Office 365

Office 365 F1 licenties voor zorgmedewerkers en applicaties: in 3 stappen een naar een beter beeld van de haalbaarheid en onderbouwde vervolgstappen

Bij de keuze voor- of implementatie van F1 (voorheen K1) licenties is het van belang om naar de relatie tussen de applicaties en Office Online te kijken en hier rekening mee te houden. De impact op werkprocessen kan namelijk groot zijn indien er voorafgaand geen duidelijk beeld van is. Dit omdat medewerkers Word en Excel (en andere office producten) niet meer lokaal kunnen openen en bewerken. Onderstaand heb ik in 3 stappen omschreven hoe je hiermee om kan gaan, en welke keuzes je tegen gaat komen. Afhankelijk van het applicatielandschap, het gebruik en de keuzes die je maakt, heeft het doorlopen van onderstaande stappen een geschatte doorlooptijd van ongeveer 1 tot 8 maanden.

 

Stap 1. Creëer voor elk van de beoogde gebruikersgroepen een overzicht van het huidige applicatie gebruik, en een prognose van het toekomstige (deels online) applicatiegebruik. Analyseer vervolgens of er gaten vallen tussen de applicaties en in de werkprocessen

Bij het gebruik van Office Online hebben gebruikers alleen de beschikking over de online versie van de Office producten en worden alle bestanden online opgeslagen. Echter, veel andere applicaties of werkprocessen die met Office documenten werken zijn nog niet voorbereidt zijn op het werken met online Office producten.

De belangrijkste zaken die je hierbij wilt weten zijn:

-          Afhankelijkheden: Maken de beoogde gebruikersgroepen gebruik van applicaties die in bepaalde mate afhankelijk zijn van lokaal geïnstalleerde Office producten? Een voorbeeld is het opslaan van zorgformulieren (.docx) in Ysis. Tip: hoe gedetailleerder je deze groepen in relatie tot de betrokken applicaties in beeld hebt hoe doelgerichter je passende vervolgacties kunt nemen.

-          Soort gebruik: Worden de lokale Office documenten momenteel door de specifieke gebruikersgroepen alleen gelezen, of worden ze ook bewerkt, en gaan ze na de bewerking nog een proces in? Dit is van belang omdat de lokale versies na de ingebruikname van de F1 licentie enkel Online te openen zijn. Hiervoor moet dus nog wat worden geregeld (zie onderstaande opties) 

 

Stap 2. Bepaal per applicatie(onderdeel) passende maatregelen

Als de vorige stap is uitgevoerd beschik je over een overzicht “per gebruikersgroep, per applicatie, per relatie met Word/Excel, en of de documenten enkel worden gelezen of bewerkt”. Gezien de documenten niet meer lokaal bewerkt kunnen worden moet er een passende vervolgactie worden gekozen. Met name wanneer deze passende acties in een beperkte tijd (minder dan 3-6 maanden) moeten worden uitgevoerd dan is het onderscheidt tussen te lezen en te bewerken documenten (per app. per gebruikersgroep) erg behulpzaam zodat er geen maatregelen genomen worden die niet strikt noodzakelijk zijn.

De aanpak per situatie kan sterk verschillen. Vooral in het geval dat er bewerkt moet kunnen worden zijn er veel mogelijkheden om dit te realiseren.

Documenten zowel lezen als bewerken

-          “U-bocht” constructie
De U-bocht constructie omvat het lokaal downloaden van een document om deze vervolgens na online bewerking weer handmatig te uploaden in een online opslaglocatie zoals MS Teams.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, er is minder focus op gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie.
 

-          Creëren van een opslagpad naar een online opslaglocatie zoals MS Teams
Gebruikers downloaden de documenten direct naar MS Teams in plaats van naar hun lokale plek en openen de documenten vanuit daar met Office online producten. Indien het gevoelige informatie bevat is het raadzaam om passende toegangsbeveiliging tot de online opslaglocatie in te zetten.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: technisch haalbaar in samenhang met specs, focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden.
 

-          Gebruik maken van een connector

Middels een connector kunnen de documenten direct vanuit de applicatie in de Office online producten (in de browser) geopend worden. Voor gebruikers met een F1 licentie zal dat de favoriet zijn omdat de documenten dan zonder aanvullende download rechtstreeks te openen zijn in de browser. Daarnaast heeft het voor de organisatie als voordeel dat er minder downloads naar verschillende devices worden gedaan (met de daarmee samenhangende risico’s). Tijd en medewerking van de applicatieleverancier is echter wel een belangrijk component omdat de connector een extra stukje software is dat verwerkt moet worden in de applicatie. Sommige applicatieleveranciers hebben al een connector beschikbaar en dit weegt zwaar mee in de impactanalyse.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: hoge focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden, focus op grip op data, er is voldoende tijd en medewerking van de applicatieleveranciers.
 

-          Heroverweging licenties
Vaak wordt het vergeten, maar je kunt indien nodig ook andere licenties inzetten. Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties die kiezen voor het (al dan niet tijdelijk) upgraden van de licentie voor bepaalde gebruikersgroepen of rolhouders binnen groepen. Op deze wijze wordt er als het ware tijd gekocht om bijvoorbeeld naar een ander scenario toe te werken. Het nadeel is echter wel dat deze gebruikers eerst een Office2016 versie krijgen en deze op een later moment weer wordt afgenomen, wat tot bezwaren kan leiden.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: zeer beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, bovengemiddelde financiële ruimte.
 

-          Herverdeling werkzaamheden

Ook deze mogelijkheid wordt nogal eens vergeten. Bij het inventariseren van de werkprocessen binnen de gebruikersgroepen blijkt veelal dat bepaalde bewerkingsacties niet perse door alle leden van een groep verricht hoeven te worden. Soms blijkt zelfs dat een gehele groep bepaalde mogelijkheden niet nodig hebben. In deze gevallen zouden de werkzaamheden door een andere gebruiker of groep met (bijvoorbeeld) een E3 licentie verricht kunnen worden, en dienen er geen technische aanpassingen te worden verricht. Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten tevens bewerkt kunnen worden, er is mogelijkheid om processen en werkzaamheden te veranderen, extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (uitleggen werkprocessen).

