Onvermijdelijke risico’s bij de uitfasering van Windows Server 2008 en SQL 2008. En hoe je ze wegneemt

Onvermijdelijke risico’s bij de uitfasering van Windows Server 2008 en SQL 2008. En hoe je ze wegneemt

Het is je vast niet ontgaan; op 9 juli 2019 houdt de support op voor SQL Server 2008 (en 2008 R2) en op 14 januari 2020 houdt ook de support op voor Windows Server 2008 (en 2008 R2). Dit betekent dat er einde komt aan reguliere security updates, er geen bug fixes meer plaatsvinden en er ook geen support cases meer ingediend kunnen worden.

Als het goed is heb je al de nodige voorzorgsmaatregelen getroffen. Nog niet? Zorg ervoor dat je dit alsnog doet. Heb je het wel gedaan? Good for you....alleen het is goed mogelijk dat je toch nog een of meerdere grote uitdagingen hebt.

BIG NEWS: Microsoft en Rapid Circle gaan samen Technical Consultants opleiden!

 

BIG NEWS: Microsoft gaat samen met Rapid Circle ‘Technical Consultants’ opleiden! In een 8 weken durend traject haal jij je Microsoft Azure certificaten en wordt je klaargestoomd om bij Rapid Circle aan de slag te gaan!

De markt van de ‘Cloud’ is razendsnel aan het veranderen, waardoor bedrijven steeds op zoek zijn naar mensen die de juiste skills bezitten om aan deze veranderende vraag te kunnen voldoen. Om deze nieuwste technologie op een professionele manier in te zetten zijn er veel nieuwe collega’s nodig bij Rapid Circle, één van de business partners van Microsoft. We willen mensen de kans geven om een carrière te starten in de Cloud technologie van Microsoft. Samen met Microsoft bieden wij een Cloud-opleiding aan waarbij wij en Microsoft investeren in jouw nieuwe toekomst!

Wil jij opgeleid worden tot ‘Technical Consultant?’ Samen met Microsoft starten wij een 8 weken durend traject waarin jij je Microsoft Azure certificaten haalt. Zo word je klaargestoomd om bij Rapid Circle aan de slag te gaan!

WAT DE ROL VAN TECHNICAL CONSULTANT INHOUDT?! 

Onze klanten vanaf het prille begin helpen bij de overstap naar de Cloud en/of Moderne Werkplek. Met andere consultants of accountmanagers mee op gesprek bij de klant om te borgen dat wij de vraag volledig begrijpen. Na deze gesprekken kan je niet wachten om aan de slag te gaan met het ontwerpen van de IT-architectuur terwijl je tegelijk bij andere projecten opkomende technische problemen helpt op te lossen. Als jij jezelf herkent in dit stuk, zou het kunnen zijn dat jij onze nieuwe Technische Consultant gaat worden. Eén van onze teams is namelijk op zoek naar een ervaren, communicatief vaardige, maar zéker zeer technisch onderlegde consultant.

WAT GA JE NOU ÉCHT DOEN?

  • Adviseren, plannen, ontwerpen, bouwen, configureren, migreren en integreren van de Office 365 omgeving

  • Vertaling maken van de functionele vraag naar de technische oplossing

  • Oplossingen bedenken om bedrijfsprocessen en procedures te stroomlijnen

  • Fungeren als gesprekspartner voor onze klanten

  • Meewerken aan migratietrajecten naar en implementatie van Microsoft Cloud oplossingen

  • Inspireren, enthousiasmeren van klanten over de mogelijkheden van Office 365, hierbij de focus op: Exchange Online, Intune, Skype for Business, Microsoft EM+S, Azure AD, SCCM en licentiebeheer

  • Herkennen van omgevingsverbeteringen en klanten hierin adviseren

  • Oplossen van infrastructuur problemen (networking, storage, besturingssystemen)

  • Je heb de ambitie om subject matter expert te worden op een Microsoft cloud oplossing zoals Exchange of Azure AD

Ben jij enthousiast? Solliciteer dan nu via deze link!

 

Rapid Circle presenteert op Zorg & ICT in de Jaarbeurs op uitnodiging van Microsoft de Digital Research Environment Radboudumc.

Komt u naar de Zorg & ICT beurs van 12-14 maart? Schrijf je dan in voor de presentatie van onze collega Wilco Turnhout over de Research omgeving die we Radboudumc hebben mogen helpen ontwikkelen. Klik hier voor de inschrijflink. 

Gebaseerd op 3 jaar ervaring met een vergelijkbaar platform, realiseerde Radboudumc, samen met Rapid Circle en Microsoft, een nieuw Digital Research Environment (DRE) dat de huidige uitdagingen van medical research het hoofd biedt. Denk hierbij aan veilige en 'compliant' opslag, herbruikbaarheid van data en wereldwijd samenwerken met researchers in een research workspace met de tools van hun keuze. Radboudumc nodigt andere onderzoeksinstanties zich aan te sluiten.

Tijdens de presentatie zal Wilco Turnhout, CCO bij Rapid Circle, dieper ingaan op de challenges waar medische researchers tegenaan lopen als het gaat om gebruik van ICT ten behoeve van research. Voor Radboudumc is de DRE de oplossing voor die uitdagingen. Maar op lange termijn is volgens Radboudumc dit platform alleen succesvol als meer onderzoeksinstanties meedoen en aansluiten.

Wat is de DRE precies? En hoe kunnen andere research instituten hier gebruik van maken in de nabije toekomst? Deze vragen en meer zullen allen aan bod komen tijdens Wilco’s presentatie op de Zorg & ICT Beurs op 13 maart in Jaarbeurs Utrecht.

Ben jij aanwezig op de Zorg & ICT Beurs en wil je dit seminar bijwonen? Klik dan hier!

Heb je nog geen ticket voor de Zorg & ICT Beurs? Meld je dan aan via deze link en vergeet je daarna niet aan te melden voor deze seminar! :)

Upgrade from Skype For Business to Microsoft Teams: When and How?

For those who haven't heard of Microsoft Teams (Teams) yet, I'll start a brief description first. Teams launched in 2016 and since then it's THE fastest growing platform in Microsoft's history. It's used for collaborating and driving digital transformation within organizations. Globally 329.000 companies are using Teams, 87 of which are Fortune 100 companies. Furthermore, Teams now supports over 44 languages and 54 customers have over 10.000 or more active users. Although Teams has Skype-like functionalities, it has much more features and capabilities. Are you impressed yet? If not, than you will be if you look at all the new functionalities since it has been launched and those that are planned for the future. Want to have a look for yourself? The roadmap can be found over here

Because of the similarity between Skype For Business (SfB) and Teams, organizations have been asking us over the last two years if and when they should upgrade from SfB to Teams. As a big fan of Teams I always answered with a very definitive 'YES, do it now!'. But in my potentially over-excited answer I always mentioned that not all SfB features were available in Teams. Well, this is not the case anymore…

Skype for Business vs. Microsoft Teams

During Microsoft Ignite 2018 Microsoft has announced that Teams is now up to par with SfB when you look at features. All features from SfB are now in Teams. But of course Teams brings you much more than SfB. For example, Teams gives you the possibility to share documents within a (collaboration) group, use channels to group your conversation based on specific topics, connect to other (third party) applications both for ingoing and outgoing data and much much more. To put it in perspective, SfB is an application for communicating and Teams is an application for collaborating. Looking at all the features Teams has to offer it's much more than just another application organizations can use for their communicating. Teams will be the 'Hub' for collaborating with people from inside and outside your organization and when it's combined with Flow, PowerApps and Power BI this application can also be used to digitally transform outdated, costly and time-consuming processes and workflows within the organization. All these applications are readily available within the Office 365 or Microsoft 365 stack, so no extra investments will have to be made. 

For example, there's one case at the biggest airline from the Netherlands where Teams helped employees be more effective and decisive in their day-to-day tasks. Using Teams, Flow and PowerApps a flight attendant was able to make a picture of a broken trolley wheel via the Teams mobile application. The picture was then used to assess the problem automatically and to present the flight attendant with a protocol for fixing the issue. Pretty nice right?

Over the last year Microsoft has been working on making Teams ready from a technical/functional perspective as well as creating materials for clients and partners for the upgrade process, which can be very helpful for planning and upgrading to Teams. It's divided into two categories: Basic and Pro. Furthermore, additional content and assistance can be provided via Microsoft’s FastTrack program.

You can contact Rapid Circle for this, since we are a Premium FastTrack Partner. 

 

Two great things about integrating Teams

Two very interesting things Microsoft did was to make the co-existence management very easy for IT admins in the newly created Teams Dashboard and improve in-client experiences for both Teams as SfB users. Regarding co-existence management for IT admins, they made it possible to easily upgrade all users to Teams or just a couple and provide in-client notifications to users. It's even possible to revert the upgrade in case the situation request this. So there's no harm in upgrading, if wanted the upgrade can be reversed. 

The other thing Microsoft did was making it clear for users which colleague already has been upgraded to Teams and which colleague hasn't. Both colleagues can still communicate with each other between the two applications, they just get an in-screen message that the other one is using a different platform. (Marked in on the left by the red square and on the right by the yellow bar)

Reducing Employee Effort

The upgrade to Teams will not only help your organization be more productive and future-proof it can also drive cultural change within the organization. Because all applications used for their day-to-day tasks are in one central place 'Hub', and this place is also where they communicate with other collaboration group members, it empowers employees to:

  • Be more effective and decisive in their combined responsibilities

  • Improve in knowledge sharing (inside and outside their own collaboration group)

  • Improve current and future processes

  • Collaborate more intensively across multiple locations

  • Work on mobile devices

In simple, it reduces the Employee Effort for working with digital tools. 

When your organization decides to upgrade to Teams it's crucial to not only do the technical upgrade but to also help your end-users with this transition. As I discussed earlier it can, and believe me it will, bring a cultural change as well. To make sure this change is successful and aligned with organizational goals it's imperative to involve end-users in the beginning of the process in order to gather requirements, specific use scenario's, align on technical limitations and/or prerequisites and to create overview of the knowledge need for end-users. 

So enough introduction and preparation talk, let's talk high level a bit about which steps need to be taken during this upgrade process. 

5 Steps for Upgrading

1. Project Stakeholders

First of all, start with getting all project stakeholders in one room. Yes, i know this isn't the easiest thing to do, especially in larger organizations. You can start by inviting representatives per stakeholder and take it from there. But it is crucial to align all potential parties on the upcoming change. 

2. Project Definition

Start defining the project scope together with the project stakeholders. The rule of thumb here is: Start SMALL and build up from the base iteratively. The primary goal needs to be a 'simple' upgrade. Get employees acquainted with the application and it's numerous possibilities. Once 80% of your employees have adopted Teams successfully you can start adding new functionalities and build custom workflows for outdated processes. 

3. Technical Readiness and User Readiness

As you can see in the overview listed below the technical and user readiness is a parallel exercise. The goal for this phase is to make sure your entire organization is ready for the upgrade. For example, what steps need to be taken to update the current (legacy) Cloud Video Interop hardware in conference rooms? Which new skills and/or knowledge is needed to make use of Teams more effectively. And so on so on. 

