Microsoft Teams

Tips voor een betere teamprestatie

Laat jouw productieteam beter en sneller communiceren

Inefficiënte communicatie aan de productielijn kan grote gevolgen hebben voor producten. Deadlines worden niet gehaald waardoor je het risico loopt op late delivery boetes, je logistiek in het honderd loopt en je klanten tevergeefs wachten op onderdelen die je zou leveren. Teamleiders vinden het vaak lastig om de prestaties van hun team te verbeteren. Gelukkig kan het ook anders. Door tools in te zetten om de communicatie tussen verschillende teams en collega’s te verbeteren geeft je niet enkel de productiviteit een boost, je draagt ook bij aan een beter bedrijfsresultaat en klanttevredenheid. Deze whitepaper zet 7 praktische tips op een rij die jou zeker helpen met het faciliteren van een veilige, efficiënte en snelle communicatie.
 

Eenvoudig informatie delen vanuit één plek

Roosters plannen, diensten overdragen en productiedeadlines vastleggen. Hoe fijn zou het zijn als dit allemaal op één plek kan? Met Microsoft Teams kan je alle data uit SharePoint of OneDrive snel en eenvoudig delen in een chat- of Skypegesprek. De dagen van het eindeloos heen en weer mailen van geredigeerde Excel-documenten zijn over: iedereen heeft toegang tot het originele bestand en werkt hierin samen.
 

Omarm de apps die medewerkers gebruiken en krijg er vat op

Mensen gaan steeds vaker zelf op zoek naar apps en tools die hen helpen om sneller en efficiënter te werken. Het is zinloos om dit te verbieden, verstandiger is om zelf de juiste tools aan te bieden en open te staan voor suggesties van medewerkers. Evalueer regelmatig welke apps medewerkers gebruiken. Inventariseer of bepaalde behoeftes nog niet ingevuld worden door een aangeboden app.

Wil je meer tips lezen? Download dan hieronder de whitepaper 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams of zorgteams. Je zal merken dat met een aantal eenvoudige aanpassingen jouw team een stuk productieve wordt!


Download de Teams Whitepaper

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat

Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als 'reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek'.

Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.  
 

Om te beginnen

Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link

Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekend bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzich zelf spreekt.
 

Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:

1.       Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.

2.       Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten

3.       Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen

4.       Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen.  Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.

5.       Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met  jou zijn gedeeld.

6.       De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.  
 

p1.png


Start met chat

Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.

Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
 

Geef structuur met kanalen

Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.

Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken.  Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.  
 

Voeg functionaliteit aan een kanaal

In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.  
 

Mails ontvangen in een kanaal

Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
 

Vergader in Teams

Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
 

Een paar functies die je extra helpen  

Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.

p2.png

In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.

p3.png

Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.

p4.png

Succes op je ontdekkingstocht   

In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.

Teams Tutorial: Een projectorganisatie in MS Teams

Afgelopen maand hebben we u bijgepraat op het gebied van Microsoft Teams en onze ervaring gedeeld over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Het punt dat wij graag nogmaals willen benadrukken is hoe sterk Teams is in het samenbrengen van de tools die collega’s dag in en uit gebruiken en deze te presenteren in context van de dialoog die het team de hele dag door voert. En uiteraard is dat niet iets wat we enkel nog een keer willen opschrijven, maar we laten het graag aan je zien. En daarom zullen we de komende weken een serie aan blogs publiceren waarin we telkens een soort samenwerkingsverband centraal stellen en daarvoor een Team inrichten. Deze keer behandelen we het werken in projecten.

Twee opmerkingen vooraf: ten eerste, heb ik mijn software in het engels draaien en zullen veel van de namen die ik ga gebruiken in deze blog ook in het engels geschreven zijn. Ten tweede, ben ik fan van het Dark Theme binnen Teams en dus kunnen mijn screenshots wat donkerder overkomen dan hoe Teams er bij jou op je scherm uitziet.

Een Team maken

De allereerste stap is uiteraard het aanmaken van een Team. Hiervoor open ik de Desktop App (hier te downloaden) en klik ik op “Add team”. Wat mij erg bevalt is dat ik op de plek waar ik een nieuw team aan kan maken ik getipt word of ik niet beter mezelf aan een bestaand publiek team kan toevoegen als lid in plaats van een nieuw Team aan te maken. In dit geval wil ik echt iets nieuws maken, maar een fijne functionaliteit om de wildgroei aan teams in te perken.

15.1.png

Het aanmaken van een Team is zo gedaan. Je wordt gevraagd om je Team een naam te geven (verplicht), een beschrijving mee te geven (optioneel) en te kiezen of het een private of public team dient te zijn (verplicht). Alle keuzes die je hier maakt zijn later nog aan te passen, dus geen noodzaak om hier eerst uren over te brainstormen voordat je Team er is.

15.2.png

Omdat wij bij Rapid Circle een project georiënteerde organisatie zijn, zal iedereen wel interesse hebben in wat er in dit team besproken gaat worden. Dus ik kies voor Public zodat iedereen binnen onze organisatie er altijd bij kan. Ook met het oog op toekomstige nieuwe collega’s bespaar ik me op die manier het beheerwerk om het lidmaatschap van mijn Team continu aan te passen.

