adoptie

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 3

Succesvol werken aan verandering met Interventies

In deel 1 van deze serie over succes met Office 365 hebben we ons Succes Model toegelicht en aangegeven uit welke 3 steeds terugkerende stappen dit model bestaat, namelijk het bepalen van je doelen en definiëren van je KPI’s, gewenst gedrag bepalen aan de hand van persona’s en meten van de gap tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. En tot slot: het plegen van interventies zodat je dichter bij de beoogde doelen komt.

 

Succes model

Succes model

De mogelijke interventies waar we het hier over hebben zijn al beschreven in deel 1 van het blog over lange termijn succes. Waar we het in dit derde deel over gaan hebben is het uitrollen van nieuwe functionaliteit als interventie, we hebben 2 varianten waar we rekening mee moeten houden, namelijk;

 

  1.  De uitrol van functionaliteit waar de business expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld een specifieke BI oplossing, of een app die een bedrijfsproces ondersteund;
  2. De constante stroom van innovaties van Microsoft. 

 

Interventies ten aanzien van de eerste variant zijn helder, dit zijn de traditionele adoptie middelen, zoals communicatie rondom de toegevoegde waarde van de oplossing, of een training/instructiefilm om de juiste skillset bij de medewerkers te realiseren. Na het meten van het gedrag kan er besloten worden om hier nog nader op in te grijpen met additionele adoptiemiddelen; gedragsveranderingen gebeuren namelijk meestal  niet ‘overnight’.

 

De constante stroom van innovaties door Microsoft vragen om een wat andere aanpak. We hebben het hier namelijk over algemene features waarvan eerst de ‘Whats in in for me’ moet worden onderzocht.

 

Wij adviseren om een innovatie (of pilot)groep te initiëren die deze taak op zich kan nemen. Dit kan een speciaal voor dit doel samengestelde groep (bijvoorbeeld een aantal individuele key users uit willekeurige onderdelen van de organisatie) zijn, die binnen de bestaande context van de doorlopende werkzaamheden en beschikbare devices de nieuwe innovaties test. Het kan ook een samengestelde groep zijn die een stap verder gaat en de innovaties test met bijvoorbeeld nieuwe devices en die ook expliciet nieuwe scenario’s of nieuwe manieren van werken onderdeel maken van die pilot. Voordeel van deze aanpak is dat de conclusies innovaties en vooruitstrevend kunnen zijn, nadeel is dat de praktische toepasbaarheid op korte termijn in de organisatie wellicht wat achter blijft.

 

Een andere optie is om een bestaand organisatieonderdeel de rol van Pilot groep te geven, dit organisatieonderdeel (afdeling/unit/team) fungeert dan als ‘testlab’. Voordeel is dat ze wat beter op elkaar zijn ingespeeld, er gebruikers met verschillende skillsets en ‘ techsavyness’  in de pilotgroep zitten. Wanneer er uit deze pilotgroep nuttige toepassing uit de stroom van innovaties van Microsoft voortkomt, zal de praktische toepasbaarheid, en dus de ‘what’s in in for me’, dichter bij de rest van de medewerkers van de organisatie staan.

 

Welke variant van een innovatiegroep ook wordt gekozen, de essentie is het uitproberen van de constante stroom van nieuwe features die door Microsoft worden uitgerold op het Office 365 platform. Hebben ze toegevoegde waarde? Welke gebruikersscenario’s kunnen ermee ondersteund worden? En er wordt samen met de innovatiegroep bekeken welke adoptiemiddelen noodzakelijk zijn om en organisatiebrede uitrol een succes te kunnen laten zijn.

 

En natuurlijk worden voor de nieuwe features weer KPI’s bepaald die de organisatiedoelen ondersteunen, wordt het medewerkersgedrag gemeten en kunnen er nieuwe interventies worden bepaald om dichter bij het gewenste gedrag te komen.

 

Het is niet noodzakelijk om alle soorten nieuwe features eerst uit te proberen in een innovatiegroep; nieuwe features rondom security worden (als ze binnen de governance afspraken vallen) gewoon aangezet, en sommige features zijn niet eens uit te zetten of uit te stellen. Ook hier is wel het meten van eventueel veranderend gedrag belangrijk.

 

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 2.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom dit succesmodel, of een gratis adoptie consult ontvangen waar wij persoonlijk uw succesmodel analiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Instructie- en adoptie materiaal op één plek verzameld

Wil je altijd toegang tot het meest up to date instructiemateriaal? Materiaal dat altijd is aangepast op de Microsoft Roadmap? Materiaal over de gehele breedte van de Microsoft Office 365 suite? En materiaal dat je zelf zo aan kan passen zoals jij wilt? Dan is het adoptieportaal van Rapid Circle wellicht iets voor jou! Op dit portaal zetten we namelijk allerlei instructiemateriaal, in Rapid Circle huisstijl, waarvan je onbeperkt gebruik kunt maken. In deze blog vertellen we je meer.