4. Deployment and Implementation 

Always start with a Teams-pilot in a small(er) group before upgrading all your employees to Teams. During multiple Teams-pilots we've done at clients, the pilot gave project stakeholders valuable information. Without this information the roll-out to the rest of the organization could have never be as successful as they were. After the pilot is completed you can start by upgrading the rest of the employees in groups/batches/phases, however you want to do it. It's not best-practice to upgrade at once for larger organizations. 

5. Operational Excellence

This phase is the one where it gets really interesting. I previously made some comments about starting small with the upgrade to make sure Teams is adopted by your employees. Only when the adoption rate is at the desired level you can start adding more functionalities and digitalize current workflows or processes. If you start earlier it can have a negative impact on the rate of adoption and overall success of the project. So again, start with the basics.

So when reading all this has made you interested in upgrading to Teams or if you have any additional questions, don't hesitate to contact me at Rapid Circle. We can always set up a conference call via Teams to discuss the specifics.

Nine Nice Things about Microsoft Word

The Microsoft vision is one of continuous improvement, which means that on a regular basis you get updates on your favorite Microsoft products. Especially in the weeks after a big event, like the Microsoft Ignite conference that was held in October, we see large amounts of updates trickling into our Microsoft products and it is a perfect opportunity to do a review on the things we enjoy on a daily basis and see if we can spot any nice new abilities. We do this in our series “Nine Nice Things” in which we highlight nine aspects we like about a certain Microsoft products in their latest state.

Disclaimer: as a Microsoft Gold Partner we at Rapid Circle are usually spoiled with the latest and greatest from Microsoft and might get our hands on things before you do. So, if you do not have the same functionality available when you open Word, it can be that it is still on its way. If you want to find out when things are coming your way, we gladly offer our help to find that out for you.

#1 Dictate Button

The dictate button is one of my favorite things in Word. It is there in the Microsoft Word desktop App and the thing I'm currently using to write this blog. Or maybe write is not the right word since I am just rambling on and Word is doing to heavy lifting trying to put my voice into words. For me, and I imagine most of us, this button opens a world of opportunity. I talk faster then I type, so dictating should get me to finish documents faster. I spend a couple of hours per week in my car and through dictating can use that time to still produce written content. And on the longer term, dictating to a machine is a skill we will need more and more, so getting some practice is not a bad thing. Currently, dictating is possible for English, Spanish and Chinese. And French, German, Italian and Portuguese are in preview, so expect more languages to be added over time.

Microsoft Word dictate button.PNG

#2 Co-Authoring

A given for Office 365 veterans, but a benefit of having your document in the cloud is that multiple people can update the same document at the same time. Microsoft provides nice insight in who is editing the document as well and you can even see them type in real life on your own screen. The Co-Authoring experience is added to many Microsoft productivity tools, like PowerPoint, Excel and OneNote, but especially for writing document it is really powerful since that is often a scenario where multiple editors will contribute on different parts of the document. So, with Co-Authoring everyone can write the chapter they are responsible for simultaneously and the document is done when the slowest person is done with their chapter. This can cut document creation times in half, if not more.

Microsoft Word co-authoring.PNG

#3 Review Tab

Microsoft Word uses pretty good machine learning algorithms to check if your sentences and phrases make any sense, are constructed properly according to the grammar rules and all your words contain correct spelling. It’s even going a step beyond to recognize phrases and sayings in order to help you right consistently with regards to style. I find the algorithm highlighting many of my outdated word use (mostly when writing in dutch) or giving me advice on writing less wordy and lengthy. Once you get over the bump of accepting feedback from a machine it can be helpful to improve your writing style. Next to that the review tab also holds features like “read aloud”, “translate”, “compare” and “check accessibility”. Features that can help you now and show enormous potential to get really effective over the coming years.

Microsoft Word review tab.PNG

#4 References Tab

The references tab in Microsoft Word includes a whole system of including references, foot notes, end notes, citations and all the things that you would want to have in your document triggering the reader to do some extra exploring or further reading but not necessarily want to mix in with the main text. These are great and helpful tools to make sure that you are main text is concise but there is loads and loads of resources the user could delve into when they really want to do in depth study on this topic. These references and these tools are not only for the academic writer. In business as well it's great if a lot of sidetracks are not in the main text but just as a footnote for further reading. It really helps focus your main message.

Microsoft Word footnotes.PNG

#5 The table of contents 

Maybe so much of a straight forward element of a document that you might not even consider it value, but it's really helpful and should be part of every document that you write. It's a great tool for your reader too to jump to the part of document there are most interested in. Next to that, it is a handy way to see if your styling is applied consistently in the document. Because if not, your table of contents will not look like it supposed to look.

#6 Welcome to Word page

Microsoft Word Online now also features a welcome page like the one we have seen for years already in the Desktop App. A small change but a big improvement. Before, you would jump straight into editing mode into Microsoft Word Online whenever you hit the word button in the app launcher. Instantly creating a document on your OneDrive and putting it in edit mode. Now you first navigate to the Welcome to Word page that allows you to pick a save location which can be different from your OneDrive. Allowing you to save directly into one of your Groups, Teams or SharePoint sites. And it allows you also in the online experience to pick a template for a new document or find your way quickly to an existing document and continue editing that one.

#7 Ink to math 

For all you academic writers, technical writers or people to just love to put an equation into a document this is your best friend. Get your hands on a touch screen laptop or tablet with a pen and use the ink to math button to get equations properly in your document. Perhaps you have to write a little bit nicer for the computer to understand but you get an friendly pop up where you can write your formula and get instant feedback on what the algorithm think your equation should be. You can correct it straight away, before putting it in your document. In my experience this is way easier than trying to compose and compile those functions with the different elements that the equation formatter provides.

Microsoft Word ink to math.PNG

#8 Quick parts 

I realize that bringing up Quick parts Word is like saying that you should clean your desk, follow quality procedure or always be nice to people. We all know we should do it and that in the end it helps us, but the whole thing feels like a drag. However, proper use of quick parts will allow you to minimize the probability that you're ever sending out a document with inconsistent properties. Making sure the value of Document Title, Author, Date, etc. are consistent throughout your documents helps to convey professionalism. And certainly, when you mix in your own properties like Customer Name, Publishing Status, etc. you want to make sure that those values are consistent. Sending out a document to a customer with another customer name on page 3 is just one of those things that can ruin your day, and in extreme cases render a contract useless.

Microsoft Word Quickparts.PNG

#9 The CV Assistant

As you may know Microsoft has purchased the career website LinkedIn and integrations between the LinkedIn platform and the Microsoft platform are slowly popping up around the Office 365 environment. One of those integrations is the CV Assistant button in Microsoft Word which opens up a side panel and helps you craft your CV by entering in the role and industry that you're interested in. The CV assistant digs up a set of examples for work experience, skills, articles that can help you write your CV and even current job openings from the LinkedIn platform.

Note this is not in the courage meant for everybody to start using asifi assistance in finding another job but it might work as a consultant we do find ourselves from time to time at emailing CVS to customers who would really want to know which consultants will be joining the project team and walking around the buildings for a couple of months and when updating your CV it's never a bad thing to take a look at what your peers in the industry use to present themselves well on paper.

Microsoft Word CV Assistant.PNG

# Bonus item 

it is not so much a feature of Microsoft Word but more an experience that we probably have all gone through and can share with each other: namely getting upset about formatting your document. To give all of you a little comfort in the fact that you're not alone whenever you're fighting with Microsoft Word and the formatting is not agreeing with you, I love to point you in the direction of a nice satirical blog: https://speld.nl/2018/11/19/5-tips-voor-als-de-word-opmaak-niet-meewerkt/. I'm sorry for the English-speaking readers but throwing it into Google Translate will probably get you a good idea of the gist of it.

If you have questions about the features mentioned in this list or have other elements in PowerPoint that you think deserve to be in this list more, than feel free to comment or get in touch with us. We love to talk shop about PowerPoint and everything Office 365. We can also help you get access to all these great features if you are currently still working on a old version of PowerPoint and want to move over to the latest and greatest that Office has to offer.


Herkennen van intimidatie en pesterijen op de werkvloer, gebaseerd op Data Analytics en Machine Learning

In deze tijd is intimidatie op de werkvloer een punt op de agenda’s van de boardroom. #metoo heeft daaraan bijgedragen. We zijn een jaar verder en het lijkt erop dat het een blijvend aandachtspunt is. Ook schijnt het zo te zijn dat de digitale communicatiemiddelen die intern worden gebruikt, zoals Slack, Facebook Workplace en Whatsapp, bijdragen aan de stijging van ongewenst (communicatie)gedrag. Zou het misschien mogelijk zijn om Data Analytics te gebruiken om gedrag te herkennen dat intimidatie en pesterijen op de werkplek aanduidt?

Er ontstaat steeds meer erkenning voor de omvang van intimidatie en pesterijen op de werkvloer. Op basis van nieuwe technologie op basis van Data Analytics en Machine Learning is dit gedrag op de werkvloer te lokaliseren. Hoe werkt dit en hoe effectief is dit? En in hoeverre is het legaal en wenselijk om dit te meten? In deze blogpost geef ik dit weer en stel ik jullie deze vragen. 

Een onderzoek, afgenomen door de BBC, meldt dat “de helft van de Britse vrouwen en één vijfde van de mannen seksueel geïntimideerd zijn op het werk”. Dit is een schokkend aantal, wat ervoor zou moeten zorgen dat iedereen die verantwoordelijk is voor het bieden van een veilige werkplek, gealarmeerd wordt. 

#MeToo voegt nog meer discussie toe aan dit probleem van intimidatie. Bedrijven moeten serieus nadenken over het welzijn van hun medewerkers. Bovendien speelt daarbij de mogelijke PR/imago schade die kan ontstaan wanneer er incidenten blijken te zijn (geweest). 

Dit onderzoek noemt zelfs dat nieuwe workplace platformen zoals Slack en Facebook Workplace meer intimidatie in de hand werkt. 

Druk op HR 

Personeelszaken (HR) worden door deze verandering getest. Het is niet langer genoeg om als organisatie simpelweg te wachten op een rapport van intimidatie. De HR teams hebben tools nodig en moeten in staat te zijn om proactief gedrag te identificeren dat contraproductief werkt voor een prettige en gezonde werkomgeving. 

“Zo’n 3 van de 4 individuen die geïntimideerd zijn op de werkvloer besluiten niet te praten met een supervisor, manager of iemand van de vakbond over het illegal gedrag. “ - Equal Employment Opportunity Commission Task Force 

Herkenning op basis van Data Analytics en Machine Learning 

Zou het misschien mogelijk zijn om Data Analytics te gebruiken om gedrag te herkennen dat intimidatie en pesterijen op de werkplek aanduidt? Jazeker. Hoewel dit gedrag voor een groot deel analoog plaats vindt, zijn de signalen wel degelijk ook digitaal te herkennen. Wanneer intimidatie plaats vindt, dan gebeurt dat meestal op basis van meerdere contactmomenten. Daar zitten meestal ook digitale contactmomenten tussen. Aannemende dat kantoormedewerkers ongeveer 70% van hun tijd besteden aan e-mailen, vergaderen en het schrijven en lezen van documenten, is het nu mogelijk om algoritmen te ontwikkelen die potentieel ongewenst gedrag kunnen herkennen. Door te analyseren wie met wie communiceert en afspreekt, en in welke patronen, hoe vaak en op welke tijdstippen is al veel te herkennen. Wanneer je dit combineert met de content van de berichten, de aard, lengte en toon van de berichten, kan dit gedrag goed worden herkend. Je kunt afbeeldingen en foto’s machinaal herkennen op adult content en ook de manier hoe gereageerd wordt in een groep kan worden herkend. 

