tips

PowerPoint Tips & Tricks: Mijn 7 meest gebruikte handige tips in PowerPoint 2016

Voor mijn werk geef ik vaak presentaties. Dat betekent dat ik vaak en veel in PowerPoint werk. Inmiddels heb ik daar een redelijke handigheid in gekregen. Hieronder deel ik mijn 7 meest gebruikte functies/handigheden.

1. Sneltoetsen

Ik ben een groot fan van Sneltoetsen. In elk programma dat ik gebruik, weet ik er een paar voor de handelingen die ik vaak doe. In PowerPoint zitten ook een paar sneltoetsen die mij enorm helpen het klikken te verminderen, hier komen ze:

CTRL + S => Save

Uiteraard, om continu alle aanpassingen op te slaan

CTRL + D => Object kopiëren

Bij mij meestal de slide die ik wil gebruiken als basis voor de volgende slide. Ik begin bijna altijd op basis van de vorige slide, zodat ik zeker weet dat de opmaak hetzelfde blijft, en ik kan er zo voor zorgen dat de afbeeldingen steeds (ongeveer) even groot zijn.

CTRL + pijl omhoog/omlaag => Slide verplaatsen

Vaak verplaats ik slides in een andere volgorde tijdens het maken. Bijvoorbeeld om het verhaal beter te laten lopen. Maar ook om een eerdere slide die ik gekopieerd heb via CTRL + D te verplaatsen naar de juiste plek om verder te werken.

CTRL + SHIFT + pijl omhoog/omlaag => Slides selecteren

Met deze combinatie is het heel eenvoudig een aantal slides te selecteren, om die vervolgens via CTRL + D te dubliceren, of door CTRL + pijl omhoog/omlaag te verplaatsten door het slide deck.

2. Overzicht via secties

Meestal behandel ik tijdens een presentatie verschillende onderdelen, soms samen met collega’s. Uiteraard maak ik dan in de PowerPoint een agenda-slide die steeds terugkomt. Maar wat ik ook doe, is steeds verschillende secties maken. Zodat de PowerPoint-presentatie overzichtelijk blijft, én secties zijn gemakkelijk in- en uit te schakelen, en te verslepen.

23.1.png

 
Het is dus heel gemakkelijk een overzicht te maken van de hele presentatie op hoofdlijnen, en deze te her-organiseren.

De nummers achter de naam van de sectie geeft aan hoeveel slides de sectie bevat.

3. Wat betekent dat kwastje? Opmaak kopiëren!

Vaak kopieer ik teksten uit andere bronnen, bijvoorbeeld Word-documenten of websites. Het is onvermijdelijk dat soms de opmaak daardoor door de war loopt. Daarom check ik op het eind altijd of alle teksten dezelfde opmaak hebben. Is dat ergens niet het geval? Dan kopieer ik de opmaak, door op het Kwastje links boven te klikken.

Dubbeltip: Klik dubbel op het kwastje, en alles wat je daarna aanraakt krijgt dezelfde opmaak, totdat je op Esc klikt.

23.2.png

4. Beweging toevoegen

Vaak wil ik hele websites laten zien, of afbeeldingen die niet op 1 scherm passen. Het was even zoeken, maar daar heb ik een oplossing voor gevonden. Voeg beweging toe aan ‘iets’ in PowerPoint.

Om een beweging toe te voegen, voeg je eerst de afbeelding toe.

Klik daarna op:

  1. Animaties > 2. Animatie toevoegen > 3. Lijnen

Je hebt nu een beweging toegevoegd. Maar voor mijn doeleinde vaak de verkeerde kant op. Dus vervolg ik met:

4. Effectopties => Omhoog

Nu beweegt de afbeelding omhoog en kan je dus een hele website, of lange pagina laten zien. Zie hieronder het resultaat. Uiteraard is het mogelijk hierin te variëren.

5. Achtergrond afbeelding overal doorvoeren

Ook naar deze heb ik lang gezocht. Het komt namelijk voor dat ik verschillende PPT’s samenvoeg. Waardoor de achtergrond steeds verschilt. Om dit ‘recht’ te zetten zijn maar 2 handelingen nodig:

1 Klik rechtermuisknop de slide met de juiste achtergrond en selecteer ‘Achtergrond opmaken’

2 Klik op ‘Overal toepassen’

Klaar.

