SharePoint

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Aan de slag gaan met recordmanagement in SharePoint

Voor een organisatie is het belangrijk om informatie veilig te stellen die belangrijk voor haar is. Wanneer een document niet meer leeft maar wel bewaard moet worden wil je dit doen op een manier waarmee je kunt aantonen dat het document niet meer is veranderd sinds het in een archief is geplaatst. Een archief in SharePoint kan simpel een andere opslaglocatie zijn waar alleen beheerders toegang toe krijgen. Met een losse opslagplaats kun je weinig bewijzen dat het document niet meer is veranderd. SharePoint heeft functies die recordmanagement ondersteunen waarmee je dit wel kunt aantonen. Hier begint meestal de verwarring. Wat is een record? Zijn alle records samen het archief.

Wat is het doel van je archief

Is het genoeg zoals je het nu doet, kun je het archief vervangen of uitbreiden met recordmanagementfuncties die SharePoint voor je heeft. Heeft de organisatie wettelijke verplichtingen als het gaat over bewaartermijnen van documenten. Recordmanagement is haar eigen vakgebied en is ouder dan SharePoint zelf. SharePoint heeft functies die recordmanagement ondersteunen. Wanneer is een document een record en wanneer gewoon een document:

  • Als een document voor iedereen toegankelijk is en nog steeds bewerkt mag worden is het document een document.
  • Op het moment dat het document apart wordt gezet spreken we van een record; Een record zelf kan niet meer worden aangepast.

Vanuit het vakgebied recordmanagement kun je op deze stelling veel afdwingen. In deze blogpost leer je welke concepten SharePoint heeft om aan slag te kunnen gaan met recordmanagement. In SharePoint kun je ruwweg drie concepten onderscheiden voor archiveren naast platte opslag. Elk concept heeft haar functies die los zijn toe te passen:

  • Op basis van in-place records;
  • Op basis van routering naar recordbibliotheken;
  • en op basis van inhoudstypen in het recordcenter.

Aan de hand van het doel van het archief kun je bepalen welke functies belangrijk voor je zijn.

Document declareren als record

Een document als record declareren is een functionaliteit die je in kunt inzetten wanneer je moet aantonen dat een record vanaf x-moment niet meer gewijzigd kan zijn. Het document wordt binnen de bibliotheek gedeclareerd als record. Het icoon van het document veranderd. Het document is niet meer aan te passen. Alleen een beheerder kan het record nog ongedaan maken. Deze functionaliteit is in-place records. Alle gebruikers kunnen het record inzien. Het declareren van een record kan handmatig worden gedaan door de gebruikers of doormiddel van retentiebeleid worden afgedwongen.

Document declareren als record en verplaatsen

Het document wordt binnen de huidige bibliotheek gedeclareerd als record. Het icoon van het document veranderd. Omdat het document is gedeclareerd als record wordt het document verplaatst naar een bibliotheek waar alleen de beheerder toegang toe heeft. Een variant hiervan is dat een document wordt verplaatst naar een bibliotheek van het type recordbibliotheek. Alle documenten die hierin geplaatst worden, zijn records.

Document verzenden naar een recordcentrum

Een recordcenter zet je op wanneer je een aparte omgeving nodig hebt die een afspiegeling is van je documentopslag.  Alleen een paar beheerders krijgen toegang tot het recordcenter. Een recordcentrum heeft de functie van archief. Documenten worden naar het archief verzonden. Of een document wel of geen record is, wordt bepaald door het feit of het document is opgeslagen in het recordcentrum. In het recordcentrum kan op het record een retentiebeleid worden toegepast. Met retentiebeleid dwing je af dat een bepaald proces start als een bepaalde datum is bereikt. Wanneer een document wordt verzonden naar het recordcenter wordt het document op basis van haar eigenschappen geplaatst in de juiste folder. Deze logica moet wel voor elk type document worden opgezet.

Hybride benadering

In het scenario waarbij je een document voor een bepaalde tijd plaatselijk als record beschikbaar wilt hebben en voor de lange termijn wilt bewaren in een archief kun je de concepten combineren. Dit kun je doen door in het retentiebeleid een tweede fase op te nemen. Wanneer het record bijvoorbeeld 2 jaar beschikbaar is geweest wordt het record verzonden naar een recordcenter. Recordmanagement in SharePoint zit dus niet vast aan één centrale plaats. Op basis van de behoefte van de organisatie kun je beslissen welke concepten voor je kunnen werken.

In deze blog is veel vakjargon voorbijgekomen. Vragen of wil je een persoonlijk advies? Neem contact met ons op en wij helpen je aan de slag gaan met recordmanagement in SharePoint.

Teams! Een review na drie maanden intensief gebruik

Microsoft Teams is nu drie maanden beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365 en wij zijn fan. Wanneer Teams in preview ging eind vorig jaar hadden we net de introductie van Groups verwerkt en terwijl iedereen bezig was om de juiste overwegingen te maken tussen SharePoint teamsites en de nieuwe Office Groups, maakte Microsoft de puzzel ogenschijnlijk nog veel moeilijker door begin dit jaar met Teams te komen. De knuppel was in het hoenderhok van samenwerkoplossingen geworpen en Microsoft kon niet betrapt worden op een advies over wat wanneer te gebruiken.

Gelukkig levert het feit dat veel mensen zich over dezelfde problematiek altijd een hoop pogingen op om de hele casus in een plaat te vangen. En onderstaande infographic is een van de meer geslaagde samenvattingen van het speelveld.

20.1.jpg

Alles draait om de dialoog

Wat direct duidelijk wordt uit bovenstaand plaatje is dat Teams een erg rijk platform is. Maar tegelijk blijft het heel erg gefocust. Dat klinkt als een enorme tegenstrijdigheid, maar is het zeker niet. De basis van Teams is namelijk heel erg simpel: een dialoog. Collega’s in een team praten de hele dag tegen elkaar en de kern van Teams is om dat gesprek te ondersteunen.

Bij het aanmaken van een team krijg je een team en een kanaal. Dat stelt je in staat om direct te beginnen met praten tegen je collega’s en naar gelang het gesprek zich ontwikkeld zal je meer collega’s gaan uitnodigen omdat hun bijdrage gewenst is. En dat laat meteen een van de meest sterke punten van Teams zien, de persistant chat. Het maakt niet uit of je eerst begint te praten of eerst mensen uitnodigt, want zodra iemand uitgenodigd wordt voor een Team kan hij of zij alles teruglezen. En dat is zo’n enorm voordeel, want je hoeft geen tijd te stoppen in het doorsturen van alle belangrijke informatie. Nee, je voegt iemand toe aan het team en die collega kan bij alle informatie die van de geboorte van het team is besproken.

Een ander welbekend fenomeen dat ieder van ons weleens heeft meegemaakt is dat er in een chatgroep meerdere gesprekken door elkaar worden gevoerd en dat je daardoor niet duidelijk kunt reageren op de juiste berichten. Hiervoor biedt Teams meerdere oplossing.

Ten eerste is er de mogelijkheid om binnen je Team meerder kanalen op te zetten. Dus met dezelfde groep collega’s kun je de gesprekken over het rooster, de werkdocumenten en de ditjes en datjes mooi scheiden in verschillende kanalen.

