leren

Jouw persoonlijke dashboard in MyAnalytics

Het Office 365 platform is enorm rijk en bied je allerlei tools die je tijdens je werkdag nodig hebt. Van email in Outlook tot je klantdata in Dynamics 365 en van je chats en meetings in Skype tot je documenten in OneDrive en SharePoint. Een werknemer die de hele dag in de digitale werkplek bezig is genereerd een heleboel activiteit in de cloud en nu laat Microsoft deze activiteit zien in jouw persoonlijke dashboard: MyAnalytics.

Telkens als je als gebruiker iets doet binnen de Office 365 cloud dan wordt die activiteit bijgehouden. Als je bijvoorbeeld een email verstuurt, een bestand bekijkt, een teamsite bezoekt of je notities deelt. Dit wordt allemaal opgepikt als een signaal. En al deze signalen worden gevoed aan een zelflerend algoritme, de Office Graph, om te bepalen hoe jij werkt in de cloud.

Dit is op zichzelf niet nieuw. De Graph is er al een tijdje en helpt jou als Office 365 gebruiker bijvoorbeeld al om suggesties te doen in je Delve pagina en SharePoint Home overzicht omtrent de sites, bestanden en collega’s die interessant zijn om te bekijken. Wat wel nieuw is, is dat al die signalen nu ook gebruikt worden om jou als gebruiker je persoonlijke dashboard te geven wat laat zien hoe jij werkt in de cloud.

Privacy is key

De naam van het dashboard is in deze zeer treffend gekozen: MyAnalytics. Het zijn namelijk echt jouw interacties en signalen waar je inzicht in krijgt. En alles is vanuit jouw perspectief. Jij ziet dus niet hoe andere werken en anderen zien niet hoe jij werkt. Uit de gesprekken die ik met verscheidene klanten heb gevoerd over de Office Graph en wat deze allemaal wel en niet doet, is privacy altijd het onderwerp van de eerste vraag. En vaak ook van de tweede, derde en vierde vraag. Maar ik kan je verzekeren dat je enkel en alleen jouw data ziet in je dashboard en dat jij ook de enige bent die deze data te zien krijgt. En zolang je niet net als ik een blog schrijft over je eigen dashboard, dan blijft die data ook enkel en alleen voor jou.

Het Dashboard

Om een kijkje te nemen op je MyAnalytics Dashboard klik je gewoon op de bijbehorende tegel in je App Launcher of op de Office 365 startpagina.

9.1.png

Je komt dan op je dashboard uit waar bovenaan direct een duidelijk overzicht wordt gegeven van hoe jij afgelopen week je tijd hebt besteed. Je kunt hier kiezen welke week je onder de loep wilt nemen, maar de meest recente data die je in kunt zien is die van de vorige week. Dit is in feite geen probleem, omdat je wilt leren van je afgelopen week om de manier waarop je werkt deze week aan te passen. Verder zie je dat voor elk van de vier categorieën waarin je tijd wordt verdeeld je ook een doel kunt instellen. Op die manier kun je je eigen waardeoordelen aan jouw eigen data hangen. Ik probeer bijvoorbeeld minder in meetings en mijn email te zitten, maar het lukt nog niet helemaal zoals je kunt zien.

9.2.png

Het tweede onderdeel van mijn dashboard laat zien met wie ik samenwerk en hoe ik dat doe. Ik kan mensen uit mijn netwerk aanvinken waardoor ze in het tabblad IMPORTANT getoond worden. Daar zie ik in een oogopslag hoe ik met die persoon samenwerk. En nogmaals, dit is allemaal vanuit mijn perspectief. Dus de TOTAL TIME laat zien hoeveel tijd ik besteed heb, het cijfer bij READ PERCENT laat zien hoeveel ik gelezen heb en de RESPONSE TIME laat zien hoe snel ik reageer.

Verder zie ik ook nog hoe ik deze week heb samengewerkt met mijn manager. Het feit dat MyAnalytics weet wie mijn manager is, komt omdat dit ingevuld is in mijn Offcie 365 profiel. Maar de oplettende kijker zal al iets anders zijn opgevallen, namelijk dat hier ook een plekje is gereserveerd voor “Your manager’s response time” en die oplettende kijker zit nu te wachten op mijn uitleg waarom ik hier data zie over iemand anders terwijl ik net nog heb gezegd dat ik alleen mijn data zou moeten zien. En ook al had je die vraag niet, dan zal ik hem toch even beantwoorden. Hoe lang mijn manager erover doet om te reageren op mijn emails is misschien niet per se mijn data, maar wel iets wat ik sinds het begin van email al heb kunnen weten. Ik weet namelijk wanneer ik de email verstuur en weet wanneer ik een email terugkrijg. Dus dan is het koud kunstje om de reageertijd uit te rekenen. Dus nog steeds houdt het dashboard de eer overeind en deelt het geen data van anderen die je niet al wist.

9.3.png

Iets dat ik een mooie toevoeging vind, is het overzicht van collega’s waarmee je contact aan het verliezen bent. Zo kun je voor jezelf nagaan of je iets vergeten bent of dat je gewoonweg klaar bent met samenwerken (iets dat door mijn hoge mate van projectmatig werken vaak voorkomt als een project wordt afgerond).