Zodra ik de gegevens heb ingevoerd klik ik op Next. Mijn Team wordt nu aangemaakt en ik kom vervolgens in een scherm waar ik collega’s toe kan voegen. Omdat ik heb gekozen voor een Public team kan iedereen zichzelf toevoegen, maar ik kan mijn collega’s ook een plezier doen door ze direct toe te voegen. Daarbij bespaar ik mezelf ook weer wat moeite om iedereen te vertellen dat er een nieuw team is waarvan iedereen lid zou moeten worden.

Zodra ik mijn collega’s heb toegevoegd kom ik in mijn team terecht en word ik hartelijk welkom geheten en tot verdere actie gemaand. Ook dit bevalt me wel, want je wordt meteen aangespoord om na te denken of er nog meer collega’s moeten worden toegevoegd en om na te denken over je verdere inrichting van je team.

15.3.png

Projecten een plek geven

Je krijgt bij het maken van een Team er automatisch een kanaal bij, maar het is de kunst om deze zo min mogelijk te gebruiken. Dit kanaal is namelijk, zoals de naam ook al doet vermoeden, voor algemene zaken. Hierin ga je bijvoorbeeld automatische meldingen zien over collega’s die zijn toegevoegd aan het Team en kanalen die zijn aangemaakt. Niet de beste plek om de details van het werken in projecten te behandelen en dus gaan we snel aan de slag met het aanmaken van wat extra kanalen.

Prioriteit nummer een is uiteraard om de projecten zelf een plek te geven. En dus maak ik een kanaal aan voor elk project dat er op dit moment loopt. Door ieder project haar eigen kanaal te geven, bied ik mijn collega’s de grootste mate van flexibiliteit om via het instellen van favorieten die projecten te volgen die zij interessant vinden en de projecten te negeren waar ze niets mee te maken hebben. Achter de naam van mijn Team vind ik drie puntjes en als ik daar op klik zie een paar opties waar “Add Channel” er een van is.

15.4.png

Naast een Project Awesome maak ik ook nog een Project Better en Project Crazy aan. Zo kunnen mijn collega’s direct aan de slag om de details van de verschillende projecten te bespreken. Het feit dat ieder project haar eigen kanaal heeft, stelt mij ook in staat om per project kanaal de tools toe te voegen waar dat project gebruikt van maakt.

Zo hebben wij binnen Rapid Circle voor bepaalde soort projecten een compleet ingerichte projectsite. Dit is een SharePoint subsite met alle bibliotheken en lijstjes ingebouwd die we voor dat soort projecten nodig hebben en met een druk op de knop is zo’n project site aangemaakt. Heel fijn, maar zoals ik al had vermeld heb ik bij Team ook een SharePoint site collectie gekregen die aan mijn team gekoppeld is. Dus de vraag is nu, waar ga ik mijn projectbestanden opslaan. Op de project site of op de gekoppelde site collectie. Ik wil ze het liefst op de project site hebben staan omdat die helemaal is ingericht zoals nodig is, maar ik wil ook dat die site heel makkelijk te benaderen is vanuit mijn kanaal. Dus dat gaan we dan meteen even regelen voor project Awesome.

Door op het plusteken naast mijn Wiki tab te klikken krijg ik een heel scala aan onderdelen die ik kan toevoegen. Ik kies hier voor SharePoint en mag dan kiezen om een recent bezochte site toe te voegen of zelf een url op te geven. Ik kies voor het laatste, plak de url van mijn project site erin en mag vervolgens een bibliotheek kiezen om te koppelen in mijn tab.

15.5.png

Een paar klikken later heb ik de documenten van mijn project site gekoppeld aan mijn kanaal zodat met het simpele wisselen tussen tabbladen we direct de bestanden op onze project site aan kunnen passen. Dit vraagt wel om een goede afspraak binnen het team over wat we in de Files tab zetten (en dus op de Team Site collectie) en wat we in de Documents tab zetten (en dus op de project site). Deze afspraak is nodig omdat ik de Files tab niet kan weggooien. Nu heb ik mijn bibliotheek gekoppeld, maar ik wil eigenlijk ook wel mijn hele project site koppelen aan dit kanaal.

Dat kan door weer op het plusteken te klikken en voor Website te kiezen. Ik word gevraagd om de url op te geven van de website die ik wil toevoegen en met wat snel kopieer en plak werk heb ik de landingspagina van mijn project site 1 klik verwijderd van de dialoog in mijn kanaal.

15.6.png

Over die dialoog gesproken trouwens, de bibliotheek en website die ik heb toegevoegd zijn netjes als thread opgenomen in de dialoog van dit kanaal wat mij in de gelegenheid stelt om mijn collega’s te laten weten waar deze toevoegingen voor dienen.

15.7.png

Mijn Project Awesome kanaal is hiermee ingericht en dus kan ik me richten op de andere twee kanalen.

Project Better is een ander soort project en werkt niet met een custom made SharePoint site. In plaats daarvan is de Project Manager fan van een ander product van Microsoft, namelijk Planner. Gelukkig zit die ook in de bak met snel te maken koppelingen en kan ik via het plusteken een nieuw Plan toevoegen zodat de PM aan de slag kan met het uitzetten van de taken.

15.8.png

Dan rest nog het Project Crazy. De Project Manager van dat project is fan van weer een andere tool, en dit keer eentje die niet in de Microsoft product portfolio zit, namelijk Trello. Gelukkig heeft Microsoft de laatste jaren op meerdere vlakken een verandering doorgemaakt en een daarvan is dat ze niet langer enkel en alleen rekening houden met hun eigen producten. Dit zien we terug in de besturingssystemen en browser die ze bedienen en in dit geval ook in de tools die ze als koppeling aanbieden, want daar staat Trello gewoon tussen. Dus door middel van het plusteken kunnen we ook daar gemakkelijk het Trello board toevoegen aan ons kanaal. Ik word gevraagd om in te loggen met mijn Trello account en vervolgens krijg ik de boards te zien die ik toe kan voegen.

15.9.png

Ik ga hier voor het Project C Board en mijn Trello board is toegevoegd aan mijn kanaal. Trello is trouwens niet de enige niet-Microsoft tool die wordt aangeboden. Als tabs zijn ook nog Wrike en Asana beschikbaar en als connector heb je de keuze uit een hele categorie met Project Management tools als Jira, Aha! en Pivotal Tracker. Dus grote kans dat de tools die jij nu al gebruikt beschikbaar zijn.

15.10.png

Weer tijd voor de tussenstand. Ik ben nu een tiental minuten verder en heb drie projecten een plek gegeven binnen mijn Team en ieder de tools geboden die ze al gebruikte voor hun project management. Zo zou ik uiteraard nog wel even door kunnen gaan met het toevoegen van projecten, maar het idee zal duidelijk zijn. Door met de rest van de onderdelen waar een project organisatie behoefte heeft.

Je team bij elkaar krijgen

Werken in projecten betekent voor Rapid Circle dat er collega’s vanuit verschillende disciplines samen met elkaar de oplossing bedenken en bouwen. Voor wij aan de slag kunnen hebben we projectleden nodig en dus begint het grote ronselen en puzzelen om alle teams gevuld te krijgen met de collega’s die de juiste skills hebben en genoeg tijd hebben om het project op tijd op te leveren. Die puzzel is binnen elke organisatie een uitdaging, maar wij hebben ook nog eens te maken met vrij kleine groep collega’s (100 in totaal), verspreid over meerdere disciplines (zo’n 10 skill gebieden), verspreid over meerdere werelddelen (Nederland, India en Melbourne) en constant onderweg naar klanten. Een kanaal dat volledig is toegewijd aan het vinden van de juiste collega’s voor elk project is dus geen overbodige luxe.

Ik maak een extra kanaal aan, getiteld “Planning”, dat kan fungeren als een soort van marktplaats voor iedere Project Manager die op zoek is naar projectleden.

5.11.png

Groot voordeel van Teams is dat het wordt meegeleverd met een Desktop App voor Windows en Mac en een Mobiele App voor iOS en Android. Dus ook voor een organisatie die verspreid is over de wereld en constant onderweg is, is het goed te doen om de chatberichten te volgen die worden geplaatst in dit kanaal. Zo heeft iedereen gelijke kansen om aan dat project te mogen werken waar je op hoopte.

Dit kanaal heeft voor onze organisatie de potentie om een enorme stroom van e-mails en telefoontjes te vervangen, een hoop wachttijd uit het proces te halen en voor iedereen transparant te maken welke projecten eraan zitten te komen en wat voor een vaardigheden daarvoor nodig zijn. Een enorme stap in efficiency.

Maar uiteraard baseren wij onze uiteindelijke planning en team samenstelling niet op een serie aan chatgesprekken. Dus als eenmaal die juiste collega’s zijn gevonden voor een project dan dient de Project Manager hiervoor verzoeken in te dienen om zo iedereen correct in te plannen. Dit gebeurd in een tool die wij zelf hebben gebouwd en draait op Azure. Nu zou het wel fijn zijn als de Project Manager vanuit het kanaal direct naar die tool kan, zodat wanneer uit de chat blijkt dat iemand beschikbaar is, het verzoek snel ingediend kan worden.

Hiervoor volgen wij de bekende route van het plusteken en de Website en een paar klikken later komt staat onze People Planner in een tabblad. Zo heeft iedereen snel zicht op zijn of haar eigen planning. Erg handig om bij de hand te hebben in kanaal waar het de hele tijd over planning gaat.

15.12.png

Nu zijn de planned hours altijd maar één kant van de medaille. De andere kant wordt gevormd door de actual hours. En wij hebben als menig ander bedrijf voor elke taak een andere tool, dus heb ik ook meteen maar onze tijdschrijftool onder een tabblad gestopt.

15.13.png

Naast de actual hours moet ik als medewerker van Rapid Circle namelijk ook mijn vakantieaanvragen in Exact doen, dus voor de planning is dit wel een handige tool om bij de hand te hebben.

