Project

Teams Tutorial: Een projectorganisatie in MS Teams

Afgelopen maand hebben we u bijgepraat op het gebied van Microsoft Teams en onze ervaring gedeeld over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Het punt dat wij graag nogmaals willen benadrukken is hoe sterk Teams is in het samenbrengen van de tools die collega’s dag in en uit gebruiken en deze te presenteren in context van de dialoog die het team de hele dag door voert. En uiteraard is dat niet iets wat we enkel nog een keer willen opschrijven, maar we laten het graag aan je zien. En daarom zullen we de komende weken een serie aan blogs publiceren waarin we telkens een soort samenwerkingsverband centraal stellen en daarvoor een Team inrichten. Deze keer behandelen we het werken in projecten.

Twee opmerkingen vooraf: ten eerste, heb ik mijn software in het engels draaien en zullen veel van de namen die ik ga gebruiken in deze blog ook in het engels geschreven zijn. Ten tweede, ben ik fan van het Dark Theme binnen Teams en dus kunnen mijn screenshots wat donkerder overkomen dan hoe Teams er bij jou op je scherm uitziet.

Een Team maken

De allereerste stap is uiteraard het aanmaken van een Team. Hiervoor open ik de Desktop App (hier te downloaden) en klik ik op “Add team”. Wat mij erg bevalt is dat ik op de plek waar ik een nieuw team aan kan maken ik getipt word of ik niet beter mezelf aan een bestaand publiek team kan toevoegen als lid in plaats van een nieuw Team aan te maken. In dit geval wil ik echt iets nieuws maken, maar een fijne functionaliteit om de wildgroei aan teams in te perken.

15.1.png

Het aanmaken van een Team is zo gedaan. Je wordt gevraagd om je Team een naam te geven (verplicht), een beschrijving mee te geven (optioneel) en te kiezen of het een private of public team dient te zijn (verplicht). Alle keuzes die je hier maakt zijn later nog aan te passen, dus geen noodzaak om hier eerst uren over te brainstormen voordat je Team er is.

15.2.png

Omdat wij bij Rapid Circle een project georiënteerde organisatie zijn, zal iedereen wel interesse hebben in wat er in dit team besproken gaat worden. Dus ik kies voor Public zodat iedereen binnen onze organisatie er altijd bij kan. Ook met het oog op toekomstige nieuwe collega’s bespaar ik me op die manier het beheerwerk om het lidmaatschap van mijn Team continu aan te passen.

Zodra ik de gegevens heb ingevoerd klik ik op Next. Mijn Team wordt nu aangemaakt en ik kom vervolgens in een scherm waar ik collega’s toe kan voegen. Omdat ik heb gekozen voor een Public team kan iedereen zichzelf toevoegen, maar ik kan mijn collega’s ook een plezier doen door ze direct toe te voegen. Daarbij bespaar ik mezelf ook weer wat moeite om iedereen te vertellen dat er een nieuw team is waarvan iedereen lid zou moeten worden.

Zodra ik mijn collega’s heb toegevoegd kom ik in mijn team terecht en word ik hartelijk welkom geheten en tot verdere actie gemaand. Ook dit bevalt me wel, want je wordt meteen aangespoord om na te denken of er nog meer collega’s moeten worden toegevoegd en om na te denken over je verdere inrichting van je team.

15.3.png

Projecten een plek geven

Je krijgt bij het maken van een Team er automatisch een kanaal bij, maar het is de kunst om deze zo min mogelijk te gebruiken. Dit kanaal is namelijk, zoals de naam ook al doet vermoeden, voor algemene zaken. Hierin ga je bijvoorbeeld automatische meldingen zien over collega’s die zijn toegevoegd aan het Team en kanalen die zijn aangemaakt. Niet de beste plek om de details van het werken in projecten te behandelen en dus gaan we snel aan de slag met het aanmaken van wat extra kanalen.

Prioriteit nummer een is uiteraard om de projecten zelf een plek te geven. En dus maak ik een kanaal aan voor elk project dat er op dit moment loopt. Door ieder project haar eigen kanaal te geven, bied ik mijn collega’s de grootste mate van flexibiliteit om via het instellen van favorieten die projecten te volgen die zij interessant vinden en de projecten te negeren waar ze niets mee te maken hebben. Achter de naam van mijn Team vind ik drie puntjes en als ik daar op klik zie een paar opties waar “Add Channel” er een van is.

15.4.png

Naast een Project Awesome maak ik ook nog een Project Better en Project Crazy aan. Zo kunnen mijn collega’s direct aan de slag om de details van de verschillende projecten te bespreken. Het feit dat ieder project haar eigen kanaal heeft, stelt mij ook in staat om per project kanaal de tools toe te voegen waar dat project gebruikt van maakt.