Dan is het tijd om mijn vergader gedrag eens beter te bekijken. Zoals we aan het begin konden zien zit ik meer in meetings dan ik zou willen (10.3 uur terwijl mijn doel ligt op een maximum van 10 uur).

9.4.png

Ik zie dat mijn tijd in meetings ook boven het gemiddelde van mijn organisatie ligt en ‘veroorzaakt’ wordt door anderen die mij voor meetings uitnodigen. Vervolgens zie ik ook nog dat dit vooral lange meetings zijn en een paar herhalende meetings. Door op de details knop te klikken onder het staafdiagram zie ik al mijn meetings van die week en hoe die meegenomen worden in mijn overzicht.

9.5.png

De meest interessante categorie in het overzicht vind ik de categorie MULTITASKING. Hoe weet mijn dashboard dit? Het antwoord is vrij simpel. Ik heb tijdens deze meetings gewerkt in Outlook, Skype for Business of SharePoint en aangezien die signalen ook opgepikt worden weet mijn dashboard dat ik niet alleen met de meeting bezig was op dat moment.

Dan mijn emailgedrag. Ook een onderdeel waar ik het door mijzelf ingestelde doel niet haal (6.1 uur waar ik maximaal 5 uur wil besteden).

9.6.png

k zie dat ik hier wel heel dicht bij het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat zelfs het gemiddelde van mijn organisatie boven mijn doel ligt. Verder zie ik dat ik heel braaf alle email lees die ik ontvang, maar dat helpt natuurlijk niet als ik minder tijd in mijn inbox wil spenderen.

Daarnaast attendeert het dashboard mij erop dat ik ook MyAnalystics kan gaan gebruiken in mijn Outlook. Als ik de add-in daar open dan krijg ik real time feedback op mijn email en meeting gedrag.

9.7.png

Zo word ik gewaarschuwd dat enkele emails die ik verstuurd heb maar oppervlakkig gelezen zijn en dat mijn agenda begint vol te lopen en ik misschien die laatste vrije uurtje op vrijdag alvast moet blokken zodat ik nog tijd heb om alles af te krijgen deze week. Hier zie je dat het MyAnalytics stuk heel erg persoonlijk wordt en jou helpt om je werk effectief uit te voeren.

Dan mijn focus uren. Het onderdeel waar ik mijn doel haal (32.5 uur op een minimum van 10 uur). Ik zie dat ik ook boven het gemiddelde van de organisatie zit en dat ik in het weekend mijn laptop dicht heb gehouden. Dus dit zit goed, nu is het kwestie van behouden.

9.8.png

En als laatste mijn tijd die ik spendeer buiten mijn werkuren. Een onderdeel waar ik mijn doel niet haal (1.3 uur op een maximum van 0). Ook hier weer de vraag: hoe weet het dashboard wat mijn werktijden zijn? Nou, die heb ik zelf ingevuld in Outlook door aan te geven wanneer mijn werkdag start en dag eindigt. Verder zie ik dat ik ver onder het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat mijn overwerk verdeeld is over drie dagen waarbij ik een half uurtje langer heb gewerkt (of eerder ben begonnen, want dat wordt ook meegeteld uiteraard).

9.9.png

Van observatie naar actie

Wat je MyAnalytics dashboard vooral doet is de data die jij zelf ook zou kunnen verzamelen in een overzichtelijke manier aan jou presenteren. Hierdoor hoef jij je alleen nog maar te bekommeren over het nemen van beslissingen op basis van jouw dashboard. Want dat is iets waar je zelf toch het beste in blijft.

Zo zou ik kritischer kunnen kijken naar de meetings waarvoor ik word uitgenodigd, om mijn vergaderdoel te halen of niet alle ontvangen email altijd volledig te lezen om mijn emaildoel te halen.

Maar het meest interessante is de discussie die je dashboard op gang kan brengen. Neem bijvoorbeeld het feit dat ik in twee meetings aan het multitasken was. Is dat nou goed of fout? Als ik de notulen en besluiten van die vergadering direct in een email aan het verwerken was dan zal iedereen dat prima vinden, maar als ik totaal ergens anders mee bezig was dan zal het minder op prijs worden gesteld. En als ik inderdaad met iets anders bezig was, is dat dan een teken dat ik slecht bezig was tijdens die vergadering of had ik misschien helemaal niet in de meeting hoeven zijn omdat ik blijkbaar iets anders tussendoor kon doen. Misschien zijn dit wel de meetings die ik in het vervolg kan overslaan. Of misschien moet ik tijdens mijn andere meetings ook eens direct de notulen gaan maken. Dit zijn de interessante gesprekken die het MyAnalytics dashboard op tafel kan brengen en daarom is het ook zeker waard om je manier van werken te bespreken met je collega’s. Wat vinden de collega’s waarmee ik in de ‘multitaks-meetings’ zat eigenlijk van het feit dat ik met iets anders bezig was? Door dit te bespreken kom je vaak snel tot afspraken over hoe iedereen het fijn vindt om samen te werken en kun je bijna altijd wel tijd besparen door een meeting over te slaan of van een mailinglijst afgehaald te worden.