23.3.png

6. Schermopname maken

23.4.png

Bij tip 4 heb ik in een video laten zien hoe een beweging eruitziet. Deze opname heb ik met PowerPoint zelf gemaakt. Met PowerPoint kun je je hele scherm opnemen, dus ook andere programma’s. Je kan de video meteen bewerken en toevoegen aan de PowerPoint, of op opslaan als apart bestand op je computer om ergens anders te gebruiken.

23.4.png

 
Om een opname te maken volg je de volgende stappen:

1. Ga in het tabblad naar ‘Invoegen’

2. Klik op ‘Schermopname maken’

3. selecteer wat je wel en niet wil opnemen

Wil je het rustig kunnen bekijken in een video, kijk dan naar onderstaande instructievideo (niet door mij gemaakt).

7. Extra super tip: Maak een poll in je PowerPoint

In PowerPoint 2016 kan je ook extra programma’s toevoegen die extra functionaliteit bieden. Bijvoorbeeld om een live Poll te maken. Ik heb goede ervaringen met onderstaande 2. Maar er zijn er veel meer. Het leuke van een Poll in een PowerPoint, is dat deelnemers live (anoniem) kunnen stemmen op stellingen. Hiervoor hoeft de deelnemer niets te installeren, nog te betalen. Op de websites wordt duidelijk uitgelegd hoe je ermee kan werken.

https://www.polleverywhere.com/plans

https://www.sendsteps.com/pricing/

Welke functie in PowerPoint gebruik jij vaak?

Vertel het hieronder in de comments!

10 valkuilen bij de implementatie van Office 365 in de zorg

Office 365 laat zorgmedewerkers effectiever samenwerken, communiceren en kennis delen. Teams zijn meer zelfsturend en de samenwerking met externe personen en instanties wordt uitgebouwd. Office 365 is standaard software en omdat het in de Microsoft Cloud staat, werk je altijd met de laatste versie. Je kunt dus meteen aan de slag.

Is het zo simpel? Zeker niet! Op basis van onze ervaring met meer dan 100 projecten zetten we de tien belangrijkste valkuilen op een rij.

De whitepaper ‘De 10 valkuilen bij de implementatie van Office 365 in de zorg‘ download je geheel vrijbijvend door hieronder het formulier in te vullen.

8 redenen waarom je OneNote wilt gebruiken, op je werk en privé!

Voor mij geen dag zonder OneNote. Het lijkt misschien wat overdreven, maar het ontdekken van OneNote was voor mij echt een life changer, maar je moet wel de beste opties er voor jezelf uit halen. Want OneNote is een échte Microsoft tool en voor mij betekent dit:

  1. Dat OneNote mij helpt in het optimaliseren van mijn werk (maar ook privé trouwens!), en
  2. Dat OneNote oneindig veel (mooie) opties bevat.

Veel andere mensen zijn met name geïnteresseerd in punt (1), terwijl punt (2) weer een reden om af te haken en toch met pen en papier te blijven werken of een applicatie als Evernote te gebruiken. Met deze blog ga ga ik vooral deze groep ervan overtuigen om OneNote tóch een kans te geven. Collega Freerk schreef eerder al een blog (Lees em HIER) over hoe je papierloos vergaderen kunt realiseren met behulp van deze gratis (!) oplossing, maar OneNote biedt nog veel meer handige tools en tricks.

Mijn 8 redenen om OneNote te gebruiken voor thuis én op je werk:
 

 1. Alles wordt automatisch opgeslagen

Niets is vervelender dan dat je een deel van je aantekeningen kwijt bent. Je laptop besluit in verband met een belangrijke update ineens opnieuw op te starten; een applicatie loopt vast en de laatste auto-save is van 5 minuten geleden; je bent vergeten de accu van je laptop daadwerkelijk in het stopcontact te doen; het telefoontje dat je wilde plegen duurde iets langer dan gepland en je PC bleek niet in slaapstand te gaan maar toch helemaal uit.. Herkenbare scenario’s denk ik zo. Doordat OneNote alle wijzigingen vrijwel direct opslaat ben ik eigenlijk nooit meer iets kwijt. Super prettig.
 

 2. Notities of notitieblokken delen

Alhoewel ik prima alleen kan zijn, zijn er maar weinig dingen in mijn leven die ik echt alleen doe. Thuis verzamelen we gezamenlijk allemaal lekkere recepten en leuke vakantiebestemmingen; op mijn werk werken we in internationale teams aan vele projecten bij klanten; en met vrienden plan ik feestjes en hebben we daarbij allemaal onze eigen taak. OneNote is de rode draad door al die dingen omdat ik mijn aantekeningen eenvoudig en centraal kan bewaren maar ook makkelijk kan delen met privé gebruikers en zakelijke gebruikers.
 