Zo hebben wij binnen Rapid Circle voor bepaalde soort projecten een compleet ingerichte projectsite. Dit is een SharePoint subsite met alle bibliotheken en lijstjes ingebouwd die we voor dat soort projecten nodig hebben en met een druk op de knop is zo’n project site aangemaakt. Heel fijn, maar zoals ik al had vermeld heb ik bij Team ook een SharePoint site collectie gekregen die aan mijn team gekoppeld is. Dus de vraag is nu, waar ga ik mijn projectbestanden opslaan. Op de project site of op de gekoppelde site collectie. Ik wil ze het liefst op de project site hebben staan omdat die helemaal is ingericht zoals nodig is, maar ik wil ook dat die site heel makkelijk te benaderen is vanuit mijn kanaal. Dus dat gaan we dan meteen even regelen voor project Awesome.

Door op het plusteken naast mijn Wiki tab te klikken krijg ik een heel scala aan onderdelen die ik kan toevoegen. Ik kies hier voor SharePoint en mag dan kiezen om een recent bezochte site toe te voegen of zelf een url op te geven. Ik kies voor het laatste, plak de url van mijn project site erin en mag vervolgens een bibliotheek kiezen om te koppelen in mijn tab.

15.5.png

Een paar klikken later heb ik de documenten van mijn project site gekoppeld aan mijn kanaal zodat met het simpele wisselen tussen tabbladen we direct de bestanden op onze project site aan kunnen passen. Dit vraagt wel om een goede afspraak binnen het team over wat we in de Files tab zetten (en dus op de Team Site collectie) en wat we in de Documents tab zetten (en dus op de project site). Deze afspraak is nodig omdat ik de Files tab niet kan weggooien. Nu heb ik mijn bibliotheek gekoppeld, maar ik wil eigenlijk ook wel mijn hele project site koppelen aan dit kanaal.

Dat kan door weer op het plusteken te klikken en voor Website te kiezen. Ik word gevraagd om de url op te geven van de website die ik wil toevoegen en met wat snel kopieer en plak werk heb ik de landingspagina van mijn project site 1 klik verwijderd van de dialoog in mijn kanaal.

15.6.png

Over die dialoog gesproken trouwens, de bibliotheek en website die ik heb toegevoegd zijn netjes als thread opgenomen in de dialoog van dit kanaal wat mij in de gelegenheid stelt om mijn collega’s te laten weten waar deze toevoegingen voor dienen.

15.7.png

Mijn Project Awesome kanaal is hiermee ingericht en dus kan ik me richten op de andere twee kanalen.

Project Better is een ander soort project en werkt niet met een custom made SharePoint site. In plaats daarvan is de Project Manager fan van een ander product van Microsoft, namelijk Planner. Gelukkig zit die ook in de bak met snel te maken koppelingen en kan ik via het plusteken een nieuw Plan toevoegen zodat de PM aan de slag kan met het uitzetten van de taken.

15.8.png

Dan rest nog het Project Crazy. De Project Manager van dat project is fan van weer een andere tool, en dit keer eentje die niet in de Microsoft product portfolio zit, namelijk Trello. Gelukkig heeft Microsoft de laatste jaren op meerdere vlakken een verandering doorgemaakt en een daarvan is dat ze niet langer enkel en alleen rekening houden met hun eigen producten. Dit zien we terug in de besturingssystemen en browser die ze bedienen en in dit geval ook in de tools die ze als koppeling aanbieden, want daar staat Trello gewoon tussen. Dus door middel van het plusteken kunnen we ook daar gemakkelijk het Trello board toevoegen aan ons kanaal. Ik word gevraagd om in te loggen met mijn Trello account en vervolgens krijg ik de boards te zien die ik toe kan voegen.

15.9.png

Ik ga hier voor het Project C Board en mijn Trello board is toegevoegd aan mijn kanaal. Trello is trouwens niet de enige niet-Microsoft tool die wordt aangeboden. Als tabs zijn ook nog Wrike en Asana beschikbaar en als connector heb je de keuze uit een hele categorie met Project Management tools als Jira, Aha! en Pivotal Tracker. Dus grote kans dat de tools die jij nu al gebruikt beschikbaar zijn.

15.10.png

Weer tijd voor de tussenstand. Ik ben nu een tiental minuten verder en heb drie projecten een plek gegeven binnen mijn Team en ieder de tools geboden die ze al gebruikte voor hun project management. Zo zou ik uiteraard nog wel even door kunnen gaan met het toevoegen van projecten, maar het idee zal duidelijk zijn. Door met de rest van de onderdelen waar een project organisatie behoefte heeft.

