Interactieve chat

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.