Microsoft

Office 365 F1 licenties voor zorgmedewerkers en applicaties: in 3 stappen een naar een beter beeld van de haalbaarheid en onderbouwde vervolgstappen

Bij de keuze voor- of implementatie van F1 (voorheen K1) licenties is het van belang om naar de relatie tussen de applicaties en Office Online te kijken en hier rekening mee te houden. De impact op werkprocessen kan namelijk groot zijn indien er voorafgaand geen duidelijk beeld van is. Dit omdat medewerkers Word en Excel (en andere office producten) niet meer lokaal kunnen openen en bewerken. Onderstaand heb ik in 3 stappen omschreven hoe je hiermee om kan gaan, en welke keuzes je tegen gaat komen. Afhankelijk van het applicatielandschap, het gebruik en de keuzes die je maakt, heeft het doorlopen van onderstaande stappen een geschatte doorlooptijd van ongeveer 1 tot 8 maanden.

 

Stap 1. Creëer voor elk van de beoogde gebruikersgroepen een overzicht van het huidige applicatie gebruik, en een prognose van het toekomstige (deels online) applicatiegebruik. Analyseer vervolgens of er gaten vallen tussen de applicaties en in de werkprocessen

Bij het gebruik van Office Online hebben gebruikers alleen de beschikking over de online versie van de Office producten en worden alle bestanden online opgeslagen. Echter, veel andere applicaties of werkprocessen die met Office documenten werken zijn nog niet voorbereidt zijn op het werken met online Office producten.

De belangrijkste zaken die je hierbij wilt weten zijn:

-          Afhankelijkheden: Maken de beoogde gebruikersgroepen gebruik van applicaties die in bepaalde mate afhankelijk zijn van lokaal geïnstalleerde Office producten? Een voorbeeld is het opslaan van zorgformulieren (.docx) in Ysis. Tip: hoe gedetailleerder je deze groepen in relatie tot de betrokken applicaties in beeld hebt hoe doelgerichter je passende vervolgacties kunt nemen.

-          Soort gebruik: Worden de lokale Office documenten momenteel door de specifieke gebruikersgroepen alleen gelezen, of worden ze ook bewerkt, en gaan ze na de bewerking nog een proces in? Dit is van belang omdat de lokale versies na de ingebruikname van de F1 licentie enkel Online te openen zijn. Hiervoor moet dus nog wat worden geregeld (zie onderstaande opties) 

 

Stap 2. Bepaal per applicatie(onderdeel) passende maatregelen

Als de vorige stap is uitgevoerd beschik je over een overzicht “per gebruikersgroep, per applicatie, per relatie met Word/Excel, en of de documenten enkel worden gelezen of bewerkt”. Gezien de documenten niet meer lokaal bewerkt kunnen worden moet er een passende vervolgactie worden gekozen. Met name wanneer deze passende acties in een beperkte tijd (minder dan 3-6 maanden) moeten worden uitgevoerd dan is het onderscheidt tussen te lezen en te bewerken documenten (per app. per gebruikersgroep) erg behulpzaam zodat er geen maatregelen genomen worden die niet strikt noodzakelijk zijn.

De aanpak per situatie kan sterk verschillen. Vooral in het geval dat er bewerkt moet kunnen worden zijn er veel mogelijkheden om dit te realiseren.

Documenten zowel lezen als bewerken

-          “U-bocht” constructie
De U-bocht constructie omvat het lokaal downloaden van een document om deze vervolgens na online bewerking weer handmatig te uploaden in een online opslaglocatie zoals MS Teams.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, er is minder focus op gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie.
 

-          Creëren van een opslagpad naar een online opslaglocatie zoals MS Teams
Gebruikers downloaden de documenten direct naar MS Teams in plaats van naar hun lokale plek en openen de documenten vanuit daar met Office online producten. Indien het gevoelige informatie bevat is het raadzaam om passende toegangsbeveiliging tot de online opslaglocatie in te zetten.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: technisch haalbaar in samenhang met specs, focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden.
 

-          Gebruik maken van een connector

Middels een connector kunnen de documenten direct vanuit de applicatie in de Office online producten (in de browser) geopend worden. Voor gebruikers met een F1 licentie zal dat de favoriet zijn omdat de documenten dan zonder aanvullende download rechtstreeks te openen zijn in de browser. Daarnaast heeft het voor de organisatie als voordeel dat er minder downloads naar verschillende devices worden gedaan (met de daarmee samenhangende risico’s). Tijd en medewerking van de applicatieleverancier is echter wel een belangrijk component omdat de connector een extra stukje software is dat verwerkt moet worden in de applicatie. Sommige applicatieleveranciers hebben al een connector beschikbaar en dit weegt zwaar mee in de impactanalyse.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: hoge focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden, focus op grip op data, er is voldoende tijd en medewerking van de applicatieleveranciers.
 

-          Heroverweging licenties
Vaak wordt het vergeten, maar je kunt indien nodig ook andere licenties inzetten. Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties die kiezen voor het (al dan niet tijdelijk) upgraden van de licentie voor bepaalde gebruikersgroepen of rolhouders binnen groepen. Op deze wijze wordt er als het ware tijd gekocht om bijvoorbeeld naar een ander scenario toe te werken. Het nadeel is echter wel dat deze gebruikers eerst een Office2016 versie krijgen en deze op een later moment weer wordt afgenomen, wat tot bezwaren kan leiden.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: zeer beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, bovengemiddelde financiële ruimte.
 

-          Herverdeling werkzaamheden

Ook deze mogelijkheid wordt nogal eens vergeten. Bij het inventariseren van de werkprocessen binnen de gebruikersgroepen blijkt veelal dat bepaalde bewerkingsacties niet perse door alle leden van een groep verricht hoeven te worden. Soms blijkt zelfs dat een gehele groep bepaalde mogelijkheden niet nodig hebben. In deze gevallen zouden de werkzaamheden door een andere gebruiker of groep met (bijvoorbeeld) een E3 licentie verricht kunnen worden, en dienen er geen technische aanpassingen te worden verricht. Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten tevens bewerkt kunnen worden, er is mogelijkheid om processen en werkzaamheden te veranderen, extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (uitleggen werkprocessen).

Moeten gebruikers de documenten alleen lezen? Dan kunnen bovenstaande opties natuurlijk ook toegepast worden, maar er kan ook voor een meer economische optie gekozen worden:

-          De documenten omzetten naar PDF
Documenten die vaak opnieuw alleen gelezen moeten worden binnen een gebruikersgroep kunnen door een gebruiker met E3 licentie éénmalig omgezet worden naar PDF. De gebruikersgroepen kunnen deze PDF dan eenvoudig lezen vanuit de browser zonder dat zij aanvullende acties hoeven uit te voeren.
Deze oplossing is vooral te overwegen bij: documenten hoeven enkel gelezen te worden, beperkte tijd, belang bij gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (omzetten naar .pdf; openen van .pdf in plaats van .docx).

Let op: bovenstaand wordt bij twee opties aandacht voor gebruikersadoptie genoemd. Dit is omdat uit ervaring blijkt dat hier snel problemen ontstaan. Echter, alle maatregelen die ook maar enige wijziging in de werkprocessen van gebruikers maken zullen vergezeld moeten gaan van inspanningen op het gebied van adoptie.


Stap 3. Maak keuzes en zet vervolgstappen uit

Het is nogal een open deur, maar nu er een duidelijk beeld is van de verschillende opties per applicatie en gebruikersgroep kunnen er gefundeerde keuzes worden gemaakt en is het tijd voor actie. In veel projecten blijft deze stap te lang uit na de voorgaande fases.

In de praktijk zie ik vaak dat het eindresultaat een combinatie is van verschillende maatregelen zoals de bovenstaande opties. Dit is afhankelijk van de verschillende belangen en mogelijkheden binnen een organisatie. Dit zorgt er echter wel voor dat er meerdere trajecten parallel aan elkaar gaan lopen.

Bovendien zijn de maatregelen veelal afhankelijk van organisatorische processen die niets te maken hebben met de technische implementatie. Denk hierbij aan zaken als de goedkeuring van een voorstel voor een aanpassing in de begroting door een keuze in het licentiemodel, het realiseren van de noodzakelijke voorzieningen voor een online opslaglocatie (zoals MS teams en alle daarmee samenhangende technische en organisatorische stappen), organiseren van instructie van gebruikers voor gewijzigde werkprocessen en het in gesprek gaan met één of meerdere applicatieleveranciers t.b.v. de implementatie van de connector. Hierdoor vraagt de totale uitvoer van de maatregelen meer tijd dan het in de eerste instantie lijkt.

Kortom, tijd om aan de slag te gaan!