Je team bij elkaar krijgen

Werken in projecten betekent voor Rapid Circle dat er collega’s vanuit verschillende disciplines samen met elkaar de oplossing bedenken en bouwen. Voor wij aan de slag kunnen hebben we projectleden nodig en dus begint het grote ronselen en puzzelen om alle teams gevuld te krijgen met de collega’s die de juiste skills hebben en genoeg tijd hebben om het project op tijd op te leveren. Die puzzel is binnen elke organisatie een uitdaging, maar wij hebben ook nog eens te maken met vrij kleine groep collega’s (100 in totaal), verspreid over meerdere disciplines (zo’n 10 skill gebieden), verspreid over meerdere werelddelen (Nederland, India en Melbourne) en constant onderweg naar klanten. Een kanaal dat volledig is toegewijd aan het vinden van de juiste collega’s voor elk project is dus geen overbodige luxe.

Ik maak een extra kanaal aan, getiteld “Planning”, dat kan fungeren als een soort van marktplaats voor iedere Project Manager die op zoek is naar projectleden.

5.11.png

Groot voordeel van Teams is dat het wordt meegeleverd met een Desktop App voor Windows en Mac en een Mobiele App voor iOS en Android. Dus ook voor een organisatie die verspreid is over de wereld en constant onderweg is, is het goed te doen om de chatberichten te volgen die worden geplaatst in dit kanaal. Zo heeft iedereen gelijke kansen om aan dat project te mogen werken waar je op hoopte.

Dit kanaal heeft voor onze organisatie de potentie om een enorme stroom van e-mails en telefoontjes te vervangen, een hoop wachttijd uit het proces te halen en voor iedereen transparant te maken welke projecten eraan zitten te komen en wat voor een vaardigheden daarvoor nodig zijn. Een enorme stap in efficiency.

Maar uiteraard baseren wij onze uiteindelijke planning en team samenstelling niet op een serie aan chatgesprekken. Dus als eenmaal die juiste collega’s zijn gevonden voor een project dan dient de Project Manager hiervoor verzoeken in te dienen om zo iedereen correct in te plannen. Dit gebeurd in een tool die wij zelf hebben gebouwd en draait op Azure. Nu zou het wel fijn zijn als de Project Manager vanuit het kanaal direct naar die tool kan, zodat wanneer uit de chat blijkt dat iemand beschikbaar is, het verzoek snel ingediend kan worden.

Hiervoor volgen wij de bekende route van het plusteken en de Website en een paar klikken later komt staat onze People Planner in een tabblad. Zo heeft iedereen snel zicht op zijn of haar eigen planning. Erg handig om bij de hand te hebben in kanaal waar het de hele tijd over planning gaat.

15.12.png

Nu zijn de planned hours altijd maar één kant van de medaille. De andere kant wordt gevormd door de actual hours. En wij hebben als menig ander bedrijf voor elke taak een andere tool, dus heb ik ook meteen maar onze tijdschrijftool onder een tabblad gestopt.

15.13.png

Naast de actual hours moet ik als medewerker van Rapid Circle namelijk ook mijn vakantieaanvragen in Exact doen, dus voor de planning is dit wel een handige tool om bij de hand te hebben.

Met deze toevoeging is het Planning kanaal goed voorzien en dus tijd voor de volgende tussenstand. We zijn een kwartier onderweg en ik heb een Team, drie project kanalen met eigen chat, sites, documenten en tools en een planning kanaal met chat en de tools de we gebruiken voor planned en actual hours daaraan gekoppeld.

 

Het bovenliggende niveau

Zodra je meerdere projecten tegelijk hebt lopen binnen een organisatie is er in principe sprake van een portfolio en dient deze gemanaged te worden. Als je net zoals in ons geval elke week tientallen projecten hebt lopen, dan is portfolio management een absolute must. Want het gaat voorkomen dat een project meer tijd, hulp of aandacht nodig heeft dan gepland en dat gaat dan al heel snel ten koste van andere projecten.

Dus het volgende kanaal dat we in het leven roepen is draagt de titel “Portfolio Management”. Bij portfolio management draait het in eerste instantie om het regelmatig checken van de portfolio van projecten en kijken of alles nog naast elkaar past. Hiervoor kan uiteraard de chat gebruikt worden, maar omdat dit een terugkerende meeting is, is het ook wel handig om de besluiten die worden genomen wat formeler vast te leggen. Om die reden voeg ik een OneNote bestand toe aan dit kanaal waar de besluiten en bijzonderheden van de wekelijkse meeting kunnen worden vastgelegd.

15.14.png

Om deze wekelijkse meeting in goede banen te leiden is het erg handig als we een lijst hebben van alle projecten en in welke fase deze projecten zitten. Zo’n lijst heb ik nog niet, maar zoals ik in het begin al heb vermeld heb ik bij het aanmaken van mijn Team een complete SharePoint site collectie cadeau gekregen. Initieel bedoeld om mijn documenten een plekje te geven die ik in Team chats upload, maar het is geen probleem om de functionaliteit van deze site collectie wat uit te breiden. Bijvoorbeeld met een takenlijst en tijdslijn waarin ik al mijn projecten kan toevoegen.