Wat is het?

Op het adoptieportaal van Rapid Circle vind je allerlei instructiemateriaal om de implementatie van je oplossing op basis van Office 365 te ondersteunen. Het materiaal is ingedeeld en doorzoekbaar op verschillende manieren: per scenario, per subscenario, er ‘workload’ en per type materiaal.

12.1.png

Naast het door Rapid Circle ontwikkelde instructiemateriaal vind je hier ook toepasbaar, relevant en herbruikbaar materiaal van Microsoft waar we naar linken. Ook hebben we een FAQ en posten we nieuws.

Het adoptieportaal is een plek waar je op terug kan vallen voor je instructiemateriaal. Je vind hier materiaal over de verschillende workloads binnen Office 365. Het materiaal houden we tevens up to date aan de hand van de Microsoft Roadmap.

12.2.png

Wat is er te vinden op het portaal?

Op het portaal vind je instructiemateriaal over Office 365 en de verschillende workloads binnen Office 365. We bieden onder andere de volgende soorten materiaal aan:

  • Instructiekaarten/Quick Reference Cards
  • Instructievideo’s
  • Handleidingen
  • Infographics
  • Instructie PowerPoints
  • FAQ’s
  • Communicatiemiddelen

De materialen op het portaal staan in standaard Rapid Circle layout. Het is mogelijk om de materialen in je eigen huisstijl te zetten, indien het bestandsformaat aanpasbaar is. Wil je PDF bestand ook aangepast, bijvoorbeeld door het veranderen van het logo? Neem dan contact met ons op!

Let wel op: wij adviseren om dit materiaal altijd in te zetten in een breder adoptietraject, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de toegevoegde waarde van de oplossing voor de werknemer (‘What’s in it for me’) en voor de organisatie. Ook raden we begeleidende training op maat aan.

 

Wat heb ik er aan?

Wanneer je toegang hebt tot het adoptieportaal is het heel eenvoudig om aan nieuw materiaal te komen. Wanneer Microsoft met een nieuwe functionaliteit komt, of een bestaande functionaliteit update, zorgen wij ervoor dat het materiaal op het portaal hierop aansluit.

Ook kun je makkelijk materiaal op verschillende manieren aan je medewerkers aanbieden. Niet iedereen leert namelijk op dezelfde manier en niet iedereen wil op dezelfde manier geïnstrueerd worden over nieuwe ICT tools. Sommigen lezen graag, terwijl anderen liever een filmpje kijken. Op het adoptieportaal worden verschillende middelen aangeboden rondom dezelfde workloads.

Doordat het materiaal aan te passen is, kun je het materiaal perfect laten aansluiten op je eigen organisatie, en kun je dit materiaal ook testen. Je kunt dan na een pilot eenvoudig zelf het materiaal aanpassen.

Hoe krijg ik toegang?

Indien je cloud support afneemt van Rapid Circle, is toegang tot het adoptieportaal gratis. Ben je (nog) geen support klant, dan is ook tegen een vergoeding gebruik te maken van het portaal.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en tarieven? Neem dan contact op met Nicole Smits.

Sneak preview

Om je een beeld te geven van wat je aan kunt treffen op ons adoptieportaal stellen we hieronder twee voorbeeld items als download beschikbaar:

Kies welke van de twee je wilt downloaden, laat je email adres achter, en ontvang de PDF in je mailbox!

Quick Reference Card: Snel aan de slag met Onedrive

Uw Naam *
Uw Naam

Instructie Powerpoint: Snel aan de slag met Office 365

Uw Naam
Uw Naam

Zo verleid in je 5 stappen je medewerkers om mee te doen met je IT verandering

De implementatie van een nieuwe technologie in je organisatie zien als alleen een technische verandering is niet meer van deze tijd. Een technologische verandering gaat namelijk ook gepaard met een organisatorische verandering en vraagt óók om een verandering van gedrag van de medewerkers. Een verandering op minimaal drie fronten dus! In deze blog gaan we in op die laatste. Hoe zorg je er voor dat medewerkers hun jarenlange ingesleten gedrag nou gaan aanpassen?

Bij de implementatie van iets nieuws, of dat nou technologie is of een nieuwe procedure of nieuwe kantoorindeling, het zorgt er altijd voor dat bestaande routines vervangen moeten worden door nieuwe. Routines aanpassen betekent dus je gedrag aanpassen. En als er een type verandering moeilijk is, is het wel het veranderen van je gedrag!