Zo herken je bijvoorbeeld gedrag dat kan wijzen op pesten, seksueel grensoverschrijdend gedrag of misbruik van een plek in de hiërarchie. De technologie brengt de organisatorische gezondheid in beeld en slaat alarm bij potentiele calamiteiten en kan desgewenst precies vertellen wat de overschrijding precies was. Maar hoe specifiek willen we dat de technologie wordt en wat zegt de wet erover? In het GDPR geweld zullen veel organisaties en CISO’s (security en compliancy officers) snel verwijzen naar privacy issues. 

Maar de complexiteit begint dan pas 

En wat doe je wanneer dit gedrag herkend wordt op basis van analyse? Er zijn dan nog geen zekerheden. Hoe we ermee om moeten gaan is iets waar wij nog niet goed bekend mee zijn. Benader je de manager van degene waar verdacht gedrag van is gemeten? Of de manager van degene die mogelijk gedrag heeft ondergaan? Of juist één van beide personen in kwestie? Zullen ze eerlijk zijn over wat er aan de hand is? Er is immers geen bewijs en de personen in kwestie willen er mogelijk niet op in gaan. En wat doe je als de manager degene is waar signalen voor mogelijk ongewenste gedrag is gemeten? Ik ben benieuwd naar jullie ideeën. Ik weet vooral wat er technisch mogelijk is, wat wij zelf al mogelijk hebben gemaakt. 

Privacy vs Veiligheid, de eeuwige trade-off 

Een tweede punt waarover je kunt debatteren is de eerder genoemde privacy. Om deze analyses te doen zal er naar de communicatie moeten worden gekeken. Machinaal weliswaar. Je kunt ervoor kiezen om geen content op te slaan. Je zou er dus voor kunnen kiezen dat er alleen machinaal aangegeven wordt wanneer er door wie potentieel grensoverschrijdend gedrag is vertoond. Is dat voldoende om hierop te acteren, of moeten we als bewijs wel degelijk de content opslaan en inzichtelijk maken? En is dat acceptabel? De belangen zijn denk ik hoog: Een veilige omgeving voor iedereen. 

Is dit acceptabel? Om die vraag te beantwoorden moet de waarde van privacy ook afgewogen worden ten opzichte van de waarde van het tegengaan van intimidatie en grensoverschrijdend gedrag. Hoe belangrijk vinden we het en wat zijn we bereid ervoor op te geven? 

Organisaties die hiermee aan de slag willen zouden zich in ieder geval wel innovatief zijn. Het lijkt mij ook altijd goed om te tonen dat je ongewenst gedrag niet tolereert. Aan de andere kant, wat gebeurt er wanneer je acteert op een signaal dat niet te bewijzen valt of niet goed is geïnterpreteerd? 

Andere nadelen 

De nadelen van een dergelijke aanpak op basis van deze technologie zijn dus: De signalen kunnen onterecht iets aangeven en de betrokken personen worden onterecht met iets zeer zwaars geconfronteerd en er is een privacyvraag. Maar nadelen zijn ook: het is relatief duur om een dergelijke hoeveelheid data te analyseren en er kan een gevoel van big brother ontstaan. Ik ben benieuwd naar hoe jullie hiernaar kijken. 

Voorkomen of genezen? 

Een andere vraag is: Wanneer start je met het gebruiken van een dergelijk systeem: wanneer er signalen zijn van intimidatie? Ik denk dat een happy workplace, een omgeving is waar iedereen zich veilig voelt. Daar past deze dienst goed in. Voorkomen is beter dan genezen. Voor iedereen. 

Conclusie 

Voor het eerst in de geschiedenis zijn organisaties in staat om gedrag van werknemers op het werk digitaal te analyseren. Dit geeft een nog onbenutte mogelijkheid voor Personeelszaken om “big data” analytics en machine learning principes toe te passen om de eerste tekenen van intimidatie op de werkvloer te identificeren. 

De tool die Rapid Circle hiervoor heeft ontwikkeld heet Pulse. Wil je weten hoe het werkt en wat dit voor jou organisatie kan betekenen? Kijk dan hier. 

Met het toenemende inzicht over de persoonlijke impact van intimidatie en de publieke aandacht die het krijgt, is het nu het juiste moment om te begrijpen hoe technologie kan helpen in het beschermen van de mensen, de reputatie van de organisatie en het beperken van toekomstige wettelijke aansprakelijkheid. 

De technologie is er klaar voor, maar zijn wij dat ook?

Ambassadeurs als motor voor verandering

De kogel is door de kerk, de organisatie gaat met nieuwe technologie aan de slag. Daar hoort ook een andere manier van werken bij en dat heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Hoe krijg je iedereen aan boord? Hoe zorg je ervoor dat jouw investering uiteindelijk bijdraagt aan de organisatiedoelen? Ons antwoord is langetermijnvisie. We vertellen je meer in deze blog! 

Wellicht komt dit je wel bekend voor: de IT-afdeling laat weten dat vanaf vandaag de vaste telefoon moet wijken voor een headset. Vervolgens wordt iedereen uitgenodigd voor een klassikale training. Na een halve dag luisteren heeft het systeem geen geheimen meer voor jou… Mooi in theorie, maar een gedragsverandering realiseer je zo niet. Zien medewerkers geen toegevoegde waarde, dan is de kans groot dat iedereen gewoon weer aan de slag gaat op de oude, vertrouwde manier. 

Ambassadeurs maken het verschil

Verandering stuit vaak op weerstand uit angst voor het onbekende. Wij buigen deze angst om in acceptatie. Een essentieel onderdeel hierin zijn onze ambassadeurs. Dit zijn jouw enthousiaste collega’s met net iets meer affiniteit voor technologie. Zij helpen met de nieuwe technologie én maken anderen warm voor een nieuwe manier van werken. Je mist bijvoorbeeld inzicht in die gigantische spreadsheet. De ambassadeur schiet te hulp met zijn kennis van Excel. Hij helpt je met een draaitabel en voilà: jouw data zijn een stuk inzichtelijker en jij kunt niet wachten om met de volgende spreadsheet aan de slag te gaan. Dit heeft toch veel meer impact op jouw gedrag dan een traditionele Excel-training? 

Meten is weten

Om precies te weten waar de mogelijkheden voor verandering zitten, zetten wij onze meetinstrumenten in om gedrag te registreren. We kunnen precies zien hoe mensen de tools gebruiken… of links laten liggen. Zo maak je de resultaten van je adoptie inzichtelijk. Op basis van de resultaten passen we vervolgens de adoptiestrategie aan, introduceren we trainingen of zetten we onze ambassadeurs in. Dit doen we binnen de hele organisatie, of we bestuderen heel gericht één afdeling. 

Einde aan de mailrompslomp!

Zo zien we bijvoorbeeld snel dat een bepaalde afdeling nog heel veel e-mailbijlages verstuurt, samenvoegt, redigeert, opstuurt, samenvoegt, redigeert… Eh, in welke versie zaten we ook alweer? De ambassadeur laat zien dat het ook anders kan. Samen direct in één document schrijven maakt een einde aan de bekende bijlage-rompslomp. Deze efficiency en betere output stimuleert geweldig om de verandering te omarmen.

Continue verandering…

De ontwikkeling van cloud-software staat nooit stil. Dankzij continue updates beschikken medewerkers opeens over volledig nieuwe tools. Wij geloven daarom niet in een snel implementatie- en adoptieproces, maar in een langetermijnvisie en gedragsverandering. Onze wereld verandert doorlopend, en daarmee veranderen ook de eisen die aan jouw werkzaamheden gesteld worden. Door onze ambassadeurs constant van informatie te voorzien, zijn zij in staat om mee te veranderen. 

…door gamification!
Hoe we dat doen? We ontworpen voor onze ambassadeurs een handige app. Net zoals bij een fitness-tracker houdt deze app bij of de ambassadeur de gestelde doelen bereikt, heeft men toegang tot relevante content en kan men vragen stellen aan een chatbot. Zo inspireren we op een speelse manier ambassadeurs. Zo blijven zij geïnspireerd om hun rol als innovator op te pakken en verandering in de organisatie blijvend uit te dragen. 

Nine Nice Things about Microsoft Powerpoint

The Microsoft vision is one of continuous improvement, which means that on a regular basis you get updates on your favorite Microsoft products. Especially in the weeks after a big event, like the Microsoft Ignite conference that was held in October, we see large amounts of updates trickling into our Microsoft products and it is a perfect opportunity to do a review on the things we enjoy on a daily basis and see if we can spot any nice new abilities. We do this in our series “Nine Nice Things” in which we highlight nine aspects we like about a certain Microsoft products in their latest state. 

Disclaimer: as a Microsoft Gold Partner we at Rapid Circle are usually spoiled with the latest and greatest from Microsoft and might get our hands on things before you do. So, if you do not have the same functionality available when you open PowerPoint, it can be that it is still on its way. If you want to find out when things are coming your way, we gladly offer our help to find that out for you. 

#1 The Morph button 

There is a wealth of discussion about the use of Transitions and Animations in PowerPoint. My stance on this topic is very simple: if it adds to tell your story better, use them. And one new Transition that Microsoft added recently helps me to tell my story better, flashier and create that presentation way faster. The MORPH button! The way it works is that you take a copy of a slide and start moving things around, reposition elements, change colors, add some new things and remove some unneeded things. Than in the transition from one slide to the next, PowerPoint will figures out how to move things around, change colors and resize things to morph from one slide to the next. It is fun to play with and when used properly can help you tell your story better and create your slides faster. 

PowerPoint Morph.PNG

#2 Icons 

We all know that you can add all sorts of things to a slide, but have you already checked out the Icons library that is build in to PowerPoint? It features hundreds of icons in all sorts of different categories that you can easily use to make your presentation more visually appealing. I use them a lot to turn a wordy presentation into a visual presentation. These icons are all in the same style and true vector elements of which you can easily change the fill, outline and size. So no more looking through the internet for the icon you need or building something yourself with shapes, just pick one from the library and move on. 

PowerPoint Icons.PNG

#3 Machine learning 

This very morning, I opened up a presentation that is used at a customer yesterday afternoon to send them the slides as a follow up. I was amazed to see that PowerPoint asked me the following question: 

Through machine learning it had figured out that I had this presentation open and in presentation mode during the same timeslot as a meeting in my Outlook calendar. And it nudged me towards sharing this file with the attendees. But wait, it gets better. This file was on my desktop and had not yet made it to the cloud. So when I hit the button “share with attendees” I was asked to upload the file so I could truly ‘share’ it instead of ‘sending’ it. Yes, PowerPoint not only reminded my of a good thing to do like an awesome personal assistant would, it also guided me do to in the right way. It is a brand new world people! 

