big data

Jouw persoonlijke dashboard in MyAnalytics

Het Office 365 platform is enorm rijk en bied je allerlei tools die je tijdens je werkdag nodig hebt. Van email in Outlook tot je klantdata in Dynamics 365 en van je chats en meetings in Skype tot je documenten in OneDrive en SharePoint. Een werknemer die de hele dag in de digitale werkplek bezig is genereerd een heleboel activiteit in de cloud en nu laat Microsoft deze activiteit zien in jouw persoonlijke dashboard: MyAnalytics.

Telkens als je als gebruiker iets doet binnen de Office 365 cloud dan wordt die activiteit bijgehouden. Als je bijvoorbeeld een email verstuurt, een bestand bekijkt, een teamsite bezoekt of je notities deelt. Dit wordt allemaal opgepikt als een signaal. En al deze signalen worden gevoed aan een zelflerend algoritme, de Office Graph, om te bepalen hoe jij werkt in de cloud.

Dit is op zichzelf niet nieuw. De Graph is er al een tijdje en helpt jou als Office 365 gebruiker bijvoorbeeld al om suggesties te doen in je Delve pagina en SharePoint Home overzicht omtrent de sites, bestanden en collega’s die interessant zijn om te bekijken. Wat wel nieuw is, is dat al die signalen nu ook gebruikt worden om jou als gebruiker je persoonlijke dashboard te geven wat laat zien hoe jij werkt in de cloud.

Privacy is key

De naam van het dashboard is in deze zeer treffend gekozen: MyAnalytics. Het zijn namelijk echt jouw interacties en signalen waar je inzicht in krijgt. En alles is vanuit jouw perspectief. Jij ziet dus niet hoe andere werken en anderen zien niet hoe jij werkt. Uit de gesprekken die ik met verscheidene klanten heb gevoerd over de Office Graph en wat deze allemaal wel en niet doet, is privacy altijd het onderwerp van de eerste vraag. En vaak ook van de tweede, derde en vierde vraag. Maar ik kan je verzekeren dat je enkel en alleen jouw data ziet in je dashboard en dat jij ook de enige bent die deze data te zien krijgt. En zolang je niet net als ik een blog schrijft over je eigen dashboard, dan blijft die data ook enkel en alleen voor jou.

Het Dashboard

Om een kijkje te nemen op je MyAnalytics Dashboard klik je gewoon op de bijbehorende tegel in je App Launcher of op de Office 365 startpagina.

9.1.png

Je komt dan op je dashboard uit waar bovenaan direct een duidelijk overzicht wordt gegeven van hoe jij afgelopen week je tijd hebt besteed. Je kunt hier kiezen welke week je onder de loep wilt nemen, maar de meest recente data die je in kunt zien is die van de vorige week. Dit is in feite geen probleem, omdat je wilt leren van je afgelopen week om de manier waarop je werkt deze week aan te passen. Verder zie je dat voor elk van de vier categorieën waarin je tijd wordt verdeeld je ook een doel kunt instellen. Op die manier kun je je eigen waardeoordelen aan jouw eigen data hangen. Ik probeer bijvoorbeeld minder in meetings en mijn email te zitten, maar het lukt nog niet helemaal zoals je kunt zien.

9.2.png

Het tweede onderdeel van mijn dashboard laat zien met wie ik samenwerk en hoe ik dat doe. Ik kan mensen uit mijn netwerk aanvinken waardoor ze in het tabblad IMPORTANT getoond worden. Daar zie ik in een oogopslag hoe ik met die persoon samenwerk. En nogmaals, dit is allemaal vanuit mijn perspectief. Dus de TOTAL TIME laat zien hoeveel tijd ik besteed heb, het cijfer bij READ PERCENT laat zien hoeveel ik gelezen heb en de RESPONSE TIME laat zien hoe snel ik reageer.

Verder zie ik ook nog hoe ik deze week heb samengewerkt met mijn manager. Het feit dat MyAnalytics weet wie mijn manager is, komt omdat dit ingevuld is in mijn Offcie 365 profiel. Maar de oplettende kijker zal al iets anders zijn opgevallen, namelijk dat hier ook een plekje is gereserveerd voor “Your manager’s response time” en die oplettende kijker zit nu te wachten op mijn uitleg waarom ik hier data zie over iemand anders terwijl ik net nog heb gezegd dat ik alleen mijn data zou moeten zien. En ook al had je die vraag niet, dan zal ik hem toch even beantwoorden. Hoe lang mijn manager erover doet om te reageren op mijn emails is misschien niet per se mijn data, maar wel iets wat ik sinds het begin van email al heb kunnen weten. Ik weet namelijk wanneer ik de email verstuur en weet wanneer ik een email terugkrijg. Dus dan is het koud kunstje om de reageertijd uit te rekenen. Dus nog steeds houdt het dashboard de eer overeind en deelt het geen data van anderen die je niet al wist.

