Dashboard

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Jouw persoonlijke dashboard in MyAnalytics

Het Office 365 platform is enorm rijk en bied je allerlei tools die je tijdens je werkdag nodig hebt. Van email in Outlook tot je klantdata in Dynamics 365 en van je chats en meetings in Skype tot je documenten in OneDrive en SharePoint. Een werknemer die de hele dag in de digitale werkplek bezig is genereerd een heleboel activiteit in de cloud en nu laat Microsoft deze activiteit zien in jouw persoonlijke dashboard: MyAnalytics.

Telkens als je als gebruiker iets doet binnen de Office 365 cloud dan wordt die activiteit bijgehouden. Als je bijvoorbeeld een email verstuurt, een bestand bekijkt, een teamsite bezoekt of je notities deelt. Dit wordt allemaal opgepikt als een signaal. En al deze signalen worden gevoed aan een zelflerend algoritme, de Office Graph, om te bepalen hoe jij werkt in de cloud.

Dit is op zichzelf niet nieuw. De Graph is er al een tijdje en helpt jou als Office 365 gebruiker bijvoorbeeld al om suggesties te doen in je Delve pagina en SharePoint Home overzicht omtrent de sites, bestanden en collega’s die interessant zijn om te bekijken. Wat wel nieuw is, is dat al die signalen nu ook gebruikt worden om jou als gebruiker je persoonlijke dashboard te geven wat laat zien hoe jij werkt in de cloud.

Privacy is key

De naam van het dashboard is in deze zeer treffend gekozen: MyAnalytics. Het zijn namelijk echt jouw interacties en signalen waar je inzicht in krijgt. En alles is vanuit jouw perspectief. Jij ziet dus niet hoe andere werken en anderen zien niet hoe jij werkt. Uit de gesprekken die ik met verscheidene klanten heb gevoerd over de Office Graph en wat deze allemaal wel en niet doet, is privacy altijd het onderwerp van de eerste vraag. En vaak ook van de tweede, derde en vierde vraag. Maar ik kan je verzekeren dat je enkel en alleen jouw data ziet in je dashboard en dat jij ook de enige bent die deze data te zien krijgt. En zolang je niet net als ik een blog schrijft over je eigen dashboard, dan blijft die data ook enkel en alleen voor jou.

Het Dashboard

Om een kijkje te nemen op je MyAnalytics Dashboard klik je gewoon op de bijbehorende tegel in je App Launcher of op de Office 365 startpagina.

9.1.png

Je komt dan op je dashboard uit waar bovenaan direct een duidelijk overzicht wordt gegeven van hoe jij afgelopen week je tijd hebt besteed. Je kunt hier kiezen welke week je onder de loep wilt nemen, maar de meest recente data die je in kunt zien is die van de vorige week. Dit is in feite geen probleem, omdat je wilt leren van je afgelopen week om de manier waarop je werkt deze week aan te passen. Verder zie je dat voor elk van de vier categorieën waarin je tijd wordt verdeeld je ook een doel kunt instellen. Op die manier kun je je eigen waardeoordelen aan jouw eigen data hangen. Ik probeer bijvoorbeeld minder in meetings en mijn email te zitten, maar het lukt nog niet helemaal zoals je kunt zien.

9.2.png

Het tweede onderdeel van mijn dashboard laat zien met wie ik samenwerk en hoe ik dat doe. Ik kan mensen uit mijn netwerk aanvinken waardoor ze in het tabblad IMPORTANT getoond worden. Daar zie ik in een oogopslag hoe ik met die persoon samenwerk. En nogmaals, dit is allemaal vanuit mijn perspectief. Dus de TOTAL TIME laat zien hoeveel tijd ik besteed heb, het cijfer bij READ PERCENT laat zien hoeveel ik gelezen heb en de RESPONSE TIME laat zien hoe snel ik reageer.

Verder zie ik ook nog hoe ik deze week heb samengewerkt met mijn manager. Het feit dat MyAnalytics weet wie mijn manager is, komt omdat dit ingevuld is in mijn Offcie 365 profiel. Maar de oplettende kijker zal al iets anders zijn opgevallen, namelijk dat hier ook een plekje is gereserveerd voor “Your manager’s response time” en die oplettende kijker zit nu te wachten op mijn uitleg waarom ik hier data zie over iemand anders terwijl ik net nog heb gezegd dat ik alleen mijn data zou moeten zien. En ook al had je die vraag niet, dan zal ik hem toch even beantwoorden. Hoe lang mijn manager erover doet om te reageren op mijn emails is misschien niet per se mijn data, maar wel iets wat ik sinds het begin van email al heb kunnen weten. Ik weet namelijk wanneer ik de email verstuur en weet wanneer ik een email terugkrijg. Dus dan is het koud kunstje om de reageertijd uit te rekenen. Dus nog steeds houdt het dashboard de eer overeind en deelt het geen data van anderen die je niet al wist.

9.3.png

Iets dat ik een mooie toevoeging vind, is het overzicht van collega’s waarmee je contact aan het verliezen bent. Zo kun je voor jezelf nagaan of je iets vergeten bent of dat je gewoonweg klaar bent met samenwerken (iets dat door mijn hoge mate van projectmatig werken vaak voorkomt als een project wordt afgerond).

