effectiviteit

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

De hartslag van Rapid Circle gemeten

Hoe interessant zou het zijn om bepaald ‘online gedrag’ te meten dat iets zegt over werkstijl, cultuur, effectiviteit en samenwerking binnen een organisatie. Om dit zichtbaar te maken hebben we een tool ontwikkeld waarmee we 1) onze klanten een tool te bieden om (de voortgang van) verandertrajecten tastbaar te maken en 2) om de toegevoegde waarde (ROI) van ICT-innovaties – zoals een Office 365 platform – aan te tonen.

We hebben deze tool, Organisational Pulse, speciaal ontwikkeld voor grotere organisaties, maar we waren toch ook heel erg benieuwd naar de temperatuur van onze eigen organisatie! Ondanks dat we als relatief kleine organisatie (met 90 werknemers) al een vrij goed beeld dachten te hebben van hoe we (samen)werken, leverde dit interessante en nuttige inzichten op. Deze inzichten delen we graag in deze blogpost.

Deze inzichten hebben we ook samengevat in een infographic. Klik HIER voor de infographic met onze metingen en interpretatie.

Met Organisational Pulse kunnen we het gedrag van medewerkers meten op een manier die eerder niet mogelijk was. Bijvoorbeeld: hoeveel men gemiddeld de manager inkopieert in een email, hoeveel terugkerende meetings men heeft en tijdens hoeveel van die meetings wordt gemaild, hoeveel mensen er gemiddeld in de ‘To’, ‘Cc’ en ‘Bcc’ staan, en nog veel meer. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van data die iets kunnen zeggen over de werkstijl en cultuur van een onderneming. Als je er verandering in wilt aanbrengen, dan is deze tool je gids die meetbaar maakt of er progressie wordt gemaakt.

Cultuur

In slechts 3% van de e-mails voegen wij onze directe manager(s) toe als ontvanger van mails die we versturen. Je zou hieruit voorzichtig kunnen concluderen dat wij in mindere mate verantwoording proberen af te leggen, of, zoals je het ook zou kunnen noemen, dat wij onszelf niet proberen in te dekken. Wel zien we dat een van de ‘afdelingen’ véél meer de manager inkopieert dan anderen. Verder zien we dat met gemiddeld 2,4 collega’s toegevoegd per mail aan ‘To’ er bij ons geen behoefte heerst om veel mensen tegelijk te mailen.

44.1.png
44.2.png

We maken verder nauwelijks tot geen gebruik van de Cc en Bcc functie. Hieruit zouden we kunnen concluderen dat de politieke druk binnen onze organisatie laag is. Wij zien niet de toegevoegde waarde van veel collega’s ‘in kopiëren’? Het kost in principe weinig tijd om veel mensen toe te voegen, maar hoe relevant en efficiënt is het als het elke ontvanger vervolgens drie minuten kost dit te lezen. Dit is wat ons betreft 1 van de meest vervuilende gedragingen binnen grotere ondernemingen.

Gemiddeld gezien besteden wij bij Rapid Circle 2,76 (van de 40) uur per week aan structurele overleggen. Dit is erg weinig. Ook besteden we maar gemiddeld 1,47 uur per week aan niet-structureel, maar wel gepland, overleg. Uit deze cijfers blijkt dat bij Rapid Circle geen ‘overlegcultuur’ heerst.

44.3.png

We verwachten dat voor veel klanten deze metingen veel interessante, maar ook confronterende informatie bevatten. Wat gaan zij eraan en ermee doen? Dat is afwachten, deze data is nog niet lang beschikbaar. Hoe dan ook levert het vooral voer voor organisatiedeskundigen.