9.3.png

Iets dat ik een mooie toevoeging vind, is het overzicht van collega’s waarmee je contact aan het verliezen bent. Zo kun je voor jezelf nagaan of je iets vergeten bent of dat je gewoonweg klaar bent met samenwerken (iets dat door mijn hoge mate van projectmatig werken vaak voorkomt als een project wordt afgerond).

Dan is het tijd om mijn vergader gedrag eens beter te bekijken. Zoals we aan het begin konden zien zit ik meer in meetings dan ik zou willen (10.3 uur terwijl mijn doel ligt op een maximum van 10 uur).

9.4.png

Ik zie dat mijn tijd in meetings ook boven het gemiddelde van mijn organisatie ligt en ‘veroorzaakt’ wordt door anderen die mij voor meetings uitnodigen. Vervolgens zie ik ook nog dat dit vooral lange meetings zijn en een paar herhalende meetings. Door op de details knop te klikken onder het staafdiagram zie ik al mijn meetings van die week en hoe die meegenomen worden in mijn overzicht.

9.5.png

De meest interessante categorie in het overzicht vind ik de categorie MULTITASKING. Hoe weet mijn dashboard dit? Het antwoord is vrij simpel. Ik heb tijdens deze meetings gewerkt in Outlook, Skype for Business of SharePoint en aangezien die signalen ook opgepikt worden weet mijn dashboard dat ik niet alleen met de meeting bezig was op dat moment.

Dan mijn emailgedrag. Ook een onderdeel waar ik het door mijzelf ingestelde doel niet haal (6.1 uur waar ik maximaal 5 uur wil besteden).

9.6.png

k zie dat ik hier wel heel dicht bij het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat zelfs het gemiddelde van mijn organisatie boven mijn doel ligt. Verder zie ik dat ik heel braaf alle email lees die ik ontvang, maar dat helpt natuurlijk niet als ik minder tijd in mijn inbox wil spenderen.

Daarnaast attendeert het dashboard mij erop dat ik ook MyAnalystics kan gaan gebruiken in mijn Outlook. Als ik de add-in daar open dan krijg ik real time feedback op mijn email en meeting gedrag.

9.7.png

Zo word ik gewaarschuwd dat enkele emails die ik verstuurd heb maar oppervlakkig gelezen zijn en dat mijn agenda begint vol te lopen en ik misschien die laatste vrije uurtje op vrijdag alvast moet blokken zodat ik nog tijd heb om alles af te krijgen deze week. Hier zie je dat het MyAnalytics stuk heel erg persoonlijk wordt en jou helpt om je werk effectief uit te voeren.

Dan mijn focus uren. Het onderdeel waar ik mijn doel haal (32.5 uur op een minimum van 10 uur). Ik zie dat ik ook boven het gemiddelde van de organisatie zit en dat ik in het weekend mijn laptop dicht heb gehouden. Dus dit zit goed, nu is het kwestie van behouden.

9.8.png

En als laatste mijn tijd die ik spendeer buiten mijn werkuren. Een onderdeel waar ik mijn doel niet haal (1.3 uur op een maximum van 0). Ook hier weer de vraag: hoe weet het dashboard wat mijn werktijden zijn? Nou, die heb ik zelf ingevuld in Outlook door aan te geven wanneer mijn werkdag start en dag eindigt. Verder zie ik dat ik ver onder het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat mijn overwerk verdeeld is over drie dagen waarbij ik een half uurtje langer heb gewerkt (of eerder ben begonnen, want dat wordt ook meegeteld uiteraard).

9.9.png

Van observatie naar actie

Wat je MyAnalytics dashboard vooral doet is de data die jij zelf ook zou kunnen verzamelen in een overzichtelijke manier aan jou presenteren. Hierdoor hoef jij je alleen nog maar te bekommeren over het nemen van beslissingen op basis van jouw dashboard. Want dat is iets waar je zelf toch het beste in blijft.

Zo zou ik kritischer kunnen kijken naar de meetings waarvoor ik word uitgenodigd, om mijn vergaderdoel te halen of niet alle ontvangen email altijd volledig te lezen om mijn emaildoel te halen.

