Moderne Werkplek

Onvermijdelijke risico’s bij de uitfasering van Windows Server 2008 en SQL 2008. En hoe je ze wegneemt

Onvermijdelijke risico’s bij de uitfasering van Windows Server 2008 en SQL 2008. En hoe je ze wegneemt

Het is je vast niet ontgaan; op 9 juli 2019 houdt de support op voor SQL Server 2008 (en 2008 R2) en op 14 januari 2020 houdt ook de support op voor Windows Server 2008 (en 2008 R2). Dit betekent dat er einde komt aan reguliere security updates, er geen bug fixes meer plaatsvinden en er ook geen support cases meer ingediend kunnen worden.

Als het goed is heb je al de nodige voorzorgsmaatregelen getroffen. Nog niet? Zorg ervoor dat je dit alsnog doet. Heb je het wel gedaan? Good for you....alleen het is goed mogelijk dat je toch nog een of meerdere grote uitdagingen hebt.

Upgrade from Skype For Business to Microsoft Teams: When and How?

For those who haven't heard of Microsoft Teams (Teams) yet, I'll start a brief description first. Teams launched in 2016 and since then it's THE fastest growing platform in Microsoft's history. It's used for collaborating and driving digital transformation within organizations. Globally 329.000 companies are using Teams, 87 of which are Fortune 100 companies. Furthermore, Teams now supports over 44 languages and 54 customers have over 10.000 or more active users. Although Teams has Skype-like functionalities, it has much more features and capabilities. Are you impressed yet? If not, than you will be if you look at all the new functionalities since it has been launched and those that are planned for the future. Want to have a look for yourself? The roadmap can be found over here

Because of the similarity between Skype For Business (SfB) and Teams, organizations have been asking us over the last two years if and when they should upgrade from SfB to Teams. As a big fan of Teams I always answered with a very definitive 'YES, do it now!'. But in my potentially over-excited answer I always mentioned that not all SfB features were available in Teams. Well, this is not the case anymore…

Skype for Business vs. Microsoft Teams

During Microsoft Ignite 2018 Microsoft has announced that Teams is now up to par with SfB when you look at features. All features from SfB are now in Teams. But of course Teams brings you much more than SfB. For example, Teams gives you the possibility to share documents within a (collaboration) group, use channels to group your conversation based on specific topics, connect to other (third party) applications both for ingoing and outgoing data and much much more. To put it in perspective, SfB is an application for communicating and Teams is an application for collaborating. Looking at all the features Teams has to offer it's much more than just another application organizations can use for their communicating. Teams will be the 'Hub' for collaborating with people from inside and outside your organization and when it's combined with Flow, PowerApps and Power BI this application can also be used to digitally transform outdated, costly and time-consuming processes and workflows within the organization. All these applications are readily available within the Office 365 or Microsoft 365 stack, so no extra investments will have to be made. 

For example, there's one case at the biggest airline from the Netherlands where Teams helped employees be more effective and decisive in their day-to-day tasks. Using Teams, Flow and PowerApps a flight attendant was able to make a picture of a broken trolley wheel via the Teams mobile application. The picture was then used to assess the problem automatically and to present the flight attendant with a protocol for fixing the issue. Pretty nice right?

Over the last year Microsoft has been working on making Teams ready from a technical/functional perspective as well as creating materials for clients and partners for the upgrade process, which can be very helpful for planning and upgrading to Teams. It's divided into two categories: Basic and Pro. Furthermore, additional content and assistance can be provided via Microsoft’s FastTrack program.

You can contact Rapid Circle for this, since we are a Premium FastTrack Partner. 

 

Two great things about integrating Teams

Two very interesting things Microsoft did was to make the co-existence management very easy for IT admins in the newly created Teams Dashboard and improve in-client experiences for both Teams as SfB users. Regarding co-existence management for IT admins, they made it possible to easily upgrade all users to Teams or just a couple and provide in-client notifications to users. It's even possible to revert the upgrade in case the situation request this. So there's no harm in upgrading, if wanted the upgrade can be reversed. 