Met deze toevoeging is het Planning kanaal goed voorzien en dus tijd voor de volgende tussenstand. We zijn een kwartier onderweg en ik heb een Team, drie project kanalen met eigen chat, sites, documenten en tools en een planning kanaal met chat en de tools de we gebruiken voor planned en actual hours daaraan gekoppeld.

 

Het bovenliggende niveau

Zodra je meerdere projecten tegelijk hebt lopen binnen een organisatie is er in principe sprake van een portfolio en dient deze gemanaged te worden. Als je net zoals in ons geval elke week tientallen projecten hebt lopen, dan is portfolio management een absolute must. Want het gaat voorkomen dat een project meer tijd, hulp of aandacht nodig heeft dan gepland en dat gaat dan al heel snel ten koste van andere projecten.

Dus het volgende kanaal dat we in het leven roepen is draagt de titel “Portfolio Management”. Bij portfolio management draait het in eerste instantie om het regelmatig checken van de portfolio van projecten en kijken of alles nog naast elkaar past. Hiervoor kan uiteraard de chat gebruikt worden, maar omdat dit een terugkerende meeting is, is het ook wel handig om de besluiten die worden genomen wat formeler vast te leggen. Om die reden voeg ik een OneNote bestand toe aan dit kanaal waar de besluiten en bijzonderheden van de wekelijkse meeting kunnen worden vastgelegd.

15.14.png

Om deze wekelijkse meeting in goede banen te leiden is het erg handig als we een lijst hebben van alle projecten en in welke fase deze projecten zitten. Zo’n lijst heb ik nog niet, maar zoals ik in het begin al heb vermeld heb ik bij het aanmaken van mijn Team een complete SharePoint site collectie cadeau gekregen. Initieel bedoeld om mijn documenten een plekje te geven die ik in Team chats upload, maar het is geen probleem om de functionaliteit van deze site collectie wat uit te breiden. Bijvoorbeeld met een takenlijst en tijdslijn waarin ik al mijn projecten kan toevoegen.

Door op de drie puntjes te klikken naast mijn kanaal naam kom ik snel op mijn SharePoint site terecht.

15.15.png

Vervolgens is het een kleine moeite om naar de Site Contents te gaan, een takenlijst toe te voegen en deze te vullen met mijn lijst van lopende projecten. Bij mijn takenlijst krijg ik automatisch een tijdslijn bij, dus door een start en einddatum toe te voegen aan mijn projecten kan ik ze mooi in de tijd plotten en krijg ik een handig overzicht voor mijn wekelijkse project meeting.

Dan is het enkel nog een kwestie van het direct koppelen van deze lijst aan mijn kanaal, zodat ik mezelf elke week een aantal keer klikken bespaar om naar mijn projecten overzicht te gaan. Dit doen we weer via het plusteken, website en het invullen van de url.

15.16.png

En omdat ik de “post to the channel about this tab” vinkjes allemaal aan heb laten staan is mijn kanaal chat netjes gevuld met twee meldingen over de onderdelen die ik net heb toegevoegd.

15.17.png

De eindstand

Uiteindelijk heb ik binnen een half uur een complete projectorganisatie opgezet met behulp van Microsoft Teams. Hierin zit een algemeen kanaal voor mededelingen over nieuwe leden en nieuwe kanalen. Daarnaast zijn er drie kanalen die ieder een eigen project ondersteunen met de daarbij gebruikte tools gekoppeld in tabbladen zodat zie maar een klik verwijderd zijn van het gesprek dat de project leden voeren. Ook hebben we een marktplaats waar projectmanagers en projectleden elkaar kunnen vinden om de samenstelling van projectteams makkelijker en transparanter te maken, met de gekoppelde tools om afspraken direct vast te leggen in de officiële administratie. En we hebben een apart kanaal voor de gesprekken en besluiten rondom protfolio management met een tijdlijn overzicht en OneNote bij de hand. Daarnaast hebben we alles beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie (zelfs voor toekomstige medewerkers) en kan elke collega bepalen welke kanalen hij of zij wel of niet volgt.

15.18.png

Dat is een hoop functionaliteit in 30 minuten en stelt ons in staat om de aandacht te houden bij waar het echt om gaat: zorgen dat alle projecten op tijd worden opgeleverd.

En uiteraard komen ik en mijn collega’s graag langs om samen met jou Teams succesvol uit te rollen binnen jouw organisatie zodat ook jullie fan zullen worden van dit nieuwe Microsoft product. Net zoals wij dat zijn.

Wil je meer info over Teams? Wij schreven een review na 3 maanden intensief gebruik. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen of bellen +31 (0)88 056 6100.

 

 

Teams! Een review na drie maanden intensief gebruik

Microsoft Teams is nu drie maanden beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365 en wij zijn fan. Wanneer Teams in preview ging eind vorig jaar hadden we net de introductie van Groups verwerkt en terwijl iedereen bezig was om de juiste overwegingen te maken tussen SharePoint teamsites en de nieuwe Office Groups, maakte Microsoft de puzzel ogenschijnlijk nog veel moeilijker door begin dit jaar met Teams te komen. De knuppel was in het hoenderhok van samenwerkoplossingen geworpen en Microsoft kon niet betrapt worden op een advies over wat wanneer te gebruiken.

Gelukkig levert het feit dat veel mensen zich over dezelfde problematiek altijd een hoop pogingen op om de hele casus in een plaat te vangen. En onderstaande infographic is een van de meer geslaagde samenvattingen van het speelveld.

20.1.jpg

Alles draait om de dialoog

Wat direct duidelijk wordt uit bovenstaand plaatje is dat Teams een erg rijk platform is. Maar tegelijk blijft het heel erg gefocust. Dat klinkt als een enorme tegenstrijdigheid, maar is het zeker niet. De basis van Teams is namelijk heel erg simpel: een dialoog. Collega’s in een team praten de hele dag tegen elkaar en de kern van Teams is om dat gesprek te ondersteunen.

Bij het aanmaken van een team krijg je een team en een kanaal. Dat stelt je in staat om direct te beginnen met praten tegen je collega’s en naar gelang het gesprek zich ontwikkeld zal je meer collega’s gaan uitnodigen omdat hun bijdrage gewenst is. En dat laat meteen een van de meest sterke punten van Teams zien, de persistant chat. Het maakt niet uit of je eerst begint te praten of eerst mensen uitnodigt, want zodra iemand uitgenodigd wordt voor een Team kan hij of zij alles teruglezen. En dat is zo’n enorm voordeel, want je hoeft geen tijd te stoppen in het doorsturen van alle belangrijke informatie. Nee, je voegt iemand toe aan het team en die collega kan bij alle informatie die van de geboorte van het team is besproken.

Een ander welbekend fenomeen dat ieder van ons weleens heeft meegemaakt is dat er in een chatgroep meerdere gesprekken door elkaar worden gevoerd en dat je daardoor niet duidelijk kunt reageren op de juiste berichten. Hiervoor biedt Teams meerdere oplossing.

Ten eerste is er de mogelijkheid om binnen je Team meerder kanalen op te zetten. Dus met dezelfde groep collega’s kun je de gesprekken over het rooster, de werkdocumenten en de ditjes en datjes mooi scheiden in verschillende kanalen.

20.2.png

Daarnaast vindt het chatten binnen een kanaal plaats op basis van thread, waarmee je kunt kiezen of je een nieuw onderwerp wilt aansnijden of wilt reageren op een bericht van een collega. Wanneer je reageert wordt jouw bericht vastgeplakt aan het bericht van je collega en anders staat het los in het kanaal. En als een thread lang wordt, dan vouwt Teams hem voor je samen door het eerste, laatste en aantal tussenliggende berichten te tonen.

Focus

Teams is een samenwerkoplossing en dus speelt efficiency een grote rol. Er zijn meerdere manieren waarop Teams je helpt om efficiënter te communiceren. Een van de belangrijkste is dat je personen en teams kunt mentionen. Zoals je gewend bent van andere social media, kun je ook in teams het welbekende apenstaartje als wapen inzetten om een bericht meer op te laten vallen voor die ene collega’s waar je toch echt reactie van wilt. Wanneer je dat doet wordt dat bericht gemarkeerd met een rode kantlijn en een rood apenstaartje voor de collega’s die jij mentioned.

20.3.png

De andere manier waarop Teams focus biedt op de belangrijke zaken is dat de threads die actief zijn automatisch naar beneden schuiven. Dat klinkt misschien verkeerd als ik er niet bij vertel dat in Teams het gesprek van boven naar beneden plaatsvindt en je het meest recente onderaan en oudste bovenaan terugvindt. En uiteraard focust Teams bij het openen van een kanaal automatisch op de onderkant, zodat je bij de meest recente threads uitkomt.

Maak het persoonlijk   Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

Maak het persoonlijk

Teams stelt je in staat de manier waarop jij de dialoog volgt te personaliseren. Dit komt vooral naar voren in de set van notificaties die aan of uitgezet kan worden. Dit stelt de gebruiker in staat om Teams heel erg aandacht vragend te maken of juist een stille kracht te laten zijn. Zoals je inmiddels van Microsoft gewend bent, staan alle notificaties standaard aan. Iets wat de adoptie zeker ten goede komt omdat je in het begin gebombardeerd wordt met notificaties en zo zeker niet mist dat Teams er is. Je wordt als het ware de hele tijd door Teams erop gewezen dat er gesprekken worden gevoerd en dat je die weleens zou mogen gaan volgen. Ik zou daarom ook zeker aanraden de eerste week de notificaties niet te wijzigen. Maar als je een tijdje met Teams hebt gewerkt zal het aanpassen van de notificaties zeker een item zijn op je wensenlijstje. En zodra je die stap gaat zetten zal je zien dat er genoeg opties zijn om Teams precies zo schreeuwerig te laten zijn als jij graag hebt.

20.5.png

Een andere manier waarop je Teams een stukje persoonlijker kunt maken zijn de 3 verschillende thema’s waaruit je kunt kiezen. Je hebt default, dark en high contrast. Het lijkt een gimmick, maar ik merk zelf dat dat ik toch liever mijn thema in dark zet dan de andere twee en het feit dat ik die keuze heb, bevalt me zeker. Ook het feit dat Microsoft hier gekozen heeft voor een paar keuzes en niet een heel scala aan opties vind ik wel fijn. Als je de optie voor de thema’s eenmaal ontdekt zal je alle drie waarschijnlijk even aanklikken en al gauw je keuze kunnen maken, om er vervolgens nooit meer over te tobben.

