Teams Tutorial: Een projectorganisatie in MS Teams

Afgelopen maand hebben we u bijgepraat op het gebied van Microsoft Teams en onze ervaring gedeeld over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Het punt dat wij graag nogmaals willen benadrukken is hoe sterk Teams is in het samenbrengen van de tools die collega’s dag in en uit gebruiken en deze te presenteren in context van de dialoog die het team de hele dag door voert. En uiteraard is dat niet iets wat we enkel nog een keer willen opschrijven, maar we laten het graag aan je zien. En daarom zullen we de komende weken een serie aan blogs publiceren waarin we telkens een soort samenwerkingsverband centraal stellen en daarvoor een Team inrichten. Deze keer behandelen we het werken in projecten.

Twee opmerkingen vooraf: ten eerste, heb ik mijn software in het engels draaien en zullen veel van de namen die ik ga gebruiken in deze blog ook in het engels geschreven zijn. Ten tweede, ben ik fan van het Dark Theme binnen Teams en dus kunnen mijn screenshots wat donkerder overkomen dan hoe Teams er bij jou op je scherm uitziet.

Een Team maken

De allereerste stap is uiteraard het aanmaken van een Team. Hiervoor open ik de Desktop App (hier te downloaden) en klik ik op “Add team”. Wat mij erg bevalt is dat ik op de plek waar ik een nieuw team aan kan maken ik getipt word of ik niet beter mezelf aan een bestaand publiek team kan toevoegen als lid in plaats van een nieuw Team aan te maken. In dit geval wil ik echt iets nieuws maken, maar een fijne functionaliteit om de wildgroei aan teams in te perken.

15.1.png

Het aanmaken van een Team is zo gedaan. Je wordt gevraagd om je Team een naam te geven (verplicht), een beschrijving mee te geven (optioneel) en te kiezen of het een private of public team dient te zijn (verplicht). Alle keuzes die je hier maakt zijn later nog aan te passen, dus geen noodzaak om hier eerst uren over te brainstormen voordat je Team er is.

15.2.png

Omdat wij bij Rapid Circle een project georiënteerde organisatie zijn, zal iedereen wel interesse hebben in wat er in dit team besproken gaat worden. Dus ik kies voor Public zodat iedereen binnen onze organisatie er altijd bij kan. Ook met het oog op toekomstige nieuwe collega’s bespaar ik me op die manier het beheerwerk om het lidmaatschap van mijn Team continu aan te passen.

Zodra ik de gegevens heb ingevoerd klik ik op Next. Mijn Team wordt nu aangemaakt en ik kom vervolgens in een scherm waar ik collega’s toe kan voegen. Omdat ik heb gekozen voor een Public team kan iedereen zichzelf toevoegen, maar ik kan mijn collega’s ook een plezier doen door ze direct toe te voegen. Daarbij bespaar ik mezelf ook weer wat moeite om iedereen te vertellen dat er een nieuw team is waarvan iedereen lid zou moeten worden.

Zodra ik mijn collega’s heb toegevoegd kom ik in mijn team terecht en word ik hartelijk welkom geheten en tot verdere actie gemaand. Ook dit bevalt me wel, want je wordt meteen aangespoord om na te denken of er nog meer collega’s moeten worden toegevoegd en om na te denken over je verdere inrichting van je team.

15.3.png

Projecten een plek geven

Je krijgt bij het maken van een Team er automatisch een kanaal bij, maar het is de kunst om deze zo min mogelijk te gebruiken. Dit kanaal is namelijk, zoals de naam ook al doet vermoeden, voor algemene zaken. Hierin ga je bijvoorbeeld automatische meldingen zien over collega’s die zijn toegevoegd aan het Team en kanalen die zijn aangemaakt. Niet de beste plek om de details van het werken in projecten te behandelen en dus gaan we snel aan de slag met het aanmaken van wat extra kanalen.

Prioriteit nummer een is uiteraard om de projecten zelf een plek te geven. En dus maak ik een kanaal aan voor elk project dat er op dit moment loopt. Door ieder project haar eigen kanaal te geven, bied ik mijn collega’s de grootste mate van flexibiliteit om via het instellen van favorieten die projecten te volgen die zij interessant vinden en de projecten te negeren waar ze niets mee te maken hebben. Achter de naam van mijn Team vind ik drie puntjes en als ik daar op klik zie een paar opties waar “Add Channel” er een van is.