#4 Linked Notes 

Are you a person who takes notes and likes to have them all in one place, then PowerPoint just made your life a bit easier. We always had, and still have, the notes section for every slide and yes we can add comments on them as well. But the notes tooling of choice is of course OneNote when looking at the Microsoft stack. And now you can link Notes in OneNote to individual slides in a PowerPoint presentation. 

PowerPoint Linked Notes.PNG

#5 Dictate 

If you are like me and have also somehow managed to never take up a typing class in your life, then this feature might interest you. PowerPoint allows you to hit the button and dictate what should be on your slides. Somewhat efficient for making the actual slide, but awesome for recording the notes that should accompany every slide. Because while on the slide you want to be brief and crisp, the notes section is where you want to have the elaborate talking points. Especially if you are preparing your deck for others to presenters. Just think how great it is that when you are rehearsing your presentation that you can turn on the mic and it records the entire story you want to tell with that slide.

#6 Embedded Forms 

PowerPoint allows you to embed a Microsoft Forms form into your presentation. To add some pop quiz questions in your training course deck or a contact form at the end of your sales presentation. So goods ways to make your presentation a bit more interactive or trigger follow up after a great story. 

PowerPoint Forms Integration.PNG

#7 Screen Recording 

You could already mix in your video or audio files into your presentation, but now you get a third option of adding a screen recording. Which cuts your demo recording time short because you can start and finish that action right from PowerPoint without the need to first switch tools and create the screen recorded video to then embed it into your presentation. A simple case of cutting out the middle man. 

PowerPoint Screen Recording.PNG

#8 Autosave 

A small button with a big impact: the autosave button in the upper left corner. This means that as long as your presentation is saved in the cloud all your updates are saved instantly. Not the autosave of the old days that took a copy every 10 minutes, but an autosave that captures every change. 

PowerPoint Autosave.PNG

Be Aware: this one takes a bit of getting used to. You will find yourself opening old presentations as a staring point and changing them for a different meeting. Only to realize after half an hour that you have messed up the original as well. Don’t worry, you can rely on versioning to revert your changes and will learn fast to take a copy first and then start adapting. 


#9 Document properties 

Something that might already be second nature in PowerPoint Online is now also available in the Desktop App for PowerPoint. In the middle of the top bar you will find the option to change the file name. inspect the save location and explore the version history. Just a making life a bit more easy when you see that you have made a spelling mistake in the file name. 

PowerPoint Properties.PNG

#bonus 

As you might have noticed when examining the screenshots in this blog, PowerPoint got a bit of a makeover. Every now and then Microsoft updates the style of there software and while we can argue about taste all day long, I simply ask myself one thing when I am treated to a new look and feel in one of the Apps I use: is it better or worse? And my vote would go to “better” for this round. The design is more clear, straightforward and calm. As said, taste is in the eye of the beholder, but for me Microsoft did manage to make the look a bit more appealing. 

If you have questions about the features mentioned in this list or have other elements in PowerPoint that you think deserve to be in this list more, than feel free to comment or get in touch with us by filling out the form below. We love to talk shop about PowerPoint and everything Office 365. We can also help you get access to all these great features if you are currently still working on a old version of PowerPoint and want to move over to the latest and greatest that Office has to offer. 

7 oorzaken en oplossingen voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven

Bij productie draait alles om ritme. Het ritme van de ploeg, de lopende band, de planning, de orders. Om het juiste ritme te houden is communicatie binnen en tussen teams essentieel. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van de capaciteit, taakverdeling en eventuele problemen, zodat alles blijft lopen. In de praktijk schiet communicatie tussen collega’s en teams helaas vaak tekort of kost het veel tijd. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven en belangrijker: hoe je dit kan oplossen.

1. WAAROM WIST IK DAAR NIET VAN?

Het is lastig om betrokkenen up-to-date te houden over alles wat speelt rondom het proces, bij andere teams en binnen de organisatie. Dienstwisselingen, werken met fulltime- en parttime medewerkers, structureel tijdsgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet makkelijker op. Memo’s worden niet gelezen, niet iedereen is actief in de groeps-chat, mailtjes worden over het hoofd gezien en soms wordt belangrijke informatie niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Hierbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld.

 

2. IK WIST NIET DAT ER HAAST ACHTER ZAT...

Alles heeft een deadline en zeker binnen productie organisaties. Maar omdat er binnen de productielijn veel teams aan verschillende onderdelen werken, is het niet altijd even duidelijk wie welke deadline heeft. Of sterker nog, wie welke deadline in de gaten houdt. En wat gebeurt er wanneer de planning verandert? Hoewel verwacht mag worden dat elke collega de eigen planning en deadlines in de gaten houdt, gebeurt dit niet lang niet altijd. Zorg er daarom voor dat het voor iedereen duidelijk is wanneer de planning verandert of wanneer er een deadline aankomt. Dit kan door de planning beschikbaar te maken op een centrale plek die laagdrempelig toegankelijk is voor betrokkenen. En zorg ervoor dat er meldingen zijn wanneer er iets gebeurt of verandert in de planning. Op deze manier houdt iedereen de planning op zijn netvlies en vermijd je ruis op de lijn. Wij adviseren bedrijven hiervoor gebruik te maken van Microsoft Teams, een online samenwerkingshub waarin conversaties tussen collega’s en teams plaatsvinden, bestanden worden gedeeld en bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn. Wanneer je binnen deze omgeving de planning beschikbaar maakt, kunnen op deze plek gesprekken tussen alle betrokken plaatsvinden over dit onderwerp. Met behulp van handige apps en connectoren kunnen bovendien notificaties ingesteld worden zodat betrokkenen op de hoogte gesteld worden als er veranderingen in de planning plaatsvinden. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

3. WAT ZIJN OOK ALWEER DE INLOGGEGEVENS?

Productiemedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze alle inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Dit is geen ideale situatie, want behalve dat het onveilig is om met jan-en-alleman wachtwoorden te delen, werkt het inefficiënt. Een oplossing hiervoor zijn online wachtwoordkluizen. Deze kluizen documenteren de inloggegevens met één druk op de knop in een veilige omgeving en de inloggegevens worden automatisch aangevuld om snel in te loggen. Je hoeft niet meer je wachtwoord te onthouden of op te zoeken, dit doet de wachtwoordkluis voor je. Een andere optie om de frustratie tegen te gaan van inloggen en meerdere systemen gebruiken, is het werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

4. INFORMATIE VASTLEGGEN EN OPZOEKEN

Elke stap wordt vastgelegd binnen een productiebedrijf. Dit is nodig om grip te houden op de processen, de planning, de inkoop, de verkoop en de financiën. Dit betekent dat er voor elke stap administratieve handelingen dienen te worden verricht. Verschillende stappen worden in verschillende systemen gelogd. Om deze administratieve processen efficiënter te laten verlopen is het belangrijk dat de registratie van data dummyproof is, er maximaal geautomatiseerd wordt, systemen aan elkaar worden gekoppeld en communicatie gestroomlijnd verloopt. Voor steeds meer productiebedrijven bewijst Microsoft Teams hiervoor van grote waarde te zijn. Systemen kunnen hier geïntegreerd worden en zijn te koppelen via Connectoren. Door het toepassen van PowerApps en Flows kan gezorgd worden voor een foutloze invoer van data.  En bovendien vinden gesprekken over processen of vastgelegde data plaats op één centrale plek tussen alle betrokkenen.

5. MAIL, MAIL EN NOG MEER MAIL

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Updates, bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijk. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om iets snel af te stemmen. Zorg voor een werkomgeving die de behoeften aan overzicht en directe communicatie faciliteert. Microsoft Teams is zo’n werkomgeving. Een interessante mogelijkheid die Teams onder andere biedt is om mails te laten binnen komen binnen Teams. Bijvoorbeeld alle orders. Zo zien alle betrokkenen de order binnenkomen. De mail met de order wordt direct omgezet naar een chatbericht en de bijlagen worden automatisch opgeslagen in de gemeenschappelijke bibliotheek. Gesprekken over de binnenkomende order vinden vervolgens binnen deze omgeving plaats. Hierdoor worden lange mail trails voorkomen en vinden er dynamische groepsgesprekken plaats. Resultaat: meer snelheid, minder fouten, meer werkplezier.

6. WE APPEN

Mail is niet de meest handige manier van communiceren. Bovendien geven steeds meer mensen er de voorkeur aan om te chatten. WhatsApp is natuurlijk de meest gebruikte app hiervoor. Ook binnen bedrijven wordt het steeds vaker gebruikt. Dit lijkt efficiënt, maar voor een productieorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie, vindt plaats op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Bied medewerkers daarom een alternatief aan waarin alle informatie toegankelijk blijft voor alle teamleden, dus ook voor nieuwe aanwinsten. 

7. GEBRUIK DE EXPERTISE VAN MEDEWERKERS

Een productieplanning komt nooit 100% uit. Hoe graag we dit ook willen, er zijn altijd uitdagingen en problemen die ervoor zorgen dat de planning weer op de schop moet. En bij het tegenkomen van een uitdaging of een probleem, moet je eerst het hele team inlichten, voor een oplossing zorgen, de planning aanpassen en iedereen hier weer van op de hoogte stellen. Dit kan makkelijker. Met Microsoft Teams heb je een directe lijn naar het hele productieteam. Hierdoor kan je niet alleen makkelijk en snel communiceren, maar maak ook direct gebruik van de kracht van je medewerkers voor oplossingen. Stuur een bericht over het probleem, laat het direct zien middels een video of foto die je meestuurt en vraag om ideeën. Is er overleg nodig? Dan kan je direct een audio- of videogesprek starten. Kom je er nog niet uit? Betrek dan andere experts bij het gesprek door ze toe te voegen aan je team. Met een limiet van 2500 leden per team moet het wel heel raar lopen als er voor een probleem geen oplossing wordt gevonden.

Herken je deze oorzaken en ben je geïnteresseerd in de oplossingen?

Lees dan onze whitepaper: 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams.  

Op donderdag 13 september om 16uur geven we het webinar ‘Introductie Microsoft Teams’. In dit webinar ontdek je hoe Teams ervoor zorgt dat samenwerken efficiënter en leuker wordt. Meld je hier aan.

Tips voor een betere teamprestatie

Laat jouw productieteam beter en sneller communiceren

Inefficiënte communicatie aan de productielijn kan grote gevolgen hebben voor producten. Deadlines worden niet gehaald waardoor je het risico loopt op late delivery boetes, je logistiek in het honderd loopt en je klanten tevergeefs wachten op onderdelen die je zou leveren. Teamleiders vinden het vaak lastig om de prestaties van hun team te verbeteren. Gelukkig kan het ook anders. Door tools in te zetten om de communicatie tussen verschillende teams en collega’s te verbeteren geeft je niet enkel de productiviteit een boost, je draagt ook bij aan een beter bedrijfsresultaat en klanttevredenheid. Deze whitepaper zet 7 praktische tips op een rij die jou zeker helpen met het faciliteren van een veilige, efficiënte en snelle communicatie.
 

Eenvoudig informatie delen vanuit één plek

Roosters plannen, diensten overdragen en productiedeadlines vastleggen. Hoe fijn zou het zijn als dit allemaal op één plek kan? Met Microsoft Teams kan je alle data uit SharePoint of OneDrive snel en eenvoudig delen in een chat- of Skypegesprek. De dagen van het eindeloos heen en weer mailen van geredigeerde Excel-documenten zijn over: iedereen heeft toegang tot het originele bestand en werkt hierin samen.
 

