Roadmap

Instructie- en adoptie materiaal op één plek verzameld

Wil je altijd toegang tot het meest up to date instructiemateriaal? Materiaal dat altijd is aangepast op de Microsoft Roadmap? Materiaal over de gehele breedte van de Microsoft Office 365 suite? En materiaal dat je zelf zo aan kan passen zoals jij wilt? Dan is het adoptieportaal van Rapid Circle wellicht iets voor jou! Op dit portaal zetten we namelijk allerlei instructiemateriaal, in Rapid Circle huisstijl, waarvan je onbeperkt gebruik kunt maken. In deze blog vertellen we je meer.

Wat is het?

Op het adoptieportaal van Rapid Circle vind je allerlei instructiemateriaal om de implementatie van je oplossing op basis van Office 365 te ondersteunen. Het materiaal is ingedeeld en doorzoekbaar op verschillende manieren: per scenario, per subscenario, er ‘workload’ en per type materiaal.

12.1.png

Naast het door Rapid Circle ontwikkelde instructiemateriaal vind je hier ook toepasbaar, relevant en herbruikbaar materiaal van Microsoft waar we naar linken. Ook hebben we een FAQ en posten we nieuws.

Het adoptieportaal is een plek waar je op terug kan vallen voor je instructiemateriaal. Je vind hier materiaal over de verschillende workloads binnen Office 365. Het materiaal houden we tevens up to date aan de hand van de Microsoft Roadmap.

12.2.png

Wat is er te vinden op het portaal?

Op het portaal vind je instructiemateriaal over Office 365 en de verschillende workloads binnen Office 365. We bieden onder andere de volgende soorten materiaal aan:

  • Instructiekaarten/Quick Reference Cards
  • Instructievideo’s
  • Handleidingen
  • Infographics
  • Instructie PowerPoints
  • FAQ’s
  • Communicatiemiddelen

De materialen op het portaal staan in standaard Rapid Circle layout. Het is mogelijk om de materialen in je eigen huisstijl te zetten, indien het bestandsformaat aanpasbaar is. Wil je PDF bestand ook aangepast, bijvoorbeeld door het veranderen van het logo? Neem dan contact met ons op!

Let wel op: wij adviseren om dit materiaal altijd in te zetten in een breder adoptietraject, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de toegevoegde waarde van de oplossing voor de werknemer (‘What’s in it for me’) en voor de organisatie. Ook raden we begeleidende training op maat aan.

 

Wat heb ik er aan?

Wanneer je toegang hebt tot het adoptieportaal is het heel eenvoudig om aan nieuw materiaal te komen. Wanneer Microsoft met een nieuwe functionaliteit komt, of een bestaande functionaliteit update, zorgen wij ervoor dat het materiaal op het portaal hierop aansluit.

Ook kun je makkelijk materiaal op verschillende manieren aan je medewerkers aanbieden. Niet iedereen leert namelijk op dezelfde manier en niet iedereen wil op dezelfde manier geïnstrueerd worden over nieuwe ICT tools. Sommigen lezen graag, terwijl anderen liever een filmpje kijken. Op het adoptieportaal worden verschillende middelen aangeboden rondom dezelfde workloads.

Doordat het materiaal aan te passen is, kun je het materiaal perfect laten aansluiten op je eigen organisatie, en kun je dit materiaal ook testen. Je kunt dan na een pilot eenvoudig zelf het materiaal aanpassen.

Hoe krijg ik toegang?

Indien je cloud support afneemt van Rapid Circle, is toegang tot het adoptieportaal gratis. Ben je (nog) geen support klant, dan is ook tegen een vergoeding gebruik te maken van het portaal.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en tarieven? Neem dan contact op met Nicole Smits.

Sneak preview

Om je een beeld te geven van wat je aan kunt treffen op ons adoptieportaal stellen we hieronder twee voorbeeld items als download beschikbaar:

Kies welke van de twee je wilt downloaden, laat je email adres achter, en ontvang de PDF in je mailbox!

Quick Reference Card: Snel aan de slag met Onedrive

Uw Naam *
Uw Naam

Instructie Powerpoint: Snel aan de slag met Office 365

Uw Naam
Uw Naam

Samen laten we onze stem horen met UserVoice: Cloud Only

Een Office 365 gebruikersscenario dat wij meer en meer zien opkomen is het cloud only scenario. In dit scenario spelen alle gebruikersacties gedurende de dag zich af met behulp van de browser in de Cloud. En dan dikwijls ook nog via verschillende apparaten. Documenten schrijf en bewerk je via Word Online. Bestanden staan niet meer op je persoonlijke deel van een fileshare, maar op je OneDrive. Al je tabellen en rapportages raadpleeg en bewerk je via Excel Online of Power BI. En hoewel het Cloud Only scenario al voor een groot deel werkelijkheid is, zijn er vandaag de dag nog steeds dingen die niet, of minder makkelijk, gaan in dit scenario. Daar zouden wij graag verbetering in zien.

