teams

7 oorzaken en oplossingen voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven

Bij productie draait alles om ritme. Het ritme van de ploeg, de lopende band, de planning, de orders. Om het juiste ritme te houden is communicatie binnen en tussen teams essentieel. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van de capaciteit, taakverdeling en eventuele problemen, zodat alles blijft lopen. In de praktijk schiet communicatie tussen collega’s en teams helaas vaak tekort of kost het veel tijd. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven en belangrijker: hoe je dit kan oplossen.

1. WAAROM WIST IK DAAR NIET VAN?

Het is lastig om betrokkenen up-to-date te houden over alles wat speelt rondom het proces, bij andere teams en binnen de organisatie. Dienstwisselingen, werken met fulltime- en parttime medewerkers, structureel tijdsgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet makkelijker op. Memo’s worden niet gelezen, niet iedereen is actief in de groeps-chat, mailtjes worden over het hoofd gezien en soms wordt belangrijke informatie niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Hierbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld.

 

2. IK WIST NIET DAT ER HAAST ACHTER ZAT...

Alles heeft een deadline en zeker binnen productie organisaties. Maar omdat er binnen de productielijn veel teams aan verschillende onderdelen werken, is het niet altijd even duidelijk wie welke deadline heeft. Of sterker nog, wie welke deadline in de gaten houdt. En wat gebeurt er wanneer de planning verandert? Hoewel verwacht mag worden dat elke collega de eigen planning en deadlines in de gaten houdt, gebeurt dit niet lang niet altijd. Zorg er daarom voor dat het voor iedereen duidelijk is wanneer de planning verandert of wanneer er een deadline aankomt. Dit kan door de planning beschikbaar te maken op een centrale plek die laagdrempelig toegankelijk is voor betrokkenen. En zorg ervoor dat er meldingen zijn wanneer er iets gebeurt of verandert in de planning. Op deze manier houdt iedereen de planning op zijn netvlies en vermijd je ruis op de lijn. Wij adviseren bedrijven hiervoor gebruik te maken van Microsoft Teams, een online samenwerkingshub waarin conversaties tussen collega’s en teams plaatsvinden, bestanden worden gedeeld en bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn. Wanneer je binnen deze omgeving de planning beschikbaar maakt, kunnen op deze plek gesprekken tussen alle betrokken plaatsvinden over dit onderwerp. Met behulp van handige apps en connectoren kunnen bovendien notificaties ingesteld worden zodat betrokkenen op de hoogte gesteld worden als er veranderingen in de planning plaatsvinden. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

3. WAT ZIJN OOK ALWEER DE INLOGGEGEVENS?

Productiemedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze alle inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Dit is geen ideale situatie, want behalve dat het onveilig is om met jan-en-alleman wachtwoorden te delen, werkt het inefficiënt. Een oplossing hiervoor zijn online wachtwoordkluizen. Deze kluizen documenteren de inloggegevens met één druk op de knop in een veilige omgeving en de inloggegevens worden automatisch aangevuld om snel in te loggen. Je hoeft niet meer je wachtwoord te onthouden of op te zoeken, dit doet de wachtwoordkluis voor je. Een andere optie om de frustratie tegen te gaan van inloggen en meerdere systemen gebruiken, is het werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

4. INFORMATIE VASTLEGGEN EN OPZOEKEN

Elke stap wordt vastgelegd binnen een productiebedrijf. Dit is nodig om grip te houden op de processen, de planning, de inkoop, de verkoop en de financiën. Dit betekent dat er voor elke stap administratieve handelingen dienen te worden verricht. Verschillende stappen worden in verschillende systemen gelogd. Om deze administratieve processen efficiënter te laten verlopen is het belangrijk dat de registratie van data dummyproof is, er maximaal geautomatiseerd wordt, systemen aan elkaar worden gekoppeld en communicatie gestroomlijnd verloopt. Voor steeds meer productiebedrijven bewijst Microsoft Teams hiervoor van grote waarde te zijn. Systemen kunnen hier geïntegreerd worden en zijn te koppelen via Connectoren. Door het toepassen van PowerApps en Flows kan gezorgd worden voor een foutloze invoer van data.  En bovendien vinden gesprekken over processen of vastgelegde data plaats op één centrale plek tussen alle betrokkenen.

5. MAIL, MAIL EN NOG MEER MAIL

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Updates, bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijk. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om iets snel af te stemmen. Zorg voor een werkomgeving die de behoeften aan overzicht en directe communicatie faciliteert. Microsoft Teams is zo’n werkomgeving. Een interessante mogelijkheid die Teams onder andere biedt is om mails te laten binnen komen binnen Teams. Bijvoorbeeld alle orders. Zo zien alle betrokkenen de order binnenkomen. De mail met de order wordt direct omgezet naar een chatbericht en de bijlagen worden automatisch opgeslagen in de gemeenschappelijke bibliotheek. Gesprekken over de binnenkomende order vinden vervolgens binnen deze omgeving plaats. Hierdoor worden lange mail trails voorkomen en vinden er dynamische groepsgesprekken plaats. Resultaat: meer snelheid, minder fouten, meer werkplezier.

6. WE APPEN

Mail is niet de meest handige manier van communiceren. Bovendien geven steeds meer mensen er de voorkeur aan om te chatten. WhatsApp is natuurlijk de meest gebruikte app hiervoor. Ook binnen bedrijven wordt het steeds vaker gebruikt. Dit lijkt efficiënt, maar voor een productieorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie, vindt plaats op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Bied medewerkers daarom een alternatief aan waarin alle informatie toegankelijk blijft voor alle teamleden, dus ook voor nieuwe aanwinsten. 