20.2.png

Daarnaast vindt het chatten binnen een kanaal plaats op basis van thread, waarmee je kunt kiezen of je een nieuw onderwerp wilt aansnijden of wilt reageren op een bericht van een collega. Wanneer je reageert wordt jouw bericht vastgeplakt aan het bericht van je collega en anders staat het los in het kanaal. En als een thread lang wordt, dan vouwt Teams hem voor je samen door het eerste, laatste en aantal tussenliggende berichten te tonen.

Focus

Teams is een samenwerkoplossing en dus speelt efficiency een grote rol. Er zijn meerdere manieren waarop Teams je helpt om efficiënter te communiceren. Een van de belangrijkste is dat je personen en teams kunt mentionen. Zoals je gewend bent van andere social media, kun je ook in teams het welbekende apenstaartje als wapen inzetten om een bericht meer op te laten vallen voor die ene collega’s waar je toch echt reactie van wilt. Wanneer je dat doet wordt dat bericht gemarkeerd met een rode kantlijn en een rood apenstaartje voor de collega’s die jij mentioned.

20.3.png

De andere manier waarop Teams focus biedt op de belangrijke zaken is dat de threads die actief zijn automatisch naar beneden schuiven. Dat klinkt misschien verkeerd als ik er niet bij vertel dat in Teams het gesprek van boven naar beneden plaatsvindt en je het meest recente onderaan en oudste bovenaan terugvindt. En uiteraard focust Teams bij het openen van een kanaal automatisch op de onderkant, zodat je bij de meest recente threads uitkomt.

Maak het persoonlijk   Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

Maak het persoonlijk

Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

20.5.png

Een andere manier waarop je Teams een stukje persoonlijker kunt maken zijn de 3 verschillende thema’s waaruit je kunt kiezen. Je hebt default, dark en high contrast. Het lijkt een gimmick, maar ik merk zelf dat dat ik toch liever mijn thema in dark zet dan de andere twee en het feit dat ik die keuze heb, bevalt me zeker. Ook het feit dat Microsoft hier gekozen heeft voor een paar keuzes en niet een heel scala aan opties vind ik wel fijn. Als je de optie voor de thema’s eenmaal ontdekt zal je alle drie waarschijnlijk even aanklikken en al gauw je keuze kunnen maken, om er vervolgens nooit meer over te tobben.

20.6.png

En de laatste, en misschien leukste en beste manier om Teams persoonlijk te maken, zijn de emoticons, stickers en gifjes die je kunt gebruiken in je berichten. In eerste instantie dacht ik dat Microsoft haar tijd misschien beter had kunnen besteden aan iets anders dan het integreren van deze zaken, maar stiekem gebruik ik ze dagelijks en wil ik ook zeker niet zonder. En ik ben er ook van overtuigd dat het een waardevolle functie is binnen Teams. Zeker onder collega’s is er vaak de noodzaak voor nuance in de berichten en daar leent het geschreven woord zich niet altijd voor. Ik heb menigmaal misverstanden gehad op basis van emails omdat de nuance niet overkwam en men daardoor veel te fel of juist helemaal niet reageerde op berichten. Die nuance is veel beter in te zetten met behulp van stickers en gifjes. En bovendien weer erg efficiënt te gebruiken omdat je je eigen tekst mee kunt geven. Dus dat persoonlijke plaatje is zo gemaakt waardoor die lap tekst niet meer nodig is om een discussie te beslechten.

20.7.png

Betrek je onderwerp bij je gesprek

Zoals gezegd draait Teams allemaal om de dialoog die jij met je collega’s voert. En waar Teams heel sterk in is, is om het onderwerp waarover gesproken wordt er bij te trekken. Iets dat binnen elk team een onderwerp van gesprek is, zijn de documenten die de collega’s onderling maken en delen. Teams staat je niet alleen in staat om een bijlage aan een bericht te koppelen (of zelfs meerdere als je dat wilt), maar slaat die bijlagen ook meteen op onder de Bestanden tab die je bij elk Team automatisch krijgt. Deze bestanden staan technisch opgeslagen op de SharePoint site collectie die wordt aangemaakt wanneer een nieuw Team tot leven wordt geroepen en dus heb je voor deze documenten alle voordelen die je van SharePoint gewend bent zoals versiebeheer, folders, metadata en delen.

20.8.png

Maar Teams gaat veel verder dan het betrekken van document in je gesprek. Houdt jouw team bepaalde rapportages in de gaten, hang ze dan aan je kanaal vast door ze op te nemen in een tab. Zo is je Power BI dashboard een muisklik verwijdert van het gesprek over de cijfers. En aangezien de tabs per kanaal bepaald worden kun je door een goede inrichting van je kanalen de verschillende verantwoordelijkheden van je team mooi scheiden en de tabs overzichtelijk houden. Zo kun je ook makkelijk de project sites (SharePoint teamsites) als tabs opnemen voor de projecten waar de collega’s in jouw team aan werken of de het plan uit Planner dat jullie gebruiken om de zomer BBQ te organiseren.

20.9.png

Maar wat het werken met Tabs helemaal mooi maakt is dat bij Microsoft het kwartje is gevallen dat ze niet de enige zijn die goede samenwerkoplossingen bieden. Dit zie je terug in de hoeveelheid producten die je kunt toevoegen aan je Team die buiten het Office 365 platform en zelfs buiten de productportfolio van Microsoft vallen. Zo kun je bijvoorbeeld een YouTube kanaal (Google) toevoegen aan je Team. Iets dat erg handig kan zijn voor het communicatieteam dat makkelijk het bedrijfskanaal in de gaten wil houden.

Maar Teams gaat zelfs nog een stapje verder dan dat door connectors aan te bieden. Het verschil tussen een connector en een tab is dat de inhoud van een tab naast je chat wordt gepresenteerd en dat een connector inhoud in je chat presenteert. Als we het voorbeeld van het communicatieteam doortrekken dan zouden zij mogelijk een connector willen instellen naar de bedrijfsfeed op Yammer. Deze zal op basis van de instellingen Yammer berichten laten zien tussen de chatberichten door. Of misschien een dagelijks weerbericht voor de buitendienst. De hoeveelheid connectors die men kan koppelen is ongekend groot en groeit dagelijks. En ook hier is Microsoft niet te flauw om verder te kijken dan de eigen producten. Dus ben je als projecten manager meer fan van Trello dan van Planner, dan kun je die connector gewoon toevoegen.

20.10.png

Al deze opties stellen je in staat om het gesprek zelf en het onderwerp van het gesprek aan elkaar te koppelen zodat je beiden op plek ter beschikking hebt.

En dat gesprek met alle content kun je dan vervolgens op elk device volgen omdat Teams vanaf dag 1 komt met een desktopversie en mobiele app voor zowel Android als iOS. Dus ook de Apple liefhebbende teams kunnen gewoon deelnemen aan het gesprek.