 

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Recap MVP Summit 2018

Begin maart vond dit jaar de MVP Global Summit plaats in Bellevue en Redmond in Washington, USA. Tijdens dit jaarlijks terugkerend evenement worden alle MVP’s van over de hele wereld, zo’n 4.000, uitgenodigd om bijgepraat te worden over de nieuwste ontwikkelingen en de laatste stand van zaken, waarop ook feedback gegeven kan worden. Dit jaar was ook een jubileumjaar, want het MVP Award Programma bestaat dit jaar alweer 25 jaar.

Rapid Circle’s eigen Office Servers and Services MVP, Michel de Rooij, was ook dit jaar van de partij, tezamen met zo’n 2.000 andere MVP’s uit één of meerdere van de 18 award categorieën. In deze blog deelt hij zijn ervaringen.

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

De Global MVP Summit

De Summit is een evenement waar veelal technische informatie wordt gedeeld met de MVPs. Afhankelijk van welke Award categorie je onder valt, wordt er 3 à 4 dagen technische informatie met je gedeeld. Dit jaar was er ook een zogenaamde Community Pre-Day, waar MVPs de nodige soft-skill ervaringen deelden met geïnteresseerden.

De tijdens de Summit gedeelde informatie valt onder een persoonlijk non-disclosure agreement; dat houdt in dat deze informatie buiten het de Summit niet mag worden gedeeld, ook niet met collega’s. Naast dat de feedback en discussies tijdens de Summit voor Microsoft en MVPs waardevol zijn, schaft deze ook inzicht in de visie en strategie van Microsoft, en daarmee een kans de voorsprong te behouden en klaar te zijn voor de nabije toekomst.

n.png

Naast de technische sessies is de Summit ook het evenement waar je de meeste MVPs tegenkomt, en is dan ook bij uitstek een setting om niet alleen te netwerken met de productgroep, maar ook relaties te onderhouden of kennis te maken met de andere MVPs. Een categorie als Office Servers and Services is erg breed, en daarbinnen zie je toch dat iedere MVP eigenlijk zijn eigen specialisatie of ervaring heeft. De evenementen in de avonduren leenden zich hier prima voor, zoals de regional meetups waar je kon netwerken met alle MVPs uit de regio, of de product group happy hour. Menig leverancier organiseert tijdens de Summit ook iets, en zo belande ondergetekende met Quadrotech op een bowlingbaan. Als afsluiter was er een slotfeest compleet met silent disco, wat een aparte gewaarwording blijft.

Ondanks dat Washington bekend staat als de Rainy State, is Seattle en omgeving een aardige locatie om te verpozen met de Pike Place Market, Underground Tour, de Boeing fabrieken of een wandeling in een van de kleurrijke bossen die Seattle rijk is. Want naast een week van inspanning moet er ook wat tijd zijn voor ontspanning.
 

Wat is een MVP?

Het MVP Award Programma bestaat sinds 1993, en heeft als doel personen, die vanuit hun passie voor (Microsoft) technologie bijdragen leveren aan het delen van kennis binnen de diverse communities, te erkennen. Dit delen van kennis kan zijn het spreken op of organiseren van online of offline evenementen, participatie in gebruikersgroepen, het schrijven of onderhouden van blogs of artikelen, of (mee)coderen aan projecten in de (Microsoft) community. Waar online gebruikersgroepen zich voorheen ophielden op platformen als CompuServe of Usenet, is dat tegenwoordig bijvoorbeeld Microsofts eigen TechCommunity site, of GitHub waar veel van Microsoft open sourced materiaal gehost wordt.

mr.jpg

Hoe word ik een MVP?

Er is echter geen vast recept voor mogelijke toekenning van de Award; een IT pro zal waarschijnlijk vaker op een evenement spreken dan een developer; toch leveren zij beiden op eigen manier een waardevolle bijdrage aan de eigen communities. De regel is dan ook eigenlijk, doe wat je leuk vindt, en doe dat goed. Als dat goed genoeg is (in de ogen van Microsoft), val je vanzelf op, wordt je mogelijk door iemand genomineerd, en vind je na het inzenden van je community activiteiten wellicht op een eerste dag van de maand de MVP welkomstboodschap in je Inbox.

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

Beveiligen en beperken van toegang tot Office 365 met aangepaste AD FS claimrules

3.1.png

Samen met onze klanten zijn we hard aan het werk geweest om toegang tot Office 365 workloads te beveiligen, zoals Exchange Online. In dit specifieke artikel willen we graag onze kennis delen over hoe toegang beperkt kan worden tot Exchange Online, specifieke netwerken en specifieke protocollen.

Eén van onze klanten gebruikte MobileIron voor het beveiligen van mobiele devices en wilde graag deze MDM oplossing integreren met Office 365.

Het lastige aan het beveiligen van toegang tot Exchange Online met MobileIron is dat MobileIron Sentry servers specifieke IP adressen vereisen naar Exchange. Zoals je je wel kunt voorstellen, de altijd veranderende Office 365 Cloud (met al zijn IP adressen) maakt het erg moeilijk om aan deze eis te voldoen. We moesten dus een andere technologie gebruiken, los van MobileIron, voor het beperken van de toegang tot Office 365.

We hebben er voor gekozen om aangepaste claimrules in AD FS te implementeren. De omgeving waar we deze oplossing voor hebben gebouwd was een AD FS 2016 farm. In deze nieuwe versie in AD FS zijn er verschillende veranderingen in hoe aangepaste claimrules worden gemaakt. AD FS 2016 gebruikte standaard Acces Control Policies en met deze policies was het niet mogelijk om zulke aangepaste claimrules te maken. Dus, voordat we gaan beginnen, gaan we eerst uitleggen hoe we in de oude situatie claimrules maakten.

  1. Log in op één van de AD FS servers
  2. Start PowerShell en voer deze commando’s uit
    1. $ADFSRpt = Get-AdfsRelyingPartyTrust -Name “Microsoft Office 365 Identity Platform”
    2. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -AccessControlPolicyName $null
    3. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules $null
    4. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules ‘@RuleName = “TEMP RULE” exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D) => issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”,Value = “true”);’
  3. Open de AD FS Management Console
  4. Navigeer naar “Relying Party Trusts” en selecteert de Office 365 relying party trust.
  5. Klik op “Edit Access Control Policy” in het rechter menu, om het oude menu te vinden om “Issuance Authorization Rules” te configureren
  6. Verwijder NIET de “TEMP RULE’ en sluit het venster niet.
3.2.png

Vanaf hier komt het coole gedeelte, wat eigenlijk gaat om het beperken van specifiek verkeer en protocollen in toegang tot specifieke netwerken, bijvoorbeeld SMTP of EWS verkeer.

Beperken van ActiveSync Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we ActiveSync verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.ActiveSync”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van IMAP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we IMAP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Imap”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van SMTP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we SMTP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van POP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we POP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Pop”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van EWS Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat de publieke IP adres range van het on-premises netwerk vanuit waar we EWS verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd. Voor deze claimrule vereisen we ook dat de hybrid Exchange servers EWS verkeer naar Office 365 sturen voor het afleveren van naast elkaar bestaande functionaliteit naar alle gebruikers. Dit voorbeeld staat verkeer toe van de range 82.125.45.1 – 82.125.45.14.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.([1-9]|1[0-4])\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Nu zou de huidige rule configuratie er als volgt uit moeten zien:

3.3.png

De laatste regel die toegevoegd moet worden is een standaard regel “Sta toegang toe voor alle gebruikers”. Wees er zeker van dat deze regel zich onderaan de lijst bevindt van de lijst met de “Toestaan” actie.

Nu zijn alle gewenste Exchange protocollen tot overal beperkt, behalve de MobileIron Sentry server of de on-premises netwerk range voor wat EWS verkeer om free/busy en ander hybride verkeer naar Exchange on-premises te ondersteunen. Echter, de nieuwe Outlook voor iOS en Android app gebruikt deze traditionele Exchange protocollen niet. Deze nieuwe handige app gebruikt de Graph API voor het ophalen van e-mail en andere resources.

Om toegang te beperken voor onbekende clients naar Exchange Online, met het gebruik van de Outlook voor iOS of Android app, kiezen we er voor om gebruik te maken van Conditional Access voor Azure Active Directory. En het beperken van toegang naar andere netwerken, dan het publieke IP adres van de Sentry server. Om gebruik te maken van deze feature is een Azure Active Directory Premium P1 licentie wel vereist!

