futureofsharepoint

Microsoft lanceert chat- en samenwerkingsapp Teams, de concurrent voor Slack

Microsoft Teams is op donderdag 2 november 2016 gelanceerd in 181 landen en in 18 talen voor alle commerciële klanten met een Office 365 Enterprise (E1, E3, E5) plan of Business (essential & premium) plan. Microsoft Teams is nu nog in Preview en Microsoft verwacht het in het eerste kwartaal van 2017 naar General Availability te kunnen brengen.

Activatie van Teams

Voordat je Microsoft Teams kunt starten met gebruiken, dient een Administrator dit wel aan te zetten op de Office 365 omgeving.

In de Office 365 Admin Center is de extra optie Microsoft Teams toegevoegd aan Instellingen > Apps. Hier kan de beheerder Microsoft Teams beschikbaar maken voor de organisatie. Deze stap is noodzakelijk voordat men zich bij https://teams.microsoft.com kan aanmelden.

36.1.png

Bekijk onderstaand filmpje voor een play by play uitleg:

Chatten zoals met WhatsApp, Skype (for Business) en Yammer

Microsoft Teams wordt door Microsoft zelf gepositioneerd als team georiënteerde, chat-based werkomgeving in Office 365. En dat is ook meteen wat je ziet zodra je aan de slag gaat met Teams. Je kunt direct praten met alle collega’s die in je team zitten via de Teams tab. Als je met collega’s buiten je team wilt chatten dan kun je dat doen via de Chat tab. Dit laat meteen zien dat de Microsoft Teams omgeving zowel een team werkomgeving is als je persoonlijke werkomgeving want je ziet naast de Teams waar je in zit ook alle andere collega’s.

Het chatten zelf werkt zoals we al jaren gewend zijn via Skype (for Business), Yammer, Facebook, WhatsApp en ga zo maar door. Je kunt tekstberichten, plaatjes, documenten en emoticons (alleen voor desktop client), gifs en ander leuks sturen. Je ziet makkelijk welke berichten van jou zijn, want die hebben een andere kleur. Je kunt je eigen berichten aanpassen, een unieke feature, en je kunt reageren op specifieke berichten van collega’s via een reply optie. Tevens kun je collega’s ‘mentionen’ in een groep chat, waardoor dit bericht extra opvalt bij degene die je mentioned.

36.3.png

Communiceren in Teams

In Skype for Business was de grote ergernis dat er geen vaste groepschats aangemaakt konden worden. Groepschats gingen verloren op het moment dat een gebruiker het chat scherm verliet. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers de conversatie op een later moment oppakken. Handig wanneer er een Team is aangemaakt voor bijvoorbeeld een supportteam waar er vragen ingezet worden, waarvan je weet dat ze bij het hele team uitkomen en diegene die online is erop kan reageren. Dit werkt beter dan een email naar een groep, waarbij 1 mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van 50 e-mails. Bijkomend voordeel is dat iemand die pas later voor de groep wordt uitgenodigd de hele geschiedenis kan teruglezen. Dit maakt het niet langer nodig om wanneer mensen bij een groep komen alle mails en documenten uit het verleden toe te sturen.

Binnen een Team is het ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Om het voorbeeld van het supportteam er weer bij te halen, hier zou het heel makkelijk zijn om per klant waarvoor support wordt geleverd een kanaal op te stellen.

Andere voorbeelden zijn een apart kanaal voor het team voor de wekelijkse teammeeting, een apart kanaal om nieuwe features te bespreken en een apart kanaal om het teamuitje te organiseren.

Integratie van Teams in Office 365

Microsoft Teams is, zoals we inmiddels gewend zijn van Office 365 producten, geheel geïntegreerd met de rest van Office 365. Dit uit zich in meerdere vormen:

  • OneNote: Maak notities in OneNote die direct gedeeld zijn met het team.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel bestanden vanuit de eigen of gedeelde OneDrive.
  • Office 365 Groups: Bij het aanmaken van een nieuwe team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een Office 365 Group. Daarmee krijgt het team de titel van de Group en de leden zijn automatisch lid van het nieuwe Team.
  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook direct getoond in de Chat van Teams. Hier heb je ook de mogelijkheid om in Teams de chat/discussie te continueren.

