Outlook

Wij zijn fan van FindTime, een super handige app voor Outlook

Er zijn steeds meer applicaties en integraties beschikbaar voor Office-programma’s. Een erg fijne applicatie is FindTime. Deze is gratis te installeren in Outlook. In Outlook is het natuurlijk mogelijk om agenda’s van collega’s naast elkaar te zetten, om te kunnen zien wanneer collega’s kunnen afspreken. Tot ongeveer 4 collega’s heb je hier genoeg overzicht mee. Worden dit er meer? Dan is plannen steeds lastiger. Met FindTime krijg keert het overzicht terug.

Zoek beschikbare tijd van collega’s

FindTime laat van (meerdere) collega’s zien wanneer ze tijd hebben (zie afbeelding 1). Je kan zelf bepalen hoe lang de afspraak moet duren. Dit werkt goed en is handig bij meerdere collega’s. Je krijgt een overzicht te zien van meerdere tijdsloten die beschikbaar zijn en wie er beschikbaar zijn. Vervolgens kun je de tijdsloten die je wil voorleggen selecteren. Dit wordt vervolgens een ‘poll’ waarop de collega’s kunnen reageren wat hun voorkeur heeft. Elke collega krijgt link, die vervolgens de mogelijkheden weergeeft (zie afbeelding 2).

33.1.png

Verschillende mogelijkheden ook voorleggen aan externen

Het is ook mogelijk om FindTime te gebruiken voor mensen buiten de organisatie. Je kan dan niet zien wanneer iemand beschikbaar is, wel is het mogelijk om verschillende tijden voor te stellen. De ander kan vervolgens via een poll, ook in de browser, aangeven welke van de voorgestelde moment het beste past. Dit kan via een eenvoudig menu worden aangegeven.

33.2.png

FindTime is een heel handig programma om snel met meerdere mensen een afspraak te maken, intern maar ook extern. Je houdt eenvoudig overzicht en het maakt niet uit welk mailprogramma of maildienst de ander gebruikt. Download FindTime in de Store in Outlook. Of download de plugin hier.

Instructievideo’s

Zie onderstaande video’s voor meer informatie en een stap voor stap instructie.

Meer weten?

We helpen je graag met het uitleggen van de mogelijkheden van FindTime en andere applicaties die het werken gemakkelijker maken.

 

Onderschat OneNote niet, de time saver tijdens papierloos vergaderen in Office 365

OneNote wordt vaak vergeleken met Evernote. Echter, die vergelijking doet OneNote te kort. Want OneNote is zoveel meer dan Evernote. Het belangrijkste voordeel van OneNote is dat het geïntegreerd is in alle Microsoft producten. Hiermee kun je dus heel gemakkelijk informatie uitwisselen. In de video onderaan deze pagina kun je zien hoe je papierloos kunt vergaderen met OneNote.

Wat is OneNote?

OneNote is meer dan een simpel notitieblok. Het is jouw geheugen, het teamgeheugen en de organisatie haar collectieve geheugen. Het is ook een plek voor afspraken, acties, samenwerken, vergaderen en een plek waar ideeën gevormd worden. Je kunt samen, tegelijkertijd, live en real time in de notie werken vanaf elk device.

Papierloos vergaderen

Voor de vergadering wordt er een agenda-afspraak in Outlook gemaakt en gedeeld met alle aanwezigen. In die agenda-afspraak staan alle benodigde documenten en de inhoud van de vergadering. Elke deelnemer beschikt dus vooraf over alle benodigde informatie.

Tijdens de vergadering open je de vergaderafspraak in Outlook. Klik vervolgens op de OneNote-knop (in Outlook!). Direct wordt er een nieuwe OneNote-pagina aangemaakt waarin alle informatie over de afspraak staat. OneNote ‘plakt’ automatisch ‘geplakt’ de genodigden voor de afspraak in de notitie, en biedt de optie om aan/af te vinken wie er aanwezig zijn. Ook de inhoud van de afspraak wordt in de OneNote-pagina geplakt. De bestanden uit de afspraak worden ook toegevoegd. In OneNote is er dus één overzicht met alle informatie die op dat moment nodig is. De vergadering kan beginnen.

Samen notuleren

Een groot voordeel van OneNote die in onderstaande video niet naar voren komt – maar wel mogelijk is – is tegelijk kunnen notuleren in dezelfde OneNote notitie. Hierdoor is er niet één iemand verantwoordelijk voor de inhoud, maar is iedereen verantwoordelijk. Spannend? Waarschijnlijk wel! Handig? Zeker weten! Het scheelt veel tijd, vooral omdat er geen review achteraf meer nodig is. Iedereen ziet direct de aanpassingen, wat er genotuleerd wordt en door wie. Met labels is het gemakkelijk aan te geven wat de taken, vragen en actiepunten zijn en wie ze uitvoert. Dit scheelt een hoop tijd omdat de aantekeningen later niet meer uitgewerkt hoeven te worden. Het maakt niet uit of de aanwezigen op een computer, tablet of smartphone werken. Zelfs mensen die via Skype voor Bedrijven inbellen kunnen meeschrijven.

Indien klanten papierloos willen gaan vergaderen lopen wij van Rapid Circle mee tijdens vergaderingen om te laten zien hoe dat slimmer en efficiënter kan. Bovenstaande is één voorbeeld van hoe het simpeler kan. Er is echter nog veel meer mogelijk.

Heeft u ook interesse in slimmer papierloos vergaderen? We kijken graag mee.