The other thing Microsoft did was making it clear for users which colleague already has been upgraded to Teams and which colleague hasn't. Both colleagues can still communicate with each other between the two applications, they just get an in-screen message that the other one is using a different platform. (Marked in on the left by the red square and on the right by the yellow bar)

Reducing Employee Effort

The upgrade to Teams will not only help your organization be more productive and future-proof it can also drive cultural change within the organization. Because all applications used for their day-to-day tasks are in one central place 'Hub', and this place is also where they communicate with other collaboration group members, it empowers employees to:

  • Be more effective and decisive in their combined responsibilities

  • Improve in knowledge sharing (inside and outside their own collaboration group)

  • Improve current and future processes

  • Collaborate more intensively across multiple locations

  • Work on mobile devices

In simple, it reduces the Employee Effort for working with digital tools. 

When your organization decides to upgrade to Teams it's crucial to not only do the technical upgrade but to also help your end-users with this transition. As I discussed earlier it can, and believe me it will, bring a cultural change as well. To make sure this change is successful and aligned with organizational goals it's imperative to involve end-users in the beginning of the process in order to gather requirements, specific use scenario's, align on technical limitations and/or prerequisites and to create overview of the knowledge need for end-users. 

So enough introduction and preparation talk, let's talk high level a bit about which steps need to be taken during this upgrade process. 

5 Steps for Upgrading

1. Project Stakeholders

First of all, start with getting all project stakeholders in one room. Yes, i know this isn't the easiest thing to do, especially in larger organizations. You can start by inviting representatives per stakeholder and take it from there. But it is crucial to align all potential parties on the upcoming change. 

2. Project Definition

Start defining the project scope together with the project stakeholders. The rule of thumb here is: Start SMALL and build up from the base iteratively. The primary goal needs to be a 'simple' upgrade. Get employees acquainted with the application and it's numerous possibilities. Once 80% of your employees have adopted Teams successfully you can start adding new functionalities and build custom workflows for outdated processes. 

3. Technical Readiness and User Readiness

As you can see in the overview listed below the technical and user readiness is a parallel exercise. The goal for this phase is to make sure your entire organization is ready for the upgrade. For example, what steps need to be taken to update the current (legacy) Cloud Video Interop hardware in conference rooms? Which new skills and/or knowledge is needed to make use of Teams more effectively. And so on so on. 

4. Deployment and Implementation 

Always start with a Teams-pilot in a small(er) group before upgrading all your employees to Teams. During multiple Teams-pilots we've done at clients, the pilot gave project stakeholders valuable information. Without this information the roll-out to the rest of the organization could have never be as successful as they were. After the pilot is completed you can start by upgrading the rest of the employees in groups/batches/phases, however you want to do it. It's not best-practice to upgrade at once for larger organizations. 

5. Operational Excellence

This phase is the one where it gets really interesting. I previously made some comments about starting small with the upgrade to make sure Teams is adopted by your employees. Only when the adoption rate is at the desired level you can start adding more functionalities and digitalize current workflows or processes. If you start earlier it can have a negative impact on the rate of adoption and overall success of the project. So again, start with the basics.

So when reading all this has made you interested in upgrading to Teams or if you have any additional questions, don't hesitate to contact me at Rapid Circle. We can always set up a conference call via Teams to discuss the specifics.

Ambassadeurs als motor voor verandering

De kogel is door de kerk, de organisatie gaat met nieuwe technologie aan de slag. Daar hoort ook een andere manier van werken bij en dat heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Hoe krijg je iedereen aan boord? Hoe zorg je ervoor dat jouw investering uiteindelijk bijdraagt aan de organisatiedoelen? Ons antwoord is langetermijnvisie. We vertellen je meer in deze blog! 

Wellicht komt dit je wel bekend voor: de IT-afdeling laat weten dat vanaf vandaag de vaste telefoon moet wijken voor een headset. Vervolgens wordt iedereen uitgenodigd voor een klassikale training. Na een halve dag luisteren heeft het systeem geen geheimen meer voor jou… Mooi in theorie, maar een gedragsverandering realiseer je zo niet. Zien medewerkers geen toegevoegde waarde, dan is de kans groot dat iedereen gewoon weer aan de slag gaat op de oude, vertrouwde manier. 

