Skype for Business

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

Succesvolle Office 365 implementatie: meten van succes – Deel 2

Als het gaat om de implementatie van een platform als Office 365 weten de meesten van ons al wel dat het meten van het gebruik een belangrijke succesfactor is; ‘meten is weten’ is een gevleugelde uitspraak, en Microsoft zelf is al flink aan de weg aan het timmeren met het bieden van allerhande interessante inzichten zoals d.m.v. My Analytics, de  Adoption Pack, en de kort geleden geïntroduceerde Workplace Analytics.

Om een beeld te krijgen van je eigen gedrag op het gebied van samenwerken en productiviteit gebruik je My Analytics, en om het gebruik van de diverse Office 365 onderdelen van de hele organisatie inzichtelijk te krijgen kan je de Adoption Pack gebruiken. De nieuw geïntroduceerde Workplace Analytics gaat al een stap verder en toont naast algemeen gebruik ook specifiek gedrag, Workplace Analytics aggregeert de data uit My Analytics naar organisatie niveau, en vergelijkt deze zelfs met de gemiddelden uit de branche.

Maar wat zeggen al die cijfers over hoe succesvol jouw organisatie het Office 365 al heeft omarmd?

Op zich niet zo heel veel, waarom dat zo is zal ik uitleggen;

In de Adoption Pack kan je onder meer het totaal aantal gebruikers van Skype for Business zien. Dus bijvoorbeeld ‘15% van de medewerker populatie gebruikt Skype for Business’, ‘wat weinig!’ zal de een roepen, ‘wat veel’ roept de ander!

Wat een stuk zinniger is, is om concrete doelen te stellen, bijvoorbeeld; ‘het Skype gebruik dient maandelijks met 3% te stijgen’! Op het moment dat dat doel niet gehaald wordt, kan je er ook concrete acties  aan verbinden (interventies) zoals;

  • Tips, bijvoorbeeld hoe een Skype uitnodiging aan een meeting request te koppelen
  • Het doen van een Pilot om de ‘what’s in it for me’ van Skype meetings te ontdekken om deze vervolgens te gebruiken in de organisatie brede communicatie
  • Technische en/of facilitaire barrières wegnemen, bijvoorbeeld door koptelefoons uit te delen
10.1.jpg

Op deze manier kom je steeds dichter bij het gewenste gedrag, en daarmee bij de door de organisatie gestelde (productiviteits-)doelen. Wat wij zien in de dagelijkse praktijk, is dat na de initiële lancering van een Office 365 platform, nog maar een beperkt deel van de beoogde  organisatiedoelen zijn bereikt. Dat heeft een aantal redenen;

  • Er is nog maar een beperkt deel van de functionele mogelijkheden uitgerold, hierdoor kunnen de gebruikers ook nog maar beperkt alle potentiele  voordelen van het platform uitnutten
  • De gebruikers zijn zich nog niet bewust van alle mogelijkheden, en willen vooralsnog het liefst op de manier blijven werken zoals ze gewend waren
  • De gebruikers hebben domweg de skills nog niet om de nieuwe functionaliteit optimaal te gebruiken

Door voortdurend het gedrag en gebruik te meten, analyseren hoe ver het huidige gedrag nog verwijderd is van het gewenste gedrag, en daar je interventies op te richten, bereik je die organisatie doelen uiteindelijk wel. In de praktijk kan daar gerust een lange tijd overheen gaan.

Pulse

Om dit gebruik en gedrag structureel in de gaten te houden en te monitoren op basis van je organisatiedoelen en KPI’s kan je naast de bovengenoemde (Microsoft) tools ook Pulse gebruiken; een door Rapid Circle ontwikkelde tool op basis van Azure en  PowerBI , die veel meer doet dan algemeen gebruik monitoren;  het kan namelijk het gedrag en gebruik op basis van uw organisatie specifieke organisatiedoelen en KPI’s inzichtelijk maken! Hiermee worden verandertrajecten daadwerkelijk meetbaar. Dus zorg dat u weet wat uw doelen zijn ten aanzien van werkstijlen en effectiviteit van werk, en wat u wilt bereiken met uw digitale werkplek. Alleen op die manier weet u wanneer u werkelijk succesvol bent met Office 365.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 3.

Neem voor meer informatie over het efficiënt gebruiken van de verschillende Microsoft metrics en Pulse contact op met onze business consultant Nicole Smits.

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.

Onderschat OneNote niet, de time saver tijdens papierloos vergaderen in Office 365

OneNote wordt vaak vergeleken met Evernote. Echter, die vergelijking doet OneNote te kort. Want OneNote is zoveel meer dan Evernote. Het belangrijkste voordeel van OneNote is dat het geïntegreerd is in alle Microsoft producten. Hiermee kun je dus heel gemakkelijk informatie uitwisselen. In de video onderaan deze pagina kun je zien hoe je papierloos kunt vergaderen met OneNote.

Wat is OneNote?

OneNote is meer dan een simpel notitieblok. Het is jouw geheugen, het teamgeheugen en de organisatie haar collectieve geheugen. Het is ook een plek voor afspraken, acties, samenwerken, vergaderen en een plek waar ideeën gevormd worden. Je kunt samen, tegelijkertijd, live en real time in de notie werken vanaf elk device.

Papierloos vergaderen

Voor de vergadering wordt er een agenda-afspraak in Outlook gemaakt en gedeeld met alle aanwezigen. In die agenda-afspraak staan alle benodigde documenten en de inhoud van de vergadering. Elke deelnemer beschikt dus vooraf over alle benodigde informatie.

Tijdens de vergadering open je de vergaderafspraak in Outlook. Klik vervolgens op de OneNote-knop (in Outlook!). Direct wordt er een nieuwe OneNote-pagina aangemaakt waarin alle informatie over de afspraak staat. OneNote ‘plakt’ automatisch ‘geplakt’ de genodigden voor de afspraak in de notitie, en biedt de optie om aan/af te vinken wie er aanwezig zijn. Ook de inhoud van de afspraak wordt in de OneNote-pagina geplakt. De bestanden uit de afspraak worden ook toegevoegd. In OneNote is er dus één overzicht met alle informatie die op dat moment nodig is. De vergadering kan beginnen.

Samen notuleren

Een groot voordeel van OneNote die in onderstaande video niet naar voren komt – maar wel mogelijk is – is tegelijk kunnen notuleren in dezelfde OneNote notitie. Hierdoor is er niet één iemand verantwoordelijk voor de inhoud, maar is iedereen verantwoordelijk. Spannend? Waarschijnlijk wel! Handig? Zeker weten! Het scheelt veel tijd, vooral omdat er geen review achteraf meer nodig is. Iedereen ziet direct de aanpassingen, wat er genotuleerd wordt en door wie. Met labels is het gemakkelijk aan te geven wat de taken, vragen en actiepunten zijn en wie ze uitvoert. Dit scheelt een hoop tijd omdat de aantekeningen later niet meer uitgewerkt hoeven te worden. Het maakt niet uit of de aanwezigen op een computer, tablet of smartphone werken. Zelfs mensen die via Skype voor Bedrijven inbellen kunnen meeschrijven.

Indien klanten papierloos willen gaan vergaderen lopen wij van Rapid Circle mee tijdens vergaderingen om te laten zien hoe dat slimmer en efficiënter kan. Bovenstaande is één voorbeeld van hoe het simpeler kan. Er is echter nog veel meer mogelijk.

Heeft u ook interesse in slimmer papierloos vergaderen? We kijken graag mee.