Wie zoekt zal vinden… in SharePoint

“Als ik zeker wil zijn dat niemand leest wat ik gemaakt heb, dan zet ik het wel op het intranet. Dan vind je het nooit meer terug”, zomaar een verdwaalde quote over het vinden van content op een SharePoint portaal. En dit is helaas ook de ervaring van veel mensen, ondanks de uitgebreide zoekmogelijkheden in het portaal. Waarom is het zo moeilijk om daadwerkelijk te vinden wat je zoekt binnen SharePoint? Het kan namelijk zo eenvoudig zijn! 

SharePoint is een fantastisch platform om kennisdeling binnen organisaties te ondersteunen. Werken met teamsites, samenwerken in documenten, collega’s vinden op kennis en expertise…  allemaal mogelijkheden én argumenten die je waarschijnlijk al eens gehoord hebt. Maar wist je dat deze functionaliteiten in een stroomversnelling komen door optimaal gebruik te maken van de zoekfunctie? Met een goede zoekfunctie geef je gebruikers ook echt de kans op om voor hen relevante resultaten te krijgen.

Vaak zien wij dat organisaties nog niet alle mogelijkheden van de zoekfunctie kennen en benutten. Deze blog geeft een korte uitleg over zoeken in SharePoint en mogelijkheden die wellicht interessant zijn om ook in jouw SharePoint portaal in te zetten. Wij helpen graag met inrichting en advies!

Search vs. Folders

Van oudsher worden documenten in folders geplaatst volgens een bepaalde structuur, om deze op een later moment snel en handig terug te vinden. De folders kunnen worden ingedeeld op onderwerp, op jaartal of bijvoorbeeld op alfabetische volgorde. Binnen de folders kunnen we ook weer subfolders maken om bepaalde onderwerpen verder te specificeren. Deze manier van ordenen is vertrouwd, komt nog uit het papieren tijdperk en kan in bepaalde situaties goed werken.

48.1.jpg

Met de nadruk op bepaalde situaties! Recent onderzoek laat namelijk elke twee jaar een verdubbeling zien van digitale data. In 2020 wordt de totale grote van digitale data wereldwijd geschat op 44 zettabytes (44 biljoen gigabytes), een vertienvoudiging ten opzichte van 2013. Deze cijfers zullen niet meteen van toepassing zijn op de gemiddelde organisatie, maar wel kunnen we stellen dat we gezamenlijk in een gigantische groeifase zitten waarin efficiënt management van informatie noodzakelijk is. Want organisaties én eindgebruikers zullen de komende jaren meer en meer data te verwerken krijgen.

Weer terug naar de vertrouwde mappenstructuur. Het aanhouden van een mappenstructuur is meestal alleen logisch voor de persoon die de mappenstructuur gemaakt heeft. Er is één spreekwoordelijke weg naar Rome, en als je niet precies weet waar die weg ligt dan ga je die vaak niet vinden. Een goed ingerichte zoekfunctionaliteit is daarom noodzakelijk om overzicht te houden en snel de informatie te kunnen vinden die nodig is.

48.2.jpg

Werken met ranking modellen

SharePoint doorzoekt informatie op basis van inhoud en metadata. Maar hoe werkt dit proces eigenlijk onder de motorkap? Een zoekopdracht (Query) kent grofweg twee fasen:

  1. In de eerste fase wordt alle informatie opgehaald (op basis van inhoud en metadata) die overeenkomt met de ingegeven zoekopdracht.
  2. In de tweede fase worden de resultaten geordend en getoond volgens ranking modellen.

Een ranking model bestaat uit meerdere ranking features die gezamenlijk de volgorde van de resultaten bepalen. Voorbeelden van ranking features zijn:

  • Hoe vaak komt de zoekopdracht voor in de inhoud van een informatieobject?
  • Hoe vaak komt de zoekopdracht voor in de metadata van een informatieobject?
  • Hoe vaak komt de zoekopdracht Y voor in een beschrijving van een link?
  • Wat is de dichtheid van een bepaalde zoekopdracht in een informatieobject?
  • Hoeveel clicks heeft een resultaat in het verleden gehad en bij welke zoekopdrachten was dit?

Op basis van de ranking wordt een ranking score berekend voor elk item waarmee de uiteindelijke resultaten volgorde wordt bepaald.

Standaard wordt binnen SharePoint het default ranking model gebruikt. Er zijn echter ook een aantal andere modellen beschikbaar. Voor meer informatie over rankingmodellen in SharePoint zie dit artikel op Technet. Het is tevens mogelijk om een eigen ranking model te configureren indien de huidige modellen niet voldoen aan de behoefte van de organisatie.

