Zorg

Office 365 F1 licenties voor zorgmedewerkers en applicaties: in 3 stappen een naar een beter beeld van de haalbaarheid en onderbouwde vervolgstappen

Bij de keuze voor- of implementatie van F1 (voorheen K1) licenties is het van belang om naar de relatie tussen de applicaties en Office Online te kijken en hier rekening mee te houden. De impact op werkprocessen kan namelijk groot zijn indien er voorafgaand geen duidelijk beeld van is. Dit omdat medewerkers Word en Excel (en andere office producten) niet meer lokaal kunnen openen en bewerken. Onderstaand heb ik in 3 stappen omschreven hoe je hiermee om kan gaan, en welke keuzes je tegen gaat komen. Afhankelijk van het applicatielandschap, het gebruik en de keuzes die je maakt, heeft het doorlopen van onderstaande stappen een geschatte doorlooptijd van ongeveer 1 tot 8 maanden.

 

Stap 1. Creëer voor elk van de beoogde gebruikersgroepen een overzicht van het huidige applicatie gebruik, en een prognose van het toekomstige (deels online) applicatiegebruik. Analyseer vervolgens of er gaten vallen tussen de applicaties en in de werkprocessen

Bij het gebruik van Office Online hebben gebruikers alleen de beschikking over de online versie van de Office producten en worden alle bestanden online opgeslagen. Echter, veel andere applicaties of werkprocessen die met Office documenten werken zijn nog niet voorbereidt zijn op het werken met online Office producten.

De belangrijkste zaken die je hierbij wilt weten zijn:

-          Afhankelijkheden: Maken de beoogde gebruikersgroepen gebruik van applicaties die in bepaalde mate afhankelijk zijn van lokaal geïnstalleerde Office producten? Een voorbeeld is het opslaan van zorgformulieren (.docx) in Ysis. Tip: hoe gedetailleerder je deze groepen in relatie tot de betrokken applicaties in beeld hebt hoe doelgerichter je passende vervolgacties kunt nemen.

-          Soort gebruik: Worden de lokale Office documenten momenteel door de specifieke gebruikersgroepen alleen gelezen, of worden ze ook bewerkt, en gaan ze na de bewerking nog een proces in? Dit is van belang omdat de lokale versies na de ingebruikname van de F1 licentie enkel Online te openen zijn. Hiervoor moet dus nog wat worden geregeld (zie onderstaande opties) 

 

Stap 2. Bepaal per applicatie(onderdeel) passende maatregelen

Als de vorige stap is uitgevoerd beschik je over een overzicht “per gebruikersgroep, per applicatie, per relatie met Word/Excel, en of de documenten enkel worden gelezen of bewerkt”. Gezien de documenten niet meer lokaal bewerkt kunnen worden moet er een passende vervolgactie worden gekozen. Met name wanneer deze passende acties in een beperkte tijd (minder dan 3-6 maanden) moeten worden uitgevoerd dan is het onderscheidt tussen te lezen en te bewerken documenten (per app. per gebruikersgroep) erg behulpzaam zodat er geen maatregelen genomen worden die niet strikt noodzakelijk zijn.

De aanpak per situatie kan sterk verschillen. Vooral in het geval dat er bewerkt moet kunnen worden zijn er veel mogelijkheden om dit te realiseren.

Documenten zowel lezen als bewerken

-          “U-bocht” constructie
De U-bocht constructie omvat het lokaal downloaden van een document om deze vervolgens na online bewerking weer handmatig te uploaden in een online opslaglocatie zoals MS Teams.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, er is minder focus op gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie.
 

-          Creëren van een opslagpad naar een online opslaglocatie zoals MS Teams
Gebruikers downloaden de documenten direct naar MS Teams in plaats van naar hun lokale plek en openen de documenten vanuit daar met Office online producten. Indien het gevoelige informatie bevat is het raadzaam om passende toegangsbeveiliging tot de online opslaglocatie in te zetten.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: technisch haalbaar in samenhang met specs, focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden.
 

