Beheer

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382