 3. Notities kunnen afgeschermd worden

Als er tóch iets is wat ik graag helemaal alleen voor mezelf wil houden, dan zet ik een wachtwoord op de sectie zodat ik zeker weet dat ik de enige ben die bij de aantekeningen kan. Op mijn werk doe ik dit trouwens nooit, dit is echt iets wat ik alleen privé gebruik in OneNote.
 

 4. Aantekeningen versturen per e-mail

Tijdens projecten probeer ik van alle meetings, ideeën en afspraken direct aantekeningen te maken in OneNote. Maar omdat deze informatie ook belangrijk is voor de gesprekspartners van buiten mijn organisatie, en zij niet altijd toegang hebben tot de projectsite en het bijbehorende notitieblok, gebruik ik de optie ‘pagina per e-mail verzenden’. Zo krijg ik de aantekeningen toch één op één bij alle aanwezigen zonder dat het nodig is om het volledige notitieblok te delen.

Andersom kan overigens ook! Door je mailtjes naar me@onenote.com te sturen worden deze toegevoegd aan je notitieblok. Handig!
 

5. Pagina’s + sub pagina’s aanmaken

Niemand vindt het prettig om ellenlange teksten te lezen. Vaak is het dan een kwestie van koppen snellen om te achterhalen waar precies de informatie staat die voor jou relevant is. Om lange lappen tekst te voorkomen gebruik ik in OneNote de optie om sub pagina’s aan mijn pagina’s toe te voegen. Zo kan ik tijdens bijvoorbeeld een project per onderdeel de notities verzamelen en kan iedere collega direct de informatie vinden die ze nodig hebben.

En als ik voorafgaand aan een stuk tekst twee [ [ zet (zonder spatie), en ] ] (zonder spatie) op het einde, dan weet OneNote dat dit een nieuwe sub pagina moet worden. Dan wordt er direct een nieuwe pagina gemaakt mét een directe link vanuit de bronpagina.
 

 6. Tekst kopiëren vanuit een afbeelding

Sites, documenten, beveiligde Pdf’s, webpagina’s… ze staan vol met content. Soms is deze content ook best wel het bewaren waard, maar zou je daar graag je eigen toevoeging aan willen doen of bepaalde onderdelen weg willen halen. Dit is niet altijd te selecteren en kopiëren vanuit de bron.

OneNote is ook dan je beste vriend. Door een screenprintje te maken van de interessante tekst en deze in OneNote te plakken zit er onder je rechtermuisklik de optie ‘Tekst kopiëren van afbeelding’. Die doet simpelweg wat het omschrijft: het geeft je de mogelijkheid om deze tekst snel te kopiëren en als platte tekst te plakken.

Wanneer je de tekst wel direct uit een pagina kunt kopiëren en plakken bewaart OneNote voor jou ook de link. Zodat je altijd nog even terug kunt gaan voor meer informatie of context. Wel zo compleet.

49.1.jpeg

7. Uitgebreide set aan markeringen

Wanneer je notities aan het maken bent wil je dat bepaalde belangrijke zaken een extra kwalificatie mee krijgen, je merkt dat gespreksonderwerpen nog wat meer uitleg nodig hebben, gehighlight moeten worden of dat sommige items een taak met zich mee brengen. Ook dat kan met OneNote, en daar maak ik dan ook dankbaar gebruik van.

49.2.jpeg
49.3.jpeg

Deze worden dan aan het begin van de alinea getoond en kunnen daar ook afgevinkt worden. OneNote geeft je aan de rechterkant van je scherm een overzicht van alle belangrijke zaken én je hebt de optie om alles samen te voegen op één pagina.

8. Het is gratis!

Echt waar. Het is echt gratis. Het enige wat je nodig hebt is een Live ID en je kunt de applicatie gebruiken vanuit de browser, downloaden als Windows 10 app (met beperkte functies), installeren als client versie op je laptop en computer en er is een superfijne app voor iPhone, Android en Windows Phone.

Nieuwsgierig geworden naar OneNote? Maar huiverig om over te stappen omdat je bijvoorbeeld gewend bent om Evernote te gebruiken en al je aantekeningen niet wilt kopiëren en plakken? Goed nieuws voor jou, want Microsoft heeft recent een eenvoudige tool gelanceerd waarmee je al je notities uit Evernote kunt kopiëren naar OneNote!

Klik HIER om de importer te downloaden.

Meer weten? Neem contact met me op.