Een verandering van gedrag is niet een verandering die over een nacht ijs gaat, en zeker niet een verandering die vanzelf gaat. Tijd, aandacht en herhaling zijn de belangrijkste elementen hierbij. Als organisatie kun je je medewerkers helpen bij het wennen aan het nieuwe gewenste gedrag. Een methode om dit mee te bewerkstelligen is de ADKAR-methode (van Prosci). Deze methode gaat om ‘the human side of change’.

The human side of change

The human side of change, of ADKAR, staat voor 5 fasen die mensen zouden moeten doorlopen om een gedragsverandering mogelijk te maken.

Deze fasen zijn: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

13.1.png

Wanneer alle vijf deze stappen in ogenschouw worden genomen is de kans groot dat je verandering succesvol is. Wanneer een van de stappen wordt overgeslagen neemt meteen de kans op succes af. Let op, doorloop je al deze stappen met je medewerkers wil dat nog niet zeggen dat je hele organisatie mee gaat. De kans is aanwezig dat een handjevol mensen niet mee wil en niet verandert, ondanks je pogingen. Focus in dit geval dan vooral op de mensen die wel willen.

1. Awareness

Voordat je überhaupt kunt beginnen met training of instructie moeten je medewerkers eerst weten dat er een verandering aan komt. Maak je medewerkers bewust van het feit dat ze moeten veranderen en WAAROM dit belangrijk is. Waarom heb je als organisatie deze verandering ingezet en waarom is het belangrijk dat je medewerkers mee gaan in deze verandering.

Een goede ‘waarom’ sluit aan op de emoties van je medewerkers en is geen rationeel argument. Mensen nemen namelijk beslissingen op basis van emotie en niet op basis van argumenten, cijfers, grafieken en ratio. Je gebruikt deze argumenten om je beslissing te valideren of ondersteunen. Om mensen te overtuigen vóór je verandering te kiezen probeer je op het juiste gevoel in te spelen. Denk bij een ‘waarom’ aan het Think Differently van Apple, of Just do it van Nike. Een doelstelling binnen je organisatie die mensen aan boord krijgt zijn dingen als ‘energie in je werk’ of ‘plezier terugkrijgen’. Daarna kun je uitleggen hoe je dit wil bereiken, bijvoorbeeld door slimmer samen te werken en daarmee tijd te besparen of frustratie te verminderen.

Als je mensen uitlegt waarom veranderen belangrijk vinden en ze hebben hier een gevoel en een beeld bij, haken mensen makkelijker aan. Creer dus bewustzijn bij je medewerkers.

2. Desire

Wanneer mensen snappen waarom ze moeten veranderen is een verandering het makkelijkst te bewerkstelligen als mensen nieuwsgierig worden naar de verandering, als ze noodzaak en nut zien in de verandering en als ze het graag zo snel mogelijk zelf willen proberen. Je creëert dus een behoefte. Laat in deze fase zien ‘what’s in it for them’. Wat levert het je medewerkers op als ze aan boord stappen en als ze meegaan in de verandering. Welke winst levert het hen op en hoe komen ze daar?

3. Knowledge

Pas op dit moment introduceer je het kenniscomponent. Hoe werkt de nieuwe tool dan, waar klik je, hoe werk je samen, hoe werken de verschillende onderdelen. Dit alles leg je uit in instructiemateriaal of trainingen. In veel verandertrajecten begint men vaak meteen met het kenniscomponent en worden de eerste twee stappen vergeten of heel kort aan het begin van de training geïntroduceerd. Het is absoluut een goed idee om aan het begin van de training de waarom en whats in it for me te herhalen, maar wij denken dat de boodschap beter over komt als deze al even tijd heeft gehad te bezinken.

4. Ability

Met alleen een training en instructie ben je er nog niet. Juist na de training begint het intensieve traject. Dan moeten mensen gaan wennen aan hun nieuwe tool. Ze gaan het geleerde in de praktijk brengen en groeien van bewust onbekwaam minimaal naar bewust bekwaam en uiteindelijk naar onbewust bekwaam. In deze fase is het handig om medewerkers te blijven stimuleren de nieuwe tool te gebruiken, bijvoorbeeld middels ambassadeurs, mails met tips te sturen, terugkom trainingen te plannen of wat je verder nog kunt verzinnen.