Ambassadeurs maken het verschil

Verandering stuit vaak op weerstand uit angst voor het onbekende. Wij buigen deze angst om in acceptatie. Een essentieel onderdeel hierin zijn onze ambassadeurs. Dit zijn jouw enthousiaste collega’s met net iets meer affiniteit voor technologie. Zij helpen met de nieuwe technologie én maken anderen warm voor een nieuwe manier van werken. Je mist bijvoorbeeld inzicht in die gigantische spreadsheet. De ambassadeur schiet te hulp met zijn kennis van Excel. Hij helpt je met een draaitabel en voilà: jouw data zijn een stuk inzichtelijker en jij kunt niet wachten om met de volgende spreadsheet aan de slag te gaan. Dit heeft toch veel meer impact op jouw gedrag dan een traditionele Excel-training? 

Meten is weten

Om precies te weten waar de mogelijkheden voor verandering zitten, zetten wij onze meetinstrumenten in om gedrag te registreren. We kunnen precies zien hoe mensen de tools gebruiken… of links laten liggen. Zo maak je de resultaten van je adoptie inzichtelijk. Op basis van de resultaten passen we vervolgens de adoptiestrategie aan, introduceren we trainingen of zetten we onze ambassadeurs in. Dit doen we binnen de hele organisatie, of we bestuderen heel gericht één afdeling. 

Einde aan de mailrompslomp!

Zo zien we bijvoorbeeld snel dat een bepaalde afdeling nog heel veel e-mailbijlages verstuurt, samenvoegt, redigeert, opstuurt, samenvoegt, redigeert… Eh, in welke versie zaten we ook alweer? De ambassadeur laat zien dat het ook anders kan. Samen direct in één document schrijven maakt een einde aan de bekende bijlage-rompslomp. Deze efficiency en betere output stimuleert geweldig om de verandering te omarmen.

Continue verandering…

De ontwikkeling van cloud-software staat nooit stil. Dankzij continue updates beschikken medewerkers opeens over volledig nieuwe tools. Wij geloven daarom niet in een snel implementatie- en adoptieproces, maar in een langetermijnvisie en gedragsverandering. Onze wereld verandert doorlopend, en daarmee veranderen ook de eisen die aan jouw werkzaamheden gesteld worden. Door onze ambassadeurs constant van informatie te voorzien, zijn zij in staat om mee te veranderen. 

…door gamification!
Hoe we dat doen? We ontworpen voor onze ambassadeurs een handige app. Net zoals bij een fitness-tracker houdt deze app bij of de ambassadeur de gestelde doelen bereikt, heeft men toegang tot relevante content en kan men vragen stellen aan een chatbot. Zo inspireren we op een speelse manier ambassadeurs. Zo blijven zij geïnspireerd om hun rol als innovator op te pakken en verandering in de organisatie blijvend uit te dragen. 

7 oorzaken en oplossingen voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven

Bij productie draait alles om ritme. Het ritme van de ploeg, de lopende band, de planning, de orders. Om het juiste ritme te houden is communicatie binnen en tussen teams essentieel. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van de capaciteit, taakverdeling en eventuele problemen, zodat alles blijft lopen. In de praktijk schiet communicatie tussen collega’s en teams helaas vaak tekort of kost het veel tijd. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven en belangrijker: hoe je dit kan oplossen.

1. WAAROM WIST IK DAAR NIET VAN?

Het is lastig om betrokkenen up-to-date te houden over alles wat speelt rondom het proces, bij andere teams en binnen de organisatie. Dienstwisselingen, werken met fulltime- en parttime medewerkers, structureel tijdsgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet makkelijker op. Memo’s worden niet gelezen, niet iedereen is actief in de groeps-chat, mailtjes worden over het hoofd gezien en soms wordt belangrijke informatie niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Hierbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld.

 

2. IK WIST NIET DAT ER HAAST ACHTER ZAT...

Alles heeft een deadline en zeker binnen productie organisaties. Maar omdat er binnen de productielijn veel teams aan verschillende onderdelen werken, is het niet altijd even duidelijk wie welke deadline heeft. Of sterker nog, wie welke deadline in de gaten houdt. En wat gebeurt er wanneer de planning verandert? Hoewel verwacht mag worden dat elke collega de eigen planning en deadlines in de gaten houdt, gebeurt dit niet lang niet altijd. Zorg er daarom voor dat het voor iedereen duidelijk is wanneer de planning verandert of wanneer er een deadline aankomt. Dit kan door de planning beschikbaar te maken op een centrale plek die laagdrempelig toegankelijk is voor betrokkenen. En zorg ervoor dat er meldingen zijn wanneer er iets gebeurt of verandert in de planning. Op deze manier houdt iedereen de planning op zijn netvlies en vermijd je ruis op de lijn. Wij adviseren bedrijven hiervoor gebruik te maken van Microsoft Teams, een online samenwerkingshub waarin conversaties tussen collega’s en teams plaatsvinden, bestanden worden gedeeld en bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn. Wanneer je binnen deze omgeving de planning beschikbaar maakt, kunnen op deze plek gesprekken tussen alle betrokken plaatsvinden over dit onderwerp. Met behulp van handige apps en connectoren kunnen bovendien notificaties ingesteld worden zodat betrokkenen op de hoogte gesteld worden als er veranderingen in de planning plaatsvinden. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

3. WAT ZIJN OOK ALWEER DE INLOGGEGEVENS?

Productiemedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze alle inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Dit is geen ideale situatie, want behalve dat het onveilig is om met jan-en-alleman wachtwoorden te delen, werkt het inefficiënt. Een oplossing hiervoor zijn online wachtwoordkluizen. Deze kluizen documenteren de inloggegevens met één druk op de knop in een veilige omgeving en de inloggegevens worden automatisch aangevuld om snel in te loggen. Je hoeft niet meer je wachtwoord te onthouden of op te zoeken, dit doet de wachtwoordkluis voor je. Een andere optie om de frustratie tegen te gaan van inloggen en meerdere systemen gebruiken, is het werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

4. INFORMATIE VASTLEGGEN EN OPZOEKEN

Elke stap wordt vastgelegd binnen een productiebedrijf. Dit is nodig om grip te houden op de processen, de planning, de inkoop, de verkoop en de financiën. Dit betekent dat er voor elke stap administratieve handelingen dienen te worden verricht. Verschillende stappen worden in verschillende systemen gelogd. Om deze administratieve processen efficiënter te laten verlopen is het belangrijk dat de registratie van data dummyproof is, er maximaal geautomatiseerd wordt, systemen aan elkaar worden gekoppeld en communicatie gestroomlijnd verloopt. Voor steeds meer productiebedrijven bewijst Microsoft Teams hiervoor van grote waarde te zijn. Systemen kunnen hier geïntegreerd worden en zijn te koppelen via Connectoren. Door het toepassen van PowerApps en Flows kan gezorgd worden voor een foutloze invoer van data.  En bovendien vinden gesprekken over processen of vastgelegde data plaats op één centrale plek tussen alle betrokkenen.

5. MAIL, MAIL EN NOG MEER MAIL

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Updates, bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijk. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om iets snel af te stemmen. Zorg voor een werkomgeving die de behoeften aan overzicht en directe communicatie faciliteert. Microsoft Teams is zo’n werkomgeving. Een interessante mogelijkheid die Teams onder andere biedt is om mails te laten binnen komen binnen Teams. Bijvoorbeeld alle orders. Zo zien alle betrokkenen de order binnenkomen. De mail met de order wordt direct omgezet naar een chatbericht en de bijlagen worden automatisch opgeslagen in de gemeenschappelijke bibliotheek. Gesprekken over de binnenkomende order vinden vervolgens binnen deze omgeving plaats. Hierdoor worden lange mail trails voorkomen en vinden er dynamische groepsgesprekken plaats. Resultaat: meer snelheid, minder fouten, meer werkplezier.

6. WE APPEN

Mail is niet de meest handige manier van communiceren. Bovendien geven steeds meer mensen er de voorkeur aan om te chatten. WhatsApp is natuurlijk de meest gebruikte app hiervoor. Ook binnen bedrijven wordt het steeds vaker gebruikt. Dit lijkt efficiënt, maar voor een productieorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie, vindt plaats op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Bied medewerkers daarom een alternatief aan waarin alle informatie toegankelijk blijft voor alle teamleden, dus ook voor nieuwe aanwinsten. 