Een laatste leuk feitje om deze blogpost mee te eindigen is het feit dat de documentatie geboden door Microsoft op TechNet niet klopt. De technet documentatie voor het beperken van toegang tot Office 365 services, gebaseerd op de locatie van de client noemt een verkeerde HTTP Header voor Imap verkeer. Na veel zoeken en fouten opsporen met Microsoft viel ons oog op een klein detail in de ADFS trace logs die ervoor zorgen dat de oorspronkelijke claimrule voor Imap faalt. We kwamen er achter dat HTTP Headers voor Imap verkeer de waarde Microsoft.Exchange.Imap gebruikt en niet Microsoft.Exchange.PopImap, zoals beschreven in het artikel. Hieronder kan de event worden gevonden, geregistreerd in de AD FS Trace Logs van een Imap client:

Volgende verzoek voor context headers presenteren:

X-MS-Client-Application: Microsoft.Exchange.Imap
X-MS-Client-User-Agent: –
client-request-id: 6338b8c2-c283-4c93-2c00-0080000000c6
X-MS-Endpoint-Absolute-Path: /adfs/services/trust/2005/usernamemixed
X-MS-Forwarded-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx, xxx.xxx.xxx.xxx
X-MS-Proxy: WAP
X-MS-ADFS-Proxy-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx

Groot applaus voor mijn goede vriend en teamlid Kevin Raap voor het samenwerken aan de claimrules en het vinden van de fout in de Microsoft Technet documentatie.

Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op blog www.thomasverwer.com. Klik hier om op de hoogte te blijven van zijn recente blogposts.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Gesproken woorden real time omzetten in tekst & direct vertalen in 12 talen

Niet groots aangekondigd op Ignite, maar wel een hele belangrijke ontwikkeling: tijdens alle Ignitesessies die werden gegeven, werd de gesproken woorden direct omgezet in tekst en vertaald in 12 talen. Deze real time transcriptie werkte verbazingwekkend goed. De vertraging tussen spraak en tekst was behoorlijk klein. Ook bij sprekers die snel spraken, of ietwat onduidelijk Engels spraken, bleef de transcriptie doorlopen. Ik heb weinig fouten gezien in de transcriptie die gemaakt werd. Af en toe sloeg de tekst een stukje over, als de gesproken woorden niet duidelijk waren, 0m het vervolgens snel weer op te pakken. Ook hoorde ik van deelnemers die de sessies in een andere taal volgden dat de vertalingen vaak erg goed waren. Microsoft gebruikt AI om deze technologie steeds beter te maken, hoe meer informatie het systeem heeft, hoe beter het wordt. Dus de komende jaren zal het nog vele malen beter worden, als deze technologie vaker wordt ingezet. Dat Microsoft aandurft om dit op zo’n groot event toe te passen is bewonderenswaardig.

Teams meetings

Deze functionaliteit gaan we terugzien in Teams meetings (nu nog Skype for Business). Via deze transcriptie technologie is het namelijk mogelijk om Skype gesprekken om te zetten in tekst. Dankzij de vertaalmodule wordt het uiteindelijk mogelijk om een conference call te houden waarbij iedereen in zijn eigen taal spreekt. Microsoft zorgt (zo) realtime (mogelijk) voor de vertaling. De uitgewerkte tekst wordt opgeslagen samen met de video en is na afloop doorzoekbaar. Als de zoekopdracht (bijvoorbeeld een woord wat gezegd is) voorkomt in de video, dan sprint de video direct naar dat moment. Heel handig bij vergaderingen en interviews.

Efficiëntere Supportdesk en callcenter

Op dit moment is de focus van Teams meetings vooral intern gericht, dus heeft de transcriptie vooral toegevoegde waarde voor meetings. Maar stel je voor dat Teams meetings wordt ingezet door de supportafdeling van een grote organisatie, bijvoorbeeld door de telefoniecentrale op Teams/Skype aan te sluiten. Het wordt dan heel gemakkelijk om specifieke delen van een gesprek terug te halen, bijvoorbeeld bij een geschil. Of bij een sales team bij het afsluiten van een contract. Nog interessanter wordt het als alle gesproken tekst geanalyseerd wordt, zodat de manager niet alleen een overzicht krijgt van alle aangemaakte supporttickets, maar ook van alle onderwerpen die besproken worden en welke antwoorden gegeven worden. Hierop kan de organisatie en de supportdesk beter worden ingericht, en nieuwe medewerkers beter worden opgeleid. Door AI in te zetten kan de supportdesk zelfs nog efficiënter worden ingericht, als het gekoppeld wordt aan ‘Bots’. Zij kunnen grote delen van het werk overnemen, door antwoorden te geven op basis van alle beschikbare historische data. Een interessante eerste stap hierin kan zijn dat door analyse en AI, de supportmedewerker in zijn scherm het antwoord ziet, terwijl de persoon die de vraag aan de telefoon nog niet is uitgesproken. De supportmedewerker hoeft niet meer in het systeem te zoeken naar het antwoord, het antwoord verschijnt direct op het scherm. Of de pagina waarin de medewerker de gegevens moet invullen verschijnt automatisch op het scherm.

Waarom Bing for Business heel belangrijk gaat worden

Op Ignite zijn weer veel aankondigingen gedaan. Een, in mijn ogen, erg belangrijke aankondiging is de Bing for Business. Een zoekmachine die publieke en organisatieresultaten combineert. In eerste instantie wordt je er wellicht niet helemaal warm van. Vooral omdat we hier in Nederland weinig Bing gebruiken (9% marktaandeel, ten opzichte van USA met 33%). Toch voorzie ik een toekomst voor Bing for Business. En niet alleen ik werd enthousiast. Na afloop sprak ik met een Cloud Architect van een grote Nederlandse organisatie. Hij wil heel graag onderzoeken wat dit voor hen kan betekenen, en of dit het intranet kan vervangen.

Wat is Bing for Business

Tegenwoordig zijn consumenten gewend om vooral via zoekopdrachten informatie op te halen. Denk maar aan het gebruik van Google, op Bol.com of op Marktplaats.nl. Veel consumenten gebruiken niet het menu om ergens naartoe te navigeren, maar voeren direct een zoekopdracht in, en passen die eventueel aan met filters. Binnen een organisatie is dit vaak nog lastig, omdat informatie vaak in verschillende systemen staat. Bing for Business is nu een belangrijke tweede stap naar dit een betere zoekervaring binnen enterprises.

De eerste stap was natuurlijk Delve, die gebruik maakt van Microsoft Graph. Via Delve krijgt de gebruiker gepersonaliseerde documenten te zien uit Office 365, die voor hem/haar relevant zijn. Deze documenten kunnen in de mail, SharePoint of in OneDrive staan. Voor Bing for Business wordt de zoekopdracht uitgebreid, waardoor ook informatie uit andere bronnen beschikbaar komen. Bijvoorbeeld uit de publieke zoekmachine van Bing, de Maps van Bing en LinkedIn. Daarnaast worden er ook links getoond naar andere Line of Business applicaties, zoals SAP of Exact. Door AI zullen de zoekresultaten steeds beter worden. Alle zoekresultaten zijn beveiligd, en persoonlijk, je ziet alleen informatie die je echt mag zien. Dat kan op basis van rechten, profiel, en later zelfs op basis van het land vanwaar je inlogt of waar je volgens je profiel werkt.

Wanneer je op de naam van een collega zoekt, worden de resultaten overzichtelijk weergegeven. Waarbij de informatie uit verschillende bronnen komt. Zo zie je de agenda van je collega, de in de organisatie (organogram), contactinformatie en publieke informatie van internet. Daarnaast kan je doorklikken naar andere informatie, zoals bijvoorbeeld documenten die jullie delen en groepen waarvan je lid bent.

7.1.png

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

Als je een specifieke vraag invoert, bijvoorbeeld een vraag over vrije dagen. Dan wordt het antwoord direct weergegeven, ook als dat ergens onderin een document staat weergegeven, en niet het hele document zelf.

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

In dit voorbeeld is een zoekterm ingevoerd, maar dat had ook een vragende zin kunnen zijn, zoals: ”Hoe boek ik vrije dagen?”. Ook dan geeft het systeem de juiste informatie terug.

7.2.png

Integratie met andere systemen: Microsoft Graph API

Bing for Business wordt pas echt sterk als er ook andere bronnen op worden aangesloten, zoals SAP, Exact en andere informatiesystemen. Het productteam heeft aangegeven dat ze hiermee bezig zijn en de Graph aan het uitbreiden zijn voor externe applicaties. Het voordeel is dat Microsoft één keer een goede connectie maakt met een applicatie, en daarna alle organisaties van deze koppeling gebruik kunnen maken. Het productteam kon niet aangeven wanneer de eerste externe koppelingen gemaakt zijn. Het technische opzetten van de koppeling is niet hun grootste zorg, meer hoe ze de opgehaalde gegevens gebruiksvriendelijk gaan aanbieden.