5. Reinforcement

Na de eerste fase is het belangrijk om aandacht te blijven besteden aan je verandering en je medewerkers te helpen om niet terug te vallen in hun oude gewoonten. Het zit in de aard van de mens om vol goede moed aan een verandering te beginnen, en als na een tijdje iets niet lukt zoals je wilt dat je toch terug valt in oud gedrag. Als je op dat moment niet gestimuleerd wordt toch op de nieuwe manier te werken, dan sluipt de oude manier van werken weer terug in de organisatie. Als organisatie kun je dan middels interventies weer sturen naar het oude gedrag. Je kunt erachter komen of je organisatie ‘on track’ is door voorafgaand aan je verandering doelstellingen te formuleren die aangeven wanneer je deze behaald hebt (KPI’s). Middels metrics zoals Pulse kun je geaggregeerd en geanonimiseerd gebruik én gedrag in je organisatie meten en weten of je je doelstellingen hebt behaald of dat je die kant op beweegt.

Tot slot

Concluderend is het belangrijk om je medewerkers stap voor stap door een verandering te loodsen, beginnend bij uit te leggen waarom een verandering belangrijk is, wat de voordelen voor hen zijn, hoe dingen precies werken en hoe ze er mee moeten werken. Als organisatie is het belangrijk te beseffen dat adoptie geen quick win is, en dat je er tijd, aandacht en moeite in moet stoppen om het maximale eruit te halen.

Mocht je meer willen weten over hoe je dit dan in de praktijk brengt, dan denken wij uiteraard graag met je mee. Neem contact op met het Rapid Circle Adoptie team voor begeleiding en informatie rondom adoptie van je nieuwe technologie.

Hoe verschillende generaties anders omgaan met technologie

Omgaan met nieuwe technologie is voor sommigen makkelijker dan voor anderen. Dit ervaren wij geregeld in onze Office 365 implementatietrajecten. Sommige eindgebruikers hebben aan een instructievideo en ‘een beetje zelf rondklikken’ genoeg om het nieuwe portaal te snappen. Andere eindgebruikers hebben meerdaagse training en individuele begeleiding van zogeheten ‘floorwalkers’ nodig om het echt lekker te snappen. Er liggen verschillende oorzaken ten grondslag aan deze verschillen. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met opleiding, interesse of werkveld, maar ook aan leeftijd of aan generatie. In deze blog zoom ik in op het verschil tussen generaties op de werkvloer, wat de verschillen zijn, en wat hiervan het gevolg is met betrekking tot een Office 365 portaal.

De generaties

Op het moment zijn er zeker 3 en af en toe zelfs al 4 verschillende generaties te vinden op een werkvloer. Door het opschroeven van de pensioenleeftijd is de ‘oudste’ generatie langer aan het werk, terwijl de jongste generatie al langzaam haar entree maakt.

Kort door de bocht kan een generatie worden beschreven als een subcultuur. Elk met fundamentele verschillen, die kunnen zorgen voor spanning, beweging en onbalans. Een nieuwe generatie op de werkvloer resulteert dan ook vaak in verandering.

We onderscheiden de volgende generaties:

  • De babyboomers, geboren voor 1963
  • Generatie X, geboren tussen 1963 en 1980
  • Millennials, geboren tussen 1980 en 1995
  • Generatie Einstein, geboren na 1995 (zet nu eerste stappen op de arbeidsmarkt)

Doordat je als generatie grofweg in dezelfde economische, politieke, sociologische en technologische situatie bent opgegroeid, ontstaat er een ‘common ground’, een arbeidsethos, bepaalde skills en mentaliteit. Wanneer een nieuwe generatie deze set aan eigenschappen mee de werkvloer op neemt, kan dit enerzijds zorgen voor spanning, maar ook voor nieuwe kansen.

De verschillen

Op basis van recent onderzoek, is het nu aantoonbaar op welke vlakken generaties van elkaar verschillen op het werk. Het resultaat van dit onderzoek is weergegeven in onderstaande infographic.

Generatie Einstein is hier nog niet in opgenomen.

29.1.jpg

 

 

 

De verschillen rondom technologische verandering

Wat voor ons het meest relevant is, is kijken naar waar de generaties verschillen op het gebied van omgaan met techniek en technologische verandering.

Het is binnen een oogopslag duidelijk dat de jongste generatie, de Millennials, het makkelijkste omgaat met technologie, maar ook en dat de oudsten (de babyboomers) hier meer moeite mee hebben. Als je deze bevinding combineert met dat de babyboomers zich ook minder makkelijk aanpassen naar een nieuwe situatie, is het duidelijk dat de babyboomers meer aandacht en begeleiding nodig hebben als het gaat om bijvoorbeeld een implementatie van Office 365. De adoptie van de nieuwe technologie zal voor hen minder makkelijk en vanzelfsprekend zijn.