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Hoe verschillende generaties anders omgaan met technologie

Omgaan met nieuwe technologie is voor sommigen makkelijker dan voor anderen. Dit ervaren wij geregeld in onze Office 365 implementatietrajecten. Sommige eindgebruikers hebben aan een instructievideo en ‘een beetje zelf rondklikken’ genoeg om het nieuwe portaal te snappen. Andere eindgebruikers hebben meerdaagse training en individuele begeleiding van zogeheten ‘floorwalkers’ nodig om het echt lekker te snappen. Er liggen verschillende oorzaken ten grondslag aan deze verschillen. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met opleiding, interesse of werkveld, maar ook aan leeftijd of aan generatie. In deze blog zoom ik in op het verschil tussen generaties op de werkvloer, wat de verschillen zijn, en wat hiervan het gevolg is met betrekking tot een Office 365 portaal.

De generaties

Op het moment zijn er zeker 3 en af en toe zelfs al 4 verschillende generaties te vinden op een werkvloer. Door het opschroeven van de pensioenleeftijd is de ‘oudste’ generatie langer aan het werk, terwijl de jongste generatie al langzaam haar entree maakt.

Kort door de bocht kan een generatie worden beschreven als een subcultuur. Elk met fundamentele verschillen, die kunnen zorgen voor spanning, beweging en onbalans. Een nieuwe generatie op de werkvloer resulteert dan ook vaak in verandering.

We onderscheiden de volgende generaties:

  • De babyboomers, geboren voor 1963
  • Generatie X, geboren tussen 1963 en 1980
  • Millennials, geboren tussen 1980 en 1995
  • Generatie Einstein, geboren na 1995 (zet nu eerste stappen op de arbeidsmarkt)

Doordat je als generatie grofweg in dezelfde economische, politieke, sociologische en technologische situatie bent opgegroeid, ontstaat er een ‘common ground’, een arbeidsethos, bepaalde skills en mentaliteit. Wanneer een nieuwe generatie deze set aan eigenschappen mee de werkvloer op neemt, kan dit enerzijds zorgen voor spanning, maar ook voor nieuwe kansen.

De verschillen

Op basis van recent onderzoek, is het nu aantoonbaar op welke vlakken generaties van elkaar verschillen op het werk. Het resultaat van dit onderzoek is weergegeven in onderstaande infographic.

Generatie Einstein is hier nog niet in opgenomen.

29.1.jpg

 

 

 

De verschillen rondom technologische verandering

Wat voor ons het meest relevant is, is kijken naar waar de generaties verschillen op het gebied van omgaan met techniek en technologische verandering.

Het is binnen een oogopslag duidelijk dat de jongste generatie, de Millennials, het makkelijkste omgaat met technologie, maar ook en dat de oudsten (de babyboomers) hier meer moeite mee hebben. Als je deze bevinding combineert met dat de babyboomers zich ook minder makkelijk aanpassen naar een nieuwe situatie, is het duidelijk dat de babyboomers meer aandacht en begeleiding nodig hebben als het gaat om bijvoorbeeld een implementatie van Office 365. De adoptie van de nieuwe technologie zal voor hen minder makkelijk en vanzelfsprekend zijn.

Ook opvallend is dat met name Generatie X goed is in samenwerken, beter dan de andere generaties in elk geval. Een van de doelen van een nieuw portaal is vaak beter samenwerken. Ik kan me zomaar voorstellen dat generatie X een belangrijke informatiebron kan zijn als het gaat om hoe samenwerking te bevorderen. De Millenials kunnen dit dan wellicht weer in een digitaal jasje gieten.

Leren omgaan met nieuwe tools doe je samen

De conclusie die ik hieruit haal is dat je de adoptie van een nieuw portaal niet voor iedereen in dezelfde vorm moet gieten. Verschillende groepen binnen je organisatie hebben een andere manier en andere intensiviteit van ondersteuning nodig.

Bij het inzetten van deze mix van middelen kan eenvoudig gebruik gemaakt worden van de skills die andere generaties binnen je organisatie wel al hebben. Zo zijn de Millennials bijvoorbeeld goed in te zetten als ‘floorwalker’ of ‘super users’. De go-to op de eigen werkvloer, die de tool met minimale uitleg zelf al helemaal uitvogelt.

Deze segmentatie is uiteraard wat kort door de bocht en geldt niet voor iedereen en in elke situatie. Daarnaast zijn er nog meer factoren van invloed op de manier waarop iemand het beste getraind kan worden bij de implementatie van een nieuwe tool. Echter, de generatie-segmentatie legt wel een deel van de huidige dynamiek op de werkvloer bloot. En biedt mogelijkheden om nog beter in te spelen op de behoeften van de eindgebruiker als het gaat om adoptie.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Of wil je meer weten over adoptiemateriaal, tools en methoden die we gebruiken bij Rapid Circle? Neem dan contact op met Hanneke Pastoor of Nicole Smits.