Naast dat Microsoft Team een heleboel Office functionaliteit ter beschikking stelt aan een Team, zijn er ook nog heel veel niet-Microsoft producten die je kunt gebruiken binnen Microsoft Teams. Dit principe kennen we van Flow en wordt dus ook hier toegepast, zodat Teams nog steeds gebruik kunnen maken van al hun favoriete samenwerkapplicaties. Hieronder een impressie:

36.4.png

Documenten in Teams uit Groups, OneDrive en SharePoint

Microsoft Teams is meer dan alleen maar chatten, want de tool biedt via de Documenten tab ook een overzicht van al je documenten. De kracht zit er met name in dat je alle bestanden ziet waarmee je recent hebt gewerkt, vanuit allerlei verschillende omgevingen. Dus of die bestanden nu in een group staan, op een SharePoint site of in je OneDrive je krijgt ze te zien in je Documenten tab.

36.5.png

Meetings vanuit Teams

Ook heb je via Microsoft Teams toegang tot al je meetings voor de komende dagen. Op deze manier is het heel makkelijk om te zien welke collega’s deelnemen aan die meeting. De volledige inhoud wordt opgehaald vanuit de agenda, dus alle details zijn meteen in beeld. Wanneer dit Skype for Business meetings zijn, heb je ook de optie om vanuit Teams aan de meeting deel te nemen.

36.6.png

Ondersteuning

Naast de web interface heeft Microsoft Teams direct meerdere apps uitgebracht voor de volgende platformen:

  • Windows 7, 8, 10 (32bit)
  • Windows 7, 8, 10 (64bit)
  • Mac OSX 10.10+
  • iOS
  • Android
  • Windows Mobile

Deze apps zijn te downloaden via http://teams.microsoft.com/downloads.

Er zitten kleine verschillen tussen de mobiele- en desktop apps. De grootste is het feit dat het (nog) niet mogelijk is om nieuwe teams te maken in de mobiele app en mensen toe te voegen aan teams. Daarnaast zijn de uitgebreide plaatjes en memes niet beschikbaar in de mobiele app om te gebruiken. Daar tegenover staat wel dat de camera van de telefoon gebruikt kan worden om afbeeldingen te versturen.

36.7.png

Stap voor stap introductievideo

Microsoft Mechanics heeft een video online gezet met een uitgebreide introductie van Microsoft Teams

Meer info

Rapid Circle post op korte termijn nog meer blog posts over Microsoft Teams. Bijvoorbeeld over de scenario’s waardoor de meerwaarde voor de organisatie duidelijk wordt.

Nog niet zo lang geleden zijn Groups gelanceerd door Microsoft, die de gebruikers van Office 365 ook heel veel mogelijkheden om met elkaar samen te werken. De eerste indruk van Microsoft Teams is dat het zowel gelijkenissen als unieke mogelijkheden vertoont in vergelijking met Groups. Dit zullen wij nauwlettend in de gaten houden in de toekomst. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft hard aan de weg aan het timmeren is om de samenwerkingsmogelijkheden voor al haar gebruikers zo rijk mogelijk te maken. Wat bewonderenswaardig is, is dat met de preview lancering van Microsoft Teams er direct een brede suite aan applicaties beschikbaar is voor verschillende licentiepakketten.

Wilt u direct meer weten over Microsoft Teams of een demo aanvragen, neem dan contact met ons op. 

Nieuwsfunctionaliteit toegevoegd aan Office 365 Groups

De laatste weken wordt er steeds meer functionaliteit toegevoegd aan Office 365 Groups. De nieuwste toevoeging is het kunnen maken van nieuwsartikelen in een Group. De nieuwsartikelen zijn eenvoudig te maken, multimediaal en compleet responsive. Dus goed te bekijken via een browser op een smartphone, of in de speciale SharePoint-App. We leggen hieronder kort uit wat er mogelijk is.

Overzicht nieuwsartikelen

Op de nieuwe homepage van een Group worden de vier meest recent gemaakte nieuwsartikelen geplaatst. De eerste afbeelding die in een artikel wordt weergegeven, wordt als uitgelichte afbeelding gebruikt op de homepage. Daarnaast wordt de titel weergegeven. Vanaf de homepage is het mogelijk om nieuwsartikelen toe te voegen.