Ook opvallend is dat met name Generatie X goed is in samenwerken, beter dan de andere generaties in elk geval. Een van de doelen van een nieuw portaal is vaak beter samenwerken. Ik kan me zomaar voorstellen dat generatie X een belangrijke informatiebron kan zijn als het gaat om hoe samenwerking te bevorderen. De Millenials kunnen dit dan wellicht weer in een digitaal jasje gieten.

Leren omgaan met nieuwe tools doe je samen

De conclusie die ik hieruit haal is dat je de adoptie van een nieuw portaal niet voor iedereen in dezelfde vorm moet gieten. Verschillende groepen binnen je organisatie hebben een andere manier en andere intensiviteit van ondersteuning nodig.

Bij het inzetten van deze mix van middelen kan eenvoudig gebruik gemaakt worden van de skills die andere generaties binnen je organisatie wel al hebben. Zo zijn de Millennials bijvoorbeeld goed in te zetten als ‘floorwalker’ of ‘super users’. De go-to op de eigen werkvloer, die de tool met minimale uitleg zelf al helemaal uitvogelt.

Deze segmentatie is uiteraard wat kort door de bocht en geldt niet voor iedereen en in elke situatie. Daarnaast zijn er nog meer factoren van invloed op de manier waarop iemand het beste getraind kan worden bij de implementatie van een nieuwe tool. Echter, de generatie-segmentatie legt wel een deel van de huidige dynamiek op de werkvloer bloot. En biedt mogelijkheden om nog beter in te spelen op de behoeften van de eindgebruiker als het gaat om adoptie.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Of wil je meer weten over adoptiemateriaal, tools en methoden die we gebruiken bij Rapid Circle? Neem dan contact op met Hanneke Pastoor of Nicole Smits.

Hoe blijf je de updates van Office 365 een stapje voor?

Gefeliciteerd, je portaal is in gebruik genomen en de gebruikers zijn getraind. Alleen, tijd om achterover te leunen heb je niet. 

Het portaal krijgt van tijd tot tijd nieuwe functionaliteiten en updates. Office 365 is een portaal wat in ontwikkeling blijft. Belangrijk dus om een oogje in het zeil te houden. In deze blogpost leer je hoe je zelf op de hoogte blijft van de veranderingen in Office 365.

Sommige updates zijn klein en worden bijna niet opgemerkt, andere updates zullen meer uitleg nodig hebben. Vooral als het gaat om functies die nieuw zijn voor de gebruiker. Microsoft is met haar productteams agile gaan ontwikkelen. Dit merk je doordat de tijd tussen een aankondiging en een uitrol korter is geworden. Microsoft rolt nieuwe functies in fasen uit en gebruikt een aantal kanalen om de wereld te informeren:

Publieke blog

Nieuwe functionaliteiten worden via de publieke blog vaak eerst als concept gepubliceerd na een event. In een latere blog wordt een functie specifiek toegelicht.  De blog kun je filteren op de producten die je gebruikt. Maandelijks vind je tussen de artikelen een recap-post. De recap-post is handig als je even met vakantie was of om je snel in te lezen.

De link naar de Office blog: https://blogs.office.com

Publieke Roadmap

In de publieke Roadmap kun je volgen welke functionaliteiten nu in ontwikkeling zijn, welke functionaliteiten worden uitgerold en welke gecanceld zijn. Een bericht heeft een titel, een korte omschrijving en een screenshot. Niet alle updates en verwachte functionaliteiten zullen via dit kanaal gedeeld worden. De roadmap geeft je een idee wat straks veranderd binnen de omgeving die jij beheerd:

De link naar de publieke Roadmap: http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

First Release-programma

Het First release-programma laat je de aankomende updates uitproberen voordat ze voor alle gebruikers beschikbaar komen. De ‘First release’ optie is standaard niet geactiveerd. De stappen om de First Release te activeren vind je in het artikel: First Release-opties in Office 365 instellen

Tussen de aankondiging via de Office 365-blog en het beschikbaar komen binnen het First Release-programma zit ongeveer 1 week.

De uitleg van Microsoft over het First Release-programma vind je onder: https://aka.ms/managingchange

Message Center

Binnen de eigen omgeving (tenant) heeft een beheerder toegang tot het Message Center.

Via het Message Center wordt de tenant-eigenaar geïnformeerd over de komende veranderingen die worden gedaan in de eigen omgeving. Je krijgt gedetailleerde informatie wanneer een bepaalde functie beschikbaar komt.  Als beheerder kun je een app downloaden om de berichten voor de specifieke tenant te volgen.

