PowerPoint

PowerPoint Tips & Tricks: Mijn 7 meest gebruikte handige tips in PowerPoint 2016

Voor mijn werk geef ik vaak presentaties. Dat betekent dat ik vaak en veel in PowerPoint werk. Inmiddels heb ik daar een redelijke handigheid in gekregen. Hieronder deel ik mijn 7 meest gebruikte functies/handigheden.

1. Sneltoetsen

Ik ben een groot fan van Sneltoetsen. In elk programma dat ik gebruik, weet ik er een paar voor de handelingen die ik vaak doe. In PowerPoint zitten ook een paar sneltoetsen die mij enorm helpen het klikken te verminderen, hier komen ze:

CTRL + S => Save

Uiteraard, om continu alle aanpassingen op te slaan

CTRL + D => Object kopiëren

Bij mij meestal de slide die ik wil gebruiken als basis voor de volgende slide. Ik begin bijna altijd op basis van de vorige slide, zodat ik zeker weet dat de opmaak hetzelfde blijft, en ik kan er zo voor zorgen dat de afbeeldingen steeds (ongeveer) even groot zijn.

CTRL + pijl omhoog/omlaag => Slide verplaatsen

Vaak verplaats ik slides in een andere volgorde tijdens het maken. Bijvoorbeeld om het verhaal beter te laten lopen. Maar ook om een eerdere slide die ik gekopieerd heb via CTRL + D te verplaatsen naar de juiste plek om verder te werken.

CTRL + SHIFT + pijl omhoog/omlaag => Slides selecteren

Met deze combinatie is het heel eenvoudig een aantal slides te selecteren, om die vervolgens via CTRL + D te dubliceren, of door CTRL + pijl omhoog/omlaag te verplaatsten door het slide deck.

2. Overzicht via secties

Meestal behandel ik tijdens een presentatie verschillende onderdelen, soms samen met collega’s. Uiteraard maak ik dan in de PowerPoint een agenda-slide die steeds terugkomt. Maar wat ik ook doe, is steeds verschillende secties maken. Zodat de PowerPoint-presentatie overzichtelijk blijft, én secties zijn gemakkelijk in- en uit te schakelen, en te verslepen.

23.1.png

 
Het is dus heel gemakkelijk een overzicht te maken van de hele presentatie op hoofdlijnen, en deze te her-organiseren.

De nummers achter de naam van de sectie geeft aan hoeveel slides de sectie bevat.

3. Wat betekent dat kwastje? Opmaak kopiëren!

Vaak kopieer ik teksten uit andere bronnen, bijvoorbeeld Word-documenten of websites. Het is onvermijdelijk dat soms de opmaak daardoor door de war loopt. Daarom check ik op het eind altijd of alle teksten dezelfde opmaak hebben. Is dat ergens niet het geval? Dan kopieer ik de opmaak, door op het Kwastje links boven te klikken.

Dubbeltip: Klik dubbel op het kwastje, en alles wat je daarna aanraakt krijgt dezelfde opmaak, totdat je op Esc klikt.

23.2.png

4. Beweging toevoegen

Vaak wil ik hele websites laten zien, of afbeeldingen die niet op 1 scherm passen. Het was even zoeken, maar daar heb ik een oplossing voor gevonden. Voeg beweging toe aan ‘iets’ in PowerPoint.

Om een beweging toe te voegen, voeg je eerst de afbeelding toe.

Klik daarna op:

  1. Animaties > 2. Animatie toevoegen > 3. Lijnen

Je hebt nu een beweging toegevoegd. Maar voor mijn doeleinde vaak de verkeerde kant op. Dus vervolg ik met:

4. Effectopties => Omhoog

Nu beweegt de afbeelding omhoog en kan je dus een hele website, of lange pagina laten zien. Zie hieronder het resultaat. Uiteraard is het mogelijk hierin te variëren.

5. Achtergrond afbeelding overal doorvoeren

Ook naar deze heb ik lang gezocht. Het komt namelijk voor dat ik verschillende PPT’s samenvoeg. Waardoor de achtergrond steeds verschilt. Om dit ‘recht’ te zetten zijn maar 2 handelingen nodig:

1 Klik rechtermuisknop de slide met de juiste achtergrond en selecteer ‘Achtergrond opmaken’

2 Klik op ‘Overal toepassen’

Klaar.