7. GEBRUIK DE EXPERTISE VAN MEDEWERKERS

Een productieplanning komt nooit 100% uit. Hoe graag we dit ook willen, er zijn altijd uitdagingen en problemen die ervoor zorgen dat de planning weer op de schop moet. En bij het tegenkomen van een uitdaging of een probleem, moet je eerst het hele team inlichten, voor een oplossing zorgen, de planning aanpassen en iedereen hier weer van op de hoogte stellen. Dit kan makkelijker. Met Microsoft Teams heb je een directe lijn naar het hele productieteam. Hierdoor kan je niet alleen makkelijk en snel communiceren, maar maak ook direct gebruik van de kracht van je medewerkers voor oplossingen. Stuur een bericht over het probleem, laat het direct zien middels een video of foto die je meestuurt en vraag om ideeën. Is er overleg nodig? Dan kan je direct een audio- of videogesprek starten. Kom je er nog niet uit? Betrek dan andere experts bij het gesprek door ze toe te voegen aan je team. Met een limiet van 2500 leden per team moet het wel heel raar lopen als er voor een probleem geen oplossing wordt gevonden.

Herken je deze oorzaken en ben je geïnteresseerd in de oplossingen?

Lees dan onze whitepaper: 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams.  

Op donderdag 13 september om 16uur geven we het webinar ‘Introductie Microsoft Teams’. In dit webinar ontdek je hoe Teams ervoor zorgt dat samenwerken efficiënter en leuker wordt. Meld je hier aan.

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Teams Tutorial: Een projectorganisatie in MS Teams

Afgelopen maand hebben we u bijgepraat op het gebied van Microsoft Teams en onze ervaring gedeeld over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Het punt dat wij graag nogmaals willen benadrukken is hoe sterk Teams is in het samenbrengen van de tools die collega’s dag in en uit gebruiken en deze te presenteren in context van de dialoog die het team de hele dag door voert. En uiteraard is dat niet iets wat we enkel nog een keer willen opschrijven, maar we laten het graag aan je zien. En daarom zullen we de komende weken een serie aan blogs publiceren waarin we telkens een soort samenwerkingsverband centraal stellen en daarvoor een Team inrichten. Deze keer behandelen we het werken in projecten.

Twee opmerkingen vooraf: ten eerste, heb ik mijn software in het engels draaien en zullen veel van de namen die ik ga gebruiken in deze blog ook in het engels geschreven zijn. Ten tweede, ben ik fan van het Dark Theme binnen Teams en dus kunnen mijn screenshots wat donkerder overkomen dan hoe Teams er bij jou op je scherm uitziet.

Een Team maken

De allereerste stap is uiteraard het aanmaken van een Team. Hiervoor open ik de Desktop App (hier te downloaden) en klik ik op “Add team”. Wat mij erg bevalt is dat ik op de plek waar ik een nieuw team aan kan maken ik getipt word of ik niet beter mezelf aan een bestaand publiek team kan toevoegen als lid in plaats van een nieuw Team aan te maken. In dit geval wil ik echt iets nieuws maken, maar een fijne functionaliteit om de wildgroei aan teams in te perken.

15.1.png

Het aanmaken van een Team is zo gedaan. Je wordt gevraagd om je Team een naam te geven (verplicht), een beschrijving mee te geven (optioneel) en te kiezen of het een private of public team dient te zijn (verplicht). Alle keuzes die je hier maakt zijn later nog aan te passen, dus geen noodzaak om hier eerst uren over te brainstormen voordat je Team er is.

15.2.png

Omdat wij bij Rapid Circle een project georiënteerde organisatie zijn, zal iedereen wel interesse hebben in wat er in dit team besproken gaat worden. Dus ik kies voor Public zodat iedereen binnen onze organisatie er altijd bij kan. Ook met het oog op toekomstige nieuwe collega’s bespaar ik me op die manier het beheerwerk om het lidmaatschap van mijn Team continu aan te passen.

Zodra ik de gegevens heb ingevoerd klik ik op Next. Mijn Team wordt nu aangemaakt en ik kom vervolgens in een scherm waar ik collega’s toe kan voegen. Omdat ik heb gekozen voor een Public team kan iedereen zichzelf toevoegen, maar ik kan mijn collega’s ook een plezier doen door ze direct toe te voegen. Daarbij bespaar ik mezelf ook weer wat moeite om iedereen te vertellen dat er een nieuw team is waarvan iedereen lid zou moeten worden.

Zodra ik mijn collega’s heb toegevoegd kom ik in mijn team terecht en word ik hartelijk welkom geheten en tot verdere actie gemaand. Ook dit bevalt me wel, want je wordt meteen aangespoord om na te denken of er nog meer collega’s moeten worden toegevoegd en om na te denken over je verdere inrichting van je team.

15.3.png

Projecten een plek geven

Je krijgt bij het maken van een Team er automatisch een kanaal bij, maar het is de kunst om deze zo min mogelijk te gebruiken. Dit kanaal is namelijk, zoals de naam ook al doet vermoeden, voor algemene zaken. Hierin ga je bijvoorbeeld automatische meldingen zien over collega’s die zijn toegevoegd aan het Team en kanalen die zijn aangemaakt. Niet de beste plek om de details van het werken in projecten te behandelen en dus gaan we snel aan de slag met het aanmaken van wat extra kanalen.

