digitale werkplek

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Eindelijk! Tegelijk real-time samenwerken in de geïnstalleerde programma’s Word, PowerPoint en Excel

Voor veel organisaties zijn de Office-programma’s (Word, PowerPoint & Excel) de belangrijke programma’s om in te werken. Vaak werken medewerkers zelfstandig in documenten die gekoppeld zijn aan deze programma’s. Bijvoorbeeld aan brieven, projectplannen, notulen. Echter, vaak zijn deze documenten ook belangrijk voor collega’s en ook vaak moet er samen aan deze bestanden worden gewerkt. Het tegelijk samenwerken in Office-bestanden kan al langer, maar sinds kort is het ook mogelijk om real-time in de geïnstalleerde programma’s te zien welke aanpassingen de collega op dit moment maakt.

Tegelijk samenwerken in Word Online in de browser

Het was al mogelijk om in de browser samen te werken aan documenten. Als je in de browser samenwerk aan documenten, zie je direct de aanpassingen die collega’s maken. Via een kleurtje wordt aangegeven waar de collega aan het werk is, en wat die persoon aan het typen is.

40.1.jpg

Tegelijk samenwerken in geïnstalleerde Office-programma’s

Het was ook al mogelijk om in Office-programma’s tegelijk met meerdere mensen samen te werken aan een document. Het nadeel van het Office-programma is tot nu toe geweest dat je niet real time ziet wat de ander aan het doen is. Om de paar minuten wordt het document geüpdatet en worden de aanpassingen aan beide kanten doorgevoerd.

Gelukkig is deze techniek nu verbeterd, en is het mogelijk om ook in de geïnstalleerde Office-programma’s direct te zien welke aanpassingen de ander aan het maken is. Hierdoor krijg je als gebruiker meer overzicht en minder foutmeldingen bij het samenvoegen van de teksten. Het maakt nu dus ook niet meer uit of de ene gebruiker in de browser werkt, en de ander in het geïnstalleerde programma. Beide gebruikers zien direct alle aanpassingen.

In onderstaande video is te zien hoe dit werkt.

 

 

De implementatie van het kwaliteitshandboek: Gemakkelijk informatievoorziening op orde voor medewerkers en beheerders

Dit is het tweede blogartikel in een serie over informatievoorziening. Het vorige artikel handelde over het wat en waarom van het digitale kwaliteitshandboek. Vandaag lezen we over het hoe, dat wil zeggen de implementatie.

Implementatie

Bij Rapid Circle maken we gebruik onze Delivery+ projectaanpak. Hierbij wordt na een korte projectinitiatie gestart met de definitie fase. De definitiefase wordt gevolgd door de delivery fase en afgesloten met een transitie fase. Binnen de transitie fase valt de overdracht naar de klantorganisatie. Deze delivery stroom wordt ondersteund door een content stroom, een governance stroom en een adoptie stroom.

Definitie

Tijdens de definitiefase bepalen we gezamenlijk de inrichting van het kwaliteitshandboek. Hiervoor organiseren we 2 workshops.

Tijdens de eerste workshop verzorgen we een training voor de kwaliteitsmedewerkers en applicatie/content beheerders, zodat zij een duidelijk beeld hebben van de wat de oplossing betekent voor de collega’s die het kwaliteitshandboek raadplegen. En ook wat de aandachtspunten, zijn vanuit het oogpunt van de beheerders. Vervolgens worden de eerste stappen gezet naar gezamenlijk bepalen van de functionele inrichting van het kwaliteitshandboek, waarbij de organisatiedoelstellingen en organisatie specifieke kenmerken centraal staan. Voor het bepalen van de inrichting maken we gebruik van een checklist. Deze wordt uitgebreid besproken en toegelicht. En dient als tool voor de voorbereiding van de tweede workshop.

In de tweede workshop wordt de inrichting nader bepaald en een aanzet gegeven aan de content, governance en adoptie aspecten van de implementatie.