Governance, governance, governance

Wij zijn fan van Teams en gebruiken het actief. Maar dat wil niet zeggen dat wij niet in een paar valkuilen zijn beland de afgelopen maanden. Wij hebben een wildgroei aan Teams moeten aanpakken omdat voor elk onderwerp een Team werd aangemaakt en we op een gegeven tien Teams hadden waar iedereen lid van was (bij Rapid Circle werken krap honderd mensen, dus dan heb je vrij snel het hele bedrijf in een Team zitten). Een dergelijk structuur is niet echt handig. Veel logischer is het om een Team te hebben waar iedereen lid van is met tien kanalen.

En zo zijn we ook tegen andere zaken aangelopen. Hoe ga je het beste om met het mentionen zodat niet iedereen in elk bericht gementioned wordt? Waar sla je de bestanden op als je een project site hebt en een kanaal in Teams, want je wilt wel alles op plek hebben? Wie mag er Teams aanmaken?

Vragen die niet nieuw zijn, maar altijd naar boven komen als mensen gaan samenwerken en niet goed afspreken hoe. En daarom geldt ook voor Teams dat de onderlinge afspraken over hoe je binnen het team samenwerkt net zo belangrijk zijn als de functionaliteit in de tool. Maar iets waar ik heel blij van wordt bij Microsoft Teams, is dat wanneer dat gesprek plaats heeft gevonden de uitwerking van de afspraken vliegensvlug gaat omdat ik met een paar muisklikken vanuit allerlei hoeken en gaten tab en connectors kan koppelen aan mijn team. Dus als we er eenmaal uit zijn of de backlog in Excel, Planner, OneNote, Trello, Jira, Wunderlist, Visual Studio of iets anders komt te staan, heb ik hem binnen een minuut aan mijn Team toegevoegd en kan ik weer gaan doen wat de bedoeling is van elke samenwerkingstool: aan de slag!

Conclusie

Aan het begin van het jaar keek ik de ontwikkelingen rondom Groups en Teams nog sceptisch aan. Ten opzichte van de klassieke teamsites vond ik er nog teveel haken en ogen aan zitten. Teams had toen wel de belofte, maar maakte het nog niet helemaal waar. Nu kan ik zeggen dat Teams overduidelijk mijn favoriet is. Het geeft mij de controle over mijn werk en laat me samenwerken op de manier hoe ik dat wil of het samenwerkingsverband dat vraagt.

Het vergt wel een andere mindset binnen de organisatie ten opzichte van samenwerken, want Teams geeft heel veel mogelijkheden en macht aan de eindgebruiker om de inrichting naar zijn of haar hand te zetten. Dit betekent minder mogelijkheden van bovenaf om bepaalde inrichting of vormgeving af te dwingen voor de samenwerkomgevingen van de organisatie. Maar als je dat los kunt laten, geeft Teams je er een hoop voor terug.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of bel +31 (0)88 056 6100.

Makkelijk documenten overzetten met de Office 365 Import Service

Met de Office 365 Import Service wordt migratie naar SharePoint Online en OneDrive for Business makkelijker gemaakt. Een document opgeslagen in Office 365 geeft veel meer functionaliteit dan dat het document te vinden is op een file-share.

Wanneer je gebruikers zelf haar bestanden laat overzetten zal je eerst een training moeten geven om te zorgen dat gebruikers snel aan de slag kunnen zonder frustraties te ervaren of met veel vragen blijven zitten.  Ideaal zou zijn als gebruikers zelf niets hoeven te doen. Documenten die al klaar staan voor de gebruiker voordat de gebruikers inloggen is niet alleen handig, het is ook professioneel.

Er zijn meerdere tools waarmee je een datamigratie kunt doen van een fileshare naar Office 365. In deze blogpost lees je wat de ‘Office 365 Import Service’ inhoud en wat het voor jou kan betekenen.

Wat is de Office 365 Import Service

De Office 365 Import Service is een dienst binnen het Office 365 platform waarmee grote hoeveelheden bestanden geïmporteerd kunnen worden.  De dienstverlening is beschikbaar vanuit het admin-center. De Office 365 Import Service biedt twee methodes om de data te importeren:

  • Via een netwerkverbinding bestanden uploaden
  • Per koerier afleveren bij Microsoft die de bestanden in het data-center upload

Bij het uploaden van bestanden worden de gegevens tijdelijk opgeslagen binnen Windows Azure totdat deze wordt geïmporteerd in Office 365.

De service heeft een wizard die de technisch specialist helpt om de bestanden en opslaglocatie voor te bereiden. Om de upload te starten moet je beschikken over PowerShell en een Azure Storage Account. Met het uploaden geef je een verwijzingsbestand mee. Hiermee geef je aan welke data waar in Office 365 moet worden opgeslagen.

Optie 1: Data importeren via het portaal

Om bestanden via Azure te importeren upload je de bestanden via het Office 365 beheer centrum met de optie: ‘Upload SharePoint or OneDrive data’.

In de wizard wordt je verwezen naar een handleiding. In deze documentatie staat beschreven hoe de upload voorbereid moet worden.

Optie  2: Data versturen per koerier

Een tweede optie is om de bestanden over te brengen door fysieke schijven op te sturen naar het datacenter. Deze optie is volgens Microsoft pas relevant als je meer dan 10 terabyte aan gegevens hebt of wanneer het uploaden geen optie is door een beperkte netwerksnelheid. Na het uploaden worden de fysieke schijven teruggegeven.

Om het data-import proces te starten ga je in het Office 365 beheer centrum naar de importmodule en kies je voor de optie: ‘Ship data to Microssoft’. In de wizard wordt je verwezen naar een handleiding. In deze documentatie staat beschreven hoe de upload voorbereid moet worden. Hierin vind je ook waar de harde schijven aan moeten voldoen.

28.2.png

 

Wanneer is de Office 365 Import Service interessant

Allereerst is het belangrijk om te weten dat het een importservice is en geen migratieservice. Opslaglocaties zoals sites en bibliotheken moeten al aanwezig zijn. Voor het importeren van documenten is het interessant als het een recht-aan-recht-toe-verhaal is zonder veel verrassingen onderweg. De service geeft je de mogelijkheid om mail-bestanden (pst) naar Office 365 en om bestanden naar SharePoint over te zetten.

Als je documenten overzet heb je een goede voorbereiding nodig: weet wat je overzet.
Je kunt de service het beste zien als een service om bestanden klaar te zetten in SharePoint of OneDrive voor bedrijven zodat een gebruiker vanaf dag één een herkenbare werkomgeving heeft.

Een voordeel van de Import Service is dat het importeren van data sneller gaat doordat het interne netwerk van het Microsoft datacenter wordt gebruikt. Met de Office 365 import Service bespaar je op de inzet en kosten van een extra migratie tool.

Uploaden via het portaal is gratis. Voor het aanbieden met een koerier worden wel kosten in rekening gebracht: $2 USD per GB.

Het overzetten van een file-share naar Office 365 is ook met de Import Service nog een klus. Het is verstandig om eerst de file-share te analyseren voordat je die gaat overzetten. Liever in één keer goed, zo maak je gelijk een goede eerste indruk op de gebruiker!

Wil je meer weten over de Import Service of een advies over datamigratie? Neem dan contact met ons op om een afspraak te maken met één van onze consultants. 

Ja, we maken ook apps: 3 apps voor Office 365 uitgelicht.

