Cloud workplace

Upgrade from Skype For Business to Microsoft Teams: When and How?

For those who haven't heard of Microsoft Teams (Teams) yet, I'll start a brief description first. Teams launched in 2016 and since then it's THE fastest growing platform in Microsoft's history. It's used for collaborating and driving digital transformation within organizations. Globally 329.000 companies are using Teams, 87 of which are Fortune 100 companies. Furthermore, Teams now supports over 44 languages and 54 customers have over 10.000 or more active users. Although Teams has Skype-like functionalities, it has much more features and capabilities. Are you impressed yet? If not, than you will be if you look at all the new functionalities since it has been launched and those that are planned for the future. Want to have a look for yourself? The roadmap can be found over here

Because of the similarity between Skype For Business (SfB) and Teams, organizations have been asking us over the last two years if and when they should upgrade from SfB to Teams. As a big fan of Teams I always answered with a very definitive 'YES, do it now!'. But in my potentially over-excited answer I always mentioned that not all SfB features were available in Teams. Well, this is not the case anymore…

Skype for Business vs. Microsoft Teams

During Microsoft Ignite 2018 Microsoft has announced that Teams is now up to par with SfB when you look at features. All features from SfB are now in Teams. But of course Teams brings you much more than SfB. For example, Teams gives you the possibility to share documents within a (collaboration) group, use channels to group your conversation based on specific topics, connect to other (third party) applications both for ingoing and outgoing data and much much more. To put it in perspective, SfB is an application for communicating and Teams is an application for collaborating. Looking at all the features Teams has to offer it's much more than just another application organizations can use for their communicating. Teams will be the 'Hub' for collaborating with people from inside and outside your organization and when it's combined with Flow, PowerApps and Power BI this application can also be used to digitally transform outdated, costly and time-consuming processes and workflows within the organization. All these applications are readily available within the Office 365 or Microsoft 365 stack, so no extra investments will have to be made. 

For example, there's one case at the biggest airline from the Netherlands where Teams helped employees be more effective and decisive in their day-to-day tasks. Using Teams, Flow and PowerApps a flight attendant was able to make a picture of a broken trolley wheel via the Teams mobile application. The picture was then used to assess the problem automatically and to present the flight attendant with a protocol for fixing the issue. Pretty nice right?

Over the last year Microsoft has been working on making Teams ready from a technical/functional perspective as well as creating materials for clients and partners for the upgrade process, which can be very helpful for planning and upgrading to Teams. It's divided into two categories: Basic and Pro. Furthermore, additional content and assistance can be provided via Microsoft’s FastTrack program.

You can contact Rapid Circle for this, since we are a Premium FastTrack Partner. 

 

Two great things about integrating Teams

Two very interesting things Microsoft did was to make the co-existence management very easy for IT admins in the newly created Teams Dashboard and improve in-client experiences for both Teams as SfB users. Regarding co-existence management for IT admins, they made it possible to easily upgrade all users to Teams or just a couple and provide in-client notifications to users. It's even possible to revert the upgrade in case the situation request this. So there's no harm in upgrading, if wanted the upgrade can be reversed. 

The other thing Microsoft did was making it clear for users which colleague already has been upgraded to Teams and which colleague hasn't. Both colleagues can still communicate with each other between the two applications, they just get an in-screen message that the other one is using a different platform. (Marked in on the left by the red square and on the right by the yellow bar)

Reducing Employee Effort

The upgrade to Teams will not only help your organization be more productive and future-proof it can also drive cultural change within the organization. Because all applications used for their day-to-day tasks are in one central place 'Hub', and this place is also where they communicate with other collaboration group members, it empowers employees to:

  • Be more effective and decisive in their combined responsibilities

  • Improve in knowledge sharing (inside and outside their own collaboration group)

  • Improve current and future processes

  • Collaborate more intensively across multiple locations

  • Work on mobile devices

In simple, it reduces the Employee Effort for working with digital tools. 

When your organization decides to upgrade to Teams it's crucial to not only do the technical upgrade but to also help your end-users with this transition. As I discussed earlier it can, and believe me it will, bring a cultural change as well. To make sure this change is successful and aligned with organizational goals it's imperative to involve end-users in the beginning of the process in order to gather requirements, specific use scenario's, align on technical limitations and/or prerequisites and to create overview of the knowledge need for end-users. 

So enough introduction and preparation talk, let's talk high level a bit about which steps need to be taken during this upgrade process. 

5 Steps for Upgrading

1. Project Stakeholders

First of all, start with getting all project stakeholders in one room. Yes, i know this isn't the easiest thing to do, especially in larger organizations. You can start by inviting representatives per stakeholder and take it from there. But it is crucial to align all potential parties on the upcoming change. 