20.6.png

En de laatste, en misschien leukste en beste manier om Teams persoonlijk te maken, zijn de emoticons, stickers en gifjes die je kunt gebruiken in je berichten. In eerste instantie dacht ik dat Microsoft haar tijd misschien beter had kunnen besteden aan iets anders dan het integreren van deze zaken, maar stiekem gebruik ik ze dagelijks en wil ik ook zeker niet zonder. En ik ben er ook van overtuigd dat het een waardevolle functie is binnen Teams. Zeker onder collega’s is er vaak de noodzaak voor nuance in de berichten en daar leent het geschreven woord zich niet altijd voor. Ik heb menigmaal misverstanden gehad op basis van emails omdat de nuance niet overkwam en men daardoor veel te fel of juist helemaal niet reageerde op berichten. Die nuance is veel beter in te zetten met behulp van stickers en gifjes. En bovendien weer erg efficiënt te gebruiken omdat je je eigen tekst mee kunt geven. Dus dat persoonlijke plaatje is zo gemaakt waardoor die lap tekst niet meer nodig is om een discussie te beslechten.

20.7.png

Betrek je onderwerp bij je gesprek

Zoals gezegd draait Teams allemaal om de dialoog die jij met je collega’s voert. En waar Teams heel sterk in is, is om het onderwerp waarover gesproken wordt er bij te trekken. Iets dat binnen elk team een onderwerp van gesprek is, zijn de documenten die de collega’s onderling maken en delen. Teams staat je niet alleen in staat om een bijlage aan een bericht te koppelen (of zelfs meerdere als je dat wilt), maar slaat die bijlagen ook meteen op onder de Bestanden tab die je bij elk Team automatisch krijgt. Deze bestanden staan technisch opgeslagen op de SharePoint site collectie die wordt aangemaakt wanneer een nieuw Team tot leven wordt geroepen en dus heb je voor deze documenten alle voordelen die je van SharePoint gewend bent zoals versiebeheer, folders, metadata en delen.

20.8.png

Maar Teams gaat veel verder dan het betrekken van document in je gesprek. Houdt jouw team bepaalde rapportages in de gaten, hang ze dan aan je kanaal vast door ze op te nemen in een tab. Zo is je Power BI dashboard een muisklik verwijdert van het gesprek over de cijfers. En aangezien de tabs per kanaal bepaald worden kun je door een goede inrichting van je kanalen de verschillende verantwoordelijkheden van je team mooi scheiden en de tabs overzichtelijk houden. Zo kun je ook makkelijk de project sites (SharePoint teamsites) als tabs opnemen voor de projecten waar de collega’s in jouw team aan werken of de het plan uit Planner dat jullie gebruiken om de zomer BBQ te organiseren.

20.9.png

Maar wat het werken met Tabs helemaal mooi maakt is dat bij Microsoft het kwartje is gevallen dat ze niet de enige zijn die goede samenwerkoplossingen bieden. Dit zie je terug in de hoeveelheid producten die je kunt toevoegen aan je Team die buiten het Office 365 platform en zelfs buiten de productportfolio van Microsoft vallen. Zo kun je bijvoorbeeld een YouTube kanaal (Google) toevoegen aan je Team. Iets dat erg handig kan zijn voor het communicatieteam dat makkelijk het bedrijfskanaal in de gaten wil houden.

Maar Teams gaat zelfs nog een stapje verder dan dat door connectors aan te bieden. Het verschil tussen een connector en een tab is dat de inhoud van een tab naast je chat wordt gepresenteerd en dat een connector inhoud in je chat presenteert. Als we het voorbeeld van het communicatieteam doortrekken dan zouden zij mogelijk een connector willen instellen naar de bedrijfsfeed op Yammer. Deze zal op basis van de instellingen Yammer berichten laten zien tussen de chatberichten door. Of misschien een dagelijks weerbericht voor de buitendienst. De hoeveelheid connectors die men kan koppelen is ongekend groot en groeit dagelijks. En ook hier is Microsoft niet te flauw om verder te kijken dan de eigen producten. Dus ben je als projecten manager meer fan van Trello dan van Planner, dan kun je die connector gewoon toevoegen.

20.10.png

Al deze opties stellen je in staat om het gesprek zelf en het onderwerp van het gesprek aan elkaar te koppelen zodat je beiden op plek ter beschikking hebt.

En dat gesprek met alle content kun je dan vervolgens op elk device volgen omdat Teams vanaf dag 1 komt met een desktopversie en mobiele app voor zowel Android als iOS. Dus ook de Apple liefhebbende teams kunnen gewoon deelnemen aan het gesprek.

