Projectmanagement in Office 365: Kies de juiste tool

Binnenkort wordt Planner beschikbaar in Office 365. Hiermee biedt Microsoft naast projectsites (wel of niet met Project Pro) en Project Online een nieuwe tool voor het managen van projecten. Maar wanneer gebruik je nou welke tool? In deze blog delen wij onze visie op de verschillende projectmanagement tools en geven we advies over het kiezen van de juiste tool voor jouw project.

Het belangrijkste criterium om de meest geschikte tool te kiezen is gerelateerd aan de schaal van het project dat je wil managen. Kleine teams met kleinschalige projecten – in de planfase – kunnen goed uit de voeten met Planner. Voor een projectteam dat te maken heeft met afhankelijkheden en waarbij de complexiteit van het project toeneemt, is een SharePoint projectsite (al dan niet opgestart via Project Pro) een geschiktere keuze. Ben je programmamanager en/of houdt je je bezig met de organisatiestrategie dan is Project Online de tool.

Welke tool het beste past bij jouw situatie is dus helemaal afhankelijk van het project of het aantal projecten dat je uitvoert. Om te helpen bij de keuze zullen we hieronder de verschillende tools bespreken.

Planner

Het nieuwste lid in de Microsoftfamilie van samenwerkingstools is Planner. Momenteel beschikbaar als preview-versie, maar in de loop van 2016 inzetbaar voor een groot deel van de Office 365 gebruikers. Planner is gericht op ad hoc samenwerken. Je bent in no time up en running. Als je een nieuw Plan aanmaakt in je Planner-portaal krijg je daar automatisch een group, een inbox, een OneDrive en een Notitieblok bij. Vervolgens kun je aan de slag met het maken van taakkaarten die je kunt toewijzen aan de leden van de group. Op een taakkaart kun je feedback kwijt, je kunt relevante bestanden koppelen en de status van een taak aangeven. Vervolgens kun je ‘Buckets’ aanmaken waarmee je de taakkaarten kunt ordenen door 1) deze te verdelen in verschillende categorieën, of 2) op basis van de taakverantwoordelijke of de status van de taak. Deze Buckets kun je ook visualiseren door deze in kolommen of in een pie chart weer te geven. Ook heb je een zestal labels tot je beschikking waarmee je kenmerken kunt toekennen aan je taakkaarten.

Natuurlijk biedt Planner de mogelijkheid om meerdere plannen tegelijk bij te houden. We multitasken immers allemaal de hele dag. De Planner Hub biedt daarom een overzicht van al je plannen. Hier vindt je ook het overzicht terug van alle taken over alle verschillende plannen heen die aan jou zijn toegewezen. Zo heb je volledig overzicht over alles wat er van jou verwacht wordt.

Planner integreert ook erg goed met de rest van de Office 365 apps. Zo zijn de automatisch aangemaakte groepen ook meteen zichtbaar in je Outlook. Plus als je een Plan tot favoriet bestempeld in de Planner Hub komt hij in Outlook ook meteen tussen je favorieten te staan. Ook kun je uiteraard alle Office bestandstypen opslaan in je OneDrive van je Plan.

Planner is net ten tonele verschenen, maar we kunnen nu al concluderen dat Planner van toegevoegde waarde is voor kleine projecten en initiaties van grotere projecten. De feedback die nu uit de community wordt opgehaald, bijvoorbeeld over het feit dat je slechts één persoon kunt toekennen aan een taak en over het flinke mailverkeer dat de tool veroorzaakt, staan al op de to-do list van het Planner Product Team. Zij hebben beloofd dat deze verbeteringen in de toekomst worden doorgevoerd. Dat is de kracht van Office 365!

Projectsites en Project Pro

Samenwerken aan projecten binnen projectsites is inmiddels gemeengoed geworden bij veel verschillende bedrijven, instellingen en organisaties. Projectsites kun je meteen in SharePoint aanmaken, maar ook via Project Pro, projectmanagement software van Microsoft.

Projectsites via Project Pro

Project Pro past perfect in het rijtje projectmanagement tools van Microsoft. Het stelt je instaat om meerdere projecten tegelijk te plannen en te volgen, en resources en budgetten op te voeren en te bewaken. Indien je in Project Pro een project start, wordt er ook automatisch een projectsite aangemaakt. De planningsinformatie uit Project Pro kan op de projectsite voor andere projectleden worden ontsloten. Hierdoor kun je steeds zorgen voor transparantie en up-to-date status informatie.