Hier staan wij niet alleen in. Veel van onze klanten hebben er oren naar om met een Cloud Only scenario een groot deel van hun collega’s te ondersteunen. Of de beweegredenen nu het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid, snelheid van inloggen en werken, efficiëntie in bestanden raadplegen, het nieuwe werken mogelijk maken of het behalen van financiële voordelen zijn, allemaal hebben ze de randvoorwaarden dat het werken in de Cloud net zo makkelijk zou moeten zijn als dat ze nu zijn gewend. En het liefst zelfs nog gemakkelijker. Om die wens te verwezenlijken hebben wij een aantal ideeën op het oog, die wij graag samen met onze klanten willen promoten via de UserVoice. Deze ideeen zetten we hieronder uiteen.

Bijlagen uit email opslaan op SharePoint.

Op dit moment is het niet mogelijk om een bijlage vanuit Outlook Online direct op te slaan in een SharePoint site. De best practice op dit moment is om het bestand op te slaan in je OneDrive en het vanaf daar te verplaatsen naar SharePoint. Dit is omslachtig en biedt ruimte voor verbetering. Daarom brengen wij graag het volgende UserVoice idee onder de aandacht om op te stemmen en deze inefficiëntie weg te nemen:

‘Bijlagen uit email opslaan op SharePoint Online’ 

Bestanden verplaatsen tussen SharePoint sites.

Zoals gezegd is het mogelijk om vanaf OneDrive bestanden naar SharePoint te verplaatsen of kopiëren. Echter, vanaf SharePoint kun je geen bestanden verplaatsen naar OneDrive of naar andere SharePoint sites. Het is uiteraard een goed idee om een document te maken op de plek waar het uiteindelijk moet worden bewaard, maar soms ontkom je er niet aan om bestanden te verplaatsen van de ene naar de andere site.

Binnen alle scenario’s waarbij het nodig is een bestand te verplaatsen zouden wij graag zien dat het altijd op dezelfde eenvoudige manier kan. Dus ook als het gaat om bestanden tussen SharePoint sites. Daarom vragen we graag de aandacht voor het volgende UserVoice idee:

‘Bestanden verplaatsen of kopiëren tussen SharePoint sites’.

Eigen sjablonen aanbieden.

Office 365 kent een rijke set aan documentsjablonen voor Word Online, PowerPoint Online en Excel Online. Deze sjablonen zien er goed uit en zijn voor particuliere doeleinden goed bruikbaar. In een werkomgeving is de waarde van die sjablonen echter erg laag, omdat ze niet de in de huisstijl van de organisatie zijn opgemaakt. Het is hiernaast ook niet mogelijk om als organisatie je eigen sjablonen toe te voegen aan Office 365. De best practice op dit moment is om de bedrijfssjablonen centraal aan te bieden. Een mogelijkheid om de standaard Microsoft sjablonen aan te vullen met eigen bedrijfssjablonen in de Online varianten van Word, Excel en PowerPoint, zou een welkome aanvulling zijn op Office 365. Stem daarom samen met ons op dit UserVoice idee:

‘Documentsjablonen toevoegen aan Office 365’ 

Input is altijd welkom

Wij zullen blijven zoeken naar concrete verbeteringen om het Office 365 platform voor iedereen te blijven verbeteren. Mocht je nou zelf ook een idee hebben om Office 365 te verbeteren of een UserVoice willen laten promoten door ons, dan verwelkomen we dat zeer. Stuur je idee naar Frans Eijpe of Jacco Weijers om met ons in contact te komen. Samen laten we onze stem horen!

Deze blog is het vervolg op de blog van vorige week “Samen laten we onze stem horen met UserVoice” (http://www.rapidcircle.com/nl/samen-laten-we-onze-stem-horen-met-uservoice/), waar een uitleg in staat over de werking van het UserVoice programma van Microsoft.