Aandachtpunten bij de inrichting zijn onder andere:

  • Welke documentsoorten en formulieren onderscheiden we?
  • Welke rollen onderscheiden we bij het beheer van de kwaliteitsdocumenten, bijvoorbeeld:
  • Eigenaar
  • Inhoudsdeskundige
  • Auteur
  • Van welke geldigheids-/ evaluatie datums gaan we gebruik maken?
  • Welke statussen kennen we? Bijvoorbeeld:
  • Concept
  • Definitief
  • In evaluatie
  • Archief
  • Onderscheiden we classificaties van documenten?
  • Zijn er organisatie specifieke kenmerken van belang? Zoals:
  • Business Unit
  • Locati

De resultaten van de twee workshops worden verwerkt in een informatiearchitectuur en een implementatie advies.

Content

“Content is key” is een door velen geuite kreet. Dat geldt nadrukkelijk zeker ook voor een kwaliteitshandboek. De doelstellingen die we met het kwaliteitshandboek willen bereiken worden alleen bereikt wanneer we de content onder controle hebben en goed in beheer nemen.

Definitie

Om voor iedere betrokkene duidelijk te maken wat er in het kwaliteitshandboek wordt geplaatst stellen we een definitie op, bijvoorbeeld:

Het kwaliteitshandboek bevat alle vastgestelde documenten van de ondersteunende diensten en die worden gebruikt in het primaire proces”.

Selectie

Het onder controle/governance brengen van de content start met de definitie en het opstellen van de selectiecriteria, voor de content. Voorbeelden van deze selectiecriteria zijn:

  • Is de inhoud van het document betrouwbaar (actueel, juist en volledig)?
  • Is de inhoud relevant en geschikt voor de doelgroep?
  • Zijn alle metadatavelden bekend?
  • Heeft het document een eigenaar?
  • Is het document vastgesteld?

Door de resultaten van deze selectie in een overzicht te plaatsen kan van de huidige documenten worden bepaald welke documenten geschikt zijn om in het kwaliteitshandboek te plaatsen en welke documenten aangepast dienen te worden. Ook kan op basis van dit overzicht worden vastgesteld wat de ontbrekende documenten zijn.

Generatie

Wanneer de documenten en formulieren geselecteerd zijn kunnen de documenten worden samengesteld op basis van een sjabloon, in de huisstijl van de organisatie. Hiermee wordt bereikt dat de documenten op een eenduidige professionele wijze worden getoond, dat ten goede komt aan de kwaliteitsbeleving.

In dit sjabloon kunnen relevante metadatavelden worden opgenomen, zodat voor de collega’s onder andere duidelijk is wie de eigenaar is, wie de inhoudelijk deskundige is en wat de status van het document is. Hiervan is hieronder een voorbeeld te zien.

43.1.png

 

Delivery

Tijdens de delivery fase wordt het kwaliteitshandboek uitgerold binnen de Office 365 omgeving, op basis van de in de definitiefase vastgestelde informatiearchitectuur. Zodra de omgeving gereed is worden ook de geselecteerde en gecreëerde documenten en formulieren geplaatst en voorzien van de juiste metadata. Vanaf dit moment komt het digitale kwaliteitshandboek tot leven en kan de verdere content generatie direct plaatsvinden in het systeem.

Governance

Tijdens de implementatie bereiden we ons voor op het moment dat het digitale kwaliteitshandboek door de organisatie in gebruik genomen wordt. Door veel aandacht te geven aan de wijze waarop het systeem in beheer genomen wordt, borgen we dat de inhoud betrouwbaar en relevant blijft. Ook zorgen we ervoor dat het systeem qua inrichting en functionaliteit aansluiting blijft houden op de zich ontwikkelende organisatie.