Naast de reeds bestaande mobiele  apps voor Office365, zoals SharePoint, OneDrive en OneNote, heeft Rapid Circle een aantal handige mobiele apps uitgebracht. In deze blog lichten we er drie toe. Deze iOS apps zijn gratis te downloaden in de Apple Store en Google Play Store.

Snap365

Via Snap365 kan je op een snelle en eenvoudige manier foto’s uploaden naar een Afbeeldingen bibliotheek in SharePoint online. Deze foto’s zijn vervolgens meteen beschikbaar voor bijvoorbeeld Attini nieuwsberichten of pagina’s in SharePoint.

Het werkt als volgt:

  • Installeer de app op je mobiele apparaat
  • Voer vervolgens de url van een sitecollectie of subsite in
  • Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in
  • Kies een bestaande locatie in de bibliotheek of creëer een nieuwe bibliotheek naar keuze
  • Vervolgens kun je via ‘upload photo’ altijd en overal een foto maken en toevoegen via je Gallery.

In de instellingen kun je ook nog mogelijkheden voor geo tagging, caption en kwaliteit optimalisatie inschakelen door de premium versie van de app aan te schaffen.

31.1.png

Profile365

Snel je profielfoto instellen of wijzigen binnen Office365? Uit ervaring weten wij dat het soms een lange zoektocht in Office365 kan zijn om de juiste instelling te vinden. Met Profile365 kan je snel en handig via je SmartPhone een bestaande- of nieuwe foto uploaden naar je profiel in Office365.

Het werkt als volgt:

  • Installeer de app
  • Voer vervolgens de url van een sitecollectie in
  • Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in
  • Klik op het groene camera icoon binnen je profiel.
  • Maak een nieuwe foto of kies een bestaande.
31.2.png

Checkin365

Binnen Rapid Circle omarmen we het nieuwe werken. Dit betekent dat we vaak buiten kantoor werken bij klanten of op andere locaties. Natuurlijk kun je ook via de kalender functie in Office 365 checken waar je collega’s op dat moment aan de slag zijn, maar je kunt ook Checkin365 gebruiken. In een overzichtelijke lijst zie je waar je collega’s zich bevinden en bevonden.

Het werk als volgt:

  • Installeer de app op je mobiele apparaat
  • Voer vervolgens de url van een sitecollectie in
  • Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in
  • Zoek je locatie op en check in via het ‘+’ icoon. Locaties binnen een straal van 5 km worden weergegeven.
  • Via het rechter menu kun je alle check ins van jezelf of van collega’s opvragen
31.3.png

Documenten verplaatsen van OneDrive naar SharePoint is nu mogelijk

Het is een kleine functionaliteit maar een met veel gevolgen. De status van de functie ‘Copy and move to  SharePoint’ is officieel nog ‘in ontwikkeling’ op de publieke Roadmap. Deze zal snel veranderen naar ‘Rolling out’.

In nieuwe Office 365 omgevingen viel het mij op dat de functie al beschikbaar is. Het lijkt een vanzelfsprekendheid om op de ene plek te starten met je document en die later te verplaatsen naar een andere plaats. Tot nu hadden gebruikers hier geen standaard functionaliteit voor. In de praktijk kwam het daardoor vaak neer op het eerst downloaden van een document om die dan weer vervolgens ergens anders weer up-te-loaden.

Vanaf nu kun je een document starten binnen je eigen OneDrive voor Bedrijven en als je er klaar voor bent het document verplaatsen met maar een paar drukken op de knop.

Soms starten de beste ideeën klein. Of je start een document in samenwerking met iemand van buiten je eigen organisatie die geen toegang heeft of kan krijgen tot je Office 365 omgeving waar je op werkt. Als het document klaar is verplaats je dit nu eenvoudig om te kunnen delen met de rest van de organisatie.

Voor de organisatie is dit punt belangrijk en heeft de knop betekenis. Als organisatie wil je niet dat je belangrijke documenten vastzitten aan personen en aan iemands persoonlijke opslag. Wanneer iemand uit dienst gaat wil je niet dat die bestanden verloren gaan. Een organisatie wil dat die bestanden beschikbaar zijn op een plaats die niet afhankelijk is van iemands komen en gaan in de organisatie.

De verplaats/kopieer-functie werkt eenvoudig. In je OneDrive voor bedrijven selecteer je het document, map of meerdere bestanden tegelijk.

In het menu boven de documenten verschijnt de functie: ‘Kopiëren naar’.

37.1.png

Door op ‘kopiëren naar’ te klikken opent een paneel waarin je een locatie kunt kiezen. Je kunt kiezen uit de SharePoint sites die je volgt en de Groepen waar je lid van bent.

37.2.png

Een kopie van je document wordt overgezet naar de plek die je koos.
Zoals de beschrijving in de roadmap al verraad; Deze functie is er voorlopig alleen vanaf je OneDrive voor bedrijven naar ergens in SharePoint en nog niet tussen Groups of Sites.

Wil je alvast meer zien van de nieuwe functie lees ook het support-artikel van Microsoft: Verplaatsen of kopiëren naar een documentbibliotheek

Of neem contact met ons op voor een demonstratie.

Eindelijk! Tegelijk real-time samenwerken in de geïnstalleerde programma’s Word, PowerPoint en Excel

Voor veel organisaties zijn de Office-programma’s (Word, PowerPoint & Excel) de belangrijke programma’s om in te werken. Vaak werken medewerkers zelfstandig in documenten die gekoppeld zijn aan deze programma’s. Bijvoorbeeld aan brieven, projectplannen, notulen. Echter, vaak zijn deze documenten ook belangrijk voor collega’s en ook vaak moet er samen aan deze bestanden worden gewerkt. Het tegelijk samenwerken in Office-bestanden kan al langer, maar sinds kort is het ook mogelijk om real-time in de geïnstalleerde programma’s te zien welke aanpassingen de collega op dit moment maakt.

Tegelijk samenwerken in Word Online in de browser

Het was al mogelijk om in de browser samen te werken aan documenten. Als je in de browser samenwerk aan documenten, zie je direct de aanpassingen die collega’s maken. Via een kleurtje wordt aangegeven waar de collega aan het werk is, en wat die persoon aan het typen is.

40.1.jpg

Tegelijk samenwerken in geïnstalleerde Office-programma’s

Het was ook al mogelijk om in Office-programma’s tegelijk met meerdere mensen samen te werken aan een document. Het nadeel van het Office-programma is tot nu toe geweest dat je niet real time ziet wat de ander aan het doen is. Om de paar minuten wordt het document geüpdatet en worden de aanpassingen aan beide kanten doorgevoerd.

Gelukkig is deze techniek nu verbeterd, en is het mogelijk om ook in de geïnstalleerde Office-programma’s direct te zien welke aanpassingen de ander aan het maken is. Hierdoor krijg je als gebruiker meer overzicht en minder foutmeldingen bij het samenvoegen van de teksten. Het maakt nu dus ook niet meer uit of de ene gebruiker in de browser werkt, en de ander in het geïnstalleerde programma. Beide gebruikers zien direct alle aanpassingen.

In onderstaande video is te zien hoe dit werkt.