Omarm de apps die medewerkers gebruiken en krijg er vat op

Mensen gaan steeds vaker zelf op zoek naar apps en tools die hen helpen om sneller en efficiënter te werken. Het is zinloos om dit te verbieden, verstandiger is om zelf de juiste tools aan te bieden en open te staan voor suggesties van medewerkers. Evalueer regelmatig welke apps medewerkers gebruiken. Inventariseer of bepaalde behoeftes nog niet ingevuld worden door een aangeboden app.

Wil je meer tips lezen? Download dan hieronder de whitepaper 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams of zorgteams. Je zal merken dat met een aantal eenvoudige aanpassingen jouw team een stuk productieve wordt!


Download de Teams Whitepaper

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Rapid Circle Goes Mobile: een liveblog over 1 dag volledig mobiel werken

De belofte die Office 365 doet aan haar klanten is dat al je data altijd beschikbaar is, onafhankelijk van tijd, plaats of apparaat. En met de focus die Microsoft legt op mobiele apparaten met haar “Mobile first, Cloud first” slogan mag een gebruiker hoge verwachtingen hebben over de functionaliteit die je geboden wordt via een telefoon. Dus tijd om te testen hoe ver je komt op een werkdag met enkel en alleen je mobiele telefoon. 

Het recept voor vandaag is simpel. Men neme een handvol collega’s, nodig ze uit voor een bakkie koffie om 9:00 uur ’s ochtends en laat ze allemaal een vol opgeladen mobiel apparaat meenemen. Vervolgens laat je iedereen zijn of haar werk doen en zodra iemand naar een laptop grijpt is die persoon af.

Maak kennis met de collega’s die we bereid hebben gevonden om een dag lang van hun telefoon te werken:

bas.JPG

Bas Schellevis
Functie: Operational Lead Transform Team 

Reden om mee te doen: omdat ik reeds veel via mijn mobiel mijn werkzaamheden doe (e-mail, teams, conference calls) en volledig mobiel werken mij dus makkelijk af zou moeten gaan. 

0 (2).jpg

Hanneke Pastoor
Functie: Business Consultant 

Reden om mee te doen: Microsoft heeft het veel over 'mobile first' en het is mooi om een keer te ervaren hoe alles dan ook daadwerkelijk op mobiel werkt. Daarnaast betekent zelf een keer gedaan hebben ook dat ik beter aan eindgebruikers uit kan leggen hoe het werkt vanaf mobiel. 

nathalie.jpg

Nathalie Weel
Functie: Talent Manager 

Reden om mee te doen: Ik word blij van het idee om met een mobiel apparaat rond te lopen en de hele wereld als inspiratie te laten dienen. 

 

0 (1).jpg

Maurits Broers
Functie: Projectmanager 

Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd in welke mate mijn werk mobiel kan. Ik ben veel onderweg en moet schakelen tussen verschillende klanten en werkzaamheden. 

jacco.jpg

Jacco Weijers
Functie: Functioneel Consultant 

Reden om mee te doen: Ik aan zelf wil ondervinden hoe goed de mobiele apps van Microsoft nou echt zijn en hoeveel van mijn werk ook via een mobiel kan. 

Freerk Terpstra
Functie: Business consultant

Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd hoe lang het vol te houden is.

0.jpeg

Ready, Set, Go!

9:00

En we zijn onderweg. Onder het genot van een kopje koffie worden de spelregels nog een keer uitgelegd. Maurits biecht op dat hij vanochtend om 8:15 op kantoor was en uit automatisme naar zijn laptop heeft gegrepen. Het wordt hem vergeven omdat de challenge pas om 9:00 uur zou beginnen. Jacco vindt het nodig om op te scheppen dat hij vanochtend van 7:00 tot 8:30 een call heeft gedaan vanaf zijn mobiel terwijl hij zijn reis maakte via trein en pontveer naar kantoor. 

 

9:04

Hanneke, Nathalie en Bas zijn niet op kantoor en de jury maakt zich zorgen over of er wel eerlijk gespeeld wordt door alle deelnemers. 

 

9:06

Bas blijkt nog in bed te liggen. Helaas voor hem omdat hij ziek is. Maar dat weerhoudt hem er niet van om mee te doen, want vanaf zijn mobiel kan hij de communicatie prima in de gaten houden. En met de ziek-zijn troefkaart op zak kan hij zijn werk makkelijk delegeren. Toeval of slim gespeeld? In ieder geval maakt het hem een geduchte tegenstander. 

 

9:17

De meeste deelnemers spelen het veilig en beginnen met het doorspitten van hun Outlook inbox en Microsoft Teams chats. So far, so good. 

 

9:18

De werkhouding van de deelnemers gaat er ook op voorruit. Lekker vanaf een comfortabele bank je mail checken met de voetjes omhoog. Mag je het dan nog werken noemen? 

a1.JPG

 

9:23

Hanneke komt binnen en deelt een gevoelige tik uit aan de competitie want ze heeft haar iPad meegenomen. Er wordt direct protest aangetekend bij de jury, maar die staat het toe zolang ze geen extra toetsenbord of muis gebruikt. 

 

9:24

Freerk besluit ook buiten de Microsoft Apps te denken en slingert onze challenge op LinkedIn. 

 

9:25

Jacco heeft het lastig. Zijn geliefde stickers zitten niet in de mobiele app van Microsoft Teams. Dit roept emoties op die hij doorgaans graag uit via een sticker, wat de misère alleen nog maar vergroot. 

 

9:41

De eerste deelnemers zijn klaar met hun inbox en beginnen over te schakelen op andere werkzaamheden zoals het bijwerken van documenten, reviewen van presentaties en invullen van performance reviews. Dit gaat gepaard met wat vloeken en tieren omdat er vaak de melding verschijnt dat je eerst de specifieke app moet installeren om verder te kunnen. 

 

9:47

Bas is blij verrast met de snelheid en het gemak waarmee hij in de mobiele app van Microsoft Teams kan switchen tussen verschillende domeinen. Hij is door meerdere klanten als gast uitgenodigd binnen hun Teams en dit maakt het stukken makkelijker om ook die chats nauwlettend in de gaten te houden. Naar eigen zeggen werkt dit veel beter op mobiel dan via de desktop. 

 

9:50

Nog een gevoelige tik voor Jacco. Hij organiseert zijn emailtaken door vlaggetjes uit te delen aan de mails waarmee hij nog aan de slag moet. Helaas mist de mobiele Outlook app de to-do waar de gevlagde items in verschijnen. Nu moet hij alsnog zijn inbox afspeuren. Downloaden van de To-Do app biedt ook geen hulp 

 

9:51

Jacco heeft de filter gevonden om alleen de gevlagde items te tonen. Hij komt weer tot bedaren. 

 

9:52

Maurits is bezig documenten te reviewen die klanten naar hem hebben gemaild waardoor hij continu moet schakelen tussen Outlook, Word, PowerPoint en webpagina’s. Veel swipen en lastig om het overzicht te bewaren. 

 

10:01

Hanneke is gedwongen over te schakelen naar haar mobiele telefoon. Het besturingssysteem op haar iPad was te oud om de laatste Microsoft apps te downloaden. Ze gaat verder op haar mobiel. 

 

10:14

Freerk zit nog lekker in zijn inbox en maakt vaak de keuze om even naar een collega te lopen in plaats van een mail terug te sturen. Het klinkt als valsspelen, maar hij komt er mee weg omdat hij claimt dat werken op een mobiel hem juist socialer maakt richting collega’s. En dat juichen we uiteraard van harte toe. 

 

10:16

Nathalie komt binnen. Zij is de challenge begonnen met een serie calls vanuit de auto en gaat nu meteen een meeting in waar ze notities maakt via haar mobiel. Slim gespeeld! 

 

10:27

Jacco wil een vorige versie terugzetten van een Excel document maar krijgt via de OneDrive app geen versiebeheer te zien. Uiteindelijk lukt het wel via de Excel App. 

 

10:48

Maurits is al ruim een half uur bezig een offerte te controleren en aan te vullen en is positief verrast hoe goed dit kan op je mobiel. Zijn verwachting was dat op een klein scherm dat een kriem zou worden, maar het valt hem alles mee. 

 

10:49

Hanneke neemt het voorbeeld van Maurits over en gaat ook aan de slag met een offerte. Switchend tussen de PowerPoint en Word heeft zij ook geen probleem om het document af te krijgen. 

 

11:00

Twee uur onderweg en alle deelnemers zitten nog in de challenge. Krijgen ook veel bekijks van collega’s die zich afvragen of we aan het werk zijn of op het saaiste feestje ooit zijn belandt. 

p2.JPG

 

11:02

Bas is bezig om een serie meetings te verzetten naar aanleiding van een aangepaste projectplanning. Hij krijgt via de Outlook App maar slecht inzicht in de beschikbaarheid van collega’s omdat hij alleen ziet of iemand wel of niet vrij is op dat moment, maar niet ziet wat er in de agenda’s staat van de collega’s. Omdat veel collega’s hun agenda vullen met blokken om aan projecten te werken is het voor hem nu gokken of hij raak schiet met zijn nieuwe planning. Hier werkt de Desktop App van Outlook wel veel beter. 

 

11:12

Jacco duikt weer even zijn inbox in om de binnengekomen berichten van antwoord te voorzien en weet het tempo hoog te houden door zijn toetsenboard van Nederlands naar Engels om te zetten en daarmee gebruik te maken van automatische woordsuggesties en spellingcontrole. 

 

11:15

Het deelnemersveld verplaatst zich naar buiten om van het grootste voordeel van mobiel werken te genieten: werken waar het weer het beste is! 

p3.JPG

 

11:39

Maurits heeft het gevoel veel te missen rondom binnenkomende chats en emails en besluit daarom zijn notificaties aan te passen voor Outlook en Microsoft Teams. Als projectmanager wil hij natuurlijk bovenop de communicatie zitten rondom zijn verschillende projecten. 

 

11:40

Nathalie is begonnen aan het verwerken van haar notities in emails, chats en documenten en heeft zodoende al tien Microsoft Apps moeten installeren op haar mobiel om alle verschillende onderdelen van Office 365 op haar telefoon beschikbaar te hebben. Gelukkig is er voor alles een mobiele app en hoef je deze maar 1 keer te installeren, maar het vergt zeker wel wat extra tijd vandaag. 

 

11:56

Maurits heeft zijn draai gevonden in de mobiele communicatie en wisselt emails en chats af met een serie korte belletjes. IJsberend in het zonnetje gaat het hem prima af. 

p4.JPG

 

12:00

Tijd voor de All Hands, onze wekelijkse stand up met het hele bedrijf om alle collega’s op de hoogte te brengen van de hoogtepunten van jouw week. Een meeting die iedereen doorgaans live bijwoont met de kalender op je mobiel als herinnering aan je hoogtepunten. Makkie dus voor de deelnemers. 

 

12:20

Tijd voor de lunch. Met de mobiel in de hand een broodje halen aan de overkant. 

 

12:45

Maurits wankelt. Hij moet een oplevering controleren voor deze door kan naar de klant en moet daarvoor inloggen op de omgeving van de klant. Maar hij heeft moeite om in de password vault te komen vanaf zijn mobiel. In paniek overweegt hij zijn opties om niet naar de laptop te hoeven grijpen. 

 

12:47

Via de managed browser (onze telefoons worden beheerd door Rapid Circle met Mobile Application Management) is het Maurits gelukt om in te loggen en hij staat nu de laatste benodigde aanpassingen te bespreken met een collega die het direct kan aanpassen vanaf zijn laptop. Het is kantje boord, maar Maurits is nog in competitie. 

 

12:48

Nathalie is argwanend omtrent de miraculeuze ontsnapping van Maurits en het feit dat ze hem niet meer ziet zitten op kantoor helpt daar zeker niet bij. Maar snel is hij gevonden. Hij had zijn zonnetje weer opgezocht en staat buiten een belletje af te handelen. 

 

13:00

Freerk en Hanneke spelen het spel als echte pro’s. Beiden hebben ze hun middag volgepakt met meetings om zo een hoop geregeld te krijgen met behulp van mobiel, whiteboard en een aandachtig publiek. 

 

13:30

Jacco speelt dezelfde troef uit en duikt een meeting in met een collega om een heleboel kleine dingen er doorheen te rammen. Met een waslijst aan discussiemateriaal en twee whiteboards ziet het er goed uit voor hem de komende uren. 

 

13:36

Bas heeft met enige vertraging alle meetings weten te verzetten en is terug in delegeer modus. Door afwisselend gebruik te maken van Outlook, Microsoft Teams en Skype for Business houdt hij alle mogelijke lijntjes nauwlettend in de gaten. 

 

14:02

Hanneke en Maurits zitten samen in een projectoverleg waar planning en aanpak worden besproken. Met vijf collega’s in de kamer, een presentatie op het grote scherm en heftig brainstormen op het whiteboard hoeven ze alleen maar zo nu en dan een notitie te maken of document te bekijken. En dat gaat ze prima af via de mobiel. 

 

14:23

De eerste afvaller! Nathalie heeft naar een laptop moeten grijpen om enkele vacatures aan te passen voor de website. Dit kreeg ze niet gedaan vanaf haar mobiele telefoon. Zonde. Ze was een waardige tegenstander, maar bij een echte uitdaging horen ook afvallers. 

 

15:00

Met nog twee uur te gaan hebben de overige deelnemers zich allemaal goed gepositioneerd. Ieder van hen is onderdeel van een overleg waarin ze hun input prima mondeling kunnen geven of via de mobiel kunnen delen. En voor de presentatie wordt die ene collega lief aangekeken die wel achter zijn laptop zit. 

 

15:39

Jacco heeft zijn laatste overleg afgerond en pakt het pontje om zijn dag af te sluiten met een stukje zon, gevolgd door de airco in de trein. 

p5.JPG

 

15:54

Hanneke en Maurits zijn nog steeds 100% mobiel en in de afrondende fase van hun projectoverleg met een groep collega’s. Met meerdere laptops in de zaal hebben ze de afgelopen uren de verleiding weten te weerstaan om erachter te kruipen. 

 

15:59

Vanaf de bank thuis meldt Bas dat ook hij nog steeds op volle toeren draait via zijn mobiel. Niets ontgaat hem ondanks dat hij rustig aan doet vanwege zijn huidige gesteldheid. De prijs voor de meest getoonde inzet kan hem al bijna niet meer ontgaan. 

 

16:00

Start van de vrijdagmiddagborrel. Bij Rapid Circle staat de traditie fier overeind om het weekend in te luiden met een ijskoud drankje vanaf vier uur. Op kantoor word je netjes gevraagd wat je wil drinken, maar ook in de trein weten collega’s goed voor zichzelf te zorgen. 

p6.JPG

 

16:28

Hanneke heeft haar overleg afgerond en duikt nog even Microsoft Teams in om de gemiste chatgesprekken op te pakken. 

 

16:32

Ook Maurits is klaar met vergaderen voor vandaag en kan na een korte blik op zijn inbox aansluiten bij de vrijdagmiddagborrel. Met een biertje en zijn telefoon is nog steeds vol mobiel. 

 

16:41

Vanuit de trein is Jacco de backlog aan het bijwerken via de Planner App. Het aanmaken van de verschillende user stories en checklijsten is geen enkel probleem. Alleen het maken van de mockups zal tot maandag moeten wachten want er is geen Publisher App voor mobiele telefoons en daar zweert hij toch wel bij als het gaan om het maken van schematische tekeningen. 

 

17:00

Einde wedstrijd! Na een korte rondgang komen we te weten dat Bas, Hanneke, Maurits, Freerk en Jacco het allemaal gered hebben. De plichtsgetrouwe felicitaties worden uitgewisseld waarna Hanneke en Maurits zich weer toeleggen op de borrel. Bas laat het werk voor wat het is en focust zich weer op zijn route naar beterschap. Jacco is inmiddels thuis en ruilt zijn telefoonscherm in voor zijn tv om de finish van de Tour de France etappe mee te pakken. 

 

17:24

Freerk laat weten nog steeds bezig te zijn. Samen met een collega werkt hij aan een voorstel en met wat liquide aanmoediging heeft hij die collega zo ver gekregen om zijn dicteren te verwerken in het document. 

p7.JPG

THE VERDICT: Hoe vonden de deelnemers het? 

Een hele dag alleen maar op een mobiele telefoon werken vergt heel wat van IT-professionals die gewend zijn om al hun werk te kunnen doen middels een Surface Pro. Of toch niet? Wat zijn de bevindingen van onze deelnemers na een dag op de mobiel? 

 

Hanneke Pastoor

Na een langzame start ben ik eigenlijk aangenaam verrast over hoe het maken van een offerte ging op mijn telefoon vandaag. Ik ging wat langzamer dan normaal, maar was ook meer gefocust op 1 ding. Helemaal over op alleen mobiel vind ik toch wat onhandig en niet efficiënt, maar er kan eigenlijk meer op mobiel dan je wellicht van tevoren denkt. Ondanks alle gevloek en gescheld in het begin. 

 

Maurits Broers

Er is meer mogelijk op telefoon dan initieel verwacht, maar sommige activiteiten gaan wat minder snel. Zeker als alle Office365-apps geïnstalleerd zijn is het werken, is het schakelen tussen 'informatiebronnen' prima. Denk hierbij aan Outlook voor mail en Word voor een document dat je gaat opstellen als draft, lezen ter kennisgeving en reviewen. Wat ik ook merkte is dat je juist ‘socialer’ werd, omdat typen langzamer kon zijn dan de vraag in persoon stellen. In mijn geval was het schakelen tussen activiteit voor de ene klant naar de andere klant wel wat minder soepel. Bijvoorbeeld bij inloggen op klant-omgevingen, met de bijbehorende rechten en restricties, maar ook bij het schrijven van een 'belangrijke' mail met veel informatie was het lastig om goed overzicht te houden. Ik denk dat voor 70 procent van de werkzaamheden als projectmanager mogelijk goed mogelijk zijn en zelfs erg goed te doen zijn op mobiel (Mobile only), voor de andere 30 procent zou ik toch graag een laptop/tablet/Surface aanhouden. Mijn doel zal zeker zijn vaker mobiel te werken, het gaf een goede afwisseling en ergens ook een rust.

 

Nathalie Weel

De opstart duurde even, mijn telefoon was duidelijk nog niet klaar voor volledig mobiel werken. Steeds kwam ik weer een nieuwe app tegen die gedownload moest worden. Het was in die apps voor mij (als redelijke leek in SharePoint) nog wel echt zoeken naar de juiste manier van werken. Later ging het goed. Zit nu midden in de werving voor verschillende vacatures, dus ik zou in principe een hele dag op LinkedIn via mijn mobiel kunnen doorwerken. Het duurt alleen wel wat langer, omdat het typen op een telefoon wat minder snel gaat dan via een 'normaal' toetsenbord. Het gaf ergens ook wel rust, omdat ik weinig afleiding had. Normaal heb ik 6 schermen tegelijk open staan waar ik wat mee moet, dus kan ik te snel overstappen naar een andere taak, die optie was er nu niet, dus dat was lekker.  
Ik heb mijn laptop écht moeten pakken, omdat ik met een collega naar vacatures moest kijken om ze te herschrijven en deze op de telefoon niet te openen waren. Daarbij was ik bezig met het opstellen van een contract en daar had ik een ander document voor nodig die ik alleen via mijn laptop kon vinden. 

 

Freerk Terpstra

Mijn ervaring is dat er eigenlijk nog heel veel wel kon. In het begon moest ik (net als de anderen) veel apps extra downloaden. Daarna kon ik eigenlijk goed aan het werk. Ik had in ToDo (app van Microsoft met Outlooktaken) mijn takenoverzicht. Mailopruimen ging buiten verwachting goed. Ook heb ik in een paar Word-documenten gewerkt, vanuit mijn OneDrive en vanuit SharePoint en Teams. Werken in OneNote was ook geen probleem. Ik heb geprobeerd in PowerPoint te werken. Maar helaas is dat niet gelukt. Ik moest veel plaatjes toevoegen, slides veranderen, dat soort zaken. Dat lukte helaas niet. Al met al zo'n 80% van mijn taken op die dag goed kunnen afronden. Voor mij een succes. Wat ik ervan geleerd heb is dat er meer mogelijk is dan ik dacht. Ik denk dat ik in het vervolg sneller even mijn telefoon pak als ik wat kleine dingen wil uitwerken. Want ik heb gemerkt dat het soms zelfs prettiger werkt. Je bent meer gefocusd (je kan geen meerdere schermen open hebben), en je kan het gemakkelijker 'overal' doen. Dus ook lekker onderuit op de bank. 

 

Bas Schellevis

Ik werk reeds veel via mobile only. Veel van mijn werkzaamheden bestaat uit Skype/team calls en chats of het versturen/lezen van e-mail. Zodoende was deze challenge ook makkelijk voor mij te doen. Enige uitdaging lag bij het inplannen van meetings, waarbij ik de agenda’s van collega’s moest vergelijken om een voor ieder gunstige datum en tijdstip te kunnen kiezen. Impliciet geeft outlook weer welke tijden mogelijk zijn, echter heb ik veelal, door een ieders verschillende huishouding van hun outlook kalender, een compleet overzicht nodig van hun agenda. Het kan immers zo zijn dat men niet tijd reserveert voor reistijd, of dat men niet op het hoofdkantoor zit. Uiteindelijk is dit ondervangen door contact op te nemen met de desbetreffende collega’s of door gewoonweg het agendaverzoek er in te schieten en kijken of men de meeting kan bijwonen. Het reviewen van documenten is ook goed te doen. Vanzelfsprekend is het creëren van nieuwe documenten niet optimaal. Kleine bewerkingen, tijdens het reviewen, is echter wel goed te doen. Al met al, zeker gezien de ontwikkelingen van de laatste tijd, is mobiel werken zeker goed te doen. 