23.3.png

6. Schermopname maken

23.4.png

Bij tip 4 heb ik in een video laten zien hoe een beweging eruitziet. Deze opname heb ik met PowerPoint zelf gemaakt. Met PowerPoint kun je je hele scherm opnemen, dus ook andere programma’s. Je kan de video meteen bewerken en toevoegen aan de PowerPoint, of op opslaan als apart bestand op je computer om ergens anders te gebruiken.

23.4.png

 
Om een opname te maken volg je de volgende stappen:

1. Ga in het tabblad naar ‘Invoegen’

2. Klik op ‘Schermopname maken’

3. selecteer wat je wel en niet wil opnemen

Wil je het rustig kunnen bekijken in een video, kijk dan naar onderstaande instructievideo (niet door mij gemaakt).

7. Extra super tip: Maak een poll in je PowerPoint

In PowerPoint 2016 kan je ook extra programma’s toevoegen die extra functionaliteit bieden. Bijvoorbeeld om een live Poll te maken. Ik heb goede ervaringen met onderstaande 2. Maar er zijn er veel meer. Het leuke van een Poll in een PowerPoint, is dat deelnemers live (anoniem) kunnen stemmen op stellingen. Hiervoor hoeft de deelnemer niets te installeren, nog te betalen. Op de websites wordt duidelijk uitgelegd hoe je ermee kan werken.

https://www.polleverywhere.com/plans

https://www.sendsteps.com/pricing/

Welke functie in PowerPoint gebruik jij vaak?

Vertel het hieronder in de comments!

Eindelijk! Tegelijk real-time samenwerken in de geïnstalleerde programma’s Word, PowerPoint en Excel

Voor veel organisaties zijn de Office-programma’s (Word, PowerPoint & Excel) de belangrijke programma’s om in te werken. Vaak werken medewerkers zelfstandig in documenten die gekoppeld zijn aan deze programma’s. Bijvoorbeeld aan brieven, projectplannen, notulen. Echter, vaak zijn deze documenten ook belangrijk voor collega’s en ook vaak moet er samen aan deze bestanden worden gewerkt. Het tegelijk samenwerken in Office-bestanden kan al langer, maar sinds kort is het ook mogelijk om real-time in de geïnstalleerde programma’s te zien welke aanpassingen de collega op dit moment maakt.

Tegelijk samenwerken in Word Online in de browser

Het was al mogelijk om in de browser samen te werken aan documenten. Als je in de browser samenwerk aan documenten, zie je direct de aanpassingen die collega’s maken. Via een kleurtje wordt aangegeven waar de collega aan het werk is, en wat die persoon aan het typen is.

40.1.jpg

Tegelijk samenwerken in geïnstalleerde Office-programma’s

Het was ook al mogelijk om in Office-programma’s tegelijk met meerdere mensen samen te werken aan een document. Het nadeel van het Office-programma is tot nu toe geweest dat je niet real time ziet wat de ander aan het doen is. Om de paar minuten wordt het document geüpdatet en worden de aanpassingen aan beide kanten doorgevoerd.

Gelukkig is deze techniek nu verbeterd, en is het mogelijk om ook in de geïnstalleerde Office-programma’s direct te zien welke aanpassingen de ander aan het maken is. Hierdoor krijg je als gebruiker meer overzicht en minder foutmeldingen bij het samenvoegen van de teksten. Het maakt nu dus ook niet meer uit of de ene gebruiker in de browser werkt, en de ander in het geïnstalleerde programma. Beide gebruikers zien direct alle aanpassingen.

In onderstaande video is te zien hoe dit werkt.

 

 

Van adapteren naar adopteren: hoe krijg je mensen mee in verandering?

Eén van de moeilijkste dingen bij de introductie van een nieuwe technologie in een organisatie, is de medewerkers deze verandering laten omarmen. Dit vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Alleen dan kan een technologie echt leiden tot succes. Wil je weten hoe je je medewerkers kunt stimuleren een verandering te adopteren? En hoe je ze hierbij kunt begeleiden? In deze blog nemen we je mee door de tools die wij bij Rapid Circle in een adoptie traject inzetten.