 

 

Wie zoekt zal vinden… in SharePoint

“Als ik zeker wil zijn dat niemand leest wat ik gemaakt heb, dan zet ik het wel op het intranet. Dan vind je het nooit meer terug”, zomaar een verdwaalde quote over het vinden van content op een SharePoint portaal. En dit is helaas ook de ervaring van veel mensen, ondanks de uitgebreide zoekmogelijkheden in het portaal. Waarom is het zo moeilijk om daadwerkelijk te vinden wat je zoekt binnen SharePoint? Het kan namelijk zo eenvoudig zijn! 

SharePoint is een fantastisch platform om kennisdeling binnen organisaties te ondersteunen. Werken met teamsites, samenwerken in documenten, collega’s vinden op kennis en expertise…  allemaal mogelijkheden én argumenten die je waarschijnlijk al eens gehoord hebt. Maar wist je dat deze functionaliteiten in een stroomversnelling komen door optimaal gebruik te maken van de zoekfunctie? Met een goede zoekfunctie geef je gebruikers ook echt de kans op om voor hen relevante resultaten te krijgen.

Vaak zien wij dat organisaties nog niet alle mogelijkheden van de zoekfunctie kennen en benutten. Deze blog geeft een korte uitleg over zoeken in SharePoint en mogelijkheden die wellicht interessant zijn om ook in jouw SharePoint portaal in te zetten. Wij helpen graag met inrichting en advies!

Search vs. Folders

Van oudsher worden documenten in folders geplaatst volgens een bepaalde structuur, om deze op een later moment snel en handig terug te vinden. De folders kunnen worden ingedeeld op onderwerp, op jaartal of bijvoorbeeld op alfabetische volgorde. Binnen de folders kunnen we ook weer subfolders maken om bepaalde onderwerpen verder te specificeren. Deze manier van ordenen is vertrouwd, komt nog uit het papieren tijdperk en kan in bepaalde situaties goed werken.

48.1.jpg

Met de nadruk op bepaalde situaties! Recent onderzoek laat namelijk elke twee jaar een verdubbeling zien van digitale data. In 2020 wordt de totale grote van digitale data wereldwijd geschat op 44 zettabytes (44 biljoen gigabytes), een vertienvoudiging ten opzichte van 2013. Deze cijfers zullen niet meteen van toepassing zijn op de gemiddelde organisatie, maar wel kunnen we stellen dat we gezamenlijk in een gigantische groeifase zitten waarin efficiënt management van informatie noodzakelijk is. Want organisaties én eindgebruikers zullen de komende jaren meer en meer data te verwerken krijgen.

Weer terug naar de vertrouwde mappenstructuur. Het aanhouden van een mappenstructuur is meestal alleen logisch voor de persoon die de mappenstructuur gemaakt heeft. Er is één spreekwoordelijke weg naar Rome, en als je niet precies weet waar die weg ligt dan ga je die vaak niet vinden. Een goed ingerichte zoekfunctionaliteit is daarom noodzakelijk om overzicht te houden en snel de informatie te kunnen vinden die nodig is.

48.2.jpg

Werken met ranking modellen

SharePoint doorzoekt informatie op basis van inhoud en metadata. Maar hoe werkt dit proces eigenlijk onder de motorkap? Een zoekopdracht (Query) kent grofweg twee fasen:

  1. In de eerste fase wordt alle informatie opgehaald (op basis van inhoud en metadata) die overeenkomt met de ingegeven zoekopdracht.
  2. In de tweede fase worden de resultaten geordend en getoond volgens ranking modellen.

Een ranking model bestaat uit meerdere ranking features die gezamenlijk de volgorde van de resultaten bepalen. Voorbeelden van ranking features zijn:

  • Hoe vaak komt de zoekopdracht voor in de inhoud van een informatieobject?
  • Hoe vaak komt de zoekopdracht voor in de metadata van een informatieobject?
  • Hoe vaak komt de zoekopdracht Y voor in een beschrijving van een link?
  • Wat is de dichtheid van een bepaalde zoekopdracht in een informatieobject?
  • Hoeveel clicks heeft een resultaat in het verleden gehad en bij welke zoekopdrachten was dit?

Op basis van de ranking wordt een ranking score berekend voor elk item waarmee de uiteindelijke resultaten volgorde wordt bepaald.

Standaard wordt binnen SharePoint het default ranking model gebruikt. Er zijn echter ook een aantal andere modellen beschikbaar. Voor meer informatie over rankingmodellen in SharePoint zie dit artikel op Technet. Het is tevens mogelijk om een eigen ranking model te configureren indien de huidige modellen niet voldoen aan de behoefte van de organisatie.

48.3.jpg
48.4.jpg

Toevoegen van regels voor zoekopdrachten

Naast ranking modellen is het mogelijk om regels voor zoekopdrachten (of query regels) toe te passen in de tweede fase van het zoeken. Een query regel bevat een set met voorwaarden en bijhorende acties en biedt daarmee een breed scala aan mogelijkheden voor optimalisatie van de zoekresultaten. Zo kunnen bijvoorbeeld regels worden toegevoegd om alleen resultaten te laten zien van een specifieke locatie binnen SharePoint of met een bepaald type bestandsformaat (bijvoorbeeld alleen .pdf bestanden).

Het is ook mogelijk om een bepaald resultaat als eerste weer te geven bij een specifieke zoekterm. Binnen SharePoint wordt dit type zoekterm ‘Promoted Results’ of ‘Best Bets’ genoemd. Zo kan bijvoorbeeld het woord declaratie worden gekoppeld aan een declaratieformulier. Wanneer een gebruiker dan zoekt op het woord “declaratie”, wordt dit formulier altijd als eerste resultaat getoond.

Indien er meerdere ‘promoted results’ nodig zijn voor een zoekopdracht, dan kan er gebruik worden gemaakt van ‘result blocks’. Dit is een set met resultaten die boven de standaard zoekresultaten worden weergegeven. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om alle vastgestelde formulieren of protocollen gezamenlijk weer te geven als resultaat wanneer een gebruiker zoekt op de woorden “formulier” of “protocol”.

Resultaatgericht zoeken met verticals

Een eindgebruiker zal met zijn zoekopdracht vaak op zoek zijn naar een bepaald type resultaat zoals een persoon of een document. Via “search verticals” kan rechtstreeks worden gezocht in een specifieke zoekcategorie. Hiermee voorkom je dat er bijvoorbeeld documenten worden getoond terwijl men zoekt naar een persoon.

Standaard biedt SharePoint vier search verticals: Alles, Personen, Gesprekken en Deze site. Op de zoekresultatenpagina worden de verticals horizontaal weergegeven onder de zoekbalk.

48.5.jpg

Search verticals zijn gekoppeld aan resultaatbronnen, zo is “Personen” bijvoorbeeld gekoppeld aan de resultaatbron “Local People Results”. Dit is een vooraf gedefinieerde query die zoekt binnen lokale gebruikers directory van SharePoint die overige zoekresultaten uitsluit.

Het is mogelijk om nieuwe verticals toe te voegen. Zo kan bijvoorbeeld “Nieuws” worden toegevoegd om te zoeken binnen interne nieuwberichten in Attini.

Zoeksuggesties een kans geven

Zoeksuggesties worden op basis van de eerste letter of letters van zoekopdracht weergegeven onder de zoekbalk. Hiermee kunnen de eindgebruikers tijd besparen bij het zoeken. Suggesties worden automatisch toegevoegd wanneer er zes keer een resultaat is gekozen op basis van een bepaalde zoekopdracht.