Samen laten we onze stem horen met UserVoice

Als gevolg van de ontwikkelingen in de richting van de Cloud is het in het dagelijks werkleven vaak nodig om anders over zaken na te denken. Dit geldt ook voor Microsoft zelf. Niet langer wordt er eens in de drie jaar een nieuwe versie van Office uitgebracht die je van Microsoft kan kopen. In plaats hiervan neem je nu een maandelijks abonnement op Office 365 af. Deze manier van service- en dienstverlening biedt Microsoft enorme mogelijkheden op het vlak van het versneld lanceren van nieuwe producten en doorontwikkelen van functionaliteiten. Veel sneller en vaker kan er iets nieuws worden toegevoegd aan Office 365. Dit oefent echter ook druk uit om de belofte van de Cloud waar te maken. Klanten raken gewend aan het tempo en verwachten dat nieuwe functionaliteiten en verbeteringen snel worden geleverd.

Waar vroeger werd nagedacht over de vraag “Wat zouden onze klanten over 3 jaar nodig hebben?“, zijn we nu bezig met de vraag “Wat willen onze klanten volgende week hebben?“. En waar we vroeger nog konden zeggen dat onze klanten ook niet zeker konden weten wat ze wilden, want ook zij konden immers niet 3 jaar in de toekomst kijken, is dat nu niet meer het geval. Onze klanten weten namelijk heel goed wat ze volgende week nodig hebben.

Het UserVoice programma

En dat is nou precies waar Microsoft gebruik van probeert te maken via haar UserVoice programma. Dit initiatief stelt iedereen in staat om zijn of haar ideeën aan te dragen voor verbeteringen van Office 365. Dus van SharePoint tot Word en van Outlook tot Power BI, alle verbeteringen die je graag zou zien kan je via UserVoice indienen. Microsoft neemt al deze suggesties serieus.

De productgroepen die de software ontwikkelen houden de feedback op hun producten nauwlettend in de gaten en dat zien we terug in de Office 365 roadmap die Microsoft publiceert. Deze Office 365 roadmap is hier te vinden: https://fasttrack.microsoft.com/roadmap.

Naast dat je ideeën kunt indienen via UserVoice kan je ook stemmen op ideeën die anderen hebben ingediend. Hierdoor wordt een ranglijst gevormd waarop de meest gewilde functionaliteiten bovenaan staan. Je kunt er donder op zeggen dat de populairst verkozen ideeën snel zullen verschijnen in Office 365.

Onze krachten bundelen 

Bij Rapid Circle willen we het Office 365 UserVoice programma graag gebruiken om ook onze klanten een stem te geven. Als Microsoft Cloud Partner houden wij ons dag in dag uit bezig met de ontwikkelingen op het Office 365 platform. En we zien naast een hele rijke suite van producten ook ruimte voor verbeteringen. Die ruimte zouden wij graag in samenwerking met onze klanten benutten. Als Microsoft Cloud specialisten kunnen wij onze ideeën duidelijk kenbaar maken via het UserVoice programma en hebben jullie als partner nodig om die ideeën naar de top van de ranglijst te stemmen.

Binnenkort zullen wij de eerste serie ideeën presenteren waarvan wij vinden dat ze niet snel genoeg aan het Office 365 platform kunnen worden toegevoegd. Houdt onze site, LinkedIn, Twitter en/of Facebook dus in de gaten!

Vragen over UserVoice? Stel ze dan aan Frans Eijpe of Jacco Weijers

Hoe blijf je de updates van Office 365 een stapje voor?

Gefeliciteerd, je portaal is in gebruik genomen en de gebruikers zijn getraind. Alleen, tijd om achterover te leunen heb je niet. 

Het portaal krijgt van tijd tot tijd nieuwe functionaliteiten en updates. Office 365 is een portaal wat in ontwikkeling blijft. Belangrijk dus om een oogje in het zeil te houden. In deze blogpost leer je hoe je zelf op de hoogte blijft van de veranderingen in Office 365.

Sommige updates zijn klein en worden bijna niet opgemerkt, andere updates zullen meer uitleg nodig hebben. Vooral als het gaat om functies die nieuw zijn voor de gebruiker. Microsoft is met haar productteams agile gaan ontwikkelen. Dit merk je doordat de tijd tussen een aankondiging en een uitrol korter is geworden. Microsoft rolt nieuwe functies in fasen uit en gebruikt een aantal kanalen om de wereld te informeren:

Publieke blog

Nieuwe functionaliteiten worden via de publieke blog vaak eerst als concept gepubliceerd na een event. In een latere blog wordt een functie specifiek toegelicht.  De blog kun je filteren op de producten die je gebruikt. Maandelijks vind je tussen de artikelen een recap-post. De recap-post is handig als je even met vakantie was of om je snel in te lezen.

