Teams! Een review na drie maanden intensief gebruik

Microsoft Teams is nu drie maanden beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365 en wij zijn fan. Wanneer Teams in preview ging eind vorig jaar hadden we net de introductie van Groups verwerkt en terwijl iedereen bezig was om de juiste overwegingen te maken tussen SharePoint teamsites en de nieuwe Office Groups, maakte Microsoft de puzzel ogenschijnlijk nog veel moeilijker door begin dit jaar met Teams te komen. De knuppel was in het hoenderhok van samenwerkoplossingen geworpen en Microsoft kon niet betrapt worden op een advies over wat wanneer te gebruiken.

Gelukkig levert het feit dat veel mensen zich over dezelfde problematiek altijd een hoop pogingen op om de hele casus in een plaat te vangen. En onderstaande infographic is een van de meer geslaagde samenvattingen van het speelveld.

20.1.jpg

Alles draait om de dialoog

Wat direct duidelijk wordt uit bovenstaand plaatje is dat Teams een erg rijk platform is. Maar tegelijk blijft het heel erg gefocust. Dat klinkt als een enorme tegenstrijdigheid, maar is het zeker niet. De basis van Teams is namelijk heel erg simpel: een dialoog. Collega’s in een team praten de hele dag tegen elkaar en de kern van Teams is om dat gesprek te ondersteunen.

Bij het aanmaken van een team krijg je een team en een kanaal. Dat stelt je in staat om direct te beginnen met praten tegen je collega’s en naar gelang het gesprek zich ontwikkeld zal je meer collega’s gaan uitnodigen omdat hun bijdrage gewenst is. En dat laat meteen een van de meest sterke punten van Teams zien, de persistant chat. Het maakt niet uit of je eerst begint te praten of eerst mensen uitnodigt, want zodra iemand uitgenodigd wordt voor een Team kan hij of zij alles teruglezen. En dat is zo’n enorm voordeel, want je hoeft geen tijd te stoppen in het doorsturen van alle belangrijke informatie. Nee, je voegt iemand toe aan het team en die collega kan bij alle informatie die van de geboorte van het team is besproken.

Een ander welbekend fenomeen dat ieder van ons weleens heeft meegemaakt is dat er in een chatgroep meerdere gesprekken door elkaar worden gevoerd en dat je daardoor niet duidelijk kunt reageren op de juiste berichten. Hiervoor biedt Teams meerdere oplossing.

Ten eerste is er de mogelijkheid om binnen je Team meerder kanalen op te zetten. Dus met dezelfde groep collega’s kun je de gesprekken over het rooster, de werkdocumenten en de ditjes en datjes mooi scheiden in verschillende kanalen.

20.2.png

Daarnaast vindt het chatten binnen een kanaal plaats op basis van thread, waarmee je kunt kiezen of je een nieuw onderwerp wilt aansnijden of wilt reageren op een bericht van een collega. Wanneer je reageert wordt jouw bericht vastgeplakt aan het bericht van je collega en anders staat het los in het kanaal. En als een thread lang wordt, dan vouwt Teams hem voor je samen door het eerste, laatste en aantal tussenliggende berichten te tonen.

Focus

Teams is een samenwerkoplossing en dus speelt efficiency een grote rol. Er zijn meerdere manieren waarop Teams je helpt om efficiënter te communiceren. Een van de belangrijkste is dat je personen en teams kunt mentionen. Zoals je gewend bent van andere social media, kun je ook in teams het welbekende apenstaartje als wapen inzetten om een bericht meer op te laten vallen voor die ene collega’s waar je toch echt reactie van wilt. Wanneer je dat doet wordt dat bericht gemarkeerd met een rode kantlijn en een rood apenstaartje voor de collega’s die jij mentioned.

20.3.png

De andere manier waarop Teams focus biedt op de belangrijke zaken is dat de threads die actief zijn automatisch naar beneden schuiven. Dat klinkt misschien verkeerd als ik er niet bij vertel dat in Teams het gesprek van boven naar beneden plaatsvindt en je het meest recente onderaan en oudste bovenaan terugvindt. En uiteraard focust Teams bij het openen van een kanaal automatisch op de onderkant, zodat je bij de meest recente threads uitkomt.