Governance, governance, governance

Wij zijn fan van Teams en gebruiken het actief. Maar dat wil niet zeggen dat wij niet in een paar valkuilen zijn beland de afgelopen maanden. Wij hebben een wildgroei aan Teams moeten aanpakken omdat voor elk onderwerp een Team werd aangemaakt en we op een gegeven tien Teams hadden waar iedereen lid van was (bij Rapid Circle werken krap honderd mensen, dus dan heb je vrij snel het hele bedrijf in een Team zitten). Een dergelijk structuur is niet echt handig. Veel logischer is het om een Team te hebben waar iedereen lid van is met tien kanalen.

En zo zijn we ook tegen andere zaken aangelopen. Hoe ga je het beste om met het mentionen zodat niet iedereen in elk bericht gementioned wordt? Waar sla je de bestanden op als je een project site hebt en een kanaal in Teams, want je wilt wel alles op plek hebben? Wie mag er Teams aanmaken?

Vragen die niet nieuw zijn, maar altijd naar boven komen als mensen gaan samenwerken en niet goed afspreken hoe. En daarom geldt ook voor Teams dat de onderlinge afspraken over hoe je binnen het team samenwerkt net zo belangrijk zijn als de functionaliteit in de tool. Maar iets waar ik heel blij van wordt bij Microsoft Teams, is dat wanneer dat gesprek plaats heeft gevonden de uitwerking van de afspraken vliegensvlug gaat omdat ik met een paar muisklikken vanuit allerlei hoeken en gaten tab en connectors kan koppelen aan mijn team. Dus als we er eenmaal uit zijn of de backlog in Excel, Planner, OneNote, Trello, Jira, Wunderlist, Visual Studio of iets anders komt te staan, heb ik hem binnen een minuut aan mijn Team toegevoegd en kan ik weer gaan doen wat de bedoeling is van elke samenwerkingstool: aan de slag!

Conclusie

Aan het begin van het jaar keek ik de ontwikkelingen rondom Groups en Teams nog sceptisch aan. Ten opzichte van de klassieke teamsites vond ik er nog teveel haken en ogen aan zitten. Teams had toen wel de belofte, maar maakte het nog niet helemaal waar. Nu kan ik zeggen dat Teams overduidelijk mijn favoriet is. Het geeft mij de controle over mijn werk en laat me samenwerken op de manier hoe ik dat wil of het samenwerkingsverband dat vraagt.

Het vergt wel een andere mindset binnen de organisatie ten opzichte van samenwerken, want Teams geeft heel veel mogelijkheden en macht aan de eindgebruiker om de inrichting naar zijn of haar hand te zetten. Dit betekent minder mogelijkheden van bovenaf om bepaalde inrichting of vormgeving af te dwingen voor de samenwerkomgevingen van de organisatie. Maar als je dat los kunt laten, geeft Teams je er een hoop voor terug.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of bel +31 (0)88 056 6100.

Microsoft lanceert chat- en samenwerkingsapp Teams, de concurrent voor Slack

Microsoft Teams is op donderdag 2 november 2016 gelanceerd in 181 landen en in 18 talen voor alle commerciële klanten met een Office 365 Enterprise (E1, E3, E5) plan of Business (essential & premium) plan. Microsoft Teams is nu nog in Preview en Microsoft verwacht het in het eerste kwartaal van 2017 naar General Availability te kunnen brengen.

Activatie van Teams

Voordat je Microsoft Teams kunt starten met gebruiken, dient een Administrator dit wel aan te zetten op de Office 365 omgeving.

In de Office 365 Admin Center is de extra optie Microsoft Teams toegevoegd aan Instellingen > Apps. Hier kan de beheerder Microsoft Teams beschikbaar maken voor de organisatie. Deze stap is noodzakelijk voordat men zich bij https://teams.microsoft.com kan aanmelden.

36.1.png

Bekijk onderstaand filmpje voor een play by play uitleg:

Chatten zoals met WhatsApp, Skype (for Business) en Yammer

Microsoft Teams wordt door Microsoft zelf gepositioneerd als team georiënteerde, chat-based werkomgeving in Office 365. En dat is ook meteen wat je ziet zodra je aan de slag gaat met Teams. Je kunt direct praten met alle collega’s die in je team zitten via de Teams tab. Als je met collega’s buiten je team wilt chatten dan kun je dat doen via de Chat tab. Dit laat meteen zien dat de Microsoft Teams omgeving zowel een team werkomgeving is als je persoonlijke werkomgeving want je ziet naast de Teams waar je in zit ook alle andere collega’s.

Het chatten zelf werkt zoals we al jaren gewend zijn via Skype (for Business), Yammer, Facebook, WhatsApp en ga zo maar door. Je kunt tekstberichten, plaatjes, documenten en emoticons (alleen voor desktop client), gifs en ander leuks sturen. Je ziet makkelijk welke berichten van jou zijn, want die hebben een andere kleur. Je kunt je eigen berichten aanpassen, een unieke feature, en je kunt reageren op specifieke berichten van collega’s via een reply optie. Tevens kun je collega’s ‘mentionen’ in een groep chat, waardoor dit bericht extra opvalt bij degene die je mentioned.

