Je Office 365 bestanden on demand

Je weet pas wat je mist als je het niet meer hebt. Een veelgebruikte uitspraak, en ook in deze blog van toepassing. We hebben het over de OneDrive synchronisatie functionaliteit in Windows 8 waarmee je bestanden en mappen uit Office 365 in verkenner kon laten zien zonder dat er lokaal een kopie werd opgeslagen. Toen Microsoft besloot de functionaliteit van OneDrive niet te laten terugkeren in Windows 10 leverde dat veel kritiek op. Met de komst van de laatste grote update van Windows 10 is deze functionaliteit weer terug… en verbeterd! 

 

Windows 10 update 

De laatste grote update van Windows 10 is sinds oktober in Nederland beschikbaar, we hebben het over Fall Creators Update waarmee het Windows 10 naar versie 1709 brengt. Eén van de grote veranderingen in Windows heeft dus plaats gevonden in de OneDrive sync client, het programma waarmee je jouw bestanden uit Office 365 lokaal vanuit Windows Verkenner kunt benaderen en synchroniseren. 

ps1.JPG

 

Wat is er nieuw in de OneDrive sync? 

De functionaliteit waar we het over hebben wordt Files On-Demand genoemd, oftewel bestanden benaderen wanneer jij dat wilt. 

Concreet betekent het dat alle bestanden uit je OneDrive in Windows Verkenner kunnen worden getoond, ongeacht of deze lokaal of online staan opgeslagen. De OneDrive inhoud tonen of synchroniseren met de cloud hoeft nu vrijwel geen schijfruimte meer in te nemen: ideaal voor apparaten met een kleine lokale opslag of beheerde werkomgevingen waarin de persoonlijke bestandsopslag minimaal is! Bovendien is het nu mogelijk om bestanden te laten zien maar niet lokaal op te slaan, vanuit een informatiebeveiligingsperspectief is dit soms wenselijk.  

Wat je ziet 

De status van het bestand wordt op 3 verschillende manieren in Windows getoond: 

ps2.JPG

Het bestand is online beschikbaar en neemt geen ruimte in. Uitermate handig bij bestanden die je wel in het overzicht wilt kunnen zien, maar niet noodzakelijk als lokale kopie wilt hebben. 

ps3.JPG

Een bestand stond op alleen online beschikbaar en je hebt het geopend vanaf het apparaat waar je op werkt, waardoor het bestand lokaal beschikbaar is gemaakt. Het bestand neemt nu wel ruimte in maar je kunt dit altijd weer terugdraaien.  

ps4.JPG

Je hebt voor het bestand “Always keep on this device” gemarkeerd. Het bestand staat altijd lokaal en is snel te openen. Dit is handig wanneer je wilt doorwerken aan het bestand als je geen internet verbinding hebt. 

En dit is hoe je het in één overzicht in Windows Verkenner ziet: 

ps5.JPG

 

Hoe je de bestandsstatus verandert 

Door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken kun je kiezen voor “Always keep on this device” of “Free up space”. Bij “Always keep on this device” wordt het bestand lokaal opgeslagen en is zo altijd beschikbaar, ook als er geen internetverbinding is. Bij “Free up space” kun je de lokale kopie van het bestand weer weghalen en verschijnt er weer een wolkje naast het bestand. Dit werkt ook voor complete mappen. Geen internet betekent geen bestand openen. Maar daar krijg je wel een boel vrije schijfruimte voor terug. 

ps56.JPG

 

Kortom 

We zijn erg blij dat de nieuwe functionaliteit van OneDrive nu eindelijk beschikbaar is. Wil je weten wat het je organisatie kan opleveren, bijvoorbeeld in combinatie met een beheerde werkomgeving als Citrix, neem dan contact met ons op!