Er kan gesteld worden dat Project Pro een tool voor de projectmanager is, terwijl de projectsite het portaal is voor het projectteam.

Functionaliteiten van een projectsite

Kenmerkend voor een projectsite is dat het je een plek biedt waar je projectcontent kan opslaan op een manier die perfect aansluit op je werkprocessen en projectmanagementmethoden. Een projectsite helpt bij het structureren van je werk en geeft je inzicht in waar de projectleden mee bezig zijn. Ook kun je binnen een projectsite eenvoudig de opgeslagen content terugvinden door gebruik te maken van de krachtige zoekfunctie.

Projectsites bieden standaard een documentbibliotheek voor de opslag van documenten. Je geeft eigenschappen mee aan je document zodat voor iedereen in SharePoint duidelijk is om wat voor soort document het gaat. De meegegeven eigenschappen zijn ook nog eens te gebruiken om het terugvinden van document op basis van verfijnen te vergemakkelijken. Versiebeheer zorgt ervoor dat je altijd de laatste versie van het document ziet en met werkstromen kun je het goedkeuringsproces van documenten stroomlijnen.

Een andere functionaliteit van een projectsite is het bijhouden van diverse lijsten die wat zeggen over de status van je project. Takenlijsten, issue trackers en backlogs zijn enkele voorbeelden van lijsten die je kunt bijhouden. Je bepaalt zelf hoeveel verschillende lijsten je nodig hebt en je maakt eenvoudig een nieuwe lijst aan. Een groot pluspunt is dat dat je een fijnmazige rechtenstructuur kan opzetten waarmee je zelf bepaalt wie wel en wie geen toegang krijgen tot de content.

Net als Planner integreren projectsites met andere Office 365 functionaliteiten. Projectsites passen perfect binnen de rest van een intranet als dit ook in SharePoint is opgezet.

Samengevat valt te stellen dat een projectsite heel veelzijdig is. Je kunt zelf helemaal bepalen wat je wel en niet nodig hebt, en hoe de onderdelen zijn gestructureerd. Natuurlijk is dat ook een valkuil. De kunst is om het simpel te houden en je niet te verliezen in een complexe configuratie.

57.2.jpeg

Project Online

Project Online is een applicatie voor programma- en portfoliomanagers. Deze applicatie biedt de mogelijkheid om grip houden op resources als budgetten en inzet van medewerkers, maar dan voor alle projecten samen. Project Online is daarbij vergelijkbaar met Project Server. Project Online is de cloud versie, Project Server de on-premise versie.

De kracht van de oplossing zit onder meer in het feit dat Project Online organisaties in staat stelt om de gevolgen van beleidswijzigingen consequent en vooral transparant door te vertalen naar een daarbij passende priorisering van projecten. Als omstandigheden het noodzakelijk maken om in het projectbudget te snijden laat Project Online zien op welke manier de organisatiedoelen zo optimaal mogelijk benaderd worden. Ook laat het pakket zien welke projecten minder bijdragen aan de organisatiedoelen en daarom wellicht beter niet uitgevoerd hoeven te worden. Want zoals de beroemde Amerikaanse hoogleraar Organisatieleer Peter F. Drucker al zei: “Er is niets zo zinloos als iets heel efficiënt doen, dat helemaal niet gedaan hoefde te worden”.

Project Online is dus een experttool voor programmamanagers. Het biedt een geconsolideerde blik over projecten die worden bijgehouden met Project Pro, al dan niet ondersteund door projectsites. Aangezien Project Online volledig draait op SharePoint zal het geen verrassing zijn dat de uitkomsten en rapportages van het product  gemakkelijk ontsloten kunnen worden op SharePoint Projectsites.

Project Online ondersteunt standaard verschillende Project Management methodieken zoals Prince2 en AGILE.

57.3.jpeg

In onderstaande tabel hebben we op een aantal punten gevisualiseerd hoe de verschillende tools van elkaar verschillen.

Screen Shot 2017-12-11 at 7.12.59 pm.png

Mocht u een projectmanagement tool overwegen, maar heeft u hulp nodig bij het juist inzetten van de verschillende tools, vraag ons dan gerust om hulp!

Neem bij vragen contact op met Patrick Slenders via patrick.slenders@rapidcircle.com of bel naar 020-3143 400