Vervanging van het intranet

De zoekervaring die Bing for Business biedt, kan waarschijnlijk veel huidige intranetten vervangen. Intranetten worden vaak gebruikt om medewerkers informatie gestructureerd aan te bieden. Via Bing for Business kunnen gebruikers zelf snel informatie zoeken, uit verschillende bronnen. Omdat veel gebruikers al gewend zijn om te werken via een zoek-interface, is er minder adoptie nodig. De meeste gebruikers zullen dit snel oppakken.

Bing heeft een slecht imago

Een zorg die op Ignite leefde onder veel Nederlanders was het negatieve imago dat de zoekmachine Bing heeft in Nederland. In Amerika is Bing veel populairder. Toch is mijn verwachting dat dit geen grote negatieve invloed zal hebben op de Nederlandse markt. Ten eerste, is een gebruiker altijd ‘om te leiden’ naar een startpagina met een bedrijfs-url zoals https://vinden.contoso.nl, waar elke gebruiker zijn dag mee begint. Als de zoekmachine genoeg relevantie heeft, zullen gebruikers dat zeer waarschijnlijk graag gebruiken. Ten tweede denk ik dat Bing for Business steeds meer geïntegreerd zal worden binnen heel Office 365 en Windows, zodat je soms niet eens weet dat je van Bing for Business gebruik maakt. Het gaat meer om de technologie erachter. Als laatste heeft het productteam aangegeven dat er waarschijnlijk ook webparts komen die je op een SharePoint-pagina kan toevoegen. Waardoor Bing for Business een onderdeel kan uitmaken van je intranet, zodat daaromheen nog Nieuws en andere relevantie informatie kan worden geplaatst.

Mobiel

Tijdens Ignite werd ook de mobiele ervaring laten zien. Deze zag er erg goed uit, waarbij de gebruiker alle informatie uit de zoekmachine overzichtelijk getoond krijgt. Helaas kon ik daar nog geen screenshots van vinden.

Inschrijven voor preview

Er is nog veel meer te vertellen over Bing for Business. Om deze blog leesbaar te houden, verwijs ik je graag door naar de website van Bing for Business. Ook is het mogelijk om je organisatie in te schrijven voor een preview:

https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 3

Succesvol werken aan verandering met Interventies

In deel 1 van deze serie over succes met Office 365 hebben we ons Succes Model toegelicht en aangegeven uit welke 3 steeds terugkerende stappen dit model bestaat, namelijk het bepalen van je doelen en definiëren van je KPI’s, gewenst gedrag bepalen aan de hand van persona’s en meten van de gap tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. En tot slot: het plegen van interventies zodat je dichter bij de beoogde doelen komt.

 

Succes model

Succes model

De mogelijke interventies waar we het hier over hebben zijn al beschreven in deel 1 van het blog over lange termijn succes. Waar we het in dit derde deel over gaan hebben is het uitrollen van nieuwe functionaliteit als interventie, we hebben 2 varianten waar we rekening mee moeten houden, namelijk;

 

  1.  De uitrol van functionaliteit waar de business expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld een specifieke BI oplossing, of een app die een bedrijfsproces ondersteund;
  2. De constante stroom van innovaties van Microsoft. 

 

Interventies ten aanzien van de eerste variant zijn helder, dit zijn de traditionele adoptie middelen, zoals communicatie rondom de toegevoegde waarde van de oplossing, of een training/instructiefilm om de juiste skillset bij de medewerkers te realiseren. Na het meten van het gedrag kan er besloten worden om hier nog nader op in te grijpen met additionele adoptiemiddelen; gedragsveranderingen gebeuren namelijk meestal  niet ‘overnight’.

 

De constante stroom van innovaties door Microsoft vragen om een wat andere aanpak. We hebben het hier namelijk over algemene features waarvan eerst de ‘Whats in in for me’ moet worden onderzocht.

 

Wij adviseren om een innovatie (of pilot)groep te initiëren die deze taak op zich kan nemen. Dit kan een speciaal voor dit doel samengestelde groep (bijvoorbeeld een aantal individuele key users uit willekeurige onderdelen van de organisatie) zijn, die binnen de bestaande context van de doorlopende werkzaamheden en beschikbare devices de nieuwe innovaties test. Het kan ook een samengestelde groep zijn die een stap verder gaat en de innovaties test met bijvoorbeeld nieuwe devices en die ook expliciet nieuwe scenario’s of nieuwe manieren van werken onderdeel maken van die pilot. Voordeel van deze aanpak is dat de conclusies innovaties en vooruitstrevend kunnen zijn, nadeel is dat de praktische toepasbaarheid op korte termijn in de organisatie wellicht wat achter blijft.

 

Een andere optie is om een bestaand organisatieonderdeel de rol van Pilot groep te geven, dit organisatieonderdeel (afdeling/unit/team) fungeert dan als ‘testlab’. Voordeel is dat ze wat beter op elkaar zijn ingespeeld, er gebruikers met verschillende skillsets en ‘ techsavyness’  in de pilotgroep zitten. Wanneer er uit deze pilotgroep nuttige toepassing uit de stroom van innovaties van Microsoft voortkomt, zal de praktische toepasbaarheid, en dus de ‘what’s in in for me’, dichter bij de rest van de medewerkers van de organisatie staan.

 

Welke variant van een innovatiegroep ook wordt gekozen, de essentie is het uitproberen van de constante stroom van nieuwe features die door Microsoft worden uitgerold op het Office 365 platform. Hebben ze toegevoegde waarde? Welke gebruikersscenario’s kunnen ermee ondersteund worden? En er wordt samen met de innovatiegroep bekeken welke adoptiemiddelen noodzakelijk zijn om en organisatiebrede uitrol een succes te kunnen laten zijn.

 

En natuurlijk worden voor de nieuwe features weer KPI’s bepaald die de organisatiedoelen ondersteunen, wordt het medewerkersgedrag gemeten en kunnen er nieuwe interventies worden bepaald om dichter bij het gewenste gedrag te komen.

 

Het is niet noodzakelijk om alle soorten nieuwe features eerst uit te proberen in een innovatiegroep; nieuwe features rondom security worden (als ze binnen de governance afspraken vallen) gewoon aangezet, en sommige features zijn niet eens uit te zetten of uit te stellen. Ook hier is wel het meten van eventueel veranderend gedrag belangrijk.

 

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 2.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom dit succesmodel, of een gratis adoptie consult ontvangen waar wij persoonlijk uw succesmodel analiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Zo verleid in je 5 stappen je medewerkers om mee te doen met je IT verandering

De implementatie van een nieuwe technologie in je organisatie zien als alleen een technische verandering is niet meer van deze tijd. Een technologische verandering gaat namelijk ook gepaard met een organisatorische verandering en vraagt óók om een verandering van gedrag van de medewerkers. Een verandering op minimaal drie fronten dus! In deze blog gaan we in op die laatste. Hoe zorg je er voor dat medewerkers hun jarenlange ingesleten gedrag nou gaan aanpassen?

Bij de implementatie van iets nieuws, of dat nou technologie is of een nieuwe procedure of nieuwe kantoorindeling, het zorgt er altijd voor dat bestaande routines vervangen moeten worden door nieuwe. Routines aanpassen betekent dus je gedrag aanpassen. En als er een type verandering moeilijk is, is het wel het veranderen van je gedrag!

Een verandering van gedrag is niet een verandering die over een nacht ijs gaat, en zeker niet een verandering die vanzelf gaat. Tijd, aandacht en herhaling zijn de belangrijkste elementen hierbij. Als organisatie kun je je medewerkers helpen bij het wennen aan het nieuwe gewenste gedrag. Een methode om dit mee te bewerkstelligen is de ADKAR-methode (van Prosci). Deze methode gaat om ‘the human side of change’.

The human side of change

The human side of change, of ADKAR, staat voor 5 fasen die mensen zouden moeten doorlopen om een gedragsverandering mogelijk te maken.

Deze fasen zijn: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

13.1.png

Wanneer alle vijf deze stappen in ogenschouw worden genomen is de kans groot dat je verandering succesvol is. Wanneer een van de stappen wordt overgeslagen neemt meteen de kans op succes af. Let op, doorloop je al deze stappen met je medewerkers wil dat nog niet zeggen dat je hele organisatie mee gaat. De kans is aanwezig dat een handjevol mensen niet mee wil en niet verandert, ondanks je pogingen. Focus in dit geval dan vooral op de mensen die wel willen.

1. Awareness

Voordat je überhaupt kunt beginnen met training of instructie moeten je medewerkers eerst weten dat er een verandering aan komt. Maak je medewerkers bewust van het feit dat ze moeten veranderen en WAAROM dit belangrijk is. Waarom heb je als organisatie deze verandering ingezet en waarom is het belangrijk dat je medewerkers mee gaan in deze verandering.