7. GEBRUIK DE EXPERTISE VAN MEDEWERKERS

Een productieplanning komt nooit 100% uit. Hoe graag we dit ook willen, er zijn altijd uitdagingen en problemen die ervoor zorgen dat de planning weer op de schop moet. En bij het tegenkomen van een uitdaging of een probleem, moet je eerst het hele team inlichten, voor een oplossing zorgen, de planning aanpassen en iedereen hier weer van op de hoogte stellen. Dit kan makkelijker. Met Microsoft Teams heb je een directe lijn naar het hele productieteam. Hierdoor kan je niet alleen makkelijk en snel communiceren, maar maak ook direct gebruik van de kracht van je medewerkers voor oplossingen. Stuur een bericht over het probleem, laat het direct zien middels een video of foto die je meestuurt en vraag om ideeën. Is er overleg nodig? Dan kan je direct een audio- of videogesprek starten. Kom je er nog niet uit? Betrek dan andere experts bij het gesprek door ze toe te voegen aan je team. Met een limiet van 2500 leden per team moet het wel heel raar lopen als er voor een probleem geen oplossing wordt gevonden.

Herken je deze oorzaken en ben je geïnteresseerd in de oplossingen?

Lees dan onze whitepaper: 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams.  

Op donderdag 13 september om 16uur geven we het webinar ‘Introductie Microsoft Teams’. In dit webinar ontdek je hoe Teams ervoor zorgt dat samenwerken efficiënter en leuker wordt. Meld je hier aan.

Een nieuwe werkplek: Kiest u voor private cloud of public cloud?

U wilt uw ICT meer een regierol geven? U wilt meer toegevoegde waarde voor ‘de business’, u wilt uw werkplek vernieuwen, snel, simpel, mobiel? U wilt stappen of stapjes maken naar digitale transformatie? Grote kans dat u wilt migreren naar de cloud, of al gemigreerd bent. Een groot aantal hebben de stap deels al gemaakt (bijvoorbeeld applicaties naar een SaaS model gebracht) of zijn actief plannen aan het maken om van hun verouderde (on-premise) ICT omgeving naar de Cloud te gaan. Naar de Cloud om ook afscheid te kunnen nemen van de verouderde legacy systemen die het businessproces vertragen. Maar welke route ernaartoe kiest u en voor welk type Cloud kiest u?


Gaat u voor een pure ‘lift-and-shift’ datacenter verhuizing, naar een nieuw datacenter van een ICT leverancier? Dit is voornamelijk het verplaatsen van verantwoordelijkheden, op basis van bestaande requirements. Dat kan een prima keuze zijn. Of slaat u deze tussenstap over en kiest u meteen voor optimalisatie met behulp van de public cloud? Een externe datacenter of een public cloud hebben beide voor- en nadelen. Afhankelijk van uw situatie en doelen, komt u tot een keuze. We delen graag 4 stappen die u hierbij kunnen helpen.

Meer dan 70% van de IT managers die we spreken is het er inmiddels wel over eens: de public cloud is de meest veilige, flexibele en kosteneffectieve oplossing. De volgende vier stappen helpen je snel op weg:

1. Learning. Wat zijn de verschillen, wat zijn de voor- en nadelen?

Om straks gefundeerde keuzes te kunnen maken heb je vooraf kennis nodig van de verschillende typen cloud. Wij onderscheiden hierin de Private Cloud, Hybrid Cloud en Public Cloud. In het kort zien wij private cloud als gewoon een ander datacenter en de Hybrid Cloud als een tussenstation in de route naar de uiteindelijke public cloud. We onderscheiden hier ook de mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en marktintroductietijd. Vooral de Public Cloud is voor de meeste van onze gesprekspartners nog onvoldoende bekend. Het is vooral bekend als ‘just another datacenter’, maar dan nog meer onzichtbaar. Maar met dezelfde VM’s en infrastructuur-elementen.

Het grote verschil zit hem echter in de toegevoegde waarde van alle bouwblokken, services en applicaties, klaar voor gebruik, waarmee u kunt optimaliseren, goedkoper kunt maken, innoveren en nieuwe dingen doen die nooit mogelijk waren. U kunt kortstondig heel veel laten uitrekenen zonder dat u vooraf hoeft in te kopen en bovenal, de veiligheid van Public Cloud is dermate hoog, daar wordt dermate veel in geïnvesteerd, dat veel grote multinationals inmiddels ervan overtuigd zijn dat zij of ICT leveranciers, niet zo goed voor security kunnen zorgen als bijvoorbeeld Microsoft.

Zorg ervoor dat u bekend bent met de technieken die u nu in huis heeft en waarom hiervoor gekozen is. Wat zijn de redenen dat bepaalde applicaties afhankelijk zijn  van ouderwetse technologie. Ook deze ‘legacy’-applicaties kunnen vanuit de Cloud aangeboden worden en op termijn worden gerationaliseerd.

 

2. Stel requirements op op basis van uw lange termijn doelstellingen, in plaats van op basis van de eisen van nu

Een ICT architectuur uit het verleden biedt geen garanties voor de toekomst. Wanneer u vooruit wilt, wilt innoveren en uw medewerkers altijd met de laatste technologie wilt laten werken, komt u tot een andere afweging dan wanneer u naar uw situatie nú kijkt en wat u nú weet wat hoe het bestaande verbeterd moet worden. Hoogstwaarschijnlijk komen daar veel nieuwe eisen bij komende jaren.

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een heldere strategie naar de optimale Cloud werkplek. Uw wensen van de toekomst komen voort uit elementen die u nu nog niet weet, maar ook uit uw organisatiedoelen of trends in de markt. In de zorg bijvoorbeeld zal de patient meer zelf doen, gaat hij verwachten dat diensten digitaal afgestemd kunnen worden en wordt zorgdragen voor zorg vaker aangevuld door digitale middelen. In manufacturing zullen u en uw concurrent snel stappen gaan maken op gebied van uitnutten van de hoeveelheid data en de mogelijkheden van IoT. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Deze komen voort uit nieuwe technieken en mogelijkheden zoals Smart Manufacturing, Agile Manufacturing, Autopilot manufacturing, 3D innovation en Zero Emission Manufacturing. Maar vooral ook uit uw organisatiedoelen en -strategie.

Het begint bij een analyse van de business en haar gebruikers; Wie zijn het, wat heeft men op dit moment nodig en hoe ziet de toekomst eruit? Aan de hand van deze gegevens, de huidige stand van ICT (assessment) en het beschikbare budget stel je een strategie op. Voor korte termijn (het laaghangende fruit) en voor de lange termijn. Hiermee ontstaat een roadmap die een helder zicht geeft op de te nemen stappen. Op basis van uw huidige situatie en legacy, op basis van uw wensen en eisen nu en op basis van toekomstige eisen, die we nu nog niet concreet weten.

 

3. Assessment van de huidige situatie en de impact van uw keuzes

Dit is het moment om uw huidige situatie in detail te onderzoeken, uw alternatieven te beschrijven en de technische voors- en tegens en afhankelijkheden in kaart te brengen. Wat is de impact van een verplaatsing, vernieuwing en verandering? Wat zijn de risico’s? Welke elementen moeten eerst geregeld worden voor een bepaalde stap gemaakt kan worden?

Onderdeel hiervan is een Cloud-readiness assessment. In dit assessment wordt er een inventarisatie gemaakt van de bestaande ICT omgeving. Met deze inventarisatie worden het applicatielandschap en de kritische componenten uit uw ICT omgeving overzichtelijk in in kaart gebracht. Deze gegevens helpen bij het vormgeven van de strategie/roadmap en in deze fase zal je ook de voordelen van de public Cloud gaan herkennen. Het helpt daarnaast goed bij het identificeren van de scope en geeft aan waar de zwaartepunten liggen en waar quick-wins te behalen zijn.  

Uiteindelijk heeft u een overzicht van de mogelijke keuzes, minimaal 3 (in ieder geval 1 Private Cloud, 1 Hybrid Cloud en 1 Public Cloud) en alle aspecten van de migratie daarnaartoe. Van kosten op gebied van operaties, migratie en beheer, tot de risico’s.

