personalisatie

Persoonlijk profiel Office 365: Van ‘net niet’ naar ‘eindelijk wel’

Nét niet gebruiksvriendelijk genoeg om aan te passen, nét niet mooi genoeg weergegeven om te raadplegen als je contactinformatie van een collega zocht, nét niet duidelijk genoeg welke informatie je allemaal met je collega’s deelt.. Het persoonlijke profiel was het eigenlijk altijd nét niet. Maar als donderslag bij heldere hemel was ‘ie daar ineens: Het nieuwe Office365 profiel. En je moet toegeven, die is er behoorlijk op vooruit gegaan. Van ‘net niet’ naar ‘eindelijk wel’.

De eerste stap was al gezet toen Microsoft de eerste versie van het Delve-profiel naar alle tenants publiceerde. Eindelijk een grafisch iets aantrekkelijkere en logischere indeling en meer in lijn met de rest van de Office365 portalen. Maar het aanpassen van die informatie bleef lang nog op de oude, onaantrekkelijke en ietwat ingewikkelde manier. En zie je collega’s dan maar eens zo ver te krijgen om bij ingebruikname iets interessants over zichzelf in te vullen, en later nog eens bij te werken indien nodig. Dat verdiende absoluut nog een optimalisatieslag.

En daarbij heeft Microsoft wat mij betreft nu een flinke stap in de goede richting gezet. De meest opvallende en mooie verbeteringen in deze release:

  • In de lees-weergave van het profiel, waar je komt als je een profiel bezoekt en wat je ziet wanneer je naar je eigen profiel gaat, staat van de huidige dag wanneer je agenda geblokt is en wanneer niet. Zo zie je direct of iemand nu eventueel beschikbaar is.
34.1.png

 

  • In bewerk-modus sluit het profiel qua look-and-feel eindelijk aan bij de rest van je persoonlijke profiel. En je kunt snel en ‘smooth’ van de ene tab naar de volgende, probeer maar eens  Bovendien staan er een aantal linkjes met meer informatie over waar de informatie binnen je profiel vandaan komt en wat je aan mag passen.
34.2.png

 

  • Een derde mooie vernieuwing vind ik de visuele weergave van het delen van informatie. Deze sluit mooi aan bij hoe deze in onder andere OneDrive gebruikt wordt. Een wereldbol wanneer je informatie met de hele organisatie deelt, en een slotje wanneer niemand het kan zien behalve jij. Duidelijker kon niet mijn inziens.
34.3.png

Toch nog wat te wensen over? Natuurlijk, altijd. Een écht persoonlijke cover foto bijvoorbeeld, in plaats van standaard afbeelding 1, 2 of 3. Of een optie om direct een berichtje naar een administrator te sturen wanneer je op je eigen profiel of het profiel van een collega informatie ziet die niet juist is. Maar het aanpassen en bijwerken van je eigen gegevens is nog nooit zo eenvoudig geweest, en het opzoeken van contactinformatie nog nooit zo gebruiksvriendelijk. Hier kunnen we voorlopig wel weer even mee voort!

Studeren saai? Zeker niet! Niet met een digitale leeromgeving op basis van Office 365.

Van 2001-2005 heb ik gestudeerd aan de Universiteit van Tilburg. Blackboard was toen hét communicatiemiddel voor docenten om mij als student te bereiken en informatie te delen. Wat schetst mijn verbazing, ruim 10 jaar later? In tegenstelling tot de rest van de (digitale) wereld om mij heen, – waarin websites en apps doorontwikkeld zijn, 3D printers bestaan en “bring your own device” geen modeterm meer is – wordt er op veel onderwijsinstellingen nog steeds gebruik gemaakt van een verouderde tool als Blackboard!

Onderwijs van nu met een digitale leeromgeving o.b.v. Office 365

Het gebruik van Blackboard, een hoorcollege bijwonen in een oude stoffige collegezaal, onderuitgezakt in je stoel zitten luisteren naar de prof? Nee! Dat is niet wat de studenten uit 2016 voor ogen hebben bij studeren. Studenten zijn op zoek naar onderwijs met een digitale leeromgeving die relevant, aanpasbaar en gepersonaliseerd is. Het zal geen verrassing zijn dat dit dé kernwoorden zijn die tijdens de Roundtable ‘Slim en efficiënt onderwijs door de ogen van de student’ op 24 maart 2016 herhaaldelijk terugkwamen. Wil je weten waarom? Lees hieronder dan mijn blog.