Een goede ‘waarom’ sluit aan op de emoties van je medewerkers en is geen rationeel argument. Mensen nemen namelijk beslissingen op basis van emotie en niet op basis van argumenten, cijfers, grafieken en ratio. Je gebruikt deze argumenten om je beslissing te valideren of ondersteunen. Om mensen te overtuigen vóór je verandering te kiezen probeer je op het juiste gevoel in te spelen. Denk bij een ‘waarom’ aan het Think Differently van Apple, of Just do it van Nike. Een doelstelling binnen je organisatie die mensen aan boord krijgt zijn dingen als ‘energie in je werk’ of ‘plezier terugkrijgen’. Daarna kun je uitleggen hoe je dit wil bereiken, bijvoorbeeld door slimmer samen te werken en daarmee tijd te besparen of frustratie te verminderen.

Als je mensen uitlegt waarom veranderen belangrijk vinden en ze hebben hier een gevoel en een beeld bij, haken mensen makkelijker aan. Creer dus bewustzijn bij je medewerkers.

2. Desire

Wanneer mensen snappen waarom ze moeten veranderen is een verandering het makkelijkst te bewerkstelligen als mensen nieuwsgierig worden naar de verandering, als ze noodzaak en nut zien in de verandering en als ze het graag zo snel mogelijk zelf willen proberen. Je creëert dus een behoefte. Laat in deze fase zien ‘what’s in it for them’. Wat levert het je medewerkers op als ze aan boord stappen en als ze meegaan in de verandering. Welke winst levert het hen op en hoe komen ze daar?

3. Knowledge

Pas op dit moment introduceer je het kenniscomponent. Hoe werkt de nieuwe tool dan, waar klik je, hoe werk je samen, hoe werken de verschillende onderdelen. Dit alles leg je uit in instructiemateriaal of trainingen. In veel verandertrajecten begint men vaak meteen met het kenniscomponent en worden de eerste twee stappen vergeten of heel kort aan het begin van de training geïntroduceerd. Het is absoluut een goed idee om aan het begin van de training de waarom en whats in it for me te herhalen, maar wij denken dat de boodschap beter over komt als deze al even tijd heeft gehad te bezinken.

4. Ability

Met alleen een training en instructie ben je er nog niet. Juist na de training begint het intensieve traject. Dan moeten mensen gaan wennen aan hun nieuwe tool. Ze gaan het geleerde in de praktijk brengen en groeien van bewust onbekwaam minimaal naar bewust bekwaam en uiteindelijk naar onbewust bekwaam. In deze fase is het handig om medewerkers te blijven stimuleren de nieuwe tool te gebruiken, bijvoorbeeld middels ambassadeurs, mails met tips te sturen, terugkom trainingen te plannen of wat je verder nog kunt verzinnen.

5. Reinforcement

Na de eerste fase is het belangrijk om aandacht te blijven besteden aan je verandering en je medewerkers te helpen om niet terug te vallen in hun oude gewoonten. Het zit in de aard van de mens om vol goede moed aan een verandering te beginnen, en als na een tijdje iets niet lukt zoals je wilt dat je toch terug valt in oud gedrag. Als je op dat moment niet gestimuleerd wordt toch op de nieuwe manier te werken, dan sluipt de oude manier van werken weer terug in de organisatie. Als organisatie kun je dan middels interventies weer sturen naar het oude gedrag. Je kunt erachter komen of je organisatie ‘on track’ is door voorafgaand aan je verandering doelstellingen te formuleren die aangeven wanneer je deze behaald hebt (KPI’s). Middels metrics zoals Pulse kun je geaggregeerd en geanonimiseerd gebruik én gedrag in je organisatie meten en weten of je je doelstellingen hebt behaald of dat je die kant op beweegt.

Tot slot

Concluderend is het belangrijk om je medewerkers stap voor stap door een verandering te loodsen, beginnend bij uit te leggen waarom een verandering belangrijk is, wat de voordelen voor hen zijn, hoe dingen precies werken en hoe ze er mee moeten werken. Als organisatie is het belangrijk te beseffen dat adoptie geen quick win is, en dat je er tijd, aandacht en moeite in moet stoppen om het maximale eruit te halen.

Mocht je meer willen weten over hoe je dit dan in de praktijk brengt, dan denken wij uiteraard graag met je mee. Neem contact op met het Rapid Circle Adoptie team voor begeleiding en informatie rondom adoptie van je nieuwe technologie.

NEN 7510 en de Security Assessement tool: De Ins and Outs

Voor wie tooling zoekt ter ondersteuning van de systematische toetsing van het niveau van de security binnen de inrichting van het Office 365 platform heeft Microsoft nieuwe tooling in preview, namelijk het Security Assessment!

Als consultant ben ik erg enthousiast over het concept. Met name in de zorg, waar de vraag wordt gesteld hoe systematische toetsing van het Office 365 platform in het Security Information Management System ten behoeve van de NEN7510 kan worden uitgevoerd, kan dit instrument een eerste goede stap van het proces bieden.

Wat houdt de Security Assessment tool in?

De Security Assessment is een tool die organisaties, aan de hand van een score en de bijbehorende details, inzage geeft in de inrichting van de Office 365 tenant en hiermee verwante onderdelen. Ieder Office365 platform biedt een zeer ruime set aan technische instellingen waarmee beveiligingsmaatregelen genomen kunnen worden. In de praktijk richten organisaties zich bij de initiële inrichting van de tenant met name op de functionele aspecten van Office 365, zoals een Intranet, werkende Skype en mail omgeving. Ze richten zich doorgaans echter minder op passende beveiligingsmaatregelen. De tooling breng de te nemen maatregelen duidelijk in zicht.

Waarom kan dit ondersteuning bieden bij compliance aan de NEN 7510?

Laat ik eerst starten met wat de tool niet biedt.

De tool is geen exacte vertaling van de verschillende artikelen uit de NEN7510 naar security instellingen en onderdelen binnen de omgeving. Een voorbeeld hiervan is dat dit bijvoorbeeld niet aangeeft dat het artikel “Toegang van data op basis van locatie, data type en domein” expliciet wordt vertaald naar de specifieke inrichting van security groupen en conditional access policies. Bij dit soort zaken bieden wij nog steeds onze kennis.

Het biedt wel de mogelijkheid om letterlijk te toetsen tegen de inrichting en activering van de verschillende Office 365 onderdelen, zoals de conditional access policies. Hierbij worden alle onderdelen beoordeeld met een eigen score. De score hangt samen met de toegenomen mate van beveiliging. Daarbij is het mogelijk om om zelf een streef-score te bepalen. Deze loopt van laag, medium tot hoog. Voor wie al eerder met het NEN 7510 bijltje heeft gehakt herkent hierin de verschillende levels: low, medium en high. Door het verschil in score wordt er ook direct een overzichtelijk beeld gegeven van de te nemen beveiligingsmaatregelen, en welke als eerste worden genomen.

Daarnaast kan de security analyse een handig instrument zijn als onderdeel van de structurele beveiligings-analyse in het Security Information Management System. De tooling kan hierdoor ondersteuning bieden in het controlerende element en zal input leveren ten aanzien van instellingen binnen Office365. Positief hierbij is dat er ook bekeken kan worden welke beveiliging-verhogende features binnen je eigen specifieke licentievorm beschikbaar zijn.

Samenvattend, vind ik het een interessante tool voor organisaties die op een vrij eenvoudige en toegankelijke wijze inzage willen hebben in de wijze hoe zij de beveiliging van hun Office365 omgeving kunnen verhogen. Afsluitend wil ik hierbij wel als aandachtspunt benoemen dat voor activatie van de features een gedegen voorbespreking van de impact van de features noodzakelijk is.

Bent u geïnteresseerd in wat deze tool voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met het Rapid Circle Security Team.

Makkelijk documenten overzetten met de Office 365 Import Service

Met de Office 365 Import Service wordt migratie naar SharePoint Online en OneDrive for Business makkelijker gemaakt. Een document opgeslagen in Office 365 geeft veel meer functionaliteit dan dat het document te vinden is op een file-share.

Wanneer je gebruikers zelf haar bestanden laat overzetten zal je eerst een training moeten geven om te zorgen dat gebruikers snel aan de slag kunnen zonder frustraties te ervaren of met veel vragen blijven zitten.  Ideaal zou zijn als gebruikers zelf niets hoeven te doen. Documenten die al klaar staan voor de gebruiker voordat de gebruikers inloggen is niet alleen handig, het is ook professioneel.

Er zijn meerdere tools waarmee je een datamigratie kunt doen van een fileshare naar Office 365. In deze blogpost lees je wat de ‘Office 365 Import Service’ inhoud en wat het voor jou kan betekenen.