-          Gebruik maken van een connector

Middels een connector kunnen de documenten direct vanuit de applicatie in de Office online producten (in de browser) geopend worden. Voor gebruikers met een F1 licentie zal dat de favoriet zijn omdat de documenten dan zonder aanvullende download rechtstreeks te openen zijn in de browser. Daarnaast heeft het voor de organisatie als voordeel dat er minder downloads naar verschillende devices worden gedaan (met de daarmee samenhangende risico’s). Tijd en medewerking van de applicatieleverancier is echter wel een belangrijk component omdat de connector een extra stukje software is dat verwerkt moet worden in de applicatie. Sommige applicatieleveranciers hebben al een connector beschikbaar en dit weegt zwaar mee in de impactanalyse.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: hoge focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden, focus op grip op data, er is voldoende tijd en medewerking van de applicatieleveranciers.
 

-          Heroverweging licenties
Vaak wordt het vergeten, maar je kunt indien nodig ook andere licenties inzetten. Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties die kiezen voor het (al dan niet tijdelijk) upgraden van de licentie voor bepaalde gebruikersgroepen of rolhouders binnen groepen. Op deze wijze wordt er als het ware tijd gekocht om bijvoorbeeld naar een ander scenario toe te werken. Het nadeel is echter wel dat deze gebruikers eerst een Office2016 versie krijgen en deze op een later moment weer wordt afgenomen, wat tot bezwaren kan leiden.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: zeer beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, bovengemiddelde financiële ruimte.
 

-          Herverdeling werkzaamheden

Ook deze mogelijkheid wordt nogal eens vergeten. Bij het inventariseren van de werkprocessen binnen de gebruikersgroepen blijkt veelal dat bepaalde bewerkingsacties niet perse door alle leden van een groep verricht hoeven te worden. Soms blijkt zelfs dat een gehele groep bepaalde mogelijkheden niet nodig hebben. In deze gevallen zouden de werkzaamheden door een andere gebruiker of groep met (bijvoorbeeld) een E3 licentie verricht kunnen worden, en dienen er geen technische aanpassingen te worden verricht. Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten tevens bewerkt kunnen worden, er is mogelijkheid om processen en werkzaamheden te veranderen, extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (uitleggen werkprocessen).

Moeten gebruikers de documenten alleen lezen? Dan kunnen bovenstaande opties natuurlijk ook toegepast worden, maar er kan ook voor een meer economische optie gekozen worden:

-          De documenten omzetten naar PDF
Documenten die vaak opnieuw alleen gelezen moeten worden binnen een gebruikersgroep kunnen door een gebruiker met E3 licentie éénmalig omgezet worden naar PDF. De gebruikersgroepen kunnen deze PDF dan eenvoudig lezen vanuit de browser zonder dat zij aanvullende acties hoeven uit te voeren.
Deze oplossing is vooral te overwegen bij: documenten hoeven enkel gelezen te worden, beperkte tijd, belang bij gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (omzetten naar .pdf; openen van .pdf in plaats van .docx).

Let op: bovenstaand wordt bij twee opties aandacht voor gebruikersadoptie genoemd. Dit is omdat uit ervaring blijkt dat hier snel problemen ontstaan. Echter, alle maatregelen die ook maar enige wijziging in de werkprocessen van gebruikers maken zullen vergezeld moeten gaan van inspanningen op het gebied van adoptie.


Stap 3. Maak keuzes en zet vervolgstappen uit

Het is nogal een open deur, maar nu er een duidelijk beeld is van de verschillende opties per applicatie en gebruikersgroep kunnen er gefundeerde keuzes worden gemaakt en is het tijd voor actie. In veel projecten blijft deze stap te lang uit na de voorgaande fases.

In de praktijk zie ik vaak dat het eindresultaat een combinatie is van verschillende maatregelen zoals de bovenstaande opties. Dit is afhankelijk van de verschillende belangen en mogelijkheden binnen een organisatie. Dit zorgt er echter wel voor dat er meerdere trajecten parallel aan elkaar gaan lopen.

Bovendien zijn de maatregelen veelal afhankelijk van organisatorische processen die niets te maken hebben met de technische implementatie. Denk hierbij aan zaken als de goedkeuring van een voorstel voor een aanpassing in de begroting door een keuze in het licentiemodel, het realiseren van de noodzakelijke voorzieningen voor een online opslaglocatie (zoals MS teams en alle daarmee samenhangende technische en organisatorische stappen), organiseren van instructie van gebruikers voor gewijzigde werkprocessen en het in gesprek gaan met één of meerdere applicatieleveranciers t.b.v. de implementatie van de connector. Hierdoor vraagt de totale uitvoer van de maatregelen meer tijd dan het in de eerste instantie lijkt.

Kortom, tijd om aan de slag te gaan!

 

De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken