Office365

Zo verleid in je 5 stappen je medewerkers om mee te doen met je IT verandering

De implementatie van een nieuwe technologie in je organisatie zien als alleen een technische verandering is niet meer van deze tijd. Een technologische verandering gaat namelijk ook gepaard met een organisatorische verandering en vraagt óók om een verandering van gedrag van de medewerkers. Een verandering op minimaal drie fronten dus! In deze blog gaan we in op die laatste. Hoe zorg je er voor dat medewerkers hun jarenlange ingesleten gedrag nou gaan aanpassen?

Bij de implementatie van iets nieuws, of dat nou technologie is of een nieuwe procedure of nieuwe kantoorindeling, het zorgt er altijd voor dat bestaande routines vervangen moeten worden door nieuwe. Routines aanpassen betekent dus je gedrag aanpassen. En als er een type verandering moeilijk is, is het wel het veranderen van je gedrag!

Een verandering van gedrag is niet een verandering die over een nacht ijs gaat, en zeker niet een verandering die vanzelf gaat. Tijd, aandacht en herhaling zijn de belangrijkste elementen hierbij. Als organisatie kun je je medewerkers helpen bij het wennen aan het nieuwe gewenste gedrag. Een methode om dit mee te bewerkstelligen is de ADKAR-methode (van Prosci). Deze methode gaat om ‘the human side of change’.

The human side of change

The human side of change, of ADKAR, staat voor 5 fasen die mensen zouden moeten doorlopen om een gedragsverandering mogelijk te maken.

Deze fasen zijn: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

13.1.png

Wanneer alle vijf deze stappen in ogenschouw worden genomen is de kans groot dat je verandering succesvol is. Wanneer een van de stappen wordt overgeslagen neemt meteen de kans op succes af. Let op, doorloop je al deze stappen met je medewerkers wil dat nog niet zeggen dat je hele organisatie mee gaat. De kans is aanwezig dat een handjevol mensen niet mee wil en niet verandert, ondanks je pogingen. Focus in dit geval dan vooral op de mensen die wel willen.

1. Awareness

Voordat je überhaupt kunt beginnen met training of instructie moeten je medewerkers eerst weten dat er een verandering aan komt. Maak je medewerkers bewust van het feit dat ze moeten veranderen en WAAROM dit belangrijk is. Waarom heb je als organisatie deze verandering ingezet en waarom is het belangrijk dat je medewerkers mee gaan in deze verandering.

Een goede ‘waarom’ sluit aan op de emoties van je medewerkers en is geen rationeel argument. Mensen nemen namelijk beslissingen op basis van emotie en niet op basis van argumenten, cijfers, grafieken en ratio. Je gebruikt deze argumenten om je beslissing te valideren of ondersteunen. Om mensen te overtuigen vóór je verandering te kiezen probeer je op het juiste gevoel in te spelen. Denk bij een ‘waarom’ aan het Think Differently van Apple, of Just do it van Nike. Een doelstelling binnen je organisatie die mensen aan boord krijgt zijn dingen als ‘energie in je werk’ of ‘plezier terugkrijgen’. Daarna kun je uitleggen hoe je dit wil bereiken, bijvoorbeeld door slimmer samen te werken en daarmee tijd te besparen of frustratie te verminderen.

Als je mensen uitlegt waarom veranderen belangrijk vinden en ze hebben hier een gevoel en een beeld bij, haken mensen makkelijker aan. Creer dus bewustzijn bij je medewerkers.

2. Desire

Wanneer mensen snappen waarom ze moeten veranderen is een verandering het makkelijkst te bewerkstelligen als mensen nieuwsgierig worden naar de verandering, als ze noodzaak en nut zien in de verandering en als ze het graag zo snel mogelijk zelf willen proberen. Je creëert dus een behoefte. Laat in deze fase zien ‘what’s in it for them’. Wat levert het je medewerkers op als ze aan boord stappen en als ze meegaan in de verandering. Welke winst levert het hen op en hoe komen ze daar?

3. Knowledge

Pas op dit moment introduceer je het kenniscomponent. Hoe werkt de nieuwe tool dan, waar klik je, hoe werk je samen, hoe werken de verschillende onderdelen. Dit alles leg je uit in instructiemateriaal of trainingen. In veel verandertrajecten begint men vaak meteen met het kenniscomponent en worden de eerste twee stappen vergeten of heel kort aan het begin van de training geïntroduceerd. Het is absoluut een goed idee om aan het begin van de training de waarom en whats in it for me te herhalen, maar wij denken dat de boodschap beter over komt als deze al even tijd heeft gehad te bezinken.

4. Ability

Met alleen een training en instructie ben je er nog niet. Juist na de training begint het intensieve traject. Dan moeten mensen gaan wennen aan hun nieuwe tool. Ze gaan het geleerde in de praktijk brengen en groeien van bewust onbekwaam minimaal naar bewust bekwaam en uiteindelijk naar onbewust bekwaam. In deze fase is het handig om medewerkers te blijven stimuleren de nieuwe tool te gebruiken, bijvoorbeeld middels ambassadeurs, mails met tips te sturen, terugkom trainingen te plannen of wat je verder nog kunt verzinnen.

5. Reinforcement

Na de eerste fase is het belangrijk om aandacht te blijven besteden aan je verandering en je medewerkers te helpen om niet terug te vallen in hun oude gewoonten. Het zit in de aard van de mens om vol goede moed aan een verandering te beginnen, en als na een tijdje iets niet lukt zoals je wilt dat je toch terug valt in oud gedrag. Als je op dat moment niet gestimuleerd wordt toch op de nieuwe manier te werken, dan sluipt de oude manier van werken weer terug in de organisatie. Als organisatie kun je dan middels interventies weer sturen naar het oude gedrag. Je kunt erachter komen of je organisatie ‘on track’ is door voorafgaand aan je verandering doelstellingen te formuleren die aangeven wanneer je deze behaald hebt (KPI’s). Middels metrics zoals Pulse kun je geaggregeerd en geanonimiseerd gebruik én gedrag in je organisatie meten en weten of je je doelstellingen hebt behaald of dat je die kant op beweegt.

Tot slot

Concluderend is het belangrijk om je medewerkers stap voor stap door een verandering te loodsen, beginnend bij uit te leggen waarom een verandering belangrijk is, wat de voordelen voor hen zijn, hoe dingen precies werken en hoe ze er mee moeten werken. Als organisatie is het belangrijk te beseffen dat adoptie geen quick win is, en dat je er tijd, aandacht en moeite in moet stoppen om het maximale eruit te halen.

Mocht je meer willen weten over hoe je dit dan in de praktijk brengt, dan denken wij uiteraard graag met je mee. Neem contact op met het Rapid Circle Adoptie team voor begeleiding en informatie rondom adoptie van je nieuwe technologie.

Verhoog in 3 stappen je NEN 7510 compliance binnen Office 365

In een eerdere blog schreven we al over het belang van informatiebeveiliging in de zorg vanuit het oogpunt van de General Data Protection RegulationDeze keer behandelen wij de NEN 7510 normering en hoe je hierbij binnen Office 365 je compliance verhoogt.

In de zorgsector is de NEN 7510 de normering welke zich richt op de informatiebeveiliging in zowel fysieke als digitale vorm. NEN 7510 kan worden gebruikt als leidraad voor de inrichting van een veilig informatiebeveiligingsbeleid en gaat uit van een goed risico-assessment, waarop vervolgens de juiste maatregelen getroffen kunnen worden. Om dit te bewerkstelligen biedt de NEN 7510 uitgangspunten en richtlijnen voor het nemen van maatregelen ten behoeve van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van zorg-gerelateerde data. Het monitoren en handhaven van de maatregelen maakt tevens onderdeel uit van de norm.

Veel zorgorganisaties beschikken reeds over een informatie beveiligings- management systeem (ISMS). Dit systeem, wat een procesmatige aanpak is en niet per se een digitaal systeem, wordt ingezet voor het verkrijgen van overzicht in de te nemen en genomen maatregelen, én de controle hierop.