Dan is het tijd om mijn vergader gedrag eens beter te bekijken. Zoals we aan het begin konden zien zit ik meer in meetings dan ik zou willen (10.3 uur terwijl mijn doel ligt op een maximum van 10 uur).

9.4.png

Ik zie dat mijn tijd in meetings ook boven het gemiddelde van mijn organisatie ligt en ‘veroorzaakt’ wordt door anderen die mij voor meetings uitnodigen. Vervolgens zie ik ook nog dat dit vooral lange meetings zijn en een paar herhalende meetings. Door op de details knop te klikken onder het staafdiagram zie ik al mijn meetings van die week en hoe die meegenomen worden in mijn overzicht.

9.5.png

De meest interessante categorie in het overzicht vind ik de categorie MULTITASKING. Hoe weet mijn dashboard dit? Het antwoord is vrij simpel. Ik heb tijdens deze meetings gewerkt in Outlook, Skype for Business of SharePoint en aangezien die signalen ook opgepikt worden weet mijn dashboard dat ik niet alleen met de meeting bezig was op dat moment.

Dan mijn emailgedrag. Ook een onderdeel waar ik het door mijzelf ingestelde doel niet haal (6.1 uur waar ik maximaal 5 uur wil besteden).

9.6.png

k zie dat ik hier wel heel dicht bij het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat zelfs het gemiddelde van mijn organisatie boven mijn doel ligt. Verder zie ik dat ik heel braaf alle email lees die ik ontvang, maar dat helpt natuurlijk niet als ik minder tijd in mijn inbox wil spenderen.

Daarnaast attendeert het dashboard mij erop dat ik ook MyAnalystics kan gaan gebruiken in mijn Outlook. Als ik de add-in daar open dan krijg ik real time feedback op mijn email en meeting gedrag.

9.7.png

Zo word ik gewaarschuwd dat enkele emails die ik verstuurd heb maar oppervlakkig gelezen zijn en dat mijn agenda begint vol te lopen en ik misschien die laatste vrije uurtje op vrijdag alvast moet blokken zodat ik nog tijd heb om alles af te krijgen deze week. Hier zie je dat het MyAnalytics stuk heel erg persoonlijk wordt en jou helpt om je werk effectief uit te voeren.

Dan mijn focus uren. Het onderdeel waar ik mijn doel haal (32.5 uur op een minimum van 10 uur). Ik zie dat ik ook boven het gemiddelde van de organisatie zit en dat ik in het weekend mijn laptop dicht heb gehouden. Dus dit zit goed, nu is het kwestie van behouden.

9.8.png

En als laatste mijn tijd die ik spendeer buiten mijn werkuren. Een onderdeel waar ik mijn doel niet haal (1.3 uur op een maximum van 0). Ook hier weer de vraag: hoe weet het dashboard wat mijn werktijden zijn? Nou, die heb ik zelf ingevuld in Outlook door aan te geven wanneer mijn werkdag start en dag eindigt. Verder zie ik dat ik ver onder het gemiddelde van mijn organisatie zit en dat mijn overwerk verdeeld is over drie dagen waarbij ik een half uurtje langer heb gewerkt (of eerder ben begonnen, want dat wordt ook meegeteld uiteraard).

9.9.png

Van observatie naar actie

Wat je MyAnalytics dashboard vooral doet is de data die jij zelf ook zou kunnen verzamelen in een overzichtelijke manier aan jou presenteren. Hierdoor hoef jij je alleen nog maar te bekommeren over het nemen van beslissingen op basis van jouw dashboard. Want dat is iets waar je zelf toch het beste in blijft.

Zo zou ik kritischer kunnen kijken naar de meetings waarvoor ik word uitgenodigd, om mijn vergaderdoel te halen of niet alle ontvangen email altijd volledig te lezen om mijn emaildoel te halen.

Maar het meest interessante is de discussie die je dashboard op gang kan brengen. Neem bijvoorbeeld het feit dat ik in twee meetings aan het multitasken was. Is dat nou goed of fout? Als ik de notulen en besluiten van die vergadering direct in een email aan het verwerken was dan zal iedereen dat prima vinden, maar als ik totaal ergens anders mee bezig was dan zal het minder op prijs worden gesteld. En als ik inderdaad met iets anders bezig was, is dat dan een teken dat ik slecht bezig was tijdens die vergadering of had ik misschien helemaal niet in de meeting hoeven zijn omdat ik blijkbaar iets anders tussendoor kon doen. Misschien zijn dit wel de meetings die ik in het vervolg kan overslaan. Of misschien moet ik tijdens mijn andere meetings ook eens direct de notulen gaan maken. Dit zijn de interessante gesprekken die het MyAnalytics dashboard op tafel kan brengen en daarom is het ook zeker waard om je manier van werken te bespreken met je collega’s. Wat vinden de collega’s waarmee ik in de ‘multitaks-meetings’ zat eigenlijk van het feit dat ik met iets anders bezig was? Door dit te bespreken kom je vaak snel tot afspraken over hoe iedereen het fijn vindt om samen te werken en kun je bijna altijd wel tijd besparen door een meeting over te slaan of van een mailinglijst afgehaald te worden.

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.