De basis voor de governance is een governance document waarin de volgende onderdelen worden beschreven:

  • De informatisering doelstellingen
  • Beschrijving van de faciliteit die met het kwaliteitshandboek geboden wordt.
  • Beleid, regels en richtlijnen
  • Processen
  • Wijzigingsproces
  • Incidentenbeheer/ helpdesk
  • Toekennen van autorisaties
  • Een overzicht van rollen, verantwoordelijkheden en taken, waaronder:
  • Eigenaarschap
  • Functioneel beheer
  • Applicatie beheer
  • Contentbeheer
  • Technisch beheer
  • Systeem governance
  • Autorisatie uitgangspunten/ niveaus
  • Informatie architectuur
  • Instellingen (o.a. retentiebeleid)
  • Het opleidingsplan voor de beheerders

Adoptie

Naast een goede governance organisatie is het samenstellen, organiseren en uitvoeren van een goed doordacht adoptieplan een kritische succesfactor voor een geslaagde implementatie. Met adoptie bedoelen we hier de medewerkers ondersteunen bij het in gebruik nemen van het nieuwe digitale kwaliteitshandboek en laten wennen aan de nieuwe manier van werken.

Hiervoor zetten we met name ambassadeurs en super users in, waarvoor we een gerichte training/instructie verzorgen. Daarbij wordt adoptie ondersteund met verschillende communicatiemiddelen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsberichten, posters en introductie video’s. En worden verschillende andere adoptie middelen ingezet zoals praktische e-learning door middel van instructievideo’s, een snel start kaart, veel gestelde vragen en tips en tricks.

Kritische succes facoren.

Als laatste noemen we graag enkele kritische succes factoren voor de implementatie van een kwaliteitshandboek:

  • Leg aan de medewerkers uit wat voor hen de voordelen zijn, veelvuldig op verschillende momenten en via verschillende communicatiemiddelen.
  • Maak de managers in de organisatie duidelijk dat het kwaliteitshandboek een belangrijk stuurinstrument voor hen is.
  • Voer een “open, tenzij…” beleid. Dat wil zeggen maak alle informatie in het kwaliteitshandboek voor alle medewerkers beschikbaar en maak daarbij geen onderscheid tussen afdelingen/diensten. Dit draagt bij aan de transparantie van de organisatie.
  • Zorg voor voldoende (content)beheer capaciteit. En betrek hierbij medewerkers van de ondersteunende diensten en uit het primair proces.
  • Vorm een team van content/applicatiebeheerders
  • Start al vroeg in het project met het plaatsen van geselecteerde content. Dit geeft snel inzicht in de werking van het systeem.                                
43.2.png

De vorige keer

In het vorige blogartikel uit deze serie gingen we dieper in op het wat en het waarom van het digitale kwaliteitshandboek. Nog niet gelezen? Dat kan HIER.

Download de Infographic

Download hieronder de infographic over het kwaliteitshandboek. Lees meer over het wat, hoe en waarom van het en krijg antwoord op vragen als: “Wat zijn de voordelen?” en “Wat vertellen klanten?”.Vul het formulier in en ontvang meteen het bestand.

Uw Naam *
Uw Naam

Freerk blogt op Frankwatching: Het nieuwe intranet, maak het persoonlijk en relevant

Hoe klinkt een intranet dat net zoals Netflix, Spotify of Zalando automatisch laat zien wat jij waarschijnlijk interessant vindt? Interessant toch?! Dat is een intranet anno 2016: persoonlijk en relevant! Weten hoe dat eruit ziet? Lees HIER de blog van onze collega Freerk Terpstraop Frankwatching.

Meer weten over een intranet anno 2016? Check dan HIER bijvoorbeeld onze infographic over het Instant Intranet, of lees HIER meer over een digitale werkplek (met een intranet!) in maar vijf stappen!

Studeren saai? Zeker niet! Niet met een digitale leeromgeving op basis van Office 365.