De app kun je installeren via: Office 365 Admin app

Je vind de informatie over de updates onder: View planned maintenance

Een uitgebreidere uitleg over de update-cyclus van Microsoft vind je in het TechNet-artikel: Change management for Office 365 clients. In het artikel legt Microsoft onder andere uit wat haar rol is en wat de rol van de klant is bij het uitrollen van functionaliteiten. De tabel met verantwoordelijkheden uit het artikel:

35.1.png

De Blog, de Roadmap, het First Release-programma en het Message Center geven je de tools om op tijd geïnformeerd te zijn en je voor te bereiden op de uitrol van de updates. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Om op de hoogte te blijven is het belangrijk om de Office 365 aankondigingen van Microsoft te volgen. Om dit te doen:

  • Volg de blog dagelijks;
  • Lees de recap-post maandelijks;
  • Volg de berichten van het Message Center;
  • Probeer de functies uit die vrijkomen in het First Release-programma.

Sommige veranderingen kun je tijdelijk uitstellen zodat je tijd wint om te investeren in adoptie.  Een andere reden voor een kort uitstel kan zijn om te wachten op meer updates zodat je in één keer de gebruikers kunt informeren. Als de impact van een aangekondigde functionaliteit niet duidelijk is of dat je niet goed kunt bepalen welke meerwaarde de gebruikers zullen ervaren van een update dan helpen wij je graag.

Wij helpen je met een goed plan te komen om de updates te laten landen in de organisatie.

In een workshop nemen wij je mee in de roadmap van Microsoft en spitsen wij die toe op jouw omgeving. Wat betekenen de veranderingen voor je omgeving in technische zin. Belangrijker, hoe bereid je de organisatie voor op de veranderingen.

Wil je meer weten over de toekomst van Office 365 of wil je meer weten over de workshop neem gerust contact met ons op.

De implementatie van het kwaliteitshandboek: Gemakkelijk informatievoorziening op orde voor medewerkers en beheerders

Dit is het tweede blogartikel in een serie over informatievoorziening. Het vorige artikel handelde over het wat en waarom van het digitale kwaliteitshandboek. Vandaag lezen we over het hoe, dat wil zeggen de implementatie.

Implementatie

Bij Rapid Circle maken we gebruik onze Delivery+ projectaanpak. Hierbij wordt na een korte projectinitiatie gestart met de definitie fase. De definitiefase wordt gevolgd door de delivery fase en afgesloten met een transitie fase. Binnen de transitie fase valt de overdracht naar de klantorganisatie. Deze delivery stroom wordt ondersteund door een content stroom, een governance stroom en een adoptie stroom.

Definitie

Tijdens de definitiefase bepalen we gezamenlijk de inrichting van het kwaliteitshandboek. Hiervoor organiseren we 2 workshops.

Tijdens de eerste workshop verzorgen we een training voor de kwaliteitsmedewerkers en applicatie/content beheerders, zodat zij een duidelijk beeld hebben van de wat de oplossing betekent voor de collega’s die het kwaliteitshandboek raadplegen. En ook wat de aandachtspunten, zijn vanuit het oogpunt van de beheerders. Vervolgens worden de eerste stappen gezet naar gezamenlijk bepalen van de functionele inrichting van het kwaliteitshandboek, waarbij de organisatiedoelstellingen en organisatie specifieke kenmerken centraal staan. Voor het bepalen van de inrichting maken we gebruik van een checklist. Deze wordt uitgebreid besproken en toegelicht. En dient als tool voor de voorbereiding van de tweede workshop.

In de tweede workshop wordt de inrichting nader bepaald en een aanzet gegeven aan de content, governance en adoptie aspecten van de implementatie.

Aandachtpunten bij de inrichting zijn onder andere:

  • Welke documentsoorten en formulieren onderscheiden we?
  • Welke rollen onderscheiden we bij het beheer van de kwaliteitsdocumenten, bijvoorbeeld:
  • Eigenaar
  • Inhoudsdeskundige
  • Auteur
  • Van welke geldigheids-/ evaluatie datums gaan we gebruik maken?
  • Welke statussen kennen we? Bijvoorbeeld:
  • Concept
  • Definitief
  • In evaluatie
  • Archief
  • Onderscheiden we classificaties van documenten?
  • Zijn er organisatie specifieke kenmerken van belang? Zoals:
  • Business Unit
  • Locati

De resultaten van de twee workshops worden verwerkt in een informatiearchitectuur en een implementatie advies.

Content

“Content is key” is een door velen geuite kreet. Dat geldt nadrukkelijk zeker ook voor een kwaliteitshandboek. De doelstellingen die we met het kwaliteitshandboek willen bereiken worden alleen bereikt wanneer we de content onder controle hebben en goed in beheer nemen.

