Update

Hoe blijf je de updates van Office 365 een stapje voor?

Gefeliciteerd, je portaal is in gebruik genomen en de gebruikers zijn getraind. Alleen, tijd om achterover te leunen heb je niet. 

Het portaal krijgt van tijd tot tijd nieuwe functionaliteiten en updates. Office 365 is een portaal wat in ontwikkeling blijft. Belangrijk dus om een oogje in het zeil te houden. In deze blogpost leer je hoe je zelf op de hoogte blijft van de veranderingen in Office 365.

Sommige updates zijn klein en worden bijna niet opgemerkt, andere updates zullen meer uitleg nodig hebben. Vooral als het gaat om functies die nieuw zijn voor de gebruiker. Microsoft is met haar productteams agile gaan ontwikkelen. Dit merk je doordat de tijd tussen een aankondiging en een uitrol korter is geworden. Microsoft rolt nieuwe functies in fasen uit en gebruikt een aantal kanalen om de wereld te informeren:

Publieke blog

Nieuwe functionaliteiten worden via de publieke blog vaak eerst als concept gepubliceerd na een event. In een latere blog wordt een functie specifiek toegelicht.  De blog kun je filteren op de producten die je gebruikt. Maandelijks vind je tussen de artikelen een recap-post. De recap-post is handig als je even met vakantie was of om je snel in te lezen.

De link naar de Office blog: https://blogs.office.com

Publieke Roadmap

In de publieke Roadmap kun je volgen welke functionaliteiten nu in ontwikkeling zijn, welke functionaliteiten worden uitgerold en welke gecanceld zijn. Een bericht heeft een titel, een korte omschrijving en een screenshot. Niet alle updates en verwachte functionaliteiten zullen via dit kanaal gedeeld worden. De roadmap geeft je een idee wat straks veranderd binnen de omgeving die jij beheerd:

De link naar de publieke Roadmap: http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

First Release-programma

Het First release-programma laat je de aankomende updates uitproberen voordat ze voor alle gebruikers beschikbaar komen. De ‘First release’ optie is standaard niet geactiveerd. De stappen om de First Release te activeren vind je in het artikel: First Release-opties in Office 365 instellen

Tussen de aankondiging via de Office 365-blog en het beschikbaar komen binnen het First Release-programma zit ongeveer 1 week.

De uitleg van Microsoft over het First Release-programma vind je onder: https://aka.ms/managingchange

Message Center

Binnen de eigen omgeving (tenant) heeft een beheerder toegang tot het Message Center.

Via het Message Center wordt de tenant-eigenaar geïnformeerd over de komende veranderingen die worden gedaan in de eigen omgeving. Je krijgt gedetailleerde informatie wanneer een bepaalde functie beschikbaar komt.  Als beheerder kun je een app downloaden om de berichten voor de specifieke tenant te volgen.

De app kun je installeren via: Office 365 Admin app

Je vind de informatie over de updates onder: View planned maintenance

Een uitgebreidere uitleg over de update-cyclus van Microsoft vind je in het TechNet-artikel: Change management for Office 365 clients. In het artikel legt Microsoft onder andere uit wat haar rol is en wat de rol van de klant is bij het uitrollen van functionaliteiten. De tabel met verantwoordelijkheden uit het artikel:

35.1.png

De Blog, de Roadmap, het First Release-programma en het Message Center geven je de tools om op tijd geïnformeerd te zijn en je voor te bereiden op de uitrol van de updates. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Om op de hoogte te blijven is het belangrijk om de Office 365 aankondigingen van Microsoft te volgen. Om dit te doen:

  • Volg de blog dagelijks;
  • Lees de recap-post maandelijks;
  • Volg de berichten van het Message Center;
  • Probeer de functies uit die vrijkomen in het First Release-programma.

Sommige veranderingen kun je tijdelijk uitstellen zodat je tijd wint om te investeren in adoptie.  Een andere reden voor een kort uitstel kan zijn om te wachten op meer updates zodat je in één keer de gebruikers kunt informeren. Als de impact van een aangekondigde functionaliteit niet duidelijk is of dat je niet goed kunt bepalen welke meerwaarde de gebruikers zullen ervaren van een update dan helpen wij je graag.

Wij helpen je met een goed plan te komen om de updates te laten landen in de organisatie.

In een workshop nemen wij je mee in de roadmap van Microsoft en spitsen wij die toe op jouw omgeving. Wat betekenen de veranderingen voor je omgeving in technische zin. Belangrijker, hoe bereid je de organisatie voor op de veranderingen.

Wil je meer weten over de toekomst van Office 365 of wil je meer weten over de workshop neem gerust contact met ons op.

Nieuwe ervaring SharePoint Online Bibliotheken

De ervaring van SharePoint bibliotheken verandert

Microsoft heeft middels een update, MC44849, in het berichten centrum van Office 365 en een update op de Office 365 support site., laten weten dat er een update doorgevoerd wordt, dat de gebruikersbeleving, de ervaring, van SharePoint Online bibliotheken verandert.

Het bericht komt niet onverwacht. We hebben al een tijd kunnen wennen aan de nieuwe look & feel van OneDrive voor Bedrijven. Het was wachten op het moment dat deze nieuwe ervaring ook naar SharePoint Online bibliotheken zou worden overgezet. Dat moment is aangebroken.