Van 2001-2005 heb ik gestudeerd aan de Universiteit van Tilburg. Blackboard was toen hét communicatiemiddel voor docenten om mij als student te bereiken en informatie te delen. Wat schetst mijn verbazing, ruim 10 jaar later? In tegenstelling tot de rest van de (digitale) wereld om mij heen, – waarin websites en apps doorontwikkeld zijn, 3D printers bestaan en “bring your own device” geen modeterm meer is – wordt er op veel onderwijsinstellingen nog steeds gebruik gemaakt van een verouderde tool als Blackboard!

Onderwijs van nu met een digitale leeromgeving o.b.v. Office 365

Het gebruik van Blackboard, een hoorcollege bijwonen in een oude stoffige collegezaal, onderuitgezakt in je stoel zitten luisteren naar de prof? Nee! Dat is niet wat de studenten uit 2016 voor ogen hebben bij studeren. Studenten zijn op zoek naar onderwijs met een digitale leeromgeving die relevant, aanpasbaar en gepersonaliseerd is. Het zal geen verrassing zijn dat dit dé kernwoorden zijn die tijdens de Roundtable ‘Slim en efficiënt onderwijs door de ogen van de student’ op 24 maart 2016 herhaaldelijk terugkwamen. Wil je weten waarom? Lees hieronder dan mijn blog.

Relevant

Studeren of leren bestaat voor een groot deel uit het tot je nemen van lesstof, het bijwonen van hoorcolleges en het lezen van dikke studieboeken waarbij je soms weg sukkelt. Dat zou leuker moeten kunnen, zou je denken. Maar hoe ziet een leeromgeving eruit die studenten aanspreekt? Relevantie is één van de 3 succesfactoren.

Studenten van Hogeschool InHolland zochten uit wat attractief, slim en efficiënt onderwijs voor hen betekent. Het aanbieden van een juiste en relevante leeromgeving is dé drijfveer voor een student. De studenten formuleerden een droomplatform, waarbij ze zichzelf verschillende vragen voorlegden. Voorbeelden van deze vragen zijn: ‘Welke informatie heeft een student nodig?’ en ‘Welke tools heeft een student nodig?’. Op basis van onderzoek naar gebruikerservaringen ondervonden ze dat elke student anders is. De ene student vindt het belangrijk om op dit platform direct zijn examenresultaten te kunnen bekijken, terwijl de ander het liefst als eerst zijn rooster in wilt zien. De conclusie was dan ook dat het droomplatform uniek moet zijn voor elke student: relevant voor zijn/haar wensen.

Aanpasbaar

Als een droomplatform relevant moet zijn voor een student, betekent dat logischerwijs een niet-statische, maar juist adaptieve omgeving. Ook Hogeschool Leiden erkent het belang en succes hiervan. Tijdens de Roundtable presenteerde Nico Juist namens Hogeschool Leiden de urgentie, stappen en overwegingen naar een volwaardige en flexibele leer- en werkomgeving. Hogeschool Leiden introduceert een Office 365 portaal voor medewerkers en studenten die de Digitale Werk en Leer Omgeving ontsluit. Dit portaal is voor elke gebruiker aanpasbaar en zelf in te richten. Voor elke gebruiker zijn andere tools relevant. Hogeschool Leiden biedt in het portaal de My Apps-functionaliteit aan. Een aanpasbaar aanbod: elke gebruiker kan zelf instellen van welke tools hij snel gebruik wilt maken. Precies wat de student wil.

Gepersonaliseerd

Frans van Neerbos van het ROC van Amsterdam heeft gedurende de introductie van SharePoint en Office 365 binnen het ROC ondervonden dat studenten onderwijs willen van deze tijd. Studenten hebben de behoefte om in projectvorm en met behulp van een persoonlijke en mobiele werkplek overal en ten allen tijde gemakkelijker en effectiever te kunnen (samen)werken. Op basis van ervaringen bij de implementatie van de eerste fase van het project, heeft ROC van Amsterdam verdere plannen voor 2016 geformuleerd: een nieuwe versie van het Persoonlijk Portaal. Hierbij wil het ROC het gebruik van het Portaal van onderaf stimuleren in plaats van de top-down benadering te hanteren. Laat het Portaal nog meer gepersonaliseerd zijn: studenten moeten hun eigen favorieten kunnen aanmaken, zorg dat de persoonlijke mail op de startpagina van het Portaal zichtbaar is en zorg voor een trigger voor opleiding-gerelateerd nieuws.

