat, en zeker niet een verandering die vanzelf gaat. Tijd, aandacht en herhaling zijn de belangrijkste elementen hierbij. Als organisatie kun je je medewerkers helpen bij het wennen aan het nieuwe gewenste gedrag. Een methode om dit mee te bewerkstelligen is de ADKAR-methode (van Prosci). Deze methode gaat om ‘the human side of change’.

The human side of change

The human side of change, of ADKAR, staat voor 5 fasen die mensen zouden moeten doorlopen om een gedragsverandering mogelijk te maken.

Deze fasen zijn: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

13.1.png

Wanneer alle vijf deze stappen in ogenschouw worden genomen is de kans groot dat je verandering succesvol is. Wanneer een van de stappen wordt overgeslagen neemt meteen de kans op succes af. Let op, doorloop je al deze stappen met je medewerkers wil dat nog niet zeggen dat je hele organisatie mee gaat. De kans is aanwezig dat een handjevol mensen niet mee wil en niet verandert, ondanks je pogingen. Focus in dit geval dan vooral op de mensen die wel willen.

1. Awareness

Voordat je überhaupt kunt beginnen met training of instructie moeten je medewerkers eerst weten dat er een verandering aan komt. Maak je medewerkers bewust van het feit dat ze moeten veranderen en WAAROM dit belangrijk is. Waarom heb je als organisatie deze verandering ingezet en waarom is het belangrijk dat je medewerkers mee gaan in deze verandering.

Een goede ‘waarom’ sluit aan op de emoties van je medewerkers en is geen rationeel argument. Mensen nemen namelijk beslissingen op basis van emotie en niet op basis van argumenten, cijfers, grafieken en ratio. Je gebruikt deze argumenten om je beslissing te valideren of ondersteunen. Om mensen te overtuigen vóór je verandering te kiezen probeer je op het juiste gevoel in te spelen. Denk bij een ‘waarom’ aan het Think Differently van Apple, of Just do it van Nike. Een doelstelling binnen je organisatie die mensen aan boord krijgt zijn dingen als ‘energie in je werk’ of ‘plezier terugkrijgen’. Daarna kun je uitleggen hoe je dit wil bereiken, bijvoorbeeld door slimmer samen te werken en daarmee tijd te besparen of frustratie te verminderen.

Als je mensen uitlegt waarom veranderen belangrijk vinden en ze hebben hier een gevoel en een beeld bij, haken mensen makkelijker aan. Creer dus bewustzijn bij je medewerkers.

2. Desire

Wanneer mensen snappen waarom ze moeten veranderen is een verandering het makkelijkst te bewerkstelligen als mensen nieuwsgierig worden naar de verandering, als ze noodzaak en nut zien in de verandering en als ze het graag zo snel mogelijk zelf willen proberen. Je creëert dus een behoefte. Laat in deze fase zien ‘what’s in it for them’. Wat levert het je medewerkers op als ze aan boord stappen en als ze meegaan in de verandering. Welke winst levert het hen op en hoe komen ze daar?

3. Knowledge

Pas op dit moment introduceer je het kenniscomponent. Hoe werkt de nieuwe tool dan, waar klik je, hoe werk je samen, hoe werken de verschillende onderdelen. Dit alles leg je uit in instructiemateriaal of trainingen. In veel verandertrajecten begint men vaak meteen met het kenniscomponent en worden de eerste twee stappen vergeten of heel kort aan het begin van de training geïntroduceerd. Het is absoluut een goed idee om aan het begin van de training de waarom en whats in it for me te herhalen, maar wij denken dat de boodschap beter over komt als deze al even tijd heeft gehad te bezinken.

4. Ability

Met alleen een training en instructie ben je er nog niet. Juist na de training begint het intensieve traject. Dan moeten mensen gaan wennen aan hun nieuwe tool. Ze gaan het geleerde in de praktijk brengen en groeien van bewust onbekwaam minimaal naar bewust bekwaam en uiteindelijk naar onbewust bekwaam. In deze fase is het handig om medewerkers te blijven stimuleren de nieuwe tool te gebruiken, bijvoorbeeld middels ambassadeurs, mails met tips te sturen, terugkom trainingen te plannen of wat je verder nog kunt verzinnen.

5. Reinforcement

Na de eerste fase is het belangrijk om aandacht te blijven besteden aan je verandering en je medewerkers te helpen om niet terug te vallen in hun oude gewoonten. Het zit in de aard van de mens om vol goede moed aan een verandering te beginnen, en als na een tijdje iets niet lukt zoals je wilt dat je toch terug valt in oud gedrag. Als je op dat moment niet gestimuleerd wordt toch op de nieuwe manier te werken, dan sluipt de oude manier van werken weer terug in de organisatie. Als organisatie kun je dan middels interventies weer sturen naar het oude gedrag. Je kunt erachter komen of je organisatie ‘on track’ is door voorafgaand aan je verandering doelstellingen te formuleren die aangeven wanneer je deze behaald hebt (KPI’s). Middels metrics zoals Pulse kun je geaggregeerd en geanonimiseerd gebruik én gedrag in je organisatie meten en weten of je je doelstellingen hebt behaald of dat je die kant op beweegt.

Tot slot

Concluderend is het belangrijk om je medewerkers stap voor stap door een verandering te loodsen, beginnend bij uit te leggen waarom een verandering belangrijk is, wat de voordelen voor hen zijn, hoe dingen precies werken en hoe ze er mee moeten werken. Als organisatie is het belangrijk te beseffen dat adoptie geen quick win is, en dat je er tijd, aandacht en moeite in moet stoppen om het maximale eruit te halen.

Mocht je meer willen weten over hoe je dit dan in de praktijk brengt, dan denken wij uiteraard graag met je mee. Neem contact op met het Rapid Circle Adoptie team voor begeleiding en informatie rondom adoptie van je nieuwe technologie.