Office

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.

Microsoft lanceert chat- en samenwerkingsapp Teams, de concurrent voor Slack

Microsoft Teams is op donderdag 2 november 2016 gelanceerd in 181 landen en in 18 talen voor alle commerciële klanten met een Office 365 Enterprise (E1, E3, E5) plan of Business (essential & premium) plan. Microsoft Teams is nu nog in Preview en Microsoft verwacht het in het eerste kwartaal van 2017 naar General Availability te kunnen brengen.

Activatie van Teams

Voordat je Microsoft Teams kunt starten met gebruiken, dient een Administrator dit wel aan te zetten op de Office 365 omgeving.

In de Office 365 Admin Center is de extra optie Microsoft Teams toegevoegd aan Instellingen > Apps. Hier kan de beheerder Microsoft Teams beschikbaar maken voor de organisatie. Deze stap is noodzakelijk voordat men zich bij https://teams.microsoft.com kan aanmelden.

36.1.png

Bekijk onderstaand filmpje voor een play by play uitleg:

Chatten zoals met WhatsApp, Skype (for Business) en Yammer

Microsoft Teams wordt door Microsoft zelf gepositioneerd als team georiënteerde, chat-based werkomgeving in Office 365. En dat is ook meteen wat je ziet zodra je aan de slag gaat met Teams. Je kunt direct praten met alle collega’s die in je team zitten via de Teams tab. Als je met collega’s buiten je team wilt chatten dan kun je dat doen via de Chat tab. Dit laat meteen zien dat de Microsoft Teams omgeving zowel een team werkomgeving is als je persoonlijke werkomgeving want je ziet naast de Teams waar je in zit ook alle andere collega’s.

Het chatten zelf werkt zoals we al jaren gewend zijn via Skype (for Business), Yammer, Facebook, WhatsApp en ga zo maar door. Je kunt tekstberichten, plaatjes, documenten en emoticons (alleen voor desktop client), gifs en ander leuks sturen. Je ziet makkelijk welke berichten van jou zijn, want die hebben een andere kleur. Je kunt je eigen berichten aanpassen, een unieke feature, en je kunt reageren op specifieke berichten van collega’s via een reply optie. Tevens kun je collega’s ‘mentionen’ in een groep chat, waardoor dit bericht extra opvalt bij degene die je mentioned.

36.3.png

Communiceren in Teams

In Skype for Business was de grote ergernis dat er geen vaste groepschats aangemaakt konden worden. Groepschats gingen verloren op het moment dat een gebruiker het chat scherm verliet. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers de conversatie op een later moment oppakken. Handig wanneer er een Team is aangemaakt voor bijvoorbeeld een supportteam waar er vragen ingezet worden, waarvan je weet dat ze bij het hele team uitkomen en diegene die online is erop kan reageren. Dit werkt beter dan een email naar een groep, waarbij 1 mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van 50 e-mails. Bijkomend voordeel is dat iemand die pas later voor de groep wordt uitgenodigd de hele geschiedenis kan teruglezen. Dit maakt het niet langer nodig om wanneer mensen bij een groep komen alle mails en documenten uit het verleden toe te sturen.

Binnen een Team is het ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Om het voorbeeld van het supportteam er weer bij te halen, hier zou het heel makkelijk zijn om per klant waarvoor support wordt geleverd een kanaal op te stellen.

Andere voorbeelden zijn een apart kanaal voor het team voor de wekelijkse teammeeting, een apart kanaal om nieuwe features te bespreken en een apart kanaal om het teamuitje te organiseren.

Integratie van Teams in Office 365

Microsoft Teams is, zoals we inmiddels gewend zijn van Office 365 producten, geheel geïntegreerd met de rest van Office 365. Dit uit zich in meerdere vormen:

  • OneNote: Maak notities in OneNote die direct gedeeld zijn met het team.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel bestanden vanuit de eigen of gedeelde OneDrive.
  • Office 365 Groups: Bij het aanmaken van een nieuwe team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een Office 365 Group. Daarmee krijgt het team de titel van de Group en de leden zijn automatisch lid van het nieuwe Team.
  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook direct getoond in de Chat van Teams. Hier heb je ook de mogelijkheid om in Teams de chat/discussie te continueren.

Naast dat Microsoft Team een heleboel Office functionaliteit ter beschikking stelt aan een Team, zijn er ook nog heel veel niet-Microsoft producten die je kunt gebruiken binnen Microsoft Teams. Dit principe kennen we van Flow en wordt dus ook hier toegepast, zodat Teams nog steeds gebruik kunnen maken van al hun favoriete samenwerkapplicaties. Hieronder een impressie:

36.4.png

Documenten in Teams uit Groups, OneDrive en SharePoint

Microsoft Teams is meer dan alleen maar chatten, want de tool biedt via de Documenten tab ook een overzicht van al je documenten. De kracht zit er met name in dat je alle bestanden ziet waarmee je recent hebt gewerkt, vanuit allerlei verschillende omgevingen. Dus of die bestanden nu in een group staan, op een SharePoint site of in je OneDrive je krijgt ze te zien in je Documenten tab.

36.5.png

Meetings vanuit Teams

Ook heb je via Microsoft Teams toegang tot al je meetings voor de komende dagen. Op deze manier is het heel makkelijk om te zien welke collega’s deelnemen aan die meeting. De volledige inhoud wordt opgehaald vanuit de agenda, dus alle details zijn meteen in beeld. Wanneer dit Skype for Business meetings zijn, heb je ook de optie om vanuit Teams aan de meeting deel te nemen.

36.6.png

Ondersteuning

Naast de web interface heeft Microsoft Teams direct meerdere apps uitgebracht voor de volgende platformen:

  • Windows 7, 8, 10 (32bit)
  • Windows 7, 8, 10 (64bit)
  • Mac OSX 10.10+
  • iOS
  • Android
  • Windows Mobile

Deze apps zijn te downloaden via http://teams.microsoft.com/downloads.

Er zitten kleine verschillen tussen de mobiele- en desktop apps. De grootste is het feit dat het (nog) niet mogelijk is om nieuwe teams te maken in de mobiele app en mensen toe te voegen aan teams. Daarnaast zijn de uitgebreide plaatjes en memes niet beschikbaar in de mobiele app om te gebruiken. Daar tegenover staat wel dat de camera van de telefoon gebruikt kan worden om afbeeldingen te versturen.

36.7.png

Stap voor stap introductievideo

Microsoft Mechanics heeft een video online gezet met een uitgebreide introductie van Microsoft Teams

Meer info

Rapid Circle post op korte termijn nog meer blog posts over Microsoft Teams. Bijvoorbeeld over de scenario’s waardoor de meerwaarde voor de organisatie duidelijk wordt.

Nog niet zo lang geleden zijn Groups gelanceerd door Microsoft, die de gebruikers van Office 365 ook heel veel mogelijkheden om met elkaar samen te werken. De eerste indruk van Microsoft Teams is dat het zowel gelijkenissen als unieke mogelijkheden vertoont in vergelijking met Groups. Dit zullen wij nauwlettend in de gaten houden in de toekomst. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft hard aan de weg aan het timmeren is om de samenwerkingsmogelijkheden voor al haar gebruikers zo rijk mogelijk te maken. Wat bewonderenswaardig is, is dat met de preview lancering van Microsoft Teams er direct een brede suite aan applicaties beschikbaar is voor verschillende licentiepakketten.

Wilt u direct meer weten over Microsoft Teams of een demo aanvragen, neem dan contact met ons op.