2. Project Definition

Start defining the project scope together with the project stakeholders. The rule of thumb here is: Start SMALL and build up from the base iteratively. The primary goal needs to be a 'simple' upgrade. Get employees acquainted with the application and it's numerous possibilities. Once 80% of your employees have adopted Teams successfully you can start adding new functionalities and build custom workflows for outdated processes. 

3. Technical Readiness and User Readiness

As you can see in the overview listed below the technical and user readiness is a parallel exercise. The goal for this phase is to make sure your entire organization is ready for the upgrade. For example, what steps need to be taken to update the current (legacy) Cloud Video Interop hardware in conference rooms? Which new skills and/or knowledge is needed to make use of Teams more effectively. And so on so on. 

4. Deployment and Implementation 

Always start with a Teams-pilot in a small(er) group before upgrading all your employees to Teams. During multiple Teams-pilots we've done at clients, the pilot gave project stakeholders valuable information. Without this information the roll-out to the rest of the organization could have never be as successful as they were. After the pilot is completed you can start by upgrading the rest of the employees in groups/batches/phases, however you want to do it. It's not best-practice to upgrade at once for larger organizations. 

5. Operational Excellence

This phase is the one where it gets really interesting. I previously made some comments about starting small with the upgrade to make sure Teams is adopted by your employees. Only when the adoption rate is at the desired level you can start adding more functionalities and digitalize current workflows or processes. If you start earlier it can have a negative impact on the rate of adoption and overall success of the project. So again, start with the basics.

So when reading all this has made you interested in upgrading to Teams or if you have any additional questions, don't hesitate to contact me at Rapid Circle. We can always set up a conference call via Teams to discuss the specifics.

Herkennen van intimidatie en pesterijen op de werkvloer, gebaseerd op Data Analytics en Machine Learning

In deze tijd is intimidatie op de werkvloer een punt op de agenda’s van de boardroom. #metoo heeft daaraan bijgedragen. We zijn een jaar verder en het lijkt erop dat het een blijvend aandachtspunt is. Ook schijnt het zo te zijn dat de digitale communicatiemiddelen die intern worden gebruikt, zoals Slack, Facebook Workplace en Whatsapp, bijdragen aan de stijging van ongewenst (communicatie)gedrag. Zou het misschien mogelijk zijn om Data Analytics te gebruiken om gedrag te herkennen dat intimidatie en pesterijen op de werkplek aanduidt?

Er ontstaat steeds meer erkenning voor de omvang van intimidatie en pesterijen op de werkvloer. Op basis van nieuwe technologie op basis van Data Analytics en Machine Learning is dit gedrag op de werkvloer te lokaliseren. Hoe werkt dit en hoe effectief is dit? En in hoeverre is het legaal en wenselijk om dit te meten? In deze blogpost geef ik dit weer en stel ik jullie deze vragen. 

Een onderzoek, afgenomen door de BBC, meldt dat “de helft van de Britse vrouwen en één vijfde van de mannen seksueel geïntimideerd zijn op het werk”. Dit is een schokkend aantal, wat ervoor zou moeten zorgen dat iedereen die verantwoordelijk is voor het bieden van een veilige werkplek, gealarmeerd wordt. 

#MeToo voegt nog meer discussie toe aan dit probleem van intimidatie. Bedrijven moeten serieus nadenken over het welzijn van hun medewerkers. Bovendien speelt daarbij de mogelijke PR/imago schade die kan ontstaan wanneer er incidenten blijken te zijn (geweest). 

Dit onderzoek noemt zelfs dat nieuwe workplace platformen zoals Slack en Facebook Workplace meer intimidatie in de hand werkt. 

Druk op HR 

Personeelszaken (HR) worden door deze verandering getest. Het is niet langer genoeg om als organisatie simpelweg te wachten op een rapport van intimidatie. De HR teams hebben tools nodig en moeten in staat te zijn om proactief gedrag te identificeren dat contraproductief werkt voor een prettige en gezonde werkomgeving. 

“Zo’n 3 van de 4 individuen die geïntimideerd zijn op de werkvloer besluiten niet te praten met een supervisor, manager of iemand van de vakbond over het illegal gedrag. “ - Equal Employment Opportunity Commission Task Force 

Herkenning op basis van Data Analytics en Machine Learning 

Zou het misschien mogelijk zijn om Data Analytics te gebruiken om gedrag te herkennen dat intimidatie en pesterijen op de werkplek aanduidt? Jazeker. Hoewel dit gedrag voor een groot deel analoog plaats vindt, zijn de signalen wel degelijk ook digitaal te herkennen. Wanneer intimidatie plaats vindt, dan gebeurt dat meestal op basis van meerdere contactmomenten. Daar zitten meestal ook digitale contactmomenten tussen. Aannemende dat kantoormedewerkers ongeveer 70% van hun tijd besteden aan e-mailen, vergaderen en het schrijven en lezen van documenten, is het nu mogelijk om algoritmen te ontwikkelen die potentieel ongewenst gedrag kunnen herkennen. Door te analyseren wie met wie communiceert en afspreekt, en in welke patronen, hoe vaak en op welke tijdstippen is al veel te herkennen. Wanneer je dit combineert met de content van de berichten, de aard, lengte en toon van de berichten, kan dit gedrag goed worden herkend. Je kunt afbeeldingen en foto’s machinaal herkennen op adult content en ook de manier hoe gereageerd wordt in een groep kan worden herkend. 

