Het kwaliteitshandboek: Wat en waarom? Gemakkelijk informatievoorziening op orde voor medewerkers en beheerders

Welkom bij dit eerste blogartikel in een nieuwe serie over informatievoorziening. In deze serie verschijnen verschillende artikelen over het hoe en het waarom van de basisonderdelen van een medewerkersportaal, zoals de persoonlijke homepage, digitale nieuwsvoorziening, wie, is wie (het smoelenboek), wat en waar en het serviceplein. Vandaag lezen we over het kwaliteitshandboek.

Een digitaal kwaliteitshandboek

Een digitaal kwaliteitshandboek is een onderdeel van het medewerkersportaal. Dé plaats waar informatie eenvoudig en snel voor handen is. De informatie bestaat bijvoorbeeld uit werkinstructies, protocollen, procedures en procesbeschrijvingen en bijvoorbeeld ook uit beleidsdocumenten, handleidingen, controle lijsten, plattegronden, etc. Deze documenten worden kwaliteitsdocumenten genoemd omdat ze bijdragen aan de kwaliteit van de werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. En daarmee van positieve invloed zijn op de kwaliteitsbeleving die cliënten hebben bij de dienstverlening van de organisatie.

Naast deze bijdrage aan de kwaliteitsverbetering biedt een digitaal kwaliteitshandboek ook de kans om een aanzienlijke efficiencyverbetering door te voeren in de informatievoorziening. Het kwaliteitshandboek heeft een belangrijke rol binnen de informatiestrategie. Door de vastgestelde documenten en informatie gecentraliseerd beschikbaar te stellen en te beheren, wordt veel potentieel dubbel beheer op afdelingen en door individuen voorkomen. En ook in dit kader zal de 80/20 regel opgaan. Die stelt dat met 20% van de informatie zal worden voldaan aan 80% van de informatie-behoefte.

Het mes snijdt aan twee kanten

Een digitaal kwaliteitshandboek maakt het mogelijk om op een laagdrempelige en snelle wijze de gewenste documenten te vinden en te bekijken. Ook biedt het tegelijkertijd de document- en managementfuncties die nodig zijn om de documenten goed te beheren, zoals:

  • Gebruik van metadata
  • Indexeren en doorzoekbaar maken van documenten o.b.v. metadata
  • Full text search
  • Versiebeheer
  • Toekennen van rollen
  • Vastleggen van belangrijke data
  • Gezamenlijk aanmaken en bewerken van documenten
  • Workflows voor het routeren van taken/documenten
    • Feedback verzamelen
    • Goedkeuren
  • Workflow die vorm geeft aan het retentiebeleid
    • Herbeoordeling
    • Archiveren
    • Verwijderen

Een vriendelijke gebruikservaring

Zoeken

Een gebruiksvriendelijke ervaring wordt bereikt door verschillende zoekstrategieën te ondersteunen. Het kwaliteitshandboek biedt de door velen aangeprezen zoekstrategie a la Google. Dit wordt gecombineerd met selecties op metadata waarmee het zoekresultaat wordt gefilterd, zoals in webwinkels als bol.com en op marktplaats.

  Schermvoorbeeld: Zoeken

Schermvoorbeeld: Zoeken

Een andere zoekstrategie is het bieden van een overzicht van onderwerpen waaruit een keuze gemaakt kan worden. Zo’n overzicht biedt antwoord op de gebruikersvraag “Wat is er allemaal zoal?”.

  Schermvoorbeeld: Onderwerpen

Schermvoorbeeld: Onderwerpen

Deze laatste zoekstrategie wordt aangevuld met een voor de medewerkers bekende indeling op bijvoorbeeld processen, domeinen en sub-domeinen.

  Schermvoorbeeld: Domeinen

Schermvoorbeeld: Domeinen

Belangrijk aandachtspunt bij deze zoekstrategieën is dat de medewerker in maximaal drie acties een relevant zoekresultaat gepresenteerd krijgt.

Raadplegen

Voor het benaderen van kwaliteitshandboek en de documenten wordt gebruik gemaakt van Office 365 en SharePoint Online in combinatie met Office Online. Hiermee wordt bereikt dat de oplossing volledig browser based is. Ook wordt voorkomen dat er aparte applicaties gestart moeten te worden om de documenten te raadplegen. Deze keuze betekent ook dat het kwaliteitshandboek op basis van responsive design beschikbaar is voor pc’s, laptops, tablets en mobiele telefoons.

Een toevoeging die binnen het kwaliteitshandboek is gerealiseerd, is dat de documenten worden getoond samen met een overzicht van gerelateerde documenten en gerelateerde formulieren. Ook wordt een eenvoudige functionaliteit geboden om feedback in de sturen.

  Schermvoorbeeld: Raadplegen van documenten

Schermvoorbeeld: Raadplegen van documenten

Doelstellingen

De algemene doelstelling van het digitale kwaliteitshandboek is het bijdragen aan een volledig en kwalitatief hoogstaande informatievoorziening die intensief wordt gebruikt door alle medewerkers. Hiervan zijn de hieronder staande subdoelen afgeleid:

  • De juiste documenten, up to date, snel en eenvoudig vindbaar voor de medewerkers
  • Efficiënt beheer en controle
  • Eenduidigheid en duidelijke structuur
  • Eén waarheid op één plaats
  • Verhoging transparantie
  • Minder printwerk, e-mailverkeer, verzoeken en vragen
  • Voldoen aan wet en regelgeving
  • Certificering
  • Lage kosten door een standaardoplossing
46.5.png

De volgende keer

In het volgende blogartikel uit deze serie gaan we dieper in op de implementie aspecten van het digitale kwaliteitshandboek.

Download de Infographic

Download hieronder de infographic over het kwaliteitshandboek. Lees meer over het wat, hoe en waarom van het en krijg antwoord op vragen als: “Wat zijn de voordelen?” en “Wat vertellen klanten?”.

Vul het formulier in en ontvang meteen het bestand.

Uw Naam *
Uw Naam