Door op de drie puntjes te klikken naast mijn kanaal naam kom ik snel op mijn SharePoint site terecht.

15.15.png

Vervolgens is het een kleine moeite om naar de Site Contents te gaan, een takenlijst toe te voegen en deze te vullen met mijn lijst van lopende projecten. Bij mijn takenlijst krijg ik automatisch een tijdslijn bij, dus door een start en einddatum toe te voegen aan mijn projecten kan ik ze mooi in de tijd plotten en krijg ik een handig overzicht voor mijn wekelijkse project meeting.

Dan is het enkel nog een kwestie van het direct koppelen van deze lijst aan mijn kanaal, zodat ik mezelf elke week een aantal keer klikken bespaar om naar mijn projecten overzicht te gaan. Dit doen we weer via het plusteken, website en het invullen van de url.

15.16.png

En omdat ik de “post to the channel about this tab” vinkjes allemaal aan heb laten staan is mijn kanaal chat netjes gevuld met twee meldingen over de onderdelen die ik net heb toegevoegd.

15.17.png

De eindstand

Uiteindelijk heb ik binnen een half uur een complete projectorganisatie opgezet met behulp van Microsoft Teams. Hierin zit een algemeen kanaal voor mededelingen over nieuwe leden en nieuwe kanalen. Daarnaast zijn er drie kanalen die ieder een eigen project ondersteunen met de daarbij gebruikte tools gekoppeld in tabbladen zodat zie maar een klik verwijderd zijn van het gesprek dat de project leden voeren. Ook hebben we een marktplaats waar projectmanagers en projectleden elkaar kunnen vinden om de samenstelling van projectteams makkelijker en transparanter te maken, met de gekoppelde tools om afspraken direct vast te leggen in de officiële administratie. En we hebben een apart kanaal voor de gesprekken en besluiten rondom protfolio management met een tijdlijn overzicht en OneNote bij de hand. Daarnaast hebben we alles beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie (zelfs voor toekomstige medewerkers) en kan elke collega bepalen welke kanalen hij of zij wel of niet volgt.

15.18.png

Dat is een hoop functionaliteit in 30 minuten en stelt ons in staat om de aandacht te houden bij waar het echt om gaat: zorgen dat alle projecten op tijd worden opgeleverd.

En uiteraard komen ik en mijn collega’s graag langs om samen met jou Teams succesvol uit te rollen binnen jouw organisatie zodat ook jullie fan zullen worden van dit nieuwe Microsoft product. Net zoals wij dat zijn.

Wil je meer info over Teams? Wij schreven een review na 3 maanden intensief gebruik. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen of bellen +31 (0)88 056 6100.

 

 

Teams! Een review na drie maanden intensief gebruik

Microsoft Teams is nu drie maanden beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365 en wij zijn fan. Wanneer Teams in preview ging eind vorig jaar hadden we net de introductie van Groups verwerkt en terwijl iedereen bezig was om de juiste overwegingen te maken tussen SharePoint teamsites en de nieuwe Office Groups, maakte Microsoft de puzzel ogenschijnlijk nog veel moeilijker door begin dit jaar met Teams te komen. De knuppel was in het hoenderhok van samenwerkoplossingen geworpen en Microsoft kon niet betrapt worden op een advies over wat wanneer te gebruiken.

Gelukkig levert het feit dat veel mensen zich over dezelfde problematiek altijd een hoop pogingen op om de hele casus in een plaat te vangen. En onderstaande infographic is een van de meer geslaagde samenvattingen van het speelveld.

20.1.jpg

Alles draait om de dialoog

Wat direct duidelijk wordt uit bovenstaand plaatje is dat Teams een erg rijk platform is. Maar tegelijk blijft het heel erg gefocust. Dat klinkt als een enorme tegenstrijdigheid, maar is het zeker niet. De basis van Teams is namelijk heel erg simpel: een dialoog. Collega’s in een team praten de hele dag tegen elkaar en de kern van Teams is om dat gesprek te ondersteunen.

Bij het aanmaken van een team krijg je een team en een kanaal. Dat stelt je in staat om direct te beginnen met praten tegen je collega’s en naar gelang het gesprek zich ontwikkeld zal je meer collega’s gaan uitnodigen omdat hun bijdrage gewenst is. En dat laat meteen een van de meest sterke punten van Teams zien, de persistant chat. Het maakt niet uit of je eerst begint te praten of eerst mensen uitnodigt, want zodra iemand uitgenodigd wordt voor een Team kan hij of zij alles teruglezen. En dat is zo’n enorm voordeel, want je hoeft geen tijd te stoppen in het doorsturen van alle belangrijke informatie. Nee, je voegt iemand toe aan het team en die collega kan bij alle informatie die van de geboorte van het team is besproken.