Aspecten die hierin worden meegenomen zijn onder andere, de organisatie van informatiebeveiliging, het personeel, beheer van communicatie en bedieningsprocessen, toegangsbeveiliging, ontwikkeling en onderhoud van informatiesystemen, beheer van beveiligingsincidenten, en naleving. Middels het ISMS dient ontwikkeling op de onderliggende onderdelen stelselmatig worden gepland, uitgevoerd, geëvalueerd, bijgehouden en verbeterd.

Office 365 & Nen 7510 – verhoog je compliance in 3 stappen

Stap 1
De eerste stap is de opname van Office 365 in het eerder genoemde Informatie Beveiligings Management Systeem (ISMS). Het nemen van deze stap betekent dat de informatiebeveiliging binnen Office365 stelselmatig wordt meegenomen en geëvalueerd.

22.1.png

 

Informatie Beveiligings Management Systeem (ISMS)

Wat op papier slechts een kleine stap lijkt, is in de praktijk een stap van grote betekenis. Het betekent namelijk dat de organisatie stelselmatig aandacht gaat schenken aan de informatieveiligheid binnen Office 365. In de praktijk merk ik dat alleen deze stap organisaties al sterk helpt bij de bewustwording van de diversiteit van aspecten van informatiebeveiliging in combinatie tot de inzet van Office 365.

Stap 2
De tweede stap is het analyseren en vaststellen van de beveiligingsaspecten. Bij deze stap behoort onder andere het in kaart brengen van de specifieke informatie welke middels specifieke onderdelen van Office 365 worden verwerkt en de analyse van de mate van beveiliging.

In de praktijk merk ik dat er voor zorgorganisaties doorgaans een flinke uitdaging ligt om de NEN 7510 te vertalen naar hun Office 365 omgeving. Met name omdat de NEN 7510 zelf geen concrete vertaling naar Office365 biedt. De concrete vertaling zelf past niet in deze blog, maar het goede nieuws is dat we zorgorganisaties middels de Beveiligings Assessment tool een directe inzage kunnen bieden in de stand van zaken binnen de Office 365 omgeving en de te nemen maatregelen. Deze tooling beschikt tevens over de mogelijkheid om eigen wegingen aan de verschillende onderdelen te geven. Ook geeft de tooling inzicht in welke onderdelen al binnen de specifieke licentie van Office365 zijn opgenomen en waardoor er meer uit de al bestaande licenties gehaald kan worden.

Office 365 Beveiligings Assessment ten behoeve van de NEN 7510

Office 365 Beveiligings Assessment ten behoeve van de NEN 7510

Stap 3
De derde stap omvat het nemen van de passende technische maatregelen om de algehele mate van NEN 7510 compliance middels de onderdelen van de Office365 omgeving te verhogen. Hierbij kan gedacht worden aan verschillende specifieke maatregelen. Bijvoorbeeld specifieke onderdelen uit de Azure AD ten aanzien van het beheer gebruikers en toegang, passende MFA-instellingen ten aanzien van verificatie van authenticatie en goedgekeurde toegangsmethoden voor specifieke informatie onderdelen, retentiepolicies, en security management ten behoeve van de identificatie van potentiele bedreigingen en andere onderdelen.

In de praktijk merk ik dat het voor zorgorganisaties erg waardevol is om te kunnen partneren met een organisatie welke niet alleen over technische kennis beschikt maar over praktijk gerichte oplossingen. Juist door deze samenwerking kunnen er compliance verhogende maatregelen genomen worden waarbij ook de praktische overwegingen goed worden meegenomen.

Bovenstaande beschreven stappen maken onderdeel uit van het totale stappenplan dat gerelateerd is aan de NEN 7510. Wilt u meer weten over deze en de andere stappen van de NEN 7510, of over de digitale beveiligingsassement van Office 365 ten behoeve van de NEN 7510? Neem dan contact met ons Security Team op.

Snel en gemakkelijk een verzonden e-mail ‘terughalen’

We kennen het allemaal. Je verstuurt een e-mail, met de tekst: “In de bijlage vind je…”. Echter besef je net nadat je op “verzenden” klikt, dat je de bijlage vergeten bent. Of het nou om een vergeten bijlage of een spelfout gaat, je zou op zo’n moment het liefst nog snel een mail terug willen halen. En wat blijkt, dat kan! Google Mail biedt al een aantal jaar de mogelijkheid om een mail met vertraging te versturen. Office 365 heeft deze functionaliteit nu ook toegevoegd. Hiervoor is het wel belangrijk om de mail via de browser te versturen.

27.1.png

Instellen

Om deze functionaliteit aan te zetten, ga in de OWA (mail in de browser) naar Instellingen -> Mail -> Verzenden ongedaan maken. Hier kan je ingeven hoeveel seconden een e-mail moet ‘wachten’ voordat het echt verzonden moet worden. Als hier 20 seconden wordt ingevoerd, heb je dus 20 seconden de tijd om de mail nog terug te halen. Meestal meer dan genoeg om te beseffen dat je een bijlage vergeten bent.

We hopen natuurlijk dat je het zo min mogelijk nodig hebt, maar “better safe than sorry”!

Meer tips over Office mail? Je vind ze op onze blog en twitter!

Samen laten we onze stem horen met UserVoice: Cloud Only

Een Office 365 gebruikersscenario dat wij meer en meer zien opkomen is het cloud only scenario. In dit scenario spelen alle gebruikersacties gedurende de dag zich af met behulp van de browser in de Cloud. En dan dikwijls ook nog via verschillende apparaten. Documenten schrijf en bewerk je via Word Online. Bestanden staan niet meer op je persoonlijke deel van een fileshare, maar op je OneDrive. Al je tabellen en rapportages raadpleeg en bewerk je via Excel Online of Power BI. En hoewel het Cloud Only scenario al voor een groot deel werkelijkheid is, zijn er vandaag de dag nog steeds dingen die niet, of minder makkelijk, gaan in dit scenario. Daar zouden wij graag verbetering in zien.

Hier staan wij niet alleen in. Veel van onze klanten hebben er oren naar om met een Cloud Only scenario een groot deel van hun collega’s te ondersteunen. Of de beweegredenen nu het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid, snelheid van inloggen en werken, efficiëntie in bestanden raadplegen, het nieuwe werken mogelijk maken of het behalen van financiële voordelen zijn, allemaal hebben ze de randvoorwaarden dat het werken in de Cloud net zo makkelijk zou moeten zijn als dat ze nu zijn gewend. En het liefst zelfs nog gemakkelijker. Om die wens te verwezenlijken hebben wij een aantal ideeën op het oog, die wij graag samen met onze klanten willen promoten via de UserVoice. Deze ideeen zetten we hieronder uiteen.

Bijlagen uit email opslaan op SharePoint.

Op dit moment is het niet mogelijk om een bijlage vanuit Outlook Online direct op te slaan in een SharePoint site. De best practice op dit moment is om het bestand op te slaan in je OneDrive en het vanaf daar te verplaatsen naar SharePoint. Dit is omslachtig en biedt ruimte voor verbetering. Daarom brengen wij graag het volgende UserVoice idee onder de aandacht om op te stemmen en deze inefficiëntie weg te nemen:

‘Bijlagen uit email opslaan op SharePoint Online’ 

Bestanden verplaatsen tussen SharePoint sites.

Zoals gezegd is het mogelijk om vanaf OneDrive bestanden naar SharePoint te verplaatsen of kopiëren. Echter, vanaf SharePoint kun je geen bestanden verplaatsen naar OneDrive of naar andere SharePoint sites. Het is uiteraard een goed idee om een document te maken op de plek waar het uiteindelijk moet worden bewaard, maar soms ontkom je er niet aan om bestanden te verplaatsen van de ene naar de andere site.

Binnen alle scenario’s waarbij het nodig is een bestand te verplaatsen zouden wij graag zien dat het altijd op dezelfde eenvoudige manier kan. Dus ook als het gaat om bestanden tussen SharePoint sites. Daarom vragen we graag de aandacht voor het volgende UserVoice idee:

‘Bestanden verplaatsen of kopiëren tussen SharePoint sites’.

Eigen sjablonen aanbieden.

Office 365 kent een rijke set aan documentsjablonen voor Word Online, PowerPoint Online en Excel Online. Deze sjablonen zien er goed uit en zijn voor particuliere doeleinden goed bruikbaar. In een werkomgeving is de waarde van die sjablonen echter erg laag, omdat ze niet de in de huisstijl van de organisatie zijn opgemaakt. Het is hiernaast ook niet mogelijk om als organisatie je eigen sjablonen toe te voegen aan Office 365. De best practice op dit moment is om de bedrijfssjablonen centraal aan te bieden. Een mogelijkheid om de standaard Microsoft sjablonen aan te vullen met eigen bedrijfssjablonen in de Online varianten van Word, Excel en PowerPoint, zou een welkome aanvulling zijn op Office 365. Stem daarom samen met ons op dit UserVoice idee:

‘Documentsjablonen toevoegen aan Office 365’ 

Input is altijd welkom

Wij zullen blijven zoeken naar concrete verbeteringen om het Office 365 platform voor iedereen te blijven verbeteren. Mocht je nou zelf ook een idee hebben om Office 365 te verbeteren of een UserVoice willen laten promoten door ons, dan verwelkomen we dat zeer. Stuur je idee naar Frans Eijpe of Jacco Weijers om met ons in contact te komen. Samen laten we onze stem horen!

Deze blog is het vervolg op de blog van vorige week “Samen laten we onze stem horen met UserVoice” (http://www.rapidcircle.com/nl/samen-laten-we-onze-stem-horen-met-uservoice/), waar een uitleg in staat over de werking van het UserVoice programma van Microsoft.

Samen laten we onze stem horen met UserVoice

Als gevolg van de ontwikkelingen in de richting van de Cloud is het in het dagelijks werkleven vaak nodig om anders over zaken na te denken. Dit geldt ook voor Microsoft zelf. Niet langer wordt er eens in de drie jaar een nieuwe versie van Office uitgebracht die je van Microsoft kan kopen. In plaats hiervan neem je nu een maandelijks abonnement op Office 365 af. Deze manier van service- en dienstverlening biedt Microsoft enorme mogelijkheden op het vlak van het versneld lanceren van nieuwe producten en doorontwikkelen van functionaliteiten. Veel sneller en vaker kan er iets nieuws worden toegevoegd aan Office 365. Dit oefent echter ook druk uit om de belofte van de Cloud waar te maken. Klanten raken gewend aan het tempo en verwachten dat nieuwe functionaliteiten en verbeteringen snel worden geleverd.

Waar vroeger werd nagedacht over de vraag “Wat zouden onze klanten over 3 jaar nodig hebben?“, zijn we nu bezig met de vraag “Wat willen onze klanten volgende week hebben?“. En waar we vroeger nog konden zeggen dat onze klanten ook niet zeker konden weten wat ze wilden, want ook zij konden immers niet 3 jaar in de toekomst kijken, is dat nu niet meer het geval. Onze klanten weten namelijk heel goed wat ze volgende week nodig hebben.

Het UserVoice programma

En dat is nou precies waar Microsoft gebruik van probeert te maken via haar UserVoice programma. Dit initiatief stelt iedereen in staat om zijn of haar ideeën aan te dragen voor verbeteringen van Office 365. Dus van SharePoint tot Word en van Outlook tot Power BI, alle verbeteringen die je graag zou zien kan je via UserVoice indienen. Microsoft neemt al deze suggesties serieus.

De productgroepen die de software ontwikkelen houden de feedback op hun producten nauwlettend in de gaten en dat zien we terug in de Office 365 roadmap die Microsoft publiceert. Deze Office 365 roadmap is hier te vinden: https://fasttrack.microsoft.com/roadmap.

Naast dat je ideeën kunt indienen via UserVoice kan je ook stemmen op ideeën die anderen hebben ingediend. Hierdoor wordt een ranglijst gevormd waarop de meest gewilde functionaliteiten bovenaan staan. Je kunt er donder op zeggen dat de populairst verkozen ideeën snel zullen verschijnen in Office 365.

Onze krachten bundelen 

Bij Rapid Circle willen we het Office 365 UserVoice programma graag gebruiken om ook onze klanten een stem te geven. Als Microsoft Cloud Partner houden wij ons dag in dag uit bezig met de ontwikkelingen op het Office 365 platform. En we zien naast een hele rijke suite van producten ook ruimte voor verbeteringen. Die ruimte zouden wij graag in samenwerking met onze klanten benutten. Als Microsoft Cloud specialisten kunnen wij onze ideeën duidelijk kenbaar maken via het UserVoice programma en hebben jullie als partner nodig om die ideeën naar de top van de ranglijst te stemmen.

Binnenkort zullen wij de eerste serie ideeën presenteren waarvan wij vinden dat ze niet snel genoeg aan het Office 365 platform kunnen worden toegevoegd. Houdt onze site, LinkedIn, Twitter en/of Facebook dus in de gaten!

Vragen over UserVoice? Stel ze dan aan Frans Eijpe of Jacco Weijers

8 redenen waarom je OneNote wilt gebruiken, op je werk en privé!

Voor mij geen dag zonder OneNote. Het lijkt misschien wat overdreven, maar het ontdekken van OneNote was voor mij echt een life changer, maar je moet wel de beste opties er voor jezelf uit halen. Want OneNote is een échte Microsoft tool en voor mij betekent dit:

  1. Dat OneNote mij helpt in het optimaliseren van mijn werk (maar ook privé trouwens!), en
  2. Dat OneNote oneindig veel (mooie) opties bevat.

Veel andere mensen zijn met name geïnteresseerd in punt (1), terwijl punt (2) weer een reden om af te haken en toch met pen en papier te blijven werken of een applicatie als Evernote te gebruiken. Met deze blog ga ga ik vooral deze groep ervan overtuigen om OneNote tóch een kans te geven. Collega Freerk schreef eerder al een blog (Lees em HIER) over hoe je papierloos vergaderen kunt realiseren met behulp van deze gratis (!) oplossing, maar OneNote biedt nog veel meer handige tools en tricks.

Mijn 8 redenen om OneNote te gebruiken voor thuis én op je werk:
 

 1. Alles wordt automatisch opgeslagen

Niets is vervelender dan dat je een deel van je aantekeningen kwijt bent. Je laptop besluit in verband met een belangrijke update ineens opnieuw op te starten; een applicatie loopt vast en de laatste auto-save is van 5 minuten geleden; je bent vergeten de accu van je laptop daadwerkelijk in het stopcontact te doen; het telefoontje dat je wilde plegen duurde iets langer dan gepland en je PC bleek niet in slaapstand te gaan maar toch helemaal uit.. Herkenbare scenario’s denk ik zo. Doordat OneNote alle wijzigingen vrijwel direct opslaat ben ik eigenlijk nooit meer iets kwijt. Super prettig.
 

 2. Notities of notitieblokken delen

Alhoewel ik prima alleen kan zijn, zijn er maar weinig dingen in mijn leven die ik echt alleen doe. Thuis verzamelen we gezamenlijk allemaal lekkere recepten en leuke vakantiebestemmingen; op mijn werk werken we in internationale teams aan vele projecten bij klanten; en met vrienden plan ik feestjes en hebben we daarbij allemaal onze eigen taak. OneNote is de rode draad door al die dingen omdat ik mijn aantekeningen eenvoudig en centraal kan bewaren maar ook makkelijk kan delen met privé gebruikers en zakelijke gebruikers.
 

 3. Notities kunnen afgeschermd worden

Als er tóch iets is wat ik graag helemaal alleen voor mezelf wil houden, dan zet ik een wachtwoord op de sectie zodat ik zeker weet dat ik de enige ben die bij de aantekeningen kan. Op mijn werk doe ik dit trouwens nooit, dit is echt iets wat ik alleen privé gebruik in OneNote.
 

