Rapid Circle

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.

De nieuwe meldplicht datalekken en Office 365: welke middelen kan ik inzetten?

Op 1 januari 2016 is de Wet Meldplicht Datalekken ingegaan. Deze meldplicht valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De bedoeling van de meldplicht is om de bescherming van persoonsgegevens te verbeteren voor Nederlandse burgers. Onder de nieuwe richtlijnen kan een datalek organisaties duur komen te staan; er kan een maximale boete opgelegd worden van €820.000,-.

Deze boete kan voorkomen worden door passende organisatorische en technische maatregelen te treffen. Office 365 biedt hier uitstekende mogelijkheden voor. Sinds 1 juli 2003 is in Amerika de Wet Meldplicht Datalekken van kracht. Sinds de lancering van Office 365 in oktober 2011 zijn datalekken, beveiliging en compliance een hot-item voor Microsoft. Organisaties in Amerika eisen strenge en verregaande functionaliteiten om datalekken te voorkomen.

Vanaf de lancering is de continue ontwikkeling van Office 365 in een sneltreinvaart gegaan. Niet alleen de bekende producten als Exchange en SharePoint zijn stevig doorontwikkeld, maar vooral de beveiliging en compliance functionaliteiten die hiermee integreren zijn inmiddels volwassen te noemen. Veel van deze functionaliteiten zijn terug te vinden in het Office 365 Protection Center. Deze nieuwe managementinterface geeft een goed overzicht van welke meldingen en activiteiten er hebben plaatsgevonden die te maken hebben met compliance en beveiliging.

56.1.png

Afhankelijk van de abonnementsvormen zijn er diverse middelen inzetbaar om een datalek te voorkomen. Microsoft biedt standaard in haar E3 licentiepakket compliance en beveiligingsfunctionaliteiten aan als Data Loss Prevention en eDiscovery. Deze twee functionaliteiten bieden organisaties de mogelijkheid tot monitoring en voorkoming van datalekken op het gebied van SharePoint Online en Exchange Online. Hiermee kan anoniem een rapportage worden geleverd aan stakeholders binnen organisaties, zoals Security Officers en directieleden. Een goede functionaliteit voor het opleiden en vooral het bewustmaken van uw medewerkers is de Policy Tip. Veel mensen kennen de Mail Tip in Outlook: de bekende preventieve berichtgeving dat uw collega geniet van een vakantie en Out-Of-Office is. De Policy Tip geeft medewerkers automatisch een waarschuwing op het moment dat zij mogelijk data gaan lekken.

56.2.png

Met deze intuïtieve en gebruiksvriendelijke melding worden medewerkers bewust gemaakt van vaak onbewuste handelingen die leiden tot een datalek. Deze meldingen worden verzameld en in de vorm van moderne rapportages gedeeld met de verantwoordelijke binnen uw organisatie.

Naast deze functionaliteiten die onderdeel zijn van de Enterprise abonnementsvorm, biedt Microsoft meer, veel meer. Deze producten zijn beter bekend als de Enterprise Mobility Suite (EMS). Met one-liners zoals “The world is always connected & mobile” en “More freedom increases risk” houdt Microsoft zich niet afzijdig van veel gevoerde hedendaagse discussies. Microsoft biedt echter ook oplossingen, en wel met producten zoals Microsoft Intune, Microsoft Azure Rights Management Premium en Advanced Threath Analytics.

Met de inzet van Microsoft Intune zijn organisaties voorzien van functionaliteiten zoals Mobile Device Management, Mobile Application Management en PC Management. Met dit product worden mobiele devices voorzien van beleidsinstellingen op het gebied van security en compliancy . Nadat het apparaat is geregistreerd in Microsoft Intune wordt het voorzien van de ICT policies en beveiligingseisen van uw organisatie. Functionaliteiten als het vereisen van een pincode op het apparaat, gelimiteerde toegang tot e-maildata en bovenal het versleutelen van bedrijfskritische data is mogelijk met maar enkele muisklikken.