Inzet van nieuwe technieken

Microsoft Office 365 kent fantastische functionaliteiten ter bevordering van samenwerken, communicatie en kennisdeling. Of het nou gaat om OneNote, Yammer, Skype, Delve, Word, Excel, PowerPoint, Exchange of Skype for Business. Het is niet zonder reden dat steeds meer organisaties gebruik maken van ‘de cloud’. Office 365 omhelst echter zoveel mogelijkheden, dat het risico bestaat dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, zichzelf erin verliezen en terugvallen op oude gewoontes en ingesleten patronen.

Voor een organisatie is het belangrijk dat bij de introductie van een Office 365 project niet voorbij wordt gegaan aan de medewerker. Het gebruik van Office 365 producten is stap 1 in de richting van beter samenwerken, maar dat is nog niet voldoende. Hoe medewerkers omgaan met deze producten is de sleutel tot succes binnen een organisatie. Echter, hoe stel je de medewerkers centraal en hoe neem je hen mee in de verandering binnen een organisatie? Rapid Circle weet hier wel raad mee!

Inzetten voor verandering in houding en gedrag

Vaak wordt van hogerhand besloten om te starten met een nieuw project en daarbij een nieuwe technologie, als Office 365, in te voeren. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers in een organisatie. ‘Geen tijd’ is een veel gehoord argument, evenals ‘waarom zou ik mijn werkzaamheden veranderen, het werkt nu toch ook?’. De directie bedoelt het echter goed: het idee is om medewerkers gemakkelijker, slimmer en sneller te laten werken, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd, en uiteindelijk dus ook die van de organisatie. Echter, het ontbreekt de gebruikers vaak aan de juiste kennis om optimaal gebruik te maken van de beschikbare tools en applicaties. Hoe kan een organisatie de weerstand minimaliseren, de inzetbaarheid optimaliseren en zorgen voor een succesverhaal?

Inzet van middelen: training, kennisdeling en communicatie

Rapid Circle gebruikt verschillende middelen om mensen binnen een organisatie in beweging te brengen en te zorgen voor een groot draagvlak. Deze middelen zijn geënt op training, kennisdeling en communicatie en omvatten de adoptie van de adaptatie; met andere woorden het aannemen en overnemen van de aanpassing en nieuwe technologie.

Door middel van kennisdelingssessies en workshops begeleid door professionele consultants, traint Rapid Circle medewerkers op een interactieve manier. Dat is echter nog niet het enige. Naast training en kennisdeling is communicatie een belangrijk aspect. Bij communicatie kun je denken aan: hoe communiceert de organisatie de boodschap over de inzet van nieuwe technologieën aan de gebruiker? Wanneer en aan wie breng je deze boodschap? Welke middelen zet je hiervoor in?

Daarnaast kan een organisatie denken aan bijvoorbeeld de inzet van ambassadeurs om de medewerkers te enthousiasmeren en adoptie aanstekelijk te laten werken. Als een soort innovators of early adopters maak je deze groep mensen als eerst enthousiast over de nieuwe technologieën. Je geeft hen informatie over zowel de werking van de tools, als het plan van aanpak voor het uitdragen van de strategie in de organisatie. Als deze ambassadeurs enthousiast zijn, creëer je draagvlak in de organisatie. Als zij hun enthousiasme en motivatie uitdragen naar de rest van de organisatie, sla je twee vliegen in één klap: het werkt aanstekelijk én binnen de organisatie wordt  de kennis overgedragen.

Kracht bijzetten: inzet aanvullende middelen

Als de ambassadeurs enthousiast zijn en dit enthousiasme en de kennis door mond-tot-mond reclame wordt verspreid ben je er echter nog niet. Je kunt de adoptie kracht bijzetten door de inzet van flyers, posters, instructievideo’s en screencasts. Een openingsevenement met taart en champagne is eveneens een optie. Daarnaast zou je als organisatie een incentive kunnen koppelen aan een actie die adoptie stimuleert. Denk daarbij aan het uitdelen van een fles wijn aan de schrijver van het meest leuk gevonden nieuwsbericht, de meest actieve Yammer-gebruiker of aan de medewerker met het meest complete gebruikersprofiel.

Inzet van Adoptie

Rapid Circle realiseert zich dat iedere organisatie anders is. Een adoptietraject en -tools worden in samenspraak met de organisatie bepaald op basis van de doelen en wensen van die organisatie.

Wil je graag een nieuwe technologie introduceren bij jouw organisatie en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Benader ons gerust!

Neem bij vragen contact op met Nicole Smits of bel naar 020-3143 400.