Prioriteit nummer een is uiteraard om de projecten zelf een plek te geven. En dus maak ik een kanaal aan voor elk project dat er op dit moment loopt. Door ieder project haar eigen kanaal te geven, bied ik mijn collega’s de grootste mate van flexibiliteit om via het instellen van favorieten die projecten te volgen die zij interessant vinden en de projecten te negeren waar ze niets mee te maken hebben. Achter de naam van mijn Team vind ik drie puntjes en als ik daar op klik zie een paar opties waar “Add Channel” er een van is.

15.4.png

Naast een Project Awesome maak ik ook nog een Project Better en Project Crazy aan. Zo kunnen mijn collega’s direct aan de slag om de details van de verschillende projecten te bespreken. Het feit dat ieder project haar eigen kanaal heeft, stelt mij ook in staat om per project kanaal de tools toe te voegen waar dat project gebruikt van maakt.

Zo hebben wij binnen Rapid Circle voor bepaalde soort projecten een compleet ingerichte projectsite. Dit is een SharePoint subsite met alle bibliotheken en lijstjes ingebouwd die we voor dat soort projecten nodig hebben en met een druk op de knop is zo’n project site aangemaakt. Heel fijn, maar zoals ik al had vermeld heb ik bij Team ook een SharePoint site collectie gekregen die aan mijn team gekoppeld is. Dus de vraag is nu, waar ga ik mijn projectbestanden opslaan. Op de project site of op de gekoppelde site collectie. Ik wil ze het liefst op de project site hebben staan omdat die helemaal is ingericht zoals nodig is, maar ik wil ook dat die site heel makkelijk te benaderen is vanuit mijn kanaal. Dus dat gaan we dan meteen even regelen voor project Awesome.

Door op het plusteken naast mijn Wiki tab te klikken krijg ik een heel scala aan onderdelen die ik kan toevoegen. Ik kies hier voor SharePoint en mag dan kiezen om een recent bezochte site toe te voegen of zelf een url op te geven. Ik kies voor het laatste, plak de url van mijn project site erin en mag vervolgens een bibliotheek kiezen om te koppelen in mijn tab.

15.5.png

Een paar klikken later heb ik de documenten van mijn project site gekoppeld aan mijn kanaal zodat met het simpele wisselen tussen tabbladen we direct de bestanden op onze project site aan kunnen passen. Dit vraagt wel om een goede afspraak binnen het team over wat we in de Files tab zetten (en dus op de Team Site collectie) en wat we in de Documents tab zetten (en dus op de project site). Deze afspraak is nodig omdat ik de Files tab niet kan weggooien. Nu heb ik mijn bibliotheek gekoppeld, maar ik wil eigenlijk ook wel mijn hele project site koppelen aan dit kanaal.

Dat kan door weer op het plusteken te klikken en voor Website te kiezen. Ik word gevraagd om de url op te geven van de website die ik wil toevoegen en met wat snel kopieer en plak werk heb ik de landingspagina van mijn project site 1 klik verwijderd van de dialoog in mijn kanaal.

15.6.png

Over die dialoog gesproken trouwens, de bibliotheek en website die ik heb toegevoegd zijn netjes als thread opgenomen in de dialoog van dit kanaal wat mij in de gelegenheid stelt om mijn collega’s te laten weten waar deze toevoegingen voor dienen.

15.7.png

Mijn Project Awesome kanaal is hiermee ingericht en dus kan ik me richten op de andere twee kanalen.

Project Better is een ander soort project en werkt niet met een custom made SharePoint site. In plaats daarvan is de Project Manager fan van een ander product van Microsoft, namelijk Planner. Gelukkig zit die ook in de bak met snel te maken koppelingen en kan ik via het plusteken een nieuw Plan toevoegen zodat de PM aan de slag kan met het uitzetten van de taken.

15.8.png

Dan rest nog het Project Crazy. De Project Manager van dat project is fan van weer een andere tool, en dit keer eentje die niet in de Microsoft product portfolio zit, namelijk Trello. Gelukkig heeft Microsoft de laatste jaren op meerdere vlakken een verandering doorgemaakt en een daarvan is dat ze niet langer enkel en alleen rekening houden met hun eigen producten. Dit zien we terug in de besturingssystemen en browser die ze bedienen en in dit geval ook in de tools die ze als koppeling aanbieden, want daar staat Trello gewoon tussen. Dus door middel van het plusteken kunnen we ook daar gemakkelijk het Trello board toevoegen aan ons kanaal. Ik word gevraagd om in te loggen met mijn Trello account en vervolgens krijg ik de boards te zien die ik toe kan voegen.

15.9.png

Ik ga hier voor het Project C Board en mijn Trello board is toegevoegd aan mijn kanaal. Trello is trouwens niet de enige niet-Microsoft tool die wordt aangeboden. Als tabs zijn ook nog Wrike en Asana beschikbaar en als connector heb je de keuze uit een hele categorie met Project Management tools als Jira, Aha! en Pivotal Tracker. Dus grote kans dat de tools die jij nu al gebruikt beschikbaar zijn.

15.10.png

Weer tijd voor de tussenstand. Ik ben nu een tiental minuten verder en heb drie projecten een plek gegeven binnen mijn Team en ieder de tools geboden die ze al gebruikte voor hun project management. Zo zou ik uiteraard nog wel even door kunnen gaan met het toevoegen van projecten, maar het idee zal duidelijk zijn. Door met de rest van de onderdelen waar een project organisatie behoefte heeft.

Je team bij elkaar krijgen

Werken in projecten betekent voor Rapid Circle dat er collega’s vanuit verschillende disciplines samen met elkaar de oplossing bedenken en bouwen. Voor wij aan de slag kunnen hebben we projectleden nodig en dus begint het grote ronselen en puzzelen om alle teams gevuld te krijgen met de collega’s die de juiste skills hebben en genoeg tijd hebben om het project op tijd op te leveren. Die puzzel is binnen elke organisatie een uitdaging, maar wij hebben ook nog eens te maken met vrij kleine groep collega’s (100 in totaal), verspreid over meerdere disciplines (zo’n 10 skill gebieden), verspreid over meerdere werelddelen (Nederland, India en Melbourne) en constant onderweg naar klanten. Een kanaal dat volledig is toegewijd aan het vinden van de juiste collega’s voor elk project is dus geen overbodige luxe.

Ik maak een extra kanaal aan, getiteld “Planning”, dat kan fungeren als een soort van marktplaats voor iedere Project Manager die op zoek is naar projectleden.

5.11.png

Groot voordeel van Teams is dat het wordt meegeleverd met een Desktop App voor Windows en Mac en een Mobiele App voor iOS en Android. Dus ook voor een organisatie die verspreid is over de wereld en constant onderweg is, is het goed te doen om de chatberichten te volgen die worden geplaatst in dit kanaal. Zo heeft iedereen gelijke kansen om aan dat project te mogen werken waar je op hoopte.

Dit kanaal heeft voor onze organisatie de potentie om een enorme stroom van e-mails en telefoontjes te vervangen, een hoop wachttijd uit het proces te halen en voor iedereen transparant te maken welke projecten eraan zitten te komen en wat voor een vaardigheden daarvoor nodig zijn. Een enorme stap in efficiency.

Maar uiteraard baseren wij onze uiteindelijke planning en team samenstelling niet op een serie aan chatgesprekken. Dus als eenmaal die juiste collega’s zijn gevonden voor een project dan dient de Project Manager hiervoor verzoeken in te dienen om zo iedereen correct in te plannen. Dit gebeurd in een tool die wij zelf hebben gebouwd en draait op Azure. Nu zou het wel fijn zijn als de Project Manager vanuit het kanaal direct naar die tool kan, zodat wanneer uit de chat blijkt dat iemand beschikbaar is, het verzoek snel ingediend kan worden.

Hiervoor volgen wij de bekende route van het plusteken en de Website en een paar klikken later komt staat onze People Planner in een tabblad. Zo heeft iedereen snel zicht op zijn of haar eigen planning. Erg handig om bij de hand te hebben in kanaal waar het de hele tijd over planning gaat.

15.12.png

Nu zijn de planned hours altijd maar één kant van de medaille. De andere kant wordt gevormd door de actual hours. En wij hebben als menig ander bedrijf voor elke taak een andere tool, dus heb ik ook meteen maar onze tijdschrijftool onder een tabblad gestopt.

15.13.png

Naast de actual hours moet ik als medewerker van Rapid Circle namelijk ook mijn vakantieaanvragen in Exact doen, dus voor de planning is dit wel een handige tool om bij de hand te hebben.

Met deze toevoeging is het Planning kanaal goed voorzien en dus tijd voor de volgende tussenstand. We zijn een kwartier onderweg en ik heb een Team, drie project kanalen met eigen chat, sites, documenten en tools en een planning kanaal met chat en de tools de we gebruiken voor planned en actual hours daaraan gekoppeld.

 

Het bovenliggende niveau

Zodra je meerdere projecten tegelijk hebt lopen binnen een organisatie is er in principe sprake van een portfolio en dient deze gemanaged te worden. Als je net zoals in ons geval elke week tientallen projecten hebt lopen, dan is portfolio management een absolute must. Want het gaat voorkomen dat een project meer tijd, hulp of aandacht nodig heeft dan gepland en dat gaat dan al heel snel ten koste van andere projecten.

Dus het volgende kanaal dat we in het leven roepen is draagt de titel “Portfolio Management”. Bij portfolio management draait het in eerste instantie om het regelmatig checken van de portfolio van projecten en kijken of alles nog naast elkaar past. Hiervoor kan uiteraard de chat gebruikt worden, maar omdat dit een terugkerende meeting is, is het ook wel handig om de besluiten die worden genomen wat formeler vast te leggen. Om die reden voeg ik een OneNote bestand toe aan dit kanaal waar de besluiten en bijzonderheden van de wekelijkse meeting kunnen worden vastgelegd.

15.14.png

Om deze wekelijkse meeting in goede banen te leiden is het erg handig als we een lijst hebben van alle projecten en in welke fase deze projecten zitten. Zo’n lijst heb ik nog niet, maar zoals ik in het begin al heb vermeld heb ik bij het aanmaken van mijn Team een complete SharePoint site collectie cadeau gekregen. Initieel bedoeld om mijn documenten een plekje te geven die ik in Team chats upload, maar het is geen probleem om de functionaliteit van deze site collectie wat uit te breiden. Bijvoorbeeld met een takenlijst en tijdslijn waarin ik al mijn projecten kan toevoegen.

Door op de drie puntjes te klikken naast mijn kanaal naam kom ik snel op mijn SharePoint site terecht.

15.15.png

Vervolgens is het een kleine moeite om naar de Site Contents te gaan, een takenlijst toe te voegen en deze te vullen met mijn lijst van lopende projecten. Bij mijn takenlijst krijg ik automatisch een tijdslijn bij, dus door een start en einddatum toe te voegen aan mijn projecten kan ik ze mooi in de tijd plotten en krijg ik een handig overzicht voor mijn wekelijkse project meeting.

Dan is het enkel nog een kwestie van het direct koppelen van deze lijst aan mijn kanaal, zodat ik mezelf elke week een aantal keer klikken bespaar om naar mijn projecten overzicht te gaan. Dit doen we weer via het plusteken, website en het invullen van de url.

15.16.png

En omdat ik de “post to the channel about this tab” vinkjes allemaal aan heb laten staan is mijn kanaal chat netjes gevuld met twee meldingen over de onderdelen die ik net heb toegevoegd.

15.17.png

De eindstand

Uiteindelijk heb ik binnen een half uur een complete projectorganisatie opgezet met behulp van Microsoft Teams. Hierin zit een algemeen kanaal voor mededelingen over nieuwe leden en nieuwe kanalen. Daarnaast zijn er drie kanalen die ieder een eigen project ondersteunen met de daarbij gebruikte tools gekoppeld in tabbladen zodat zie maar een klik verwijderd zijn van het gesprek dat de project leden voeren. Ook hebben we een marktplaats waar projectmanagers en projectleden elkaar kunnen vinden om de samenstelling van projectteams makkelijker en transparanter te maken, met de gekoppelde tools om afspraken direct vast te leggen in de officiële administratie. En we hebben een apart kanaal voor de gesprekken en besluiten rondom protfolio management met een tijdlijn overzicht en OneNote bij de hand. Daarnaast hebben we alles beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie (zelfs voor toekomstige medewerkers) en kan elke collega bepalen welke kanalen hij of zij wel of niet volgt.

15.18.png

Dat is een hoop functionaliteit in 30 minuten en stelt ons in staat om de aandacht te houden bij waar het echt om gaat: zorgen dat alle projecten op tijd worden opgeleverd.

En uiteraard komen ik en mijn collega’s graag langs om samen met jou Teams succesvol uit te rollen binnen jouw organisatie zodat ook jullie fan zullen worden van dit nieuwe Microsoft product. Net zoals wij dat zijn.

Wil je meer info over Teams? Wij schreven een review na 3 maanden intensief gebruik. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen of bellen +31 (0)88 056 6100.

 

 

Teams! Een review na drie maanden intensief gebruik

Microsoft Teams is nu drie maanden beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365 en wij zijn fan. Wanneer Teams in preview ging eind vorig jaar hadden we net de introductie van Groups verwerkt en terwijl iedereen bezig was om de juiste overwegingen te maken tussen SharePoint teamsites en de nieuwe Office Groups, maakte Microsoft de puzzel ogenschijnlijk nog veel moeilijker door begin dit jaar met Teams te komen. De knuppel was in het hoenderhok van samenwerkoplossingen geworpen en Microsoft kon niet betrapt worden op een advies over wat wanneer te gebruiken.

Gelukkig levert het feit dat veel mensen zich over dezelfde problematiek altijd een hoop pogingen op om de hele casus in een plaat te vangen. En onderstaande infographic is een van de meer geslaagde samenvattingen van het speelveld.

20.1.jpg

Alles draait om de dialoog

Wat direct duidelijk wordt uit bovenstaand plaatje is dat Teams een erg rijk platform is. Maar tegelijk blijft het heel erg gefocust. Dat klinkt als een enorme tegenstrijdigheid, maar is het zeker niet. De basis van Teams is namelijk heel erg simpel: een dialoog. Collega’s in een team praten de hele dag tegen elkaar en de kern van Teams is om dat gesprek te ondersteunen.

Bij het aanmaken van een team krijg je een team en een kanaal. Dat stelt je in staat om direct te beginnen met praten tegen je collega’s en naar gelang het gesprek zich ontwikkeld zal je meer collega’s gaan uitnodigen omdat hun bijdrage gewenst is. En dat laat meteen een van de meest sterke punten van Teams zien, de persistant chat. Het maakt niet uit of je eerst begint te praten of eerst mensen uitnodigt, want zodra iemand uitgenodigd wordt voor een Team kan hij of zij alles teruglezen. En dat is zo’n enorm voordeel, want je hoeft geen tijd te stoppen in het doorsturen van alle belangrijke informatie. Nee, je voegt iemand toe aan het team en die collega kan bij alle informatie die van de geboorte van het team is besproken.

Een ander welbekend fenomeen dat ieder van ons weleens heeft meegemaakt is dat er in een chatgroep meerdere gesprekken door elkaar worden gevoerd en dat je daardoor niet duidelijk kunt reageren op de juiste berichten. Hiervoor biedt Teams meerdere oplossing.

Ten eerste is er de mogelijkheid om binnen je Team meerder kanalen op te zetten. Dus met dezelfde groep collega’s kun je de gesprekken over het rooster, de werkdocumenten en de ditjes en datjes mooi scheiden in verschillende kanalen.

20.2.png

Daarnaast vindt het chatten binnen een kanaal plaats op basis van thread, waarmee je kunt kiezen of je een nieuw onderwerp wilt aansnijden of wilt reageren op een bericht van een collega. Wanneer je reageert wordt jouw bericht vastgeplakt aan het bericht van je collega en anders staat het los in het kanaal. En als een thread lang wordt, dan vouwt Teams hem voor je samen door het eerste, laatste en aantal tussenliggende berichten te tonen.