Ben ik geupdate?

Er zijn 2 manieren om te zien of je de update hebt ontvangen.

1. De nieuwe ervaring instelling is toegevoegd aan de SharePoint Beheer Centrum instellingen.
Ga naar SharePoint Beheer Centrem en kies voor instellingen. Wanneer jouw tenant is geupdate, is er een instelling (zie ook screenshot hieronder) bijgekomen: “Ervaring met SharePoint-lijsten en -bibliotheken”.

52.1.png

 

2. Wanneer je een bibliotheek opent in SharePoint Online, staat er een melding bij dat er een update heeft plaatsgevonden.
Als deze melding (zie ook screenshot hieronder), “Documentbibliotheken krijgen een nieuw uiterlijk!”, getoond wordt, is de update doorgevoerd.

52.2.png

Video overview

Bekijk alle aanpassingen in een kort filmpje (3:30min) van de nieuwe ervaring van SharePoint bibliotheken.

Belangrijkste veranderingen

Er zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd die wezenlijk het gebruik en interactie van een document bibliotheek aanpassen. Dit zijn de belangrijkste;

– UI

Wanneer een bibliotheek wordt geopend, wordt deze in de standaard OneDrive styling (blauw/wit) geopend. Het lijkt een beetje alsof je uit je huidige SharePoint site wordt gehaald en ergens anders de documenten bekijkt. Het kan verwarrend zijn voor gebruikers, maar het is uit te leggen wanneer je de opslag van documenten en presentatie in een subsite van elkaar los trekt. Op deze wijze open je vanaf de site de bron waar de bestanden zich bevinden.

52.3.png

– Upload

Aan de functionaliteit is niet veel veranderd, maar er is nu wel de mogelijkheid toegevoegd om mappen te uploaden. En dat is hartstikke nieuw. Nadat is gebleken dat  gebruikers massaal de klassieke weergave gebruikten van OneDrive om via daar “Openen met verkenner” te gebruiken om mappen te uploaden/beheren, is het logisch  dat deze functionaliteit is toegevoegd.

– Navigatie

Zoals gezegd wordt de bibliotheek gepresenteerd in zijn eigen scherm, bijna als aparte Office 365 app. De top bar/globale navigatie is weg, het site logo is weg en alle aanwezige styling is ook weg. Wat overgebleven is, is de quick launch/huidige navigatie op de vertrouwde plek aan de linkerkant.

– Koppeling als inhoudstype

Het is nu mogelijk voor een gebruiker om een koppeling toe te voegen aan bilbiotheek. Zo kun je dus een link toevoegen naar een externe site of naar een document dat ergens anders al geplaatst is. Hiermee voorkom je dat er meerdere versies van het zelfde bestand gaan ontstaan.

52.4.png

– Information pane

De live preview van een bestand en enkele eigenschappen worden niet langer bij een bestand zelf getoond, maar in het informatie paneel aan de rechtenkant. Deze kan uitgeschoven worden door een druk op de info (i) knop. Dit paneel bevat de live preview, maar ook de eigenschappen (die direct aan te passen zijn), de deel opties en de versie geschiedenis. Erg handig.

– Spotlight

Er is de mogelijk om bestanden uit te lichten. Deze kunnen aan Spotlight worden toegevoegd zodat een preview van het bestand in een nieuwe balk bovenaan de documentenlijst wordt getoond. Hier kun je dus bestanden in de spotlight zetten of als favoriet of als belangrijk.

52.5.png

Veelgestelde vragen

Ben ik nu de hele navigatie kwijt?
Niet helemaal. Het linker navigatie menu (quick launch / huidige navigatie) wordt meegenomen en ook aan de linkerkant geplaatst. Het valt alleen niet gelijk op. Dit komt mede door de andere styling.

Kan dit ook uitgeschakeld worden?
Jazeker. Via het SharePoint Beheer Centrum is dit uit te schakelen.
Ga naar het SharePoint Beheer Centrum en kies voor instellingen (directe link: https://[DOMEIN]-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/TenantSettings.aspx). Bij instellingen zoek naar het subkopje “Ervaring met SharePoint-lijsten en -bibliotheken” en kies voor “Klassieke Weergave”. Dit voert voor de hele tenant door dat de klassieke weergave standaard ingesteld staat.

Kan ik voorkomen dat deze update ook op mijn tenant wordt uitgevoerd?
Nee. Je kunt wel updates uitstellen door een ander service model te kiezen. Dit zorgt ervoor dat je een uitrol met een aantal maanden vertraagd. Bijkomend symptoon is dat dit ook geldt voor alle andere onderdelen. Dit zouden updates kunnen zijn die je niet wilt uitstellen. Lees meer hierover op Technet: Change management for Office 365 clients.

Waarom staat de optie standaard op Nieuwe Ervaring?
Microsoft wil graag de vooruitgang tonen en gebruik hiervan stimuleren. Daarom zijn features gelijk ingeschakeld, anders kan het zo zijn dat de update wel beschikbaar is, maar niet gevonden wordt door de beheerder. Ze bieden wel aan om de update (tijdelijk) terug te draaien.

Meer weten?
Neem contact met ons op via Mark.Overdijk@RapidCircle.com of Support@RapidCircle.com.