 

Jacco Weijers 

Ik had gelukkig alle apps al op mijn mobiel staan, dus ben maar weinig keer gedwongen mijn werk te onderbreken voor een installatie. Toch was het ook voor mij wennen hoe alles nou precies werkt op je mobiel. Wat mij vooral opviel is dat functionaliteit vaak maar in 1 mobiele app is ingebouwd. Neem bijvoorbeeld versiegeschiedenis. In de browser vind je dat terug in SharePoint, OneDrive, Teams en de verschillende Office als Word, PowerPoint en Excel. Maar op je mobiel moet je echt naar de Excel app als je een vorige versie van een werkboek wilt bekijken of herstellen. Uiteindelijk kom je er wel uit en is het ook wel logisch omdat je op een klein scherm erg spaarzaam moet zijn met knoppen en functionaliteiten, maar het duurt allemaal wel langer. Het is dus erg aan te raden om gewoon alle apps te downloaden als je veel mobiel werkt.  
De verschillende communicatie Apps (Outlook, Teams en Skype for Business) werken tot mijn verbazing beter op mobiel dan op de desktop. Hier ga ik dan ook zeker gebruik van maken door de start en afsluiting van mijn dag meer via mobiel te doen. Daardoor kan ik ook op een fijner plekje gaan zitten, op het terras of balkon, of mijn reistijd beter gebruiken, in de trein of als bijrijder. 
Wat mij heel erg geruststelt is dat ik alleen met mijn telefoon er eigenlijk altijd wel uitkom, dus heb ik een volwaardig plan B in mijn zak zitten voor als mijn Surface er een keer mee ophoudt. De laptop blijft dus zeker thuis deze vakantie!
 

Ga ook de #mobilechallenge aan!

Wil je ook meer mobiel kunnen werken of doe jij dit al? Laat ons hieronder in de comments weten hoe jij dit doet of wat jouw uitdagingen hierin zijn. Of neem contact met ons op om meer te weten over de mogelijkheden van mobiel in de cloud werken. 

Office 365 F1 licenties voor zorgmedewerkers en applicaties: in 3 stappen een naar een beter beeld van de haalbaarheid en onderbouwde vervolgstappen

Bij de keuze voor- of implementatie van F1 (voorheen K1) licenties is het van belang om naar de relatie tussen de applicaties en Office Online te kijken en hier rekening mee te houden. De impact op werkprocessen kan namelijk groot zijn indien er voorafgaand geen duidelijk beeld van is. Dit omdat medewerkers Word en Excel (en andere office producten) niet meer lokaal kunnen openen en bewerken. Onderstaand heb ik in 3 stappen omschreven hoe je hiermee om kan gaan, en welke keuzes je tegen gaat komen. Afhankelijk van het applicatielandschap, het gebruik en de keuzes die je maakt, heeft het doorlopen van onderstaande stappen een geschatte doorlooptijd van ongeveer 1 tot 8 maanden.

 

Stap 1. Creëer voor elk van de beoogde gebruikersgroepen een overzicht van het huidige applicatie gebruik, en een prognose van het toekomstige (deels online) applicatiegebruik. Analyseer vervolgens of er gaten vallen tussen de applicaties en in de werkprocessen

Bij het gebruik van Office Online hebben gebruikers alleen de beschikking over de online versie van de Office producten en worden alle bestanden online opgeslagen. Echter, veel andere applicaties of werkprocessen die met Office documenten werken zijn nog niet voorbereidt zijn op het werken met online Office producten.

De belangrijkste zaken die je hierbij wilt weten zijn:

-          Afhankelijkheden: Maken de beoogde gebruikersgroepen gebruik van applicaties die in bepaalde mate afhankelijk zijn van lokaal geïnstalleerde Office producten? Een voorbeeld is het opslaan van zorgformulieren (.docx) in Ysis. Tip: hoe gedetailleerder je deze groepen in relatie tot de betrokken applicaties in beeld hebt hoe doelgerichter je passende vervolgacties kunt nemen.

-          Soort gebruik: Worden de lokale Office documenten momenteel door de specifieke gebruikersgroepen alleen gelezen, of worden ze ook bewerkt, en gaan ze na de bewerking nog een proces in? Dit is van belang omdat de lokale versies na de ingebruikname van de F1 licentie enkel Online te openen zijn. Hiervoor moet dus nog wat worden geregeld (zie onderstaande opties) 

 

Stap 2. Bepaal per applicatie(onderdeel) passende maatregelen

Als de vorige stap is uitgevoerd beschik je over een overzicht “per gebruikersgroep, per applicatie, per relatie met Word/Excel, en of de documenten enkel worden gelezen of bewerkt”. Gezien de documenten niet meer lokaal bewerkt kunnen worden moet er een passende vervolgactie worden gekozen. Met name wanneer deze passende acties in een beperkte tijd (minder dan 3-6 maanden) moeten worden uitgevoerd dan is het onderscheidt tussen te lezen en te bewerken documenten (per app. per gebruikersgroep) erg behulpzaam zodat er geen maatregelen genomen worden die niet strikt noodzakelijk zijn.

De aanpak per situatie kan sterk verschillen. Vooral in het geval dat er bewerkt moet kunnen worden zijn er veel mogelijkheden om dit te realiseren.

Documenten zowel lezen als bewerken

-          “U-bocht” constructie
De U-bocht constructie omvat het lokaal downloaden van een document om deze vervolgens na online bewerking weer handmatig te uploaden in een online opslaglocatie zoals MS Teams.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, er is minder focus op gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie.
 

-          Creëren van een opslagpad naar een online opslaglocatie zoals MS Teams
Gebruikers downloaden de documenten direct naar MS Teams in plaats van naar hun lokale plek en openen de documenten vanuit daar met Office online producten. Indien het gevoelige informatie bevat is het raadzaam om passende toegangsbeveiliging tot de online opslaglocatie in te zetten.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: technisch haalbaar in samenhang met specs, focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden.
 

-          Gebruik maken van een connector

Middels een connector kunnen de documenten direct vanuit de applicatie in de Office online producten (in de browser) geopend worden. Voor gebruikers met een F1 licentie zal dat de favoriet zijn omdat de documenten dan zonder aanvullende download rechtstreeks te openen zijn in de browser. Daarnaast heeft het voor de organisatie als voordeel dat er minder downloads naar verschillende devices worden gedaan (met de daarmee samenhangende risico’s). Tijd en medewerking van de applicatieleverancier is echter wel een belangrijk component omdat de connector een extra stukje software is dat verwerkt moet worden in de applicatie. Sommige applicatieleveranciers hebben al een connector beschikbaar en dit weegt zwaar mee in de impactanalyse.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: hoge focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden, focus op grip op data, er is voldoende tijd en medewerking van de applicatieleveranciers.
 

-          Heroverweging licenties
Vaak wordt het vergeten, maar je kunt indien nodig ook andere licenties inzetten. Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties die kiezen voor het (al dan niet tijdelijk) upgraden van de licentie voor bepaalde gebruikersgroepen of rolhouders binnen groepen. Op deze wijze wordt er als het ware tijd gekocht om bijvoorbeeld naar een ander scenario toe te werken. Het nadeel is echter wel dat deze gebruikers eerst een Office2016 versie krijgen en deze op een later moment weer wordt afgenomen, wat tot bezwaren kan leiden.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: zeer beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, bovengemiddelde financiële ruimte.
 

-          Herverdeling werkzaamheden

Ook deze mogelijkheid wordt nogal eens vergeten. Bij het inventariseren van de werkprocessen binnen de gebruikersgroepen blijkt veelal dat bepaalde bewerkingsacties niet perse door alle leden van een groep verricht hoeven te worden. Soms blijkt zelfs dat een gehele groep bepaalde mogelijkheden niet nodig hebben. In deze gevallen zouden de werkzaamheden door een andere gebruiker of groep met (bijvoorbeeld) een E3 licentie verricht kunnen worden, en dienen er geen technische aanpassingen te worden verricht. Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten tevens bewerkt kunnen worden, er is mogelijkheid om processen en werkzaamheden te veranderen, extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (uitleggen werkprocessen).

Moeten gebruikers de documenten alleen lezen? Dan kunnen bovenstaande opties natuurlijk ook toegepast worden, maar er kan ook voor een meer economische optie gekozen worden:

-          De documenten omzetten naar PDF
Documenten die vaak opnieuw alleen gelezen moeten worden binnen een gebruikersgroep kunnen door een gebruiker met E3 licentie éénmalig omgezet worden naar PDF. De gebruikersgroepen kunnen deze PDF dan eenvoudig lezen vanuit de browser zonder dat zij aanvullende acties hoeven uit te voeren.
Deze oplossing is vooral te overwegen bij: documenten hoeven enkel gelezen te worden, beperkte tijd, belang bij gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (omzetten naar .pdf; openen van .pdf in plaats van .docx).

Let op: bovenstaand wordt bij twee opties aandacht voor gebruikersadoptie genoemd. Dit is omdat uit ervaring blijkt dat hier snel problemen ontstaan. Echter, alle maatregelen die ook maar enige wijziging in de werkprocessen van gebruikers maken zullen vergezeld moeten gaan van inspanningen op het gebied van adoptie.


Stap 3. Maak keuzes en zet vervolgstappen uit

Het is nogal een open deur, maar nu er een duidelijk beeld is van de verschillende opties per applicatie en gebruikersgroep kunnen er gefundeerde keuzes worden gemaakt en is het tijd voor actie. In veel projecten blijft deze stap te lang uit na de voorgaande fases.

In de praktijk zie ik vaak dat het eindresultaat een combinatie is van verschillende maatregelen zoals de bovenstaande opties. Dit is afhankelijk van de verschillende belangen en mogelijkheden binnen een organisatie. Dit zorgt er echter wel voor dat er meerdere trajecten parallel aan elkaar gaan lopen.

Bovendien zijn de maatregelen veelal afhankelijk van organisatorische processen die niets te maken hebben met de technische implementatie. Denk hierbij aan zaken als de goedkeuring van een voorstel voor een aanpassing in de begroting door een keuze in het licentiemodel, het realiseren van de noodzakelijke voorzieningen voor een online opslaglocatie (zoals MS teams en alle daarmee samenhangende technische en organisatorische stappen), organiseren van instructie van gebruikers voor gewijzigde werkprocessen en het in gesprek gaan met één of meerdere applicatieleveranciers t.b.v. de implementatie van de connector. Hierdoor vraagt de totale uitvoer van de maatregelen meer tijd dan het in de eerste instantie lijkt.

Kortom, tijd om aan de slag te gaan!

 

Hoe een zorginstelling AVG-compliant blijft

Ook in de toekomst blijft AVG een aandachtspunt
 

Voldoen aan AVG, het is één van de meest besproken onderwerpen van de afgelopen maanden. Nu de wet officieel van kracht is verdwijnt het onderwerp echter niet naar de achtergrond. Want is er een beter moment om te evalueren wat we precies hebben gedaan? En hoe zorgen we ervoor dat we ook in de toekomst blijven voldoen?
 

Verhoogde complexiteit

Om te voldoen aan de AVG kreeg elke organisatie te kampen met structurele en nieuwe aandachtspunten. Vooral bij zorginstellingen is dit een bijzonder complex gegeven. Grote hoeveelheden vertrouwelijke data worden niet alleen binnen de zorginstelling verwerkt en bewaard, er vindt ook veel data-uitwisseling plaats met andere zorgverleners en derde partijen zoals zorgverzekeraars. Om cruciale data zoals medische gegevens, genetische gegevens en biometrische gegevens te verwerken en op te slaan hebben zorginstellingen, net als Rijksoverheid en Politie, een ontheffing gekregen op de restrictie voor het opslaan en verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens. Het garanderen en veiligstellen van privacy is dus van het grootste belang.
 