Zo herken je bijvoorbeeld gedrag dat kan wijzen op pesten, seksueel grensoverschrijdend gedrag of misbruik van een plek in de hiërarchie. De technologie brengt de organisatorische gezondheid in beeld en slaat alarm bij potentiele calamiteiten en kan desgewenst precies vertellen wat de overschrijding precies was. Maar hoe specifiek willen we dat de technologie wordt en wat zegt de wet erover? In het GDPR geweld zullen veel organisaties en CISO’s (security en compliancy officers) snel verwijzen naar privacy issues. 

Maar de complexiteit begint dan pas 

En wat doe je wanneer dit gedrag herkend wordt op basis van analyse? Er zijn dan nog geen zekerheden. Hoe we ermee om moeten gaan is iets waar wij nog niet goed bekend mee zijn. Benader je de manager van degene waar verdacht gedrag van is gemeten? Of de manager van degene die mogelijk gedrag heeft ondergaan? Of juist één van beide personen in kwestie? Zullen ze eerlijk zijn over wat er aan de hand is? Er is immers geen bewijs en de personen in kwestie willen er mogelijk niet op in gaan. En wat doe je als de manager degene is waar signalen voor mogelijk ongewenste gedrag is gemeten? Ik ben benieuwd naar jullie ideeën. Ik weet vooral wat er technisch mogelijk is, wat wij zelf al mogelijk hebben gemaakt. 

Privacy vs Veiligheid, de eeuwige trade-off 

Een tweede punt waarover je kunt debatteren is de eerder genoemde privacy. Om deze analyses te doen zal er naar de communicatie moeten worden gekeken. Machinaal weliswaar. Je kunt ervoor kiezen om geen content op te slaan. Je zou er dus voor kunnen kiezen dat er alleen machinaal aangegeven wordt wanneer er door wie potentieel grensoverschrijdend gedrag is vertoond. Is dat voldoende om hierop te acteren, of moeten we als bewijs wel degelijk de content opslaan en inzichtelijk maken? En is dat acceptabel? De belangen zijn denk ik hoog: Een veilige omgeving voor iedereen. 

Is dit acceptabel? Om die vraag te beantwoorden moet de waarde van privacy ook afgewogen worden ten opzichte van de waarde van het tegengaan van intimidatie en grensoverschrijdend gedrag. Hoe belangrijk vinden we het en wat zijn we bereid ervoor op te geven? 

Organisaties die hiermee aan de slag willen zouden zich in ieder geval wel innovatief zijn. Het lijkt mij ook altijd goed om te tonen dat je ongewenst gedrag niet tolereert. Aan de andere kant, wat gebeurt er wanneer je acteert op een signaal dat niet te bewijzen valt of niet goed is geïnterpreteerd? 

Andere nadelen 

De nadelen van een dergelijke aanpak op basis van deze technologie zijn dus: De signalen kunnen onterecht iets aangeven en de betrokken personen worden onterecht met iets zeer zwaars geconfronteerd en er is een privacyvraag. Maar nadelen zijn ook: het is relatief duur om een dergelijke hoeveelheid data te analyseren en er kan een gevoel van big brother ontstaan. Ik ben benieuwd naar hoe jullie hiernaar kijken. 

Voorkomen of genezen? 

Een andere vraag is: Wanneer start je met het gebruiken van een dergelijk systeem: wanneer er signalen zijn van intimidatie? Ik denk dat een happy workplace, een omgeving is waar iedereen zich veilig voelt. Daar past deze dienst goed in. Voorkomen is beter dan genezen. Voor iedereen. 

Conclusie 

Voor het eerst in de geschiedenis zijn organisaties in staat om gedrag van werknemers op het werk digitaal te analyseren. Dit geeft een nog onbenutte mogelijkheid voor Personeelszaken om “big data” analytics en machine learning principes toe te passen om de eerste tekenen van intimidatie op de werkvloer te identificeren. 

De tool die Rapid Circle hiervoor heeft ontwikkeld heet Pulse. Wil je weten hoe het werkt en wat dit voor jou organisatie kan betekenen? Kijk dan hier. 

Met het toenemende inzicht over de persoonlijke impact van intimidatie en de publieke aandacht die het krijgt, is het nu het juiste moment om te begrijpen hoe technologie kan helpen in het beschermen van de mensen, de reputatie van de organisatie en het beperken van toekomstige wettelijke aansprakelijkheid. 

De technologie is er klaar voor, maar zijn wij dat ook?

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.