Samenwerking

De afdeling overschrijdende samenwerking binnen Rapid Circle is zeer hoog. Bij ons is dat ook wel te verwachten, aangezien we geen daadwerkelijke ‘afdelingen’ maar competentiegroepen hebben, en een platte organisatie zijn. Voor deze analyse hebben we wel alle medewerkers op competentie ingedeeld, waarbij (project)teams natuurlijk voornamelijk multidisciplinair zijn. Dit in acht nemend is het logisch dat we 65% ‘scoren’ op cross silo collaboration. Dit houdt dus in dat 65% van alle documenten die we delen, mails die we sturen en vergaderingen die we houden, deze allemaal met en naar collega’s buiten ‘de afdeling’ gaan/zijn. Ook is ons Skype (for Business) gebruik zeer hoog te noemen. Interessant, maar ook logisch, aangezien we wereldwijd dir vestigingen hebben (Pune (India), Melbourne en Amsterdam), en we locatie onafhankelijk werken; dus veel thuis, bij klanten of onderweg.

44.4.png
44.5.png

Effectiviteit eigen werk

Rapid Circle is een klantgeoriënteerde organisatie. Bijna alles wat we doen, doen we direct voor onze klanten, zoals, onder andere, onze support, projecten, adoptie, en trainingen.  Je zou dan ook verwachten dat meer dan 50% van de mails die wij versturen zeker 1 externe ontvanger zou moeten bevatten. Het blijft echter steken op 48%. Zijn we misschien te veel met interne zaken bezig? Dat moeten we verder onderzoeken. Aan de andere kant, als ik het vergelijk met metingen bij klanten van ons, dan is 48% juist weer hoog te noemen. Kunnen we dan de conclusie trekken dat we in Nederland in grote organisaties vooral elkaar bezighouden?

44.6.png

Zoals eerder benoemd spenderen we niet veel tijd aan terugkerend overleg (‘recurring meetings’). Dit lijkt te wijzen op een bepaalde mate van effectiviteit. Zo blijkt ook dat tijdens slechts 14% van al onze meetings door 1 of meer personen die in die meeting zitten (of zouden zitten) tegelijkertijd ook 1 of meer mails worden gestuurd. Ook dit wijst op een bepaalde mate van effectiviteit. Zo lijken we gefocust te zijn op de meeting, en niet op andere zaken.

44.7.png

Ook interessant zijn de kosten van het lezen van mails. Wat kost dit nu eigenlijk? Dat meten we aan de hand van het aantal karakters in de tekst (exclusief de tekst waarop geantwoord wordt), maal een constante die aangeeft hoe lang iemand ongeveer nodig heeft om een X-aantal karakters te lezen, maal het aantal ontvangers. Hierna tellen we alle mails (van een maand) op en vermenigvuldigen we het resultaat met €35,- per uur. Bij Rapid Circle komen we met 90 werknemers uit op €50.860,- per maand. Via een andere formule komen we op een tijdsbesteding van ongeveer 3 kwartier per dag per persoon. Dit geldt overigens alleen als iedereen al zijn email leest. In onze informatie-intensieve organisatie is dat niet te veel. Bij elkaar opgeteld versturen we trouwens 23.000 mails per maand.

44.8.png

Ook hier geldt dat deze cijfers bij grotere organisaties vaak hoger liggen. Zo hebben we daadwerkelijk gezien dat er groepen zijn die meer dan 4 uur aan email binnenkrijgen.

Werkstijl

Bij Rapid Circle werken we op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. We hebben geen werktijden en mensen kunnen werken waar ze willen. Je zou dan kunnen verwachten dat er ook in het weekend wordt gewerkt. Toch wordt minder dan 2% van alle mails tijdens het weekend verstuurd. Dat is laag. Als eigenaar van het bedrijf kun je daar op twee manieren naar kijken. Ik kies ervoor om het als volgt te interpreteren: we presteren erg goed, want we zien dat mensen hun werk goed kunnen doen op werkdagen.

44.9.png

Ook interessant zijn de cijfers die aangeven waardoor men, in mijn ogen, hun werkdag laten leiden. Is dit door wat er in de inbox binnenkomt, of door de eigen prioriteiten waardoor men het werk goed over de dag verdeelt. Gemiddeld zijn we bij Rapid Circle tijdens bijna 10 kwartieren bezig met het sturen van mail, terwijl in een 8-urige werkdag 32 kwartier zit. We laten ons dus niet de gehele dag leiden door dat wat binnenkomt in de mailbox. Ook hier zitten we veel lager dan andere organisaties, maar het is tóch 10 kwartier gemiddeld. Als je dat vergelijkt met hoeveel email we ontvangen en hoe weinig meetings we hebben, is dat toch hoger dan ik hoopte.