  Maak het persoonlijk   Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

Maak het persoonlijk

Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

20.5.png

Een andere manier waarop je Teams een stukje persoonlijker kunt maken zijn de 3 verschillende thema’s waaruit je kunt kiezen. Je hebt default, dark en high contrast. Het lijkt een gimmick, maar ik merk zelf dat dat ik toch liever mijn thema in dark zet dan de andere twee en het feit dat ik die keuze heb, bevalt me zeker. Ook het feit dat Microsoft hier gekozen heeft voor een paar keuzes en niet een heel scala aan opties vind ik wel fijn. Als je de optie voor de thema’s eenmaal ontdekt zal je alle drie waarschijnlijk even aanklikken en al gauw je keuze kunnen maken, om er vervolgens nooit meer over te tobben.

20.6.png

En de laatste, en misschien leukste en beste manier om Teams persoonlijk te maken, zijn de emoticons, stickers en gifjes die je kunt gebruiken in je berichten. In eerste instantie dacht ik dat Microsoft haar tijd misschien beter had kunnen besteden aan iets anders dan het integreren van deze zaken, maar stiekem gebruik ik ze dagelijks en wil ik ook zeker niet zonder. En ik ben er ook van overtuigd dat het een waardevolle functie is binnen Teams. Zeker onder collega’s is er vaak de noodzaak voor nuance in de berichten en daar leent het geschreven woord zich niet altijd voor. Ik heb menigmaal misverstanden gehad op basis van emails omdat de nuance niet overkwam en men daardoor veel te fel of juist helemaal niet reageerde op berichten. Die nuance is veel beter in te zetten met behulp van stickers en gifjes. En bovendien weer erg efficiënt te gebruiken omdat je je eigen tekst mee kunt geven. Dus dat persoonlijke plaatje is zo gemaakt waardoor die lap tekst niet meer nodig is om een discussie te beslechten.

20.7.png

Betrek je onderwerp bij je gesprek

Zoals gezegd draait Teams allemaal om de dialoog die jij met je collega’s voert. En waar Teams heel sterk in is, is om het onderwerp waarover gesproken wordt er bij te trekken. Iets dat binnen elk team een onderwerp van gesprek is, zijn de documenten die de collega’s onderling maken en delen. Teams staat je niet alleen in staat om een bijlage aan een bericht te koppelen (of zelfs meerdere als je dat wilt), maar slaat die bijlagen ook meteen op onder de Bestanden tab die je bij elk Team automatisch krijgt. Deze bestanden staan technisch opgeslagen op de SharePoint site collectie die wordt aangemaakt wanneer een nieuw Team tot leven wordt geroepen en dus heb je voor deze documenten alle voordelen die je van SharePoint gewend bent zoals versiebeheer, folders, metadata en delen.

20.8.png

Maar Teams gaat veel verder dan het betrekken van document in je gesprek. Houdt jouw team bepaalde rapportages in de gaten, hang ze dan aan je kanaal vast door ze op te nemen in een tab. Zo is je Power BI dashboard een muisklik verwijdert van het gesprek over de cijfers. En aangezien de tabs per kanaal bepaald worden kun je door een goede inrichting van je kanalen de verschillende verantwoordelijkheden van je team mooi scheiden en de tabs overzichtelijk houden. Zo kun je ook makkelijk de project sites (SharePoint teamsites) als tabs opnemen voor de projecten waar de collega’s in jouw team aan werken of de het plan uit Planner dat jullie gebruiken om de zomer BBQ te organiseren.

20.9.png

Maar wat het werken met Tabs helemaal mooi maakt is dat bij Microsoft het kwartje is gevallen dat ze niet de enige zijn die goede samenwerkoplossingen bieden. Dit zie je terug in de hoeveelheid producten die je kunt toevoegen aan je Team die buiten het Office 365 platform en zelfs buiten de productportfolio van Microsoft vallen. Zo kun je bijvoorbeeld een YouTube kanaal (Google) toevoegen aan je Team. Iets dat erg handig kan zijn voor het communicatieteam dat makkelijk het bedrijfskanaal in de gaten wil houden.