Focus

Teams is een samenwerkoplossing en dus speelt efficiency een grote rol. Er zijn meerdere manieren waarop Teams je helpt om efficiënter te communiceren. Een van de belangrijkste is dat je personen en teams kunt mentionen. Zoals je gewend bent van andere social media, kun je ook in teams het welbekende apenstaartje als wapen inzetten om een bericht meer op te laten vallen voor die ene collega’s waar je toch echt reactie van wilt. Wanneer je dat doet wordt dat bericht gemarkeerd met een rode kantlijn en een rood apenstaartje voor de collega’s die jij mentioned.

20.3.png

De andere manier waarop Teams focus biedt op de belangrijke zaken is dat de threads die actief zijn automatisch naar beneden schuiven. Dat klinkt misschien verkeerd als ik er niet bij vertel dat in Teams het gesprek van boven naar beneden plaatsvindt en je het meest recente onderaan en oudste bovenaan terugvindt. En uiteraard focust Teams bij het openen van een kanaal automatisch op de onderkant, zodat je bij de meest recente threads uitkomt.

Maak het persoonlijk   Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

Maak het persoonlijk

Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

20.5.png

Een andere manier waarop je Teams een stukje persoonlijker kunt maken zijn de 3 verschillende thema’s waaruit je kunt kiezen. Je hebt default, dark en high contrast. Het lijkt een gimmick, maar ik merk zelf dat dat ik toch liever mijn thema in dark zet dan de andere twee en het feit dat ik die keuze heb, bevalt me zeker. Ook het feit dat Microsoft hier gekozen heeft voor een paar keuzes en niet een heel scala aan opties vind ik wel fijn. Als je de optie voor de thema’s eenmaal ontdekt zal je alle drie waarschijnlijk even aanklikken en al gauw je keuze kunnen maken, om er vervolgens nooit meer over te tobben.

20.6.png

En de laatste, en misschien leukste en beste manier om Teams persoonlijk te maken, zijn de emoticons, stickers en gifjes die je kunt gebruiken in je berichten. In eerste instantie dacht ik dat Microsoft haar tijd misschien beter had kunnen besteden aan iets anders dan het integreren van deze zaken, maar stiekem gebruik ik ze dagelijks en wil ik ook zeker niet zonder. En ik ben er ook van overtuigd dat het een waardevolle functie is binnen Teams. Zeker onder collega’s is er vaak de noodzaak voor nuance in de berichten en daar leent het geschreven woord zich niet altijd voor. Ik heb menigmaal misverstanden gehad op basis van emails omdat de nuance niet overkwam en men daardoor veel te fel of juist helemaal niet reageerde op berichten. Die nuance is veel beter in te zetten met behulp van stickers en gifjes. En bovendien weer erg efficiënt te gebruiken omdat je je eigen tekst mee kunt geven. Dus dat persoonlijke plaatje is zo gemaakt waardoor die lap tekst niet meer nodig is om een discussie te beslechten.

20.7.png

Betrek je onderwerp bij je gesprek

Zoals gezegd draait Teams allemaal om de dialoog die jij met je collega’s voert. En waar Teams heel sterk in is, is om het onderwerp waarover gesproken wordt er bij te trekken. Iets dat binnen elk team een onderwerp van gesprek is, zijn de documenten die de collega’s onderling maken en delen. Teams staat je niet alleen in staat om een bijlage aan een bericht te koppelen (of zelfs meerdere als je dat wilt), maar slaat die bijlagen ook meteen op onder de Bestanden tab die je bij elk Team automatisch krijgt. Deze bestanden staan technisch opgeslagen op de SharePoint site collectie die wordt aangemaakt wanneer een nieuw Team tot leven wordt geroepen en dus heb je voor deze documenten alle voordelen die je van SharePoint gewend bent zoals versiebeheer, folders, metadata en delen.

20.8.png

Maar Teams gaat veel verder dan het betrekken van document in je gesprek. Houdt jouw team bepaalde rapportages in de gaten, hang ze dan aan je kanaal vast door ze op te nemen in een tab. Zo is je Power BI dashboard een muisklik verwijdert van het gesprek over de cijfers. En aangezien de tabs per kanaal bepaald worden kun je door een goede inrichting van je kanalen de verschillende verantwoordelijkheden van je team mooi scheiden en de tabs overzichtelijk houden. Zo kun je ook makkelijk de project sites (SharePoint teamsites) als tabs opnemen voor de projecten waar de collega’s in jouw team aan werken of de het plan uit Planner dat jullie gebruiken om de zomer BBQ te organiseren.

20.9.png

Maar wat het werken met Tabs helemaal mooi maakt is dat bij Microsoft het kwartje is gevallen dat ze niet de enige zijn die goede samenwerkoplossingen bieden. Dit zie je terug in de hoeveelheid producten die je kunt toevoegen aan je Team die buiten het Office 365 platform en zelfs buiten de productportfolio van Microsoft vallen. Zo kun je bijvoorbeeld een YouTube kanaal (Google) toevoegen aan je Team. Iets dat erg handig kan zijn voor het communicatieteam dat makkelijk het bedrijfskanaal in de gaten wil houden.

Maar Teams gaat zelfs nog een stapje verder dan dat door connectors aan te bieden. Het verschil tussen een connector en een tab is dat de inhoud van een tab naast je chat wordt gepresenteerd en dat een connector inhoud in je chat presenteert. Als we het voorbeeld van het communicatieteam doortrekken dan zouden zij mogelijk een connector willen instellen naar de bedrijfsfeed op Yammer. Deze zal op basis van de instellingen Yammer berichten laten zien tussen de chatberichten door. Of misschien een dagelijks weerbericht voor de buitendienst. De hoeveelheid connectors die men kan koppelen is ongekend groot en groeit dagelijks. En ook hier is Microsoft niet te flauw om verder te kijken dan de eigen producten. Dus ben je als projecten manager meer fan van Trello dan van Planner, dan kun je die connector gewoon toevoegen.