Maar het meest interessante is de discussie die je dashboard op gang kan brengen. Neem bijvoorbeeld het feit dat ik in twee meetings aan het multitasken was. Is dat nou goed of fout? Als ik de notulen en besluiten van die vergadering direct in een email aan het verwerken was dan zal iedereen dat prima vinden, maar als ik totaal ergens anders mee bezig was dan zal het minder op prijs worden gesteld. En als ik inderdaad met iets anders bezig was, is dat dan een teken dat ik slecht bezig was tijdens die vergadering of had ik misschien helemaal niet in de meeting hoeven zijn omdat ik blijkbaar iets anders tussendoor kon doen. Misschien zijn dit wel de meetings die ik in het vervolg kan overslaan. Of misschien moet ik tijdens mijn andere meetings ook eens direct de notulen gaan maken. Dit zijn de interessante gesprekken die het MyAnalytics dashboard op tafel kan brengen en daarom is het ook zeker waard om je manier van werken te bespreken met je collega’s. Wat vinden de collega’s waarmee ik in de ‘multitaks-meetings’ zat eigenlijk van het feit dat ik met iets anders bezig was? Door dit te bespreken kom je vaak snel tot afspraken over hoe iedereen het fijn vindt om samen te werken en kun je bijna altijd wel tijd besparen door een meeting over te slaan of van een mailinglijst afgehaald te worden.

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

De hartslag van Rapid Circle gemeten

Hoe interessant zou het zijn om bepaald ‘online gedrag’ te meten dat iets zegt over werkstijl, cultuur, effectiviteit en samenwerking binnen een organisatie. Om dit zichtbaar te maken hebben we een tool ontwikkeld waarmee we 1) onze klanten een tool te bieden om (de voortgang van) verandertrajecten tastbaar te maken en 2) om de toegevoegde waarde (ROI) van ICT-innovaties – zoals een Office 365 platform – aan te tonen.

We hebben deze tool, Organisational Pulse, speciaal ontwikkeld voor grotere organisaties, maar we waren toch ook heel erg benieuwd naar de temperatuur van onze eigen organisatie! Ondanks dat we als relatief kleine organisatie (met 90 werknemers) al een vrij goed beeld dachten te hebben van hoe we (samen)werken, leverde dit interessante en nuttige inzichten op. Deze inzichten delen we graag in deze blogpost.

Deze inzichten hebben we ook samengevat in een infographic. Klik HIER voor de infographic met onze metingen en interpretatie.

Met Organisational Pulse kunnen we het gedrag van medewerkers meten op een manier die eerder niet mogelijk was. Bijvoorbeeld: hoeveel men gemiddeld de manager inkopieert in een email, hoeveel terugkerende meetings men heeft en tijdens hoeveel van die meetings wordt gemaild, hoeveel mensen er gemiddeld in de ‘To’, ‘Cc’ en ‘Bcc’ staan, en nog veel meer. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van data die iets kunnen zeggen over de werkstijl en cultuur van een onderneming. Als je er verandering in wilt aanbrengen, dan is deze tool je gids die meetbaar maakt of er progressie wordt gemaakt.

Cultuur

In slechts 3% van de e-mails voegen wij onze directe manager(s) toe als ontvanger van mails die we versturen. Je zou hieruit voorzichtig kunnen concluderen dat wij in mindere mate verantwoording proberen af te leggen, of, zoals je het ook zou kunnen noemen, dat wij onszelf niet proberen in te dekken. Wel zien we dat een van de ‘afdelingen’ véél meer de manager inkopieert dan anderen. Verder zien we dat met gemiddeld 2,4 collega’s toegevoegd per mail aan ‘To’ er bij ons geen behoefte heerst om veel mensen tegelijk te mailen.

44.1.png
44.2.png

We maken verder nauwelijks tot geen gebruik van de Cc en Bcc functie. Hieruit zouden we kunnen concluderen dat de politieke druk binnen onze organisatie laag is. Wij zien niet de toegevoegde waarde van veel collega’s ‘in kopiëren’? Het kost in principe weinig tijd om veel mensen toe te voegen, maar hoe relevant en efficiënt is het als het elke ontvanger vervolgens drie minuten kost dit te lezen. Dit is wat ons betreft 1 van de meest vervuilende gedragingen binnen grotere ondernemingen.

Gemiddeld gezien besteden wij bij Rapid Circle 2,76 (van de 40) uur per week aan structurele overleggen. Dit is erg weinig. Ook besteden we maar gemiddeld 1,47 uur per week aan niet-structureel, maar wel gepland, overleg. Uit deze cijfers blijkt dat bij Rapid Circle geen ‘overlegcultuur’ heerst.

