HR

D365 for Talent: Digitale Transfromatie in HR

Microsoft brengt digitale transformatie naar HR processen. En dat werd tijd ook, want HR processen zijn in de digitale werkplek die Office365 en Dynamics365 biedt lange tijd onderbelicht gebleven. Met de komst van D365 for Talent heeft Microsoft een prachtige toevoeging gedaan op het platform. Een prachtige D365 suite met HR apps boordevol functionaliteit en geïntegreerd met O365 en Linkedin.

Wij hebben als een van de eerste Dynamics Partners, de functionaliteit die D365 biedt niet alleen bekeken maar ook geïmplementeerd! Vanaf begin volgend jaar zal ons eigen HR proces volledig “Digitaal Getransformeerd” zijn. In deze blog nemen we de functionaliteit onder de loep en geven we en inkijk in de mogelijkheden van deze geheel nieuwe maner van werken in HR!

Aan de basis van D365 for Talent ligt de razendsnelle digitalisering van processen en het daarmee samenhangende veranderende gedrag van kandidaten en nieuwe medewerkers. Digitale transformatie heeft snel en zeer zeker invloed op HR processen. HR afdelingen kunnen niet meer volstaan met een lijstje kandidaten met een bepaalde skillset en ervaring. Als organisatie willen we, nee moeten we zelfs nieuwe medewerkers actief zien te vinden, de juiste selecteren, aan ons verbinden en ze snel thuis laten voelen binnen de organisatie. En dit alles met snelheid, gemak en een uitstraling die er voor zorgen dat kandidaten en medewerkers zich van meet af aan verbonden voelen! D365 biedt het allemaal

D365 for Talent kent voldoende functionaliteit om het gehele HR proces te ondersteunen, van instroom tot uitsroom, of in goed Engels: ‘from hire to retire’:

  • Twee aparte apps om het Attract (selectie) en OnBoard proces te ondersteunen;
  • Een (core) Human Resource module te ondersteuning van diverse medewerker processen;
  • Een medewerker zelf service portaal;
  • Een portaal voor individuele kanditaten

Het mooie van D365 is dat het slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die het Microsoft platform biedt: snelle en eenduidige communicatie door middel van portals, planningsverzoeken in de agenda’s  van kandidaten en interviewers om snel en zonder mistverstanden tot afspraken te komen. Door het gebruik van portals ligt informatie eenmalig vast en heeft iedereen inzicht in de juist informatie op het juiste moment. De kandidaat ziet op zijn eigen portal informatie,  voortgang en status van zijn proces, interviewers hebben altijd toegang tot de laatste informatie.

Zijn kandidaten goed genoeg bevonden, dan worden ze direct het onboarding proces ingeleid. Door middel van templates wordt , ook weer via een portaal, veel informatie gedeeld. Niet alleen een  welkomst document, maar ook concrete afspraken in de eerste weken, taken en connectie met toekomstige collega’s. Alles met als doel om de instroom en Onboarding soepel te laten verlopen.

Zijn kandidaten gewaardeerde collega’s geworden, dan biedt de core Human Resources functionaliteit voldoende mogelijkheden tot het ontwikkelen van zijn of haar specifieke talenten. Met functionaliet voor het vastleggen van persoonlijke KPI’s. Uiteraard is de core HR omgeving voorzien van vele oeverzichten en dashboards, waarbij de koppling met PowerBI duidlijke zichtbaar is.

Geïnteresseerd wat D365 for Talent voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Jeroen Beelen via Jeroen.Beelen@RapidCircle.com

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.