38.1.png

Nieuwsartikel maken

Het is heel eenvoudig om een nieuwsartikel aan te maken. Door op ‘nieuw’ te klikken wordt er een lege pagina getoond, die de gebruiker zelf kan invullen. De ingevulde titel wordt op de homepage weergegeven.

38.2.png

Daarna kunnen er verschillende blokken gemaakt worden met verschillende soorten content. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden voor tekst, een foto, een document, code, een Yammer-feed of een video. Na het opmaken van de pagina kan de content er in gezet worden. Het is later altijd mogelijk om blokken toe te voegen. Het verplaatsen van blokken is nu (nog) niet mogelijk.

38.3.png

Op deze manier is het heel eenvoudig om een nieuwbericht te maken met verschillende soorten content. Doordat er ook code toegevoegd kan worden, kan er ook gewerkt worden met bijvoorbeeld Javascript. Deze krachtige manier van werken kennen we natuurlijk al van Sway.

Het nieuwsbericht er altijd goed uit door de responsive layout

De nieuwe nieuwsvoorziening is helemaal ingericht om responsive te zijn. Dit is belangrijk, omdat steeds meer mensen een smartphone of tablet gebruiken om zakelijke informatie te bekijken. De afbeeldingen en tekst worden automatisch aangepast aan het scherm. Je nieuwsitem past zich aan in de SharePoint-App, maar ook aan je browser, smartphone of tablet.

38.4.png
38.5.png

Meer lezen over nieuwe features en functionaliteiten in Office 365? Lees dan ook eensdeze post: Eindelijk! Tegelijk real-time samenwerken in de geïnstalleerde programma’s Word, PowerPoint en Excel

Documenten verplaatsen van OneDrive naar SharePoint is nu mogelijk

Het is een kleine functionaliteit maar een met veel gevolgen. De status van de functie ‘Copy and move to  SharePoint’ is officieel nog ‘in ontwikkeling’ op de publieke Roadmap. Deze zal snel veranderen naar ‘Rolling out’.

In nieuwe Office 365 omgevingen viel het mij op dat de functie al beschikbaar is. Het lijkt een vanzelfsprekendheid om op de ene plek te starten met je document en die later te verplaatsen naar een andere plaats. Tot nu hadden gebruikers hier geen standaard functionaliteit voor. In de praktijk kwam het daardoor vaak neer op het eerst downloaden van een document om die dan weer vervolgens ergens anders weer up-te-loaden.

Vanaf nu kun je een document starten binnen je eigen OneDrive voor Bedrijven en als je er klaar voor bent het document verplaatsen met maar een paar drukken op de knop.

Soms starten de beste ideeën klein. Of je start een document in samenwerking met iemand van buiten je eigen organisatie die geen toegang heeft of kan krijgen tot je Office 365 omgeving waar je op werkt. Als het document klaar is verplaats je dit nu eenvoudig om te kunnen delen met de rest van de organisatie.

Voor de organisatie is dit punt belangrijk en heeft de knop betekenis. Als organisatie wil je niet dat je belangrijke documenten vastzitten aan personen en aan iemands persoonlijke opslag. Wanneer iemand uit dienst gaat wil je niet dat die bestanden verloren gaan. Een organisatie wil dat die bestanden beschikbaar zijn op een plaats die niet afhankelijk is van iemands komen en gaan in de organisatie.

De verplaats/kopieer-functie werkt eenvoudig. In je OneDrive voor bedrijven selecteer je het document, map of meerdere bestanden tegelijk.

In het menu boven de documenten verschijnt de functie: ‘Kopiëren naar’.

37.1.png

Door op ‘kopiëren naar’ te klikken opent een paneel waarin je een locatie kunt kiezen. Je kunt kiezen uit de SharePoint sites die je volgt en de Groepen waar je lid van bent.

37.2.png

Een kopie van je document wordt overgezet naar de plek die je koos.
Zoals de beschrijving in de roadmap al verraad; Deze functie is er voorlopig alleen vanaf je OneDrive voor bedrijven naar ergens in SharePoint en nog niet tussen Groups of Sites.

Wil je alvast meer zien van de nieuwe functie lees ook het support-artikel van Microsoft: Verplaatsen of kopiëren naar een documentbibliotheek

Of neem contact met ons op voor een demonstratie.