Definitie

Om voor iedere betrokkene duidelijk te maken wat er in het kwaliteitshandboek wordt geplaatst stellen we een definitie op, bijvoorbeeld:

Het kwaliteitshandboek bevat alle vastgestelde documenten van de ondersteunende diensten en die worden gebruikt in het primaire proces”.

Selectie

Het onder controle/governance brengen van de content start met de definitie en het opstellen van de selectiecriteria, voor de content. Voorbeelden van deze selectiecriteria zijn:

  • Is de inhoud van het document betrouwbaar (actueel, juist en volledig)?
  • Is de inhoud relevant en geschikt voor de doelgroep?
  • Zijn alle metadatavelden bekend?
  • Heeft het document een eigenaar?
  • Is het document vastgesteld?

Door de resultaten van deze selectie in een overzicht te plaatsen kan van de huidige documenten worden bepaald welke documenten geschikt zijn om in het kwaliteitshandboek te plaatsen en welke documenten aangepast dienen te worden. Ook kan op basis van dit overzicht worden vastgesteld wat de ontbrekende documenten zijn.

Generatie

Wanneer de documenten en formulieren geselecteerd zijn kunnen de documenten worden samengesteld op basis van een sjabloon, in de huisstijl van de organisatie. Hiermee wordt bereikt dat de documenten op een eenduidige professionele wijze worden getoond, dat ten goede komt aan de kwaliteitsbeleving.

In dit sjabloon kunnen relevante metadatavelden worden opgenomen, zodat voor de collega’s onder andere duidelijk is wie de eigenaar is, wie de inhoudelijk deskundige is en wat de status van het document is. Hiervan is hieronder een voorbeeld te zien.

43.1.png

 

Delivery

Tijdens de delivery fase wordt het kwaliteitshandboek uitgerold binnen de Office 365 omgeving, op basis van de in de definitiefase vastgestelde informatiearchitectuur. Zodra de omgeving gereed is worden ook de geselecteerde en gecreëerde documenten en formulieren geplaatst en voorzien van de juiste metadata. Vanaf dit moment komt het digitale kwaliteitshandboek tot leven en kan de verdere content generatie direct plaatsvinden in het systeem.

Governance

Tijdens de implementatie bereiden we ons voor op het moment dat het digitale kwaliteitshandboek door de organisatie in gebruik genomen wordt. Door veel aandacht te geven aan de wijze waarop het systeem in beheer genomen wordt, borgen we dat de inhoud betrouwbaar en relevant blijft. Ook zorgen we ervoor dat het systeem qua inrichting en functionaliteit aansluiting blijft houden op de zich ontwikkelende organisatie.

De basis voor de governance is een governance document waarin de volgende onderdelen worden beschreven:

  • De informatisering doelstellingen
  • Beschrijving van de faciliteit die met het kwaliteitshandboek geboden wordt.
  • Beleid, regels en richtlijnen
  • Processen
  • Wijzigingsproces
  • Incidentenbeheer/ helpdesk
  • Toekennen van autorisaties
  • Een overzicht van rollen, verantwoordelijkheden en taken, waaronder:
  • Eigenaarschap
  • Functioneel beheer
  • Applicatie beheer
  • Contentbeheer
  • Technisch beheer
  • Systeem governance
  • Autorisatie uitgangspunten/ niveaus
  • Informatie architectuur
  • Instellingen (o.a. retentiebeleid)
  • Het opleidingsplan voor de beheerders

Adoptie

Naast een goede governance organisatie is het samenstellen, organiseren en uitvoeren van een goed doordacht adoptieplan een kritische succesfactor voor een geslaagde implementatie. Met adoptie bedoelen we hier de medewerkers ondersteunen bij het in gebruik nemen van het nieuwe digitale kwaliteitshandboek en laten wennen aan de nieuwe manier van werken.

Hiervoor zetten we met name ambassadeurs en super users in, waarvoor we een gerichte training/instructie verzorgen. Daarbij wordt adoptie ondersteund met verschillende communicatiemiddelen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsberichten, posters en introductie video’s. En worden verschillende andere adoptie middelen ingezet zoals praktische e-learning door middel van instructievideo’s, een snel start kaart, veel gestelde vragen en tips en tricks.

Kritische succes facoren.

