Delen zonder grenzen in Office 356

Sinds oktober 2017 biedt Office 365 de mogelijkheid om documenten te delen via een one-time passcode. Op deze manier kunnen er veilig documenten worden gedeeld vanuit Office 365 binnen- en buiten het Microsoft domein.   

Om van de one-time passcode functie gebruik te kunnen maken is Office 365 Message Encryption noodzakelijk. Deze functie is inbegrepen in Office 365 E3 licenties en is tevens separaat verkrijgbaar binnen Microsoft Azure Rights Management.

Met deze nieuwe functie wordt een wens van een groot aantal gebruikers- en organisaties vervult. Eindelijk kan er worden samengewerkt over de grenzen van de eigen organisatie op een simpele manier.

Externe gebruikers hebben geen gast- of Microsoft account meer nodig waardoor de barrière voor samenwerking verder wordt weggenomen. En toch blijft het delen op deze manier veilig aangezien via de passcode wordt geverifieerd of je wel bent wie je zegt dat je bent. Een stuk veiliger tegenover het andere laagdrempelige alternatief waarbij deze verificatie niet plaats vindt, namelijk het extern delen met behulp van een anonieme link naar het bestand.

 

Stap voor stap

Hieronder staat beschreven hoe het hele proces in zijn werk gaat.

Selecteer het document dat gedeeld moet worden en kies voor delen.

hello.png

 

Kies daarna voor delen met specifieke personen en vink “Bewerken toestaan” aan als je wilt dat de gemachtigden het document mogen bewerken of alleen mogen bekijken. Geef daarna het e-mailadres op waarmee het document gedeeld moet worden. Dit kan dus een ook een externe account zijn zoals hieronder in het screenshot.

c1.png
c.png

Het externe account ontvangt vervolgens een e-mail van Office 365 met de melding dat er een document is gedeeld.

c2.png

Bij het openen van de mail wordt aangeven dat er een beveiligde koppeling is ontvangen, door te kiezen voor "Code Verzenden" krijgt de ontvanger de beveiligingscode per mail waarmee het document geopend en bewerkt kan worden. Houdt er rekening mee dat de toegestuurde code slechts 15 minuten blijft werken.

 

c3.png
c5.png

Na het invoeren van de code, zal het document eerst in de leesmodus in de browser worden geopend. Afhankelijk van de toegekende rechten  kan ook worden gekozen voor bewerken in Word Online, Bewerkingen zijn vervolgens zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand.

 

c7.png

 

Zijn er meerdere bestanden gedeeld zoals hierboven? Dan hoef je niet steeds per bestand de passcode meer in te voeren. Deze verificatie is eenmalig gedurende de browsersessie en wordt dus langer onthouden.

 

Simpel en effectief

De toegang tot bestanden met een account buiten het domein van Office 365 is dus erg versimpeld en naar onze mening een stuk effectiever, zonder concessies te doen op de beveiliging. Het is bovendien ook nog eens makkelijker uit te leggen aan de partijen die je uitnodigt om samen te werken in je Office 365 tenant. Win-win.

Heb je nog vragen of wil je meer informatie? We helpen je graag! Neem vrijblijvend contact met ons op.