Een ander welbekend fenomeen dat ieder van ons weleens heeft meegemaakt is dat er in een chatgroep meerdere gesprekken door elkaar worden gevoerd en dat je daardoor niet duidelijk kunt reageren op de juiste berichten. Hiervoor biedt Teams meerdere oplossing.

Ten eerste is er de mogelijkheid om binnen je Team meerder kanalen op te zetten. Dus met dezelfde groep collega’s kun je de gesprekken over het rooster, de werkdocumenten en de ditjes en datjes mooi scheiden in verschillende kanalen.

20.2.png

Daarnaast vindt het chatten binnen een kanaal plaats op basis van thread, waarmee je kunt kiezen of je een nieuw onderwerp wilt aansnijden of wilt reageren op een bericht van een collega. Wanneer je reageert wordt jouw bericht vastgeplakt aan het bericht van je collega en anders staat het los in het kanaal. En als een thread lang wordt, dan vouwt Teams hem voor je samen door het eerste, laatste en aantal tussenliggende berichten te tonen.

Focus

Teams is een samenwerkoplossing en dus speelt efficiency een grote rol. Er zijn meerdere manieren waarop Teams je helpt om efficiënter te communiceren. Een van de belangrijkste is dat je personen en teams kunt mentionen. Zoals je gewend bent van andere social media, kun je ook in teams het welbekende apenstaartje als wapen inzetten om een bericht meer op te laten vallen voor die ene collega’s waar je toch echt reactie van wilt. Wanneer je dat doet wordt dat bericht gemarkeerd met een rode kantlijn en een rood apenstaartje voor de collega’s die jij mentioned.

20.3.png

De andere manier waarop Teams focus biedt op de belangrijke zaken is dat de threads die actief zijn automatisch naar beneden schuiven. Dat klinkt misschien verkeerd als ik er niet bij vertel dat in Teams het gesprek van boven naar beneden plaatsvindt en je het meest recente onderaan en oudste bovenaan terugvindt. En uiteraard focust Teams bij het openen van een kanaal automatisch op de onderkant, zodat je bij de meest recente threads uitkomt.

Maak het persoonlijk   Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

Maak het persoonlijk

Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

20.5.png

Een andere manier waarop je Teams een stukje persoonlijker kunt maken zijn de 3 verschillende thema’s waaruit je kunt kiezen. Je hebt default, dark en high contrast. Het lijkt een gimmick, maar ik merk zelf dat dat ik toch liever mijn thema in dark zet dan de andere twee en het feit dat ik die keuze heb, bevalt me zeker. Ook het feit dat Microsoft hier gekozen heeft voor een paar keuzes en niet een heel scala aan opties vind ik wel fijn. Als je de optie voor de thema’s eenmaal ontdekt zal je alle drie waarschijnlijk even aanklikken en al gauw je keuze kunnen maken, om er vervolgens nooit meer over te tobben.

20.6.png

En de laatste, en misschien leukste en beste manier om Teams persoonlijk te maken, zijn de emoticons, stickers en gifjes die je kunt gebruiken in je berichten. In eerste instantie dacht ik dat Microsoft haar tijd misschien beter had kunnen besteden aan iets anders dan het integreren van deze zaken, maar stiekem gebruik ik ze dagelijks en wil ik ook zeker niet zonder. En ik ben er ook van overtuigd dat het een waardevolle functie is binnen Teams. Zeker onder collega’s is er vaak de noodzaak voor nuance in de berichten en daar leent het geschreven woord zich niet altijd voor. Ik heb menigmaal misverstanden gehad op basis van emails omdat de nuance niet overkwam en men daardoor veel te fel of juist helemaal niet reageerde op berichten. Die nuance is veel beter in te zetten met behulp van stickers en gifjes. En bovendien weer erg efficiënt te gebruiken omdat je je eigen tekst mee kunt geven. Dus dat persoonlijke plaatje is zo gemaakt waardoor die lap tekst niet meer nodig is om een discussie te beslechten.

20.7.png

Betrek je onderwerp bij je gesprek

Zoals gezegd draait Teams allemaal om de dialoog die jij met je collega’s voert. En waar Teams heel sterk in is, is om het onderwerp waarover gesproken wordt er bij te trekken. Iets dat binnen elk team een onderwerp van gesprek is, zijn de documenten die de collega’s onderling maken en delen. Teams staat je niet alleen in staat om een bijlage aan een bericht te koppelen (of zelfs meerdere als je dat wilt), maar slaat die bijlagen ook meteen op onder de Bestanden tab die je bij elk Team automatisch krijgt. Deze bestanden staan technisch opgeslagen op de SharePoint site collectie die wordt aangemaakt wanneer een nieuw Team tot leven wordt geroepen en dus heb je voor deze documenten alle voordelen die je van SharePoint gewend bent zoals versiebeheer, folders, metadata en delen.