De link naar de Office blog: https://blogs.office.com

Publieke Roadmap

In de publieke Roadmap kun je volgen welke functionaliteiten nu in ontwikkeling zijn, welke functionaliteiten worden uitgerold en welke gecanceld zijn. Een bericht heeft een titel, een korte omschrijving en een screenshot. Niet alle updates en verwachte functionaliteiten zullen via dit kanaal gedeeld worden. De roadmap geeft je een idee wat straks veranderd binnen de omgeving die jij beheerd:

De link naar de publieke Roadmap: http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

First Release-programma

Het First release-programma laat je de aankomende updates uitproberen voordat ze voor alle gebruikers beschikbaar komen. De ‘First release’ optie is standaard niet geactiveerd. De stappen om de First Release te activeren vind je in het artikel: First Release-opties in Office 365 instellen

Tussen de aankondiging via de Office 365-blog en het beschikbaar komen binnen het First Release-programma zit ongeveer 1 week.

De uitleg van Microsoft over het First Release-programma vind je onder: https://aka.ms/managingchange

Message Center

Binnen de eigen omgeving (tenant) heeft een beheerder toegang tot het Message Center.

Via het Message Center wordt de tenant-eigenaar geïnformeerd over de komende veranderingen die worden gedaan in de eigen omgeving. Je krijgt gedetailleerde informatie wanneer een bepaalde functie beschikbaar komt.  Als beheerder kun je een app downloaden om de berichten voor de specifieke tenant te volgen.

De app kun je installeren via: Office 365 Admin app

Je vind de informatie over de updates onder: View planned maintenance

Een uitgebreidere uitleg over de update-cyclus van Microsoft vind je in het TechNet-artikel: Change management for Office 365 clients. In het artikel legt Microsoft onder andere uit wat haar rol is en wat de rol van de klant is bij het uitrollen van functionaliteiten. De tabel met verantwoordelijkheden uit het artikel:

35.1.png

De Blog, de Roadmap, het First Release-programma en het Message Center geven je de tools om op tijd geïnformeerd te zijn en je voor te bereiden op de uitrol van de updates. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Om op de hoogte te blijven is het belangrijk om de Office 365 aankondigingen van Microsoft te volgen. Om dit te doen:

  • Volg de blog dagelijks;
  • Lees de recap-post maandelijks;
  • Volg de berichten van het Message Center;
  • Probeer de functies uit die vrijkomen in het First Release-programma.

Sommige veranderingen kun je tijdelijk uitstellen zodat je tijd wint om te investeren in adoptie.  Een andere reden voor een kort uitstel kan zijn om te wachten op meer updates zodat je in één keer de gebruikers kunt informeren. Als de impact van een aangekondigde functionaliteit niet duidelijk is of dat je niet goed kunt bepalen welke meerwaarde de gebruikers zullen ervaren van een update dan helpen wij je graag.

Wij helpen je met een goed plan te komen om de updates te laten landen in de organisatie.

In een workshop nemen wij je mee in de roadmap van Microsoft en spitsen wij die toe op jouw omgeving. Wat betekenen de veranderingen voor je omgeving in technische zin. Belangrijker, hoe bereid je de organisatie voor op de veranderingen.

Wil je meer weten over de toekomst van Office 365 of wil je meer weten over de workshop neem gerust contact met ons op.

Nieuwe ervaring SharePoint Online Bibliotheken

De ervaring van SharePoint bibliotheken verandert

Microsoft heeft middels een update, MC44849, in het berichten centrum van Office 365 en een update op de Office 365 support site., laten weten dat er een update doorgevoerd wordt, dat de gebruikersbeleving, de ervaring, van SharePoint Online bibliotheken verandert.

Het bericht komt niet onverwacht. We hebben al een tijd kunnen wennen aan de nieuwe look & feel van OneDrive voor Bedrijven. Het was wachten op het moment dat deze nieuwe ervaring ook naar SharePoint Online bibliotheken zou worden overgezet. Dat moment is aangebroken.

Ben ik geupdate?

Er zijn 2 manieren om te zien of je de update hebt ontvangen.

1. De nieuwe ervaring instelling is toegevoegd aan de SharePoint Beheer Centrum instellingen.
Ga naar SharePoint Beheer Centrem en kies voor instellingen. Wanneer jouw tenant is geupdate, is er een instelling (zie ook screenshot hieronder) bijgekomen: “Ervaring met SharePoint-lijsten en -bibliotheken”.

52.1.png

 

2. Wanneer je een bibliotheek opent in SharePoint Online, staat er een melding bij dat er een update heeft plaatsgevonden.
Als deze melding (zie ook screenshot hieronder), “Documentbibliotheken krijgen een nieuw uiterlijk!”, getoond wordt, is de update doorgevoerd.