Ook is het mogelijk om via het beheercentrum een bestand met suggesties in te lezen in SharePoint. Alle al bestaande suggesties worden overschreven met deze import, dus het is wel raadzaam om hier rekening mee te houden en dit bijvoorbeeld aan het begin van een implementatie te doen.

Meten is weten

Voordat je gaat starten met de inzet van bovenstaande middelen adviseren wij je eigenlijk om te starten met meten. Want dan pas weet je eigenlijk waar gebruikers precies behoefte aan hebben. Populaire onderwerpen om op te meten zijn:

  • Hoe vaak wordt de zoekfunctie gebruikt?
  • Welke zoekacties zijn succesvol?
  • Op welke zoektermen wordt vaak gezocht?
  • Welke onderwerpen leveren geen resultaten op?
  • Welke sites zijn populair onder mijn gebruikers?
  • Zijn er resultaten zonder daadwerkelijke klik?
  • Zijn er trends op te merken in het zoekgedrag van mijn gebruikers?

Office 365 en SharePoint bieden hier standaard en ‘out of the box’ een aantal oplossingen voor, maar in de praktijk zien wij dat deze lang niet altijd aan de meetbehoefte van organisaties voldoen. Bekende externe tools zijn Piwik Pro en CardioLog Analytics, maar ook Google Analytics wordt in de praktijk vaak ingezet. Heb je liever een oplossing die echt goed past binnen het gehele Microsoft platform? Onze Collega Freerk Terpstra kan je alles vertellen over Pulse, de geïntegreerde oplossing die Rapid Circle hiervoor heeft ontwikkeld binnen Office 365.

Vergeet niet dat de implementatie van search nooit af is. Behoeften en gedrag veranderen zeer regelmatig en door daarop in te spelen blijf je gebruikers faciliteren. Alleen op die manier voorkom je dat jouw intranet ook een doolhof wordt dat mensen gebruiken om informatie te verstoppen, in plaats van een plek om informatie te vinden en delen.

Meer weten over search binnen SharePoint, neem dan contact op met Martin Offringa.

Verdedig jezelf met Office 365 tegen Ransomware

Ransomware is een van de snelst groeiende aanvallen die uitgevoerd worden op zowel bedrijven als consumenten. Dit artikel beschrijft wat het is, wat Office 365 doet om je te beschermen en wat je kunt doen als het via een gebruiker toch je Office 365 omgeving binnen komt.

Wat is het?

Ransomware is software (code) dat een (deel) van de computer in gijzeling neemt (onbruikbaar maakt), welke na betaling van losgeld weer vrij wordt gegeven.
Ransomware bestaat als begrip al sinds 1989, waar de PC Cyborg trojan een personal computer binnendrong, op slot zette en er gevraagd werd om $189 losgeld. Daarna werd het stil.
Maar sinds 2005 is het aan een opmars bezig waar het sinds 2015 een explosieve groei meemaakt. Meer diepgaande info over ransomware in het rapport Evolution of Ransomware

Ransomware verschijnt in 2 soorten; locker & crypto.
Locker: Dit vergrendeld de gehele PC
Crypto: Dit versleutelt bestanden op de PC

De crypto versie vertegenwoordigt minimaal 65% van alle meldingen van ransomware aanvallen. Dit komt omdat het makkelijker en net zo effectief is om data aan te vallen dan een volledig systeem. In dit artikel focussen we ons op deze vorm omdat dit type zich een weg naar Office 365 kan vinden.

Hoe komt de infectie binnen?

De infectie komt op verschillende manieren binnen. Bijvoorbeeld via een hack. Deze vorm is vooral voor criminele hackers die bedrijven/organisaties binnen dringen en vervolgens de ransomware op de het netwerk laden om zo een hoge losgeld prijs te eisen. Hiervan zijn al enkele spraakmakende voorbeelden van in de media verschenen; L.A. Hospital infected by ransomware .

Een andere bekende manier is via SPAM waarbij er getracht wordt om de gebruiker ervan te overtuigen om een bijlage te openen, waarna de ransomware losgelaten wordt op het systeem.

Verder komt de infectie binnen via sites die bestanden/programma’s verspreiden die geïnfecteerd zijn.

Hoe werkt het?

De crypto ransomware voert bij binnenkomst 2 processen uit;

1. Zoeken naar alle bestanden van een of meerdere specifieke type(n). Meestal gaat het op zoek naar alle Office documenten (Word, Excel, PowerPoint) en/of afbeeldingen en/of e-mail berichten.
2. Het past de bestandsextensie aan, vraagt via internet een geheime sleutel op en versleutelt met deze sleutel de bestanden waardoor ze corrupt worden gemaakt.

Hierna start de afpersing. De bekenste versie is Cryptolocker, welke $300 aan bitcoins vraagt.
Wanneer dit betaald wordt en je hebt geluk, dan ontvangt de software via de server een andere sleutel om de bestanden vrij te geven.

50.1.png

Wat doet Microsoft om Office 365 te beschermen?

Microsoft heeft een uitgebreid arsenaal van beveiligingsmethoden om Office 365 te beschermen tegen infectie van virussen e.d.
De belangrijkste;

– Actieve bescherming: constant lopende antivirus/-malware software controleren en beschermen continue de Office 365 servers.

– Pro-actieve bescherming: 2 teams binnen Microsoft houden zich constant bezig met het pro-actief testen van de beveiliging. 1 team valt de servers aan en 1 team moet verdedigen.

– Back-ups: Back-ups zijn de allerbeste bescherming tegen infecties. Mocht het namelijk toch een keer voorkomen, dan kun je snel terug naar de laatste ongeinfecteerde back-up. Microsoft draait constante back-up routines.

– MFA & Password policies: Microsoft dwingt af dat de eigen medewerkers enkel en alleen met gebruik van MFA (Multi-Factor Authentication) en biometrische scans toegang krijgen tot hun werkplek. Daarnaast dwingt Office 365 het gebruik van harde wachtwoorden af van gebruikers en biedt het de mogelijkheid om MFA in te zetten.

– SPAM/Virus filter op Exchange Online: e-mails worden gescanned en bij minimaal gerede twijfel wordt de email tegengehouden. Dit voorkomt dat gebruikers per ongeluk een bijlage binne krijgt welke de eigen omgeving kan infecteren.

– Whitelist: Servers van Office 365 maken gebruik van whitelists. Dit betekent: enkel en alleen opdrachten die op de goedgekeurde lijst voorkomen, mag en zal ik uitvoeren. Alle andere programma’s, services, code wordt automatisch uitgesloten.

– Encryptie: Altijd en overal maakt Microsoft gebruik van sterke encryptie. Alle bestanden en servers zijn versleuteld en maken enkel gebruik van de beveiligde verbindingen waarover enkel versleutelde data verzonden wordt.

Lees meer over bescherming op het Trust Center voor Office 365 of in de whitepaper Security in Office 365

Hoe kan Ransomware dan toch mijn Office 365 omgeving binnen komen?