20.8.png

Maar Teams gaat veel verder dan het betrekken van document in je gesprek. Houdt jouw team bepaalde rapportages in de gaten, hang ze dan aan je kanaal vast door ze op te nemen in een tab. Zo is je Power BI dashboard een muisklik verwijdert van het gesprek over de cijfers. En aangezien de tabs per kanaal bepaald worden kun je door een goede inrichting van je kanalen de verschillende verantwoordelijkheden van je team mooi scheiden en de tabs overzichtelijk houden. Zo kun je ook makkelijk de project sites (SharePoint teamsites) als tabs opnemen voor de projecten waar de collega’s in jouw team aan werken of de het plan uit Planner dat jullie gebruiken om de zomer BBQ te organiseren.

20.9.png

Maar wat het werken met Tabs helemaal mooi maakt is dat bij Microsoft het kwartje is gevallen dat ze niet de enige zijn die goede samenwerkoplossingen bieden. Dit zie je terug in de hoeveelheid producten die je kunt toevoegen aan je Team die buiten het Office 365 platform en zelfs buiten de productportfolio van Microsoft vallen. Zo kun je bijvoorbeeld een YouTube kanaal (Google) toevoegen aan je Team. Iets dat erg handig kan zijn voor het communicatieteam dat makkelijk het bedrijfskanaal in de gaten wil houden.

Maar Teams gaat zelfs nog een stapje verder dan dat door connectors aan te bieden. Het verschil tussen een connector en een tab is dat de inhoud van een tab naast je chat wordt gepresenteerd en dat een connector inhoud in je chat presenteert. Als we het voorbeeld van het communicatieteam doortrekken dan zouden zij mogelijk een connector willen instellen naar de bedrijfsfeed op Yammer. Deze zal op basis van de instellingen Yammer berichten laten zien tussen de chatberichten door. Of misschien een dagelijks weerbericht voor de buitendienst. De hoeveelheid connectors die men kan koppelen is ongekend groot en groeit dagelijks. En ook hier is Microsoft niet te flauw om verder te kijken dan de eigen producten. Dus ben je als projecten manager meer fan van Trello dan van Planner, dan kun je die connector gewoon toevoegen.

20.10.png

Al deze opties stellen je in staat om het gesprek zelf en het onderwerp van het gesprek aan elkaar te koppelen zodat je beiden op plek ter beschikking hebt.

En dat gesprek met alle content kun je dan vervolgens op elk device volgen omdat Teams vanaf dag 1 komt met een desktopversie en mobiele app voor zowel Android als iOS. Dus ook de Apple liefhebbende teams kunnen gewoon deelnemen aan het gesprek.

Governance, governance, governance

Wij zijn fan van Teams en gebruiken het actief. Maar dat wil niet zeggen dat wij niet in een paar valkuilen zijn beland de afgelopen maanden. Wij hebben een wildgroei aan Teams moeten aanpakken omdat voor elk onderwerp een Team werd aangemaakt en we op een gegeven tien Teams hadden waar iedereen lid van was (bij Rapid Circle werken krap honderd mensen, dus dan heb je vrij snel het hele bedrijf in een Team zitten). Een dergelijk structuur is niet echt handig. Veel logischer is het om een Team te hebben waar iedereen lid van is met tien kanalen.

En zo zijn we ook tegen andere zaken aangelopen. Hoe ga je het beste om met het mentionen zodat niet iedereen in elk bericht gementioned wordt? Waar sla je de bestanden op als je een project site hebt en een kanaal in Teams, want je wilt wel alles op plek hebben? Wie mag er Teams aanmaken?

Vragen die niet nieuw zijn, maar altijd naar boven komen als mensen gaan samenwerken en niet goed afspreken hoe. En daarom geldt ook voor Teams dat de onderlinge afspraken over hoe je binnen het team samenwerkt net zo belangrijk zijn als de functionaliteit in de tool. Maar iets waar ik heel blij van wordt bij Microsoft Teams, is dat wanneer dat gesprek plaats heeft gevonden de uitwerking van de afspraken vliegensvlug gaat omdat ik met een paar muisklikken vanuit allerlei hoeken en gaten tab en connectors kan koppelen aan mijn team. Dus als we er eenmaal uit zijn of de backlog in Excel, Planner, OneNote, Trello, Jira, Wunderlist, Visual Studio of iets anders komt te staan, heb ik hem binnen een minuut aan mijn Team toegevoegd en kan ik weer gaan doen wat de bedoeling is van elke samenwerkingstool: aan de slag!

