Onderschat OneNote niet, de time saver tijdens papierloos vergaderen in Office 365

OneNote wordt vaak vergeleken met Evernote. Echter, die vergelijking doet OneNote te kort. Want OneNote is zoveel meer dan Evernote. Het belangrijkste voordeel van OneNote is dat het geïntegreerd is in alle Microsoft producten. Hiermee kun je dus heel gemakkelijk informatie uitwisselen. In de video onderaan deze pagina kun je zien hoe je papierloos kunt vergaderen met OneNote.

Wat is OneNote?

OneNote is meer dan een simpel notitieblok. Het is jouw geheugen, het teamgeheugen en de organisatie haar collectieve geheugen. Het is ook een plek voor afspraken, acties, samenwerken, vergaderen en een plek waar ideeën gevormd worden. Je kunt samen, tegelijkertijd, live en real time in de notie werken vanaf elk device.

Papierloos vergaderen

Voor de vergadering wordt er een agenda-afspraak in Outlook gemaakt en gedeeld met alle aanwezigen. In die agenda-afspraak staan alle benodigde documenten en de inhoud van de vergadering. Elke deelnemer beschikt dus vooraf over alle benodigde informatie.

Tijdens de vergadering open je de vergaderafspraak in Outlook. Klik vervolgens op de OneNote-knop (in Outlook!). Direct wordt er een nieuwe OneNote-pagina aangemaakt waarin alle informatie over de afspraak staat. OneNote ‘plakt’ automatisch ‘geplakt’ de genodigden voor de afspraak in de notitie, en biedt de optie om aan/af te vinken wie er aanwezig zijn. Ook de inhoud van de afspraak wordt in de OneNote-pagina geplakt. De bestanden uit de afspraak worden ook toegevoegd. In OneNote is er dus één overzicht met alle informatie die op dat moment nodig is. De vergadering kan beginnen.

Samen notuleren

Een groot voordeel van OneNote die in onderstaande video niet naar voren komt – maar wel mogelijk is – is tegelijk kunnen notuleren in dezelfde OneNote notitie. Hierdoor is er niet één iemand verantwoordelijk voor de inhoud, maar is iedereen verantwoordelijk. Spannend? Waarschijnlijk wel! Handig? Zeker weten! Het scheelt veel tijd, vooral omdat er geen review achteraf meer nodig is. Iedereen ziet direct de aanpassingen, wat er genotuleerd wordt en door wie. Met labels is het gemakkelijk aan te geven wat de taken, vragen en actiepunten zijn en wie ze uitvoert. Dit scheelt een hoop tijd omdat de aantekeningen later niet meer uitgewerkt hoeven te worden. Het maakt niet uit of de aanwezigen op een computer, tablet of smartphone werken. Zelfs mensen die via Skype voor Bedrijven inbellen kunnen meeschrijven.

Indien klanten papierloos willen gaan vergaderen lopen wij van Rapid Circle mee tijdens vergaderingen om te laten zien hoe dat slimmer en efficiënter kan. Bovenstaande is één voorbeeld van hoe het simpeler kan. Er is echter nog veel meer mogelijk.

Heeft u ook interesse in slimmer papierloos vergaderen? We kijken graag mee.