Technologie op de werkvloer, wel of niet productief?

Van de IT’er tot de wijkverpleegkundige, tegenwoordig maakt iedereen gebruik van technologie op de werkvloer. Naast dat technologie enorme voordelen kan bieden, kan fout gebruik van technologie ook leiden tot onwenselijke gevolgen. Denk hierbij aan vermindering van productiviteit. Michael C. Mankins van Bain & Company waarschuwt in dit artikel van Harvard Business Review voor de gevaren van nieuwe technologie op de werkvloer.

Interactie en samenwerking behoren voor velen van ons tot de kern van onze werkzaamheden. De geschiedenis laat zien dat interactie door de jaren heen goedkoper en gemakkelijker is geworden. Ook blijkt dat als het makkelijker en goedkoper is om elkaar op te zoeken, hoe vaker we dat ook doen. In het huidige digitale tijdperk zijn de kosten voor het verzenden van één mail of het plannen van één meeting nihil. Omdat het zo laagdrempelig is, ontvangen we ontzettend veel mails en spenderen we ontzettend veel tijd in meetings. Zelfs als het helemaal niet nodig is. Met andere woorden, goedkopere en makkelijkere manieren van samenwerken kunnen ook tot lagere productiviteit leiden. Meer samenwerken gaat dan hand in hand met het uitvoeren van meer handelingen, verloren tijd tussen vergaderingen, overvolle mailboxen et cetera.

Dit kan echter ook anders! Volgens Mankins is technologie van maximale toegevoegde waarde indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  1. Als de technologie daadwerkelijk tijd bespaart
  2. Als de technologie niet dient als tool om met onwenselijk gedrag of slechte procedures om te gaan

Met andere woorden, de nieuwe technologie moet:

  1. Het aantal handelingen in een organisatie verminderen
  2. Onwenselijk gedrag of slechte procedures middels gedragsverandering elimineren.

De digitale werkplek gebaseerd op Microsoft Cloud Technologie –zoals we het voor ons zien bij Rapid Circle – voldoet aan beide voorwaarden! Door het bieden van samenwerkingstools, het mogelijk maken van samen aan documenten werken en het bieden van alternatieven voor mail en vergaderen bespaart deze digitale werkplek daadwerkelijk tijd.

We geloven er ook in dat technologische verandering altijd gepaard moet gaan met organisatorische, en dus gedrags-, verandering. Dit mag je als organisatie niet negeren.

Besteed dus aandacht aan 1) hoe de technologie aansluit bij je organisatiedoelstellingen en 2) hoe de technologie aansluit bij je medewerkers en hoe zij de technologie zullen gebruiken. Als je dat niet doet is de kans aanzienlijk dat je nieuw aangeschafte tool helemaal niet gebruikt gaat worden. Zonde van je investering! Bij Rapid Circle geloven we daarom dat aandacht voor adoptie altijd op het kritieke pad ligt bij het implementatieproces van een nieuwe technologie.

Wij zijn het in ieder geval eens met Michael C. Mankins. Technologie kan van onvoorstelbaar veel toegevoegde waarde zijn. Maar alleen als het op de juiste manier wordt ingezet en het de productiviteit bevorderd. Met de juiste tools en de juiste focus.

Bent u benieuwd naar onze visie op adoptie van technologie in organisaties. Lees dan ook onze blog ‘Adopteren kun je leren’.

Bron: M.C. Mankins. Is Technology really helping us get more done? Harvard Business Review