Ondanks alles is het toch mogelijk dat ransomware je Office 365 omgeving binnen sluipt. Zoals elke beveiliging, is deze zo sterk als de zwakste schakel. Ondanks alle beveiliging van Office 365 zelf, is het wel mogelijk dat een gebruiker zelf geïnfecteerd raakt. Dat komt doordat deze persoon via een persoonlijk e-mailadres een geïnfecteerde email ontvangt, de bijlage opent, waarna de gebruiker zichzelf infecteert.

De ransomware gaat vervolgens alle Office bestanden versleutelen. Dus ook Office bestanden die via OneDrive for Business zijn gesynchroniseerd met Office 365. Dit kan de persoonlijk OneDrive zijn, maar ook SharePoint bilbiotheken die gesynchroniseerd worden.

Omdat de bestanden “geupdate” zijn, gaat OneDrive deze nieuwste versie direct synchroniseren met Office 365. Hierdoor komen deze corrupte bestanden in de cloud.

Bijkomend effect is, dat iedereen die dezelfde bibliotheek hebben gesynchroniseerd, deze laatste versie ook ontvangen. Waardoor ook de versie op hun PC corrupt raakt.

Zie ook het schema hieronder hoe dit er uit ziet.

50.2.png

Op deze wijze komen de corrpute bestanden Office 365 in. Gelukkig is het niet zo dat de ransomware zich als een worm gedraagt, corrupte bestanden kunnen niet zelfstandig andere bestanden corrupt maken. Office 365 zelf raakt hierdoor niet corrupt of geinfecteerd, maar wel de bestanden die binnen gebracht zijn. Deze weg het zorgt er wel voor dat elke versie die gesynchroniseerd wordt, wordt geinfecteerd. Het grote voordeel van OneDrive, werkt in dit geval niet ons voordeel.

Wat doe ik als er geinfecteerde bestanden op mijn Office 365 zijn binnen gekomen?

Ten eerste; wees kalm. Er zijn opties om zonder losgeld te betalen, je bestanden terug te krijgen.

ten tweede; loop de volgende checklist na om de corrupte bestanden terug te zetten. Voer deze checklist uit op Office 365. Op deze manier gebruiken we het voordeel van Office 365 weer voor onszelf, doordat de schone bestanden de laatste versie zijn, worden deze weer verspreid worden via OneDrive sync naar alle aangesloten gebruikers.

1. Verwijder de extra toegevoegde extensie van de bestanden. De bestanden krijgen allemaal een nieuwe extensie mee (document.docx wordt bijvoorbeeld document.docx.ltygh) en deze zullen we eerst moeten verwijderen.

2. Herstel de laatste schone versie, te herkennen aan de juiste extensie, van het bestand. (voorwaarde is wel dat versioning aan staat).

3. Verwijder de ransomware van de bron PC door deze te scannen met de juiste software, de PC te herstellen naar een herstel punt van voor de infectie of door de PC compleet te resetten.

Dit hele proces (extensie verwijderen, versie terug zetten) is ook te scripten en uit te voeren via bijvoorbeeld een ConsoleApp. Rapid Circle kan hierbij assisteren of de oplossing leveren.

Hoe is dit te voorkomen?

Zoals eerder aangegeven is het in dit geval vooral de gebruiker zelf die ervoor zorgt dat corrupte bestanden binnen Office 365 kunnen binnen komen. Wat kun je als organisatie doen om dit (zoveel mogelijk) te voorkomen;

– Backup, backup, backup: Backups en herstelpunten in Windows voorkomen een infectie niet, maar zorgen er wel voor dat je snel weer verder kunt met een schone omgeving.

– Antivirus/-malware & firewall: Het regelmatig updaten van antivirus/-malware en firewall instellingen zorgen ervoor dat de PC zo beveiligd mogelijk is. Hiermee volstaat de standaard Microsoft Defender service, maar mocht je de allerbeste beveiliging willen, dan zijn er hele goede 3rd party programma’s. Voor antivirus zijn dat Avira, Kaspersky & BitDefender, voor malware is dat MalwareBytes. Meer info over antivirus software: AV-Comparatives

– Uitschakelen van Sync: Het is in Office 365 mogelijk om de synchronisatie van bestanden uit te schakelen. Hiermee kun je voorkomen dat belangrijke bibliotheken geïnfecteerd kunnen raken via OneDrive. Dit doe je door in de geavanceerde instellingen van de bibliotheek de “Beschikbaarheid van offlineclient” uit te schakelen. Dit kan ook Site Collectie niveau door de gelijknamige site collectie onderdeel uit te schakelen.

50.3.png

– SPAM/Junk filter: Een goede spam/junk filter houdt heel veel tegen en de meeste providers bieden dit al standaard aan. Maar daarnaast is er ook de persoonlijke filter. Als een e-mail verdacht lijkt dan is dit ook zo. Open nooit zomaar een bijlage, zeker niet van iemand die je niet kent.

– Bewustzijn: De meesten van ons zijn ons niet bewust van de gevaren die het internet ook biedt. We weten allemaal dat je niet zomaar bijlagen moet openen, maar toch gebeurd het vaak genoeg. Ook moet je goed kunnen beoordelen of een site wel betrouwbaar is voordat je er iets van download. Een korte online traninig van Webdetective kan al genoeg zijn. Communiceer over veilig internet gebruik actief naar je de eigen gebruikers toe. Een eerste guide staat op Get Safe Online.

Dit artikel is mede tot stand gekomen met de hulp van Gino Kemp van het ROC van Amsterdam. Hij heeft mij geholpen aan de real life voorbeelden van Ransomware infecties op via OneDrive. Ook heeft hij de oplossing gedeeld hoe zij dit herstellen.

Neem contact met ons op via Mark.Overdijk@RapidCircle.com of Support@RapidCircle.com.

Bronvermelding

Projectmanagement in Office 365: Kies de juiste tool

Binnenkort wordt Planner beschikbaar in Office 365. Hiermee biedt Microsoft naast projectsites (wel of niet met Project Pro) en Project Online een nieuwe tool voor het managen van projecten. Maar wanneer gebruik je nou welke tool? In deze blog delen wij onze visie op de verschillende projectmanagement tools en geven we advies over het kiezen van de juiste tool voor jouw project.

Het belangrijkste criterium om de meest geschikte tool te kiezen is gerelateerd aan de schaal van het project dat je wil managen. Kleine teams met kleinschalige projecten – in de planfase – kunnen goed uit de voeten met Planner. Voor een projectteam dat te maken heeft met afhankelijkheden en waarbij de complexiteit van het project toeneemt, is een SharePoint projectsite (al dan niet opgestart via Project Pro) een geschiktere keuze. Ben je programmamanager en/of houdt je je bezig met de organisatiestrategie dan is Project Online de tool.

Welke tool het beste past bij jouw situatie is dus helemaal afhankelijk van het project of het aantal projecten dat je uitvoert. Om te helpen bij de keuze zullen we hieronder de verschillende tools bespreken.