Conclusie

Aan het begin van het jaar keek ik de ontwikkelingen rondom Groups en Teams nog sceptisch aan. Ten opzichte van de klassieke teamsites vond ik er nog teveel haken en ogen aan zitten. Teams had toen wel de belofte, maar maakte het nog niet helemaal waar. Nu kan ik zeggen dat Teams overduidelijk mijn favoriet is. Het geeft mij de controle over mijn werk en laat me samenwerken op de manier hoe ik dat wil of het samenwerkingsverband dat vraagt.

Het vergt wel een andere mindset binnen de organisatie ten opzichte van samenwerken, want Teams geeft heel veel mogelijkheden en macht aan de eindgebruiker om de inrichting naar zijn of haar hand te zetten. Dit betekent minder mogelijkheden van bovenaf om bepaalde inrichting of vormgeving af te dwingen voor de samenwerkomgevingen van de organisatie. Maar als je dat los kunt laten, geeft Teams je er een hoop voor terug.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of bel +31 (0)88 056 6100.

Projectmanagement in Office 365: Kies de juiste tool

Binnenkort wordt Planner beschikbaar in Office 365. Hiermee biedt Microsoft naast projectsites (wel of niet met Project Pro) en Project Online een nieuwe tool voor het managen van projecten. Maar wanneer gebruik je nou welke tool? In deze blog delen wij onze visie op de verschillende projectmanagement tools en geven we advies over het kiezen van de juiste tool voor jouw project.

Het belangrijkste criterium om de meest geschikte tool te kiezen is gerelateerd aan de schaal van het project dat je wil managen. Kleine teams met kleinschalige projecten – in de planfase – kunnen goed uit de voeten met Planner. Voor een projectteam dat te maken heeft met afhankelijkheden en waarbij de complexiteit van het project toeneemt, is een SharePoint projectsite (al dan niet opgestart via Project Pro) een geschiktere keuze. Ben je programmamanager en/of houdt je je bezig met de organisatiestrategie dan is Project Online de tool.

Welke tool het beste past bij jouw situatie is dus helemaal afhankelijk van het project of het aantal projecten dat je uitvoert. Om te helpen bij de keuze zullen we hieronder de verschillende tools bespreken.

Planner

Het nieuwste lid in de Microsoftfamilie van samenwerkingstools is Planner. Momenteel beschikbaar als preview-versie, maar in de loop van 2016 inzetbaar voor een groot deel van de Office 365 gebruikers. Planner is gericht op ad hoc samenwerken. Je bent in no time up en running. Als je een nieuw Plan aanmaakt in je Planner-portaal krijg je daar automatisch een group, een inbox, een OneDrive en een Notitieblok bij. Vervolgens kun je aan de slag met het maken van taakkaarten die je kunt toewijzen aan de leden van de group. Op een taakkaart kun je feedback kwijt, je kunt relevante bestanden koppelen en de status van een taak aangeven. Vervolgens kun je ‘Buckets’ aanmaken waarmee je de taakkaarten kunt ordenen door 1) deze te verdelen in verschillende categorieën, of 2) op basis van de taakverantwoordelijke of de status van de taak. Deze Buckets kun je ook visualiseren door deze in kolommen of in een pie chart weer te geven. Ook heb je een zestal labels tot je beschikking waarmee je kenmerken kunt toekennen aan je taakkaarten.

Natuurlijk biedt Planner de mogelijkheid om meerdere plannen tegelijk bij te houden. We multitasken immers allemaal de hele dag. De Planner Hub biedt daarom een overzicht van al je plannen. Hier vindt je ook het overzicht terug van alle taken over alle verschillende plannen heen die aan jou zijn toegewezen. Zo heb je volledig overzicht over alles wat er van jou verwacht wordt.

Planner integreert ook erg goed met de rest van de Office 365 apps. Zo zijn de automatisch aangemaakte groepen ook meteen zichtbaar in je Outlook. Plus als je een Plan tot favoriet bestempeld in de Planner Hub komt hij in Outlook ook meteen tussen je favorieten te staan. Ook kun je uiteraard alle Office bestandstypen opslaan in je OneDrive van je Plan.

Planner is net ten tonele verschenen, maar we kunnen nu al concluderen dat Planner van toegevoegde waarde is voor kleine projecten en initiaties van grotere projecten. De feedback die nu uit de community wordt opgehaald, bijvoorbeeld over het feit dat je slechts één persoon kunt toekennen aan een taak en over het flinke mailverkeer dat de tool veroorzaakt, staan al op de to-do list van het Planner Product Team. Zij hebben beloofd dat deze verbeteringen in de toekomst worden doorgevoerd. Dat is de kracht van Office 365!

Projectsites en Project Pro

Samenwerken aan projecten binnen projectsites is inmiddels gemeengoed geworden bij veel verschillende bedrijven, instellingen en organisaties. Projectsites kun je meteen in SharePoint aanmaken, maar ook via Project Pro, projectmanagement software van Microsoft.