52.2.png

Video overview

Bekijk alle aanpassingen in een kort filmpje (3:30min) van de nieuwe ervaring van SharePoint bibliotheken.

Belangrijkste veranderingen

Er zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd die wezenlijk het gebruik en interactie van een document bibliotheek aanpassen. Dit zijn de belangrijkste;

– UI

Wanneer een bibliotheek wordt geopend, wordt deze in de standaard OneDrive styling (blauw/wit) geopend. Het lijkt een beetje alsof je uit je huidige SharePoint site wordt gehaald en ergens anders de documenten bekijkt. Het kan verwarrend zijn voor gebruikers, maar het is uit te leggen wanneer je de opslag van documenten en presentatie in een subsite van elkaar los trekt. Op deze wijze open je vanaf de site de bron waar de bestanden zich bevinden.

52.3.png

– Upload

Aan de functionaliteit is niet veel veranderd, maar er is nu wel de mogelijkheid toegevoegd om mappen te uploaden. En dat is hartstikke nieuw. Nadat is gebleken dat  gebruikers massaal de klassieke weergave gebruikten van OneDrive om via daar “Openen met verkenner” te gebruiken om mappen te uploaden/beheren, is het logisch  dat deze functionaliteit is toegevoegd.

– Navigatie

Zoals gezegd wordt de bibliotheek gepresenteerd in zijn eigen scherm, bijna als aparte Office 365 app. De top bar/globale navigatie is weg, het site logo is weg en alle aanwezige styling is ook weg. Wat overgebleven is, is de quick launch/huidige navigatie op de vertrouwde plek aan de linkerkant.

– Koppeling als inhoudstype

Het is nu mogelijk voor een gebruiker om een koppeling toe te voegen aan bilbiotheek. Zo kun je dus een link toevoegen naar een externe site of naar een document dat ergens anders al geplaatst is. Hiermee voorkom je dat er meerdere versies van het zelfde bestand gaan ontstaan.

52.4.png

– Information pane

De live preview van een bestand en enkele eigenschappen worden niet langer bij een bestand zelf getoond, maar in het informatie paneel aan de rechtenkant. Deze kan uitgeschoven worden door een druk op de info (i) knop. Dit paneel bevat de live preview, maar ook de eigenschappen (die direct aan te passen zijn), de deel opties en de versie geschiedenis. Erg handig.

– Spotlight

Er is de mogelijk om bestanden uit te lichten. Deze kunnen aan Spotlight worden toegevoegd zodat een preview van het bestand in een nieuwe balk bovenaan de documentenlijst wordt getoond. Hier kun je dus bestanden in de spotlight zetten of als favoriet of als belangrijk.

52.5.png

Veelgestelde vragen

Ben ik nu de hele navigatie kwijt?
Niet helemaal. Het linker navigatie menu (quick launch / huidige navigatie) wordt meegenomen en ook aan de linkerkant geplaatst. Het valt alleen niet gelijk op. Dit komt mede door de andere styling.

Kan dit ook uitgeschakeld worden?
Jazeker. Via het SharePoint Beheer Centrum is dit uit te schakelen.
Ga naar het SharePoint Beheer Centrum en kies voor instellingen (directe link: https://[DOMEIN]-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/TenantSettings.aspx). Bij instellingen zoek naar het subkopje “Ervaring met SharePoint-lijsten en -bibliotheken” en kies voor “Klassieke Weergave”. Dit voert voor de hele tenant door dat de klassieke weergave standaard ingesteld staat.

Kan ik voorkomen dat deze update ook op mijn tenant wordt uitgevoerd?
Nee. Je kunt wel updates uitstellen door een ander service model te kiezen. Dit zorgt ervoor dat je een uitrol met een aantal maanden vertraagd. Bijkomend symptoon is dat dit ook geldt voor alle andere onderdelen. Dit zouden updates kunnen zijn die je niet wilt uitstellen. Lees meer hierover op Technet: Change management for Office 365 clients.

Waarom staat de optie standaard op Nieuwe Ervaring?
Microsoft wil graag de vooruitgang tonen en gebruik hiervan stimuleren. Daarom zijn features gelijk ingeschakeld, anders kan het zo zijn dat de update wel beschikbaar is, maar niet gevonden wordt door de beheerder. Ze bieden wel aan om de update (tijdelijk) terug te draaien.

Meer weten?
Neem contact met ons op via Mark.Overdijk@RapidCircle.com of Support@RapidCircle.com.