 

4. De business case en het draagvlak, de input voor de uiteindelijke keuze en aanpak voor migratie

Op basis van de informatie die vergaard is in de eerste 3 stappen, wordt de business case opgesteld, met een TCO en met ‘zachte’ benefits. De business case geeft antwoord op of de mogelijke keuzes aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen, passen binnen de organisatiestrategie, toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en gebruikers en risico’s met zich meenemen. De business case is ook de basis voor draagvlak, aangezien het uitgaat van de benefits voor de gebruiker en de doelen van de organisatie. Het is geen ICT feestje. Hoe breder de nieuw oplossing gedragen wordt, hoe meer kans op succes je zult hebben.

 

Van keuze tot implementatie

Rapid Circle kan helpen met het nemen van deze stappen, het maken van de assessment en de business case. We kunnen dat op alle vormen van cloud doen, maar u kunt ons ook vragen een second opinion te doen, bijvoorbeeld alleen op de mogelijke keuze voor Public Cloud. We zien vaak dat vele aspecten niet meegenomen worden door traditionele adviesbureaus bijvoorbeeld, waardoor niet een compleet beeld ontstaat.

Maar het mag duidelijk zijn, wij zijn fan van de vooruitgang. In genoeg gevallen is een tussenstap (Private cloud) een goed idee, bijvoorbeeld wanneer u nog veel teveel en te zware verouderde legacy applicaties heeft. Maar als die te overzien zijn en u al stappen gemaakt heeft richting SaaS, is de kans groot dat u op een hybride cloud of Public Cloud uit zult komen. Zeker als u uitkijkt naar een toekomst vol opportunities, met het vizier op vooruitgang, in kleine stappen, met een ICT platform dat u maximaal ondersteunt om sneller te kunnen reageren dan uw concurrent.

Meer weten? Neem contact op met Erik-Jan Frieser

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.

In 5 stappen naar een slimme Cloud werkplek

De Cloud: zijn we er de afgelopen jaren met z'n allen gebruik van gaan maken. Je e-mail en je apps komen er vandaan, je slaat er zonder enige moeite je gemaakte foto's en filmpjes op, je muziek staat allang niet meer in de kast en een film of serie kijk je wanneer dat jou uitkomt. Snel en zonder gedoe gebruik je op jouw pc, mobiel of tablet precies datgene wat je nodig hebt. Niet meer en niet minder en het liefst met zo weinig mogelijk kosten.

 

Ook organisaties zijn zich steeds bewuster van deze ontwikkeling. De afgelopen decennia heeft IT zich binnen veel organisatie ontwikkeld van een handig hulpmiddel tot een kostbaar, ingewikkeld en log instrument. Inmiddels zijn we er wel achter dat we door middel van digitaal werken makkelijker, sneller, beter en efficiënter kunnen werken. Maar hoe gaan we nou terug naar de essentie van wat IT voor jouw organisatie betekent en hoe richt je hier vervolgens een slimme werkplek op in? En hoe zorg je ervoor dat je slimme werkplek ook slim blijft? In dit artikel behandelen we de vijf stappen naar een slimme werkplek.

 

Stap 1: terug naar de kern

De slimme werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie en moderne generaties medewerkers aan. Hij beweegt mee met waar de organisatie naartoe gaat en past zich aan de gebruiker aan. Het is een werkplek die de gebruikers precies datgene biedt wat ze nodig hebben: bedrijfsspecifieke applicaties en een prettige, efficiënte en effectieve manier om te communiceren en informatie te delen. En altijd up-to-date én veilig.

Om te bepalen hoe deze werkplek er functioneel per medewerker uitziet is het van belang eerst de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Het gaat in deze stap niet om wat je ze aan IT middelen gaat dwingen te gebruiken, maar veel meer om in kaart te brengen wat ze écht nodig hebben. Terug naar de kern van je bedrijfsproces en het helder hebben van de behoeftes en typen werknemers is de eerste stap.

 

Stap 2: zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een goed stappenplan naar de slimme werkplek. Het definiëren van duidelijke doelen is de voorwaarde om ook daadwerkelijk stappen te kunnen maken. Het is daarom belangrijk de huidige stand van ICT en de toekomst van de business én benodigde digitale transformatie in kaart te brengen. Met deze gegevens en de uitkomsten van stap 1 ontstaat de basis van een roadmap. Wees er scherp op dat er een concreet uitvoerbaar stappenplan komt, logisch en desnoods onderverdeeld in subgroepen. Op deze manier onderscheid je het 'laag hangende fruit' van de complexe onderdelen.