Moeten gebruikers de documenten alleen lezen? Dan kunnen bovenstaande opties natuurlijk ook toegepast worden, maar er kan ook voor een meer economische optie gekozen worden:

-          De documenten omzetten naar PDF
Documenten die vaak opnieuw alleen gelezen moeten worden binnen een gebruikersgroep kunnen door een gebruiker met E3 licentie éénmalig omgezet worden naar PDF. De gebruikersgroepen kunnen deze PDF dan eenvoudig lezen vanuit de browser zonder dat zij aanvullende acties hoeven uit te voeren.
Deze oplossing is vooral te overwegen bij: documenten hoeven enkel gelezen te worden, beperkte tijd, belang bij gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (omzetten naar .pdf; openen van .pdf in plaats van .docx).

Let op: bovenstaand wordt bij twee opties aandacht voor gebruikersadoptie genoemd. Dit is omdat uit ervaring blijkt dat hier snel problemen ontstaan. Echter, alle maatregelen die ook maar enige wijziging in de werkprocessen van gebruikers maken zullen vergezeld moeten gaan van inspanningen op het gebied van adoptie.


Stap 3. Maak keuzes en zet vervolgstappen uit

Het is nogal een open deur, maar nu er een duidelijk beeld is van de verschillende opties per applicatie en gebruikersgroep kunnen er gefundeerde keuzes worden gemaakt en is het tijd voor actie. In veel projecten blijft deze stap te lang uit na de voorgaande fases.

In de praktijk zie ik vaak dat het eindresultaat een combinatie is van verschillende maatregelen zoals de bovenstaande opties. Dit is afhankelijk van de verschillende belangen en mogelijkheden binnen een organisatie. Dit zorgt er echter wel voor dat er meerdere trajecten parallel aan elkaar gaan lopen.

Bovendien zijn de maatregelen veelal afhankelijk van organisatorische processen die niets te maken hebben met de technische implementatie. Denk hierbij aan zaken als de goedkeuring van een voorstel voor een aanpassing in de begroting door een keuze in het licentiemodel, het realiseren van de noodzakelijke voorzieningen voor een online opslaglocatie (zoals MS teams en alle daarmee samenhangende technische en organisatorische stappen), organiseren van instructie van gebruikers voor gewijzigde werkprocessen en het in gesprek gaan met één of meerdere applicatieleveranciers t.b.v. de implementatie van de connector. Hierdoor vraagt de totale uitvoer van de maatregelen meer tijd dan het in de eerste instantie lijkt.

Kortom, tijd om aan de slag te gaan!

 

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Windows Update for Business configuratie via Group Policy

Windows as a Service is de nieuwe manier om Windows 10-apparaten bij te werken. In Windows 10 bevatten nieuwe functie-updates en kwaliteitsupdates de inhoud van alle voorgaande updates.

Dit houdt in dat, wanneer de nieuwste update geïnstalleerd is, het zeker is dat de Windows 10-apparaten volledig zijn bijgewerkt. In tegenstelling tot eerdere versies van Windows, wordt nu de volledige update geïnstalleerd in plaats van een onderdeel van een update.

 

Met Windows Update for Business wordt updatebeheer vereenvoudigd, zodat er geen afzonderlijke updates voor groepen apparaten goedgekeurd hoeft te worden. Hierbij kan er nog steeds risico's in de omgeving beheerd worden door een strategie voor update-implementatie te configureren.

 

Type updates

Windows Update for Business biedt drie soorten updates voor Windows 10-apparaten:

  • Feature-updates: Feature-updates bevatten niet alleen veiligheids- en kwaliteitsrevisies, maar ook belangrijke toevoegingen en wijzigingen van functies; ze worden halfjaarlijks vrijgegeven.
  • Kwaliteitsupdates: dit zijn de traditionele updates van het besturingssysteem, ze worden meestal op de tweede dinsdag van elke maand vrijgegeven.
    Deze updates bevatten drivers, beveiligingsupdates, kritieke updates.
    Windows Update for Business beschouwt ook niet-Windows-updates (zoals die voor Microsoft Office of Visual Studio) als kwaliteitsupdates. Deze niet-Windows-updates staan bekend als Microsoft-updates en apparaten kunnen optioneel worden geconfigureerd om dergelijke updates samen met hun Windows-updates te ontvangen.
  • Non-deferrable updates: Dit zijn de antimalware en antispyware definitie-updates van Windows Update, momenteel kunnen deze niet worden uitgesteld.

 

Servicing channels

Om zich aan te passen aan de nieuwe methode voor het leveren van feature updates en kwaliteitsupdates in Windows 10, introduceert Microsoft het concept van service channels (kanalen) om klanten in staat te stellen aan te geven hoe vaak individuele apparaten worden bijgewerkt.

Er kan gekozen worden uit 3 service channels:

  • Het Windows Insider-programma biedt organisaties de mogelijkheid om de nieuwste versies, die nog niet vrijgegeven zijn aan het algemene publiek, te testen en feedback te geven.
  • De Semi-Annual Channel biedt nieuwe functionaliteit twee keer per jaar aan; de zgn. feature updates. Organisaties kunnen kiezen wanneer updates uit het semi-annual channel worden geïmplementeerd. 
  • De Long Term Servicing Channel is ontworpen om alleen te worden gebruikt voor gespecialiseerde apparaten (die meestal geen Office uitvoeren), zoals medische apparatuur of PIN automaten. Apparaten in deze channel ontvangen ongeveer elke drie jaar nieuwe feature updates.

 

Update ringen

Een update ring bevat een aantal instellingen waarin is geconfigureerd wanneer en hoe Windows 10-updates worden geïnstalleerd.

Men kan het volgende configureren:

  • Windows 10 Servicing Channel: Welke groepen apparaten ontvangen updates van de Semi-annual channel (Targeted) of van de Semi-annual channel.
  • Instellingen voor uitstel: configureer instellingen voor het uitstellen van updates om de installatie van updates voor groepen apparaten uit te stellen. Dit kan per type update geconfigureerd worden.
  • Onderbreken: stel de installatie van updates uit als u op enig moment tijdens de implementatie van de updates problemen ontdekt.

 

Voorbeeld configuratie

Globaal overzicht

In onderstaand figuur wordt een voorbeeld Windows Update for Business architectuur schematisch weergegeven.

image001 (1).jpg

 

De configuratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Windows Update; cloud service
  • Functionaliteiten geboden vanuit Active Directory
    • GPOs
  • Instellingen geconfigureerd via GPOs
  • De windows 10 clients

 

Configuratie details

De details van de Windows Update for Business ringen configuratie wordt schematisch in onderstaand figuur weergegeven.

image002 (1).jpg

 

Er zijn drie ringen geconfigureerd, waarin verschillende groepen computers worden geconfigureerd.

  1. In ring 1 zitten de computers die meteen nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  2. In ring 2 zitten de computers die na een week tot twee weken nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  3. In ring 3 zitten de computers van de rest van de organisatie, de kwaliteitsupdates worden 2 weken tot een maand nadat Microsoft deze heeft uitgegeven, geïnstalleerd. Feature updates worden geïnstalleerd na 4 maanden (ongeveer) wanneer Microsoft deze updates als Semi-annual channel heeft gekenmerkt.

 

In onderstaande tabel worden de drie ringen in detail beschreven.

Capture3.JPG

 

GPOs

Er zijn 3 verschillende GPOs aangemaakt die de 3 vershillende update rings voorstellen.
Deze GPOs zijn gekoppeld aan een OU. De GPOs worden toegepast op basis van AD security group lidmaatschap.

Capture4.JPG

 

 Onderstaand een aantal screenshots van de WUFB-RING1-EA GPO als voorbeeld.

image003 (1).png
image004 (1).jpg
image005 (1).jpg

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Beveiligen en beperken van toegang tot Office 365 met aangepaste AD FS claimrules

3.1.png

Samen met onze klanten zijn we hard aan het werk geweest om toegang tot Office 365 workloads te beveiligen, zoals Exchange Online. In dit specifieke artikel willen we graag onze kennis delen over hoe toegang beperkt kan worden tot Exchange Online, specifieke netwerken en specifieke protocollen.

Eén van onze klanten gebruikte MobileIron voor het beveiligen van mobiele devices en wilde graag deze MDM oplossing integreren met Office 365.

Het lastige aan het beveiligen van toegang tot Exchange Online met MobileIron is dat MobileIron Sentry servers specifieke IP adressen vereisen naar Exchange. Zoals je je wel kunt voorstellen, de altijd veranderende Office 365 Cloud (met al zijn IP adressen) maakt het erg moeilijk om aan deze eis te voldoen. We moesten dus een andere technologie gebruiken, los van MobileIron, voor het beperken van de toegang tot Office 365.

We hebben er voor gekozen om aangepaste claimrules in AD FS te implementeren. De omgeving waar we deze oplossing voor hebben gebouwd was een AD FS 2016 farm. In deze nieuwe versie in AD FS zijn er verschillende veranderingen in hoe aangepaste claimrules worden gemaakt. AD FS 2016 gebruikte standaard Acces Control Policies en met deze policies was het niet mogelijk om zulke aangepaste claimrules te maken. Dus, voordat we gaan beginnen, gaan we eerst uitleggen hoe we in de oude situatie claimrules maakten.

  1. Log in op één van de AD FS servers
  2. Start PowerShell en voer deze commando’s uit
    1. $ADFSRpt = Get-AdfsRelyingPartyTrust -Name “Microsoft Office 365 Identity Platform”
    2. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -AccessControlPolicyName $null
    3. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules $null
    4. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules ‘@RuleName = “TEMP RULE” exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D) => issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”,Value = “true”);’
  3. Open de AD FS Management Console
  4. Navigeer naar “Relying Party Trusts” en selecteert de Office 365 relying party trust.
  5. Klik op “Edit Access Control Policy” in het rechter menu, om het oude menu te vinden om “Issuance Authorization Rules” te configureren
  6. Verwijder NIET de “TEMP RULE’ en sluit het venster niet.
3.2.png

Vanaf hier komt het coole gedeelte, wat eigenlijk gaat om het beperken van specifiek verkeer en protocollen in toegang tot specifieke netwerken, bijvoorbeeld SMTP of EWS verkeer.

Beperken van ActiveSync Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we ActiveSync verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.ActiveSync”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van IMAP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we IMAP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Imap”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van SMTP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we SMTP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van POP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we POP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Pop”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van EWS Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat de publieke IP adres range van het on-premises netwerk vanuit waar we EWS verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd. Voor deze claimrule vereisen we ook dat de hybrid Exchange servers EWS verkeer naar Office 365 sturen voor het afleveren van naast elkaar bestaande functionaliteit naar alle gebruikers. Dit voorbeeld staat verkeer toe van de range 82.125.45.1 – 82.125.45.14.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.([1-9]|1[0-4])\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Nu zou de huidige rule configuratie er als volgt uit moeten zien:

3.3.png

De laatste regel die toegevoegd moet worden is een standaard regel “Sta toegang toe voor alle gebruikers”. Wees er zeker van dat deze regel zich onderaan de lijst bevindt van de lijst met de “Toestaan” actie.

Nu zijn alle gewenste Exchange protocollen tot overal beperkt, behalve de MobileIron Sentry server of de on-premises netwerk range voor wat EWS verkeer om free/busy en ander hybride verkeer naar Exchange on-premises te ondersteunen. Echter, de nieuwe Outlook voor iOS en Android app gebruikt deze traditionele Exchange protocollen niet. Deze nieuwe handige app gebruikt de Graph API voor het ophalen van e-mail en andere resources.

Om toegang te beperken voor onbekende clients naar Exchange Online, met het gebruik van de Outlook voor iOS of Android app, kiezen we er voor om gebruik te maken van Conditional Access voor Azure Active Directory. En het beperken van toegang naar andere netwerken, dan het publieke IP adres van de Sentry server. Om gebruik te maken van deze feature is een Azure Active Directory Premium P1 licentie wel vereist!

Een laatste leuk feitje om deze blogpost mee te eindigen is het feit dat de documentatie geboden door Microsoft op TechNet niet klopt. De technet documentatie voor het beperken van toegang tot Office 365 services, gebaseerd op de locatie van de client noemt een verkeerde HTTP Header voor Imap verkeer. Na veel zoeken en fouten opsporen met Microsoft viel ons oog op een klein detail in de ADFS trace logs die ervoor zorgen dat de oorspronkelijke claimrule voor Imap faalt. We kwamen er achter dat HTTP Headers voor Imap verkeer de waarde Microsoft.Exchange.Imap gebruikt en niet Microsoft.Exchange.PopImap, zoals beschreven in het artikel. Hieronder kan de event worden gevonden, geregistreerd in de AD FS Trace Logs van een Imap client:

Volgende verzoek voor context headers presenteren:

X-MS-Client-Application: Microsoft.Exchange.Imap
X-MS-Client-User-Agent: –
client-request-id: 6338b8c2-c283-4c93-2c00-0080000000c6
X-MS-Endpoint-Absolute-Path: /adfs/services/trust/2005/usernamemixed
X-MS-Forwarded-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx, xxx.xxx.xxx.xxx
X-MS-Proxy: WAP
X-MS-ADFS-Proxy-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx

Groot applaus voor mijn goede vriend en teamlid Kevin Raap voor het samenwerken aan de claimrules en het vinden van de fout in de Microsoft Technet documentatie.

Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op blog www.thomasverwer.com. Klik hier om op de hoogte te blijven van zijn recente blogposts.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Gesproken woorden real time omzetten in tekst & direct vertalen in 12 talen

Niet groots aangekondigd op Ignite, maar wel een hele belangrijke ontwikkeling: tijdens alle Ignitesessies die werden gegeven, werd de gesproken woorden direct omgezet in tekst en vertaald in 12 talen. Deze real time transcriptie werkte verbazingwekkend goed. De vertraging tussen spraak en tekst was behoorlijk klein. Ook bij sprekers die snel spraken, of ietwat onduidelijk Engels spraken, bleef de transcriptie doorlopen. Ik heb weinig fouten gezien in de transcriptie die gemaakt werd. Af en toe sloeg de tekst een stukje over, als de gesproken woorden niet duidelijk waren, 0m het vervolgens snel weer op te pakken. Ook hoorde ik van deelnemers die de sessies in een andere taal volgden dat de vertalingen vaak erg goed waren. Microsoft gebruikt AI om deze technologie steeds beter te maken, hoe meer informatie het systeem heeft, hoe beter het wordt. Dus de komende jaren zal het nog vele malen beter worden, als deze technologie vaker wordt ingezet. Dat Microsoft aandurft om dit op zo’n groot event toe te passen is bewonderenswaardig.

Teams meetings

Deze functionaliteit gaan we terugzien in Teams meetings (nu nog Skype for Business). Via deze transcriptie technologie is het namelijk mogelijk om Skype gesprekken om te zetten in tekst. Dankzij de vertaalmodule wordt het uiteindelijk mogelijk om een conference call te houden waarbij iedereen in zijn eigen taal spreekt. Microsoft zorgt (zo) realtime (mogelijk) voor de vertaling. De uitgewerkte tekst wordt opgeslagen samen met de video en is na afloop doorzoekbaar. Als de zoekopdracht (bijvoorbeeld een woord wat gezegd is) voorkomt in de video, dan sprint de video direct naar dat moment. Heel handig bij vergaderingen en interviews.

Efficiëntere Supportdesk en callcenter

Op dit moment is de focus van Teams meetings vooral intern gericht, dus heeft de transcriptie vooral toegevoegde waarde voor meetings. Maar stel je voor dat Teams meetings wordt ingezet door de supportafdeling van een grote organisatie, bijvoorbeeld door de telefoniecentrale op Teams/Skype aan te sluiten. Het wordt dan heel gemakkelijk om specifieke delen van een gesprek terug te halen, bijvoorbeeld bij een geschil. Of bij een sales team bij het afsluiten van een contract. Nog interessanter wordt het als alle gesproken tekst geanalyseerd wordt, zodat de manager niet alleen een overzicht krijgt van alle aangemaakte supporttickets, maar ook van alle onderwerpen die besproken worden en welke antwoorden gegeven worden. Hierop kan de organisatie en de supportdesk beter worden ingericht, en nieuwe medewerkers beter worden opgeleid. Door AI in te zetten kan de supportdesk zelfs nog efficiënter worden ingericht, als het gekoppeld wordt aan ‘Bots’. Zij kunnen grote delen van het werk overnemen, door antwoorden te geven op basis van alle beschikbare historische data. Een interessante eerste stap hierin kan zijn dat door analyse en AI, de supportmedewerker in zijn scherm het antwoord ziet, terwijl de persoon die de vraag aan de telefoon nog niet is uitgesproken. De supportmedewerker hoeft niet meer in het systeem te zoeken naar het antwoord, het antwoord verschijnt direct op het scherm. Of de pagina waarin de medewerker de gegevens moet invullen verschijnt automatisch op het scherm.

Waarom Bing for Business heel belangrijk gaat worden

Op Ignite zijn weer veel aankondigingen gedaan. Een, in mijn ogen, erg belangrijke aankondiging is de Bing for Business. Een zoekmachine die publieke en organisatieresultaten combineert. In eerste instantie wordt je er wellicht niet helemaal warm van. Vooral omdat we hier in Nederland weinig Bing gebruiken (9% marktaandeel, ten opzichte van USA met 33%). Toch voorzie ik een toekomst voor Bing for Business. En niet alleen ik werd enthousiast. Na afloop sprak ik met een Cloud Architect van een grote Nederlandse organisatie. Hij wil heel graag onderzoeken wat dit voor hen kan betekenen, en of dit het intranet kan vervangen.

Wat is Bing for Business

Tegenwoordig zijn consumenten gewend om vooral via zoekopdrachten informatie op te halen. Denk maar aan het gebruik van Google, op Bol.com of op Marktplaats.nl. Veel consumenten gebruiken niet het menu om ergens naartoe te navigeren, maar voeren direct een zoekopdracht in, en passen die eventueel aan met filters. Binnen een organisatie is dit vaak nog lastig, omdat informatie vaak in verschillende systemen staat. Bing for Business is nu een belangrijke tweede stap naar dit een betere zoekervaring binnen enterprises.

De eerste stap was natuurlijk Delve, die gebruik maakt van Microsoft Graph. Via Delve krijgt de gebruiker gepersonaliseerde documenten te zien uit Office 365, die voor hem/haar relevant zijn. Deze documenten kunnen in de mail, SharePoint of in OneDrive staan. Voor Bing for Business wordt de zoekopdracht uitgebreid, waardoor ook informatie uit andere bronnen beschikbaar komen. Bijvoorbeeld uit de publieke zoekmachine van Bing, de Maps van Bing en LinkedIn. Daarnaast worden er ook links getoond naar andere Line of Business applicaties, zoals SAP of Exact. Door AI zullen de zoekresultaten steeds beter worden. Alle zoekresultaten zijn beveiligd, en persoonlijk, je ziet alleen informatie die je echt mag zien. Dat kan op basis van rechten, profiel, en later zelfs op basis van het land vanwaar je inlogt of waar je volgens je profiel werkt.

Wanneer je op de naam van een collega zoekt, worden de resultaten overzichtelijk weergegeven. Waarbij de informatie uit verschillende bronnen komt. Zo zie je de agenda van je collega, de in de organisatie (organogram), contactinformatie en publieke informatie van internet. Daarnaast kan je doorklikken naar andere informatie, zoals bijvoorbeeld documenten die jullie delen en groepen waarvan je lid bent.

7.1.png

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

Als je een specifieke vraag invoert, bijvoorbeeld een vraag over vrije dagen. Dan wordt het antwoord direct weergegeven, ook als dat ergens onderin een document staat weergegeven, en niet het hele document zelf.

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

In dit voorbeeld is een zoekterm ingevoerd, maar dat had ook een vragende zin kunnen zijn, zoals: ”Hoe boek ik vrije dagen?”. Ook dan geeft het systeem de juiste informatie terug.

7.2.png

Integratie met andere systemen: Microsoft Graph API

Bing for Business wordt pas echt sterk als er ook andere bronnen op worden aangesloten, zoals SAP, Exact en andere informatiesystemen. Het productteam heeft aangegeven dat ze hiermee bezig zijn en de Graph aan het uitbreiden zijn voor externe applicaties. Het voordeel is dat Microsoft één keer een goede connectie maakt met een applicatie, en daarna alle organisaties van deze koppeling gebruik kunnen maken. Het productteam kon niet aangeven wanneer de eerste externe koppelingen gemaakt zijn. Het technische opzetten van de koppeling is niet hun grootste zorg, meer hoe ze de opgehaalde gegevens gebruiksvriendelijk gaan aanbieden.

Vervanging van het intranet

De zoekervaring die Bing for Business biedt, kan waarschijnlijk veel huidige intranetten vervangen. Intranetten worden vaak gebruikt om medewerkers informatie gestructureerd aan te bieden. Via Bing for Business kunnen gebruikers zelf snel informatie zoeken, uit verschillende bronnen. Omdat veel gebruikers al gewend zijn om te werken via een zoek-interface, is er minder adoptie nodig. De meeste gebruikers zullen dit snel oppakken.

Bing heeft een slecht imago

Een zorg die op Ignite leefde onder veel Nederlanders was het negatieve imago dat de zoekmachine Bing heeft in Nederland. In Amerika is Bing veel populairder. Toch is mijn verwachting dat dit geen grote negatieve invloed zal hebben op de Nederlandse markt. Ten eerste, is een gebruiker altijd ‘om te leiden’ naar een startpagina met een bedrijfs-url zoals https://vinden.contoso.nl, waar elke gebruiker zijn dag mee begint. Als de zoekmachine genoeg relevantie heeft, zullen gebruikers dat zeer waarschijnlijk graag gebruiken. Ten tweede denk ik dat Bing for Business steeds meer geïntegreerd zal worden binnen heel Office 365 en Windows, zodat je soms niet eens weet dat je van Bing for Business gebruik maakt. Het gaat meer om de technologie erachter. Als laatste heeft het productteam aangegeven dat er waarschijnlijk ook webparts komen die je op een SharePoint-pagina kan toevoegen. Waardoor Bing for Business een onderdeel kan uitmaken van je intranet, zodat daaromheen nog Nieuws en andere relevantie informatie kan worden geplaatst.

Mobiel

Tijdens Ignite werd ook de mobiele ervaring laten zien. Deze zag er erg goed uit, waarbij de gebruiker alle informatie uit de zoekmachine overzichtelijk getoond krijgt. Helaas kon ik daar nog geen screenshots van vinden.

Inschrijven voor preview

Er is nog veel meer te vertellen over Bing for Business. Om deze blog leesbaar te houden, verwijs ik je graag door naar de website van Bing for Business. Ook is het mogelijk om je organisatie in te schrijven voor een preview:

https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 3

Succesvol werken aan verandering met Interventies

In deel 1 van deze serie over succes met Office 365 hebben we ons Succes Model toegelicht en aangegeven uit welke 3 steeds terugkerende stappen dit model bestaat, namelijk het bepalen van je doelen en definiëren van je KPI’s, gewenst gedrag bepalen aan de hand van persona’s en meten van de gap tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. En tot slot: het plegen van interventies zodat je dichter bij de beoogde doelen komt.

 

Succes model

Succes model

De mogelijke interventies waar we het hier over hebben zijn al beschreven in deel 1 van het blog over lange termijn succes. Waar we het in dit derde deel over gaan hebben is het uitrollen van nieuwe functionaliteit als interventie, we hebben 2 varianten waar we rekening mee moeten houden, namelijk;

 

  1.  De uitrol van functionaliteit waar de business expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld een specifieke BI oplossing, of een app die een bedrijfsproces ondersteund;
  2. De constante stroom van innovaties van Microsoft. 

 

Interventies ten aanzien van de eerste variant zijn helder, dit zijn de traditionele adoptie middelen, zoals communicatie rondom de toegevoegde waarde van de oplossing, of een training/instructiefilm om de juiste skillset bij de medewerkers te realiseren. Na het meten van het gedrag kan er besloten worden om hier nog nader op in te grijpen met additionele adoptiemiddelen; gedragsveranderingen gebeuren namelijk meestal  niet ‘overnight’.

 

De constante stroom van innovaties door Microsoft vragen om een wat andere aanpak. We hebben het hier namelijk over algemene features waarvan eerst de ‘Whats in in for me’ moet worden onderzocht.

 

Wij adviseren om een innovatie (of pilot)groep te initiëren die deze taak op zich kan nemen. Dit kan een speciaal voor dit doel samengestelde groep (bijvoorbeeld een aantal individuele key users uit willekeurige onderdelen van de organisatie) zijn, die binnen de bestaande context van de doorlopende werkzaamheden en beschikbare devices de nieuwe innovaties test. Het kan ook een samengestelde groep zijn die een stap verder gaat en de innovaties test met bijvoorbeeld nieuwe devices en die ook expliciet nieuwe scenario’s of nieuwe manieren van werken onderdeel maken van die pilot. Voordeel van deze aanpak is dat de conclusies innovaties en vooruitstrevend kunnen zijn, nadeel is dat de praktische toepasbaarheid op korte termijn in de organisatie wellicht wat achter blijft.

 

Een andere optie is om een bestaand organisatieonderdeel de rol van Pilot groep te geven, dit organisatieonderdeel (afdeling/unit/team) fungeert dan als ‘testlab’. Voordeel is dat ze wat beter op elkaar zijn ingespeeld, er gebruikers met verschillende skillsets en ‘ techsavyness’  in de pilotgroep zitten. Wanneer er uit deze pilotgroep nuttige toepassing uit de stroom van innovaties van Microsoft voortkomt, zal de praktische toepasbaarheid, en dus de ‘what’s in in for me’, dichter bij de rest van de medewerkers van de organisatie staan.

 

Welke variant van een innovatiegroep ook wordt gekozen, de essentie is het uitproberen van de constante stroom van nieuwe features die door Microsoft worden uitgerold op het Office 365 platform. Hebben ze toegevoegde waarde? Welke gebruikersscenario’s kunnen ermee ondersteund worden? En er wordt samen met de innovatiegroep bekeken welke adoptiemiddelen noodzakelijk zijn om en organisatiebrede uitrol een succes te kunnen laten zijn.

 

En natuurlijk worden voor de nieuwe features weer KPI’s bepaald die de organisatiedoelen ondersteunen, wordt het medewerkersgedrag gemeten en kunnen er nieuwe interventies worden bepaald om dichter bij het gewenste gedrag te komen.

 

Het is niet noodzakelijk om alle soorten nieuwe features eerst uit te proberen in een innovatiegroep; nieuwe features rondom security worden (als ze binnen de governance afspraken vallen) gewoon aangezet, en sommige features zijn niet eens uit te zetten of uit te stellen. Ook hier is wel het meten van eventueel veranderend gedrag belangrijk.

 

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 2.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom dit succesmodel, of een gratis adoptie consult ontvangen waar wij persoonlijk uw succesmodel analiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Succesvolle Office 365 implementatie: meten van succes – Deel 2

Als het gaat om de implementatie van een platform als Office 365 weten de meesten van ons al wel dat het meten van het gebruik een belangrijke succesfactor is; ‘meten is weten’ is een gevleugelde uitspraak, en Microsoft zelf is al flink aan de weg aan het timmeren met het bieden van allerhande interessante inzichten zoals d.m.v. My Analytics, de  Adoption Pack, en de kort geleden geïntroduceerde Workplace Analytics.

Om een beeld te krijgen van je eigen gedrag op het gebied van samenwerken en productiviteit gebruik je My Analytics, en om het gebruik van de diverse Office 365 onderdelen van de hele organisatie inzichtelijk te krijgen kan je de Adoption Pack gebruiken. De nieuw geïntroduceerde Workplace Analytics gaat al een stap verder en toont naast algemeen gebruik ook specifiek gedrag, Workplace Analytics aggregeert de data uit My Analytics naar organisatie niveau, en vergelijkt deze zelfs met de gemiddelden uit de branche.

Maar wat zeggen al die cijfers over hoe succesvol jouw organisatie het Office 365 al heeft omarmd?

Op zich niet zo heel veel, waarom dat zo is zal ik uitleggen;

In de Adoption Pack kan je onder meer het totaal aantal gebruikers van Skype for Business zien. Dus bijvoorbeeld ‘15% van de medewerker populatie gebruikt Skype for Business’, ‘wat weinig!’ zal de een roepen, ‘wat veel’ roept de ander!

Wat een stuk zinniger is, is om concrete doelen te stellen, bijvoorbeeld; ‘het Skype gebruik dient maandelijks met 3% te stijgen’! Op het moment dat dat doel niet gehaald wordt, kan je er ook concrete acties  aan verbinden (interventies) zoals;

  • Tips, bijvoorbeeld hoe een Skype uitnodiging aan een meeting request te koppelen
  • Het doen van een Pilot om de ‘what’s in it for me’ van Skype meetings te ontdekken om deze vervolgens te gebruiken in de organisatie brede communicatie
  • Technische en/of facilitaire barrières wegnemen, bijvoorbeeld door koptelefoons uit te delen
10.1.jpg

Op deze manier kom je steeds dichter bij het gewenste gedrag, en daarmee bij de door de organisatie gestelde (productiviteits-)doelen. Wat wij zien in de dagelijkse praktijk, is dat na de initiële lancering van een Office 365 platform, nog maar een beperkt deel van de beoogde  organisatiedoelen zijn bereikt. Dat heeft een aantal redenen;

  • Er is nog maar een beperkt deel van de functionele mogelijkheden uitgerold, hierdoor kunnen de gebruikers ook nog maar beperkt alle potentiele  voordelen van het platform uitnutten
  • De gebruikers zijn zich nog niet bewust van alle mogelijkheden, en willen vooralsnog het liefst op de manier blijven werken zoals ze gewend waren
  • De gebruikers hebben domweg de skills nog niet om de nieuwe functionaliteit optimaal te gebruiken

Door voortdurend het gedrag en gebruik te meten, analyseren hoe ver het huidige gedrag nog verwijderd is van het gewenste gedrag, en daar je interventies op te richten, bereik je die organisatie doelen uiteindelijk wel. In de praktijk kan daar gerust een lange tijd overheen gaan.

Pulse

Om dit gebruik en gedrag structureel in de gaten te houden en te monitoren op basis van je organisatiedoelen en KPI’s kan je naast de bovengenoemde (Microsoft) tools ook Pulse gebruiken; een door Rapid Circle ontwikkelde tool op basis van Azure en  PowerBI , die veel meer doet dan algemeen gebruik monitoren;  het kan namelijk het gedrag en gebruik op basis van uw organisatie specifieke organisatiedoelen en KPI’s inzichtelijk maken! Hiermee worden verandertrajecten daadwerkelijk meetbaar. Dus zorg dat u weet wat uw doelen zijn ten aanzien van werkstijlen en effectiviteit van werk, en wat u wilt bereiken met uw digitale werkplek. Alleen op die manier weet u wanneer u werkelijk succesvol bent met Office 365.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 3.

Neem voor meer informatie over het efficiënt gebruiken van de verschillende Microsoft metrics en Pulse contact op met onze business consultant Nicole Smits.

Jouw persoonlijke dashboard in MyAnalytics

Het Office 365 platform is enorm rijk en bied je allerlei tools die je tijdens je werkdag nodig hebt. Van email in Outlook tot je klantdata in Dynamics 365 en van je chats en meetings in Skype tot je documenten in OneDrive en SharePoint. Een werknemer die de hele dag in de digitale werkplek bezig is genereerd een heleboel activiteit in de cloud en nu laat Microsoft deze activiteit zien in jouw persoonlijke dashboard: MyAnalytics.

Telkens als je als gebruiker iets doet binnen de Office 365 cloud dan wordt die activiteit bijgehouden. Als je bijvoorbeeld een email verstuurt, een bestand bekijkt, een teamsite bezoekt of je notities deelt. Dit wordt allemaal opgepikt als een signaal. En al deze signalen worden gevoed aan een zelflerend algoritme, de Office Graph, om te bepalen hoe jij werkt in de cloud.

Dit is op zichzelf niet nieuw. De Graph is er al een tijdje en helpt jou als Office 365 gebruiker bijvoorbeeld al om suggesties te doen in je Delve pagina en SharePoint Home overzicht omtrent de sites, bestanden en collega’s die interessant zijn om te bekijken. Wat wel nieuw is, is dat al die signalen nu ook gebruikt worden om jou als gebruiker je persoonlijke dashboard te geven wat laat zien hoe jij werkt in de cloud.

Privacy is key

De naam van het dashboard is in deze zeer treffend gekozen: MyAnalytics. Het zijn namelijk echt jouw interacties en signalen waar je inzicht in krijgt. En alles is vanuit jouw perspectief. Jij ziet dus niet hoe andere werken en anderen zien niet hoe jij werkt. Uit de gesprekken die ik met verscheidene klanten heb gevoerd over de Office Graph en wat deze allemaal wel en niet doet, is privacy altijd het onderwerp van de eerste vraag. En vaak ook van de tweede, derde en vierde vraag. Maar ik kan je verzekeren dat je enkel en alleen jouw data ziet in je dashboard en dat jij ook de enige bent die deze data te zien krijgt. En zolang je niet net als ik een blog schrijft over je eigen dashboard, dan blijft die data ook enkel en alleen voor jou.

Het Dashboard

Om een kijkje te nemen op je MyAnalytics Dashboard klik je gewoon op de bijbehorende tegel in je App Launcher of op de Office 365 startpagina.

9.1.png

Je komt dan op je dashboard uit waar bovenaan direct een duidelijk overzicht wordt gegeven van hoe jij afgelopen week je tijd hebt besteed. Je kunt hier kiezen welke week je onder de loep wilt nemen, maar de meest recente data die je in kunt zien is die van de vorige week. Dit is in feite geen probleem, omdat je wilt leren van je afgelopen week om de manier waarop je werkt deze week aan te passen. Verder zie je dat voor elk van de vier categorieën waarin je tijd wordt verdeeld je ook een doel kunt instellen. Op die manier kun je je eigen waardeoordelen aan jouw eigen data hangen. Ik probeer bijvoorbeeld minder in meetings en mijn email te zitten, maar het lukt nog niet helemaal zoals je kunt zien.

9.2.png

Het tweede onderdeel van mijn dashboard laat zien met wie ik samenwerk en hoe ik dat doe. Ik kan mensen uit mijn netwerk aanvinken waardoor ze in het tabblad IMPORTANT getoond worden. Daar zie ik in een oogopslag hoe ik met die persoon samenwerk. En nogmaals, dit is allemaal vanuit mijn perspectief. Dus de TOTAL TIME laat zien hoeveel tijd ik besteed heb, het cijfer bij READ PERCENT laat zien hoeveel ik gelezen heb en de RESPONSE TIME laat zien hoe snel ik reageer.

Verder zie ik ook nog hoe ik deze week heb samengewerkt met mijn manager. Het feit dat MyAnalytics weet wie mijn manager is, komt omdat dit ingevuld is in mijn Offcie 365 profiel. Maar de oplettende kijker zal al iets anders zijn opgevallen, namelijk dat hier ook een plekje is gereserveerd voor “Your manager’s response time” en die oplettende kijker zit nu te wachten op mijn uitleg waarom ik hier data zie over iemand anders terwijl ik net nog heb gezegd dat ik alleen mijn data zou moeten zien. En ook al had je die vraag niet, dan zal ik hem toch even beantwoorden. Hoe lang mijn manager erover doet om te reageren op mijn emails is misschien niet per se mijn data, maar wel iets wat ik sinds het begin van email al heb kunnen weten. Ik weet namelijk wanneer ik de email verstuur en weet wanneer ik een email terugkrijg. Dus dan is het koud kunstje om de reageertijd uit te rekenen. Dus nog steeds houdt het dashboard de eer overeind en deelt het geen data van anderen die je niet al wist.

9.3.png

Iets dat ik een mooie toevoeging vind, is het overzicht van collega’s waarmee je contact aan het verliezen bent. Zo kun je voor jezelf nagaan of je iets vergeten bent of dat je gewoonweg klaar bent met samenwerken (iets dat door mijn hoge mate van projectmatig werken vaak voorkomt als een project wordt afgerond).

Dan is het tijd om mijn vergader gedrag eens beter te bekijken. Zoals we aan het begin konden zien zit ik meer in meetings dan ik zou willen (10.3 uur terwijl mijn doel ligt op een maximum van 10 uur).

9.4.png

Ik zie dat mijn tijd in meetings ook boven het gemiddelde van mijn organisatie ligt en ‘veroorzaakt’ wordt door anderen die mij voor meetings uitnodigen. Vervolgens zie ik ook nog dat dit vooral lange meetings zijn en een paar herhalende meetings. Door op de details knop te klikken onder het staafdiagram zie ik al mijn meetings van die week en hoe die meegenomen worden in mijn overzicht.

9.5.png

De meest interessante categorie in het overzicht vind ik de categorie MULTITASKING. Hoe weet mijn dashboard dit? Het antwoord is vrij simpel. Ik heb tijdens deze meetings gewerkt in Outlook, Skype for Business of SharePoint en aangezien die signalen ook opgepikt worden weet mijn dashboard dat ik niet alleen met de meeting bezig was op dat moment.

Dan mijn emailgedrag. Ook een onderdeel waar ik het door mijzelf ingestelde doel niet haal (6.1 uur waar ik maximaal 5 uur wil besteden).

9.6.png

k zie dat ik hier wel heel dicht bij het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat zelfs het gemiddelde van mijn organisatie boven mijn doel ligt. Verder zie ik dat ik heel braaf alle email lees die ik ontvang, maar dat helpt natuurlijk niet als ik minder tijd in mijn inbox wil spenderen.

Daarnaast attendeert het dashboard mij erop dat ik ook MyAnalystics kan gaan gebruiken in mijn Outlook. Als ik de add-in daar open dan krijg ik real time feedback op mijn email en meeting gedrag.

9.7.png

Zo word ik gewaarschuwd dat enkele emails die ik verstuurd heb maar oppervlakkig gelezen zijn en dat mijn agenda begint vol te lopen en ik misschien die laatste vrije uurtje op vrijdag alvast moet blokken zodat ik nog tijd heb om alles af te krijgen deze week. Hier zie je dat het MyAnalytics stuk heel erg persoonlijk wordt en jou helpt om je werk effectief uit te voeren.

Dan mijn focus uren. Het onderdeel waar ik mijn doel haal (32.5 uur op een minimum van 10 uur). Ik zie dat ik ook boven het gemiddelde van de organisatie zit en dat ik in het weekend mijn laptop dicht heb gehouden. Dus dit zit goed, nu is het kwestie van behouden.

