skype

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.

Onderschat OneNote niet, de time saver tijdens papierloos vergaderen in Office 365

OneNote wordt vaak vergeleken met Evernote. Echter, die vergelijking doet OneNote te kort. Want OneNote is zoveel meer dan Evernote. Het belangrijkste voordeel van OneNote is dat het geïntegreerd is in alle Microsoft producten. Hiermee kun je dus heel gemakkelijk informatie uitwisselen. In de video onderaan deze pagina kun je zien hoe je papierloos kunt vergaderen met OneNote.

Wat is OneNote?

OneNote is meer dan een simpel notitieblok. Het is jouw geheugen, het teamgeheugen en de organisatie haar collectieve geheugen. Het is ook een plek voor afspraken, acties, samenwerken, vergaderen en een plek waar ideeën gevormd worden. Je kunt samen, tegelijkertijd, live en real time in de notie werken vanaf elk device.

Papierloos vergaderen

Voor de vergadering wordt er een agenda-afspraak in Outlook gemaakt en gedeeld met alle aanwezigen. In die agenda-afspraak staan alle benodigde documenten en de inhoud van de vergadering. Elke deelnemer beschikt dus vooraf over alle benodigde informatie.

Tijdens de vergadering open je de vergaderafspraak in Outlook. Klik vervolgens op de OneNote-knop (in Outlook!). Direct wordt er een nieuwe OneNote-pagina aangemaakt waarin alle informatie over de afspraak staat. OneNote ‘plakt’ automatisch ‘geplakt’ de genodigden voor de afspraak in de notitie, en biedt de optie om aan/af te vinken wie er aanwezig zijn. Ook de inhoud van de afspraak wordt in de OneNote-pagina geplakt. De bestanden uit de afspraak worden ook toegevoegd. In OneNote is er dus één overzicht met alle informatie die op dat moment nodig is. De vergadering kan beginnen.

Samen notuleren

Een groot voordeel van OneNote die in onderstaande video niet naar voren komt – maar wel mogelijk is – is tegelijk kunnen notuleren in dezelfde OneNote notitie. Hierdoor is er niet één iemand verantwoordelijk voor de inhoud, maar is iedereen verantwoordelijk. Spannend? Waarschijnlijk wel! Handig? Zeker weten! Het scheelt veel tijd, vooral omdat er geen review achteraf meer nodig is. Iedereen ziet direct de aanpassingen, wat er genotuleerd wordt en door wie. Met labels is het gemakkelijk aan te geven wat de taken, vragen en actiepunten zijn en wie ze uitvoert. Dit scheelt een hoop tijd omdat de aantekeningen later niet meer uitgewerkt hoeven te worden. Het maakt niet uit of de aanwezigen op een computer, tablet of smartphone werken. Zelfs mensen die via Skype voor Bedrijven inbellen kunnen meeschrijven.

Indien klanten papierloos willen gaan vergaderen lopen wij van Rapid Circle mee tijdens vergaderingen om te laten zien hoe dat slimmer en efficiënter kan. Bovenstaande is één voorbeeld van hoe het simpeler kan. Er is echter nog veel meer mogelijk.

Heeft u ook interesse in slimmer papierloos vergaderen? We kijken graag mee.