15.4.png

Naast een Project Awesome maak ik ook nog een Project Better en Project Crazy aan. Zo kunnen mijn collega’s direct aan de slag om de details van de verschillende projecten te bespreken. Het feit dat ieder project haar eigen kanaal heeft, stelt mij ook in staat om per project kanaal de tools toe te voegen waar dat project gebruikt van maakt.

Zo hebben wij binnen Rapid Circle voor bepaalde soort projecten een compleet ingerichte projectsite. Dit is een SharePoint subsite met alle bibliotheken en lijstjes ingebouwd die we voor dat soort projecten nodig hebben en met een druk op de knop is zo’n project site aangemaakt. Heel fijn, maar zoals ik al had vermeld heb ik bij Team ook een SharePoint site collectie gekregen die aan mijn team gekoppeld is. Dus de vraag is nu, waar ga ik mijn projectbestanden opslaan. Op de project site of op de gekoppelde site collectie. Ik wil ze het liefst op de project site hebben staan omdat die helemaal is ingericht zoals nodig is, maar ik wil ook dat die site heel makkelijk te benaderen is vanuit mijn kanaal. Dus dat gaan we dan meteen even regelen voor project Awesome.

Door op het plusteken naast mijn Wiki tab te klikken krijg ik een heel scala aan onderdelen die ik kan toevoegen. Ik kies hier voor SharePoint en mag dan kiezen om een recent bezochte site toe te voegen of zelf een url op te geven. Ik kies voor het laatste, plak de url van mijn project site erin en mag vervolgens een bibliotheek kiezen om te koppelen in mijn tab.

15.5.png

Een paar klikken later heb ik de documenten van mijn project site gekoppeld aan mijn kanaal zodat met het simpele wisselen tussen tabbladen we direct de bestanden op onze project site aan kunnen passen. Dit vraagt wel om een goede afspraak binnen het team over wat we in de Files tab zetten (en dus op de Team Site collectie) en wat we in de Documents tab zetten (en dus op de project site). Deze afspraak is nodig omdat ik de Files tab niet kan weggooien. Nu heb ik mijn bibliotheek gekoppeld, maar ik wil eigenlijk ook wel mijn hele project site koppelen aan dit kanaal.

Dat kan door weer op het plusteken te klikken en voor Website te kiezen. Ik word gevraagd om de url op te geven van de website die ik wil toevoegen en met wat snel kopieer en plak werk heb ik de landingspagina van mijn project site 1 klik verwijderd van de dialoog in mijn kanaal.

15.6.png

Over die dialoog gesproken trouwens, de bibliotheek en website die ik heb toegevoegd zijn netjes als thread opgenomen in de dialoog van dit kanaal wat mij in de gelegenheid stelt om mijn collega’s te laten weten waar deze toevoegingen voor dienen.

15.7.png

Mijn Project Awesome kanaal is hiermee ingericht en dus kan ik me richten op de andere twee kanalen.

Project Better is een ander soort project en werkt niet met een custom made SharePoint site. In plaats daarvan is de Project Manager fan van een ander product van Microsoft, namelijk Planner. Gelukkig zit die ook in de bak met snel te maken koppelingen en kan ik via het plusteken een nieuw Plan toevoegen zodat de PM aan de slag kan met het uitzetten van de taken.

15.8.png

Dan rest nog het Project Crazy. De Project Manager van dat project is fan van weer een andere tool, en dit keer eentje die niet in de Microsoft product portfolio zit, namelijk Trello. Gelukkig heeft Microsoft de laatste jaren op meerdere vlakken een verandering doorgemaakt en een daarvan is dat ze niet langer enkel en alleen rekening houden met hun eigen producten. Dit zien we terug in de besturingssystemen en browser die ze bedienen en in dit geval ook in de tools die ze als koppeling aanbieden, want daar staat Trello gewoon tussen. Dus door middel van het plusteken kunnen we ook daar gemakkelijk het Trello board toevoegen aan ons kanaal. Ik word gevraagd om in te loggen met mijn Trello account en vervolgens krijg ik de boards te zien die ik toe kan voegen.