9.8.png

En als laatste mijn tijd die ik spendeer buiten mijn werkuren. Een onderdeel waar ik mijn doel niet haal (1.3 uur op een maximum van 0). Ook hier weer de vraag: hoe weet het dashboard wat mijn werktijden zijn? Nou, die heb ik zelf ingevuld in Outlook door aan te geven wanneer mijn werkdag start en dag eindigt. Verder zie ik dat ik ver onder het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat mijn overwerk verdeeld is over drie dagen waarbij ik een half uurtje langer heb gewerkt (of eerder ben begonnen, want dat wordt ook meegeteld uiteraard).

9.9.png

Van observatie naar actie

Wat je MyAnalytics dashboard vooral doet is de data die jij zelf ook zou kunnen verzamelen in een overzichtelijke manier aan jou presenteren. Hierdoor hoef jij je alleen nog maar te bekommeren over het nemen van beslissingen op basis van jouw dashboard. Want dat is iets waar je zelf toch het beste in blijft.

Zo zou ik kritischer kunnen kijken naar de meetings waarvoor ik word uitgenodigd, om mijn vergaderdoel te halen of niet alle ontvangen email altijd volledig te lezen om mijn emaildoel te halen.

Maar het meest interessante is de discussie die je dashboard op gang kan brengen. Neem bijvoorbeeld het feit dat ik in twee meetings aan het multitasken was. Is dat nou goed of fout? Als ik de notulen en besluiten van die vergadering direct in een email aan het verwerken was dan zal iedereen dat prima vinden, maar als ik totaal ergens anders mee bezig was dan zal het minder op prijs worden gesteld. En als ik inderdaad met iets anders bezig was, is dat dan een teken dat ik slecht bezig was tijdens die vergadering of had ik misschien helemaal niet in de meeting hoeven zijn omdat ik blijkbaar iets anders tussendoor kon doen. Misschien zijn dit wel de meetings die ik in het vervolg kan overslaan. Of misschien moet ik tijdens mijn andere meetings ook eens direct de notulen gaan maken. Dit zijn de interessante gesprekken die het MyAnalytics dashboard op tafel kan brengen en daarom is het ook zeker waard om je manier van werken te bespreken met je collega’s. Wat vinden de collega’s waarmee ik in de ‘multitaks-meetings’ zat eigenlijk van het feit dat ik met iets anders bezig was? Door dit te bespreken kom je vaak snel tot afspraken over hoe iedereen het fijn vindt om samen te werken en kun je bijna altijd wel tijd besparen door een meeting over te slaan of van een mailinglijst afgehaald te worden.

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Instructie- en adoptie materiaal op één plek verzameld

Wil je altijd toegang tot het meest up to date instructiemateriaal? Materiaal dat altijd is aangepast op de Microsoft Roadmap? Materiaal over de gehele breedte van de Microsoft Office 365 suite? En materiaal dat je zelf zo aan kan passen zoals jij wilt? Dan is het adoptieportaal van Rapid Circle wellicht iets voor jou! Op dit portaal zetten we namelijk allerlei instructiemateriaal, in Rapid Circle huisstijl, waarvan je onbeperkt gebruik kunt maken. In deze blog vertellen we je meer.

Wat is het?

Op het adoptieportaal van Rapid Circle vind je allerlei instructiemateriaal om de implementatie van je oplossing op basis van Office 365 te ondersteunen. Het materiaal is ingedeeld en doorzoekbaar op verschillende manieren: per scenario, per subscenario, er ‘workload’ en per type materiaal.

12.1.png

Naast het door Rapid Circle ontwikkelde instructiemateriaal vind je hier ook toepasbaar, relevant en herbruikbaar materiaal van Microsoft waar we naar linken. Ook hebben we een FAQ en posten we nieuws.

Het adoptieportaal is een plek waar je op terug kan vallen voor je instructiemateriaal. Je vind hier materiaal over de verschillende workloads binnen Office 365. Het materiaal houden we tevens up to date aan de hand van de Microsoft Roadmap.

12.2.png

Wat is er te vinden op het portaal?

Op het portaal vind je instructiemateriaal over Office 365 en de verschillende workloads binnen Office 365. We bieden onder andere de volgende soorten materiaal aan:

  • Instructiekaarten/Quick Reference Cards
  • Instructievideo’s
  • Handleidingen
  • Infographics
  • Instructie PowerPoints
  • FAQ’s
  • Communicatiemiddelen

De materialen op het portaal staan in standaard Rapid Circle layout. Het is mogelijk om de materialen in je eigen huisstijl te zetten, indien het bestandsformaat aanpasbaar is. Wil je PDF bestand ook aangepast, bijvoorbeeld door het veranderen van het logo? Neem dan contact met ons op!

Let wel op: wij adviseren om dit materiaal altijd in te zetten in een breder adoptietraject, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de toegevoegde waarde van de oplossing voor de werknemer (‘What’s in it for me’) en voor de organisatie. Ook raden we begeleidende training op maat aan.

 

Wat heb ik er aan?

Wanneer je toegang hebt tot het adoptieportaal is het heel eenvoudig om aan nieuw materiaal te komen. Wanneer Microsoft met een nieuwe functionaliteit komt, of een bestaande functionaliteit update, zorgen wij ervoor dat het materiaal op het portaal hierop aansluit.

Ook kun je makkelijk materiaal op verschillende manieren aan je medewerkers aanbieden. Niet iedereen leert namelijk op dezelfde manier en niet iedereen wil op dezelfde manier geïnstrueerd worden over nieuwe ICT tools. Sommigen lezen graag, terwijl anderen liever een filmpje kijken. Op het adoptieportaal worden verschillende middelen aangeboden rondom dezelfde workloads.

Doordat het materiaal aan te passen is, kun je het materiaal perfect laten aansluiten op je eigen organisatie, en kun je dit materiaal ook testen. Je kunt dan na een pilot eenvoudig zelf het materiaal aanpassen.

Hoe krijg ik toegang?

Indien je cloud support afneemt van Rapid Circle, is toegang tot het adoptieportaal gratis. Ben je (nog) geen support klant, dan is ook tegen een vergoeding gebruik te maken van het portaal.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en tarieven? Neem dan contact op met Nicole Smits.

Sneak preview

Om je een beeld te geven van wat je aan kunt treffen op ons adoptieportaal stellen we hieronder twee voorbeeld items als download beschikbaar:

Kies welke van de twee je wilt downloaden, laat je email adres achter, en ontvang de PDF in je mailbox!

Quick Reference Card: Snel aan de slag met Onedrive

Uw Naam *
Uw Naam

Instructie Powerpoint: Snel aan de slag met Office 365

Uw Naam
Uw Naam