20.10.png

Al deze opties stellen je in staat om het gesprek zelf en het onderwerp van het gesprek aan elkaar te koppelen zodat je beiden op plek ter beschikking hebt.

En dat gesprek met alle content kun je dan vervolgens op elk device volgen omdat Teams vanaf dag 1 komt met een desktopversie en mobiele app voor zowel Android als iOS. Dus ook de Apple liefhebbende teams kunnen gewoon deelnemen aan het gesprek.

Governance, governance, governance

Wij zijn fan van Teams en gebruiken het actief. Maar dat wil niet zeggen dat wij niet in een paar valkuilen zijn beland de afgelopen maanden. Wij hebben een wildgroei aan Teams moeten aanpakken omdat voor elk onderwerp een Team werd aangemaakt en we op een gegeven tien Teams hadden waar iedereen lid van was (bij Rapid Circle werken krap honderd mensen, dus dan heb je vrij snel het hele bedrijf in een Team zitten). Een dergelijk structuur is niet echt handig. Veel logischer is het om een Team te hebben waar iedereen lid van is met tien kanalen.

En zo zijn we ook tegen andere zaken aangelopen. Hoe ga je het beste om met het mentionen zodat niet iedereen in elk bericht gementioned wordt? Waar sla je de bestanden op als je een project site hebt en een kanaal in Teams, want je wilt wel alles op plek hebben? Wie mag er Teams aanmaken?

Vragen die niet nieuw zijn, maar altijd naar boven komen als mensen gaan samenwerken en niet goed afspreken hoe. En daarom geldt ook voor Teams dat de onderlinge afspraken over hoe je binnen het team samenwerkt net zo belangrijk zijn als de functionaliteit in de tool. Maar iets waar ik heel blij van wordt bij Microsoft Teams, is dat wanneer dat gesprek plaats heeft gevonden de uitwerking van de afspraken vliegensvlug gaat omdat ik met een paar muisklikken vanuit allerlei hoeken en gaten tab en connectors kan koppelen aan mijn team. Dus als we er eenmaal uit zijn of de backlog in Excel, Planner, OneNote, Trello, Jira, Wunderlist, Visual Studio of iets anders komt te staan, heb ik hem binnen een minuut aan mijn Team toegevoegd en kan ik weer gaan doen wat de bedoeling is van elke samenwerkingstool: aan de slag!

Conclusie

Aan het begin van het jaar keek ik de ontwikkelingen rondom Groups en Teams nog sceptisch aan. Ten opzichte van de klassieke teamsites vond ik er nog teveel haken en ogen aan zitten. Teams had toen wel de belofte, maar maakte het nog niet helemaal waar. Nu kan ik zeggen dat Teams overduidelijk mijn favoriet is. Het geeft mij de controle over mijn werk en laat me samenwerken op de manier hoe ik dat wil of het samenwerkingsverband dat vraagt.

Het vergt wel een andere mindset binnen de organisatie ten opzichte van samenwerken, want Teams geeft heel veel mogelijkheden en macht aan de eindgebruiker om de inrichting naar zijn of haar hand te zetten. Dit betekent minder mogelijkheden van bovenaf om bepaalde inrichting of vormgeving af te dwingen voor de samenwerkomgevingen van de organisatie. Maar als je dat los kunt laten, geeft Teams je er een hoop voor terug.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of bel +31 (0)88 056 6100.

Microsoft lanceert chat- en samenwerkingsapp Teams, de concurrent voor Slack

Microsoft Teams is op donderdag 2 november 2016 gelanceerd in 181 landen en in 18 talen voor alle commerciële klanten met een Office 365 Enterprise (E1, E3, E5) plan of Business (essential & premium) plan. Microsoft Teams is nu nog in Preview en Microsoft verwacht het in het eerste kwartaal van 2017 naar General Availability te kunnen brengen.

Activatie van Teams

Voordat je Microsoft Teams kunt starten met gebruiken, dient een Administrator dit wel aan te zetten op de Office 365 omgeving.

In de Office 365 Admin Center is de extra optie Microsoft Teams toegevoegd aan Instellingen > Apps. Hier kan de beheerder Microsoft Teams beschikbaar maken voor de organisatie. Deze stap is noodzakelijk voordat men zich bij https://teams.microsoft.com kan aanmelden.

36.1.png

Bekijk onderstaand filmpje voor een play by play uitleg:

Chatten zoals met WhatsApp, Skype (for Business) en Yammer

Microsoft Teams wordt door Microsoft zelf gepositioneerd als team georiënteerde, chat-based werkomgeving in Office 365. En dat is ook meteen wat je ziet zodra je aan de slag gaat met Teams. Je kunt direct praten met alle collega’s die in je team zitten via de Teams tab. Als je met collega’s buiten je team wilt chatten dan kun je dat doen via de Chat tab. Dit laat meteen zien dat de Microsoft Teams omgeving zowel een team werkomgeving is als je persoonlijke werkomgeving want je ziet naast de Teams waar je in zit ook alle andere collega’s.

Het chatten zelf werkt zoals we al jaren gewend zijn via Skype (for Business), Yammer, Facebook, WhatsApp en ga zo maar door. Je kunt tekstberichten, plaatjes, documenten en emoticons (alleen voor desktop client), gifs en ander leuks sturen. Je ziet makkelijk welke berichten van jou zijn, want die hebben een andere kleur. Je kunt je eigen berichten aanpassen, een unieke feature, en je kunt reageren op specifieke berichten van collega’s via een reply optie. Tevens kun je collega’s ‘mentionen’ in een groep chat, waardoor dit bericht extra opvalt bij degene die je mentioned.