56.3.png

Nadat het apparaat is geregistreerd in Microsoft Intune en is voorzien van de laatste policies, kunnen  bedrijfsapps worden geinstalleerd op het mobiele apparaat van de medewerker. Ook kunnen er WiFi-instellingen of gewenste certificaten gepushed worden. Het maakt in deze scenario’s niet uit of het apparaat eigendom is van de medewerker of van de organisatie. Microsoft Intune beheert namelijk enkel de bedrijfsdata en apps. In geval van calamiteit worden enkel de zakelijke apps en data verwijdert.

Het verwijderen kan van afstand als het apparaat verbonden is met het Internet en uiteraard selectief. Sinds 1 januari 2016 worden organisaties geacht laatstgenoemde functionaliteit paraat te hebben in geval van verlies of diefstal van mobiele apparaten. De Nederlandse wetgeving gaat er namelijk van uit dat organisaties de beschikbare technologische middelen inzetten ter voorkoming van datalekken. Het onbreken van dergelijke technologische middelen wordt uw organisatie dus ook sterk aangerekend in geval van een datalek.

Wilt u graag bijgepraat worden welke mogelijkgeden Office 365 biedt die bijdragen aan het voorkomen van datalekken binnen uw organisatie? Onze consultants praten u graag kosteloos bij in de vorm van een workshop bij u op locatie. Neem bij interesse contact op met Wilco Turnhout via wilco.turnhout@rapidcircle.com of 06-15 22 90 76

Laat u inspireren en laat Rapid Circle u aan de hand meenemen in de wereld van continue innovatie, met Office 365.

Een ROI van 162%: de business case voor Office 365.

 

“Wat zijn de voordelen, wat levert het op, wat zijn de kosten, wat zijn de risico’s en hoe flexibel zijn we met Office 365?”. Met andere woorden, wat is de business case? Dit is een vraag die wij vaak te horen krijgen. Uit onderzoek blijkt nu dat het mogelijk is om uw investering met 162% terug te verdienen. 

In opdracht van Microsoft heeft Forrester Consulting een onderzoek uitgevoerd naar de ‘Total Economic Impact” (TEI) van Office 365. Het TEI framework is een middel om kosten, voordelen, flexibiliteit en risico’s van een investering tegen elkaar af te wegen. In het onderzoek van Forrester zijn zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek uitgevoerd door het uitpluizen van een aantal cases en het uitvoeren van een uitgebreide survey.

De conclusie van dit onderzoek is dat investeren in Office 365 zich absoluut terugbetaalt. Een ROI van 162%, een internal return rate van 468% en een terugbetaaltermijn van 7 maanden; dat zijn de voordelen die Office 365 met zich meebrengen.

Forrester onderzoek de economische impact van Office 365 op een vijftal vlakken, namelijk: technologie, mobiliteit, control & compliance, Business Intelligence en Enterprise Social. Hieronder volgt een tipje van de sluier van de resultaten van het onderzoek:

  • Het onderzoek wijst onder andere uit dat Office 365 voordelen biedt op het gebied van technologie omdat een organisatie geen nieuwe hardware infrastructuur aan hoeft te leggen en dat minder mankracht nodig is om de tool draaiende te houden. Ook laat het onderzoek zien dat medewerkers na drie jaar 1 uur per dag overhouden doordat ze gebruik maken van Office 365. Deze tijd kunnen ze dan weer terugstoppen in uw organisatie.
  • Voorbeelden van kosten waar rekening mee gehouden moet worden zijn kosten voor de implementatie, trainingen, doorlopende system administration, en licenties.
  • Of Office 365 flexibiliteit oplevert wordt overtuigend met Ja beantwoord. Een van de ondervraagden gaf als reactie ‘It has given us tremendous agility’.
  • Risico’s zijn er ook. Een voorbeeld is het risico van implementatie. Dit risico houdt in dat het mogelijk is dat het uiteindelijke product afwijkt van de verwachte requirements. Dit is volgens Rapid Circle echter eenvoudig op te lossen door op een Agile manier Office 365 te implementeren. Door continu de requirements te toetsen, iteratief te werken en het eindproduct vanaf de start nog niet vast te leggen kan de implementatie altijd worden aangepast op de requirements van dat moment.

Wilt u precies weten op welke manier uw organisatie kan profiteren van Office 365, wat de kosten zijn, hoe het uw organisatie wendbaar houdt en wat de risico’s zijn? Download dan het hele onderzoek door hieronder het formulier in te vullen:

Name *
Name