Maar Teams gaat zelfs nog een stapje verder dan dat door connectors aan te bieden. Het verschil tussen een connector en een tab is dat de inhoud van een tab naast je chat wordt gepresenteerd en dat een connector inhoud in je chat presenteert. Als we het voorbeeld van het communicatieteam doortrekken dan zouden zij mogelijk een connector willen instellen naar de bedrijfsfeed op Yammer. Deze zal op basis van de instellingen Yammer berichten laten zien tussen de chatberichten door. Of misschien een dagelijks weerbericht voor de buitendienst. De hoeveelheid connectors die men kan koppelen is ongekend groot en groeit dagelijks. En ook hier is Microsoft niet te flauw om verder te kijken dan de eigen producten. Dus ben je als projecten manager meer fan van Trello dan van Planner, dan kun je die connector gewoon toevoegen.

20.10.png

Al deze opties stellen je in staat om het gesprek zelf en het onderwerp van het gesprek aan elkaar te koppelen zodat je beiden op plek ter beschikking hebt.

En dat gesprek met alle content kun je dan vervolgens op elk device volgen omdat Teams vanaf dag 1 komt met een desktopversie en mobiele app voor zowel Android als iOS. Dus ook de Apple liefhebbende teams kunnen gewoon deelnemen aan het gesprek.

Governance, governance, governance

Wij zijn fan van Teams en gebruiken het actief. Maar dat wil niet zeggen dat wij niet in een paar valkuilen zijn beland de afgelopen maanden. Wij hebben een wildgroei aan Teams moeten aanpakken omdat voor elk onderwerp een Team werd aangemaakt en we op een gegeven tien Teams hadden waar iedereen lid van was (bij Rapid Circle werken krap honderd mensen, dus dan heb je vrij snel het hele bedrijf in een Team zitten). Een dergelijk structuur is niet echt handig. Veel logischer is het om een Team te hebben waar iedereen lid van is met tien kanalen.

En zo zijn we ook tegen andere zaken aangelopen. Hoe ga je het beste om met het mentionen zodat niet iedereen in elk bericht gementioned wordt? Waar sla je de bestanden op als je een project site hebt en een kanaal in Teams, want je wilt wel alles op plek hebben? Wie mag er Teams aanmaken?

Vragen die niet nieuw zijn, maar altijd naar boven komen als mensen gaan samenwerken en niet goed afspreken hoe. En daarom geldt ook voor Teams dat de onderlinge afspraken over hoe je binnen het team samenwerkt net zo belangrijk zijn als de functionaliteit in de tool. Maar iets waar ik heel blij van wordt bij Microsoft Teams, is dat wanneer dat gesprek plaats heeft gevonden de uitwerking van de afspraken vliegensvlug gaat omdat ik met een paar muisklikken vanuit allerlei hoeken en gaten tab en connectors kan koppelen aan mijn team. Dus als we er eenmaal uit zijn of de backlog in Excel, Planner, OneNote, Trello, Jira, Wunderlist, Visual Studio of iets anders komt te staan, heb ik hem binnen een minuut aan mijn Team toegevoegd en kan ik weer gaan doen wat de bedoeling is van elke samenwerkingstool: aan de slag!

Conclusie

Aan het begin van het jaar keek ik de ontwikkelingen rondom Groups en Teams nog sceptisch aan. Ten opzichte van de klassieke teamsites vond ik er nog teveel haken en ogen aan zitten. Teams had toen wel de belofte, maar maakte het nog niet helemaal waar. Nu kan ik zeggen dat Teams overduidelijk mijn favoriet is. Het geeft mij de controle over mijn werk en laat me samenwerken op de manier hoe ik dat wil of het samenwerkingsverband dat vraagt.

Het vergt wel een andere mindset binnen de organisatie ten opzichte van samenwerken, want Teams geeft heel veel mogelijkheden en macht aan de eindgebruiker om de inrichting naar zijn of haar hand te zetten. Dit betekent minder mogelijkheden van bovenaf om bepaalde inrichting of vormgeving af te dwingen voor de samenwerkomgevingen van de organisatie. Maar als je dat los kunt laten, geeft Teams je er een hoop voor terug.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of bel +31 (0)88 056 6100.