Projectsites via Project Pro

Project Pro past perfect in het rijtje projectmanagement tools van Microsoft. Het stelt je instaat om meerdere projecten tegelijk te plannen en te volgen, en resources en budgetten op te voeren en te bewaken. Indien je in Project Pro een project start, wordt er ook automatisch een projectsite aangemaakt. De planningsinformatie uit Project Pro kan op de projectsite voor andere projectleden worden ontsloten. Hierdoor kun je steeds zorgen voor transparantie en up-to-date status informatie.

Er kan gesteld worden dat Project Pro een tool voor de projectmanager is, terwijl de projectsite het portaal is voor het projectteam.

Functionaliteiten van een projectsite

Kenmerkend voor een projectsite is dat het je een plek biedt waar je projectcontent kan opslaan op een manier die perfect aansluit op je werkprocessen en projectmanagementmethoden. Een projectsite helpt bij het structureren van je werk en geeft je inzicht in waar de projectleden mee bezig zijn. Ook kun je binnen een projectsite eenvoudig de opgeslagen content terugvinden door gebruik te maken van de krachtige zoekfunctie.

Projectsites bieden standaard een documentbibliotheek voor de opslag van documenten. Je geeft eigenschappen mee aan je document zodat voor iedereen in SharePoint duidelijk is om wat voor soort document het gaat. De meegegeven eigenschappen zijn ook nog eens te gebruiken om het terugvinden van document op basis van verfijnen te vergemakkelijken. Versiebeheer zorgt ervoor dat je altijd de laatste versie van het document ziet en met werkstromen kun je het goedkeuringsproces van documenten stroomlijnen.

Een andere functionaliteit van een projectsite is het bijhouden van diverse lijsten die wat zeggen over de status van je project. Takenlijsten, issue trackers en backlogs zijn enkele voorbeelden van lijsten die je kunt bijhouden. Je bepaalt zelf hoeveel verschillende lijsten je nodig hebt en je maakt eenvoudig een nieuwe lijst aan. Een groot pluspunt is dat dat je een fijnmazige rechtenstructuur kan opzetten waarmee je zelf bepaalt wie wel en wie geen toegang krijgen tot de content.

Net als Planner integreren projectsites met andere Office 365 functionaliteiten. Projectsites passen perfect binnen de rest van een intranet als dit ook in SharePoint is opgezet.

Samengevat valt te stellen dat een projectsite heel veelzijdig is. Je kunt zelf helemaal bepalen wat je wel en niet nodig hebt, en hoe de onderdelen zijn gestructureerd. Natuurlijk is dat ook een valkuil. De kunst is om het simpel te houden en je niet te verliezen in een complexe configuratie.

57.2.jpeg

Project Online

Project Online is een applicatie voor programma- en portfoliomanagers. Deze applicatie biedt de mogelijkheid om grip houden op resources als budgetten en inzet van medewerkers, maar dan voor alle projecten samen. Project Online is daarbij vergelijkbaar met Project Server. Project Online is de cloud versie, Project Server de on-premise versie.

De kracht van de oplossing zit onder meer in het feit dat Project Online organisaties in staat stelt om de gevolgen van beleidswijzigingen consequent en vooral transparant door te vertalen naar een daarbij passende priorisering van projecten. Als omstandigheden het noodzakelijk maken om in het projectbudget te snijden laat Project Online zien op welke manier de organisatiedoelen zo optimaal mogelijk benaderd worden. Ook laat het pakket zien welke projecten minder bijdragen aan de organisatiedoelen en daarom wellicht beter niet uitgevoerd hoeven te worden. Want zoals de beroemde Amerikaanse hoogleraar Organisatieleer Peter F. Drucker al zei: “Er is niets zo zinloos als iets heel efficiënt doen, dat helemaal niet gedaan hoefde te worden”.

Project Online is dus een experttool voor programmamanagers. Het biedt een geconsolideerde blik over projecten die worden bijgehouden met Project Pro, al dan niet ondersteund door projectsites. Aangezien Project Online volledig draait op SharePoint zal het geen verrassing zijn dat de uitkomsten en rapportages van het product  gemakkelijk ontsloten kunnen worden op SharePoint Projectsites.

Project Online ondersteunt standaard verschillende Project Management methodieken zoals Prince2 en AGILE.

57.3.jpeg

In onderstaande tabel hebben we op een aantal punten gevisualiseerd hoe de verschillende tools van elkaar verschillen.

Screen Shot 2017-12-11 at 7.12.59 pm.png

Mocht u een projectmanagement tool overwegen, maar heeft u hulp nodig bij het juist inzetten van de verschillende tools, vraag ons dan gerust om hulp!

Neem bij vragen contact op met Patrick Slenders via patrick.slenders@rapidcircle.com of bel naar 020-3143 400