44.3.png

We verwachten dat voor veel klanten deze metingen veel interessante, maar ook confronterende informatie bevatten. Wat gaan zij eraan en ermee doen? Dat is afwachten, deze data is nog niet lang beschikbaar. Hoe dan ook levert het vooral voer voor organisatiedeskundigen.

Samenwerking

De afdeling overschrijdende samenwerking binnen Rapid Circle is zeer hoog. Bij ons is dat ook wel te verwachten, aangezien we geen daadwerkelijke ‘afdelingen’ maar competentiegroepen hebben, en een platte organisatie zijn. Voor deze analyse hebben we wel alle medewerkers op competentie ingedeeld, waarbij (project)teams natuurlijk voornamelijk multidisciplinair zijn. Dit in acht nemend is het logisch dat we 65% ‘scoren’ op cross silo collaboration. Dit houdt dus in dat 65% van alle documenten die we delen, mails die we sturen en vergaderingen die we houden, deze allemaal met en naar collega’s buiten ‘de afdeling’ gaan/zijn. Ook is ons Skype (for Business) gebruik zeer hoog te noemen. Interessant, maar ook logisch, aangezien we wereldwijd dir vestigingen hebben (Pune (India), Melbourne en Amsterdam), en we locatie onafhankelijk werken; dus veel thuis, bij klanten of onderweg.

44.4.png
44.5.png

Effectiviteit eigen werk

Rapid Circle is een klantgeoriënteerde organisatie. Bijna alles wat we doen, doen we direct voor onze klanten, zoals, onder andere, onze support, projecten, adoptie, en trainingen.  Je zou dan ook verwachten dat meer dan 50% van de mails die wij versturen zeker 1 externe ontvanger zou moeten bevatten. Het blijft echter steken op 48%. Zijn we misschien te veel met interne zaken bezig? Dat moeten we verder onderzoeken. Aan de andere kant, als ik het vergelijk met metingen bij klanten van ons, dan is 48% juist weer hoog te noemen. Kunnen we dan de conclusie trekken dat we in Nederland in grote organisaties vooral elkaar bezighouden?

44.6.png

Zoals eerder benoemd spenderen we niet veel tijd aan terugkerend overleg (‘recurring meetings’). Dit lijkt te wijzen op een bepaalde mate van effectiviteit. Zo blijkt ook dat tijdens slechts 14% van al onze meetings door 1 of meer personen die in die meeting zitten (of zouden zitten) tegelijkertijd ook 1 of meer mails worden gestuurd. Ook dit wijst op een bepaalde mate van effectiviteit. Zo lijken we gefocust te zijn op de meeting, en niet op andere zaken.

44.7.png

Ook interessant zijn de kosten van het lezen van mails. Wat kost dit nu eigenlijk? Dat meten we aan de hand van het aantal karakters in de tekst (exclusief de tekst waarop geantwoord wordt), maal een constante die aangeeft hoe lang iemand ongeveer nodig heeft om een X-aantal karakters te lezen, maal het aantal ontvangers. Hierna tellen we alle mails (van een maand) op en vermenigvuldigen we het resultaat met €35,- per uur. Bij Rapid Circle komen we met 90 werknemers uit op €50.860,- per maand. Via een andere formule komen we op een tijdsbesteding van ongeveer 3 kwartier per dag per persoon. Dit geldt overigens alleen als iedereen al zijn email leest. In onze informatie-intensieve organisatie is dat niet te veel. Bij elkaar opgeteld versturen we trouwens 23.000 mails per maand.

44.8.png

Ook hier geldt dat deze cijfers bij grotere organisaties vaak hoger liggen. Zo hebben we daadwerkelijk gezien dat er groepen zijn die meer dan 4 uur aan email binnenkrijgen.

Werkstijl

Bij Rapid Circle werken we op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. We hebben geen werktijden en mensen kunnen werken waar ze willen. Je zou dan kunnen verwachten dat er ook in het weekend wordt gewerkt. Toch wordt minder dan 2% van alle mails tijdens het weekend verstuurd. Dat is laag. Als eigenaar van het bedrijf kun je daar op twee manieren naar kijken. Ik kies ervoor om het als volgt te interpreteren: we presteren erg goed, want we zien dat mensen hun werk goed kunnen doen op werkdagen.