15.9.png

Ik ga hier voor het Project C Board en mijn Trello board is toegevoegd aan mijn kanaal. Trello is trouwens niet de enige niet-Microsoft tool die wordt aangeboden. Als tabs zijn ook nog Wrike en Asana beschikbaar en als connector heb je de keuze uit een hele categorie met Project Management tools als Jira, Aha! en Pivotal Tracker. Dus grote kans dat de tools die jij nu al gebruikt beschikbaar zijn.

15.10.png

Weer tijd voor de tussenstand. Ik ben nu een tiental minuten verder en heb drie projecten een plek gegeven binnen mijn Team en ieder de tools geboden die ze al gebruikte voor hun project management. Zo zou ik uiteraard nog wel even door kunnen gaan met het toevoegen van projecten, maar het idee zal duidelijk zijn. Door met de rest van de onderdelen waar een project organisatie behoefte heeft.

Je team bij elkaar krijgen

Werken in projecten betekent voor Rapid Circle dat er collega’s vanuit verschillende disciplines samen met elkaar de oplossing bedenken en bouwen. Voor wij aan de slag kunnen hebben we projectleden nodig en dus begint het grote ronselen en puzzelen om alle teams gevuld te krijgen met de collega’s die de juiste skills hebben en genoeg tijd hebben om het project op tijd op te leveren. Die puzzel is binnen elke organisatie een uitdaging, maar wij hebben ook nog eens te maken met vrij kleine groep collega’s (100 in totaal), verspreid over meerdere disciplines (zo’n 10 skill gebieden), verspreid over meerdere werelddelen (Nederland, India en Melbourne) en constant onderweg naar klanten. Een kanaal dat volledig is toegewijd aan het vinden van de juiste collega’s voor elk project is dus geen overbodige luxe.

Ik maak een extra kanaal aan, getiteld “Planning”, dat kan fungeren als een soort van marktplaats voor iedere Project Manager die op zoek is naar projectleden.

5.11.png

Groot voordeel van Teams is dat het wordt meegeleverd met een Desktop App voor Windows en Mac en een Mobiele App voor iOS en Android. Dus ook voor een organisatie die verspreid is over de wereld en constant onderweg is, is het goed te doen om de chatberichten te volgen die worden geplaatst in dit kanaal. Zo heeft iedereen gelijke kansen om aan dat project te mogen werken waar je op hoopte.

Dit kanaal heeft voor onze organisatie de potentie om een enorme stroom van e-mails en telefoontjes te vervangen, een hoop wachttijd uit het proces te halen en voor iedereen transparant te maken welke projecten eraan zitten te komen en wat voor een vaardigheden daarvoor nodig zijn. Een enorme stap in efficiency.

Maar uiteraard baseren wij onze uiteindelijke planning en team samenstelling niet op een serie aan chatgesprekken. Dus als eenmaal die juiste collega’s zijn gevonden voor een project dan dient de Project Manager hiervoor verzoeken in te dienen om zo iedereen correct in te plannen. Dit gebeurd in een tool die wij zelf hebben gebouwd en draait op Azure. Nu zou het wel fijn zijn als de Project Manager vanuit het kanaal direct naar die tool kan, zodat wanneer uit de chat blijkt dat iemand beschikbaar is, het verzoek snel ingediend kan worden.

Hiervoor volgen wij de bekende route van het plusteken en de Website en een paar klikken later komt staat onze People Planner in een tabblad. Zo heeft iedereen snel zicht op zijn of haar eigen planning. Erg handig om bij de hand te hebben in kanaal waar het de hele tijd over planning gaat.

15.12.png

Nu zijn de planned hours altijd maar één kant van de medaille. De andere kant wordt gevormd door de actual hours. En wij hebben als menig ander bedrijf voor elke taak een andere tool, dus heb ik ook meteen maar onze tijdschrijftool onder een tabblad gestopt.

15.13.png

Naast de actual hours moet ik als medewerker van Rapid Circle namelijk ook mijn vakantieaanvragen in Exact doen, dus voor de planning is dit wel een handige tool om bij de hand te hebben.

Met deze toevoeging is het Planning kanaal goed voorzien en dus tijd voor de volgende tussenstand. We zijn een kwartier onderweg en ik heb een Team, drie project kanalen met eigen chat, sites, documenten en tools en een planning kanaal met chat en de tools de we gebruiken voor planned en actual hours daaraan gekoppeld.