36.3.png

Communiceren in Teams

In Skype for Business was de grote ergernis dat er geen vaste groepschats aangemaakt konden worden. Groepschats gingen verloren op het moment dat een gebruiker het chat scherm verliet. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers de conversatie op een later moment oppakken. Handig wanneer er een Team is aangemaakt voor bijvoorbeeld een supportteam waar er vragen ingezet worden, waarvan je weet dat ze bij het hele team uitkomen en diegene die online is erop kan reageren. Dit werkt beter dan een email naar een groep, waarbij 1 mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van 50 e-mails. Bijkomend voordeel is dat iemand die pas later voor de groep wordt uitgenodigd de hele geschiedenis kan teruglezen. Dit maakt het niet langer nodig om wanneer mensen bij een groep komen alle mails en documenten uit het verleden toe te sturen.

Binnen een Team is het ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Om het voorbeeld van het supportteam er weer bij te halen, hier zou het heel makkelijk zijn om per klant waarvoor support wordt geleverd een kanaal op te stellen.

Andere voorbeelden zijn een apart kanaal voor het team voor de wekelijkse teammeeting, een apart kanaal om nieuwe features te bespreken en een apart kanaal om het teamuitje te organiseren.

Integratie van Teams in Office 365

Microsoft Teams is, zoals we inmiddels gewend zijn van Office 365 producten, geheel geïntegreerd met de rest van Office 365. Dit uit zich in meerdere vormen:

  • OneNote: Maak notities in OneNote die direct gedeeld zijn met het team.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel bestanden vanuit de eigen of gedeelde OneDrive.
  • Office 365 Groups: Bij het aanmaken van een nieuwe team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een Office 365 Group. Daarmee krijgt het team de titel van de Group en de leden zijn automatisch lid van het nieuwe Team.
  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook direct getoond in de Chat van Teams. Hier heb je ook de mogelijkheid om in Teams de chat/discussie te continueren.

Naast dat Microsoft Team een heleboel Office functionaliteit ter beschikking stelt aan een Team, zijn er ook nog heel veel niet-Microsoft producten die je kunt gebruiken binnen Microsoft Teams. Dit principe kennen we van Flow en wordt dus ook hier toegepast, zodat Teams nog steeds gebruik kunnen maken van al hun favoriete samenwerkapplicaties. Hieronder een impressie:

36.4.png

Documenten in Teams uit Groups, OneDrive en SharePoint

Microsoft Teams is meer dan alleen maar chatten, want de tool biedt via de Documenten tab ook een overzicht van al je documenten. De kracht zit er met name in dat je alle bestanden ziet waarmee je recent hebt gewerkt, vanuit allerlei verschillende omgevingen. Dus of die bestanden nu in een group staan, op een SharePoint site of in je OneDrive je krijgt ze te zien in je Documenten tab.

36.5.png

Meetings vanuit Teams

Ook heb je via Microsoft Teams toegang tot al je meetings voor de komende dagen. Op deze manier is het heel makkelijk om te zien welke collega’s deelnemen aan die meeting. De volledige inhoud wordt opgehaald vanuit de agenda, dus alle details zijn meteen in beeld. Wanneer dit Skype for Business meetings zijn, heb je ook de optie om vanuit Teams aan de meeting deel te nemen.

36.6.png

Ondersteuning

Naast de web interface heeft Microsoft Teams direct meerdere apps uitgebracht voor de volgende platformen:

  • Windows 7, 8, 10 (32bit)
  • Windows 7, 8, 10 (64bit)
  • Mac OSX 10.10+
  • iOS
  • Android
  • Windows Mobile

Deze apps zijn te downloaden via http://teams.microsoft.com/downloads.

Er zitten kleine verschillen tussen de mobiele- en desktop apps. De grootste is het feit dat het (nog) niet mogelijk is om nieuwe teams te maken in de mobiele app en mensen toe te voegen aan teams. Daarnaast zijn de uitgebreide plaatjes en memes niet beschikbaar in de mobiele app om te gebruiken. Daar tegenover staat wel dat de camera van de telefoon gebruikt kan worden om afbeeldingen te versturen.

36.7.png

Stap voor stap introductievideo

Microsoft Mechanics heeft een video online gezet met een uitgebreide introductie van Microsoft Teams

Meer info

Rapid Circle post op korte termijn nog meer blog posts over Microsoft Teams. Bijvoorbeeld over de scenario’s waardoor de meerwaarde voor de organisatie duidelijk wordt.

Nog niet zo lang geleden zijn Groups gelanceerd door Microsoft, die de gebruikers van Office 365 ook heel veel mogelijkheden om met elkaar samen te werken. De eerste indruk van Microsoft Teams is dat het zowel gelijkenissen als unieke mogelijkheden vertoont in vergelijking met Groups. Dit zullen wij nauwlettend in de gaten houden in de toekomst. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft hard aan de weg aan het timmeren is om de samenwerkingsmogelijkheden voor al haar gebruikers zo rijk mogelijk te maken. Wat bewonderenswaardig is, is dat met de preview lancering van Microsoft Teams er direct een brede suite aan applicaties beschikbaar is voor verschillende licentiepakketten.

Wilt u direct meer weten over Microsoft Teams of een demo aanvragen, neem dan contact met ons op.