44.9.png

Ook interessant zijn de cijfers die aangeven waardoor men, in mijn ogen, hun werkdag laten leiden. Is dit door wat er in de inbox binnenkomt, of door de eigen prioriteiten waardoor men het werk goed over de dag verdeelt. Gemiddeld zijn we bij Rapid Circle tijdens bijna 10 kwartieren bezig met het sturen van mail, terwijl in een 8-urige werkdag 32 kwartier zit. We laten ons dus niet de gehele dag leiden door dat wat binnenkomt in de mailbox. Ook hier zitten we veel lager dan andere organisaties, maar het is tóch 10 kwartier gemiddeld. Als je dat vergelijkt met hoeveel email we ontvangen en hoe weinig meetings we hebben, is dat toch hoger dan ik hoopte.

De vraag is ook hier weer bij, wat wil en kun je eraan doen? Delve Analytics, een tool waarmee je inzicht krijgt in je eigen werkstijl, is hier wellicht een oplossing voor ons. Als we de big data cijfers aanvullen met dit soort statistieken uit Delve, met dus informatie over jezelf, kunnen onze werknemers bewuster worden van een effectieve werkstijl. Al werkt dit alleen als we het ook uitleggen en als het managementteam meer het goede voorbeeld gaat geven, want wij zitten op 26 kwartieren. Dat betekent dat we zo’n beetje vanaf dat we opstaan tot we naar bed gaan bijna elk kwartier wel iets hebben gemaild. Ontluisterend vind ik dat. Óf is dat voor ons toch ok? Ik hoor graag de meningen van anderen.

Overigens, uit dezelfde statistieken blijkt dat het supportteam maar op 8 kwartieren zit. Blijkbaar gebruiken zij voor messaging andere (de juiste?) middelen binnen ons supportsysteem.

Verder kunnen we veel meer kleine dingen meten. Dingen die niet iets zeggen over werkstijl in het algemeen, maar die gedragingen kunnen aanduiden die wél duidelijk wijzen naar iets dat je kunt beïnvloeden. Bijvoorbeeld, wij delen nog steeds maar 17% van de bestanden via de cloud (vanuit OneDrive of SharePoint of met een link naar het bestand). We sturen dus nog steeds erg veel attachments via de mail. Wij zouden ons moeten schamen als Microsoft cloud partner. Ok, we zitten véél hoger dan andere organisaties, maar dit moet hoger. Hoe? In ieder geval door voorbeeldgedrag vanuit het ‘leiderschap’, want, schaam ons, die groep ‘scoort’ maar 8%. De ‘technici’ doen het met 45% veel beter.

44.10.png

Wat we nog meer kunnen meten

De statistieken die hier zijn weergegeven zijn slechts een zeer klein deel van de statistieken die we kunnen genereren. Deze statistieken bieden nog meer inzicht in cultuur, gebruik, kosten en waarde. Bijvoorbeeld de waarde van kennis, van documenten, van welke afdelingen het meeste bijdragen aan het (her)gebruik van kennis, tot aan het op tijd (te laat) starten en eindigen van meetings.

Iedere organisatie zal de statistieken anders interpreteren en dus anders gebruiken. Ook zien we dat wat de ene organisatie interessant vindt, de ander niet relevant acht of juist als het speerpunt van de progressie van een organisatieverandering ziet. Het dashboard zal dus voor iedereen anders zijn. Gelukkig is onze applicatie een soort Big Data Analytics tool, waardoor we via Power BI heel snel nieuwe charts kunnen maken.

Conclusie

De conclusie die ik trek naar aanleiding van onze eigen statistieken is enerzijds dat de Organisational Pulse meer gemaakt is voor grotere organisaties. Anderzijds hebben deze cijfers ons toch enkele inzichten geboden die ons tot nadenken hebben aangezet. Bijvoorbeeld de gebruiksstatistieken van onze eigen clouddiensten. We gebruiken alles, maar snijden blijkbaar toch nog weleens de bocht af. Wat leert ons dat over de adoptietrajecten bij onze klanten? Dat gedragsverandering inderdaad moeilijk is. Ook op de inzichten over het gebruik van het leiderschapsteam, waaronder ikzelf, gaan we acteren.

Het doel van deze exercitie was met name dat we een beter gevoel zouden krijgen voor de betekenis van de getallen en hoe je de verschillende aspecten moet interpreteren. We zien overigens ook dat het mateloos interessant zal gaan worden wanneer klanten van ons mee gaan doen aan een benchmark, waardoor we kunnen meten hoe organisaties staan ten opzichte van het gemiddelde van een (groot) aantal andere organisaties.

Wil je meer weten? Lees hier meerdownload de infographic, of neem contact op met Wilco Turnhout.