Planner

Het nieuwste lid in de Microsoftfamilie van samenwerkingstools is Planner. Momenteel beschikbaar als preview-versie, maar in de loop van 2016 inzetbaar voor een groot deel van de Office 365 gebruikers. Planner is gericht op ad hoc samenwerken. Je bent in no time up en running. Als je een nieuw Plan aanmaakt in je Planner-portaal krijg je daar automatisch een group, een inbox, een OneDrive en een Notitieblok bij. Vervolgens kun je aan de slag met het maken van taakkaarten die je kunt toewijzen aan de leden van de group. Op een taakkaart kun je feedback kwijt, je kunt relevante bestanden koppelen en de status van een taak aangeven. Vervolgens kun je ‘Buckets’ aanmaken waarmee je de taakkaarten kunt ordenen door 1) deze te verdelen in verschillende categorieën, of 2) op basis van de taakverantwoordelijke of de status van de taak. Deze Buckets kun je ook visualiseren door deze in kolommen of in een pie chart weer te geven. Ook heb je een zestal labels tot je beschikking waarmee je kenmerken kunt toekennen aan je taakkaarten.

Natuurlijk biedt Planner de mogelijkheid om meerdere plannen tegelijk bij te houden. We multitasken immers allemaal de hele dag. De Planner Hub biedt daarom een overzicht van al je plannen. Hier vindt je ook het overzicht terug van alle taken over alle verschillende plannen heen die aan jou zijn toegewezen. Zo heb je volledig overzicht over alles wat er van jou verwacht wordt.

Planner integreert ook erg goed met de rest van de Office 365 apps. Zo zijn de automatisch aangemaakte groepen ook meteen zichtbaar in je Outlook. Plus als je een Plan tot favoriet bestempeld in de Planner Hub komt hij in Outlook ook meteen tussen je favorieten te staan. Ook kun je uiteraard alle Office bestandstypen opslaan in je OneDrive van je Plan.

Planner is net ten tonele verschenen, maar we kunnen nu al concluderen dat Planner van toegevoegde waarde is voor kleine projecten en initiaties van grotere projecten. De feedback die nu uit de community wordt opgehaald, bijvoorbeeld over het feit dat je slechts één persoon kunt toekennen aan een taak en over het flinke mailverkeer dat de tool veroorzaakt, staan al op de to-do list van het Planner Product Team. Zij hebben beloofd dat deze verbeteringen in de toekomst worden doorgevoerd. Dat is de kracht van Office 365!

Projectsites en Project Pro

Samenwerken aan projecten binnen projectsites is inmiddels gemeengoed geworden bij veel verschillende bedrijven, instellingen en organisaties. Projectsites kun je meteen in SharePoint aanmaken, maar ook via Project Pro, projectmanagement software van Microsoft.

Projectsites via Project Pro

Project Pro past perfect in het rijtje projectmanagement tools van Microsoft. Het stelt je instaat om meerdere projecten tegelijk te plannen en te volgen, en resources en budgetten op te voeren en te bewaken. Indien je in Project Pro een project start, wordt er ook automatisch een projectsite aangemaakt. De planningsinformatie uit Project Pro kan op de projectsite voor andere projectleden worden ontsloten. Hierdoor kun je steeds zorgen voor transparantie en up-to-date status informatie.

Er kan gesteld worden dat Project Pro een tool voor de projectmanager is, terwijl de projectsite het portaal is voor het projectteam.

Functionaliteiten van een projectsite

Kenmerkend voor een projectsite is dat het je een plek biedt waar je projectcontent kan opslaan op een manier die perfect aansluit op je werkprocessen en projectmanagementmethoden. Een projectsite helpt bij het structureren van je werk en geeft je inzicht in waar de projectleden mee bezig zijn. Ook kun je binnen een projectsite eenvoudig de opgeslagen content terugvinden door gebruik te maken van de krachtige zoekfunctie.

Projectsites bieden standaard een documentbibliotheek voor de opslag van documenten. Je geeft eigenschappen mee aan je document zodat voor iedereen in SharePoint duidelijk is om wat voor soort document het gaat. De meegegeven eigenschappen zijn ook nog eens te gebruiken om het terugvinden van document op basis van verfijnen te vergemakkelijken. Versiebeheer zorgt ervoor dat je altijd de laatste versie van het document ziet en met werkstromen kun je het goedkeuringsproces van documenten stroomlijnen.

Een andere functionaliteit van een projectsite is het bijhouden van diverse lijsten die wat zeggen over de status van je project. Takenlijsten, issue trackers en backlogs zijn enkele voorbeelden van lijsten die je kunt bijhouden. Je bepaalt zelf hoeveel verschillende lijsten je nodig hebt en je maakt eenvoudig een nieuwe lijst aan. Een groot pluspunt is dat dat je een fijnmazige rechtenstructuur kan opzetten waarmee je zelf bepaalt wie wel en wie geen toegang krijgen tot de content.

Net als Planner integreren projectsites met andere Office 365 functionaliteiten. Projectsites passen perfect binnen de rest van een intranet als dit ook in SharePoint is opgezet.

Samengevat valt te stellen dat een projectsite heel veelzijdig is. Je kunt zelf helemaal bepalen wat je wel en niet nodig hebt, en hoe de onderdelen zijn gestructureerd. Natuurlijk is dat ook een valkuil. De kunst is om het simpel te houden en je niet te verliezen in een complexe configuratie.

57.2.jpeg

Project Online

Project Online is een applicatie voor programma- en portfoliomanagers. Deze applicatie biedt de mogelijkheid om grip houden op resources als budgetten en inzet van medewerkers, maar dan voor alle projecten samen. Project Online is daarbij vergelijkbaar met Project Server. Project Online is de cloud versie, Project Server de on-premise versie.

De kracht van de oplossing zit onder meer in het feit dat Project Online organisaties in staat stelt om de gevolgen van beleidswijzigingen consequent en vooral transparant door te vertalen naar een daarbij passende priorisering van projecten. Als omstandigheden het noodzakelijk maken om in het projectbudget te snijden laat Project Online zien op welke manier de organisatiedoelen zo optimaal mogelijk benaderd worden. Ook laat het pakket zien welke projecten minder bijdragen aan de organisatiedoelen en daarom wellicht beter niet uitgevoerd hoeven te worden. Want zoals de beroemde Amerikaanse hoogleraar Organisatieleer Peter F. Drucker al zei: “Er is niets zo zinloos als iets heel efficiënt doen, dat helemaal niet gedaan hoefde te worden”.

Project Online is dus een experttool voor programmamanagers. Het biedt een geconsolideerde blik over projecten die worden bijgehouden met Project Pro, al dan niet ondersteund door projectsites. Aangezien Project Online volledig draait op SharePoint zal het geen verrassing zijn dat de uitkomsten en rapportages van het product  gemakkelijk ontsloten kunnen worden op SharePoint Projectsites.

Project Online ondersteunt standaard verschillende Project Management methodieken zoals Prince2 en AGILE.

57.3.jpeg

In onderstaande tabel hebben we op een aantal punten gevisualiseerd hoe de verschillende tools van elkaar verschillen.

Screen Shot 2017-12-11 at 7.12.59 pm.png

Mocht u een projectmanagement tool overwegen, maar heeft u hulp nodig bij het juist inzetten van de verschillende tools, vraag ons dan gerust om hulp!

Neem bij vragen contact op met Patrick Slenders via patrick.slenders@rapidcircle.com of bel naar 020-3143 400