Relevant

Studeren of leren bestaat voor een groot deel uit het tot je nemen van lesstof, het bijwonen van hoorcolleges en het lezen van dikke studieboeken waarbij je soms weg sukkelt. Dat zou leuker moeten kunnen, zou je denken. Maar hoe ziet een leeromgeving eruit die studenten aanspreekt? Relevantie is één van de 3 succesfactoren.

Studenten van Hogeschool InHolland zochten uit wat attractief, slim en efficiënt onderwijs voor hen betekent. Het aanbieden van een juiste en relevante leeromgeving is dé drijfveer voor een student. De studenten formuleerden een droomplatform, waarbij ze zichzelf verschillende vragen voorlegden. Voorbeelden van deze vragen zijn: ‘Welke informatie heeft een student nodig?’ en ‘Welke tools heeft een student nodig?’. Op basis van onderzoek naar gebruikerservaringen ondervonden ze dat elke student anders is. De ene student vindt het belangrijk om op dit platform direct zijn examenresultaten te kunnen bekijken, terwijl de ander het liefst als eerst zijn rooster in wilt zien. De conclusie was dan ook dat het droomplatform uniek moet zijn voor elke student: relevant voor zijn/haar wensen.

Aanpasbaar

Als een droomplatform relevant moet zijn voor een student, betekent dat logischerwijs een niet-statische, maar juist adaptieve omgeving. Ook Hogeschool Leiden erkent het belang en succes hiervan. Tijdens de Roundtable presenteerde Nico Juist namens Hogeschool Leiden de urgentie, stappen en overwegingen naar een volwaardige en flexibele leer- en werkomgeving. Hogeschool Leiden introduceert een Office 365 portaal voor medewerkers en studenten die de Digitale Werk en Leer Omgeving ontsluit. Dit portaal is voor elke gebruiker aanpasbaar en zelf in te richten. Voor elke gebruiker zijn andere tools relevant. Hogeschool Leiden biedt in het portaal de My Apps-functionaliteit aan. Een aanpasbaar aanbod: elke gebruiker kan zelf instellen van welke tools hij snel gebruik wilt maken. Precies wat de student wil.

Gepersonaliseerd

Frans van Neerbos van het ROC van Amsterdam heeft gedurende de introductie van SharePoint en Office 365 binnen het ROC ondervonden dat studenten onderwijs willen van deze tijd. Studenten hebben de behoefte om in projectvorm en met behulp van een persoonlijke en mobiele werkplek overal en ten allen tijde gemakkelijker en effectiever te kunnen (samen)werken. Op basis van ervaringen bij de implementatie van de eerste fase van het project, heeft ROC van Amsterdam verdere plannen voor 2016 geformuleerd: een nieuwe versie van het Persoonlijk Portaal. Hierbij wil het ROC het gebruik van het Portaal van onderaf stimuleren in plaats van de top-down benadering te hanteren. Laat het Portaal nog meer gepersonaliseerd zijn: studenten moeten hun eigen favorieten kunnen aanmaken, zorg dat de persoonlijke mail op de startpagina van het Portaal zichtbaar is en zorg voor een trigger voor opleiding-gerelateerd nieuws.

Verplaats je in de student

Het overkoepelende advies van de student tijdens de Roundtable ‘Slim en efficiënt onderwijs door de ogen van de student’ was dan ook: verplaats je in de student. Hoe communiceren studenten met elkaar, hoe vergaren zij nieuws en hoe werken ze samen? Studenten maken daarin weloverwogen keuzes en kiezen de tools die bij hun behoefte aansluiten. In de ogen van een student zou dàt het vertrekpunt moeten zijn. En zeg nou zelf: het lijkt toch onverstandig om het advies van deze generatie – die niet beter weet en met de meest moderne tools opgroeit – in de wind te slaan?

Wil je graag weten wat Rapid Circle en Office 365 kunnen betekenen voor jouw onderwijsorganisatie, benader ons gerust! Neem bij vragen contact op met Michael Kleine of bel naar 020-3143 400.

Meer info vind je ook hier: Lees het verslag van de Roundtable Onderwijs