10 aandachtspunten om compliant te blijven

Wij schreven een whitepaper over de 10 aandachtspunten op die top of mind moeten blijven om te voldoen aan de AVG. 4 punten zetten we alvast op een rijtje,  de andere 6 kan je rustig nalezen in deze gratis whitepaper.

  1. Stel de mens centraal en respecteer privacy: De mens staat centraal bij digitale veiligheid. Mensen weten precies welke informatie organisaties van ze hebben en wat ze hiermee doen.
  2. Zorg voor bewustzijn bij alle medewerkers: AVG is meer dan voldoen aan de wet, het is een bewustzijn creëren binnen de organisatie over hoe we omgaan met persoonsgegevens.
  3. Huidige wetten en regels blijven van kracht: De huidige wetten en regels die van toepassing zijn op zorginstellingen blijven gewoon van kracht.
  4. Stel een beveiligingsbeleid op: Leg vast hoe opgeslagen en verwerkte persoonsgegevens worden beveiligd. Maak aantoonbaar wie goedkeuring gaf voor het vastleggen.

Houd AVG dus op het netvlies en download snel deze whitepaper. Deze 10 aandachtspunten zorgen ervoor dat jij compliant bent en vooral, compliant blijft!

Heb jij toch nog twijfels of jouw organisatie wel alles goed heeft geregeld? Schrijf je dan snel in voor het gratis webinar AVG in de Zorg: is alles echt (goed) geregeld op 21 juni 2018 laat je bijpraten door AVG-expert Jeroen Erkelens van Rapid Circle.

AVG binnen de zorg: de echte uitdagingen komen nu pas 

De AVG is van kracht! Na maanden van voorbereiding, inlezen, de risico’s en consequenties in kaart brengen en de nodige aanpassingen doen, is het eindelijk zover. Het klinkt bijna alsof we niet konden wachten. En het klinkt ook bijna alsof we er nu zijn. Maar niets is minder waar. Eigenlijk kunnen we zelfs stellen dat het nu pas echt begint. Want het blijven voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is een belangrijke uitdaging voor de komende tijd: 

  • Hoe zorg je er in de zorg voor dat de AVG op een juiste manier wordt nageleefd?  
  • En dat iedereen binnen de hele organisatie zich bewust is van de nieuwe regels en manier van werken?  

Is dit eigenlijk wel mogelijk binnen de zorg? 
 

Van de privacyfunctionaris tot de rest van de organisatie 

Waar in veel andere branches vooral de privacyfunctionaris te maken heeft met de AVG en een juiste uitvoering hiervan, geldt dit niet voor zorginstellingen. In de zorg werkt het merendeel van de medewerkers met patiëntgegevens. En hebben veel medewerkers zelf de verantwoordelijkheid om hier op een juiste manier mee om te gaan. Zowel richting de patiënt, bij de uitwisseling van deze gegevens binnen de organisatie en ook het delen van deze gegevens met derde partijen. Het bewustzijn creëren en vergroten bij medewerkers is een essentieel deel van het naleven van de AVG. Net als dat ze begrijpen waar het écht om gaat, namelijk het centraal stellen van de patiënt en zijn (of haar) privacy. En dit laatste is dan vaak weer wat makkelijker in de zorg, waar de intrinsieke motivatie van medewerkers juist draait om het centraal stellen van de patiënt. 
 

De uitdaging van de juridische kant 

Naast de zachte kant, dus bewustzijn over en het begrijpen van de AVG, komt de juridische kant van de AVG bij zorginstellingen extra hard aan. Het is weer de zoveelste regel waar men zich aan moet houden en het werk wordt er niet minder op. Er komt veel administratie bij kijken, zoals het opstellen en bijhouden van een verwerkingsovereenkomst, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en het voeren en up-to-date houden van je beveiligingsbeleid. En dan hebben we het nog niet eens over de extra lasten voor de patiënten, zoals het geven van toestemming over hun gegevens en wat hiermee gebeurt.  
 

Is jullie AVG-werkwijze wel de juiste? 

Natuurlijk heeft de AVG een mooie visie, voor zowel organisaties als patiënten. En het centraal stellen van de mens en zijn privacy, is iets dat we alleen maar kunnen toejuichen. Dit betekent alleen niet dat het er in de praktijk makkelijker op wordt. Helemaal wanneer je nagaat dat alle andere huidige wetten, regels en NEN-standaarden ook gewoon blijven bestaan. Behalve dat zorginstellingen hier dus een flinke kluif aan hebben, krijgen ook de toezichthouders er flink wat werk bij. Komende periode gaan meerdere partijen verschillende controles uitvoeren, om na te gaan of iedereen de AVG wel goed handhaaft. En wanneer dit niet zo is, kun je een flinke boete verwachten Gelukkig kunnen we wel coulance verwachten bij de controles, want iedereen begrijpt dat deze AVG wet een complex onderwerp is binnen de zorg. 
 

De belangrijkste aandachtspunten op een rij 

Enerzijds kunnen we absoluut stellen dat het juist voor zorginstellingen een moeilijke en complexe wet is. Niet alleen door alle regels, maar ook (of juist) doordat veel medewerkers werken met patiëntgegevens. En met de discussies binnen de zorg over de hoeveelheid werk, een tekort aan medewerkers en de overdaad aan administratie, kunnen we concluderen dat de AVG weer een last erbij is. Anderzijds is het ook zo dat juist de zorg al bekend is met allerlei wetten, regels en procedures. En zich al heeft bewezen dit goed aan te kunnen. Daarbij is het een branche die mensgericht is, dus ook hier verandert er niet veel. Dus ja, het is moeilijk en veel. En tegelijk hebben we er alle vertrouwen in dat wanneer je aandacht blijft hebben voor alle uitdagingen, alles mogelijk is binnen de zorg. Zolang de patiënt er maar beter van wordt. 

Om je een overzicht te bieden van wat je te wachten staat om te blijven voldoen aan de AVG hebben we een handige whitepaper voor je ontwikkeld. Hierin hebben we de 10  aandachtspunten voor je op een rij gezet. Inclusief nog meer toelichting en diepgang over hoe je dit binnen jouw organisatie kan toepassen. Download hier de whitepaper.

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat

Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als 'reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek'.

Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.  
 

Om te beginnen

Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link

Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekend bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzich zelf spreekt.
 

Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:

1.       Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.

2.       Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten

3.       Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen

4.       Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen.  Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.

5.       Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met  jou zijn gedeeld.

6.       De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.  
 

p1.png


Start met chat

Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.

Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
 

Geef structuur met kanalen

Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.

Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken.  Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.  
 

Voeg functionaliteit aan een kanaal

In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.  
 

Mails ontvangen in een kanaal

Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
 

Vergader in Teams

Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
 

Een paar functies die je extra helpen  

Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.

p2.png

In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.

p3.png

Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.

p4.png

Succes op je ontdekkingstocht   

In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Recap MVP Summit 2018

Begin maart vond dit jaar de MVP Global Summit plaats in Bellevue en Redmond in Washington, USA. Tijdens dit jaarlijks terugkerend evenement worden alle MVP’s van over de hele wereld, zo’n 4.000, uitgenodigd om bijgepraat te worden over de nieuwste ontwikkelingen en de laatste stand van zaken, waarop ook feedback gegeven kan worden. Dit jaar was ook een jubileumjaar, want het MVP Award Programma bestaat dit jaar alweer 25 jaar.

Rapid Circle’s eigen Office Servers and Services MVP, Michel de Rooij, was ook dit jaar van de partij, tezamen met zo’n 2.000 andere MVP’s uit één of meerdere van de 18 award categorieën. In deze blog deelt hij zijn ervaringen.

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

De Global MVP Summit

De Summit is een evenement waar veelal technische informatie wordt gedeeld met de MVPs. Afhankelijk van welke Award categorie je onder valt, wordt er 3 à 4 dagen technische informatie met je gedeeld. Dit jaar was er ook een zogenaamde Community Pre-Day, waar MVPs de nodige soft-skill ervaringen deelden met geïnteresseerden.

De tijdens de Summit gedeelde informatie valt onder een persoonlijk non-disclosure agreement; dat houdt in dat deze informatie buiten het de Summit niet mag worden gedeeld, ook niet met collega’s. Naast dat de feedback en discussies tijdens de Summit voor Microsoft en MVPs waardevol zijn, schaft deze ook inzicht in de visie en strategie van Microsoft, en daarmee een kans de voorsprong te behouden en klaar te zijn voor de nabije toekomst.

n.png

Naast de technische sessies is de Summit ook het evenement waar je de meeste MVPs tegenkomt, en is dan ook bij uitstek een setting om niet alleen te netwerken met de productgroep, maar ook relaties te onderhouden of kennis te maken met de andere MVPs. Een categorie als Office Servers and Services is erg breed, en daarbinnen zie je toch dat iedere MVP eigenlijk zijn eigen specialisatie of ervaring heeft. De evenementen in de avonduren leenden zich hier prima voor, zoals de regional meetups waar je kon netwerken met alle MVPs uit de regio, of de product group happy hour. Menig leverancier organiseert tijdens de Summit ook iets, en zo belande ondergetekende met Quadrotech op een bowlingbaan. Als afsluiter was er een slotfeest compleet met silent disco, wat een aparte gewaarwording blijft.

Ondanks dat Washington bekend staat als de Rainy State, is Seattle en omgeving een aardige locatie om te verpozen met de Pike Place Market, Underground Tour, de Boeing fabrieken of een wandeling in een van de kleurrijke bossen die Seattle rijk is. Want naast een week van inspanning moet er ook wat tijd zijn voor ontspanning.
 

Wat is een MVP?

Het MVP Award Programma bestaat sinds 1993, en heeft als doel personen, die vanuit hun passie voor (Microsoft) technologie bijdragen leveren aan het delen van kennis binnen de diverse communities, te erkennen. Dit delen van kennis kan zijn het spreken op of organiseren van online of offline evenementen, participatie in gebruikersgroepen, het schrijven of onderhouden van blogs of artikelen, of (mee)coderen aan projecten in de (Microsoft) community. Waar online gebruikersgroepen zich voorheen ophielden op platformen als CompuServe of Usenet, is dat tegenwoordig bijvoorbeeld Microsofts eigen TechCommunity site, of GitHub waar veel van Microsoft open sourced materiaal gehost wordt.

mr.jpg

Hoe word ik een MVP?

Er is echter geen vast recept voor mogelijke toekenning van de Award; een IT pro zal waarschijnlijk vaker op een evenement spreken dan een developer; toch leveren zij beiden op eigen manier een waardevolle bijdrage aan de eigen communities. De regel is dan ook eigenlijk, doe wat je leuk vindt, en doe dat goed. Als dat goed genoeg is (in de ogen van Microsoft), val je vanzelf op, wordt je mogelijk door iemand genomineerd, en vind je na het inzenden van je community activiteiten wellicht op een eerste dag van de maand de MVP welkomstboodschap in je Inbox.