De vraag is ook hier weer bij, wat wil en kun je eraan doen? Delve Analytics, een tool waarmee je inzicht krijgt in je eigen werkstijl, is hier wellicht een oplossing voor ons. Als we de big data cijfers aanvullen met dit soort statistieken uit Delve, met dus informatie over jezelf, kunnen onze werknemers bewuster worden van een effectieve werkstijl. Al werkt dit alleen als we het ook uitleggen en als het managementteam meer het goede voorbeeld gaat geven, want wij zitten op 26 kwartieren. Dat betekent dat we zo’n beetje vanaf dat we opstaan tot we naar bed gaan bijna elk kwartier wel iets hebben gemaild. Ontluisterend vind ik dat. Óf is dat voor ons toch ok? Ik hoor graag de meningen van anderen.

Overigens, uit dezelfde statistieken blijkt dat het supportteam maar op 8 kwartieren zit. Blijkbaar gebruiken zij voor messaging andere (de juiste?) middelen binnen ons supportsysteem.

Verder kunnen we veel meer kleine dingen meten. Dingen die niet iets zeggen over werkstijl in het algemeen, maar die gedragingen kunnen aanduiden die wél duidelijk wijzen naar iets dat je kunt beïnvloeden. Bijvoorbeeld, wij delen nog steeds maar 17% van de bestanden via de cloud (vanuit OneDrive of SharePoint of met een link naar het bestand). We sturen dus nog steeds erg veel attachments via de mail. Wij zouden ons moeten schamen als Microsoft cloud partner. Ok, we zitten véél hoger dan andere organisaties, maar dit moet hoger. Hoe? In ieder geval door voorbeeldgedrag vanuit het ‘leiderschap’, want, schaam ons, die groep ‘scoort’ maar 8%. De ‘technici’ doen het met 45% veel beter.

44.10.png

Wat we nog meer kunnen meten

De statistieken die hier zijn weergegeven zijn slechts een zeer klein deel van de statistieken die we kunnen genereren. Deze statistieken bieden nog meer inzicht in cultuur, gebruik, kosten en waarde. Bijvoorbeeld de waarde van kennis, van documenten, van welke afdelingen het meeste bijdragen aan het (her)gebruik van kennis, tot aan het op tijd (te laat) starten en eindigen van meetings.

Iedere organisatie zal de statistieken anders interpreteren en dus anders gebruiken. Ook zien we dat wat de ene organisatie interessant vindt, de ander niet relevant acht of juist als het speerpunt van de progressie van een organisatieverandering ziet. Het dashboard zal dus voor iedereen anders zijn. Gelukkig is onze applicatie een soort Big Data Analytics tool, waardoor we via Power BI heel snel nieuwe charts kunnen maken.

Conclusie

De conclusie die ik trek naar aanleiding van onze eigen statistieken is enerzijds dat de Organisational Pulse meer gemaakt is voor grotere organisaties. Anderzijds hebben deze cijfers ons toch enkele inzichten geboden die ons tot nadenken hebben aangezet. Bijvoorbeeld de gebruiksstatistieken van onze eigen clouddiensten. We gebruiken alles, maar snijden blijkbaar toch nog weleens de bocht af. Wat leert ons dat over de adoptietrajecten bij onze klanten? Dat gedragsverandering inderdaad moeilijk is. Ook op de inzichten over het gebruik van het leiderschapsteam, waaronder ikzelf, gaan we acteren.

Het doel van deze exercitie was met name dat we een beter gevoel zouden krijgen voor de betekenis van de getallen en hoe je de verschillende aspecten moet interpreteren. We zien overigens ook dat het mateloos interessant zal gaan worden wanneer klanten van ons mee gaan doen aan een benchmark, waardoor we kunnen meten hoe organisaties staan ten opzichte van het gemiddelde van een (groot) aantal andere organisaties.

Wil je meer weten? Lees hier meerdownload de infographic, of neem contact op met Wilco Turnhout.