 

Het bovenliggende niveau

Zodra je meerdere projecten tegelijk hebt lopen binnen een organisatie is er in principe sprake van een portfolio en dient deze gemanaged te worden. Als je net zoals in ons geval elke week tientallen projecten hebt lopen, dan is portfolio management een absolute must. Want het gaat voorkomen dat een project meer tijd, hulp of aandacht nodig heeft dan gepland en dat gaat dan al heel snel ten koste van andere projecten.

Dus het volgende kanaal dat we in het leven roepen is draagt de titel “Portfolio Management”. Bij portfolio management draait het in eerste instantie om het regelmatig checken van de portfolio van projecten en kijken of alles nog naast elkaar past. Hiervoor kan uiteraard de chat gebruikt worden, maar omdat dit een terugkerende meeting is, is het ook wel handig om de besluiten die worden genomen wat formeler vast te leggen. Om die reden voeg ik een OneNote bestand toe aan dit kanaal waar de besluiten en bijzonderheden van de wekelijkse meeting kunnen worden vastgelegd.

15.14.png

Om deze wekelijkse meeting in goede banen te leiden is het erg handig als we een lijst hebben van alle projecten en in welke fase deze projecten zitten. Zo’n lijst heb ik nog niet, maar zoals ik in het begin al heb vermeld heb ik bij het aanmaken van mijn Team een complete SharePoint site collectie cadeau gekregen. Initieel bedoeld om mijn documenten een plekje te geven die ik in Team chats upload, maar het is geen probleem om de functionaliteit van deze site collectie wat uit te breiden. Bijvoorbeeld met een takenlijst en tijdslijn waarin ik al mijn projecten kan toevoegen.

Door op de drie puntjes te klikken naast mijn kanaal naam kom ik snel op mijn SharePoint site terecht.

15.15.png

Vervolgens is het een kleine moeite om naar de Site Contents te gaan, een takenlijst toe te voegen en deze te vullen met mijn lijst van lopende projecten. Bij mijn takenlijst krijg ik automatisch een tijdslijn bij, dus door een start en einddatum toe te voegen aan mijn projecten kan ik ze mooi in de tijd plotten en krijg ik een handig overzicht voor mijn wekelijkse project meeting.

Dan is het enkel nog een kwestie van het direct koppelen van deze lijst aan mijn kanaal, zodat ik mezelf elke week een aantal keer klikken bespaar om naar mijn projecten overzicht te gaan. Dit doen we weer via het plusteken, website en het invullen van de url.

15.16.png

En omdat ik de “post to the channel about this tab” vinkjes allemaal aan heb laten staan is mijn kanaal chat netjes gevuld met twee meldingen over de onderdelen die ik net heb toegevoegd.

15.17.png

De eindstand

Uiteindelijk heb ik binnen een half uur een complete projectorganisatie opgezet met behulp van Microsoft Teams. Hierin zit een algemeen kanaal voor mededelingen over nieuwe leden en nieuwe kanalen. Daarnaast zijn er drie kanalen die ieder een eigen project ondersteunen met de daarbij gebruikte tools gekoppeld in tabbladen zodat zie maar een klik verwijderd zijn van het gesprek dat de project leden voeren. Ook hebben we een marktplaats waar projectmanagers en projectleden elkaar kunnen vinden om de samenstelling van projectteams makkelijker en transparanter te maken, met de gekoppelde tools om afspraken direct vast te leggen in de officiële administratie. En we hebben een apart kanaal voor de gesprekken en besluiten rondom protfolio management met een tijdlijn overzicht en OneNote bij de hand. Daarnaast hebben we alles beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie (zelfs voor toekomstige medewerkers) en kan elke collega bepalen welke kanalen hij of zij wel of niet volgt.

15.18.png

Dat is een hoop functionaliteit in 30 minuten en stelt ons in staat om de aandacht te houden bij waar het echt om gaat: zorgen dat alle projecten op tijd worden opgeleverd.

En uiteraard komen ik en mijn collega’s graag langs om samen met jou Teams succesvol uit te rollen binnen jouw organisatie zodat ook jullie fan zullen worden van dit nieuwe Microsoft product. Net zoals wij dat zijn.

Wil je meer info over Teams? Wij schreven een review na 3 maanden intensief gebruik. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen of bellen +31 (0)88 056 6100.