Wat is de Office 365 Import Service

De Office 365 Import Service is een dienst binnen het Office 365 platform waarmee grote hoeveelheden bestanden geïmporteerd kunnen worden.  De dienstverlening is beschikbaar vanuit het admin-center. De Office 365 Import Service biedt twee methodes om de data te importeren:

  • Via een netwerkverbinding bestanden uploaden
  • Per koerier afleveren bij Microsoft die de bestanden in het data-center upload

Bij het uploaden van bestanden worden de gegevens tijdelijk opgeslagen binnen Windows Azure totdat deze wordt geïmporteerd in Office 365.

De service heeft een wizard die de technisch specialist helpt om de bestanden en opslaglocatie voor te bereiden. Om de upload te starten moet je beschikken over PowerShell en een Azure Storage Account. Met het uploaden geef je een verwijzingsbestand mee. Hiermee geef je aan welke data waar in Office 365 moet worden opgeslagen.

Optie 1: Data importeren via het portaal

Om bestanden via Azure te importeren upload je de bestanden via het Office 365 beheer centrum met de optie: ‘Upload SharePoint or OneDrive data’.

In de wizard wordt je verwezen naar een handleiding. In deze documentatie staat beschreven hoe de upload voorbereid moet worden.

Optie  2: Data versturen per koerier

Een tweede optie is om de bestanden over te brengen door fysieke schijven op te sturen naar het datacenter. Deze optie is volgens Microsoft pas relevant als je meer dan 10 terabyte aan gegevens hebt of wanneer het uploaden geen optie is door een beperkte netwerksnelheid. Na het uploaden worden de fysieke schijven teruggegeven.

Om het data-import proces te starten ga je in het Office 365 beheer centrum naar de importmodule en kies je voor de optie: ‘Ship data to Microssoft’. In de wizard wordt je verwezen naar een handleiding. In deze documentatie staat beschreven hoe de upload voorbereid moet worden. Hierin vind je ook waar de harde schijven aan moeten voldoen.

28.2.png

 

Wanneer is de Office 365 Import Service interessant

Allereerst is het belangrijk om te weten dat het een importservice is en geen migratieservice. Opslaglocaties zoals sites en bibliotheken moeten al aanwezig zijn. Voor het importeren van documenten is het interessant als het een recht-aan-recht-toe-verhaal is zonder veel verrassingen onderweg. De service geeft je de mogelijkheid om mail-bestanden (pst) naar Office 365 en om bestanden naar SharePoint over te zetten.

Als je documenten overzet heb je een goede voorbereiding nodig: weet wat je overzet.
Je kunt de service het beste zien als een service om bestanden klaar te zetten in SharePoint of OneDrive voor bedrijven zodat een gebruiker vanaf dag één een herkenbare werkomgeving heeft.

Een voordeel van de Import Service is dat het importeren van data sneller gaat doordat het interne netwerk van het Microsoft datacenter wordt gebruikt. Met de Office 365 import Service bespaar je op de inzet en kosten van een extra migratie tool.

Uploaden via het portaal is gratis. Voor het aanbieden met een koerier worden wel kosten in rekening gebracht: $2 USD per GB.

Het overzetten van een file-share naar Office 365 is ook met de Import Service nog een klus. Het is verstandig om eerst de file-share te analyseren voordat je die gaat overzetten. Liever in één keer goed, zo maak je gelijk een goede eerste indruk op de gebruiker!

Wil je meer weten over de Import Service of een advies over datamigratie? Neem dan contact met ons op om een afspraak te maken met één van onze consultants. 

Samen laten we onze stem horen met UserVoice: Cloud Only

Een Office 365 gebruikersscenario dat wij meer en meer zien opkomen is het cloud only scenario. In dit scenario spelen alle gebruikersacties gedurende de dag zich af met behulp van de browser in de Cloud. En dan dikwijls ook nog via verschillende apparaten. Documenten schrijf en bewerk je via Word Online. Bestanden staan niet meer op je persoonlijke deel van een fileshare, maar op je OneDrive. Al je tabellen en rapportages raadpleeg en bewerk je via Excel Online of Power BI. En hoewel het Cloud Only scenario al voor een groot deel werkelijkheid is, zijn er vandaag de dag nog steeds dingen die niet, of minder makkelijk, gaan in dit scenario. Daar zouden wij graag verbetering in zien.

Hier staan wij niet alleen in. Veel van onze klanten hebben er oren naar om met een Cloud Only scenario een groot deel van hun collega’s te ondersteunen. Of de beweegredenen nu het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid, snelheid van inloggen en werken, efficiëntie in bestanden raadplegen, het nieuwe werken mogelijk maken of het behalen van financiële voordelen zijn, allemaal hebben ze de randvoorwaarden dat het werken in de Cloud net zo makkelijk zou moeten zijn als dat ze nu zijn gewend. En het liefst zelfs nog gemakkelijker. Om die wens te verwezenlijken hebben wij een aantal ideeën op het oog, die wij graag samen met onze klanten willen promoten via de UserVoice. Deze ideeen zetten we hieronder uiteen.

Bijlagen uit email opslaan op SharePoint.

Op dit moment is het niet mogelijk om een bijlage vanuit Outlook Online direct op te slaan in een SharePoint site. De best practice op dit moment is om het bestand op te slaan in je OneDrive en het vanaf daar te verplaatsen naar SharePoint. Dit is omslachtig en biedt ruimte voor verbetering. Daarom brengen wij graag het volgende UserVoice idee onder de aandacht om op te stemmen en deze inefficiëntie weg te nemen:

‘Bijlagen uit email opslaan op SharePoint Online’ 

Bestanden verplaatsen tussen SharePoint sites.

Zoals gezegd is het mogelijk om vanaf OneDrive bestanden naar SharePoint te verplaatsen of kopiëren. Echter, vanaf SharePoint kun je geen bestanden verplaatsen naar OneDrive of naar andere SharePoint sites. Het is uiteraard een goed idee om een document te maken op de plek waar het uiteindelijk moet worden bewaard, maar soms ontkom je er niet aan om bestanden te verplaatsen van de ene naar de andere site.

Binnen alle scenario’s waarbij het nodig is een bestand te verplaatsen zouden wij graag zien dat het altijd op dezelfde eenvoudige manier kan. Dus ook als het gaat om bestanden tussen SharePoint sites. Daarom vragen we graag de aandacht voor het volgende UserVoice idee:

‘Bestanden verplaatsen of kopiëren tussen SharePoint sites’.

Eigen sjablonen aanbieden.

Office 365 kent een rijke set aan documentsjablonen voor Word Online, PowerPoint Online en Excel Online. Deze sjablonen zien er goed uit en zijn voor particuliere doeleinden goed bruikbaar. In een werkomgeving is de waarde van die sjablonen echter erg laag, omdat ze niet de in de huisstijl van de organisatie zijn opgemaakt. Het is hiernaast ook niet mogelijk om als organisatie je eigen sjablonen toe te voegen aan Office 365. De best practice op dit moment is om de bedrijfssjablonen centraal aan te bieden. Een mogelijkheid om de standaard Microsoft sjablonen aan te vullen met eigen bedrijfssjablonen in de Online varianten van Word, Excel en PowerPoint, zou een welkome aanvulling zijn op Office 365. Stem daarom samen met ons op dit UserVoice idee:

‘Documentsjablonen toevoegen aan Office 365’ 

Input is altijd welkom

Wij zullen blijven zoeken naar concrete verbeteringen om het Office 365 platform voor iedereen te blijven verbeteren. Mocht je nou zelf ook een idee hebben om Office 365 te verbeteren of een UserVoice willen laten promoten door ons, dan verwelkomen we dat zeer. Stuur je idee naar Frans Eijpe of Jacco Weijers om met ons in contact te komen. Samen laten we onze stem horen!

Deze blog is het vervolg op de blog van vorige week “Samen laten we onze stem horen met UserVoice” (http://www.rapidcircle.com/nl/samen-laten-we-onze-stem-horen-met-uservoice/), waar een uitleg in staat over de werking van het UserVoice programma van Microsoft.

Samen laten we onze stem horen met UserVoice

Als gevolg van de ontwikkelingen in de richting van de Cloud is het in het dagelijks werkleven vaak nodig om anders over zaken na te denken. Dit geldt ook voor Microsoft zelf. Niet langer wordt er eens in de drie jaar een nieuwe versie van Office uitgebracht die je van Microsoft kan kopen. In plaats hiervan neem je nu een maandelijks abonnement op Office 365 af. Deze manier van service- en dienstverlening biedt Microsoft enorme mogelijkheden op het vlak van het versneld lanceren van nieuwe producten en doorontwikkelen van functionaliteiten. Veel sneller en vaker kan er iets nieuws worden toegevoegd aan Office 365. Dit oefent echter ook druk uit om de belofte van de Cloud waar te maken. Klanten raken gewend aan het tempo en verwachten dat nieuwe functionaliteiten en verbeteringen snel worden geleverd.