Als laatste noemen we graag enkele kritische succes factoren voor de implementatie van een kwaliteitshandboek:

  • Leg aan de medewerkers uit wat voor hen de voordelen zijn, veelvuldig op verschillende momenten en via verschillende communicatiemiddelen.
  • Maak de managers in de organisatie duidelijk dat het kwaliteitshandboek een belangrijk stuurinstrument voor hen is.
  • Voer een “open, tenzij…” beleid. Dat wil zeggen maak alle informatie in het kwaliteitshandboek voor alle medewerkers beschikbaar en maak daarbij geen onderscheid tussen afdelingen/diensten. Dit draagt bij aan de transparantie van de organisatie.
  • Zorg voor voldoende (content)beheer capaciteit. En betrek hierbij medewerkers van de ondersteunende diensten en uit het primair proces.
  • Vorm een team van content/applicatiebeheerders
  • Start al vroeg in het project met het plaatsen van geselecteerde content. Dit geeft snel inzicht in de werking van het systeem.                                
43.2.png

De vorige keer

In het vorige blogartikel uit deze serie gingen we dieper in op het wat en het waarom van het digitale kwaliteitshandboek. Nog niet gelezen? Dat kan HIER.

Download de Infographic

Download hieronder de infographic over het kwaliteitshandboek. Lees meer over het wat, hoe en waarom van het en krijg antwoord op vragen als: “Wat zijn de voordelen?” en “Wat vertellen klanten?”.Vul het formulier in en ontvang meteen het bestand.

Uw Naam *
Uw Naam

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.

Technologie op de werkvloer, wel of niet productief?

Van de IT’er tot de wijkverpleegkundige, tegenwoordig maakt iedereen gebruik van technologie op de werkvloer. Naast dat technologie enorme voordelen kan bieden, kan fout gebruik van technologie ook leiden tot onwenselijke gevolgen. Denk hierbij aan vermindering van productiviteit. Michael C. Mankins van Bain & Company waarschuwt in dit artikel van Harvard Business Review voor de gevaren van nieuwe technologie op de werkvloer.

Interactie en samenwerking behoren voor velen van ons tot de kern van onze werkzaamheden. De geschiedenis laat zien dat interactie door de jaren heen goedkoper en gemakkelijker is geworden. Ook blijkt dat als het makkelijker en goedkoper is om elkaar op te zoeken, hoe vaker we dat ook doen. In het huidige digitale tijdperk zijn de kosten voor het verzenden van één mail of het plannen van één meeting nihil. Omdat het zo laagdrempelig is, ontvangen we ontzettend veel mails en spenderen we ontzettend veel tijd in meetings. Zelfs als het helemaal niet nodig is. Met andere woorden, goedkopere en makkelijkere manieren van samenwerken kunnen ook tot lagere productiviteit leiden. Meer samenwerken gaat dan hand in hand met het uitvoeren van meer handelingen, verloren tijd tussen vergaderingen, overvolle mailboxen et cetera.

Dit kan echter ook anders! Volgens Mankins is technologie van maximale toegevoegde waarde indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  1. Als de technologie daadwerkelijk tijd bespaart
  2. Als de technologie niet dient als tool om met onwenselijk gedrag of slechte procedures om te gaan

Met andere woorden, de nieuwe technologie moet:

  1. Het aantal handelingen in een organisatie verminderen
  2. Onwenselijk gedrag of slechte procedures middels gedragsverandering elimineren.

De digitale werkplek gebaseerd op Microsoft Cloud Technologie –zoals we het voor ons zien bij Rapid Circle – voldoet aan beide voorwaarden! Door het bieden van samenwerkingstools, het mogelijk maken van samen aan documenten werken en het bieden van alternatieven voor mail en vergaderen bespaart deze digitale werkplek daadwerkelijk tijd.

We geloven er ook in dat technologische verandering altijd gepaard moet gaan met organisatorische, en dus gedrags-, verandering. Dit mag je als organisatie niet negeren.

Besteed dus aandacht aan 1) hoe de technologie aansluit bij je organisatiedoelstellingen en 2) hoe de technologie aansluit bij je medewerkers en hoe zij de technologie zullen gebruiken. Als je dat niet doet is de kans aanzienlijk dat je nieuw aangeschafte tool helemaal niet gebruikt gaat worden. Zonde van je investering! Bij Rapid Circle geloven we daarom dat aandacht voor adoptie altijd op het kritieke pad ligt bij het implementatieproces van een nieuwe technologie.

Wij zijn het in ieder geval eens met Michael C. Mankins. Technologie kan van onvoorstelbaar veel toegevoegde waarde zijn. Maar alleen als het op de juiste manier wordt ingezet en het de productiviteit bevorderd. Met de juiste tools en de juiste focus.

Bent u benieuwd naar onze visie op adoptie van technologie in organisaties. Lees dan ook onze blog ‘Adopteren kun je leren’.

Bron: M.C. Mankins. Is Technology really helping us get more done? Harvard Business Review