Verplaats je in de student

Het overkoepelende advies van de student tijdens de Roundtable ‘Slim en efficiënt onderwijs door de ogen van de student’ was dan ook: verplaats je in de student. Hoe communiceren studenten met elkaar, hoe vergaren zij nieuws en hoe werken ze samen? Studenten maken daarin weloverwogen keuzes en kiezen de tools die bij hun behoefte aansluiten. In de ogen van een student zou dàt het vertrekpunt moeten zijn. En zeg nou zelf: het lijkt toch onverstandig om het advies van deze generatie – die niet beter weet en met de meest moderne tools opgroeit – in de wind te slaan?

Wil je graag weten wat Rapid Circle en Office 365 kunnen betekenen voor jouw onderwijsorganisatie, benader ons gerust! Neem bij vragen contact op met Michael Kleine of bel naar 020-3143 400.

Meer info vind je ook hier: Lees het verslag van de Roundtable Onderwijs

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.

Technologie op de werkvloer, wel of niet productief?

Van de IT’er tot de wijkverpleegkundige, tegenwoordig maakt iedereen gebruik van technologie op de werkvloer. Naast dat technologie enorme voordelen kan bieden, kan fout gebruik van technologie ook leiden tot onwenselijke gevolgen. Denk hierbij aan vermindering van productiviteit. Michael C. Mankins van Bain & Company waarschuwt in dit artikel van Harvard Business Review voor de gevaren van nieuwe technologie op de werkvloer.

Interactie en samenwerking behoren voor velen van ons tot de kern van onze werkzaamheden. De geschiedenis laat zien dat interactie door de jaren heen goedkoper en gemakkelijker is geworden. Ook blijkt dat als het makkelijker en goedkoper is om elkaar op te zoeken, hoe vaker we dat ook doen. In het huidige digitale tijdperk zijn de kosten voor het verzenden van één mail of het plannen van één meeting nihil. Omdat het zo laagdrempelig is, ontvangen we ontzettend veel mails en spenderen we ontzettend veel tijd in meetings. Zelfs als het helemaal niet nodig is. Met andere woorden, goedkopere en makkelijkere manieren van samenwerken kunnen ook tot lagere productiviteit leiden. Meer samenwerken gaat dan hand in hand met het uitvoeren van meer handelingen, verloren tijd tussen vergaderingen, overvolle mailboxen et cetera.

Dit kan echter ook anders! Volgens Mankins is technologie van maximale toegevoegde waarde indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  1. Als de technologie daadwerkelijk tijd bespaart
  2. Als de technologie niet dient als tool om met onwenselijk gedrag of slechte procedures om te gaan

Met andere woorden, de nieuwe technologie moet:

  1. Het aantal handelingen in een organisatie verminderen
  2. Onwenselijk gedrag of slechte procedures middels gedragsverandering elimineren.

De digitale werkplek gebaseerd op Microsoft Cloud Technologie –zoals we het voor ons zien bij Rapid Circle – voldoet aan beide voorwaarden! Door het bieden van samenwerkingstools, het mogelijk maken van samen aan documenten werken en het bieden van alternatieven voor mail en vergaderen bespaart deze digitale werkplek daadwerkelijk tijd.

We geloven er ook in dat technologische verandering altijd gepaard moet gaan met organisatorische, en dus gedrags-, verandering. Dit mag je als organisatie niet negeren.