 4. Aantekeningen versturen per e-mail

Tijdens projecten probeer ik van alle meetings, ideeën en afspraken direct aantekeningen te maken in OneNote. Maar omdat deze informatie ook belangrijk is voor de gesprekspartners van buiten mijn organisatie, en zij niet altijd toegang hebben tot de projectsite en het bijbehorende notitieblok, gebruik ik de optie ‘pagina per e-mail verzenden’. Zo krijg ik de aantekeningen toch één op één bij alle aanwezigen zonder dat het nodig is om het volledige notitieblok te delen.

Andersom kan overigens ook! Door je mailtjes naar me@onenote.com te sturen worden deze toegevoegd aan je notitieblok. Handig!
 

5. Pagina’s + sub pagina’s aanmaken

Niemand vindt het prettig om ellenlange teksten te lezen. Vaak is het dan een kwestie van koppen snellen om te achterhalen waar precies de informatie staat die voor jou relevant is. Om lange lappen tekst te voorkomen gebruik ik in OneNote de optie om sub pagina’s aan mijn pagina’s toe te voegen. Zo kan ik tijdens bijvoorbeeld een project per onderdeel de notities verzamelen en kan iedere collega direct de informatie vinden die ze nodig hebben.

En als ik voorafgaand aan een stuk tekst twee [ [ zet (zonder spatie), en ] ] (zonder spatie) op het einde, dan weet OneNote dat dit een nieuwe sub pagina moet worden. Dan wordt er direct een nieuwe pagina gemaakt mét een directe link vanuit de bronpagina.
 

 6. Tekst kopiëren vanuit een afbeelding

Sites, documenten, beveiligde Pdf’s, webpagina’s… ze staan vol met content. Soms is deze content ook best wel het bewaren waard, maar zou je daar graag je eigen toevoeging aan willen doen of bepaalde onderdelen weg willen halen. Dit is niet altijd te selecteren en kopiëren vanuit de bron.

OneNote is ook dan je beste vriend. Door een screenprintje te maken van de interessante tekst en deze in OneNote te plakken zit er onder je rechtermuisklik de optie ‘Tekst kopiëren van afbeelding’. Die doet simpelweg wat het omschrijft: het geeft je de mogelijkheid om deze tekst snel te kopiëren en als platte tekst te plakken.

Wanneer je de tekst wel direct uit een pagina kunt kopiëren en plakken bewaart OneNote voor jou ook de link. Zodat je altijd nog even terug kunt gaan voor meer informatie of context. Wel zo compleet.

49.1.jpeg

7. Uitgebreide set aan markeringen

Wanneer je notities aan het maken bent wil je dat bepaalde belangrijke zaken een extra kwalificatie mee krijgen, je merkt dat gespreksonderwerpen nog wat meer uitleg nodig hebben, gehighlight moeten worden of dat sommige items een taak met zich mee brengen. Ook dat kan met OneNote, en daar maak ik dan ook dankbaar gebruik van.

49.2.jpeg
49.3.jpeg

Deze worden dan aan het begin van de alinea getoond en kunnen daar ook afgevinkt worden. OneNote geeft je aan de rechterkant van je scherm een overzicht van alle belangrijke zaken én je hebt de optie om alles samen te voegen op één pagina.

8. Het is gratis!

Echt waar. Het is echt gratis. Het enige wat je nodig hebt is een Live ID en je kunt de applicatie gebruiken vanuit de browser, downloaden als Windows 10 app (met beperkte functies), installeren als client versie op je laptop en computer en er is een superfijne app voor iPhone, Android en Windows Phone.

Nieuwsgierig geworden naar OneNote? Maar huiverig om over te stappen omdat je bijvoorbeeld gewend bent om Evernote te gebruiken en al je aantekeningen niet wilt kopiëren en plakken? Goed nieuws voor jou, want Microsoft heeft recent een eenvoudige tool gelanceerd waarmee je al je notities uit Evernote kunt kopiëren naar OneNote!

Klik HIER om de importer te downloaden.

Meer weten? Neem contact met me op.