36.3.png

Communiceren in Teams

In Skype for Business was de grote ergernis dat er geen vaste groepschats aangemaakt konden worden. Groepschats gingen verloren op het moment dat een gebruiker het chat scherm verliet. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers de conversatie op een later moment oppakken. Handig wanneer er een Team is aangemaakt voor bijvoorbeeld een supportteam waar er vragen ingezet worden, waarvan je weet dat ze bij het hele team uitkomen en diegene die online is erop kan reageren. Dit werkt beter dan een email naar een groep, waarbij 1 mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van 50 e-mails. Bijkomend voordeel is dat iemand die pas later voor de groep wordt uitgenodigd de hele geschiedenis kan teruglezen. Dit maakt het niet langer nodig om wanneer mensen bij een groep komen alle mails en documenten uit het verleden toe te sturen.

Binnen een Team is het ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Om het voorbeeld van het supportteam er weer bij te halen, hier zou het heel makkelijk zijn om per klant waarvoor support wordt geleverd een kanaal op te stellen.

Andere voorbeelden zijn een apart kanaal voor het team voor de wekelijkse teammeeting, een apart kanaal om nieuwe features te bespreken en een apart kanaal om het teamuitje te organiseren.

Integratie van Teams in Office 365

Microsoft Teams is, zoals we inmiddels gewend zijn van Office 365 producten, geheel geïntegreerd met de rest van Office 365. Dit uit zich in meerdere vormen:

  • OneNote: Maak notities in OneNote die direct gedeeld zijn met het team.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel bestanden vanuit de eigen of gedeelde OneDrive.
  • Office 365 Groups: Bij het aanmaken van een nieuwe team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een Office 365 Group. Daarmee krijgt het team de titel van de Group en de leden zijn automatisch lid van het nieuwe Team.
  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook direct getoond in de Chat van Teams. Hier heb je ook de mogelijkheid om in Teams de chat/discussie te continueren.

Naast dat Microsoft Team een heleboel Office functionaliteit ter beschikking stelt aan een Team, zijn er ook nog heel veel niet-Microsoft producten die je kunt gebruiken binnen Microsoft Teams. Dit principe kennen we van Flow en wordt dus ook hier toegepast, zodat Teams nog steeds gebruik kunnen maken van al hun favoriete samenwerkapplicaties. Hieronder een impressie:

36.4.png

Documenten in Teams uit Groups, OneDrive en SharePoint

Microsoft Teams is meer dan alleen maar chatten, want de tool biedt via de Documenten tab ook een overzicht van al je documenten. De kracht zit er met name in dat je alle bestanden ziet waarmee je recent hebt gewerkt, vanuit allerlei verschillende omgevingen. Dus of die bestanden nu in een group staan, op een SharePoint site of in je OneDrive je krijgt ze te zien in je Documenten tab.

36.5.png

Meetings vanuit Teams

Ook heb je via Microsoft Teams toegang tot al je meetings voor de komende dagen. Op deze manier is het heel makkelijk om te zien welke collega’s deelnemen aan die meeting. De volledige inhoud wordt opgehaald vanuit de agenda, dus alle details zijn meteen in beeld. Wanneer dit Skype for Business meetings zijn, heb je ook de optie om vanuit Teams aan de meeting deel te nemen.

36.6.png

Ondersteuning

Naast de web interface heeft Microsoft Teams direct meerdere apps uitgebracht voor de volgende platformen:

  • Windows 7, 8, 10 (32bit)
  • Windows 7, 8, 10 (64bit)
  • Mac OSX 10.10+
  • iOS
  • Android
  • Windows Mobile

Deze apps zijn te downloaden via http://teams.microsoft.com/downloads.

Er zitten kleine verschillen tussen de mobiele- en desktop apps. De grootste is het feit dat het (nog) niet mogelijk is om nieuwe teams te maken in de mobiele app en mensen toe te voegen aan teams. Daarnaast zijn de uitgebreide plaatjes en memes niet beschikbaar in de mobiele app om te gebruiken. Daar tegenover staat wel dat de camera van de telefoon gebruikt kan worden om afbeeldingen te versturen.

36.7.png

Stap voor stap introductievideo

Microsoft Mechanics heeft een video online gezet met een uitgebreide introductie van Microsoft Teams

Meer info

Rapid Circle post op korte termijn nog meer blog posts over Microsoft Teams. Bijvoorbeeld over de scenario’s waardoor de meerwaarde voor de organisatie duidelijk wordt.

Nog niet zo lang geleden zijn Groups gelanceerd door Microsoft, die de gebruikers van Office 365 ook heel veel mogelijkheden om met elkaar samen te werken. De eerste indruk van Microsoft Teams is dat het zowel gelijkenissen als unieke mogelijkheden vertoont in vergelijking met Groups. Dit zullen wij nauwlettend in de gaten houden in de toekomst. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft hard aan de weg aan het timmeren is om de samenwerkingsmogelijkheden voor al haar gebruikers zo rijk mogelijk te maken. Wat bewonderenswaardig is, is dat met de preview lancering van Microsoft Teams er direct een brede suite aan applicaties beschikbaar is voor verschillende licentiepakketten.

Wilt u direct meer weten over Microsoft Teams of een demo aanvragen, neem dan contact met ons op.