Besteed dus aandacht aan 1) hoe de technologie aansluit bij je organisatiedoelstellingen en 2) hoe de technologie aansluit bij je medewerkers en hoe zij de technologie zullen gebruiken. Als je dat niet doet is de kans aanzienlijk dat je nieuw aangeschafte tool helemaal niet gebruikt gaat worden. Zonde van je investering! Bij Rapid Circle geloven we daarom dat aandacht voor adoptie altijd op het kritieke pad ligt bij het implementatieproces van een nieuwe technologie.

Wij zijn het in ieder geval eens met Michael C. Mankins. Technologie kan van onvoorstelbaar veel toegevoegde waarde zijn. Maar alleen als het op de juiste manier wordt ingezet en het de productiviteit bevorderd. Met de juiste tools en de juiste focus.

Bent u benieuwd naar onze visie op adoptie van technologie in organisaties. Lees dan ook onze blog ‘Adopteren kun je leren’.

Bron: M.C. Mankins. Is Technology really helping us get more done? Harvard Business Review

Een ROI van 162%: de business case voor Office 365.

 

“Wat zijn de voordelen, wat levert het op, wat zijn de kosten, wat zijn de risico’s en hoe flexibel zijn we met Office 365?”. Met andere woorden, wat is de business case? Dit is een vraag die wij vaak te horen krijgen. Uit onderzoek blijkt nu dat het mogelijk is om uw investering met 162% terug te verdienen. 

In opdracht van Microsoft heeft Forrester Consulting een onderzoek uitgevoerd naar de ‘Total Economic Impact” (TEI) van Office 365. Het TEI framework is een middel om kosten, voordelen, flexibiliteit en risico’s van een investering tegen elkaar af te wegen. In het onderzoek van Forrester zijn zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek uitgevoerd door het uitpluizen van een aantal cases en het uitvoeren van een uitgebreide survey.

De conclusie van dit onderzoek is dat investeren in Office 365 zich absoluut terugbetaalt. Een ROI van 162%, een internal return rate van 468% en een terugbetaaltermijn van 7 maanden; dat zijn de voordelen die Office 365 met zich meebrengen.

Forrester onderzoek de economische impact van Office 365 op een vijftal vlakken, namelijk: technologie, mobiliteit, control & compliance, Business Intelligence en Enterprise Social. Hieronder volgt een tipje van de sluier van de resultaten van het onderzoek:

  • Het onderzoek wijst onder andere uit dat Office 365 voordelen biedt op het gebied van technologie omdat een organisatie geen nieuwe hardware infrastructuur aan hoeft te leggen en dat minder mankracht nodig is om de tool draaiende te houden. Ook laat het onderzoek zien dat medewerkers na drie jaar 1 uur per dag overhouden doordat ze gebruik maken van Office 365. Deze tijd kunnen ze dan weer terugstoppen in uw organisatie.
  • Voorbeelden van kosten waar rekening mee gehouden moet worden zijn kosten voor de implementatie, trainingen, doorlopende system administration, en licenties.
  • Of Office 365 flexibiliteit oplevert wordt overtuigend met Ja beantwoord. Een van de ondervraagden gaf als reactie ‘It has given us tremendous agility’.
  • Risico’s zijn er ook. Een voorbeeld is het risico van implementatie. Dit risico houdt in dat het mogelijk is dat het uiteindelijke product afwijkt van de verwachte requirements. Dit is volgens Rapid Circle echter eenvoudig op te lossen door op een Agile manier Office 365 te implementeren. Door continu de requirements te toetsen, iteratief te werken en het eindproduct vanaf de start nog niet vast te leggen kan de implementatie altijd worden aangepast op de requirements van dat moment.

Wilt u precies weten op welke manier uw organisatie kan profiteren van Office 365, wat de kosten zijn, hoe het uw organisatie wendbaar houdt en wat de risico’s zijn? Download dan het hele onderzoek door hieronder het formulier in te vullen:

Name *
Name