Waar vroeger werd nagedacht over de vraag “Wat zouden onze klanten over 3 jaar nodig hebben?“, zijn we nu bezig met de vraag “Wat willen onze klanten volgende week hebben?“. En waar we vroeger nog konden zeggen dat onze klanten ook niet zeker konden weten wat ze wilden, want ook zij konden immers niet 3 jaar in de toekomst kijken, is dat nu niet meer het geval. Onze klanten weten namelijk heel goed wat ze volgende week nodig hebben.

Het UserVoice programma

En dat is nou precies waar Microsoft gebruik van probeert te maken via haar UserVoice programma. Dit initiatief stelt iedereen in staat om zijn of haar ideeën aan te dragen voor verbeteringen van Office 365. Dus van SharePoint tot Word en van Outlook tot Power BI, alle verbeteringen die je graag zou zien kan je via UserVoice indienen. Microsoft neemt al deze suggesties serieus.

De productgroepen die de software ontwikkelen houden de feedback op hun producten nauwlettend in de gaten en dat zien we terug in de Office 365 roadmap die Microsoft publiceert. Deze Office 365 roadmap is hier te vinden: https://fasttrack.microsoft.com/roadmap.

Naast dat je ideeën kunt indienen via UserVoice kan je ook stemmen op ideeën die anderen hebben ingediend. Hierdoor wordt een ranglijst gevormd waarop de meest gewilde functionaliteiten bovenaan staan. Je kunt er donder op zeggen dat de populairst verkozen ideeën snel zullen verschijnen in Office 365.

Onze krachten bundelen 

Bij Rapid Circle willen we het Office 365 UserVoice programma graag gebruiken om ook onze klanten een stem te geven. Als Microsoft Cloud Partner houden wij ons dag in dag uit bezig met de ontwikkelingen op het Office 365 platform. En we zien naast een hele rijke suite van producten ook ruimte voor verbeteringen. Die ruimte zouden wij graag in samenwerking met onze klanten benutten. Als Microsoft Cloud specialisten kunnen wij onze ideeën duidelijk kenbaar maken via het UserVoice programma en hebben jullie als partner nodig om die ideeën naar de top van de ranglijst te stemmen.

Binnenkort zullen wij de eerste serie ideeën presenteren waarvan wij vinden dat ze niet snel genoeg aan het Office 365 platform kunnen worden toegevoegd. Houdt onze site, LinkedIn, Twitter en/of Facebook dus in de gaten!

Vragen over UserVoice? Stel ze dan aan Frans Eijpe of Jacco Weijers

Microsoft lanceert chat- en samenwerkingsapp Teams, de concurrent voor Slack

Microsoft Teams is op donderdag 2 november 2016 gelanceerd in 181 landen en in 18 talen voor alle commerciële klanten met een Office 365 Enterprise (E1, E3, E5) plan of Business (essential & premium) plan. Microsoft Teams is nu nog in Preview en Microsoft verwacht het in het eerste kwartaal van 2017 naar General Availability te kunnen brengen.

Activatie van Teams

Voordat je Microsoft Teams kunt starten met gebruiken, dient een Administrator dit wel aan te zetten op de Office 365 omgeving.

In de Office 365 Admin Center is de extra optie Microsoft Teams toegevoegd aan Instellingen > Apps. Hier kan de beheerder Microsoft Teams beschikbaar maken voor de organisatie. Deze stap is noodzakelijk voordat men zich bij https://teams.microsoft.com kan aanmelden.

36.1.png

Bekijk onderstaand filmpje voor een play by play uitleg:

Chatten zoals met WhatsApp, Skype (for Business) en Yammer

Microsoft Teams wordt door Microsoft zelf gepositioneerd als team georiënteerde, chat-based werkomgeving in Office 365. En dat is ook meteen wat je ziet zodra je aan de slag gaat met Teams. Je kunt direct praten met alle collega’s die in je team zitten via de Teams tab. Als je met collega’s buiten je team wilt chatten dan kun je dat doen via de Chat tab. Dit laat meteen zien dat de Microsoft Teams omgeving zowel een team werkomgeving is als je persoonlijke werkomgeving want je ziet naast de Teams waar je in zit ook alle andere collega’s.

Het chatten zelf werkt zoals we al jaren gewend zijn via Skype (for Business), Yammer, Facebook, WhatsApp en ga zo maar door. Je kunt tekstberichten, plaatjes, documenten en emoticons (alleen voor desktop client), gifs en ander leuks sturen. Je ziet makkelijk welke berichten van jou zijn, want die hebben een andere kleur. Je kunt je eigen berichten aanpassen, een unieke feature, en je kunt reageren op specifieke berichten van collega’s via een reply optie. Tevens kun je collega’s ‘mentionen’ in een groep chat, waardoor dit bericht extra opvalt bij degene die je mentioned.

36.3.png

Communiceren in Teams

In Skype for Business was de grote ergernis dat er geen vaste groepschats aangemaakt konden worden. Groepschats gingen verloren op het moment dat een gebruiker het chat scherm verliet. In Microsoft Teams blijft de groep bestaan en kunnen gebruikers de conversatie op een later moment oppakken. Handig wanneer er een Team is aangemaakt voor bijvoorbeeld een supportteam waar er vragen ingezet worden, waarvan je weet dat ze bij het hele team uitkomen en diegene die online is erop kan reageren. Dit werkt beter dan een email naar een groep, waarbij 1 mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van 50 e-mails. Bijkomend voordeel is dat iemand die pas later voor de groep wordt uitgenodigd de hele geschiedenis kan teruglezen. Dit maakt het niet langer nodig om wanneer mensen bij een groep komen alle mails en documenten uit het verleden toe te sturen.

Binnen een Team is het ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Om het voorbeeld van het supportteam er weer bij te halen, hier zou het heel makkelijk zijn om per klant waarvoor support wordt geleverd een kanaal op te stellen.

Andere voorbeelden zijn een apart kanaal voor het team voor de wekelijkse teammeeting, een apart kanaal om nieuwe features te bespreken en een apart kanaal om het teamuitje te organiseren.

Integratie van Teams in Office 365

Microsoft Teams is, zoals we inmiddels gewend zijn van Office 365 producten, geheel geïntegreerd met de rest van Office 365. Dit uit zich in meerdere vormen:

  • OneNote: Maak notities in OneNote die direct gedeeld zijn met het team.
  • OneDrive: Sla bestanden op en deel bestanden vanuit de eigen of gedeelde OneDrive.
  • Office 365 Groups: Bij het aanmaken van een nieuwe team, is het ook mogelijk om deze te koppelen aan een Office 365 Group. Daarmee krijgt het team de titel van de Group en de leden zijn automatisch lid van het nieuwe Team.
  • Skype for Business: Chats die worden gestart in Skype for Business worden nu ook direct getoond in de Chat van Teams. Hier heb je ook de mogelijkheid om in Teams de chat/discussie te continueren.

Naast dat Microsoft Team een heleboel Office functionaliteit ter beschikking stelt aan een Team, zijn er ook nog heel veel niet-Microsoft producten die je kunt gebruiken binnen Microsoft Teams. Dit principe kennen we van Flow en wordt dus ook hier toegepast, zodat Teams nog steeds gebruik kunnen maken van al hun favoriete samenwerkapplicaties. Hieronder een impressie:

36.4.png

Documenten in Teams uit Groups, OneDrive en SharePoint

Microsoft Teams is meer dan alleen maar chatten, want de tool biedt via de Documenten tab ook een overzicht van al je documenten. De kracht zit er met name in dat je alle bestanden ziet waarmee je recent hebt gewerkt, vanuit allerlei verschillende omgevingen. Dus of die bestanden nu in een group staan, op een SharePoint site of in je OneDrive je krijgt ze te zien in je Documenten tab.

36.5.png

Meetings vanuit Teams

Ook heb je via Microsoft Teams toegang tot al je meetings voor de komende dagen. Op deze manier is het heel makkelijk om te zien welke collega’s deelnemen aan die meeting. De volledige inhoud wordt opgehaald vanuit de agenda, dus alle details zijn meteen in beeld. Wanneer dit Skype for Business meetings zijn, heb je ook de optie om vanuit Teams aan de meeting deel te nemen.

36.6.png

Ondersteuning

Naast de web interface heeft Microsoft Teams direct meerdere apps uitgebracht voor de volgende platformen:

  • Windows 7, 8, 10 (32bit)
  • Windows 7, 8, 10 (64bit)
  • Mac OSX 10.10+
  • iOS
  • Android
  • Windows Mobile

Deze apps zijn te downloaden via http://teams.microsoft.com/downloads.

Er zitten kleine verschillen tussen de mobiele- en desktop apps. De grootste is het feit dat het (nog) niet mogelijk is om nieuwe teams te maken in de mobiele app en mensen toe te voegen aan teams. Daarnaast zijn de uitgebreide plaatjes en memes niet beschikbaar in de mobiele app om te gebruiken. Daar tegenover staat wel dat de camera van de telefoon gebruikt kan worden om afbeeldingen te versturen.

36.7.png

Stap voor stap introductievideo

Microsoft Mechanics heeft een video online gezet met een uitgebreide introductie van Microsoft Teams

Meer info

Rapid Circle post op korte termijn nog meer blog posts over Microsoft Teams. Bijvoorbeeld over de scenario’s waardoor de meerwaarde voor de organisatie duidelijk wordt.

Nog niet zo lang geleden zijn Groups gelanceerd door Microsoft, die de gebruikers van Office 365 ook heel veel mogelijkheden om met elkaar samen te werken. De eerste indruk van Microsoft Teams is dat het zowel gelijkenissen als unieke mogelijkheden vertoont in vergelijking met Groups. Dit zullen wij nauwlettend in de gaten houden in de toekomst. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft hard aan de weg aan het timmeren is om de samenwerkingsmogelijkheden voor al haar gebruikers zo rijk mogelijk te maken. Wat bewonderenswaardig is, is dat met de preview lancering van Microsoft Teams er direct een brede suite aan applicaties beschikbaar is voor verschillende licentiepakketten.

Wilt u direct meer weten over Microsoft Teams of een demo aanvragen, neem dan contact met ons op. 

8 redenen waarom je OneNote wilt gebruiken, op je werk en privé!

Voor mij geen dag zonder OneNote. Het lijkt misschien wat overdreven, maar het ontdekken van OneNote was voor mij echt een life changer, maar je moet wel de beste opties er voor jezelf uit halen. Want OneNote is een échte Microsoft tool en voor mij betekent dit:

  1. Dat OneNote mij helpt in het optimaliseren van mijn werk (maar ook privé trouwens!), en
  2. Dat OneNote oneindig veel (mooie) opties bevat.

Veel andere mensen zijn met name geïnteresseerd in punt (1), terwijl punt (2) weer een reden om af te haken en toch met pen en papier te blijven werken of een applicatie als Evernote te gebruiken. Met deze blog ga ga ik vooral deze groep ervan overtuigen om OneNote tóch een kans te geven. Collega Freerk schreef eerder al een blog (Lees em HIER) over hoe je papierloos vergaderen kunt realiseren met behulp van deze gratis (!) oplossing, maar OneNote biedt nog veel meer handige tools en tricks.

Mijn 8 redenen om OneNote te gebruiken voor thuis én op je werk:
 

 1. Alles wordt automatisch opgeslagen

Niets is vervelender dan dat je een deel van je aantekeningen kwijt bent. Je laptop besluit in verband met een belangrijke update ineens opnieuw op te starten; een applicatie loopt vast en de laatste auto-save is van 5 minuten geleden; je bent vergeten de accu van je laptop daadwerkelijk in het stopcontact te doen; het telefoontje dat je wilde plegen duurde iets langer dan gepland en je PC bleek niet in slaapstand te gaan maar toch helemaal uit.. Herkenbare scenario’s denk ik zo. Doordat OneNote alle wijzigingen vrijwel direct opslaat ben ik eigenlijk nooit meer iets kwijt. Super prettig.
 

 2. Notities of notitieblokken delen

Alhoewel ik prima alleen kan zijn, zijn er maar weinig dingen in mijn leven die ik echt alleen doe. Thuis verzamelen we gezamenlijk allemaal lekkere recepten en leuke vakantiebestemmingen; op mijn werk werken we in internationale teams aan vele projecten bij klanten; en met vrienden plan ik feestjes en hebben we daarbij allemaal onze eigen taak. OneNote is de rode draad door al die dingen omdat ik mijn aantekeningen eenvoudig en centraal kan bewaren maar ook makkelijk kan delen met privé gebruikers en zakelijke gebruikers.
 

 3. Notities kunnen afgeschermd worden

Als er tóch iets is wat ik graag helemaal alleen voor mezelf wil houden, dan zet ik een wachtwoord op de sectie zodat ik zeker weet dat ik de enige ben die bij de aantekeningen kan. Op mijn werk doe ik dit trouwens nooit, dit is echt iets wat ik alleen privé gebruik in OneNote.
 

 4. Aantekeningen versturen per e-mail

Tijdens projecten probeer ik van alle meetings, ideeën en afspraken direct aantekeningen te maken in OneNote. Maar omdat deze informatie ook belangrijk is voor de gesprekspartners van buiten mijn organisatie, en zij niet altijd toegang hebben tot de projectsite en het bijbehorende notitieblok, gebruik ik de optie ‘pagina per e-mail verzenden’. Zo krijg ik de aantekeningen toch één op één bij alle aanwezigen zonder dat het nodig is om het volledige notitieblok te delen.

Andersom kan overigens ook! Door je mailtjes naar me@onenote.com te sturen worden deze toegevoegd aan je notitieblok. Handig!
 

5. Pagina’s + sub pagina’s aanmaken

Niemand vindt het prettig om ellenlange teksten te lezen. Vaak is het dan een kwestie van koppen snellen om te achterhalen waar precies de informatie staat die voor jou relevant is. Om lange lappen tekst te voorkomen gebruik ik in OneNote de optie om sub pagina’s aan mijn pagina’s toe te voegen. Zo kan ik tijdens bijvoorbeeld een project per onderdeel de notities verzamelen en kan iedere collega direct de informatie vinden die ze nodig hebben.

En als ik voorafgaand aan een stuk tekst twee [ [ zet (zonder spatie), en ] ] (zonder spatie) op het einde, dan weet OneNote dat dit een nieuwe sub pagina moet worden. Dan wordt er direct een nieuwe pagina gemaakt mét een directe link vanuit de bronpagina.
 

 6. Tekst kopiëren vanuit een afbeelding

Sites, documenten, beveiligde Pdf’s, webpagina’s… ze staan vol met content. Soms is deze content ook best wel het bewaren waard, maar zou je daar graag je eigen toevoeging aan willen doen of bepaalde onderdelen weg willen halen. Dit is niet altijd te selecteren en kopiëren vanuit de bron.

OneNote is ook dan je beste vriend. Door een screenprintje te maken van de interessante tekst en deze in OneNote te plakken zit er onder je rechtermuisklik de optie ‘Tekst kopiëren van afbeelding’. Die doet simpelweg wat het omschrijft: het geeft je de mogelijkheid om deze tekst snel te kopiëren en als platte tekst te plakken.

Wanneer je de tekst wel direct uit een pagina kunt kopiëren en plakken bewaart OneNote voor jou ook de link. Zodat je altijd nog even terug kunt gaan voor meer informatie of context. Wel zo compleet.

49.1.jpeg

7. Uitgebreide set aan markeringen

Wanneer je notities aan het maken bent wil je dat bepaalde belangrijke zaken een extra kwalificatie mee krijgen, je merkt dat gespreksonderwerpen nog wat meer uitleg nodig hebben, gehighlight moeten worden of dat sommige items een taak met zich mee brengen. Ook dat kan met OneNote, en daar maak ik dan ook dankbaar gebruik van.

49.2.jpeg
49.3.jpeg

Deze worden dan aan het begin van de alinea getoond en kunnen daar ook afgevinkt worden. OneNote geeft je aan de rechterkant van je scherm een overzicht van alle belangrijke zaken én je hebt de optie om alles samen te voegen op één pagina.

8. Het is gratis!

Echt waar. Het is echt gratis. Het enige wat je nodig hebt is een Live ID en je kunt de applicatie gebruiken vanuit de browser, downloaden als Windows 10 app (met beperkte functies), installeren als client versie op je laptop en computer en er is een superfijne app voor iPhone, Android en Windows Phone.

Nieuwsgierig geworden naar OneNote? Maar huiverig om over te stappen omdat je bijvoorbeeld gewend bent om Evernote te gebruiken en al je aantekeningen niet wilt kopiëren en plakken? Goed nieuws voor jou, want Microsoft heeft recent een eenvoudige tool gelanceerd waarmee je al je notities uit Evernote kunt kopiëren naar OneNote!

Klik HIER om de importer te downloaden.

Meer weten? Neem contact met me op.