 

Stap 4: kies je Cloudtechnologie

Het mooie van de tijd waarin we leven is dat we voor het faciliteren van de slimme werkplek gebruik kunnen maken van Cloud-technologie. Dit levert een aantal voordelen op:

1.       De basis is eenvoudig geworden; ICT infrastructuur neem je als dienst af

2.       Je kunt slagvaardig inspelen op veranderingen; alle capaciteit is op afroep beschikbaar

3.       Kosten van ICT worden inzichtelijk; je betaalt naar gebruik

4.       Je IT organisatie kan zich volledig focussen op functionaliteit

 

Door de afgelopen jaren heen heeft de term Cloud verschillende betekenissen gekregen. Om hierin kort te zijn, voor ons  betekent Cloud de public Cloud. ICT omgevingen gehost vanuit een private datacenter (private Cloud) genieten lang niet alle voordelen die de public Cloud biedt. Nu overgaan van een on-premise situatie naar de private Cloud betekent vaak niet meer dan een geoptimaliseerde 'lift and shift'-actie en maakt dat je binnen drie tot vijf jaar weer kunt migreren naar een nieuw platform. Kies daarom met behulp van je roadmap uit stap 3 voor welke Cloudtechnologie gaat en waar je het voor gaat inzetten.

 

Stap 5: Leer en blijf vooruitgaan

Het succes van een slimme werkplek hangt grotendeels van twee factoren af, namelijk hoe slim je werkplek daadwerkelijk is en in hoeverre de medewerkers er dus gebruik van maken. Doe je de voorgaande vier stappen goed dan ben je al een flink eind op weg. Om alle gebruikers snel op weg te helpen is het van belang dat je ze doorlopend goed leert werken met de slimme werkplek en dat daarmee uiteindelijk de nieuwe manier van werken opgepakt wordt. We noemen dit ook wel adoptie. Adoptie vindt voornamelijk plaats op gebruikersniveau.

Omdat de wereld van IT continu in ontwikkeling is zal je ook doorlopend moeten blijven monitoren waar nieuwe technologische kansen liggen om je bedrijfsproces nog beter te maken. Zorg ervoor dat je het signaleren van nieuwe technologie goed inregelt, met Cloud kun je immers ontzettend snel schakelen op nieuwe ontwikkelingen waardoor je slimme werkplek ook slim blijft!

 

What's next

Cloud technologie levert voordelen, maar je pakt ze niet zomaar. Daar waar ICT voorheen vooral werd gedreven door de (on)mogelijkheden van hard- en software gaan we nu toe naar ICT gebaseerd op duidelijke behoeftes.

Functionaliteit gericht op het businessproces, de gebruiker en je klant. Het aanbieden van een werkplek met daarop een overschot aan applicaties en functionaliteit en vervolgens met minimale training hopen dat iedereen ermee gaat werken zoals het bedoelt was is niet meer. Het gaat niet meer om het maar kunnen aanbieden van die remote desktop aan iedere gebruiker, die technologie is kostbaar, levert bij veel gebruikers onvrede op (want veelal traag) en in veel gevallen niet eens nodig. Het gaat er veel meer om werknemers totaal onafhankelijk van hun locatie, apparaat of tijdstip productiever te laten worden en meer uit zichzelf te halen. Het gaat om slim en efficiënt samenwerken, over afdelingen en teams, wereldwijd en los van alles wat 'moet'.

 

Samengevat

Deze vijf stappen helpen je naar de volgende stap:

1.       Terug naar de kern

2.       Zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

3.       Werk naar een uniforme gestandaardiseerde werkplek

4.       Kies je Cloudtechnologie

5.       Leer en blijf ontwikkelen

 

Doe je dit zorgvuldig dan ben je goed op weg een slimme werkplek te creëren die waarde toevoegt aan je bedrijfsproces en medewerkers het beste en meer uit zichzelf laat halen.

 

Rapid Circle heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties naar de slimme Cloud werkplek gebaseerd op Microsoft technologie. Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op onze site: www.rapidcircle.com/nl/

 

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.