48.3.jpg
48.4.jpg

Toevoegen van regels voor zoekopdrachten

Naast ranking modellen is het mogelijk om regels voor zoekopdrachten (of query regels) toe te passen in de tweede fase van het zoeken. Een query regel bevat een set met voorwaarden en bijhorende acties en biedt daarmee een breed scala aan mogelijkheden voor optimalisatie van de zoekresultaten. Zo kunnen bijvoorbeeld regels worden toegevoegd om alleen resultaten te laten zien van een specifieke locatie binnen SharePoint of met een bepaald type bestandsformaat (bijvoorbeeld alleen .pdf bestanden).

Het is ook mogelijk om een bepaald resultaat als eerste weer te geven bij een specifieke zoekterm. Binnen SharePoint wordt dit type zoekterm ‘Promoted Results’ of ‘Best Bets’ genoemd. Zo kan bijvoorbeeld het woord declaratie worden gekoppeld aan een declaratieformulier. Wanneer een gebruiker dan zoekt op het woord “declaratie”, wordt dit formulier altijd als eerste resultaat getoond.

Indien er meerdere ‘promoted results’ nodig zijn voor een zoekopdracht, dan kan er gebruik worden gemaakt van ‘result blocks’. Dit is een set met resultaten die boven de standaard zoekresultaten worden weergegeven. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om alle vastgestelde formulieren of protocollen gezamenlijk weer te geven als resultaat wanneer een gebruiker zoekt op de woorden “formulier” of “protocol”.

Resultaatgericht zoeken met verticals

Een eindgebruiker zal met zijn zoekopdracht vaak op zoek zijn naar een bepaald type resultaat zoals een persoon of een document. Via “search verticals” kan rechtstreeks worden gezocht in een specifieke zoekcategorie. Hiermee voorkom je dat er bijvoorbeeld documenten worden getoond terwijl men zoekt naar een persoon.

Standaard biedt SharePoint vier search verticals: Alles, Personen, Gesprekken en Deze site. Op de zoekresultatenpagina worden de verticals horizontaal weergegeven onder de zoekbalk.

48.5.jpg

Search verticals zijn gekoppeld aan resultaatbronnen, zo is “Personen” bijvoorbeeld gekoppeld aan de resultaatbron “Local People Results”. Dit is een vooraf gedefinieerde query die zoekt binnen lokale gebruikers directory van SharePoint die overige zoekresultaten uitsluit.

Het is mogelijk om nieuwe verticals toe te voegen. Zo kan bijvoorbeeld “Nieuws” worden toegevoegd om te zoeken binnen interne nieuwberichten in Attini.

Zoeksuggesties een kans geven

Zoeksuggesties worden op basis van de eerste letter of letters van zoekopdracht weergegeven onder de zoekbalk. Hiermee kunnen de eindgebruikers tijd besparen bij het zoeken. Suggesties worden automatisch toegevoegd wanneer er zes keer een resultaat is gekozen op basis van een bepaalde zoekopdracht.

Ook is het mogelijk om via het beheercentrum een bestand met suggesties in te lezen in SharePoint. Alle al bestaande suggesties worden overschreven met deze import, dus het is wel raadzaam om hier rekening mee te houden en dit bijvoorbeeld aan het begin van een implementatie te doen.

Meten is weten

Voordat je gaat starten met de inzet van bovenstaande middelen adviseren wij je eigenlijk om te starten met meten. Want dan pas weet je eigenlijk waar gebruikers precies behoefte aan hebben. Populaire onderwerpen om op te meten zijn:

  • Hoe vaak wordt de zoekfunctie gebruikt?
  • Welke zoekacties zijn succesvol?
  • Op welke zoektermen wordt vaak gezocht?
  • Welke onderwerpen leveren geen resultaten op?
  • Welke sites zijn populair onder mijn gebruikers?
  • Zijn er resultaten zonder daadwerkelijke klik?
  • Zijn er trends op te merken in het zoekgedrag van mijn gebruikers?

Office 365 en SharePoint bieden hier standaard en ‘out of the box’ een aantal oplossingen voor, maar in de praktijk zien wij dat deze lang niet altijd aan de meetbehoefte van organisaties voldoen. Bekende externe tools zijn Piwik Pro en CardioLog Analytics, maar ook Google Analytics wordt in de praktijk vaak ingezet. Heb je liever een oplossing die echt goed past binnen het gehele Microsoft platform? Onze Collega Freerk Terpstra kan je alles vertellen over Pulse, de geïntegreerde oplossing die Rapid Circle hiervoor heeft ontwikkeld binnen Office 365.

Vergeet niet dat de implementatie van search nooit af is. Behoeften en gedrag veranderen zeer regelmatig en door daarop in te spelen blijf je gebruikers faciliteren. Alleen op die manier voorkom je dat jouw intranet ook een doolhof wordt dat mensen gebruiken om informatie te verstoppen, in plaats van een plek om informatie te vinden en delen.

Meer weten over search binnen SharePoint, neem dan contact op met Martin Offringa.